Sugeruje się, że łańcuch dostaw bardziej precyzyjnie można zdefiniować jako: „Sieć
powiązanych i współzależnych organizacji, które działając na zasadzie wzajemnej współpracy
wspólnie kontrolują, kierują i usprawniają przepływy rzeczowe i informacji od dostawców do
ostatecznych użytkowników”1. Na sposób zarządzania logistyką wpływa wiele czynników,
trzy z nich wydają się najważniejsze tj. szybkie reakcje na potrzeby klienta, rzetelność w
działaniu (niezawodność) i relacje z partnerami (tzw. 3R2):
a) w procesie kooperacji przedsiębiorstw jest zauważalny pozytywny trend do wzbogacania i
różnicowania oferty usługowej przez przedsiębiorstwa i instytucje świadczące usługi
logistyczne drogą rozszerzania podaży usług o dodatkowe świadczenia,
b) występująca w odpowiednim czasie dyspozycyjność, dokładność oraz jakość
wymienianych informacji stanowią najważniejszy wymiar serwisu dostaw w powiązaniu
między kooperującymi przedsiębiorstwami,
Zarządzanie zapasami ma na celu utrzymanie stanu zapasów magazynowych w
określonym rozmiarze, np. wystarczającym do zagwarantowania ciągłości dostaw towarów na
rynek. Realizacja tego celu wymaga współdziałania z systemami zaopatrzenia, produkcji i
dystrybucji. Zarządzanie zapasami jest szczególnie uzależnione od wielkości i struktury
kanałów dystrybucji. „Im większe i bardziej złożone są łańcuchy dystrybucyjne, tym większy
jest wymagany poziom zapasów rozmieszczonych w magazynach oraz na środkach
transportu”3.
Tabela 1
Analiza kosztów zamówień i magazynowania na wybranych przedsiębiorstwach w Pomorza
Środkowego w 2000r. przy współpracy ze spedytorskimi organizacjami wielopodmiotowymi
Nazwa
Roczna
Opakowa Waga w Roczne
Roczne
koszty Roczna
wartość
przedsiębiors liczba
nia
kg
koszty
magazynowania
zamówień
twa
zamówień
zamówień
POLSTAR
5552
78981
1005876
555428
28850
39490500
KOSPEL
7698
17947
329535
238807
7370
25125800
PRESTIGE
2337
5529
322286
143714
18170
33174000
EUROTOOL
13036
14720
869941
325277
17900
43497050
PTC
2322
3948
731732
198586
16320
1902454
TIMSOFT
7583
7612
12373
68517
0
710453
Źródło: Opracowanie własne na podstawie wybranych przedsiębiorstw Pomorza Środkowego.
Kierując się powyższymi stwierdzeniami, można przyjąć, że zapasy magazynowe spełniają
między innymi następujące funkcje:
1 J. Atiken: Supply Chain Integration …
2 z ang. Responsiveness, reliability, relationships.
3 Por. A. Korzeniowski, M. Skrzypek, G. Szyszka: Opakowania w systemach logistycznych, BL, IliM, Poznań,
1996.
1
- stanowią ochronę przed niepewnością dostaw dla przedsiębiorstw przemysłowych i
handlowych, w wyniku której mógłby zostać zakłócony tok produkcji bądź sprzedaży;
niepewność ta może dotyczyć rozmiaru dostawy, czasu jej otrzymania oraz jakości;
- zapewniają ciągłość dostaw w przypadku produkcji sezonowej i zużycia całorocznego;
przykładem jest produkcja oparta na przetwórstwie produktów rolnych;
- umożliwiają zaspokojenie szczytowego zapotrzebowania w przypadku produkcji
całorocznej i krótkoterminowego wysokiego zużycia ;
- umożliwiają zakup partii surowca spowodowanego dominacją sprzedającego nad
odbiorcą, gdy minimum sprzedaży przekracza potrzeby odbiorcy;
- pozwala na prowadzenie gry rynkowej przy wykorzystaniu koniunktury i dekoniunktury
cenowej w różnych aspektach;
- umożliwiają wąską specjalizację produkcji, gdyż w magazynach następuje zamiana
asortymentów wysoko produkcyjnych pierwotnych na bogaty asortyment handlowy –
polega to na spływie do magazynu produkcji z wielu zakładów, w ten sposób w zapasach
zostaje zgromadzona paleta różnych asortymentów , niejednokrotnie komplementarnych;
- pozwalają na dostosowanie zapasów do potrzeb wynikających z preferencji odbiorców;
- umożliwiają sprzedaż dużych partii wyrobów;
- stanowią czynnik pozwalający łagodzić skutki rozrzutu przestrzennego dostawców i
odbiorców w skali krajowej i światowej;
- stanowią istotny element kanałów dystrybucji, umożliwiający kształtowanie określonego
poziomu obsługi klienta;
- pozwalają na wyrównanie wahań podaży i popytu na rynku oraz wahań wielkości zużycia
surowców w przedsiębiorstwach produkcyjnych.
Magazyn może stanowić ogniwo w różnych układach związanych z przepływem
materiałów i towarów. Magazyny w logistycznym systemie przepływu towarów występują w
fazie zaopatrzenia, produkcji i dystrybucji. Magazyny te spełniają w odniesieniu do
zaopatrzenia funkcje konsolidacyjne, a w odniesieniu do dystrybucji – rozdzielcze. Mając na
uwadze gospodarkę rynkową, gdzie najważniejszym problemem z punktu widzenia
przedsiębiorcy, zarówno producenta, jak i handlowca jest osiągnięcie zadowolenia odbiorcy
klienta. Można przyjąć, że rola magazynów w procesach dystrybucyjnych w aspekcie
logistycznym nabiera szczególnego znaczenia.
Zmieniające się systematycznie struktury rynku wymusiły działania adaptacyjne do
nowych warunków. Klasyczna gospodarka magazynowa, która musiała utrzymać niezbędne
zapasy materiałowe i części zamienne dla zabezpieczenia produkcji, rozwinęła nowe idee.
2
Poziom obsługi dostaw został wyraźnie zróżnicowany według nowych metod analitycznych.
Zamiast magazynowania i transportu wewnątrzzakładowego rozpoczęto organizację dostaw
synchronizowanych z procesami produkcyjnymi.
Istotną pomocą decyzyjną dla dokonania klasyfikacji dóbr fizycznych ze względu na
określone cechy i wykorzystanie tego podziału w sferze gospodarki materiałowej, rozwinięta
została tzw. Analiza typu ABC i XYZ, przy pomocy której możliwe staje się selektywne
podejście w polityce magazynowej.
Punktem wyjścia w analizie typu ABC jest stwierdzenie znanego faktu, że w praktyce
gospodarczej często stosunkowo ograniczona ilość dóbr fizycznych ma relatywnie wysoki
udział w całkowitych kosztach zużycia materiałowego lub w wielkości obrotów ogółem.
Natomiast koszty materiałowe pozostałej, dużej ilości dóbr, stanowią stosunkowo skromny
udział w całkowitych kosztach materiałowych w wielu przedsiębiorstwach. Należy liczyć się
w zasadzie, że materiały o największej wartości zużycia mają również największy udział w
wartości zapasów magazynowych. Dobra fizyczne z grupy A reprezentują około 70-80%
wartości zapasów magazynowych, natomiast udział ilościowy tej grupy w całkowitej ilości
magazynowych materiałów wynosi tylko około 20%. Udział dóbr z grupy B w wartości
ogółem wynosi około 15% przy udziale ilościowym rzędu 30-40%. Udziały grupy C stanowią
odpowiednio 5-15% i 40-55%.
Analiza typu ABC pomaga działowi zaopatrzenia w przedsiębiorstwie na
skoncentrowaniu się na tych rodzajach materiałów, których dostawy zajmują wysoką pozycję
w całkowitej wartości zużycia materiałowego i w całkowitej wielkości obrotów
przedsiębiorstwa. Na podstawie osiągniętych wyników można wskazać na zasadność
odmiennego traktowania każdej z trzech grup materiałowych:
1. Grupę A (materiały o wysokiej wartości i /lub dużym udziale w kosztach materiałowych
ogółem) należy traktować ze szczególną uwagą w zakresie:
- analizy rynkowej, cenowej i struktury kosztów,
- szczegółowego przygotowania zamówień handlowych,
- precyzyjnych procedur dysponowania w przedsiębiorstwie,
- właściwego zarządzania poziomami zapasów,
- precyzyjnego ustalania poziomów tzw. „zapasów bezpieczeństwa”.
2. Dla materiałów z grupy B (materiały o średniej wartości i średnim udziale w ogólnych
kosztach materiałowych) w grę wchodzi droga pośrednia między działaniami właściwymi
dla grupy A i dla grupy C.
Struktura wartościowa
3
zapasów magazynowych
Grupa A
75%
Grupa
B
Dobra fizyczne
15%
Grupa C
z grupy A,B,C
10%
Struktura ilościowa
20 %
zapasów magazynowych
35 %
45%
Rys. 1: Przykład typowej struktury dóbr fizycznych przy wykorzystaniu analizy typu ABC
Źródło: Opracowanie własne na podstawie
Dla artykułów z grupy C (materiały o niskiej wartości i /lub małym udziale w ogólnych
kosztach materiałowych) obowiązuje zasada stosowania prostych procedur i maksymalnej
redukcji nakładów. Ze względu na dużą ilość materiałów i ograniczoną ich wartość, przy
dążeniu do obniżania kosztów dostaw i zamówień handlowych działania winny koncentrować
się na uproszczeniu procedur dyspozycyjnych i rutynowym składaniu zamówień u stałych
producentów.
Na podstawie tabeli 2 można określić, że analiza metodą ABC doskonale się sprawdza w
„PRESTIGE” S.A. Materiały kategorii A (maty i kije rattanowe, maty bambusowe, tkaniny)
w całkowitej ilości magazynowej wynoszą tylko 19,06%, ze względu na największą wartość
zużycia reprezentują również największą wartość zapasów magazynowych 73,48%.
Materiały kategorii B i C niewiele różnią się od zakładanych w literaturze. Materiały kategorii
B – płyty wiórowe, skóry, gąbka kształtują się na poziomie zużycia ilościowego w granicach
26,36%, a wartości ogółem 17,57%. Dobra fizyczne klasy C (lakier, szkło, klej, zszywki i
nici) stanowią odpowiednio największą wartość zużycia ilościowego 54,58% i najmniejsze
zużycie w ujęciu wartościowym 8,95%.
Tabela 2
Wyliczenia dla potrzeb analizy typu ABC na przykładzie „Prestige” S.A.
Dobro fizyczne,
Zużycie ilościowe
Cena
Zużycie w ujęciu Określenie
klasy
4
wartościowym
ABC
Płyty wiórowe
45.000
0,08
3.600
B
Maty rattanowe
21.000
1,80
37.800
A
Maty bambusowe
17.000
2.30
39.100
A
Tkanina
7.000
0,90
6.300
A
Kije rattanowe
19.500
1,90
37.050
A
Gąbka
4.000
2,00
8.000
B
Skóra
900
7,00
6.300
B
Lakier
35.000
0,07
2.450
C
Szkło
2.000
1,00
2.000
C
Klej
48.000
0,03
1.440
C
Zszywki
20.000
0,15
3.000
C
Nici
11.000
0,02
220
C
Źródło: Opracowanie własne na podstawie „Prestige” S.A.
Specjalną odmianą analizy typu ABC jest analiza XYZ. Jeżeli analizuje się zużycie
poszczególnych materiałów w przedsiębiorstwie przez dłuższy okres czasu, to można
stwierdzić, że z jednej strony występują materiały, których zapotrzebowanie kształtuje się na
stałym poziomie, z drugiej zaś strony materiały, na które zapotrzebowanie podlega
określonym wahaniom. Wykorzystywane są wreszcie takie materiały, na które
zapotrzebowanie jest bardzo nieregularne. Powyższa kombinacja pokazana jest w tabeli 3.
Tabela 3
Kombinacja analiz ABC i XYZ – przykład „Prestige” S.A.
Dokładność prognozy
Wartościowość
A
B
C
X
Wysoki poziom wartości Średni poziom wartości Niski poziom wartości
zużycia.
Wysoka zużycia.
Wysoka zużycia.
Wysoka
dokładność prognozy.
dokładność prognozy.
dokładność prognozy.
Maty i kije rattanowe
Płyty wiórowe
Klej i zszywki
Y
Wysoki poziom wartości Średni poziom wartości Niski poziom wartości
zużycia.
Średnia zużycia.
Średnia zużycia.
Średnia
dokładność prognozy.
dokładność prognozy.
dokładność prognozy.
Maty bambusowe
Gąbka
Lakier i nici
Z
Wysoki poziom wartości Średni poziom wartości Niski poziom wartości
zużycia. Niska dokładność zużycia. Niska dokładność zużycia. Niska dokładność
prognozy.
prognozy.
prognozy.
Tkanina
Skóry
Szkło
Źródło: Opracowanie własne na podstawie „Prestige” S.A.
Przy stosowaniu analizy typu XYZ poszczególne rodzaje materiałów na podstawie
regularności zapotrzebowania na te dobra zostają podzielone na te trzy grupy:
- materiały z grupy X charakteryzują się regularnym zapotrzebowaniem, przy założeniu
możliwości występowania niewielkich wahań, jak również wysoką dokładnością
prognozowania poziomu tego zapotrzebowania (zużycia),
- materiały z grupy Y charakteryzują się zapotrzebowaniem mającym charakter wahań
sezonowych, względnie mających charakter określonego trendu, ze średnią dokładnością
prognozowania,
5
- materiały zakwalifikowane do grupy Z charakteryzują się bardzo nieregularnym
zapotrzebowaniem i niską dokładnością prognozy tego zapotrzebowania.
Jeżeli analiza XYZ zostanie włączona przez sferę zaopatrzenia jako instrument wsparcia
decyzyjnego, to na jej podstawie może okazać się celowe, aby dla materiałów
zakwalifikowanych do grupy X opracować system zaopatrzenia zsynchronizowany z
procesami produkcyjnymi tak jak to ma miejsce w przypadku płyt wiórowych, kleju i
zszywek – codzienne dostawy w systemie „Just in Time”. Dla grupy Y system zaopatrzenia z
zadaniem utworzenia określonego poziomu zapasów magazynowych np. maty bambusowe
(kl. A), które są importowane z Indonezji, gdzie okres oczekiwania wynosi 2-3 miesiące. Do
grupy YB należy gąbka, której zamówienia są zależne od ilości mebli tapicerowanych typu
łóżka oraz fotele. W grupie YC znajduje się lakier i nici ze względu dużą zmienność
kolorystyczną w zamówieniach od klientów. W odniesieniu do grupy Z system zaopatrzenia
zgodny z nieregularnymi potrzebami. Do grupy ZB należy skóry z podstawowych kolorów –
z próbnika, które klient może zamówić jako ostatni element i która wyłącznie zaopatruje się
przedsiębiorstwo pod konkretne zlecenie. Do grupy ZC należy szkło, które nie jest
standardem. Występuje w różnych odcieniach i kształtach.
Kwalifikacja i ocena dostawcy jest na tyle ważna iż zasługuje na specjalne omówienie.
Pokazanie danych, jakie są potrzebne w procesie wyboru dostawców oraz analiza tych danych
pozwala na zmaksymalizowanie wartości w łańcuchu dostaw:
1.
Określenie lub powtórna ocena potrzeb. Transakcja zakupu jest zainicjowana w
odpowiedzi na potrzebę użytkownika (wewnętrzne bazy danych określające
wielkości zapasów magazynowych, zejście do stanów minimalnych na niektóre
materiały). Sprawdzenie czy dane są aktualne i czy faktycznie zachodzi potrzeba w
danej chwili zakupów tych materiałów.
2.
Zdefiniowanie i ocena wymagań użytkownika. Określa się parametry danych
materiałów (wysokość, grubość, wagę, średnicę) często korzystając z
wewnętrznych baz danych. Wykorzystując te dane, zaopatrzeniowiec może
przekazać potrzeby użytkownika potencjalnym dostawcom.
3.
Podjęcie decyzji, czy produkować we własnym zakresie, czy dokonać zakupu.
Zanim przedsiębiorstwo zaangażuje zewnętrznych dostawców, sprawdza czy może
wyprodukować dane produkty we własnym zakresie i ewentualnie podejmuje
decyzji na podstawie własnych danych o zakupie surowców. Najczęściej
przedsiębiorstwo podejmuje decyzje dotyczącą przerzucenia odpowiedzialności za
6
niektóre czynności na poddostawców, aby móc się skupić na swojej podstawowej
działalności.
4.
Określenie typu zakupu. W przypadku ponownego zakupu lub rutynowego określa
się następujące dane: ilość dostawców proponujących dany materiał w jakiej cenie,
w jakim czasie dostarcza i o jakim terminie płatności. W przypadku
zmodyfikawanego zakupu powtórnego, który wymaga zmiany istniejącego dostawy
lub materiału następuje poszukiwanie nowego dostawcy w bazie danych wśród już
znanych dostawców. W trzecim przypadku następuje całkowicie nowy zakup, który
wynika z nowej potrzeby użytkownika i następuje weryfikacja danych
dostarczonych przez dostawców.
5.
Przeprowadzenie analizy rynku. Źródło rynku może funkcjonować w warunkach
rynku czysto konkurencyjnego (wielu dostawców), rynku oligopolistycznego (kilku
dużych dostawców), lub rynku monopolistycznego (jeden dostawca). Znajomość
rynku i danych, jakie mamy do dyspozycji, na którym firma dokonuje zakupu
umożliwia zaopatrzeniowcowi określenie liczby dostawców funkcjonujących na
tym rynku, a także ich słabych i mocnych stron i wybranie najbardziej skutecznej
metody zakupu.
6.
Określenie wszystkich możliwych dostawców. Polega na określeniu wszystkich
potencjalnych dostawców, łącznie z tymi, z których firma nie korzystała.
7.
Wstępna selekcja wszystkich możliwych źródeł zaopatrzenia. Wstępna selekcja na
podstawie informacji płynących od dostawców pozwala ograniczyć liczbę
potencjalnych dostawców do tych, którzy są w stanie zaspokoić wymagania
użytkownika (dana ilość materiału w określonym czasie).
8.
Ocena pozostałych dostawców. Po ograniczeniu liczby potencjalnych dostawców
do tych, którzy są w stanie spełnić wymagania użytkownika, należy określić, który
pod wpływem informacji dotyczących innych dostawców jest w stanie
zaproponować najkorzystniejsze warunku (podawane są informacje od innych
dostawców).
9.
Wybór konkretnego dostawcy. To nie tylko wybór tego jednego, ale również
przekazanie informacji w odpowiedni sposób pozostałym dostawcom, żeby
podtrzymać dalsze kontakty. Właściwy wybór musi być poddawany systematycznej
weryfikacji.
7
Przyjęcie dostawy produktu lub usługi. Czynność ta jest realizowana przez
dostawcę i po jej wykonaniu pojawiają się pierwsze dane o wynikach działania.
Będą one brane pod uwagę przy następnym przyjęciu dostawy.
11.
Ocena wykonania dostawy. Po wykonaniu usługi lub dostarczenia produktu należy
ocenić sposób realizacji zamówienia. W przypadku, gdy dostawca nie zaspokoił
potrzeb użytkownika, należy ustalić przyczyny i podjąć odpowiednie działania
korygujące.
W tabeli 4 przedstawiony został uproszczony schemat oceny. Niezawodność dostawców
została dodatkowo podzielona na niezawodność pod względem jakości, niezawodności
terminów dostaw i niezawodność odnosząca się do ilości dostarczanych dóbr. Poszczególnym
kryteriom podporządkowano określone poziomy wykonania. Całkowita wartość liczbowa dla
określonego dostawcy zostaje wyliczona w dwóch etapach:
pomnożenie wartości punktowej przypadającej na dane kryterium przez indywidualnie
ustaloną wagę tego kryterium,
ustalenie sumy wartości przypadających na kryteria.
Tabela 4
Przykładowy wykaz kryteriów dla potrzeb oceny dostawców
Wyszczegól-
5 punktów
4 punkty
3 punkty
2 punkty
1 punkt
nienie
b. dobrze
dobrze
neutralnie
dostatecznie
źle
Jakość
Najwyższa
Przewyższa
Odpowiada
Znajduje się tuż Nie odpowiada
jakość
wymagania
wymaganiom
poniżej
w
żadnym
minimalne
minimalnym
wymagań
wypadku
minimalnych
wymaganiom
minimalnym
Cena
Poziom
niższy W przedziale do Odpowiada cenie W przedziale do Poziom wyższy
niż 5% poniżej 5% poniżej ceny przeciętnej
5%
powyżej niż 5% powyżej
ceny przeciętnej
przeciętnej
ceny przeciętnej ceny przeciętnej
Termin
Więcej niż 10% W przedziale do Odpowiada
Przedział
do W
przedziale
poniżej
10%
poniżej przeciętnym
10%
powyżej wyższym
niż
przeciętnego
przeciętnego
terminom
przeciętnego
10%
powyżej
terminu dostaw
terminu dostawy dostawy
terminu dostawy przeciętnego
czasy dostawy
Jakość
Dostawy
Dostawy
Dostawy
Dostawy
Dostawy
Niezawodność
pozytywnie
przekraczają
odpowiadają
wykazują drobne wykazują rażące
przekraczają
częściowo
dokładnie
niedociągnięcia i uchybienia
uzgodnienia
uzgodnienia
ustaleniom
błędy
umowne
we umowne
umownym
wszystkich
pozycjach
Termin
Uzgodnione
Dostawy
Dostawy
Dostawy
Dostawy
Niezawodność terminy dostaw realizowane
o realizowane
o realizowane
9 realizowane
są
dokładnie tydzień
za tydzień za późno dni wcześniej
pomimo
dotrzymywane
wcześnie
reklamacji
o
więcej niż 2 tyg.
za późno
8
Uzgodnione
Wielkość
Wielkość
Wielkość
Wielkość
Niezawodność wielkości dostaw dostawy
jest dostawy
jest dostawy
jest dostawy
jest
są
dokładnie większa
od mniejsza do 5% mniejsza
o mniejsza
o
realizowane
zamówionej do od
wielkości przedział
do więcej niż 10%
5%
zamówienia
10%
od względem
wielkości
wielkości
zamówionej
zamówionej
Źródło: Ch. Schulte: Logistik. Wege zur ….
W jednym z przedsiębiorstw produkcyjnych w Koszalinie można przykładowa podać
etapy kwalifikacji i oceny dostawców:
1. Dostawcy i kooperanci, z którymi nawiązywana jest współpraca, wcześniej poddawani są
kwalifikacji oraz podlegają okresowej ocenie. Osiągane jest to poprzez:
- ustanowienie listy typów materiałów i wyrobów, których dostawcy są kwalifikowani,
- ustanowienie kryteriów kwalifikacji i oceny okresowej dostawców oraz kooperantów,
- ocenę dostawców oraz utrzymywanie list kwalifikowanych dostawców.
2. Definiowane są w niezbędnym zakresie wymagania jakościowe dotyczące dostaw.
Służą temu przede wszystkim:
- standardowe dokumenty określające wymagania techniczne i jakościowe dostaw, np.
rysunki, specyfikacje, normy
- określenia: dokładny opis, ilość, wymagane świadectwa, inne dodatkowe wymagania,
np.: w zakresie kontroli, dostaw, opakowania, uzgodnione warunki płatności.
3. Dokumenty zakupowe i przygotowane na ich podstawie zamówienia przed
przekazaniem są poddawane przeglądom i zatwierdzane zgodnie z przyjętą procedurą
realizacji procesu zakupów.
4. Dokonywana jest kontrola jakości dostaw, co zapewnia, że nie zostaną wykorzystane
w kolejnych etapach przetwarzania surowce, materiał, wytwory kooperacyjne przed
wykonaniem kontroli w przewidzianym zakresie oraz z wynikiem negatywnym.
5. Dostawy, których jakość oceniana jest negatywnie, traktowane są jako wyrób
niezgodny z wymaganiami. System oznaczania oraz separowania wyrobów
niezgodnych uniemożliwiają ich zastosowanie.
W przedsiębiorstwie produkcyjnym następuje ocena dostawców raz w roku i na tej
podstawie powstaje kwalifikowana lista dostawców. Kontrola i badania odbiorcze surowców
i materiałów pomocniczych rozpoczyna się od sprawdzenia dokumentów przewozowych
oraz specyfikacji dostarczonej przez dostawcę i porównaniu ich z zamówieniem. Z punktu
widzenia logistyki dostaw przedsiębiorstwo produkcyjne powinno opierać się tylko na
kwalifikowanych dostawcach, by system funkcjonował płynnie.
9