W6 - Kontrola w zarządzaniu, ED 2008/2009
Kontrola jako funkcja zarządzania
Wykład 6
Podstawy zarządzania
1
Dr inŜ. Anna Zarębska
Definicja kontroli
Kontrola jest to proces, przez który kierownicy zapewniają, by rzeczywiste działania były
zgodne z działaniami planowanymi. Za pomocą
kontroli mierzy się postęp w realizacji celów i umoŜliwia kierownikom wykrycie dostatecznie
wcześnie odchyleń od planu dla podjęcia działań
korygujących, zanim będzie za późno.
Podstawy zarządzania
2
Dr inŜ. Anna Zarębska
1
W6 - Kontrola w zarządzaniu, ED 2008/2009
Przesłanki skłaniające do kontrolowania
•
zmieniające się otoczenie,
•
rosnąca złoŜoność organizacji,
•
błędy pracowników,
•
potrzeba delegowania władzy przez
kierowników.
Podstawy zarządzania
3
Dr inŜ. Anna Zarębska
Etapy kontroli w organizacji
Ustalenie
Czy efektywność
norm i metod
Pomiar
NIE
Podjęcie działań
jest zgodna z
pomiaru
efektywności
korygujących
normami?
efektywności
TAK
Nie podejmować
działania
Podstawy zarządzania
4
Dr inŜ. Anna Zarębska
2
W6 - Kontrola w zarządzaniu, ED 2008/2009
Rodzaje kontroli
1.
kontrola wstępna;
2.
kontrola sterująca;
3.
kontrola akceptująca lub odrzucająca; 4.
kontrola końcowa.
Podstawy zarządzania
5
Dr inŜ. Anna Zarębska
Kontrola wstępna
wynikiem procesu kontroli wstępnej ma być
stwierdzenie, czy zaplanowano wszystkie potrzebne zasoby: ludzkie, rzeczowe, finansowe oraz czy w momencie rozpoczęcia działania będą one na
wyznaczonym miejscu, w stosownych rodzajach,
ilościach i o odpowiedniej jakości.
Podstawy zarządzania
6
Dr inŜ. Anna Zarębska
3
W6 - Kontrola w zarządzaniu, ED 2008/2009
Kontrola sterująca
wykrywa odchylenia od jakiejś normy lub
celu i umoŜliwia dokonanie korekt przed
zakoń czeniem określonej sekwencji działań; kontrola sterująca jest skuteczna jedynie
wtedy, gdy kierownik na czas uzyska
dokładne informacje o zmianach w otoczeniu
lub o realizacji poŜądanego celu organizacji.
Podstawy zarządzania
7
Dr inŜ. Anna Zarębska
Kontrola akceptująca lub odrzucająca
określa, czy moŜe nastąpić przyjęcie określonych
aspektów procedury lub czy zostały spełnione
określone wcześniej warunki przed zezwoleniem na
dalsze działanie; kontrola akceptująca jest
szczególnie poŜyteczna jako instrument
dodatkowego sprawdzania (poza kontrolą sterującą),
stosowana jest tam, gdzie bezpieczeństwo odgrywa
podstawową rolę, albo tam, gdzie w grę wchodzą
bardzo duŜe nakłady pienięŜne; kontrola akceptująca
zapewnia kierownikom dodatkowy margines
bezpieczeństwa w działaniu. Przykładem takiej
kontroli są biznesplany dla banku.
Podstawy zarządzania
8
Dr inŜ. Anna Zarębska
4
W6 - Kontrola w zarządzaniu, ED 2008/2009
Kontrola końcowa
mierzy wyniki zakończonego działania, w jej
trakcie ustala się
przyczyny wszelkich
odchyleń od planu lub normy, a wnioski
wykorzystuje się do podobnych działań w
przyszłości; kontrola końcowa słuŜy teŜ jako
podstawa nagradzania lub motywowania
pracowników.
Podstawy zarządzania
9
Dr inŜ. Anna Zarębska
Rodzaje kontroli w organizacji
Kontrola
Kontrola
akceptująca lub
sterująca
odrzucająca
Nakłady
Przetwarzanie
Wyniki
Kontrola
Kontrola
wstępna
końcowa
informacje
działania korygujące
Podstawy zarządzania
10
Dr inŜ. Anna Zarębska
5
W6 - Kontrola w zarządzaniu, ED 2008/2009
Cechy skutecznych systemów kontroli
• Ścisłość – kontrola musi być ścisła, ocena ścisłości otrzymywanych informacji jest jednym z najwaŜniejszych kontrolnych zadań kierowników,
• Aktualność – informacja kontrolna musi być zbierana, przekazywana i oceniana szybko, aby moŜna było podjąć działania korygujące dostatecznie wcześnie,
• Obiektywizm i zrozumiałość – informacja kontrolna powinna być zrozumiała i uwaŜana za obiektywną przez tych, którzy z niej korzystają,
• Koncentracja na strategicznych punktach kontroli – system kontroli powinien koncentrować się na tych dziedzinach w których: istnieje największe
prawdopodobieństwo
wystąpienia
odchyleń
od
norm;
odchylenia te mogą wywołać największe szkody; najskuteczniej moŜna podejmować działania korygujące,
• Realizm ekonomiczny – koszt wdroŜenia systemu kontroli powinien być mniejszy od korzyści z niego płynących, a co najwyŜej im równy, Podstawy zarządzania
11
Dr inŜ. Anna Zarębska
Cechy skutecznych systemów kontroli, c.d.
• Realizm organizacyjny – system kontroli musi być zgodny z realiami organizacyjnymi, np. pracownicy powinni dostrzegać związek między
oczekiwaną od nich wydajnością, a wynikającymi z tego nagrodami, ponadto wszystkie normy wydajności muszą być realne,
• Koordynacja – informację kontrolną trzeba koordynować z tokiem prac w organizacji przynajmniej z dwóch powodów: po pierwsze dlatego, Ŝe kaŜdy etap pracy moŜe wpływać na powodzenie lub niepowodzenie całej operacji, a po drugie dlatego, Ŝe informacja powinna docierać do wszystkich osób, którym jest potrzebna,
• Elastyczność – instrumenty kontrolne w organizacjach muszą być elastyczne, aby organizacje mogły szybko reagować na niekorzystne zmiany lub nowe moŜliwości,
• Normatywność i operacyjność – skuteczny system kontroli, w przypadku wykrycia odchylenia od normy, powinien wskazywać, jakie naleŜy podjąć działania korygujące,
• Akceptacja przez członków organizacji – system kontroli moŜe zostać zaakceptowany przez członków organizacji jeŜeli kontrola wiąŜe się z akceptowanymi i waŜnymi celami.
Podstawy zarządzania
12
Dr inŜ. Anna Zarębska
6
W6 - Kontrola w zarządzaniu, ED 2008/2009
Rodzaje systemów kontroli w organizacji
System kontroli dowolnej instytucji moŜe zostać
podzielony
ze
względu
na
umiejscowienie
podmiotów kontroli na zewnętrzny i wewnętrzny.
Kontrola zewnętrzna jest prowadzona zwykle przez wyspecjalizowane organy kontrolne, jak np. NIK,
Izby Skarbowe, itp. Z punktu widzenia instytucji duŜo waŜniejszą rolę odgrywa kontrola wewnętrzna.
Podstawy zarządzania
13
Dr inŜ. Anna Zarębska
7