2008-10-03
ZARZĄDZANIE
WYKŁAD 4
Struktura organizacyjna firmy
dr Przemysław Wołczek
wykład: Zarządzanie
WSB Wrocław
1
POSTRZEGANIE STRUKTURY ORGANIZACYJNEJ
Ogólnie rozumiana struktura organizacyjna obejmuje
relacje występujące między częściami zorganizowanej
całości oraz między nimi a całością, które mają
znaczenie ze względu na powodzenie tej całości (w
przypadku instytucji powodzenie polega na osiąganiu
wyznaczonych celów).
Jest
to
postrzeganie
struktury
organizacyjnej
nawiązujące do atrybutowego znaczenia „organizacji”,
ponieważ uwypukla się w nim relacje (a więc elementy
niematerialne).
dr Przemysław Wołczek
wykład: Zarządzanie
WSB Wrocław
2
1
2008-10-03
FORMALNA STRUKTURA ORGANIZACYJNA
Formalna struktura organizacyjna oznacza taki „wzorcowy” sposób uporządkowania składników instytucji i zależności między nimi, który jest :
„celowy” - zasady wyrażone we wzorcach orientują działania pracowników na osiąganie wspólnych celów i zabezpieczają racjonalność procesów z tym związanych.
„akceptowalny przez kierownictwo instytucji” - poglądy na temat celowości rozwiązań organizacyjnych mogą być bardzo zróżnicowane i w takich przypadkach za rozwiązania formalne uznaje się te, które akceptuje naczelne kierownictwo instytucji bądź właściciele.
„względnie trwały” - formalne zasady organizacyjne obowiązują w szerszych przedziałach czasowych.
„względnie bezosobowy” - formalne wzorce organizacyjne opierają się przede wszystkim na treści merytorycznej zadań i funkcji realizowanych w instytucji, w mniejszym zakresie uwzględniają cechy osobowości i poglądy pracowników.
dr Przemysław Wołczek
wykład: Zarządzanie
WSB Wrocław
3
FUNKCJE STRUKTURY FORMALNEJ
Formalna struktura organizacyjna, jako narzędzie zarządzania, ma do wypełnienia trzy współzależne funkcje (role):
1.
PORZĄDKUJĄCĄ, która wyraża się m.in. w regulowaniu podziału kompetencji,
ustaleniu
stosunków
zwierzchnictwa,
rozmieszczeniu
decyzji, organizacji przestrzennej instytucji, wyodrębnieniu i grupowaniu komórek i jednostek organizacyjnych, narzucaniu wypracowanych procedur postępowania itd.
2.
INTEGRUJĄCĄ, która przejawia się w takim dzieleniu i porządkowanie działań cząstkowych, które służy powodzeniu instytucji jako całości i przeciwdziała tendencjom odśrodkowym.
3.
STABILIZUJĄCĄ,
która
ma
zapewnić
większą
określoność
i
przewidywalność zachowań pracowników. Funkcja ta przejawia się m.in.
w formalizacji organizacyjnej z wykorzystaniem trwałych nośników informacji
(regulaminy,
instrukcje,
procedury,
schematy,
karty
stanowiskowe, tablice kompetencyjne itp.).
dr Przemysław Wołczek
wykład: Zarządzanie
WSB Wrocław
4
2
2008-10-03
ELEMENTY OPISOWE FORMALNEJ
STRUKTURY ORGANIZACYJNEJ
Do najważniejszych obszarów i elementów opisowych
struktury organizacyjnej należą:
1. Sposób utrwalenia obowiązujących wzorców (zasad)
organizacyjnych:
FORMALIZACJA – wzorcowe zasady i relacje organizacyjne zapisane na trwałych nośnikach w formie rysunków, przepisów, procedur, regulaminów z wykorzystaniem znaków literowych, rysunkowych, tabelarycznych, liczbowych itp.
STANDARYZACJA - obejmuje tzw. wzorce pamięciowe regulujące funkcjonowanie instytucji, a więc wzorce nie zapisane na trwałych nośnikach zewnętrznych, a zakodowane jedynie
w pamięci
zatrudnionych pracowników.
dr Przemysław Wołczek
wykład: Zarządzanie
WSB Wrocław
5
ELEMENTY OPISOWE FORMALNEJ
STRUKTURY ORGANIZACYJNEJ
2. Podział pracy w firmie i dominujące modele specjalizacji:
ODWZOROWANIE I UPORZĄDKOWANIE ZADAŃ realizowanych
firmie i w wyodrębnionych komórkach oraz przydział poszczególnym kierownikom i pracownikom szczegółowych ról organizacyjnych. Ten obszar opisowy struktury łączy się z całym systemem regulacji kompetencji funkcjonalnych.
RODZAJ I ZAKRES SPECJALIZACJI CAŁEJ INSTYTUCJI ORAZ
POSZCZEGÓLNYCH JEJ CZEŚCI.
RODZAJ SPECJALIZACJI wynika z dominującego w danej instytucji kryterium podziału pracy.
ZAKRES SPECJALIZACJI wynika ze stopnia zróżnicowania zadań wykonywanych przez podmioty organizacyjne instytucji. Wiąże się z tym także częstotliwość powtarzanych czynności i zadań.
dr Przemysław Wołczek
wykład: Zarządzanie
WSB Wrocław
6
3
2008-10-03
ELEMENTY OPISOWE FORMALNEJ
STRUKTURY ORGANIZACYJNEJ
3. Dominujące mechanizmy koordynacji i integracji działań:
TECHNOKRATYCZNE MECHANIZMY KOORDYNACJI – ich istota
polega na narzucaniu ściśle określonych sposobów zachowania się pracowników w formie wypracowanych programów bądź planów.
Przykładami takich mechanizmów technokratycznych koordynacji mogą być procedury postępowania zapisane w formie tablic
decyzyjnych bądź schematów blokowych.
MECHANIZMY
KOORDYNACJI
WYKORZYSTUJĄCE
BEZPOŚREDNIE KONTAKTY MIĘDZY PRACOWNIKAMI – ich istota
polega na rozwiązywaniu przewidywanych bądź pojawiających się problemów kompleksowych nie wg zaprogramowanych schematów, ale
z
bieżącym
wykorzystaniem
wymiany
informacji
oraz
niezbędnych konsultacji.
dr Przemysław Wołczek
wykład: Zarządzanie
WSB Wrocław
7
ELEMENTY OPISOWE FORMALNEJ
STRUKTURY ORGANIZACYJNEJ
4. Sposoby rozmieszczenia decyzji w układzie pionowym i
poziomym:
STOPIEŃ CENTRALIZACJI DECYZJI – wiąże się z rozmieszczeniem decyzji w układzie pionowym, na poszczególnych szczeblach hierarchii organizacyjnej. Firma może być pod tym względem skrajnie scentralizowana (wszystkie decyzje podejmuje się na najwyższym szczeblu hierarchicznym) bądź stosować rozwiązania o różnym stopniu decentralizacji decyzji.
STOPIEŃ KONCENTRACJI DECYZJI – wiąże się z rozmieszczeniem decyzji w układzie poziomym i oznacza skupienie bądź rozproszenie decyzji na danym poziomie hierarchii organizacyjnej (np. decyzje związane z zaopatrzeniem mogą być silnie skoncentrowane bądź
zdekoncentrowane i podejmowane przez podmioty organizacyjne w różnych obszarach organizacyjnych).
dr Przemysław Wołczek
wykład: Zarządzanie
WSB Wrocław
8
4
2008-10-03
ELEMENTY OPISOWE FORMALNEJ
STRUKTURY ORGANIZACYJNEJ
5. Podmiotowa struktura organizacyjna oraz konfiguracja
wyodrębnionych stanowisk i jednostek organizacyjnych :
ILOŚĆ
I
RODZAJE
WYODRĘBNIONYCH
PODMIOTÓW
ORGANIZACYJNYCH
pionów,
jednostek,
komórek
i
stanowisk
organizacyjnych.
RODZAJE, KIERUNEK I INTENSYWNOŚĆ WIĘZI ORGANIZACYJNYCH
występujących między wewnętrznymi podmiotami organizacyjnymi.
Do podstawowych rodzajów więzi organizacyjnych zalicza się: więzi
„służbowe” (relacje zwierzchnictwa i podległości), więzi „funkcjonalne”
(rozróżnia się więzi funkcjonalne „hierarchiczne” – polecenia kierownika funkcjonalnego należy traktować jako dyspozycje do wykonania i więzi funkcjonalne „wspomagające” - polecenia kierownika funkcjonalnego należy traktować jako fakultatywne wskazówki i porady), więzi „techniczne” (wynikają z zachowań warunkowanych podziałem pracy w instytucji)
i
więzi
„informacyjne” (zwykle pokrywające się z pozostałymi więziami, ale eksponujące aspekty związane z przekazywaniem, odbiorem, przetwarzanie i przechowywaniem różnego typu informacji)
dr Przemysław Wołczek
wykład: Zarządzanie
WSB Wrocław
9
ELEMENTY OPISOWE FORMALNEJ
STRUKTURY ORGANIZACYJNEJ
ILOŚĆ SZCZEBLI ORGANIZACYJNYCH. Szczebel organizacyjny to wyróżniony w strukturze poziom hierarchii organizacyjnej. Obok szczebli organizacyjnych, można rozpatrywać w strukturze ilość szczebli kierowania (ilość szczebli kierowania zawsze jest o 1 mniejsza od liczby szczebli organizacyjnych, ta różnica wynika z pominięcia najniższego
szczebla
organizacyjnego,
jakim
jest
szczebel
wykonawczy).
ROZPIĘTOŚĆ KIEROWANIA - liczba bezpośrednich podwładnych
kierownika. Rozróżnia się tzw. „rozpiętość potencjalną” - optymalna liczba osób, którymi może sprawnie kierować jeden kierownik,
„rozpiętość
rzeczywistą”
-
liczba
bezpośrednich
podwładnych
rzeczywiście podlegająca w danym czasie kierownikowi i „rozpiętość formalną”
-
liczba
bezpośrednich
podwładnych
wynikająca
z
obowiązujących przepisów organizacyjnych). Z organizacyjnego punktu widzenia zaleca się, by wymienione rodzaje rozpiętości pokrywały się.
dr Przemysław Wołczek
wykład: Zarządzanie
WSB Wrocław
10
5
2008-10-03
ELEMENTY OPISOWE FORMALNEJ
STRUKTURY ORGANIZACYJNEJ
ZASIĘG
KIEROWANIA
-
liczba
bezpośrednich
i
pośrednich
podwładnych kierownika. Największy zasięg kierowania posiada osoba zajmująca
najwyższe
stanowisko
kierownicze.
Na
najniższych
szczeblach kierowania rozpiętość pokrywa się z zasięgiem kierowania
DOMINUJĄCY W FIRMIE TYP STRUKTURY ORGANIZACYJNEJ – jest
pochodną
przyjętego
kryterium
rozpatrywania
struktury
organizacyjnej. Z tego względu wyróżnia się trzy podstawowe typologie struktur:
ze względu na ilość szczebli i rozpiętość kierowania - struktury płaskie (względnie mało szczebli i względnie duża rozpiętość kierowania) i struktury smukłe (względnie dużo szczebli i względnie mała rozpiętość kierowania)
ze względu na dominujący typ więzi organizacyjnych - struktury służbowe, struktury funkcjonalne (typu służbowego bądź wspomagania), struktury sztabowe i struktury techniczne
ze względu na ilość i rodzaj kryteriów specjalizacji podstawowych podsystemów
organizacyjnych
firmy
-
struktury
jednowymiarowe
(funkcjonalne, obiektowe i terytorialne) i
struktury wielowymiarowe
(macierzowe i tensorowe)
dr Przemysław Wołczek
wykład: Zarządzanie
WSB Wrocław
11
ELEMENTY OPISOWE FORMALNEJ
STRUKTURY ORGANIZACYJNEJ
6. Sposób rozmieszczenia procesów organizacyjnych w
czasie i przestrzeni - obejmuje dynamiczne aspekty
funkcjonowania
firmy:
organizacja
przestrzenna,
organizacja przepływu informacji, przebiegu procesów itp.
Ten aspekt organizacyjny naszych instytucji często jest
niedoceniany, co skutkuje licznymi niedostatkami.
dr Przemysław Wołczek
wykład: Zarządzanie
WSB Wrocław
12
6
2008-10-03
PODSUMOWANIE
Elementy opisowe struktury organizacyjnej stanowią zbiór pewnych kategorii, pojęć, przy pomocy których można charakteryzować struktury organizacyjne konkretnych firm czy instytucji. Tak rozumiane elementy opisowe obejmują wymiary (kategorie) daleko wykraczające
poza
te,
które
znajdują
się
na
schemacie
organizacyjnym, z którym często utożsamiana jest struktura organizacyjna. Schemat organizacyjny to jedynie najprostszy graficzny model formalnej struktury organizacyjnej przedstawiający rodzaje komórek i wybranych stanowisk organizacyjnych, zależności służbowe między nimi oraz (raczej rzadko) liczbę pracowników zatrudnionych w poszczególnych jednostkach organizacyjnych.
Formalna struktura organizacyjna jest kategorią dużo szerszą od treści przedstawianych na schematach organizacyjnych.
dr Przemysław Wołczek
wykład: Zarządzanie
WSB Wrocław
13
CZYNNIKI KSZTAŁTUJĄCE STRUKTURĘ ORGANIZACYJNĄ
Kształtowanie struktury organizacyjnej uzależnione jest od układu wielu różnych czynników (wewnętrznych i zewnętrznych), który każdorazowo jest specyficzny dla danej
firmy.
Do
podstawowych,
najczęściej
wymienianych
czynników
kształtujących strukturę organizacyjną należą:
rodzaj realizowanych celów firmy (stopień trudności, stopień ważności, stopień powtarzalności, skala realizowanych celów, rodzaj realizowanych celów
wizja organizacyjna firmy (docelowa struktura organizacyjna)
kwalifikacje i cechy osobowości kadry kierowniczej
kwalifikacje i cechy osobowości pozostałych pracowników
stopień zmienności otoczenia firmy
stopień dostępności zasobów (finansowych, rzeczowych, kadrowych itp.)
stopień zagrożenia ze strony konkurencji
wzorce stosowane w najlepszych firmach krajowych i zagranicznych
obowiązujące przepisy organizacyjno-prawne
tradycja i zwyczaje panujące w firmie (np. w zakresie nazewnictwa komórek)
poziom kultury organizacyjnej
klimat organizacyjny panujący w firmie
układy panujące w firmie,
uzależnienie firmy od zewnętrznych ośrodków władzy (lokalnych i centralnych) dr Przemysław Wołczek
wykład: Zarządzanie
WSB Wrocław
14
7
2008-10-03
LITERATURA
1.
W. Wudarzewski (red.), Materiały pomocnicze do przedmiotu „Podstawy zarządzania”, WSB we Wrocławiu, Wrocław 2006.
dr Przemysław Wołczek
wykład: Zarządzanie
WSB Wrocław
15
8