Księgowość Małej Firmy. Fragment

str. 1

Księgowość Małej Firmy. 2014r. Anna Jeleńska

7. Ksi

gowanie zakupów i wydatków

7.1. Towary
W rozumieniu przepisów o prowadzeniu podatkowej ksi

gi przychodów i rozchodów „towarami" s

towary

handlowe, materiały podstawowe i pomocnicze, półwyroby (półfabrykaty), wyroby gotowe, braki i odpady oraz
materiały przyj

te od zamawiaj

cych do przerobu lub obróbki, z tym

a)towarami handlowymi s

wyroby przeznaczone do sprzeda

y w stanie nieprzerobionym; towarami handlowymi s

równie

produkty uboczne uzyskiwane przy prowadzeniu działów specjalnych produkcji rolnej,

b)materiałami (surowcami) podstawowymi s

materiały, które w procesie produkcji lub przy

wiadczeniu usług staj

główn

substancj

gotowego wyrobu; do materiałów podstawowych zalicza si

równie

materiały stanowi

ce cz

ęść

składow

(monta

) wyrobu lub

le z wyrobem zł

czone (np. opakowania - puszki, butelki) oraz opakowania

wysyłkowe wielokrotnego u

ytku (np. transportery, palety), je

eli opakowania te nie s

rodkami trwałymi,

c)materiałami pomocniczymi s

materiały nieb

ce materiałami podstawowymi, które s

ywane w zwi

zku z

działalno

gospodarcz

i bezpo

rednio oddaj

wyrobowi swoje wła

ciwo

ci,

d)wyrobami gotowymi s

wyroby własnej produkcji, których proces przerobu został całkowicie zako

czony, wykonane

usługi, prace naukowo-badawcze, prace projektowe, geodezyjno-kartograficzne, zako

czone roboty, w tym tak

budowlane,
e)produkcj

niezako

czon

jest produkcja w toku oraz półwyroby (półfabrykaty), to jest niegotowe jeszcze produkty

własnej produkcji, a tak

e wykonywane roboty, usługi przed ich uko

czeniem,

f)brakami s

nieodpowiadaj

ce wymaganiom technicznym wyroby własnej produkcji, całkowicie wyko

czone b

doprowadzone do okre

lonej fazy produkcji; brakami s

równie

towary handlowe, które na skutek uszkodzenia lub

zniszczenia w czasie transportu b

magazynowania utraciły cz

ęś

ciowo sw

pierwotn

warto

ść

g)odpadami s

materiały, które na skutek procesów technologicznych lub na skutek zniszczenia albo uszkodzenia

utraciły całkowicie sw

pierwotn

warto

ść

ytkow

7.2. Koszty uzyskania przychodu
Podatnik uprawniony jest do zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów tylko i wył

cznie tych wydatków,

które maj

zwi

zek z prowadzon

przez niego działalno

gospodarcz

, gdy istnieje bezpo

redni (niekiedy

potencjalny,

lecz

wiarygodnie

uprawdopodobniony)

zwi

zek

przyczynowy

pomi

dzy

poniesieniem

tych

wydatków, a uzyskaniem przychodów. Dodatkowo, koszty te nie mog

figurowa

w negatywnym katalogu wydatków nie

uznawanych przez ustawodawc

za koszty uzyskania przychodów oraz s

we wła

ciwy sposób udokumentowane.

Wszystkie te przesłanki musz

spełnione ł

cznie, w przeciwnym bowiem razie dany wydatek nie zostanie

zakwalifikowany jako koszt uzyskania przychodów dla celów podatkowych. Ponadto, wydatki zaliczone przez podatnika
do kosztów uzyskania przychodów musz

mie

charakter ostateczny, co oznacza,

e nie mog

w jakikolwiek sposób

podatnikowi zwrócone (zrefundowane).
Odno

nie okre

lenia momentu, w którym koszt podatkowy uwzgl

dnia si

w ksi

gach podatkowych, wyró

kilka przypadków w zale

ci od sposobu rozlicze

podatku lub sytuacji szczególnej:

1) podatnicy b

cy osobami fizycznymi prowadz

cy ksi

gi przychodów i rozchodów w zasadzie rozliczaj

koszty

podatkowe tzw. metod

kasow

(o której mowa w art. 22 ust. 4 ustawy z o podatku dochodowym od osób fizycznych);

zatem poniesione przez nich koszty podatkowe s

potr

cane w tym roku podatkowym, w którym zostały poniesione.

Przez poniesienie kosztu rozumie

nale

y moment wystawienia faktury (rachunku) lub innego dokumentu stanowi

cego

podstaw

cia kosztu (art. 22 ust. 6b). „Poniesienie kosztu" dla celów podatkowych nie jest zatem równoznaczne z

uregulowaniem zobowi

zania (np. poprzez zapłat

czy potr

cenie).

2) metod

memoriałow

rozliczania kosztów podatkowych w czasie stosuj

podatnicy b

cy osobami fizycznymi i

prowadz

cy ksi

gi rachunkowe (według art. 22 ust. 5-5d ustawy z o podatku dochodowym od osób fizycznych) oraz

podatnicy b

cy osobami prawnymi. T

metod

rozliczania kosztów (zgodnie z art. 22 ust. 6 ustawy o podatku

dochodowym od osób fizycznych ) mog

jednak równie

wybra

dobrowolnie podatnicy b

cy osobami fizycznymi

prowadz

cy podatkow

ksi

przychodów i rozchodów, pod warunkiem jednak,

e stale w ka

dym roku podatkowym

prowadzone przez nich ksi

gi b

umo

liwiały wyodr

bnienie kosztów odnosz

cych si

do danego roku podatkowego.

W przypadku tej drugiej metody o momencie uwzgl

dnienia kosztu podatkowego w rachunku podatkowym decyduje

zaliczenie go do jednej z poni

szych grup:

a)tzw. kosztów bezpo

rednich (a dokładniej kosztów bezpo

rednio zwi

zanych z przychodami) albo

b)tzw. kosztów po

rednich (konkretnie kosztów innych ni

kosztów bezpo

rednio zwi

zanych z przychodami).

Zgodnie z art. 22 ust. 5 u.p.d.o.f. oraz art. 15 ust. 4 u.p.d.o.p., koszty bezpo

rednie potr

cane s

co do zasady w roku

podatkowym, w którym osi

gni

te zostały odpo-wiadaj

ce im przychody. Dopóki zatem podatnik nie odnotuje przychodu

podatkowego, z jakim zwi

zany jest poniesiony wydatek, dopóty musi wstrzyma

z uwzgl

dnieniem tego wydatku w

rachunku podatkowym.
Natomiast koszty po

rednie (zgodnie z art. 22 ust. 5c u.p.d.o.f. i art. 15 ust. 4d u.p.d.o.p.) potr

cane s

w dacie ich

poniesienia, a je

eli dotycz

okresu dłu

szego ni

rok podatkowy, wówczas stanowi

koszt danego roku w cz

ęś

ci, w

jakiej dotycz

danego roku; je

li za

nie jest mo

liwie okre

lenie, jaka ich cz

ęść

dotyczy danego roku - stanowi

koszty

proporcjonalnie do długo

ci okresu, którego dotycz

Rozgraniczenie kosztów na te dwie grupy ma zatem decyduje o momencie, w którym koszty zostan

uwzgl

dnione w

rozliczeniu podatkowym. Niekiedy bardzo trudne jest rozstrzygniecie, czy dany koszt jest kosztem bezpo

rednim, czy te

kosztem po

rednim. Zasadniczo uznaje si

, i

eli do danego kosztu da si

przyporz

dkowa

konkretny strumie

przychodów, to taki koszt jest kosztem bezpo

rednim; w przeciwnym za

wypadku - jest kosztem po

rednim.

str. 2

Przy memoriałowej metodzie rozliczania kosztów podatkowych w czasie przez „dzie

poniesienia kosztu" (zgodnie z art.

22 ust 5d ustawy o p.d.o.f. oraz art. 15 ust. 4e ustawy o p.d.o.p.) nie rozumie si

dnia faktycznego poniesienia jego

ęż

aru, ale dzie

, na który uj

to ten koszt w ksi

gach podatkowych, tj. kiedy zaksi

gowano go na podstawie otrzymanej

faktury b

innego dokumentu, za wyj

tkiem sytuacji, gdy dotyczyłoby to uj

tych jako koszty rezerw albo biernych

rozlicze

dzyokresowych kosztów.

Zdarzaj

c sytuacje, gdy podatnik ma prawo do zaliczenia danego wydatku do kosztów podatkowych jeszcze

zanim upłynie termin płatno

ci nale

ci (dotyczy to zwłaszcza kosztów po

rednich). Je

eli podatnik skorzysta z tego

prawa, a jednocze

nie upłyn

terminy graniczne okre

lone w art. 15b ustawy o p.d.o.p. czy w art. 24d ustawy o p.d.o.f.,

to podatnik zobowi

zany b

dzie do dokonania korekty kosztów uj

tych ju

w rachunku podatkowym.

Istotne jest, aby w zakresie tych wydatków by

konsekwentnym co do terminu ich potr

cania, a co za tym idzie - sposobu

ich ksi

gowania, ustawodawca dopuszcza bowiem w tym zakresie niejako dwie metody (nale

y przy tym pami

wybór ten dotyczy - z pewnymi wyj

tkami - zdarze

ewidencjonowanych w kolumnach 12 i 13 ksi

gi).

Zasadniczo, koszty uzyskania przychodów potr

cane s

tylko w tym roku podatkowym, w którym zostały poniesione -

konsekwencj

przyj

cia tej zasady jest ksi

gowanie wszystkich wydatków (poza zakupem towarów handlowych oraz

materiałów podstawowych) w dacie poniesienia wydatku (tzw. „zasada kasowa"). Momentem poniesienia kosztu dla
podatników, którzy wybrali t

metod

, jest dzie

wystawienia faktury, rachunku lub innego dowodu, stanowi

cego

podstaw

do zaksi

gowania kosztu (art. 22 ust. 6b ustawy o PIT). Jest to tzw. „metoda uproszczona".

Z drugiej strony ustawodawca dopuszcza, by koszty uzyskania przychodów potr

cane były tylko w tym roku

podatkowym, którego dotycz

, a zatem tak

e koszty uzyskania poniesione w latach poprzedzaj

cych rok podatkowy,

lecz dotycz

ce przychodów roku podatkowego oraz okre

lone co do rodzaju i kwoty koszty uzyskania, które zostały

zarachowane, chocia

ich jeszcze nie poniesiono, je

eli odnosz

do przychodów danego roku podatkowego, chyba

e zarachowanie ich nie było mo

liwe (w tym wypadku s

one potr

cane w roku, w którym zostały poniesione). Je

zatem podatnik stale - w ka

dym roku podatkowym - prowadzi

dzie ksi

gi w sposób umo

liwiaj

cy wyodr

bnienie

kosztów uzyskania odnosz

cych si

tylko do tego roku podatkowego - to mo

e ksi

gowa

te wydatki (równie

z pewnymi

wyj

tkami) w dacie wystawienia faktury lub rachunku (tzw. „metoda memoriałowa"). Przy metodzie memoriałowej

moment uj

cia kosztów w ksi

dze przychodu i rozchodu uzale

niony jest od rodzaju poniesionego kosztu. Koszty zostały

tu podzielone na dwa rodzaje: bezpo

rednio i po

rednio zwi

zane z przychodami. Zgodnie z art. 22 ust. 5 ustawy o

podatku dochodowym od osób fizycznych, koszty uzyskania bezpo

rednio zwi

zane z przychodami podlegaj

potr

ceniu w roku podatkowym, w którym osi

gni

te zostały odpowiadaj

ce im przychody. Je

eli koszty te zostały

poniesione po zako

czeniu roku, a dotyczyły przychodów roku ubiegłego, to do dnia zło

enia zeznania podatkowego (do

upływu terminu zło

enia tego zeznania) powinny by

zaliczone do kosztów roku ubiegłego. Gdyby jednak koszty te

zostały poniesione po dniu zło

enia zeznania, to powinny by

potr

cone w roku podatkowym nast

puj

cym po roku, za

który jest składane zeznanie. Koszty po

rednio zwi

zane z przychodami nale

y uj

ąć

w podatkowej ksi

dze przychodu i

rozchodu w dacie ich poniesienia. Je

eli koszty te dotycz

okresu przekraczaj

cego rok podatkowy i nie jest mo

liwe

okre

lenie, jaka ich cz

ęść

dotyczy danego roku podatkowego, to nale

y rozliczy

je proporcjonalnie do okresu, którego

dotycz

(art. 25 ust. 5c ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych).

Koszty zakupu materiałów ujmuje si

w ksi

dze przychodów i rozchodów niezwłocznie po ich otrzymaniu, najpó

niej

przed przekazaniem do magazynu, przerobu lub sprzeda

y. Je

eli materiały lub towary zostały otrzymane wraz z

faktur

, to wpisu dokonujemy na podstawie faktury.

li towary trafiły do firmy przed otrzymaniem faktury, nale

y sporz

dzi

opis towaru i na tej podstawie dokona

wpisu

do ksi

gi zakupu towarów. Nie mo

emy natomiast zaksi

gowa

pod dat

wystawienia faktury, je

eli nie otrzymali

jeszcze zakupionego towaru.
Zakup ten powinien by

wpisany do ksi

gi pod dat

otrzymania towaru.

UWAGA !!
Moment zaliczenia do kosztów niektórych wydatków jest niezale

ny od daty wystawieni a dowodu poniesienia wydatku,

do nich nale

żą

►

wynagrodzenia z tytułu umów o prac

, zlecenia, umów o dzieło, zasiłków chorobowych wypłacanych przez zakład

pracy zaliczane w koszty w momencie dokonywania faktycznej ich wypłaty (art. 23 ust. 1 pkt 55 ustawy o PIT);

►

składki, na ubezpieczenie społeczne w cz

ęś

ci finansowanej przez pracodawc

oraz składki na fundusz pracy oraz

fundusz gwarantowanych

wiadcze

pracowniczych - ksi

gujemy w momencie dokonania ich zapłaty (art. 23 ust. 1 pkt

55a i art. 23 ust. 3d ustawy o PIT);

►

równowarto

ść

odpisów na fundusz

wiadcze

socjalnych pod dat

przekazania

rodków na rachunek funduszu (art. 23

ust. 1 pkt 7 ustawy o PIT);

Kup książkę