SerwisKadrowego.pl
www.serwiskadrowego.pl
Jak obliczyć wynagrodzenie za urlop
wypoczynkowy
W myśl art. 172 Kodeksu pracy, za czas urlopu wypoczynkowego pracownikowi
przysługuje wynagrodzenie, jakie by otrzymał, gdyby w tym czasie pracował. Przy jego
kalkulowaniu uwzględniamy zarówno stałe jak i zmienne składniki pensji (z pewnymi
wyłączeniami).
Szczegółowe zasady obliczania wynagrodzenia urlopowego odnajdziemy w rozporządzeniu
Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania
urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu
pieniężnego za urlop.
Mimo, iż ww. akt prawny obowiązuje już od wielu lat i nie był on zbyt często nowelizowany, to
odpowiedź na pytanie jak obliczyć wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy nie zawsze jest
oczywista.
Wyliczanie wynagrodzenie urlopowego można
podzielić na następujące etapy:
Etap 1.
Ustalenie tego, jakie składniki powinny wejść do podstawy urlopowej.
We wspomnianej podstawie uwzględnia się składniki płacy o charakterze stałym i zmiennym.
Pomija się jednak:
1. premie uznaniowe nieposiadające charakteru roszczeniowego, czyli np. premie inne niż
regulaminowe przyznawane swobodną decyzją pracodawcy (wyrok Sądu Najwyższego z 20
lipca 2000 r., sygn. akt I PKN 17/00, OSNP 2002/3/77);
2. należności wypłacone pracownikowi tytułem rekompensaty poniesionych przez niego
wcześniej wydatków, np.: ekwiwalenty za pranie i konserwację odzieży roboczej, diety i inne
należności przysługujące zatrudnionemu w związku z odbyciem podróży służbowej;
3. świadczenia pozapłacowe typu wartość zakwaterowania zapewnionego przez pracodawcę,
należności z zfśs czy pakiety medyczne finansowane przez zakład pracy,
SerwisKadrowego.pl
www.serwiskadrowego.pl
4. wynagrodzenie otrzymywane przez pracownika z innych źródeł niż stosunek pracy (wyrok Sądu
Najwyższego z 4 marca 2008 r., sygn. akt II PK 183/07);
5. składniki pensji należne za okresy dłuższe niż jeden miesiąc, premie kwartalne, półroczne,
roczne, wynagrodzenie za średniotygodniowe godziny nadliczbowe przy okresach
rozliczeniowych dłuższych niż miesiąc (składniki te wypłaca się w przyjętych terminach
wypłaty, przy czym okres urlopu jest traktowany na równi z okresem wykonywania pracy);
6. świadczenia wymienione w § 6 rozporządzenia urlopowego, czyli:
jednorazowe lub nieperiodyczne wypłaty za spełnienie określonego zadania bądź za określone
osiągnięcie,
wynagrodzenie za czas gotowości do pracy oraz za czas niezawinionego przez pracownika
przestoju,
nagrody jubileuszowe,
wynagrodzenie za czas urlopu wypoczynkowego, a także za czas innej usprawiedliwionej
nieobecności w pracy,
ekwiwalent pieniężny za urlop wypoczynkowy,
dodatkowe wynagrodzenie radcy prawnego z tytułu zastępstwa sądowego,
wynagrodzenie za czas niezdolności do pracy wskutek choroby lub odosobnienia w związku z
chorobą zakaźną,
kwota wyrównania do wynagrodzenia za pracę do wysokości minimalnego wynagrodzenia za
pracę,
dodatkowe wynagrodzenie roczne, należności przysługujące z tytułu udziału w zysku lub w
nadwyżce bilansowej oraz nagrody z zakładowego funduszu nagród,
odprawa emerytalna lub rentowa albo inne odprawy pieniężne.
SerwisKadrowego.pl
www.serwiskadrowego.pl
Ważny jest charakter danego składnika a nie
jego nazwa
Analizując to, który element płacowy wliczyć do podstawy urlopowej, a który nie, trzeba kierować
się charakterem określonego elementu płacowego, nie zaś stosowaną wobec niego nazwą. To
faktyczny charakter prawny danego składnika, wynikający z treści umowy o pracę lub z przepisów
płacowych decyduje, czy powinien on wpływać na wysokość wynagrodzenia urlopowego czy też
nie. W tym kontekście warto zwrócić uwagę na 3 wyroki Sądu Najwyższego:
o
z 22 września 2000 r., sygn. akt I PKN 33/00: „(…) Premia wypłacana co pewien czas za
okresy zróżnicowane co do ich długości, jest świadczeniem periodycznym, do którego nie ma
zastosowania wyłączenie przewidziane w § 6 pkt 1 rozporządzenia (…) w sprawie
szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania
wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (…)”;
o
z 21 września 2006 r., sygn. akt II PK 13/06: „Pracodawca, ustalając spełnienie przez
pracownika ocennych warunków przyznania świadczenia, dysponuje pewnym zakresem
swobody, lecz jeśli są to warunki konkretne i sprawdzalne, to świadczenie jest premią, a nie
nagrodą”;
o
z 5 grudnia 2016 r., sygn. akt III PK 30/16: „(…) świadczenie pieniężne nazwane w
zakładowych przepisach płacowych (albo w umowie o pracę) »premią uznaniową«,
wypłacane pracownikowi systematycznie, w regularnych odstępach czasu, za zwyczajne
wykonywanie obowiązków służbowych, a więc w szczególności za sumienne i staranne
wykonywanie pracy (art. 100 § 1 k.p.), w oderwaniu od przesłanek nagrody określonych w
art. 105 k.p., jest składnikiem wynagrodzenia za pracę (w szczególności wynagrodzenia
urlopowego), co oznacza, że pracownikowi przysługuje roszczenie o jego wypłatę (…)”.
Przykład składników wchodzących do podstawy urlopowej:
o
Wynagrodzenie zasadnicze (określone stałą stawką miesięczną lub stawką godzinową)
o
Premie regulaminowe miesięczne
o
Wynagrodzenie za dyżur
o
Dodatek za pracę w porze nocnej
o
Ryczałt za pracę w porze nocnej
o
Wynagrodzenie i dodatek za godziny nadliczbowe dobowe
SerwisKadrowego.pl
www.serwiskadrowego.pl
o
Ryczałt za nadgodziny
o
Prowizje
o
Dodatek stażowy
o
Dodatek motywacyjny
o
Dodatek za uciążliwe warunki pracy
o
Dodatek funkcyjny
o
Dodatek za znajomość języków obcych
o
Dodatek za pracę zmianową
o
Jednorazowy dodatek uzupełniający dla nauczycieli
o
Wynagrodzenie dla nauczyciela za zajęcia dydaktyczne, wychowawcze i opiekuńcze
wykonywane w dniu wolnym od pracy.
Przykład świadczeń pomijanych przy obliczaniu wynagrodzenia za urlop:
o
Premie regulaminowe za okresy dłuższe niż miesiąc
o
Nagroda jubileuszowa
o
Wynagrodzenie przestojowe
o
Odprawa pieniężna
o
Jednorazowe lub nieperiodyczne wypłaty za spełnienie określonego zadania bądź za określone
osiągnięcie
o
Wynagrodzenie i dodatek za godziny nadliczbowe średniotygodniowe (przy okresach
rozliczeniowych dłuższych niż miesiąc)
o
Nieodpłatne świadczenia na rzecz pracowników
o
Dofinansowanie zakwaterowania
o
Dodatek wyrównawczy
o
Składniki pensji wypracowane przez zespół pracowników
o
Wynagrodzenie chorobowe
o
Nagrody za ukończenie przez pracownika studiów lub szkoły
SerwisKadrowego.pl
www.serwiskadrowego.pl
o
Jednorazowe nagrody z okazji ślubu lub urodzenia się dziecka pracownika
o
Dodatkowe ubezpieczenie pracownika wyjeżdżającego w delegację zagraniczną
o
Dodatkowe wynagrodzenie radcy prawnego z tytułu zastępstwa sądowego
o
Dodatkowe wynagrodzenie roczne (tzw. trzynastka).
Etap 2.
Wyznaczenie średniej podstawy wynagrodzenia za urlop.
Składniki wynagrodzenia określone w stawce miesięcznej, w stałej wysokości przyjmujemy do
bazy obliczeniowej urlopu w wysokości przysługującej pracownikowi w miesiącu wykorzystywania
urlopu wypoczynkowego.
Składniki zmienne za okresy nie dłuższe niż 1 miesiąc uwzględniamy natomiast w przeciętnej
kwocie wypłaconej pracownikowi w okresie 3 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc
rozpoczęcia urlopu, a gdy są znaczne wahania między ich wysokością w poszczególnych
miesiącach (np. w przypadku składników zależnych od zjawisk związanych z tzw. sezonowością) –
w średniej kwocie wypłaconej w okresie nieprzekraczającym 12 miesięcy kalendarzowych
poprzedzających urlop.
Aby ustalić średnią podstawę ze składników zmiennych, ich sumę należy podzielić
przez ilość miesięcy, z których je uwzględniono.
Decydująca jest data wypłaty składnika, a nie
miesiąc, za jaki jest on należny
Jeśli pracodawca wypłaca wynagrodzenie za pracę do końca miesiąca, za który jest ono należne,
wówczas za podstawę wymiaru wynagrodzenia urlopowego ze składników zmiennych należy
przyjąć wynagrodzenie z trzech miesięcy poprzedzających miesiąc wykorzystywania urlopu. Licząc
przykładowo pensję za czas urlopu z lutego 2018 r. należy uwzględnić wynagrodzenie wypłacone
w listopadzie, grudniu oraz styczniu. Gdyby wynagrodzenie ulegało znacznym wahaniom wtedy
przyjęlibyśmy podstawę z okresu od lutego 2017 r. do stycznia 2018 r.
Jeżeli wypłata wynagrodzenia za dany miesiąc następuje w terminie do dziesiątego dnia miesiąca
następnego, podstawę wymiaru wynagrodzenia urlopowego ze zmiennych elementów płacy też
powinno stanowić wynagrodzenie z trzech miesięcy poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu.
Będą to jednak wynagrodzenia przysługujące za inne miesiące niż w przypadku, gdyby pensja
wypłacana była na koniec danego miesiąca. Tak więc, jeśli pracownik korzysta z urlopu w lutym
SerwisKadrowego.pl
www.serwiskadrowego.pl
2018 r., to w podstawie wymiaru wynagrodzenia urlopowego należy uwzględnić pensje wypłacone
w listopadzie, grudniu oraz styczniu, ale należne odpowiednio za październik, listopad i grudzień
2017 r. (przy dużych wahaniach płac byłoby to wynagrodzenie za okres od stycznia 2017 r. do
grudnia 2017 r.).
Pamiętajmy, że czasem niektóre miesiące pomijamy przy budowaniu podstawy
urlopowej.
Jeśli:
o
przez cały czas przyjęty do ustalenia podstawy wymiaru wynagrodzenia urlopowego
poprzedzający miesiąc wykorzystywania urlopu wypoczynkowego lub
o
przez okres krótszy, lecz obejmujący pełny lub pełne miesiące kalendarzowe,
pracownikowi nie przysługiwało wynagrodzenie o charakterze zmiennym, to przy ustalaniu tej
podstawy należy brać pod uwagę najbliższe miesiące, za które zmienne składniki były należne.
Wyłączanie z kalkulacji danego miesiąca i przyjmowanie w jego miejsce wcześniejszego miesiąca
powinno następować wyłącznie wtedy, kiedy brak wypłaty danego składnika wynagrodzenia był
wynikiem nieprzepracowania danego okresu, a nie utraty prawa do składnika z powodu np.
nieświadczenia pracy w nadgodzinach, zaniedbywania obowiązków pracowniczych albo niskiej
wydajności w pracy.
Jeśli przed rozpoczęciem korzystania z płatnego wypoczynku pracownik otrzymał
zmienne wynagrodzenie za okres krótszy niż przyjęty do ustalenia podstawy
wymiaru wynagrodzenia za urlop wypoczynkowy, wówczas podstawę urlopową stanowi
wynagrodzenie wypłacone za okres faktycznie przepracowany. Analogiczna reguła obowiązuje
przy osobach ze stażem poniżej 12 miesięcy, gdy wysokość przyznawanych im zmiennych
elementów pensji znacznie się waha.
Zmiany w płacy utrudniają wyliczenia
W praktyce nierzadko zdarza się, że zakłady pracy zmieniają podwładnym wysokość pensji czy
rodzaj przyznawanych składników płacy. Gdy dochodzi do takich zmian w składnikach pensji
branych pod uwagę przy wyliczaniu wynagrodzenia urlopowego (przyznanie lub zlikwidowanie
danego składnika) lub zmian ich wysokości w okresie, z którego ustala się podstawę wymiaru
wynagrodzenia urlopowego, wprowadzonych przed rozpoczęciem przez pracownika urlopu
SerwisKadrowego.pl
www.serwiskadrowego.pl
wypoczynkowego lub w miesiącu wykorzystywania tego urlopu, wówczas bazę obliczeniową należy
ustalić ponownie z uwzględnieniem tych zmian.
Etap 3.
Finalne skalkulowanie wynagrodzenia za urlop.
Celem obliczenia wynagrodzenia za urlop ze składników o charakterze stałym należy:
o
kwotę stałych elementów pensji przysługujących za okresy nie dłuższe niż miesiąc podzielić
przez nominalny czas pracy z miesiąca korzystania przez zatrudnionego z urlopu
wypoczynkowego;
o
uzyskaną stawkę pomnożyć przez liczbę godzin, jakie pracownik przepracowałby w czasie
urlopu w ramach normalnego czasu pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy,
gdyby w tym czasie nie korzystał z urlopu.
W praktyce pracodawcy często nie wykonują ww. przeliczeń i w miesiącu korzystania przez
pracownika z urlopu wypłacają stałe składniki w pełnej należnej wysokości.
Powyższe oznacza brak wyodrębniania wynagrodzenia urlopowego i ograniczenie się do
wypłacania pracownikowi stałych elementów płacy bez pomniejszania ich wysokości o
nieobecność urlopową pracownika.
Z kolei wyliczenie wynagrodzenia urlopowego ze zmiennych elementów pensji wymaga:
o
podzielenia sumy zmiennych składników płacy wypłaconej w okresie 3 lub maksymalnie 12
miesięcy poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu, przez liczbę godzin, w czasie których
pracownik świadczył pracę w okresie, z którego została ustalona podstawa urlopowa ze
zmiennych elementów pensji (do liczby godzin pracy zaliczamy tu wszystkie faktycznie
przepracowane godziny, a więc nie tylko godziny pracy świadczonej przez pracownika zgodnie z
obowiązującym go rozkładem czasu pracy, ale również m.in. nadgodziny oraz godziny
pełnionych dyżurów, w czasie których pracownik wykonywał pracę);
o
przemnożenia otrzymanej stawki przez liczbę godzin, które pracownik wypracowałby w czasie
urlopu w ramach normalnego czasu pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy,
gdyby w tym czasie nie korzystał z urlopu.
W sytuacji, gdy wynagrodzenie pracownika składa się zarówno z części stałej, jak i zmiennej,
wówczas wynagrodzenie urlopowe ustalamy według ww. zasad właściwych dla danej grupy
składników.
SerwisKadrowego.pl
www.serwiskadrowego.pl
Przy urlopie na przełomie miesięcy stosujemy tę
samą stawkę
Jeśli urlop wypoczynkowy przypada na przełom miesięcy (czyli urlop jest kontynuowany z
poprzedniego miesiąca bez dnia przerwy, lub po przerwie przypadającej na dni będące dla
pracownika wolnymi od pracy (np. niepracujące weekendy lub święta), wówczas nie ma potrzeby
ustalania podstawy urlopowej odrębnie dla każdego z tych miesięcy. W konsekwencji stawka
urlopowa ustalona z okresu 3 (lub maksymalnie 12) miesięcy poprzedzających miesiąc
rozpoczęcia urlopu, powinna być również zastosowana dla tej części urlopu, która rozpoczęta w
danym miesiącu jest kontynuowana w miesiącu kolejnym. Tak wynika z brzmienia § 8 pkt 1
rozporządzenia urlopowego, w myśl którego podstawę wymiaru wyliczeń ustalamy z miesięcy
poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu.
Przykład
Pełnoetatowy pracownik, wynagradzany prowizyjnie, korzystał z urlopu wypoczynkowego w
dniach od 26 lutego do 2 marca 2018 r. Jego pensja (wypłacana zawsze na koniec miesiąca,
którego dotyczy) za listopad i grudzień 2017 r. oraz styczeń 2018 r., wyniosła odpowiednio:
2905 zł, 2870 zł oraz 2950 zł. W miesiącach tych pracownik pracował łącznie z
nadgodzinami 472 godz.
W opisanej sytuacji, podstawa wynagrodzenia urlopowego powinna zostać skalkulowana z
miesięcy od listopada do stycznia, przez co wyliczona stawka godzinowa będzie taka sama dla
lutego i marca. Powinna ona zostać ustalona jak poniżej:
Krok 1. Ustalamy podstawę wynagrodzenia za czas urlopu: 2905 zł + 2870 zł + 2950 zł = 8725
zł.
Krok 2. Liczymy stawkę za godzinę: 8725 zł : 472 godz. = 18,49 zł.
Na koniec wyliczamy kwotę należną za urlop w poszczególnych miesiącach:
o
wynagrodzenie za urlop w lutym: 18,49 zł × 24 godz. urlopu = 443,76 zł;
o
wynagrodzenie za urlop w marcu: 18,49 zł × 16 godz. urlopu = 295,84 zł.
SerwisKadrowego.pl
www.serwiskadrowego.pl
Instrukcja „Jak obliczyć wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy” chroniona jest prawem
autorskim. Kopiowanie, rozpowszechnianie, przedruk i publikacja w jakiejkolwiek formie
(również elektronicznej) materiałów w niej zamieszczonych – bez zgody Autorów – jest
zabronione.
Autorzy instrukcji „Jak obliczyć wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy” nie odpowiadają za
jakąkolwiek szkodę wyrządzoną zastosowaniem lub brakiem zastosowania się do treści (w tym
wskazówek, przykładów, poglądów) zamieszczonych w tej instrukcji.