Gazeta Podatkowa nr 32 • 19.04.2007 r.
www.gazetapodatkowa.pl
10
Rachunkowość dla każdego
Porady eksperta
Z
arząd lub zarządca, któremu powierzono zarząd nieruchomością wspólną jest obo-
wiązany prowadzić dla każdej nieruchomości wspólnej, określoną przez wspólnotę
mieszkaniową, ewidencję pozaksięgową kosztów zarządu nieruchomością wspólną
oraz zaliczek uiszczanych na pokrycie tych kosztów, a także rozliczeń z innych tytułów
na rzecz nieruchomości wspólnej. Stanowi o tym art. 29 ust. 1 ustawy z dnia 24 czerwca
1994 r. o własności lokali (Dz. U. z 2000 r. nr 80, poz. 903 ze zm.).
Wspólnota mieszkaniowa aktualnie zwolniona jest z prowadzenia ksiąg rachunkowych
zgodnie z ustawą o rachunkowości (Dz. U. z 2002 r. nr 76, poz. 694 ze zm.). Nie mają także
do niej zastosowania uproszczone zasady określone w rozporządzeniu Ministra Finansów
z dnia 15 listopada 2001 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości dla niektórych
jednostek niebędących spółkami handlowymi, nieprowadzących działalności gospodarczej
(Dz. U. nr 137, poz. 1539 ze zm.).
Wspólnota może wybrać pozaksięgowy sposób prowadzenia rachunkowości, do któ-
rego zobowiązuje ją ustawa o własności lokali albo może też ustalić, że ewidencja
będzie prowadzona w sposób uproszczony, określony w rozporządzeniu Ministra
Finansów z dnia 15 listopada 2001 r. lub też może zdecydować, że księgi prowadzone
będą zgodnie z ustawą o rachunkowości. Decyzję w tej sprawie – w formie pisemnej
uchwały – powinien podjąć zarząd wspólnoty lub zebranie właścicieli lokali uwzględniając
wielkość wspólnoty mieszkaniowej (ilość budynków, lokali i liczbę właścicieli).
Należy zaznaczyć, że wspólnota mieszkaniowa, jako jednostka organizacyjna nie po-
siadająca osobowości prawnej, objęta jest przepisami ustawy o podatku dochodowym
od osób prawnych i zobowiązana jest do prowadzenia ewidencji rachunkowej, zgodnie
z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty),
podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy (art. 9 ust. 1
ustawy o pdop – Dz. U. z 2000 r. nr 54, poz. 654 ze zm.).
Wspólnota mieszkaniowa ma obowiązek w prowadzonej ewidencji uwzględnić wszystkie
przychody osiągnięte i koszty poniesione w roku podatkowym, którym jest rok kalenda-
rzowy. Ewidencja może być prowadzona w postaci rejestrów, w formie księgi wiązanej,
zwanej „amerykanką” lub też w inny sposób. Niezależnie od sposobu prowadzenia ewiden-
cji przez wspólnotę, ewidencja ta powinna być prowadzona odrębnie dla każdej wspólnoty
w sposób zapewniający uzyskanie niezbędnych danych do oceny prowadzonej przez nią
działalności.
Zgodnie z art. 30 ustawy o własności lokali, zarząd lub zarządca, któremu zarząd nie-
ruchomością wspólną powierzono, obowiązany jest składać właścicielom lokali roczne
sprawozdanie ze swojej działalności oraz zwoływać zebranie ogółu właścicieli co najmniej
raz w roku, nie później niż w pierwszym kwartale każdego roku. Przedmiotem zebrania
powinno być m.in.:
- uchwalenie rocznego planu gospodarczego zarządu nieruchomością wspólną i opłat
na pokrycie kosztów zarządu,
- ocena pracy zarządu lub zarządcy,
- sprawozdanie zarządu i podjęcie uchwały w przedmiocie udzielenia mu absoluto-
rium.
Zatem na dzień kończący rok kalendarzowy księgi wspólnoty mieszkaniowej należy
zamknąć i sporządzić sprawozdanie finansowe. W sprawozdaniu tym należy wykazać
wielkość osiągniętych przychodów i poniesionych kosztów, stan należności i zobowiązań
wspólnoty oraz stan środków pieniężnych znajdujących się na rachunku bankowym.
Przychody wspólnoty mieszkaniowej
Podstawowym źródłem przychodów wspólnoty mieszkaniowej są określone w art. 15
ust. 1 ustawy o własności lokali zaliczki w formie opłat bieżących wnoszone przez właś-
cicieli lokali na pokrycie kosztów zarządu nieruchomości wspólną. Zaliczki te płatne są
z góry do dnia 10. każdego miesiąca. Wielkość tych opłat powinna uwzględniać rzeczywi-
ste koszty za poprzedni rok kalendarzowy powiększone o przewidywany wzrost w roku,
na który są ustalane.
Wspólnoty mieszkaniowe bardzo często wyodrębniają – na podstawie uchwały pod-
jętej przez właścicieli lokali – fundusz remontowy. Wpłaty dokonywane na ten fundusz
zwiększają przychody wspólnoty mieszkaniowej – jest to drugie podstawowe źródło
przychodów wspólnoty mieszkaniowej. Do wpłat na fundusz remontowy może być
w ciągu roku stosowana zasada kasowa, jednak na koniec roku należy uwzględnić w pro-
wadzonej ewidencji wszystkie przychody wspólnoty z tego tytułu, czyli wykazać także
te należne kwoty, choćby nie były jeszcze zapłacone przez właścicieli lokali (zgodnie
z zasadą memoriału).
Kolejną grupę przychodów wspólnoty mieszkaniowej, wpływającą na wynik finansowy
wspólnoty, stanowią pożytki i inne przychody z nieruchomości wspólnej, tj. w szczególno-
ści: czynsze z najmu części wspólnych, przychody ze sprzedaży nieruchomości wspólnej,
otrzymane odszkodowania z tytułu ubezpieczenia nieruchomości wspólnej za szkody spo-
wodowane zdarzeniami losowymi, otrzymane odsetki bankowe lub za zwłokę, przychody
ze sprzedaży składników majątku wspólnoty mieszkaniowej. Zgodnie z art. 12 ust. 2 ustawy
o własności lokali, pożytki i inne przychody z nieruchomości wspólnej służą pokrywaniu
wydatków związanych z jej utrzymaniem, a w części przekraczającej te potrzeby przypadają
właścicielom lokali w stosunku do ich udziałów.
Koszty zarządu nieruchomością wspólną
W celu należytego utrzymania lokali, ich właściciele zobowiązani są do ponoszenia
wydatków na pokrycie kosztów zarządu nieruchomością wspólną. Zalicza się do nich
– zgodnie z art. 14 ustawy o własności lokali w szczególności: wydatki na remonty i bie-
żącą konserwację, opłaty za dostawę energii elektrycznej i cieplnej, gazu i wody, w części
dotyczącej nieruchomości wspólnej, oraz opłaty za antenę zbiorczą i windę, ubezpieczenia,
podatki i inne opłaty publicznoprawne, chyba że są pokrywane bezpośrednio przez właści-
cieli poszczególnych lokali, wydatki na utrzymanie porządku i czystości, wynagrodzenie
członków zarządu lub zarządcy.
Niezależnie od rodzaju prowadzonej ewidencji (księgowej bądź pozaksięgowej) wskazane
jest odrębnie ewidencjonować następujące rodzaje kosztów:
1)
opłaty za wodę i energię dotyczące części wspólnych – są to przede wszystkim
koszty zużycia wody ciepłej i zimnej, energii elektrycznej, gazu,
2)
wydatki na remonty i bieżącą konserwację – wydatki te w szczególności obejmować
będą wydatki na utrzymanie i remont dźwigów, domofonów, urządzeń sygnalizacyj-
no-alarmowych, koszty związane z wykonaniem przez obcych wykonawców usług
remontowych, wydatki na bieżącą konserwację i remonty, także wartość zakupionych
przez wspólnotę i zużytych w tym celu materiałów,
3) podatki i inne opłaty publicznoprawne – składają się na nie głównie: podatek od
nieruchomości, opłaty skarbowe, podatek od czynności publicznoprawnych i inne
opłaty o charakterze publicznoprawnym, kary i grzywny orzeczone w trybie admi-
nistracyjnym i karnym skarbowym,
4)
utrzymanie porządku i czystości – w tym m.in. wydatki za sprzątanie, wywóz śmieci
i innych odpadów, usługi dezynsekcji i deratyzacji,
5)
wynagrodzenia członków zarządu i zarządcy oraz ewentualne składki na ubez-
pieczenia społeczne i inne narzuty na wynagrodzenia,
6)
pozostałe koszty – można do nich zaliczyć wydatki inne niż wymienionej wyżej,
tj. opłaty za dozór nieruchomości wspólnej, opłaty i odsetki bankowe, odsetki z ty-
tułu zwłoki w spłacaniu zobowiązań, opłaty za telewizję kablową oraz inne wydatki
poniesione w związku z utrzymaniem nieruchomości wspólnej, np. równowartość
szkód spowodowanych zdarzeniami losowymi.
Ewidencja innych zdarzeń
Przedmiotem ewidencji – zarówno pozaksięgowej, jak i księgowej powinny być także:
1) operacje dokonywane za pośrednictwem rachunku bankowego, którego prowadzenie
dla każdej wspólnoty jest obligatoryjne,
2) rozrachunki z właścicielami lokali tworzącymi wspólnotę mieszkaniową, umożliwia-
jące określenie stanu zadłużenia lub wielkość nadpłaty,
3) rozrachunki w tytułu świadczeń wykonanych na rzecz wspólnoty,
4) rozrachunki z tytułu podatków, składek na ubezpieczenia społeczne i innych tytułów
publicznoprawnych.
Warto w tym miejscu przypomnieć, że do 31 grudnia 2006 r. dochód wspólnoty mieszka-
niowej był zwolniony od podatku w części przeznaczonej na cele związane z utrzymaniem
zasobów mieszkaniowych oraz wydatkowanej na rzecz członków na podstawie art. 17 ust. 1
pkt 4m ustawy o pdop w zakresie i na zasadach obowiązujących do 31 grudnia 2003 r. Przy
czym wolne od podatku dochodowego były dochody z wszelkich źródeł pod warunkiem
przeznaczenia ich i wydatkowania na cele wskazane w ww. przepisie.
Inaczej jest natomiast od 1 stycznia 2007 r. Począwszy od tego dnia na mocy art. 17 ust. 1
pkt 44 ww. ustawy wolne od podatku dochodowego są dochody uzyskane z gospodarki
zasobami mieszkaniowymi – w części przeznaczonej na cele związane z utrzymaniem
tych zasobów, z wyłączeniem dochodów uzyskanych z innej działalności gospodarczej niż
gospodarka zasobami mieszkaniowymi. Obecnie opodatkowaniu podlegać więc będą do-
chody z działalności gospodarczej, w tym m.in. z tytułu wynajmowanych przez wspólnotę
lokali użytkowych, powierzchni reklamowych na budynkach, itp.
Dodać należy, że nie wystąpi w 2007 r. obowiązek składania miesięcznych deklaracji
podatkowych CIT-2. Natomiast nadal istnieje obowiązek wpłacania zaliczek na podatek
dochodowy. Zauważmy, że wspólnoty mieszkaniowe spełniające definicję małego podat-
nika i rozpoczynające działalność w 2007 r. nie muszą wpłacać zaliczek co miesiąc. Takie
wspólnoty mieszkaniowe mogą wpłacać zaliczki w okresach kwartalnych.
Ewa Gruchot
Umowa przedwstępna i wpłata zaliczki
Dla potrzeb prowadzonej działalności gospodarczej zamierzamy nabyć
nieruchomość, tj. grunt wraz z budynkiem. Zawarliśmy w związku z tym
umowę przedwstępną. Jak należy ująć w księgach rachunkowych opłatę
notarialną poniesioną przez jednostkę w związku ze sporządzeniem tej
umowy oraz kwotę wpłaconej zaliczki?
Z pytania wynika, że jednostka zawarła notarialną umowę przedwstępną, zobowią-
zującą sprzedającego do przeniesienia własności nieruchomości. Umowa przedwstępna
stanowi swego rodzaju przyrzeczenie dokonania sprzedaży, która nastąpi dopiero
w momencie zawarcia umowy przenoszącej własność nieruchomości. W związku
z zawarciem umowy jednostka poniosła koszty, tj. opłatę notarialną. W tym miejscu
należy zaznaczyć, że opłata notarialna zwiększy wartość początkową nieruchomości
– jest bowiem elementem ceny nabycia zdefiniowanej w art. 28 ust. 2 ustawy o rachun-
kowości. Cena nabycia środka trwałego obejmuje ogół kosztów poniesionych przez
jednostkę za okres budowy, przystosowania i ulepszenia do dnia przyjęcia do uży-
wania, w tym m.in. koszt obsługi zobowiązań zaciągniętych w celu ich finansowania.
W księgach rachunkowych kupującego opłata notarialna powinna zostać ujęta jako
element ceny nabycia tego środka trwałego na koncie 08 „Środki trwałe w budowie”.
Zatem ujęcie opłaty notarialnej powinno przebiegać zapisem:
- Wn konto 08 „Środki trwałe w budowie”,
- Ma konto 10 „Kasa” lub konto 13 „Rachunek bieżący”.
Jednocześnie zawarta pomiędzy stronami umowa stała się podstawą do wpłaty przez
jednostkę zaliczki na poczet nieruchomości. Ewidencja w księgach rachunkowych
zapłaconej zaliczki z rachunku bieżącego jednostki może przebiegać zapisem:
- Wn konto 24 „Pozostałe rozrachunki”
(w analityce: Konto imienne sprzedawcy),
- Ma konto 13 „Rachunek bieżący”.
Jednostka po otrzymaniu faktury VAT wystawionej przez sprzedającego na kwotę
wpłaconej zaliczki powinna ująć ją w księgach rachunkowych zapisem:
a) kwota brutto:
- Wn konto 30 „Rozliczenie zakupu”,
- Ma konto 24 „Pozostałe rozrachunki”
(w analityce: Konto imienne sprzedawcy).
b) VAT naliczony podlegający rozliczeniu z urzędem skarbowym (niezaliczony
do ceny nabycia środka trwałego):
-
Wn konto 22 „Rozrachunki publicznoprawne”
(w analityce: VAT naliczony i jego rozliczenie),
- Ma konto 30 „Rozliczenie zakupu”.
Na koncie 30 „Rozliczenie zakupu” powstanie saldo po stronie Wn – do czasu nabycia
nieruchomości na własność – informujące o kwocie netto wpłaconej zaliczki.
A.B.
Prowadzenie ksiąg przez wspólnotę mieszkaniową