Podstawy zarządzania projektami

mgr inż. Jakub Sosin

PROJEKT

Złożone przedsięwzięcie o nowatorskiej koncepcji, służące realizacji określonego celu lub grupy celów.

Charakteryzuje go:

- twórczy charakter,

- znaczny stopień ryzyka i niepewności,

- ściśle określony proces realizacji.

Projekty i środki zarządzania nimi istnieją od zawsze (np. cuda

starożytnego świata).

W ostatnich latach zarządzanie projektami zostało uznane za odrębną gałąź zarządzania, kierującą się własnymi prawami, mającą własny zbiór procedur i technik.

TYPY PROJEKTÓW

INŻYNIERYJNE – mające na celu przetworzenie kapitału w obiekt

inżynieryjny (budowlę, konstrukcję, instalację itp.).

INWESTYCYJNE – mające na celu przetworzenie kapitału w majątek

produkcyjny firmy (przygotowanie i realizacja inwestycji a następnie jej użytkowanie, zwrot nakładów i osiągnięcie zysku).

ROZWOJOWE (PRODUKCYJNE) – związane z opracowaniem, wdrożeniem

i wprowadzeniem na rynek nowych produktów lub usług.

ORGANIZACYJNE (ZARZĄDCZE) – mające na celu opracowanie i wdrożenie zmian

w systemie zarządzania organizacją

i w funkcjonowaniu organizacji.

BIZNESOWE – mające na celu przeprowadzenie pewnego cyklu działań

w celu uzyskanie efektów ekonomicznych.

BADAWCZE – których celem jest poszerzenie zakresu dotychczasowej

wiedzy. Mogą, ale wcale nie muszą prowadzić do uzyskania efektów

ekonomicznych.

ZARZĄDZANIE PROJEKTEM

Ze względu na silne powiązanie pomiędzy działaniami, kosztami i efektami, w celu uzyskania optymalnej efektywności, nie wystarcza samo

wyodrębnienie projektu w systemie planowania.

Konieczne jest uchwycenie całości niezbędnych działań koncepcyjnych, planistycznych, wykonawczych i kontrolnych w jeden proces, przebiegający w odpowiednich ramach organizacyjnych.

Najczęściej konieczne jest powołanie specjalnej struktury organizacyjnej, wraz z wyodrębnionym zespołem ludzi.

CYKL ŻYCIA PROJEKTU

W procesie zarządzania projektem wyróżnia się cztery podstawowe etapy, tworzące CYKL ŻYCIA PROJEKTU :

- inicjalizacja (podjęcie) projektu,

- planowanie,

- realizacja,

- zamknięcie projektu.

INICJALIZACJA

Określenie CELU głównego.

Weryfikacja, czy jest:

- zgodny z celami organizacji,

- jasny (zrozumiały),

- ścisły (bliżej określony),

- osiągalny (realny),

- pożyteczny (uzasadniający wkład konieczny do jego realizacji),

- etyczny (usprawiedliwiający nakład sił i środków).

Budowa ZESPOŁU projektowego, czyli: powołanie kierownika projektu i grupy osób, które muszą:

- rozumieć cele projektu i być zaangażowani w jego osiągnięcie,

- być kompetentni i kreatywni,

- umieć pracować interdyscyplinarnie i zespołowo, wspierać się wzajemnie,

- przedkładać interesy zespołu nad własne

UMIEJSCOWIENIE zespołu projektowego w organizacji.

Stosuje się dwa podstawowe rozwiązania:

- powołanie ZP w ramach istniejących komórek organizacyjnych,

- struktura macierzowa tj. powiązanie stałych komórek funkcjonalnych z zespołami zadaniowymi (3 fazy: okazjonalna, trwała – nadgodziny oraz osoby z zewnątrz, stały element struktury – nowy podział zadań)

PLANOWANIE

Określenie, weryfikacja spójności CELÓW szczegółowych (cząstkowych).

Cele są ważne bo:

- zapewniają poczucie kierunku,

- wpływają na koncentrację wysiłków,

- wyznaczają plany i decyzje,

- pomagają w ocenie osiąganych postępów.

ROZDZIAŁ zadań na członków zespołu:

- wyodrębnienie działań merytorycznych i administracyjnych,

- określenie zakresów odpowiedzialności, kompetencji i uprawnień,

- określenie zasad komunikacji i wymiany informacji.

Określenie zapotrzebowania na ZASOBY wraz z określeniem kosztów ich pozyskania:

- dostęp do systemów informatycznych i banków informacji,

- dostęp do literatury i dokumentacji,

- dostęp do wiedzy chronionej.

HARMONOGRAM realizacji projektu:

- podział zadań na procesy (plany cząstkowe),

- połączenia planów cząstkowych w plan całościowy,

- obliczenie terminów realizacji poszczególnych procesów (wyznaczenie kamieni milowych),

- optymalizacja planu całościowego.

BUDŻET (preliminarz, kosztorys) projektu:

- przełożenie planowanych działań na wartości pieniężne,

- sporządzenie zestawienia wszystkich przewidywanych wydatków i

przychodów,

- umieszczenie kosztów w czasie,

- określenie elementów ryzyka (różnice kursowe, chwilowy brak płynności finansowej, itp.).

Zasady KONTROLI:

- kontrola sterująca, tj. umożliwiająca wykrywanie odchyleń od planu przed zakończeniem określonego etapu działań,

- prawidłowe zdefiniowanie kamieni milowych tj. momentów zakończenia czynności, które muszą być wykonane aby cały projekt był sukcesem.

Zasady ROZLICZANIA:

- określenie zasad i procedur związanych z odbiorem całości projektu lub jego części,

- określenie zasad rozliczania kosztów

pracy poszczególnych członków zespołu

(zwłaszcza w strukturze macierzowej),

- określenie zasad rozliczania kosztów wykorzystywania zasobów.

BARIERY i SPOSOBY ich eliminowania:

- określenie barier i trudności, na jakie może napotkać realizacja projektu,

- określenie sposobów i środków służących do przezwyciężenie trudności i pokonania barier.

REALIZACJA

Realizacja zaplanowanych działań merytorycznych i administracyjnych.

Koordynacja i bieżąca kontrola postępu prac i wykorzystania zasobów.

Logistyka.

Wdrażanie procedur obiegu dokumentów i informacji.

Prawidłowa gospodarka finansowa.

Motywowanie.

Eliminacja pojawiających się barier i zakłóceń.

Korygowanie nieprawidłowości.

Optymalizacja działań.

Działalność informacyjna.

Działalność promocyjna.

Sporządzanie sprawozdań cząstkowych.

Rozliczanie merytoryczne poszczególnych etapów projektu.

Rozliczanie finansowe poszczególnych etapów projektu.

Sporządzanie wniosków o płatności.

ZAMKNIĘCIE PROJEKTU

Przygotowania raportu końcowego prezentującego wyniki prac.

Przygotowanie i zebranie opinii i recenzji nt. przebiegu projektu.

Przekazanie efektów prac zleceniodawcom.

Ostateczne rozliczenie finansowe.

Zarchiwizowanie dokumentacji.

Informacja o zakończeniu projektu, promocja wyników (publikacja,

konferencja prasowa).

Literatura:

A.K. Koźmiński, W. Piotrowski – ZARZĄDZANIE TEORIA

I PRAKTYKA, Wydanie V zmienione – Wydawnictwo Naukowe PWN,

Warszawa 2004

Denis Lock – PODSTAWY ZARZĄDZANIA PROJEKTAMI – PWE, Warszawa

2003

J.A.F. Stoner, R.E. Freeman, D.R. Gilbert Jr – KIEROWANIE, Wydanie II zmienione – PWE, Warszawa 2001

Europejski Fundusz Społeczny w Polsce, poradnik dla beneficjentów 2

priorytetu ZPORR, wersja z dnia 30.09.2005r.