DOKUMENTY ORGANIZACJI są
sformalizowanym odzwierciedleniem
Wykład 4
zachodzących w niej procesów realnych, decyzji i działań, a w ich wyniku zmian majątkowych, organizacyjnych,
ANALIZA DOKUMENTÓW
osobowych itp.
1
2
INFORMACJE IDENTYFIKUJĄCE
PRZEDMIOT ANALIZY
DOKUMENT
OBIEG DOKUMENTÓW który uwzględnia:
• dane o wystawiającym (dział, stanowisko),
• przepisy prawne dotyczące zakładu oraz
• data wystawienia,
prowadzenia i przechowywania
• określenie adresata,
dokumentacji,
• określenie sprawy jaka jest przedmiotem dokumentu (nazwa dokumentu),
• przepisy dotyczące planowania i
sprawozdawczo
• wskazanie identyfikatora (np. liczba dziennika ści,
korespondencji),
• wymagania wewnętrzne organizacji,
• wskazanie osoby lub przedstawiciela
• system przekazu informacji (technologia).
jednostki wystawiającej dokument (podpis) 3
4
KLASYFIKACJE DOKUMENTÓW W
INNE CECHY DOKUMENTU
ORGANIZACJI
• wskazanie osób sprawdzających,
OBSZAR STOSOWANIA
kontrolujących i zatwierdzających dokument,
• dokumenty ogólne, stosowane
• wskazanie adresatów kopii
dokumentu,
przez różne jednostki organizacyjne,
• powołanie si
• dokumenty specjalistyczne
ę na inne dokumenty,
komórek organizacyjnych
• załączenia innych dokumentów itp.
5
6
1
KLASYFIKACJE DOKUMENTÓW cd
ZAKRES FUNKCJONALNY
MIEJSCE UTWORZENIA I PRZEZNACZENIA
•
dokumenty wewnętrzne: zarządu,
• dokumenty przychodzące z
magazynowe, finansowo-księgowe,
zewnątrz zakładu,
zaopatrzenia i zbytu, transportu i innych,
• dokumenty wychodzące na
•
dokumenty zewnętrzne: planowanie, zewnątrz zakładu,
sprawozdawczość,
• dokumenty wewnętrzne
7
8
KLASYFIKACJE DOKUMENTÓW cd
KLASYFIKACJE DOKUMENTÓW cd
ZAKRES FUNKCJONALNY
RELACJA DO DZIAŁAŃ
oraz
•
dokumenty rozliczenia z budżetem, z dostawcami i odbiorcami,
•
poprzedzające, zabezpieczające
procesy realne,
•
korespondencja z władzami
•
potwierdzające konkretne działania i administracyjnymi, politycznymi, z stany: dokumentacja magazynowa,
pracownikami itp.
kasowa, inwentaryzacyjna itp.
•
dokumentacji produkcyjna (własna i zewnętrzna).
9
10
KLASYFIKACJE DOKUMENTÓW cd
KLASYFIKACJE DOKUMENTÓW cd
RELACJA DO DZIAŁAŃ cd
SPOSÓB SPORZĄDZENIA
• na bazie wzorów (druków)
•
dokumentacja skutków czynności i
znormalizowanych, typowych,
działań, dokumentacja zbiorcza,
stosowanych w całym kraju,
syntezy i analizy,
• na bazie wzorów (druków)
•
dokumentacja sprawozdawcze,
wewnętrznych zakładu,
informacyjna itp.
• dokumenty opracowywanych
jednorazowo (np. korespondencja).
11
12
2
KLASYFIKACJE DOKUMENTÓW cd ZAWARTOŚĆ INFORMACYJNA
(NAJWAŻNIEJSZA KLASYFIKACJA)
PROCEDURA FORMALNA
WYSTAWIANIA I OBIEGU
• ILOŚCIOWE (raporty, rejestry), DOKUMENTU
• JAKOŚCIOWE (notatki, instrukcje, regulaminy, informacje na tablicy ogłoszeń).
13
14
PROCEDURA OBIEGU CD
PROCEDURA OBIEGU Faza I. CD
Faza I.
1. Wystawienie (wypisanie).
Tworzenie dokumentu i nadanie
2. Sprawdzenie dokumentu pod
mu mocy obowiązującej.
względem formalnym.
3. Sprawdzenie dokumentu pod
względem merytorycznym.
4. Sprawdzenie pod względem
rachunkowym.
5. Zatwierdzenie dokumentów.
15
16
PROCEDURA OBIEGU CD
PROCEDURA OBIEGU Faza II CD
Faza II.
1. Weryfikacja zapisów w dokumencie z danymi rzeczywistymi.
Cyrkulacja dokumentu i
2. Realizacja bądź odmowa realizacji dystrybucja jego kopii
czynności lub działań wymienianych w dokumencie.
3. Potwierdzenie lub potwierdzenia wykonania czynności.
4. Rozdział kopii potwierdzonych
dokumentów według ich przeznaczenia.
17
18
3
PROCEDURA OBIEGU Faza III CD
Faza III.
1. Odnotowanie realizacji czynności określonych w dokumencie.
Gromadzenie,
2. Oryginał dokumentu lub jego kopie stają się załącznikami do innego dokumentu.
przechowywanie i
3. Odłożenie dokumentu do akt (dokument nie likwidacja dokumentu.
jest załącznikiem do innego dokumentu).
4. Składowanie (przechowywanie) dokumentów w poszczególnych jednostkach i w archiwum.
5. Likwidacja dokumentów po obowiązkowym okresie ich przechowywania.
19
20
ZASADY ANALIZY
ZASADY ANALIZY DOKUMENTÓW
DOKUMENTÓW
ILOŚCIOWYCH
Formularze
•
Zebrać wzory wszystkich typów formularzy DOKUMENTY ILO
dokumentów stosowanych w organizacji ŚCIOWE
(zarówno oficjalnych jak i nie)
•
Sklasyfikować dokument
•
Sporządzić opis ZAWARTOŚCI
INFORMACYJNEJ dokumentu: pola i grupy pól danych, ich nazwy, zakresy i format wartości, interpretacja itp.
21
22
ZASADY ANALIZY DOKUMENTÓW
ZASADY ANALIZY DOKUMENTÓW
ILOŚCIOWYCH cd
ILOŚCIOWYCH cd
Dokumenty wypełnione
Formularze cd
• kompletno
•
Spisa
ść wypełniania,
ć zasady poprawnego
wypełniania i dystrybucji formularzy;
• rzeczywista dystrybucja kopii
•
Do wzorów pustych dołączyć wzory
dokumentu,
wypełnione i porównać wzorzec z
• występowanie "nieoficjalnych"
rzeczywistymi sposobami
formularzy wykorzystywanych
wypełnienia.
regularnie.
23
24
4
ZASADY ANALIZY DOKUMENTÓW
ZASADY ANALIZY DOKUMENTÓW
JKOŚCIOWYCH
ARCHIWALNYCH
•
Przeglądać dokumenty pod kątem
wyrażeń zawierających wskazówki,
•
Dokona
zasady realizacji działa
ć podziału danych na pewne
ń;
podklasy i wykonać krzyżowe
•
Przeglądać dokumenty pod kątem relacji porównania (analizy porównawcze)
my/organizacja - oni/klienci;
redukujące liczbę błędów (nieścisłości) .
•
Sporządzić listę powtarzających się w dokumentach wyrażeń określających to
•
Porównać raporty dotyczące tych
co dobre i złe;
samych zjawisk wykonane przez różnych
•
Zlokalizować, o ile występuje, rodzaj analityków zewnętrznych (lub przez
poczucia humoru.
kogoś z organizacji).
25
26
ZASADY ANALIZY DOKUMENTÓW
PRZYKŁADOWE RODZAJE
ARCHIWALNYCH CD
DOKUMENTÓW
•
Podanie
•
Zauważyć ewentualne tendencyjności
•
Wniosek
wynikające z decyzji o zachowaniu i/lub
•
Lista
zniszczeniu części raportów.
•
Skorowidz
•
Użyć innych metod np. wywiadów czy
•
Rejestr – Ewidencja
obserwacji dla uzupełnienia obrazu
•
Kartoteka
organizacji i zweryfikowania analiz
•
Protokół
porównawczych
•
Notatka służbowa.
27
28
Dokument jako
Dokument ilościowy
ściowy
cd.
…
…
29
30
5
Druk akcydensowy
Formularz własny
Oświadczam, że rezygnuję z towaru zakupionego w sklepie Tu-kup ponieważ: 31
32
6