Ewidencja transakcji przy uŜyciu kart płatniczych
Karty płatnicze są jedną z form rozliczeń bezgotówkowych z bankiem. W świetle art. 4 ust. 1 pkt 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Prawo bankowe (Dz. U. z 2002 r. nr 72, poz. 665 ze zm.) karta płatnicza oznacza kartę identyfikującą wydawcę i upowaŜnionego posiadacza, uprawniającą do wypłaty gotówki lub dokonywania zapłaty, a w przypadku karty wydanej przez bank lub instytucję ustawowo upowaŜnioną do udzielania kredytu
- takŜe do dokonywania wypłaty gotówki lub zapłaty z wykorzystaniem kredytu.
Karta płatnicza jest ponadto elektronicznym instrumentem płatniczym umoŜliwiającym:
• dostęp do środków pienięŜnych na odległość,
• dokonywanie operacji przy uŜyciu elektronicznych nośników informacji,
• elektroniczną identyfikację posiadacza niezbędną do dokonania operacji.
Zasady wydawania i uŜywania kart płatniczych oraz prawa i obowiązki stron umów o karty płatnicze zostały określone w ustawie z dnia 12 września 2002 r. o elektronicznych instrumentach płatniczych (Dz. U. nr 169, poz. 1385 ze zm.). Umowę o kartę płatniczą pomiędzy wydawcą a posiadaczem zawiera się w formie pisemnej. Wydanie karty następuje po zawarciu umowy o kartę płatniczą. Mocą zawartej umowy:
• wydawca karty płatniczej zobowiązuje się wobec posiadacza karty płatniczej do rozliczania operacji dokonanych przy uŜyciu karty płatniczej,
• posiadacz zobowiązuje się do zapłaty kwot operacji wraz z naleŜnymi wydawcy kwotami opłat i prowizji lub do spłaty swoich zobowiązań na rachunek wskazany przez wydawcę.
Ewidencja w księgach rachunkowych transakcji przy uŜyciu karty płatniczej odbywa się według zasad określonych dla innych rozliczeń bezgotówkowych. W przypadku transakcji wyraŜonych w walutach obcych mogą powstać róŜnice kursowe, wynikające z przyjęcia róŜnych kursów walut przy dokonywaniu zapisów w księgach, tzn.:
• średniego kursu ustalonego dla danej waluty przez NBP obowiązującego na dzień przeprowadzenia operacji (dzień wystawienia faktury, rachunku - dokumentujących zakup towarów i usług), chyba Ŝe w zgłoszeniu celnym lub innym wiąŜącym jednostkę dokumencie ustalony został inny kurs (zgodnie z art. 30 ust. 2 pkt 2 ustawy o rachunkowości),
• kursu sprzedaŜy waluty zastosowanego przez bank z dnia rozliczenia operacji - obciąŜenia rachunku bankowego posiadacza karty (zgodnie z art. 30 ust. 2 pkt 1 ustawy o rachunkowości).
Powstałe róŜnice kursowe, stosownie do art. 30 ust. 4 ustawy o rachunkowości, naleŜy odnieść na przychody lub koszty finansowe.
Ujęcie w księgach rachunkowych typowych transakcji związanych z płatnościami przy uŜyciu karty płatniczej przedstawiono na poniŜszych przykładach.
Przykład nr 1
Wypłata gotówki z bankomatu
ZałoŜenia
W lipcu 2005 r. spółka jawna "X" przy uŜyciu karty płatniczej pobrała z bankomatu do kasy gotówkę w łącznej kwocie: 10.000 zł. Prowizje za pobieranie gotówki w bankomacie - na podstawie lipcowych wyciągów bankowych - wyniosły łącznie: 60 zł.
Dekretacja
1. Pobranie gotówki z bankomatu i przyjęcie do kasy firmy, na podstawie dowodów wypłat
- w łącznej kwocie za lipiec 2005 r.:
10.000 zł
Wn konto 10 "Kasa",
Ma konto 13-9 "Środki pienięŜne w drodze".
2. WB - obciąŜenie rachunku bankowego kwotą pobranej gotówki na podstawie wyciągów
bankowych:
10.000 zł
Wn konto 13-9 "Środki pienięŜne w drodze",
Ma konto 13 "Rachunek bieŜący".
3. WB - prowizje pobrane od operacji związanych z wypłatą gotówki:
60 zł
Wn konto 40 "Koszty według rodzajów" lub konto zespołu 5
(w analityce: Usługi obce),
Ma konto 13 "Rachunek bieŜący".
Konto 10 "Kasa"
Konto 13 "Rachunek bieŜący"
1) 10.000
S.p.) X
10.000 (2
60 (3
Konto 40 "Koszty według rodzajów" (w analityce:
Konto 13-9 "Środki pienięŜne w drodze"
Usługi obce)
2) 10.000
10.000 (1
3) 60
10.000
10.000
Przykład nr 2
Zapłata kredytową kartą płatniczą za towary i usługi zakupione za granicą
ZałoŜenia
Spółka z o.o. z Gorzowa Wlkp. w lipcu 2005 r. oddelegowała pracownika w podróŜ słuŜbową do Niemiec. Pracownik w czasie podróŜy słuŜbowej dokonywał płatności za pomocą kredytowej karty.
Przedstawione do rozliczenia faktury opiewały na kwotę:
1) za posiłki w restauracji - faktura z dnia 4 lipca 2005 r.: 500 EUR,
po przeliczeniu według średniego kursu NBP: (500 EUR × 4,05 zł/EUR) =
2.025 zł,
2) za paliwo do samochodu - faktura z dnia 5 lipca 2005 r.: 100 EUR,
po przeliczeniu według średniego kursu NBP: (100 EUR × 4,08 zł/EUR) =
408 zł,
3) za nocleg w hotelu - faktura z dnia 5 lipca 2005 r.: 200 EUR,
po przeliczeniu według średniego kursu NBP: (200 EUR × 4,11 zł/EUR) =
822 zł,
4) razem wydatki opłacone kartą kredytową: 800 EUR =
3.255 zł.
Kurs sprzedaŜy banku z dnia 31 lipca 2005 r., tj. z dnia obciąŜenia rachunku bankowego w ostatnim dniu cyklu rozliczeniowego płatności dokonanych kartą: 4,14 zł/EUR.
Zgodnie z Zakładowym Planem Kont opłaty dokonywane kartą kredytową za granicą rozliczane są na koncie imiennym pracownika.
Spółka nie ma konta walutowego.
Dekretacja
1. Faktury wystawione przez podmioty zagraniczne za noclegi,
posiłki i paliwo (dla uproszczenia łącznie):
3.255 zł
Wn konto 40 "Koszty według rodzajów" lub konto zespołu 5,
Ma konto 23 "Rozrachunki z pracownikami"(w analityce: Konto imienne
pracownika).
2. WB - obciąŜenie rachunku bankowego płatnościami dokonanymi za pomocą karty
w ostatnim dniu cyklu rozliczeniowego - według kursu sprzedaŜy waluty stosowanego
w tym dniu przez bank (dla uproszczenia łącznie): (800 EUR × 4,14 zł/EUR) =
3.312 zł
Wn konto 23 "Rozrachunki z pracownikami"
(w analityce: Konto imienne pracownika),
Ma konto 13 "Rachunek bieŜący".
3. Zarachowanie róŜnic kursowych powstałych z rozliczenia operacji:
500 EUR × (4,14 zł/EUR - 4,05 zł/EUR) =
45 zł,
100 EUR × (4,14 zł/EUR - 4,08 zł/EUR) =
6 zł,
200 EUR × (4,14 zł/EUR - 4,11 zł/EUR) =
6 zł,
Razem:
57 zł
Wn konto 75-1 "Koszty finansowe",
Ma konto 23 "Rozrachunki z pracownikami"
(w analityce: Konto imienne pracownika).
Księgowania
Konto 23 "Rozrachunki z pracownikami" (w
Konto 13 "Rachunek bieŜący"
analityce: Konto imienne pracownik)
S.p.) X
3.312 (2
2) 3.312
3.255 (1
57 (3
3.312
3.312
Konto 40 "Koszty według rodzajów"
lub konto zespołu 5
Konto 75-1 "Koszty finansowe"
1) 3.255
3) 57
Dla lepszej kontroli rozliczeń dokonywanych kartą płatniczą jednostki mogą wprowadzić dodatkowe konto 24 "Pozostałe rozrachunki" (w analityce: Numer karty płatniczej, osoba, której powierzono kartę). Wówczas konta rozrachunków z dostawcami będą wykazywały poprawne salda. Jest to przydatne przede wszystkim na koniec okresu sprawozdawczego.