Błędy księgowe, które można za pomocą zestawienia obrotów i sald to np.:
• zaksięgowanie operacji tylko na jednym koncie,
• zaksięgowanie operacji na dwóch kontach, ale po tych samych stronach,
• zaksięgowanie innej kwoty operacji na jednym koncie i innej na drugim (tzw. czeski błąd),
• błędne sumowanie obrotów na kontach itp.
Jednak nie wszystkie błędy mogą być wykryte za pomocą tego zestawienia. Należą do nich:
• zaksięgowanie operacji na niewłaściwych kontach (ale po dwóch i po przeciwnych stronach),
• zaksięgowanie operacji po przeciwnych stronach niż należało (obciążenie konta, które należało uznać i odwrotnie – uznanie konta, które należało obciążyć),
• zaksięgowanie operacji w niewłaściwej kwocie, ale równej na obu kontach,
• zaksięgowanie operacji dwukrotnie lub jej pominięcie itp.
Stwierdzone błędy w księgowaniu można poprawić poprzez skreślenie błędnego zapisu (ale tak aby był on czytelny) i umieszczenie nad nim zapisu prawidłowego lub przeprowadzenie zapisu korygującego zwanego stornem.
Storno to sposób poprawiania błędów polegający na usunięciu wpływu błędnego zapisu na otrzymane liczby końcowe, bez dokonywania skreśleń. W tym celu dokonuje się zapisu stornującego, który całkowicie lub częściowo niweluje zapis błędny albo go uzupełnia.
Wyróżnia się dwa rodzaje storna:
1. storno czarne – polega na dokonaniu zapisu korygującego na tych samych kontach, na których dokonano zapisu błędnego, ale po przeciwnych stronach do zapisu błędnego. Kasa
Produkty gotowe
błędny zapis
1 000
1 000
1 000
1 000
storno czarne zupełne
Materiały
prawidłowy zapis
1 000
1 000
1
Zakupiono za gotówkę materiały na kwotę 1 000 zł. Mylnie zaksięgowano zwiększenie produktów.
Storno czarne częściowe - występuje, gdy błąd dotyczy tylko jednego konta. Wówczas eliminuje się mylny zapis wyłącznie na tym koncie.
Kasa
Produkty gotowe
Materiały
1 000
1 000
1 000
1 000
1 000
błędny zapis
storno czarne częściowe
Storno czarne, eliminując wpływ błędnego zapisu, umożliwia uzyskanie prawidłowego salda końcowego. Jednakże powoduje sztuczne zawyżenie obrotów na kontach objętych stornowaniem o kwoty błędnych zapisów stornujących.
Storno czarne może być stosowane w przypadku zaksięgowania operacji na właściwych kontach ale w wysokości innej niż faktyczna.
Np. wpłacono z kasy do banku 1 000 zł a mylnie zaksięgowano 5 000 zł.
Kasa
Rachunek bankowy
błędny zapis
5 000
5 000
5 000
5 000
storno czarne zupełne
prawidłowy zapis
1 000
1 000
lub w wypadku storna czarnego częściowego
Kasa
Rachunek bankowy
błędny zapis
4 000
5 000
5 000
4 000
storno czarne zupełne
wyksięgowanie nadwyżki
2
2. storno czerwone – polega na wykorzystaniu zapisu ujemnego. Zapis ten jest powtórzeniem zapisu błędnego (na tych samych kontach, po tych samych stronach), ale ze znakiem minus. Powoduje to anulowanie zapisu błędnego i gwarantuje poprawne saldo końcowe oraz obroty konta w faktycznej wysokości. Oznaczenie ujemnego charakteru zapisu w rachunkowości następuje przez użycie koloru czerwonego.
Rozrachunki
Rachunek bankowy
z dostawcami
błędny zapis
5 000
5 000
storno czerwone
5 000
5 000
Kredyty bankowe
prawidłowy zapis
5 000
5 000
Zaciągnięto kredyt bankowy, którym spłacono zobowiązania wobec dostawców na kwotę 5 000 zł. Mylnie zaksięgowano operację jako zapłatę z rachunku bankowego.
Podsumowując sposoby poprawy błędów księgowych
Rodzaj poprawki
Zasada stosowania
Przekreślenie błędnego zapisu i naniesienie poprawnego wraz z datą i 1. Korekta
popisem osoby upoważnionej.
2. Storno:
Zapis księgowy eliminujący wpływ błędnego zapisu.
Zapis stornujący dokonany po przeciwnych stronach kont objętych a). czarne zupełne
błędnym księgowaniem (z użyciem liczb dodatnich).
Zapis dokonany wyłącznie po przeciwnej stronie tego konta, na którym b). czarne częściowe
wystąpił błąd (z użyciem liczb dodatnich).
Powtórzenie błędnego zapisu, ale ze znakiem minus (wykorzystanie c). czerwone
liczb ujemnych).
3