Materiały dla studentów WSB Audyt Personalnych 28_02

Audyt Personalny

Aliki Jaworska
Dyrektor Personalny Parker Hannifin sp. z o.o.

Pojęcie Audytu

Słowo audyt pochodzi od łacińskiego „auditor”, czyli słuchacz, słuchający.

Audyt  to  system  rewizji  gospodarczej  i  doradztwa  ekonomicznego,  realizowany  przez
wyspecjalizowanych ekspertów. Jest on realizowany według określonych wzorców,  zaleceń i
standardów.

Na  rynku  moŜemy  spotkać  wiele  róŜnych  definicji  audytu.  Najbardziej    znaną  jest  definicja
zaproponowana przez Institute of Internal Auditors, zgodnie z tą definicją „audyt wewnętrzny
jest  niezaleŜną,  obiektywną  działalnością  o  charakterze  zapewniającym  i  doradczym,
prowadzoną  w  celu  wniesienia  do  organizacji  wartości  dodanej  i  usprawnienia  jej
funkcjonowania. Audyt wewnętrzny wspiera organizację   w  osiąganiu  wytyczonych  celów
poprzez  systematyczne  i  konsekwentne  działanie  słuŜące  ocenie  i  poprawie  efektywności
zarządzania ryzykiem, systemu kontroli oraz procesów zarządzania organizacją.”

Celami  audytu wewnętrznego są:

analiza zagroŜeń, przed którymi stoi dana organizacja

wyraŜanie opinii na temat skuteczności mechanizmów działania w badanej
organizacji,

dostarczanie na podstawie oceny systemu kontroli wewnętrznej informacji

potwierdzenie prawidłowości funkcjonowania organizacji.

Audyt personalny skupia się przede wszystkim

na audycie funkcji i procedur personalnych.

Audyt Personalny

Aliki Jaworska
Dyrektor Personalny Parker Hannifin sp. z o.o.

Funkcje i procedury personalne

Funkcja  personalna  to  zbiór  wszystkich  działań  odnoszących  się  do  pracowników,
nastawionych na osiąganie celów organizacji oraz  na zaspokajanie potrzeb pracowników.
Funkcje personalne tworzy się w przedsiębiorstwie w  oparciu o strategię firmy, jej wielkości,
jej obszary działalności i  wykreowaną  przez nią kulturę organizacyjną.

Podstawowe funkcje personalne:

administracja kadrowa

analiza sytuacji kadrowej i społecznej,

zatrudnienie

rekrutacja i dobór pracowników,

adaptacja zawodowa i integracja nowych pracowników

system oceniania pracowników

szkolenie pracowników,

motywowanie pracowników,

badanie efektywności pracy,

rotacja pracowników,

organizacja pracy,

zarządzanie wiedzą w organizacji,

komunikowanie się z pracownikami firmy,

współpraca ze związkami zawodowymi,

kształtowanie kultury organizacyjnej

Poziom

administracyjny

Jest to poziom typowo wykonawczy,
obejmujący prowadzenie dokumentacji
związanej z przyjęciem pracownika do pracy,
przebiegiem jego pracy i zwalnianiem
pracowników

Audyt Personalny

Aliki Jaworska
Dyrektor Personalny Parker Hannifin sp. z o.o.

Poziom

zarządzania

zaawansowanego

Obejmuje zarówno planowanie zatrudnienia,
jak i prowadzenie adaptacji zawodowej wraz
z budowaniem programów integracyjnych, a
takŜe prowadzeniem ocen okresowych – na
tym poziomie mamy do czynienia ze
ś

wiadomym umoŜliwianiem rozwoju

pracowników

Poziom

zarządzania

podstawowego

Oprócz spraw administracyjnych poziom ten
obejmuje zorganizowana rekrutację
pracowników (nabór i selekcja), stosowanie
prostych środków motywacji płacowej i
pozapłacowej oraz prowadzenie wybranych
szkoleń niezbędnych do sprawnego
przebiegu pracy

Audyt Personalny

Aliki Jaworska
Dyrektor Personalny Parker Hannifin sp. z o.o.

Procedury  personalne  są  efektem  końcowym  strategicznego  i  operacyjnego  zarządzania
zasobami  ludzkimi.  Rodzaje  procedur  personalnych  oraz  ich  ilość  są  uwarunkowane  przez
wielkość i charakter przedsiębiorstwa.

Coraz częściej precyzuje się wewnętrzne procesy obowiązujące w firmach i ujednolica się je
w formie kontrolowanych procedur. Nawet najbardziej złoŜone procedury, jak te, związane z
czasem  pracy,  wynagrodzeniem,  zasiłkami  socjalnymi,  szkoleniami  itd.,  są  ciągle
dostosowywane i ulegają zmianom w trakcie ich obowiązywania.

Podczas  cyklu  pracy  pracownika  w  duŜym  przedsiębiorstwie  na  stałe  lub  tymczasowo
aktywuje się przeciętnie ponad dwadzieścia procedur kadrowych w zakresie wolnych miejsc
pracy,  rekrutacji,  rozwoju  zawodowego,  szkoleń,  komunikacji  wewnątrz  firmy,
bezpieczeństwa i higieny pracy itd.


Obowiązujące  przepisy  i  regulaminy  podlegają  ciągłym  zmianom  i  dlatego  wymagają
aktualizacji  procedur  oraz  stałej  kontroli,  w  zaleŜności  o  warunków  wewnętrznych  i
zewnętrznych, w których funkcjonuje firma.


Przykłady procedur personalnych :

Procedura planowania zapotrzebowania na zasoby ludzkie.

Procedura szkoleń i rozwoju

Procedura ocen okresowych

Procedura zarządzania talentami

Procedura adaptacji zawodowej

Procedura rekrutacji i selekcji

Audyt Personalny

Aliki Jaworska
Dyrektor Personalny Parker Hannifin sp. z o.o.

Obszary i cele audytu personalnego

Jednym  z  głównych  źródeł  sukcesu  organizacji  na  rynku  jest  posiadany  przez  nią  kapitał
ludzki,  rozumiany  jako  ogół  wiedzy,  doświadczenia,  zdolności,  motywacji,  których
nośnikiem  są  zatrudnieni  w  niej  pracownicy.  Dlatego  teŜ  zasadniczym  wyzwaniem  staje  się
odpowiednie spoŜytkowanie tego kapitału, aby  przyczynił się do sukcesu organizacji.
Postęp  gospodarczy  dostrzegalny  dawniej  przez  stulecia  czy  dekady,  teraz  dokonuje  się  w
ciągu  lat.  Dokonuje  się  w  sposób  odczuwalny  we  wszystkich  krajach  i  we  wszystkich
dziedzinach Ŝycia. W kaŜdej organizacji ludzie są najbardziej skomplikowanym zasobem, są
jedynym  w  swoim  rodzaju  kapitałem  wymagających  stworzenie  swego  rodzaju    systemu
zarządzania, który będzie zawierał takŜe elementy kontroli.

Przedsiębiorstwa mogą funkcjonować bez audytu wewnętrznego, ale na  pewno w dłuŜszym
czasie  ich  działalność  nie  byłaby  skuteczna  bez  efektywnego  systemu  kontroli.  Dlatego
konieczne  jest  postrzeganie  systemu  kontroli  wewnętrznej  w  odpowiedniej  perspektywie,
gdyŜ  staje  się  on  we  współczesnych  organizacjach  warunkiem  koniecznym  do  sprawnego
zarządzania.  Dobre  zarządzanie  i  efektywne  kontrole  wewnętrzne  mogą  przyczynić  się  do
szybkiego i skutecznego reagowania na nieprzychylne warunki i mogą pomóc w ograniczaniu
ich  najgorszych  skutków.  Stąd  potrzeba  stworzenia  narzędzia,  które  wspomoŜe  osiągnięcie
przyjętego  przez  organizację  celu.  PoniewaŜ  pojęcie  audytu  jest  stosowane  w  róŜnych
obszarach  zarządzania  organizacją,  począwszy  od  finansów,  poprzez  marketing,  po
zarządzanie  zasobami  ludzkimi,  dlatego  zasadne  jest  określenie  tego  pojęcia  w  wymiarze
ogólnym, ale w odniesieniu do wnętrza organizacji.

Polityka personalna jest prowadzona po to, aby osiągnąć dwa równorzędne cele:

Cel ekonomiczny, związany z organizowaniem pracy w taki sposób, aby jak
najefektywniej wypracować oczekiwane wyniki ekonomiczne

Cel  socjalny,  związany  z  człowiekiem,  niezbędny  do  osiągnięcia  powyŜszego,
polegający  na  zaspokojeniu  indywidualnych  i  grupowych  potrzeb,  oczekiwań  i
aspiracji pracowników.

Powodem  podjęcia  działań  związanych  z  audytem  personalnym  jest  konieczność
permanentnego  doskonalenia  obszaru  zarządzania  zasobami  ludzkimi  w  kontekście
powyŜszych  dwóch  podstawowych  celi  personalnych,  jakie  ma  do  zrealizowania
przedsiębiorstwo.

Stąd  audyt  personalny  obejmować  powinien  zarówno  analizę  i  badanie  stanu  oraz  struktury
zatrudnienia,  jak  równieŜ  badanie  systemu  zarządzania  zasobami  ludzkimi  w  aspektach
funkcjonalnych,  instytucjonalnych i instrumentalnych.

Audyt Personalny

Aliki Jaworska
Dyrektor Personalny Parker Hannifin sp. z o.o.

Prace  w  zakresie  audytu  personalnego  powinny  opierać  się  na  ocenie  dokonanej  przez
audytora,  dotyczącej  ryzyka  istotnych  błędów  w  obszarze  zarządzania  zasobami  ludzkimi.
Sama ocena ryzyka stanowi technikę stosowaną do badania potencjalnych zadań audytu oraz
wyboru tych zadań, które są naraŜone na największe ryzyko. Ryzyko rozumiane jest tutaj jako
prawdopodobieństwo wystąpienia dowolnego zdarzenia, działania lub nawet braku działania,
którego  skutkiem  moŜe  być  powstanie  szkody  lub  teŜ,  co  częściej  zdarza  się  w  przypadku
sprawowania  funkcji  personalnej,  nie  osiągnięcia  wyznaczonych  celów  lub  niezrealizowanie
postawionych  zadań.  Jako  przykład  takiego  niepoŜądanego  zdarzenia  moŜna  wymienić  np.
podjęcie  błędnej  decyzji  personalnej  na  podstawie  nieprawdziwych,  nieaktualnych  lub
niepełnych informacji. Ograniczenie ryzyka, podniesienie efektywności zarządzania zasobami
ludzkimi  w  organizacji  jest  podstawowym  celem  audytu  personalnego.  Audyt  personalny
naleŜy  traktować  jako  narzędzie  usprawniania  praktyki  w  obszarze  zarządzania  zasobami
ludzkimi kaŜdej firmy, niezaleŜnie od jej wielkości czy branŜy, w której działa. Jest to efekt
postrzegania  kapitału  ludzkiego  w  organizacji  jako  kluczowego  czynnika  sukcesu  kaŜdej
firmy.

MoŜna wyróŜnić: audyty planowe i nadzwyczajne, audyty wewnętrzne i zewnętrzne, wstępne
i pogłębione, kompleksowe i wycinkowe.

Audyt  personalny  polega  na  zbadaniu  podstawowych  kwestii  związanych  z  prowadzeniem
spraw  pracowniczych  w  całym  przedsiębiorstwie.  Jego  podstawowym  celem  jest
uporządkowanie  i  usystematyzowanie  wewnętrznych  zasad  regulujących  przebieg  pracy  w
firmie. Drugim, równie waŜnym celem jest polepszenie jakości pracy działu kadr oraz analiza
strategii personalnej w przedsiębiorstwie.

Przeprowadzenie audyty personalne powinno przynieść wymierne efekty:

Podnieść poziom obsługi formalnoprawnej procesu pracy i zatrudniania

Poprawić system obiegu dokumentów

Udoskonalić i usprawnić procedury obowiązujące w firmie

Poprawić komunikację i obieg informacji

Wprowadzić standardy pracy

Udoskonalić procedury personalne, poprzez dostosowanie ich do aktualnej strategii
biznesowej, tj.

•

Procedury rekrutacji i selekcji

•

Procedury adaptacji zawodowej

•

Procedury szkoleń i rozwoju

•

Procedury wyznaczania celi zawodowych i dokonywania ocen okresowych

Audyt Personalny

Aliki Jaworska
Dyrektor Personalny Parker Hannifin sp. z o.o.

Audyt  moŜe  zawierać  większość  z  niŜej  wymienionych  modułów  czyli  jest  to  AUDYT
KOMPLEKSOWY  lub  ograniczyć  się  do  wybranych  modułów  najbardziej  potrzebnych  w
obecnej sytuacji firmy czyli jest to AUDYT SELEKTYWNY.

Funkcjonalność systemu administrowania personelem

Analiza spójności i kompletności stosowanych narzędzi ZZL

Funkcjonalność struktur organizacyjnych firmy

Specyfika mechanizmów informacyjno-komunikacyjnych w firmie

Integracja pracowników w firmie

Postawy pracownicze: przekonania i nastawienia pracowników wobec wybranych,
kluczowych elementów sytuacji i celów firmy

Diagnoza nastrojów pracowników i stopnia satysfakcji z pracy

Gotowość pracowników do zmian

Analiza potencjału pracowniczego

Selektywne audyty personalne mogą dotyczyć równieŜ specyficzne obszary, tj.:

Analizy czynników motywujących

Efektywność systemu ocen okresowych

Efektywność procesu analizy potrzeb szkoleniowych

Analizy tworzenia profilu kierownictwa przedsiębiorstwa

Analizy indywidualnego stylu kierowania i zarządzania

Badania konfliktowości w stosunkach między pracownikami

Badania wydajności pracy

Oceny kompetencji zawodowych

Cele w obszarze

zarz

dzania strategicznego

Cele w obszarze

„mi

kkiego” HR

Cele w obszarze

„twardego” HR

Cele w obszarze

zarz

dzania strategicznego

Cele w obszarze

„mi

kkiego” HR

Cele w obszarze

„twardego” HR

Audyt Personalny

Aliki Jaworska
Dyrektor Personalny Parker Hannifin sp. z o.o.

Główne cele audytu w obszarze „twardego” HR:

uporządkowanie i usystematyzowanie wewnętrznych zasad regulujących przebieg
pracy w firmie;

dostosowanie wewnętrznych zasad regulujących przebieg pracy w firmie;

dostosowanie istniejących wewnętrznych regulaminów i procedur do wymogów
prawa;

polepszenie  jakości  pracy  działu  kadr,  czyli  takie  zaplanowanie  pracy  komórki
kadrowej  w  przedsiębiorstwie,  aby  była  ona  sprawniejsza,  lepiej  odpowiadała
potrzebom  organizacji,  a  takŜe  była  racjonalna  pod  względem  kosztów  ponoszonych
przez organizację

Główne cele audytu w obszarze „miękkiego” HR :

diagnoza klimatu panującego w organizacji;

opisanie relacji i problemów, jakie widzą pracownicy

określenie potencjału pracowników, ich mocnych i słabych stron, wyłonienie liderów,
ocena pracy zespołowej;

opisanie klimatu panującego w organizacji;

zdiagnozowanie wszystkich problemów i trudności, jakie mają miejsce w firmie wraz
ze wskazaniami do pracy nad nimi.

W odniesieniu do strategicznych celów organizacji badamy:

czy firma ma odpowiedni poziom zatrudnienia (jako całość jak i na poziomie
poszczególnych komórek),

jak wyglądają oferowane pracownikom wynagrodzenia na tle konkurencji,

czy obecna struktura organizacyjna jest adekwatna do potrzeb,

jak odbywa się kontrola pracy,

jak zorganizowana jest praca działu kadr i jaki jest obieg dokumentów kadrowych,

jak  odbywa  się  rekrutacja  i  jakie  systemy  oraz  procedury  ZZL  działają  (np.  system
ocen  okresowych,  system  motywowania,  MBO,  system  zarządzania  kompetencjami,
system premiowania).

Audyt Personalny

Aliki Jaworska
Dyrektor Personalny Parker Hannifin sp. z o.o.

Audyt strategicznych obszarów personalnych

Audyt personalny przeprowadza się równieŜ w odniesieniu do strategicznych celi
personalnych wynikających bezpośrednio ze strategii biznesowej przedsiębiorstwa.

W szczególności audytowi podlegają:

wyniki finansowe i strategia personalna

efektywność systemu zarządzania zasobami ludzkimi

zarządzanie personalne.

Wyniki finansowe i Strategia Personalna

Przychody, koszty i zysk na pracownika

Zwrot z Inwestycji w Kapitał Ludzki (HC Return on Investment)

Strategia Personalna a rzeczywiste priorytety praktyki HR

Procesy i struktury departamentów personalnych

Statystyki liczby zatrudnionych

Efektywność systemu HR

Rekrutacja

Ź

ródła pozyskiwania Pracowników

Rekrutacja wewnętrzna i zewnętrzna

Koszt rekrutacji na zatrudnionego

Czas rekrutacji na zatrudnionego

Kryteria doboru Pracowników

Metody selekcji Pracowników

Wskaźnik efektywności rekrutacji

Wynagrodzenia

Koszty wynagrodzeń

Strategie wynagrodzeń

Metody kształtowania systemów
wynagrodzeń

Pozycja rynkowa w kontekście
wynagrodzeń

Tempo podwyŜek wynagrodzeń

Składniki uposaŜeń zmiennych

Koszt rekrutacji absolwentów

Świadczenia pozapłacowe

Szkolenia i rozwój

Szkolenia wprowadzające

Koszty szkoleń

Czas przeznaczony na szkolenia

Typy szkoleń

Szkolenia wewnętrzne i zewnętrzne

Ocena efektywności szkoleń

Zarządzanie talentami

Innowacje

Absencja i rotacja

Rotacja (fluktuacja) personelu

Powody rezygnacji i metody
monitorowania

Wskaźnik absencji

Wskaźnik poziomu motywacji i satysfakcji
personelu

Audyt Personalny

Aliki Jaworska
Dyrektor Personalny Parker Hannifin sp. z o.o.

Podsumowanie

Tak więc celami audytu personalnego są:

•

analiza zagroŜeń, przed którymi stoi dana organizacja oraz środowiska kontroli
wewnętrznej celem ustalenia programu audytu opartego na ocenie zagroŜeń,

•

wyraŜanie opinii na temat skuteczności mechanizmów kontrolnych w badanej
organizacji,

•

dostarczanie na podstawie oceny systemu kontroli wewnętrznej informacji

•

potwierdzających prawidłowość funkcjonowania organizacji.

Efektem  audytu  personalnego  powinien  być  plan  działań  ukierunkowanych  na  doskonalenie
praktyki  zarządzania  zasobami  ludzkimi  w  odniesieniu  do  celów,  zasad  i  stosowanych
procedur.  Prace  w  zakresie  audytu  personalnego  powinny  opierać  się  na  ocenie  dokonanej
przez  audytora,  dotyczącej  ryzyka  istotnych  błędów  w  obszarze  zarządzania  zasobami
ludzkimi,  które  mają  być  poddane  audytowi.  Ocena  ryzyka  powinna  być  obecna  na  kaŜdym
etapie pracy audytora poprzedzającym opracowanie sprawozdania z przeprowadzenia audytu.
W  ramach  oceny  ryzyka  moŜna  wyróŜnić  dwa  zasadnicze  etapy:  identyfikację  obszarów
ryzyka  w  ramach  funkcji  personalnej  oraz  analizę  ryzyka,  w  wyniku  której  zostają
uszeregowane  obszary  ryzyka  pod  względem  ich  znaczenia  dla  zarządzania  zasobami
ludzkimi.

Dobrze zaplanowany i przeprowadzony audyt udzieli informacje

na następujące pytania:

Audyt Personalny

Aliki Jaworska
Dyrektor Personalny Parker Hannifin sp. z o.o.

Efektem audytu personalnego moŜe być między innymi:

obniŜenie kosztów związanych z zarządzaniem zasobami ludzkimi

lepsze zorganizowanie prac działu personalnego

podniesienie

poziomu

profesjonalizmu

współpracy

działu

personalnego

kierownikami liniowymi i zarządem przedsiębiorstwa

opracowanie nowych lub udoskonaleni istniejących regulaminów zarządzania
pracownikami

wprowadzenie najnowszych rozwiązań i wzorców w zakresie zarządzania ludźmi i
administracji kadrowej

poprawa jakości akt osobowych pracowników i innych dokumentów związanych z
zatrudnieniem

przeprowadzenie analizy czasu pracy i sposobów ich rozliczania

usprawnienia działań zmierzających do zwiększenia dyscypliny pracy

udoskonalenie obowiązujących w firmie zasad i procedur

zastosowanie w praktyce załoŜeń strategii personalnej

wzrost satysfakcji pracowników z poziomu obsługi przez komórkę personalną.

Audyt Personalny

Aliki Jaworska
Dyrektor Personalny Parker Hannifin sp. z o.o.

Literatura

Cascio W.F. [2001], Kalkulacja kosztów zasobów ludzkich, Oficyna Ekonomiczna,
Kraków.

Fitz-enc J. [2001], Rentowność inwestycji w kapitał ludzki, Oficyna Ekonomiczna,
Kraków.

Pocztowski A. [2003], Zarządzanie zasobami ludzkimi, PWE, Warszawa.

Potencjał pracy w przedsiębiorstwie. Kształtowanie i wykorzystanie [1998], pod red.
M. Gablety, Wydawnictwo AE we Wrocławiu, Wrocław.

Saunders E.J. [2002], Audyt i kontrola wewnętrzna w przedsiębiorstwach, Edukator,
Częstochowa.

Sekuła Z. [1999], Controlling personalny, cz. I i II, TNOiK, Bydgoszcz.

Stepniewski J. [2001], Audyt i diagnostyka firmy, Wydawnictwo AE we Wrocławiu,

Zarządzanie personelem dziś i jutro [2000], pod red. Z. Janowskiej, Absolwent, Łódź.

Audyt  funkcji  personalnych  w  przedsiębiorstwie  [2005],  Jarosław  Marciniak,    Oficyna
Ekonomiczna, Kraków

„Zeszyty naukowe AE w Krakowie” Tomasz Sapeta

„Audyt funkcji personalnych w przedsiębiorstwie” Jarosław Marciniak, Oficyna Ekonomiczna