UBO 84 okladka.indd

Cena: 68,25 zł brutto

REGULAMINY I INNE

WEWNĄTRZZAKŁADOWE

ŹRÓDŁA PRAWA

REGUL

AMINY I INNE WEWN

ĄTRZZAKŁ

AD
O

E ŹR

ŁA

PR
AW

UOB 84

Publikacja „Regulaminy i inne wewnątrzzakładowe źródła prawa pracy” to starannie wyselekcjonowane i zebra-
ne informacje, wskazówki, porady, stanowiska urzędów oraz orzeczenia sądów. Wszystko w jednym miejscu,
łatwo dostępne, kompleksowo omawiające tematykę regulacji obowiązujących w zakładzie pracy.

Wydawca

Agnieszka Konopacka-Kuramochi
Redaktor prowadzący

Anna Makarczuk
Korekta

Zespół
Koordynator produkcji

Magdalena Huta
Opracowanie grafi czne

Piotr Fedorczyk

Druk

Drukarnia Mdruk
Skład i łamanie

„Triograf” Dariusz Kołacz

ISBN 978-83-269-4842-8

Wiedza i Praktyka sp. z o.o.

03-918 Warszawa, ul. Łotewska 9a

tel. 22 518 29 29, faks 22 617 60 10, e-mail: personel@wip.pl

NIP: 526-19-92-256

Numer KRS: 0000098264 – Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy, Sąd Gospodarczy

XIII Wydział Gospodarczy Rejestrowy

Wysokość kapitału zakładowego: 200.000 zł

Materiał został merytorycznie opracowany przez ekspertów m.in. z Państwowej Inspekcji Pracy oraz Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej.
Publikacja „Regulaminy i inne wewnątrzzakładowe źródła prawa pracy” jest chroniona prawem autorskim. Przedruk materiałów w niej opubliko-
wanych – bez zgody wydawcy – jest zabroniony. Zakaz nie dotyczy cytowania publikacji z powołaniem się na źródło. Publikacja „Regulaminy i inne
wewnątrzzakładowe źródła prawa pracy” została przygotowana z zachowaniem najwyższej staranności i wykorzystaniem wysokich kwalifi kacji,
wiedzy oraz doświadczenia jej twórców. Zaproponowane w niej wskazówki, porady i interpretacje dotyczą sytuacji typowych. Ich zastosowanie
w konkretnym przypadku może wymagać dodatkowych, pogłębionych konsultacji. Opublikowane rozwiązania nie mogą być traktowane jako
ofi cjalne stanowisko organów i urzędów państwowych. W związku z powyższym autorzy, konsultanci oraz redakcja nie mogą ponosić odpowie-
dzialności prawnej za zastosowanie zawartych w publikacji „Regulaminy i inne wewnątrzzakładowe źródła prawa pracy” wskazówek, przykładów,
informacji itp. do konkretnych przypadków.

Informacje o prenumeracie
tel.: 22 518 29 29
e-mail: cok@wip.pl

Kup książkę

Spis treści

Rozdział 1. Jakie zapisy powinien zawierać regulamin pracy,

jakie warto w nim umieścić, a jakich unikać

....................................... 6

Podstawowe dozwolone zapisy regulaminu pracy .............................................. 6
Mniej niż 20 pracowników – zamiast informacji o warunkach zatrudnienia

można wydać regulamin pracy ......................................................................... 13

Potwierdzenie zapoznania się pracownika z treścią regulaminu pracy ......... 15
Wzór: Potwierdzenie zapoznania się z treścią regulaminu pracy .......................... 16
Wzór: Potwierdzenie otrzymania rozszerzonej informacji o warunkach

zatrudnienia (z art. 29 § 3 Kodeksu pracy) .......................................................... 18

Wzór: Potwierdzenie zapoznania z obwieszczeniem, o którym mowa

w art. 150 Kodeksu pracy ..................................................................................... 19

Wyjścia prywatne w godzinach pracy – ustalenie zasad korzystania

w regulaminie pracy .......................................................................................... 24

Wzór: Przykładowy zapis w regulaminie pracy ....................................................... 25
Wzór: Wniosek o zwolnienie na załatwienie spraw osobistych

z propozycją terminu odpracowania .................................................................. 26

Urlop na żądanie – przyda się zapis w regulaminie i dowody

udzielenia urlopu ............................................................................................... 30

Wzór: Regulamin pracy – fragment dotyczący urlopów na żądanie ...................... 30
Wzór: Potwierdzenie zgłoszenia i udzielenia urlopu wypoczynkowego

na żądanie ............................................................................................................ 31

Zasady korzystania ze sprzętu komputerowego – przydatne zapisy .............. 41
Wzór: Fragment regulaminu pracy – zasady korzystania ze służbowego

sprzętu elektronicznego ...................................................................................... 42

Wzór: Oświadczenie o zapoznaniu się z zasadami korzystania ze sprzętu

elektronicznego .................................................................................................... 43

Jak w regulaminie pracy uregulować refundację okularów .......................... 61
Wzór: Zapis refundacji okularów (szkieł kontaktowych) korygujących wzrok

w regulaminie pracy ............................................................................................. 63

Jak bezbłędnie zapisać w regulaminie pracy zasady odpowiedzialności

materialnej pracowników

.............................................................................. 67

Wzór: Odpowiedzialność materialna pracowników – zasady ogólne

................. 68

Wzór: Odpowiedzialność materialna za mienie powierzone pracownikowi

z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się ................................................. 70

Wzór: Umowa o użytkowanie rzutnika stanowiącego własność pracodawcy

.... 71

Kup książkę

Regulaminy i inne wewnątrzzakładowe źródła prawa pracy

Rozdział 2. Kto musi, a kto może wydać

regulamin wynagradzania i jak wprowadzać
do niego zmiany

.......................................................................................... 73

Regulamin wynagradzania to nie powielenie przepisów ............................... 73
Mały pracodawca też może wydać regulamin wynagradzania ........................ 79
Niekorzystna zmiana regulaminu wynagradzania wymaga

wypowiedzeń zmieniających ............................................................................ 81

Rezygnacja z ZFŚS lub obniżenie odpisu – przykładowe aneksy

do regulaminu wynagradzania ......................................................................... 82

Wzór: Rezygnacja z tworzenia ZFŚS – przykładowy wzór aneksu

do regulaminu wynagradzania ............................................................................ 83

Wzór: Fragment pisma do pracowników o rezygnacji z działalności

socjalnej przez pracodawcę, u którego nie obowiązują przepisy
wewnątrzzakładowe ............................................................................................ 85

Wzór: Obniżenie wskaźnika odpisu na ZFŚS – przykładowy wzór aneksu

do regulaminu wynagradzania ............................................................................ 86

Zasady dotyczące rozliczania podróży służbowych można modyfikować

– np. w regulaminie wynagradzania ................................................................ 87

Wzór: Regulamin wynagradzania – rozdział dotyczący zasad rozliczania

podróży służbowych (prywatny pracodawca) .................................................... 87

Wzór: Wniosek o zaliczkę ....................................................................................... 101
Pracownik ma sam zapoznać się ze zmianami regulaminów ........................... 104
Określenie prawa niektórych pracowników do dodatkowych

składników wynagrodzenia ................................................................................... 107

Rozdział 3. Jakie kryteria premiowania warto

wprowadzić i czy można zabezpieczyć się na wypadek
problemów finansowych

......................................................................... 109

Premia regulaminowa – sposób na efektywne wynagradzanie ....................... 109
Wzór: Regulamin premiowania .............................................................................. 109

Rozdział 4. Kiedy warto wydać regulamin zabezpieczający

poufne informacje pracodawcy

.............................................................. 126

Chcąc zabezpieczyć swoje poufne dane, pracodawca powinien wydać

specjalny regulamin ............................................................................................ 126

Wzór: Regulamin bezpieczeństwa informacji .......................................................... 126
Przykład prawidłowego zapisu w regulaminie pracy .............................................. 128

Kup książkę

Spis treści

Wzór: Oświadczenie pracownika o zapoznaniu się z treścią Regulaminu

bezpieczeństwa informacji oraz przyjęciu zobowiązania
do jego przestrzegania .......................................................................................... 132

Rozdział 5. Kontrola dostępu do pomieszczeń służbowych

– jak prowadzić ją zgodnie z prawem

.....................................................137

Ustalenie przejrzystych zasad korzystania z pomieszczeń służbowych

może przynieść pracodawcy wiele korzyści .................................................... 137

Wzór: Procedura kontroli dostępu do pomieszczeń służbowych ........................... 137
Wzór: Załącznik nr 1 do Procedury kontroli dostępu do pomieszczeń

służbowych – Oświadczenie pracownika o pobraniu karty
magnetycznej ......................................................................................................... 140

Wzór: Oświadczenie pracownika o zapoznaniu się z treścią Procedury

kontroli dostępu do pomieszczeń służbowych ................................................... 140

Rozdział 6. Procedury antymobbingowa

i antydyskryminacyjna – dlaczego warto,
by pracodawca je wprowadził i stosował

............................................ 153

Przeciwdziałanie mobbingowi to obowiązek pracodawcy ............................... 153
Wzór: Procedura przeciwdziałania mobbingowi ..................................................... 153
Wzór: Załącznik nr 1 – Zawiadomienie pracodawcy o przypadku

mobbingu ............................................................................................................... 159

Procedura antydyskryminacyjna może uchronić przed wypłatą

wysokich odszkodowań ...................................................................................... 162

Wzór: Strategia przeciwdziałania dyskryminacji ..................................................... 162
Wzór: Załącznik nr 1 – Zawiadomienie pracodawcy o przypadku

dyskryminacji ......................................................................................................... 165

Nie tylko szef może być mobberem, ale odpowiedzialność

zawsze ponosi pracodawca ............................................................................. 174

Kup książkę

Regulaminy i inne wewnątrzzakładowe źródła prawa pracy

Rozdział 1.

Jakie zapisy powinien zawierać
regul amin pracy, jakie warto w nim
umieścić, a jakich unikać

Podstawowe dozwolone zapisy regulaminu pracy

Jednym z najczęściej funkcjonujących aktów prawa wewnątrzzakładowego
jest regulamin pracy. Sprawdźmy, co powinno się w nim znaleźć, a jakich za-
pisów należy unikać i czy ustalając regulamin, warto trzymać się zasady „im
więcej, tym lepiej”.

Obowiązek ustalenia regulaminu

Regulamin pracy jest aktem wewnętrznym, który ustala:

▶ organizację i porządek w procesie pracy oraz

▶ związane z tym prawa i obowiązki stron stosunku pracy (art. 104 § 1 Kodeksu pracy).

Według Państwowej Inspekcji Pracy nic nie stoi na przeszkodzie,

aby regulamin pracy wydał także mniejszy pracodawca, czyli zatrudniający nie
więcej niż 19 pracowników. W takim przypadku postanowienia regulaminu są
obowiązujące dla stron stosunku pracy – tym samym pracodawca nie musi np.
podawać w dodatkowej informacji o warunkach zatrudnienia godzin pory noc-
nej, miejsca, terminu i czasu wypłaty wynagrodzenia, a także przyjętego sposo-
bu potwierdzania przez pracowników przybycia do pracy i obecności w pracy
oraz usprawiedliwiania nieobecności – jeśli zostało to uregulowane w regulami-
nie pracy (zob. dalej: Mniej niż 20 pracowników – zamiast informacji o warun-
kach zatrudnienia można wydać regulamin pracy, str. 13).

W A Ż N E

Obowiązek wydania regulaminu spoczywa na każdym pracodawcy, zatrudniają-
cym co najmniej 20 pracowników, którzy nie są objęci postanowieniami układu
zbiorowego pracy (zakładowego lub ponadzakładowego).

Kup książkę

Regulamin pracy

Samodzielnie lub po uzgodnieniu ze związkami

Tryb ustalania regulaminu pracy zależy od tego, czy u pracodawcy działają orga-
nizacje związkowe. Jeśli nie ma żadnych związków zawodowych – pracodawca
samodzielnie wydaje regulamin (nie ma obowiązku uzgadniania go lub konsulto-
wania z radą pracowników lub przedstawicielami załogi). Jeśli natomiast w zakła-
dzie działają organizacje związkowe (jedna lub więcej), pracodawca ma obowiązek
uzgodnić z nimi treść regulaminu pracy. Dopiero jeśli okaże się to niemożliwe, pra-
codawca może samodzielnie wydać akt.

Obowiązek uzgodnienia treści regulaminu ze związkami zawodowymi oznacza,
że strony muszą dojść w tej kwestii do porozumienia. Jak podkreślił Sąd Najwyż-
szy w uzasadnieniu do wyroku z 21 marca 2001 r. (sygn. akt I PKN 320/00, OSNP
2002/24/599): „ustawodawca nie tylko przewiduje udział zakładowej organizacji
związkowej w jego [regulaminu pracy – przyp. red.] tworzeniu, ale wymaga uzgod-
nienia z nią jego treści, a więc przyznaje tej organizacji w procesie stanowienia re-
gulaminu pracy kompetencje o charakterze stanowczym”.

Zdaniem SN

Regulamin pracy wydany przez pracodawcę bez wymaganego uzgodnienia z za-
kładową organizacją związkową nie ma mocy wiążącej.
Wyrok Sądu Najwyższego z 21 marca 2001 r., sygn. akt I PKN 320/00, OSNP
2002/24/599

2 tygodnie na wejście w życie

Regulamin pracy wchodzi w życie po upływie 2 tygodni od dnia podania go do wia-
domości pracowników, w sposób przyjęty u danego pracodawcy (czyli np. poprzez
zamieszczenie w firmowym intranecie, wywieszenie na tablicy ogłoszeń lub roze-
słanie do pracowników pocztą elektroniczną).

O ile w przypadku już zatrudnionych pracowników pracodawca

musi jedynie podać regulamin pracy do ich wiadomości, to nowo przyjmowane
do pracy osoby ma obowiązek z nim zapoznać (zob. dalej: Potwierdzenie zapo-
znania się pracownika z treścią regulaminu pracy, str. 15).

U W A G A

Kup książkę