WYSTĄPIENIE POKONTROLNE

I. Dane identyfikacyjne kontroli

Numer i tytuł kontroli

I/12/004/KAP – Funkcjonowanie placówek zagranicznych Ministerstwa Spraw
Zagranicznych ze szczególnym uwzględnieniem realizacji zadań służby konsularnej
w zakresie wydawania wiz i wydawania Karty Polaka.

Jednostka

przeprowadzająca

kontrolę

Najwyższa Izba Kontroli

Departament Administracji Publicznej

Kontrolerzy

1.  Edyta Prędka, główny specjalista k.p., upoważnienie do kontroli nr 83395 z dnia
7 listopada 2012 r.
2.  Edyta  Jamioł,  główny  specjalista  k.p.,  upoważnienie  do  kontroli  nr 83396  z dnia
7 listopada 2012 r.

(dowód: akta kontroli str. 1-4)

Jednostka

kontrolowana

Adres

Konsulat Generalny Rzeczypospolitej Polskiej w Odessie (zwany w dalszej treści
wystąpienia Konsulatem albo KG RP)
Odessa, Ul. Uspieńska 2/1, 65014

Kierownik jednostki

kontrolowanej

Zakres kontroli

Okres objęty kontrolą

Konsul Generalny Pani Joanna Strzelczyk (zwana w dalszej treści wystąpienia

Konsulem Generalnym )

(dowód: akta kontroli str. 26)

1. Organizacja pracy i warunki funkcjonowania Konsulatu.

2. Działania służby konsularnej w zakresie wydawania wiz.

3. Działania służby konsularnej w zakresie wydawania Karty Polaka.

4. Rozpatrywanie skarg zgłoszonych w związku z wydawaniem wiz i wydawaniem

Karty Polaka.

Od 1 stycznia do 30 września 2012 r. (z uwzględnieniem porównywalnych danych
statystycznych z okresu od 1 stycznia do 30 września 2011 r.)

Użyte w wystąpieniu pokontrolnym skróty oznaczają:

kodeks wizowy – rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (WE)

Nr 810/2009 z 13 lipca 2009 r. ustanawiające Wspólnotowy Kodeks Wizowy

;

ustawa o funkcjach konsulów – ustawę z dnia 13 lutego 1984 r. o funkcjach

konsulów Rzeczypospolitej Polskiej

umowa między Wspólnotą Europejską a Ukrainą – umowę między Wspólnotą
Europejską a Ukrainą o ułatwieniach w wydawaniu wiz

umowy między Rządem RP a Gabinetem Ministrów Ukrainy – umowę pomiędzy

Dz. U. UE.L Nr 243, str. 1.

Dz. U. z 2002 r. Nr 215, poz. 1823 ze zm.

Dz. U UE z 2007 r., Nr 332, str. 68.

rządem Rzeczypospolitej Polskiej a Gabinetem Ministrów Ukrainy o zasadach
ruchu osobowego

, oraz umowę miedzy Rządem Rzeczypospolitej Polskiej

a Gabinetem Ministrów Ukrainy o zniesieniu opłat za wydawanie wiz krajowych

ustawa o cudzoziemcach – ustawę z dnia 13 czerwca 2003 r. o cudzoziemcach

ustawa o Karcie Polaka – ustawę z dnia 7 września 2007 r. o Karcie Polaka

Kpa – ustawę z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania
administracyjnego

rozporządzenie w sprawie wiz dla cudzoziemców – rozporządzenie Ministra

Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 22 kwietnia 2011 r. w sprawie wiz dla
cudzoziemców

zarządzenie Nr 37 – zarządzenie 37 Ministra Spraw Zagranicznych z dnia

5 listopada  2010 r.  w  sprawie  zasad  i  trybu  postępowania  przy  powierzaniu
podmiotom  zewnętrznym  określonych  czynności  w  zakresie  przyjmowania
wniosków wizowych,

decyzja Ministra SZ - decyzję Ministra Spraw Zagranicznych z dnia 8 stycznia

2010 r.

zarządzenie Nr 37 – zarządzenie Nr 37 Ministra Spraw Zagranicznych z dnia
5 listopada 2010 r. w sprawie zasad i trybu postępowania przy powierzaniu

podmiotom zewnętrznym określonych czynności w zakresie przyjmowania
wniosków wizowych,

PPWW – punkt przyjmowania wniosków wizowych,

VFS Global – spółka VF Worldwide Holdings Ltd. c/o Kross Border Trust Services
Ltd.,

DK MSZ – Departament Konsularny w Ministerstwie Spraw Zagranicznych,

RWPPOK - Referat ds. Współpracy z Polonią, Spraw Prawnych i Opieki
Konsularnej,

RRO - Referat Ruchu Osobowego,

CO-KPRM – system Centrum Obsługi Kancelarii Prezesa Rady Ministrów,

regulamin organizacyjny - Wewnętrzny regulamin organizacyjny Konsulatu

Generalnego Rzeczypospolitej Polskiej w Odessie z dnia 23 września 2009 r. (ze
zmianami

M.P. Nr 56, poz. 878. Umowa ta została zmieniona protokołem podpisanym w Warszawie dnia

30 listopada 2007 r. miedzy Rządem Rzeczypospolitej Polskiej a Gabinetem Ministrów Ukrainy –
M. P. Nr 37, poz. 571.

M.P. z 2012 r., poz. 643.

Dz. U. z 2011 r. Nr 264, poz. 1573 ze zm.

Dz. U. Nr 180, poz. 1280 ze zm.

Dz. U. z 2000 r. Nr 98, poz. 1071 ze zm.

Dz. U. Nr 99, poz. 579.

Pismo DK 20-196-09; DK 3300-2-10/002212 z dnia 7 stycznia 2010 r.

Zmiany schematu organizacyjnego stanowiącego załącznik nr 1 do regulaminu organizacyjnego

Konsulatu Generalnego RP w Odessie z dnia 16 listopada 2010 r., z dnia 6 grudnia 2010 r.,
obowiązujący od dnia 1 października 2011 r. oraz z dnia 16 maja 2012 r.

II. Ocena kontrolowanej działalności

Najwyższa

Izba

Kontroli

ocenia

pozytywnie,

mimo

stwierdzonych

nieprawidłowości

działania Konsulatu Generalnego w zbadanym zakresie.

Pozytywną ocenę uzasadnia w szczególności:

zapewnienie w Konsulacie właściwych warunków bezpieczeństwa oraz

odpowiedniego poziomu obsługi interesantów i dogodnych warunków pracy
personelowi,

zapewnienie interesantom dostępu do informacji wizowych oraz informacji

w zakresie Karty Polaka,

wydawanie decyzji w sprawach wizowych w terminach

przewidzianych

w umowach między Rządem RP a Gabinetem Ministrów Ukrainy oraz umowie

między Wspólnotą Europejską a Ukrainą,

pobieranie opłat za rozpatrzenie wniosków wizowych i wydanie wiz zgodnie
z obowiązującymi w tym zakresie uregulowaniami,

wydawanie decyzji o przyznaniu, odmowie i unieważnieniu Karty Polaka zgodnie
z obowiązującymi przepisami w tym zakresie,

prowadzenie rejestru złożonych wniosków o przyznanie Karty Polaka, decyzji

wydanych w tych sprawach oraz przyznanych i unieważnionych Kart Polaka,
zgodnie z wymogami art. 23 ust. 2 ustawy o Karcie Polaka.

Stwierdzone nieprawidłowości polegały w szczególności na:

zobowiązaniu akredytowanych podmiotów komercyjnych do składania

wniosków o wydanie wizy dla swoich klientów wyłącznie u usługodawcy
zewnętrznego;

wprowadzeniu ograniczeń w przyjmowaniu wniosków wizowych bezpośrednio

do Konsulatu (z pominięciem PPWW), w wyniku zastosowania się do zaleceń
Dyrektora Departamentu Konsularnego MSZ. Skutkiem tego, było ograniczenie
jedynie do sześciu dziennie liczby wnioskodawców, którzy mogli złożyć wniosek
wizowy wprost do Konsulatu (nie licząc przedstawicieli Polonii, VIP-ów,

przypadków  humanitarnych,  klientów  biur  turystycznych  kierujących  wnioski
z wykorzystaniem  e-vouchera)  i  wydłużenie  okresu  oczekiwania  na  złożenie
wniosku  o  wizę  krajową  w  Konsulacie  do  około  30  dni,  a  w  przypadku  wizy
Schengen  brak  możliwości  wyznaczenia  terminu  złożenia  wniosku  do  końca

2012 roku

Niemożliwość zarejestrowania się w systemie e-konsulat w celu złożenia
wniosku wizowego bezpośrednio w Konsulacie, ze względu na brak dostępności
terminów, ogranicza korzystanie z prawa określonego w art. 17 ust. 5 kodeksu

wizowego, tj. możliwości składania przez wszystkie osoby ubiegające się o wizę
wniosków bezpośrednio w konsulacie;

udostępnieniu interesantom formularza wniosku o wydanie wizy krajowej

niezgodnego z obowiązującymi przepisami.

Najwyższa Izba Kontroli (zwana dalej: NIK) stosuje 3-stopniową skalę ocen: pozytywna;

pozytywna, mimo stwierdzonych nieprawidłowości; negatywna.

Przy uwzględnieniu terminu wydania decyzji liczonego od dnia złożenia w Konsulacie

kompletnego wniosku wizowego

Co wykazały oględziny systemu e-konsulat przeprowadzone w dniu 15 listopada 2012 r.

Ocena ogólna

Uzasadnienie

oceny ogólnej

W ocenie NIK, zlokalizowanie jedynego dla okręgu odeskiego PPWW

w miejscowości  będącej  jednocześnie  siedzibą  Konsulatu  przyczyniło  się  do
zlikwidowania kolejek przed tym urzędem, ale nie ułatwiło dostępu do wizy osobom
zamieszkującym  w  miejscowościach  odległych  od  Konsulatu.  Stwierdzono,  że
w celu  złożenia  wniosku  i  odbioru  wizy  zainteresowani  byli  zmuszeni  do

pokonywania tych samych, niejednokrotnie kilkusetkilometrowych, odległości
podobnie jak przed utworzeniem PPWW w Odessie.

III. Opis ustalonego stanu faktycznego

1. Organizacja pracy i warunki funkcjonowania urzędu

konsularnego.

1.1. Organizacja pracy i zatrudnienie

W rozumieniu art. 1 ustawy o funkcjach konsulów, konsulem jest kierownik

konsulatu generalnego, konsulatu, wicekonsulatu i agencji konsularnej, jak również
wydziału konsularnego przedstawicielstwa dyplomatycznego.
Zgodnie z art. 4 przywołanej ustawy, konsul wykonuje funkcje osobiście lub
upoważnia do ich wykonywania innych pracowników posiadających stopnie

służbowe konsularne lub dyplomatyczne. W art. 22 tej ustawy podano, że konsul
wykonuje czynności konsularne na podstawie upoważnienia ministra właściwego do
spraw zagranicznych, a w stosunku do czynności określonych w art. 19 ust. 1-3,
art. 20 i 21

upoważnienia ministra właściwego do spraw zagranicznych wydanego

w porozumieniu z ministrem właściwym do spraw sprawiedliwości.
Zgodnie  z  art.  38  ust.  1  kodeksu  wizowego,  państwa  członkowskie  wysyłają
odpowiedni  personel  w  wystarczającej  liczbie  do  wykonywania  zadań  związanych
z rozpatrywaniem  wniosków

tak, aby zapewnić odpowiednią i jednolitą jakość

obsługi  interesantów.  Stosownie  do  ust.  2  powyższego  artykułu,  lokale  winny
spełniać  odpowiednie  wymogi  i pozwalać  na  stosowanie  odpowiednich  środków
bezpieczeństwa.
W  okresie  objętym  kontrolą  organizację  Konsulatu  Generalnego  RP  w  Odessie

określał  regulamin  organizacyjny,  zatwierdzony  przez  Dyrektora  Generalnego
Służby Zagranicznej.
W myśl postanowień z § 3 ust. 1 tego regulaminu, Konsul Generalny kieruje pracą
Konsulatu Generalnego przy pomocy kierowników referatów.
Zgodnie  z  § 6  regulaminu  organizacyjnego,  do  zadań  RWPPOK  należało  m.in.
prowadzenie  postępowań  w  sprawie  przyznawania  Karty  Polaka.  W okresie  od
1 stycznia  do  30  września  2012 r.,  zgodnie  ze  schematem  organizacyjnym
stanowiącym  załącznik  do  regulaminu  organizacyjnego,  w RWPPOK  zatrudnione

były cztery osoby

Do  zadań  RRO  (§ 7  regulaminu  organizacyjnego)  należało  m.in.  przyjmowanie,
rozpatrywanie  wniosków  i  podejmowanie  decyzji  w  sprawach  paszportowych
i wizowych,  prowadzenie  korespondencji  z  organami  krajowymi  w sprawach

To jest do wykonywania określonych w tych przepisach czynności notarialnych, sporządzania

i poświadczania tłumaczeń dokumentów, wypisów, odpisów oraz legalizacji dokumentów.

Zgodnie z art. 2 pkt 10 kodeksu wizowego, wniosek oznacza wniosek o wizę.

Kierownik referatu (konsul - jeden etat), ds. dyplomacji publicznej i kulturalnej (referent ds.

promocji - pół etatu, pracownik krajowy niekierowany), tłumacz – korespondent (jeden etat –
pracownik miejscowy), tłumacz (jeden etat – pracownik miejscowy)

Stan prawny

Opis stanu

faktycznego

paszportowych i wizowych. W referacie tym do dnia 26 kwietnia 2012 r. było

zatrudnionych dziewięć osób

, a od dnia 27 kwietnia 2012 r. osiem osób

Skład osobowy RWPPOK i RRO, czas ich pracy

organizację pracy oraz zadania

tych referatów, określały dokumenty wewnętrzne pod nazwą organizacja pracy
referatu (…).

(dowód: akta kontroli str. 5-45, 27-34, 38, 55-60,194, 440, 442)

Zgodnie z art. 22 ustawy o funkcjach konsulów, Konsul Generalny wykonywał
czynności konsularne na podstawie upoważnienia Ministra Spraw Zagranicznych.
Na podstawie art. 4 przywołanej ustawy, Konsul Generalny upoważnił pracowników

na stanowiskach dyplomatyczno–konsularnych

do wykonywania czynności

konsularnych.  Dla  pracowników  tych  sporządzone  zostały  opisy  stanowisk,  które
odzwierciedlały  zakres  udzielonych  upoważnień  oraz  podział  zadań  wynikający
z regulaminu organizacyjnego.

(dowód: akta kontroli str. 26, 46-54)

W okresie objętym kontrolą przyjęto i rozpatrzono 166 wniosków o wydanie Karty
Polaka. W RWPPOK zatrudniony był jeden urzędnik konsularny, realizujący zadania
związane z wydawaniem Karty Polaka, co oznacza, że średnio w miesiącu

rozpatrywał 18 wniosków w tej sprawie.

(dowód: akta kontroli str.137)

W okresie objętym kontrolą liczba czynności konsularnych związanych
z wydawaniem decyzji wizowych

wyniosła 17 873. W RRO zatrudniony był jeden

urzędnik konsularny, na którego przypadało średnio w miesiącu badanego okresu
1 986 spraw, tj. o 99 spraw (o 4,7%) mniej niż w 2011 r.

(dowód: akta kontroli str.205)

W  ocenie  NIK  liczba  pracowników  RWPPOK  i  RRO,  w  tym  pracowników
konsularnych,  w  badanym  okresie,  była  adekwatna  do  zakresu  wykonywanych
czynności związanych z wydawaniem wiz i Karty Polaka.
Siedziba Konsulatu  Generalnego  znajduje  się  w  Odessie  przy  ul.  Uspieńskiej  1/2.

Działka o powierzchni 1684 m

, na której zlokalizowany jest budynek KG RP,

została wydzierżawiona przez Ministerstwo Spraw Zagranicznych RP w 2008 r., na
49 lat. Budynek Konsulatu Generalnego, zakupiony w 2003 r., pełni funkcje urzędu
i funkcje mieszkalne dla pracowników skierowanych z kraju.

(dowód: akta kontroli str.61-85)

W  sprawozdaniu  z  wykonania  zadań  KG  RP  w  Odessie  w roku  2011,  Konsul
Generalna podała,  że  „warunki  lokalowe  i  wyposażenie  KG  RP  w  Odessie należy
uznać za dobre. (…)”.

(dowód: akta kontroli str. 248)

Na  podstawie  oględzin  pomieszczeń  służących  dla  obsługi  interesantów  ustalono,
że  interesanci  w  sprawach  wizowych  przyjmowani  byli  w  wyodrębnionej  strefie
Konsulatu,  do  której  wejście  odbywało  się  poprzez  bramkę  pirotechniczną,

Osiem i pół etatu, w tym; kierownik referatu (konsul – jeden etat), stanowisko ds. wizowych

(także kasa) – (pół etatu), stanowiska ds. wizowych (siedem etatów).

Siedem i pół etatu, z tego stanowiska ds. wizowych obejmujące sześć etatów, w tym pięć etatów

zajmowali referencji wizowi i jeden pracownik centrali telefonicznej (pracownicy miejscowi).

Z wyjątkiem wicekonsula, pracownika ds. administrowania systemem teleinformatycznym, który

nie pełnił merytorycznych funkcji konsularnych.

Dotyczących przyznania wiz, odmowy przyznania wiz, anulowania ważnych wiz ze względu na

wydanie wizy innego rodzaju

nadzorowaną przez pracowników ochrony. Obsługa interesantów odbywała się przy

trzech  okienkach  do  obsługi  klientów  wizowych,  z  których  dwa  służyły  do
przyjmowania  wniosków,  trzecie  do  wydawania  wiz.  Wyposażenie  pomieszczenia
w blaty ułatwiało przygotowanie dokumentów. Interesantom zapewniono dostęp do
dystrybutora  z  wodą  pitną  oraz  możliwość  skorzystania  z  sanitariatów.

Pomieszczenie dla interesantów wizowych było w bezpośrednim sąsiedztwie pokoju
rozmów/przyjęć  indywidualnych  interesantów,  do  którego  dostęp  był  możliwy  po
użyciu  karty  elektronicznej.  W  pomieszczeniu  tym  znajdowało  się  również
komputerowe  stanowisko  firmy  VFS  Global,  służące  do  kontaktów  w  sprawach

wizowych. Na parterze Konsulatu w części z ograniczonym dostępem znajdowały
się pomieszczenia pracowników zajmujących się obsługą wizową i wydawaniem wiz
oraz „podręczne” archiwum dla wniosków z lat 2011 - 2012.
Ubiegający się o wydanie Karty Polaka przyjmowani byli w sali znajdującej się na

I piętrze  Konsulatu  w  strefie  ogólnodostępnej,  gdzie  interesanci  mieli  możliwość
uzyskania  informacji  od  pracownika  przeszkolonego  m.in.  w  zakresie  procedury
przyznawania  Karty  Polaka,  oraz  pozyskania  odpowiednich  formularzy
i dokumentów.  Rozmowy  z  osobami  ubiegającymi  się  o  wydanie  Karty  Polaka

odbywały się w wydzielonym miejscu tej sali. Jak poinformował konsul
ds. prawnych, w przypadku przebywania w tym pomieszczeniu większej liczby osób,
rozmowy przeprowadzano w pokoju rozmów/przyjęć indywidualnych interesantów
znajdującym się na parterze budynku.

(dowód: akta kontroli str. 251-277)

W ocenie NIK, warunki lokalowe placówki zapewniały personelowi i interesantom
odpowiedni poziom usług.

1.2. Dostęp interesantów do informacji konsularnych

Zgodnie z art. 47 kodeksu wizowego, konsulaty podają do ogólnej wiadomości
wszystkie istotne informacje związane ze składaniem wniosków wizowych,
a zwłaszcza:

a)  kryteria, warunki i procedury obowiązujące przy ubieganiu się o wizę;
b)  w stosownych przypadkach - sposób umówienia się na spotkanie;
c)  miejsce,  w  którym  można  złożyć  wniosek  (właściwy  konsulat,  wspólny

ośrodek przyjmowania wniosków lub usługodawca zewnętrzny);

d)  akredytowane pośredniczące podmioty komercyjne;
e)  informację o braku skutków prawnych stempla, o którym mowa w art. 20;
f)  terminy rozpatrywania wniosków określone w art. 23 ust. 1, 2 i 3;
g)  państwa trzecie, których obywatele lub obywatele należący do szczególnych

kategorii są przedmiotem uprzedniej opinii lub informacji;

h) że osoba ubiegająca się o wizę musi zostać powiadomiona o negatywnej

decyzji w sprawie wniosku, że należy podać powody takiej decyzji i że osoby
ubiegające się o wizę, których wniosek spotkał się z odmową, mają prawo do

odwołania, wraz z informacją dotyczącą trybu postępowania w przypadku
odwołania, w tym o właściwym organie oraz o terminach złożenia odwołania;

i) że posiadanie wizy nie jest równoznaczne z automatycznym prawem wjazdu

i że posiadacz wizy zostanie poproszony na granicy zewnętrznej

o przedstawienie dowodów, że spełnia warunki wjazdu, zgodnie z tym,
co przewidziano w art. 5 kodeksu granicznego Schengen.

Na podstawie dokonanych oględzin ustalono, że istotne informacje związane ze
składaniem wniosków wizowych w języku ukraińskim zostały zamieszczone na

tablicach informacyjnych znajdujących się przed budynkiem oraz w strefach

Stan prawny

Opis stanu

faktycznego

ogólnodostępnych dla interesantów wewnątrz budynku Konsulatu. Informacje te były

upublicznione  również  na  stronie  internetowej  Konsulatu,  prowadzonej  w  języku
polskim i ukraińskim. Było to zgodne z art. 47 kodeksu wizowego.
Na  tablicach  informacyjnych  umieszczonych  na  zewnątrz  ogrodzenia  okalającego
teren  posesji  Konsulatu  oraz  na  stronie  internetowej  zamieszczone  zostały

informacje  dotyczące  m.in.  wysokości  opłaty  za  rozpatrzenie  wniosku  o  wizę
Schengen,  nazwy  banku  za  pośrednictwem  którego  wnosi  się  opłaty,  ograniczeń
terytorialnych  poszczególnych  konsulatów  na  terenie  Ukrainy,  sposobu  składania
dokumentów  wizowych  (dane  teleadresowe  firmy  upoważnionej  do  przyjmowania

wniosków wizowych), okresu rozpatrywania wniosków wizowych, możliwości
złożenia skarg i wniosków do Konsula Generalnego oraz sposobu przyjmowania
wniosków wizowych za pośrednictwem systemu e-konsulat i firmę VFS Global.
Informacje w sprawie uzyskania Karty Polaka, na terenie Konsulatu, były dostępne

u pracowników ochrony w formie broszury Informacja w sprawie Karty Polaka.
W miarę potrzeb istniała możliwość uszczegółowienia tych informacji
u pracownika RWPPOK przeszkolonego w tym zakresie.

(dowód: akta kontroli str. 163, 251-277)

W  sprawie  nieumieszczenia  informacji  o  Karcie  Polaka  w  miejscach
ogólnodostępnych  na  zewnątrz  jak  i  wewnątrz  Konsulatu,  konsul  ds.  prawnych,
wyjaśnił,  że  ustawa  o  Karcie  Polaka,  jest  specyficznym  aktem  prawnym,  różnie
odbieranym  w  krajach  o  krótkiej  tradycji  demokracji.  Sprawa  ta  ma  tym  większe

znaczenie, że obwód odeski graniczy z Rumunią, chętnie wydającą swoje paszporty
obywatelom Ukrainy, urodzonym na terytorium, które przed II wojną światową
należało do tego kraju (sojusznika Niemiec i okupanta Odessy). Zostało to bardzo

negatywnie,  a  nawet  wrogo  odebrane  przez  miejscową  ludność  oraz  władze.
Procedura  związana  z  otrzymaniem  Karty  Polaka  łączy  się  między  innymi
z podpisaniem w obecności konsula deklaracji przynależności do Narodu Polskiego.
Z  jednej  strony  złożenie  tej  deklaracji  jest  jednym  z  niezbędnych  warunków  dla

otrzymania Karty, lecz z drugiej może stworzyć dodatkowe problemy bezpośrednio
dla zainteresowanego w przypadku, jeśli informacja o podpisywaniu przez niego
takiego dokumentu dotrze do służb ukraińskich.

(dowód: akta kontroli str. 161-164)

W  trakcie  kontroli  stwierdzono,  że  interesanci  KG  RP  w  Odessie  mieli  możliwość
telefonicznego  uzyskania  informacji  konsularnych,  o  czym  byli  informowani
komunikatem umieszczonym na stronie internetowej Konsulatu oraz w ogłoszeniach
zamieszczonych  na  tablicy  przed  budynkiem  KG RP.  Kontrolerzy  czterokrotnie,

w różnych dniach i godzinach, podjęli próbę połączenia telefonicznego z RRO.
Trzykrotnie uzyskano połączenia, jeden raz numer był zajęty.

(dowód: akta kontroli str. 195)

1.3. Współpraca z usługodawcami zewnętrznymi

Zgodnie z art. 40 ust. 1 kodeksu wizowego, każde państwo członkowskie odpowiada

za stworzenie procedur związanych z wnioskami. Zasadniczo wnioski przyjmowane
są w konsulacie państwa członkowskiego. Na mocy art. 40 ust. 3 kodeksu
wizowego, państwo członkowskie może w ostateczności nawiązać współpracę
z usługodawcą zewnętrznym z uwagi na szczególne uwarunkowania lub na sytuację

lokalową, na przykład w przypadku, gdy:

ze względu na dużą liczbę osób ubiegających się o wizę nie jest możliwe
zorganizowanie pobierania wniosków wizowych i danych w odpowiednim

terminie i w godnych warunkach; lub

Stan prawny

nie jest możliwe zapewnienie odpowiedniej dostępności na całym terytorium

danego kraju trzeciego w żaden inny sposób;

oraz gdy formy współpracy, o których mowa w ust. 2, okażą się nieodpowiednie dla
danego państwa członkowskiego.

Stosownie do art. 43 ust. 6 kodeksu wizowego, usługodawcy zewnętrznemu można
powierzyć wykonywanie jednej lub więcej poniższych czynności:
a) udzielanie ogólnych informacji na temat wymogów wizowych i formularzy

wniosków;

b) informowanie osób ubiegających się o wizę o wymaganych dokumentach

uzupełniających, wymienionych w liście kontrolnej;

c) przyjmowanie danych i wniosków PPWW łącznie z pobieraniem identyfikatorów

biometrycznych) i przekazywanie wniosku konsulatowi;

d) pobieranie należnej opłaty;
e) planowanie terminów osobistych wizyt w konsulacie lub u usługodawcy

zewnętrznego;

f) przyjmowanie dokumentów podróży (łącznie z ewentualnym powiadomieniem

o odmowie) od konsulatu i zwracanie ich osobie ubiegającej się o wizę.

Zgodnie z art. 43 ust. 11 kodeksu wizowego, dane państwo członkowskie ściśle
nadzoruje realizację postanowień instrumentu prawnego, o którym mowa w ust. 2

w tym:

a) ogólne informacje o wymogach wizowych i formularzu wniosku, których

usługodawca zewnętrzny udziela osobom ubiegającym się o wizę;

b) wszelkie techniczne i organizacyjne środki bezpieczeństwa wymagane do

ochrony danych osobowych przed przypadkowym lub bezprawnym

zniszczeniem, przypadkową utratą, zmianą, niedozwolonym ujawnieniem lub
udostępnieniem - szczególnie, gdy współpraca wiąże się z przekazywaniem akt
i danych konsulatowi danego państwa członkowskiego - oraz przed wszelkimi
innymi formami bezprawnego przetwarzania danych osobowych;

c) pobieranie i przekazywanie identyfikatorów biometrycznych;
d) środki podejmowane w celu dostosowania się do przepisów dotyczących

ochrony danych.

W tym celu konsulat danego państwa członkowskiego ma regularnie przeprowadzać

kontrole na miejscu u usługodawcy zewnętrznego.

Konsul Generalny przekazując clarisiem nr 277 z dnia 9 grudnia 2010 r. do MSZ, za
pośrednictwem Wydziału Konsularnego Ambasady RP na Ukrainie, propozycję
uruchomienia punktu przyjmowania wniosków wizowych w miejscowości Chersoń

w okręgu  odeskim,  wywiązał  się  z  obowiązku  określonego  przez  Dyrektora
Departamentu  Konsularnego  MSZ  w  clarisie  nr  1104  z  dnia  24  listopada  2010 r.
W uzasadnieniu  tej  propozycji  Konsul  podał,  że:  jest  to  półmilionowe  miasto
obwodowe położone kilkaset kilometrów od Odessy. Mogłoby ono stać się miejscem

do którego zjeżdżają liczni interesanci z jeszcze odleglejszych od Odessy obszarów,
słabo  z  nią  skomunikowanych.  W  clarisie  nr  1030  z  22  grudnia  2010 r.  Konsul
Generalny  wskazał  kolejne  dwie  lokalizacje  PPWW,  miasta  Izmail  i  Pervomaisk  –
z uwagi  na  znaczną  odległość  od  siedziby  Konsulatu.  MSZ  nie  uwzględniło

propozycji Konsula.

(dowód: akta kontroli 306-326)

Zadanie świadczenia usług przyjmowania wniosków wizowych, w rozumieniu art. 43

kodeksu wizowego, zostało powierzone Spółce VFS Global na podstawie umowy

Podstawą współpracy z usługodawcą zewnętrznym jest instrument prawny, który spełnia wymogi

określone w załączniku X do kodeksu wizowego.

Opis stanu

faktycznego

zawartej w dniu 9 sierpnia 2011 r. pomiędzy Ambasadą RP w Kijowie, działającą

w imieniu i na rzecz m.in. Konsulatu Generalnego RP w Odessie, a Spółką VFS
Global, na okres dwóch lat. W myśl postanowień pkt 1.7. załącznika nr 1 do tej
umowy, usługi przyjmowania wniosków obejmują czynności określone w art. 43 ust.
6 kodeksu wizowego. W umowie postanowiono również, że ankiety wizowe powinny

być rejestrowane oraz przekazywane placówce w formie elektronicznej za pomocą
systemu  e-konsulat,  do  którego  dostęp  uzyskiwało  się  przez  stronę  internetową
www.e-konsulat.gov.pl,  oraz  w  wersji  papierowej  po  ich  zarejestrowaniu
i wydrukowaniu z ww. systemu.
Zgodnie  z  §  3  ust.  2  ww.  umowy,  wykonawca  świadczy  przedmiotowe  usługi
w  PPWW.  Firma  VFS  Global  pobiera  od  petentów  opłaty  za  usługę  w  wysokości
19,50  EUR  (uwzględniającą  wszystkie  wymagane  prawem  podatki  i  opłaty)  od
każdego składanego wniosku (§ 8 ust. 1 umowy).
W  pkt  3  załącznika  do  umowy  z  firmą  VFS  Global  określono,  że  paszporty
i dokumenty  przyjęte  w  ciągu  dnia  w  punktach  będą  przesyłane  do  Konsulatu
codziennie  w  następnym  dniu  roboczym  między  godz.  9.00  a  10.00.  Rejestracja
przyjętych  wniosków  wizowych  w  systemie  e-konsulat  powinna  nastąpić  w  tym

samym dniu. Wnioski wizowe powinny być przekazywane do Konsulatu w sposób
zabezpieczony, tj. każdy wniosek wizowy z paszportem powinien być zapakowany
w oddzielną  teczkę,  zaś  kurier  powinien  przekazywać  teczki  wraz  z  pismem
potwierdzającym ilość przekazanych teczek z podaniem danych petentów.
Zgodnie z ww. umową firma VFS Global uruchomiła w odeskim okręgu konsularnym
jeden  PPWW,  który  zlokalizowano  w  Odessie.  W  punkcie  tym  przyjmowanie
wniosków wizowych rozpoczęto w dniu 21 maja 2012 r.

(dowód: akta kontroli str. 327-456, 572)

W okresie od 1 stycznia do 30 września 2012 r. do Konsulatu wpływało miesięcznie
średnio 1 986 wniosków wizowych. Poprzez PPWW w czerwcu, lipcu i sierpniu
wpłynęło łącznie 3 053 wnioski wizowe (odpowiednio 1 023, 1 045 i 985), tj. około

51% wszystkich wniosków w tych miesiącach.

(dowód: akta kontroli str. 196-198, 382-383)

Stosownie do § 10 umowy z firmą VFS Global, osobami upoważnionymi do
kontaktów dla celów realizacji umowy oraz nadzoru jej realizacji są każdorazowo

kierownik  placówki  –  Ambasador  RP  na  Ukrainie  oraz  kierownicy  placówek  –
konsulatów  generalnych  RP  na  Ukrainie  zgodnie  z  ich  kompetencją  wynikającą
z właściwymi  im  terytorialnie  okręgami  konsularnymi  bądź  osoby  przez  nich
upoważnione.

(dowód: akta kontroli str.327-356)

Współpraca Konsulatu z firmą VFS Global w zakresie wydawania wiz odbywała się
zgodnie z procedurą przyjętą w trakcie spotkań roboczych. W PPWW opracowano
ją w formie pisemnej instrukcji pn. Proces przyjmowania wniosków wizowych do

Polski. Konsul Generalny podał, że wnioski wizowe przyjęte w PPWW, przywożone
były  do  Konsulatu  w  dniu  następnym  o  godz.  9.  Ankiety  przywożono
w zaplombowanych  teczkach,  a  paszporty  odbierane  w  zamkniętych  kopertach.
Przyjęcia  i  wydania  odbywały  się  za  pokwitowaniem  osoby  zdającej  z  PPWW

i przyjmującej z KG.
Konsul ds. wizowych trzykrotnie

kontrolował PPWW w Odessie. Z notatek z tych

kontroli wynika, że konsul przeprowadzał kontrolę prawidłowości przyjmowania

dniach 8, 19 i 29 października 2012 r.

wniosków wizowych, warunków i sposobu obsługi interesantów w PPWW, w tym

udostępniania  informacji  wizowych,  systemu  obsługi  interesantów,  wykonywania
obowiązków przez personel, wyposażenia. Jak wynika z tych notatek, w związku ze
stwierdzeniem  w  kilku  przypadkach  pobrania  niezasadnych  opłat,  konsul
ds. wizowych przeprowadził z pracownikami PPWW szkolenie w tym zakresie.

Konsul Generalna poinformowała, że ponadto wielokrotnie przeprowadzano kontrole
ad hoc osobiste lub telefoniczne na podstawie ustnych poleceń kierownika Placówki
i kierownika Referatu Ruchu Osobowego.

(dowód: akta kontroli str.305, 427-429)

1.4. Współpraca z pośredniczącymi podmiotami

komercyjnymi

Artykuł  45  ust.  1  kodeksu  wizowego  stanowi,  że  państwa  członkowskie  mogą
współpracować  z  pośredniczącymi  podmiotami  komercyjnymi,  które  będą
pośredniczyć  w  przyjmowaniu  wniosków,  ale  nie  będą  pobierać  identyfikatorów

biometrycznych.  Taka  współpraca  opiera  się  na  akredytacji  udzielonej  przez
właściwe organy państw członkowskich.
Według stanu na dzień 1 lipca 2012 r. w Konsulacie akredytowanych było 39 firm
turystycznych  –  pośredniczących  podmiotów  komercyjnych,  o  których  mowa

w art. 45 kodeksu wizowego.
Jak wskazała Konsul Generalna, firmy turystyczne akredytowane, od momentu
uruchomienia PPWW, składają wnioski wizowe za jego pośrednictwem.

(dowód: akta kontroli str. 304, 424)

1.5. System obsługi interesantów w sprawach wizowych

Zgodnie z art. 37 ust 1 kodeksu wizowego, aby zapobiec spadkowi czujności
i chronić pracowników przed presją na szczeblu lokalnym, należy w odpowiednich
przypadkach wprowadzić systemy rotacji pracowników mających bezpośredni

kontakt z osobami ubiegającymi się o wizę. Szczególną uwagę zwraca się na jasną
strukturę  służbową  i  wyraźny  przydział  oraz  podział  obowiązków  związanych
z podejmowaniem ostatecznych decyzji wizowych.
W  myśl  art.  17  ust.  5  kodeksu  wizowego  dane  państwo  członkowskie  utrzymuje

możliwość składania przez wszystkie osoby ubiegające się o wizę wniosków
bezpośrednio w swoich konsulatach. Stosownie do art. 9 ust. 2 kodeksu wizowego
osoba ubiegająca się o wizę może zostać zobowiązana do umówienia się na
spotkanie w celu złożenia wniosku. Spotkanie odbywa się z reguły przed upływem

okresu dwóch tygodni od daty, w której zażądano spotkania.
Kierownik Referatu Ruchu Osobowego w dokumencie Organizacja pracy RRO
wprowadził m.in. zasadę rotacji pracowników mających bezpośredni kontrakt
z osobami ubiegającymi się o wydanie wizy. Zgodnie z tą zasadą pracownicy RRO

każdego dnia wykonywali inne zadania związane z wydawaniem wiz. Dotyczyło to
m.in. przyjmowania aplikacji wizowych, rejestracji wniosków, wydruku wiz.

(dowód: akta kontroli str. 27-34)

Od 3 lutego 2010 r. złożenie wniosku wizowego w Konsulacie musi zostać

poprzedzone  elektroniczną  rejestracją  w  systemie  e-konsulat.  W  okresie  objętym
kontrolą w systemie tym zostało zarejestrowanych łącznie 23 858 wniosków.
Kierownik  RRO  poinformował  m.in.,  że  systemy  e-konsulat  i  Wiza-Konsul  nie
posiadają  możliwości  raportowania  o  liczbie  spraw  załatwionych,  spośród

Stan prawny

Opis stanu

faktycznego

Stan prawny

Opis stanu

faktycznego

zarejestrowanych w systemie e-konsulat w danym okresie. Wnioski w systemie

e-konsulat widoczne są do dwóch tygodni od dnia importu danych do systemu Wiza-
Konsul. Wnioski starsze niż dwa tygodnie są automatycznie kasowane.

(dowód: akta kontroli str. 431-433, 560-561)

Odnośnie funkcjonowania systemu e-konsulat Kierownik RRO poinformował, że

w okresie objętym kontrolą nie zarejestrowano żadnych problemów technicznych
związanych z systemem e-konsulat, nie zanotowano żadnych skarg od petentów
związanych z przerwami w działaniu systemu.

(dowód: akta kontroli str. 431-435)

W Konsulacie ustalono dzienne limity przyjęć wniosków wizowych. Kierownik RRO
poinformował  m.in.,  że  Kalendarz  limitów  był  ustalany  na  cały  rok,  modyfikację
kalendarza  często  dostosowywano  na  placówce  do  aktualnych  potrzeb  (w  czasie
wzmożonego  ruchu  wizowego  zwiększano  limity  w  trybie  dziennym  lub

tygodniowym). W okresie objętym kontrolą, limit przyjęć oscylował w granicy 170
wniosków na dzień.

(dowód: akta kontroli str. 431-433)

Zgodnie z zaleceniami Dyrektora DK MSZ urzędy w okręgach konsularnych,

w których miały zostać otwarte PPWW, powinny z dniem ich uruchomienia
ograniczyć dla klientów indywidualnych o 50% dzienne limity w zakresie możliwości
składania wniosków wizowych bezpośrednio w konsulacie. Departament Konsularny
MSZ zakładał, iż najpóźniej w III kwartale 2012 r., około ¾ wszystkich wniosków

wizowych rozpatrywanych przez poszczególne urzędy powinno być skierowanych
poprzez outsourcing. Bezpośrednio w konsulatach mogli nadal aplikować głównie
przedstawiciele Polonii, VIP-y, przypadki humanitarne oraz biura kierujące wnioski

z wykorzystaniem e-vouchera. Jak wskazał Dyrektor DK MSZ, powinno to w realnie
krótkim czasie pozwolić na oszczędności etatowe (głównie etaty miejscowe),
postrzegane jako jeden z głównych efektów przejścia na outsourcing.
Realizując ww. zalecenia DK MSZ w Konsulacie ustalono, że maksymalnie 80%

dziennego  limitu  przyjęć  wniosków  wizowych,  będzie  następowało  za
pośrednictwem  PPWW.  Pozostałe  20%  stanowić  miały  wnioski  wizowe  składane
bezpośrednio  w  Konsulacie.  W  tej grupie  znajdowały się  osoby  uprzywilejowane

wskazane w piśmie Dyrektora DK MSZ. Szacowany przez Konsulat limit dla tej

grupy stanowił około 10 - 20% wniosków dziennie. W rezultacie dla indywidualnych
petentów nieuprzywilejowanych zapewniono możliwość złożenia bezpośrednio do
konsulatu jedynie sześciu wniosków wizowych, tj. około 3% dziennego limitu.
Skutkiem tego było wydłużenie okresu oczekiwania na możliwość złożenia wniosku

wizowego wprost do Konsulatu. Jak wynika bowiem z dokonanych oględzin sposobu
działania systemu e-konsulat pod kątem możliwości zarejestrowania wniosku
wizowego w Konsulacie, w dniu 15 listopada 2012 r.:

nie było możliwości zarejestrowania wniosku o wydanie wizy Schengen,

były cztery terminy na złożenie wniosku o wydanie wizy krajowej. Najbliższy
możliwy termin złożenia wniosku w Konsulacie wskazany w systemie to
13 grudnia 2012 r., tj. po 28 dniach.

(dowód: akta kontroli str.303-304, 357-358, 433-435)

Pojęcie osoba (petent) uprzywilejowana oznacza osobę, która mogła, zgodnie z zaleceniem

Dyrektora DK MSZ, złożyć wniosek wizowy wprost do Konsulatu, tj. głównie przedstawiciele
Polonii, VIP-y, przypadki humanitarne, klienci biur turystycznych kierujących wnioski
z wykorzystaniem e-vouchera.

Przed uruchomieniem PPWW dzienny limit przyjmowania wniosków wizowych był

udostępniony  klientom  indywidualnym  w  liczbie  100,  w  tym  60  w  zakresie  wiz
Schengen  i  40  wiz  krajowych,  oraz  firmom  turystycznym  w  liczbie  70,  w  tym  60
w zakresie  wiz  Schengen  i  10  wiz  krajowych.  W  momencie  powierzenia
przyjmowania wniosków  wizowych  firmie outsourcingowej, klientom indywidualnym

rejestrującym się przez e-konsulat zapewniono limit sześciu aplikacji, z tego trzech
aplikacji o wydanie wiz Schengen i trzech o wydanie wizy krajowej, a firmie VFS
Global przyznano dzienny limit w liczbie 150 aplikacji, w tym 110 na wizę Schengen
i 40 na wizę krajową. Dla petentów uprzywilejowanych nie określono limitu rejestracji

w systemie e-konsulat. Ich wnioski przyjmowane były w Konsulacie bez
konieczności wcześniejszej rejestracji w systemie.

(dowód: akta kontroli str. 431-435)

Zgodnie z meldunkami dotyczącymi liczby wydanych wiz w sierpniu i wrześniu

2011 r.  wnioski  wizowe  były  przyjmowane  w  Konsulacie  bez  oczekiwania  na  ich
złożenie.  W marcu  2012 r.  na  złożenie  wniosku  o  wydanie  wizy  Schengen
wnioskodawca  czekał  do  14  dni,  wniosek  o  wizę  krajową  przyjmowany  był  bez
oczekiwania. W kwietniu 2012 r. czas oczekiwania na złożenie wniosku o wydanie

wizy Schengen był taki sam jak w poprzednim miesiącu, zaś o wydanie wizy
krajowej wnosił do 3 dni. Natomiast w sierpniu i wrześniu 2012 r. oczekiwanie na
złożenie wniosku wizowego bezpośrednio w Konsulacie wynosiło do 30 dni, zaś za
pośrednictwem PPWW do siedmiu dni.

(dowód: akta kontroli str. 196-197, 206-207,379-395)

W  zakresie  organizacji  pracy  i  warunków  funkcjonowania  Konsulatu  stwierdzono
nieprawidłowości polegające na:
1)  Uniemożliwieniu, od 21 maja 2012 r., akredytowanym podmiotom komercyjnym

składania wniosków o wydanie wizy bezpośrednio w Konsulacie. Od tej daty
dokumenty te mogą być składane jedynie za pośrednictwem usługodawcy
zewnętrznego (tj. w PPWW). Działanie takie jest niezgodne z trybem składania

wniosków określonym w art. 9 ust. 4 kodeksu wizowego, a także stanowi
naruszenie zasady określonej w art. 17 ust. 5 kodeksu wizowego.

(dowód: akta kontroli, str. 324-353)

Zdaniem NIK skierowanie akredytowanych firm turystycznych do korzystania z usług

zewnętrznego pośrednika - VFS Global nie znajduje uzasadnienia z punktu widzenia
usprawnienia lub uproszczenia procedury przyjmowania wniosków wizowych, i nie
uwzględnia przepisów art. 9 ust. 4 i art. 45 ust. 1 kodeksu wizowego.
2) Wprowadzeniu ograniczeń do sześciu dziennie przyjmowania wniosków

wizowych bezpośrednio do Konsulatu, dla wnioskodawców indywidualnych
nieuprzywilejowanych, skutkiem czego było wydłużenie okresu oczekiwania na
złożenie wniosku o wizę krajową w Konsulacie do około 30 dni, a w przypadku

wizy Schengen braku możliwości wyznaczenia terminu złożenia wniosku do
końca 2012 roku

Ograniczenie przyjmowania wniosków wizowych bezpośrednio w Konsulacie było
niezgodne z trybem składania wniosków określonym w art. 9 ust. 4 kodeksu

wizowego. Niemożliwość zarejestrowania się w systemie e-konsulat w celu złożenia
wniosku wizowego bezpośrednio w Konsulacie, ze względu na brak dostępności
terminów, w ocenie NIK, ogranicza petentom korzystanie z prawa określonego
w art. 17 ust. 5 kodeksu wizowego, tj. możliwości składania przez wszystkie osoby

Co wykazały oględziny systemu e-konsulat w dniu 15 listopada 2012 r.

Ustalone

nieprawidłowości

ubiegające się o wizę wniosków bezpośrednio w konsulacie. Zaś przekroczenie

okresu  dwóch  tygodni  od  daty  zarejestrowania  wniosku  do  daty  wyznaczenia
terminu  złożenia  wniosku w Konsulacie,  do  około  30  dni,  było  niezgodne  z  regułą
określoną w art. 9 ust. 2 kodeksu wizowego.
Najwyższa Izba Kontroli ocenia pozytywnie, mimo stwierdzonych nieprawidłowości,

działalność Konsulatu Generalnego RP w Odessie w zakresie organizacji pracy
i warunków funkcjonowania urzędu konsularnego.

2. Realizacja zadań związanych z wydawaniem wiz

2.1. Rejestr spraw dotyczących wiz

Zgodnie z art. 124 pkt 1 lit. a) w związku z art. 125 ust. 1 pkt 1 ustawy
o cudzoziemcach, w sprawach z zakresu wjazdu, pobytu i wyjazdu cudzoziemców
z terytorium Rzeczypospolitej Polskiej obowiązkiem Konsula jest prowadzenie

w systemie informatycznym rejestru spraw dotyczących wiz.
Stosownie  do  wymogów  określonych  w  art.  126  ust.  1  pkt  1  ww.  ustawy,
w rejestrach,  o  których  mowa  w  art.  124  pkt  1,  przechowuje  się  informacje
o wnioskach,  wydanych  postanowieniach,  decyzjach  administracyjnych  i  wyrokach

sądu, a ponadto dane, o których mowa w art. 12 tej ustawy.
Konsul Generalny prowadził rejestr dotyczący wiz w systemie informatycznym Wiza-
Konsul. Kontrola wykazała, że system ten umożliwiał rejestrowanie
i przechowywanie informacji o wnioskach, niezbędnych do wydania wizy, a także

danych, o których mowa w art. 12 ust. 1 pkt 1-4 (imię, imiona i nazwisko), pkt 7-8
(data  urodzenia  lub  wiek,  miejsce  i  kraj  urodzenia),  pkt  10-13  (odciski  linii
papilarnych,  obywatelstwo,  narodowość,  stan  cywilny),  pkt  15-17  (zawód
wykonywany,  miejsce  pracy,  miejsce  zamieszkania  lub  pobytu)  oraz  pkt  20-22

(informacje o podróżach i pobytach zagranicznych w okresie ostatnich 5 lat, numer
ewidencyjny PESEL

, wizerunek twarzy) tej ustawy. Tym samym Konsul Generalny

wywiązał  się  z  obowiązku  określonego  w  art.  124  ust.  1  pkt  1  lit  a)  w  związku
z art. 125 ust. 1 pkt 1 ustawy o cudzoziemcach.
Ustalono,  że  w  systemie  Wiza-Konsul  nie  były  rejestrowane  informacje,  o  których
mowa  w  art.  12  ust.  1  pkt  5  -  6  (imię  ojca,  imię  i  nazwisko  rodowe  matki),  pkt  9
lit.  a-c  (rysopis:  wzrost  w  centymetrach,  kolor  oczu,  znaki  szczególne),  pkt 14
(wykształcenie),  pkt  18  (danych  o  karalności,  o  prowadzonych  postępowaniach

karnych i postępowaniach w sprawach o wykroczenia oraz wydanych orzeczeniach
w  postępowaniu  sądowym  lub  administracyjnym),  pkt  19  (stosunek  do  służby
wojskowej) oraz danych dotyczących stanu zdrowia cudzoziemca (art. 12 ust. 2 tej
ustawy).
Brak  powyższych  danych  w  systemie  Wiza-Konsul  wynika  z  faktu,  że  składana
w trybie  ubiegania  się  o  wizę  dokumentacja  (wniosek  wizowy  z  dokumentacją
uzupełniającą) nie przewiduje podawania takich informacji.

(dowód: akta kontroli, str. 453-454, 577-579)

W okresie od 1 stycznia do 30 września 2012 r. w RRO zostały zarejestrowane
17 873 wnioski o wydanie wizy. W analogicznym okresie 2011 r. zarejestrowano
18 747 wniosków. Organ wizowy, po pozytywnym rozpatrzeniu wniosków, wystawił

18 455 wiz w okresie od 1 stycznia do 30 września 2011 r. oraz 17 614 wiz
w okresie od 1 stycznia do 30 września 2012 r.

PESEL - Powszechny Elektroniczny System Ewidencji Ludności.

Ocena cząstkowa

Stan prawny

Opis stanu

faktycznego

(dowód: akta kontroli 209-213)

Kontrola  wykazała,  że  liczba  wniosków  o  wydanie  wiz  złożonych  w  pierwszych
trzech  kwartałach  2012 r.  zmalała  o  prawie  900,  tj.  o  około  4,5%  w  stosunku  do
analogicznego  okresu  2011 r.  Liczba  wniosków  o  wydanie  wiz  złożonych  po
wprowadzeniu PPWW, tj. w okresie od 1 czerwca do 30 września 2012 r. zmalała

o ponad 1 300, tj. o około 14,2% (9 344 wniosków w 2011 r., 8 019 wniosków
w 2012 r.), przy czym przeciętna liczba konsulów wykonujących czynności wizowe
w tym okresie pozostała na niezmienionym poziomie.

(dowód: akta kontroli str.196-214)

W okresie od stycznia do września 2011 r. i analogicznym okresie 2012 r.

czas oczekiwania na decyzję wizową wynosił średnio 3 dni od momentu złożenia
wniosku do otrzymania decyzji wizowej,

czas potrzebny na wydanie wizy był taki sam i wynosił 20 minut,

średni czas na podjęcie decyzji wizowej, zmniejszył się z 10 w 2011 r. do sześciu
minut w 2012 r., przy zaangażowaniu w realizację zadań z zakresu czynności

wizowych jednego urzędnika konsularnego.

(dowód: akta kontroli str. 196-197, 206-207,379-395)

Dane dotyczące liczby złożonych wniosków o wydanie wizy, liczby wydanych wiz ze
względu na cel, liczby czynności wizowych jak również liczby decyzji odmawiających

wydanie wizy i złożonych odwołań zostały zaprezentowane w tabelach nr 1 i 2.

Tabela nr 1

Liczba przyjętych wniosków i wydanych wiz ze względu na cel, w okresie od 1 stycznia

do 30 września 2012 r.

Lp.

Cel wydania wizy

celu

yda

nia w

Liczba złożonych

wniosków o wydanie

wizy

Liczba wydanych wiz

krajowej

Schengen

krajowych

Schengen

Ogółem, w tym:

4 005

13 868

3 961

13 653

1.1

turystyczny

6 097

6 004

1.2

odwiedziny

649

646

1.3

udział w imprezach sportowych

1 463

1 454

1.4

prowadzenie działalności gospodarczej

2 977

2 878

1.5

wykonywania  pracy  na  podstawie
oświadczenia  o  zamiarze  powierzenia
wykonywania  pracy,  zarejestrowanego
w powiatowym urzędzie pracy

2 898

2 860

1.6

prowadzenie działalności kulturalnej
lub udziału w konferencjach

988

984

1.7

odbycia studiów

129

1.8

udział w programie wymiany kulturalnej
lub edukacyjnej albo programie
pomocy humanitarnej lub programie
pracy wakacyjnej

524

522

1.9

gdy wiza jest wydawana w celu innym
niż określony w art. 26 ust. 1 pkt 1-26
ustawy o cudzoziemcach

477

475

1.10

korzystanie z uprawnień wynikających
z posiadania Karty Polaka

243

(dowód: akta kontroli, str. 209-213)

Tabela nr 2

Liczba wizowych czynności konsularnych oraz decyzji o odmowie wydania wizy i złożonych odwołań:

Lp.

Wyszczególnienie

Wykonanie na

dzień 30 września

2011 r.

Wykonanie na

dzień 30 września

2012 r.

Wykonanie

2012/2011

(%)

Liczba złożonych wniosków o wydanie
wizy ogółem

18 747

17 873

95,3

Liczba czynności wizowych ogółem,
w tym:

18 769

17 873

95,2

2.1

liczba wydanych wiz

18 455

17 614

95,4

2.2

liczba decyzji odmawiających wydanie
wizy

292

239

81,8

2.3

liczba złożonych odwołań od decyzji
odmawiających wydanie wizy

(dowód: akta kontroli, str. 205)

2.2. Podejmowanie decyzji o wydaniu wizy

Zgodnie z art. 32 ust. 1 ustawy o cudzoziemcach, wizę krajową wydaje się na

wniosek cudzoziemca. Do wniosku należy dołączyć dokumenty, których katalog
został wymieniony w art. 32 ust. 2 ustawy o cudzoziemcach.

Cele wydawania wizy Schengen lub wizy krajowej, z wyłączeniem tranzytowej

wizy lotniskowej, o której mowa w art. 2 pkt 5 kodeksu wizowego, zostały określone

w art. 26  ust.  1  ustawy  o  cudzoziemcach.  Zgodnie  z  §  2  ust.  1  i  3  pkt  3  tego
rozporządzenia,  wizę  krajową  oznacza  się  symbolem  „D”,  a  na  naklejce  wizowej
w polu "uwagi" zamieszcza się napis "cel wydania".

Zgodnie z § 3 ust. 2 rozporządzenia w sprawie wiz dla cudzoziemców,

w załączniku nr 2 został określony wzór formularza wniosku o wydanie wizy
krajowej.

W umowie między Wspólnotą Europejską a Ukrainą o ułatwieniu w wydawaniu

wiz w art. 7 tej umowy, postanowiono, że decyzja w sprawie wniosku o wydanie wizy

powinna nastąpić w ciągu 10 dni kalendarzowych od dnia wpłynięcia wniosku
i dokumentów wymaganych do wydania wizy. W indywidualnych przypadkach,
szczególnie w razie konieczności dokładniejszej analizy wniosku, termin ten można
przedłużyć do 30 dni, zaś w nagłych przypadkach – skrócić do dwóch dni roboczych

lub mniej. Stosownie do art. 6 ust. 1 umowy pomiędzy Wspólnotą Europejską
a Ukrainą opłata za rozpatrzenie wniosku wizowego wynosi 35 euro.

Zasady pobierania i wysokość opłat konsularnych zostały określone

w rozporządzeniu Ministra Spraw Zagranicznych z dnia 14 sierpnia 2003 r.

w sprawie opłat konsularnych

. Stosownie do postanowień § 7 powołanego

rozporządzenia, jeżeli umowy międzynarodowe, których stroną jest Rzeczypospolita
Polska przewidują za niektóre czynności konsularne inne opłaty niż ustalone
w rozporządzeniu lub zwolnienie z opłat, to od obywateli tych państw pobiera się

opłaty przewidziane w tych umowach albo dokonuje się określonych czynności
bezpłatnie. Decyzją Ministra Spraw Zagranicznych

z dniem 8 września 2010 r.

opłata za wizę krajową dla obywateli Ukrainy została obniżona do 20 EUR.

Od 15 września 2012 r., na mocy umowy między Rządem Rzeczypospolitej Polskiej
a Gabinetem Ministrów Ukrainy, obywatele Ukrainy zostali zwolnieni z wnoszenia
opłat za wydanie wizy krajowej.

Dz. U. Nr 156, poz. 1530 ze zm.

Pismo z dnia 7 września 2010 r. DK 20-196-09; DK 3300-2-10/002212.

Stan prawny

W  zakresie  prawidłowości  i  zgodności  decyzji  o  wydanie  wizy  z  obowiązującymi
przepisami, szczegółowej analizie poddano 79 wniosków o wydanie wizy złożonych
w  okresie  od  1  stycznia  do  30  września  2012 r.,  z  tego:  59  wniosków  złożonych
bezpośrednio  w  KG RP  i  20  za  pośrednictwem  PPWW,  w  tym  16  -  wniosków

z celem podróży - praca, pięć – dla posiadaczy Karty Polaka, 32 – w celu: udziału
w imprezach sportowych, prowadzenia działalności kulturalnej, udziału w programie
wymiany kulturalnej, siedem – w celu turystycznym i odwiedzin, 15 – w celu odbycia
studiów.
Badaniem objęto sprawdzenie:

czy złożony przez cudzoziemca wniosek o wydanie wizy spełniał wymogi
określone w art. 32 ustawy o cudzoziemcach oraz w Rozdziale II kodeksu

wizowego,

czy wniosek o wydanie wizy był zgodny z wzorem formularza określonym
w załączniku nr 2 do rozporządzenia w sprawie wiz dla cudzoziemców,

terminowości rozpatrywania wniosków,

okresu i terminu ważności wydawanych wiz krajowych w celu odbycia studiów,

sprawdzenie, czy pobrana opłata konsularna była zgodna z obowiązującą taryfą

opłat konsularnych.

Kontrola wykazała, że:

wszystkie wnioski o wydanie wizy spełniały wymogi określone w art. 32 ustawy

o cudzoziemcach oraz w Rozdziale II kodeksu wizowego,

wnioski o wydanie wizy Schengen zostały złożone w oparciu o wzór wniosku
określony w załączniku nr 1 do kodeksu wizowego,

w przypadku 78 wniosków, organ wizowy dochował terminu 10-dni na ich
rozpatrzenie, natomiast w przypadku jednego wniosku

, organ wizowy wydał

wizę po 22 dniach od jego złożenia. Wynikało to z konieczności zwrócenia się

o informację czy zachodzą okoliczności odmowy wydania wizy Schengen,
o których mowa w art. 32 ust. 1 lit. a tiret ii lub vi kodeksu wizowego i było
zgodne z art. 23 ust. 2 tego kodeksu,

za wydanie wizy została pobrana opłata w wysokości określonej przepisami

prawa,

zgodnie z zaleceniem Dyrektora DK MSZ od wnioskodawców nie żądano
udokumentowania faktu posiadania wystarczających środków na pobyt.

Badanie pięciu wniosków o wydanie wizy krajowej złożonych przez osoby
korzystające z uprawnień wynikających z posiadania Karty Polaka wykazało, że we
wszystkich przypadkach prawidłowo został wskazany cel pobytu (D 23 - korzystanie
z uprawnień wynikających z posiadania Karty Polaka). Od aplikujących o wizę nie

wymagano dołączenia dokumentów uzupełniających potwierdzających cel i warunki
pobytu. Stwierdzono, że decyzją konsula osoby posiadające Kartę Polaka były
zwolnione z wniesienia opłaty za rozpatrzenie wniosku wizowego i otrzymały wizy
wielokrotnego wjazdu z okresem ważności 365 dni.

(dowód: akta kontroli 450-452, 455-558, 585)

Badanie 15 wniosków o wydanie wizy w celu podjęcia studiów lub ich kontynuacji
wykazało, że:

w jednym przypadku pobrano opłatę wizową od obywatelki Kamerunu, na

podstawie przepisów wspólnotowego kodeksu wizowego, w pozostałych
przypadkach studenci występujący o wizę, będący obywatelami Ukrainy, zostali

Dotyczy wniosku złożonego przez obywatelkę Kamerunu.

Opis stanu

faktycznego

zwolnieni z wnoszenia opłaty za jej wydanie, stosownie do wymogu określonego

w art. 3 ust. 5 umowy między rządem Rzeczypospolitej Polskiej a Gabinetem
Ministrów Ukrainy,

do wszystkich wniosków załączono dokumenty potwierdzające zasadność

starania się o wizę,

w jednym przypadku, aplikujący legitymował się przyznaniem stypendium RP,

w jednym przypadku, aplikujący przedstawił informację o opłaceniu studiów ze

środków Europejskiego Funduszu Spójności,

w jedenastu przypadkach, w związku z załączonymi informacjami o przyjęciu na
studia płatne: w dziesięciu przypadkach aplikujący załączyli potwierdzenie

opłacenia całego semestru, a w jednym załączono potwierdzenie opłaty za jeden
miesiąc studiów,

w dwóch przypadkach, w związku z załączonymi informacjami o kontynuacji

studiów, aplikujący nie załączyli informacji o formie podejmowanych studiów
(odpłatne czy nie).

Jak podała Konsul Generalna, w pierwszym ww. przypadku nie żądano
zaświadczeń o odpłatności z na uwagi kontynuację studiów, a w drugim przypadku

aplikantka przedstawiła zaświadczenie o studiach w Instytucie Filozofii i Socjologii
PAN i przygotowaniach do obrony rozprawy doktorskiej;

do wszystkich wniosków załączono dowód posiadania ubezpieczenia
zakupionego na Ukrainie w firmach ubezpieczeniowych uznawanych na

terytorium strefy Schengen i we Szwajcarii, na cały okres wnioskowania o wizę,
tj. okres od 66 do 365 dni,

wszystkie zbadane wnioski zostały złożone przez aplikujących zamieszkałych na

terenie obwodu Konsulatu RP w Odessie,

w przypadku pięciu wniosków wizowych, aplikujący o wizę w związku
z kontynuacją studiów w Polsce legitymowali się poświadczeniami ukończenia

poprzednich semestrów,

Z ustaleń kontroli wynika, że w Konsulacie nie stosowano jednolitych zasad
przyznawania wiz dla osób odbywających studia w Polsce, w wyniku czego w pięciu
przypadkach przyznano wizy na cały wnioskowany okres (od 63 do 365 dni), zaś

w pozostałych przypadkach okres na który przyznano wizę był krótszy od
wnioskowanego (od 150 do 365 dni) i wynosił od 90 do 160 dni.
Konsul Generalna podała, że w KG RP w Odessie nie określano zasad dotyczących
okresu, liczby dni przekroczeń granicy w ramach przyznawanych wiz osobom

podejmującym lub kontynuującym studia w Polsce. Decyzje te podejmowane są
indywidualnie przez poszczególnych konsulów w oparciu o obowiązujące przepisy.
W ocenie NIK za stosowne należy uznać określenie zasad przyznawania wiz
osobom podejmującym bądź kontynuującym studia w Polsce.

(dowód: akta kontroli str. 437, 441-442, 450-452, 555-558, 585)

Konsul Generalna poinformowała, że:

w okresie objętym kontrolą występowały przypadki aplikowania o wizę przed lub

w trakcie trwania semestru. Wnioski o wydanie wizy przed rozpoczęciem
semestru związane były z uczestnictwem w kursach językowych, poszukiwaniem
lokum, natomiast w trakcie jego trwania z uwagi na wygasanie terminu ważności
wizy. Ze względu na to, iż system Wiza-Konsul nie generuje rejestrów wiz

wydanych w trybie specjalnym, nie można podać ile ww. przypadków wystąpiło
w kontrolowanym okresie,

w przypadku aplikowania o kolejną wizę w celu odbycia studiów, wymagane było
potwierdzenie systematyczności odbywania studiów przez aplikującego.

Wymagano potwierdzenia faktu kontynuowania nauki (zaświadczenie z uczelni,
indeks). Nie odnotowano przypadków wydania wizy w celu odbycia studiów
osobom powtarzającym naukę na tym samym semestrze,

aplikujący o wizę studenci byli informowani o możliwości ubiegania się o kartę

czasowego pobytu. Nieposiadanie takiej karty studenci tłumaczyli wymogami
Urzędu do Spraw Cudzoziemców, w tym koniecznością udokumentowania
posiadania odpowiedniej sumy pieniędzy na czas trwania studiów,

w przypadku odbywania płatnych studiów przez aplikujących o wizę w celu
odbycia studiów, nie wymagano potwierdzenia wniesienia opłat za studia, gdyż
w niektórych uczelniach opłata taka może być dokonana po przyjeździe studenta

na miejsce. Taki fakt jest potwierdzony w zaświadczeniu uczelni o przyjęciu na
studia,

KG RP w Odessie nie wymaga przedstawienia ubezpieczenia na cały okres
wnioskowania o wizę w celu odbycia studiów, a załatwienie takiego

ubezpieczenia leży w gestii poszczególnych uczelni,

w KG RP w Odessie nie odnotowano przypadków aplikowania o wizę w celu
odbycia studiów przez osoby zamieszkałe poza terenem odeskiego okręgu

konsularnego,

w przypadku ubiegania się o wizę przez rodziców studenta, poza
zaświadczeniem o przyjęciu studenta na studia, wymagane jest zaproszenie dla

rodziców ze wskazaniem miejsca zamieszkania lub wymagane są dokumenty jak
w przypadku ubiegania się o wizę turystyczną,

w KG RP w Odessie nie stwierdzono przypadków wykorzystania wiz na naukę do
innych celów.

(dowód: akta kontroli str.441-442)

2.3. Wydawanie decyzji o odmowie przyznania wizy

Odmowa wydania cudzoziemcowi wizy krajowej może nastąpić w przypadkach
określonych w art. 30 ust. 1 ustawy o cudzoziemcach, a wizy Schengen – w art. 32

ust. 1 lit.a) i b) kodeksu wizowego.

Zgodnie z art. 37 ust. 1 ww. ustawy, wydanie lub odmowa wydania wizy

Schengen lub wizy krajowej następuje w drodze decyzji, a decyzję o odmowie
wydania wizy krajowej wydaje się na formularzu. W myśl art. 32 ust. 4 pkt 1 tej

ustawy, od decyzji o odmowie wydania wizy Schengen lub wizy krajowej wydanej
przez konsula - przysługuje wniosek o ponowne rozpatrzenie sprawy przez ten
organ.
W okresie od 1 stycznia do 30 września 2012 r. w KG wydano łącznie 239 decyzji

odmawiających wydania wiz, tj. dla 1,4% wniosków złożonych w tym okresie.
Odmowy dotyczyły:

196 wniosków o wydanie wiz Schengen, w tym m.in. 98 odmów w zakresie

prowadzenia działalności gospodarczej, 78 w zakresie wyjazdów w celach
turystycznych,

43 wniosków o wydanie wizy krajowej, w tym m.in. 38 odmów w zakresie

wyjazdów w celu wykonywania pracy na podstawie oświadczenia o zamiarze
powierzenia wykonywania pracy, zarejestrowanego w powiatowym urzędzie
pracy.

W badanym okresie nie wystąpiły przypadki odmowy wydania wizy w celu odbycia

studiów.

(dowód: akta kontroli str. 196-214)

Stan prawny

Opis stanu

faktycznego

Szczegółowym badaniem objęto 20 wniosków o wydanie wiz, w stosunku do których

organ wizowy podjął decyzje o odmowie ich wydania, z tego 10 w sprawie wydania
wiz Schengen

i 10 w sprawie wydania wiz krajowych

Analiza spraw dotyczących odmów wydania wiz wykazała, że:

we wszystkich przypadkach odmowy nastąpiły w drodze decyzji, stosownie do

wymogu określonego w art. 37 ust. 1 ww. ustawy o cudzoziemcach
z zastosowaniem standardowego formularza wymaganego przepisami art. 32
ust. 2 kodeksu wizowego,

decyzje o odmowie wydania  wiz Schengen zostały wydane w oparciu o art. 32
ust. 1  Kodeksu  wizowego,  głównie  z  powodu  podejrzenia  sfałszowania
dokumentów  potwierdzających  cel  podróży  i  podejrzenia,  iż  cel  wyjazdu  był

niezgodny z deklarowanym,

decyzje o odmowie wydania wiz krajowych zostały wydane w oparciu o art. 30
ust. 1 ustawy o cudzoziemcach, głównie z powodu wykorzystania poprzedniej
wizy niezgodnie z deklarowanym celem i braku uzasadnienia celu lub warunków

pobytu.

(dowód: akta kontroli str.215-216)

W badanym okresie nie wnoszono odwołań od decyzji odmownych w sprawie
wydania wiz.

(dowód: akta kontroli str.214)

W zakresie realizacji zadań związanych z wydawaniem wiz stwierdzono
nieprawidłowość polegającą na stosowaniu w KG RP formularza wniosku o wydanie
wizy krajowej niezgodnego z wzorem wniosku określonym w załączniku nr 2 do

rozporządzenia w sprawie wiz dla cudzoziemców. Niezgodność dotyczyła pkt
26 wniosku wizowego i została stwierdzona we wszystkich objętych badaniem
sprawach o wydanie wizy krajowej

W ocenie NIK skala i zakres tej nieprawidłowości nie miały wpływu na
podejmowanie merytorycznych decyzji o wydaniu lub o odmowie wydania wizy.

Najwyższa Izba Kontroli ocenia pozytywnie rozpatrywanie wniosków o wydanie

wizy.

3. Wykonywanie zadań związanych z przyznawaniem Karty

Polaka

3.1. Rejestr złożonych wniosków o przyznanie Karty Polaka

Zgodnie z art. 23 ust. 1-2 ustawy o Karcie Polaka konsul prowadzi, w zakresie
swojej właściwości, rejestr złożonych wniosków o przyznanie Karty Polaka, decyzji

wydanych  w  tych  sprawach  oraz  przyznanych  i  unieważnionych  Kart  Polaka.
Przedmiotowy  rejestr  zawiera  informację  o  wydanych  decyzjach  oraz  następujące
dane  osób,  którym  przyznano  albo  odmówiono  przyznania  Karty  Polaka,  albo
których Kartę Polaka unieważniono:

1)  imię i nazwisko;
2)  datę i miejsce urodzenia;
3)  płeć;

Nr wniosków: 236498, 135625, 236367, 237711, 236434, 234420, 238659, 237615, 136709, 234690.

Nr wniosków: 237446, 237147, 137734, 134434, 318767, 232297, 231744, 237759, 231096, 236946.

We wniosku stanowiącym załącznik do rozporządzenia w pkt 26 wymagano zamieszczenia

informacji o wydanych wizach w okresie ostatnich pięciu lat, a w zamieszczonym wniosku
w systemie e-konsulat ograniczono ten okres do trzech lat.

Ustalone

nieprawidłowości

Ocena cząstkowa

Stan prawny

4) adres zamieszkania za granicą;

5)  obywatelstwo albo status bezpaństwowca;
6)  narodowość;
7)  obywatelstwo i narodowość rodziców, dziadków lub pradziadków, jeżeli ich dane

zostały wskazane przez osobę ubiegającą się o przyznanie Karty Polaka.

Stosownie  do  postanowień  art.  23  ust.  3  ustawy  o  Karcie  Polaka,  dane  ujęte
w rejestrze konsul przekazuje Radzie do Spraw Polaków na Wschodzie.
W myśl postanowień art. 24 ust. 1 ww. ustawy, dane z rejestru są udostępniane za
pośrednictwem  urządzeń  teleinformatycznych,  bez  konieczności  składania

pisemnych  wniosków,  ministrowi  właściwemu  do  spraw  wewnętrznych,  Szefowi
Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego, Szefowi Agencji Wywiadu, konsulom oraz
organom Policji i Straży Granicznej, w zakresie niezbędnym do wykonywania zadań
ustawowych tych organów.
Stosownie  do  wymogów  określonych  w  art.  23  ust.  1  ustawy  o  Karcie  Polaka,
RWPPOK  prowadził  w  zakresie  swojej  właściwości,  rejestry  złożonych  wniosków
o przyznanie  Karty  Polaka,  decyzji  wydanych  w  tych  sprawach  oraz  przyznanych
i unieważnionych Kart Polaka.
W  trakcie  kontroli  ustalono,  że  rejestrację  wniosków  o  przyznanie  Karty  Polaka
prowadzono w RWPPOK równolegle w dwóch systemach informatycznych, tj.:

w systemie Wiza-Konsul, który umożliwiał wprowadzenie spraw do Rejestru

Czynności  Konsularnych.  System  nadawał  kolejny  numer  danej  sprawie,
ujmowano  w  nim  m.in.  dane  wnioskodawcy  (imię,  nazwisko,  datę  i  miejsce
urodzenia,  płeć,  obywatelstwo,  dokumenty  tożsamości),  informacje
o dokumentach załączonych do wniosku, stan opłat, sprawdzenie wnioskodawcy

w rejestrach, - rejestracji w tym systemie dokonuje pracownik przyjmujący
wniosek o wydanie Karty Polaka,

w systemie CO-KPRM (on-line), w którym rejestracja polegała na wprowadzeniu

danych z wniosku, wklejenie zeskanowanej fotografii i podpisu. Dane do systemu
były  wprowadzane  na  podstawie  danych  ujętych  we  wnioskach,  bezpośrednio
przez  Konsula  ds.  prawnych.  Konsul  ze  względu  na  pełnioną  funkcję  posiadał
uprawnienia  do  wglądu  do  danych  o  wydanych  Kartach  Polaka.  Żaden

z pracowników KG RP nie posiadał takich uprawnień, gdyż rejestr zawierał dane
o wszystkich wydanych decyzjach w sprawie Karty Polaka na całym świecie. Nie
istniała możliwość automatycznego pobrania danych z systemu Wiza-Konsul.

W systemie CO-KPRM ujmowano dane wymagane art. 23 ust. 2 ustawy o Karcie

Polaka. Dodatkowo system umożliwiał wprowadzenie innych danych, m.in.
dokumentu potwierdzającego dane ujęte we wniosku, w tym jego nazwę, serię
i numer, organ go wydający, datę wydania i datę ważności tego dokumentu.

(dowód: akta kontroli str. 86-88)

Badanie zgodności danych ujętych w 21 wnioskach o wydanie Kart Polaka

wykazało w dziewięciu przypadkach

różnice pomiędzy faktyczną datą złożenia

wniosku o wydanie Karty Polaka, a datą jego złożenia wykazaną w systemie.
W jednym przypadku

nr domu wnioskodawcy wskazany we wniosku, różnił się od

Oznaczenia spraw: 319-263-2/2012, 319-263-10/2012, 319-263-18/2012, 319-263-26/2012, 319-

263-34/2012, 319-263-42/2012, 319-263-50/2012, 319-263-58/2012, 319-263-66/2012, 319-263-
74/2012, 319-263-82/2012, 319-263-90/2012, 319-263-98/2012, 319-263-106/2012, 319-263-

114/2012, 319-263-122/2012, 319-263-130/2012, 319-263-138/2012, 319-263-146/2012, 319-
263-154/2012, 319-263-162/2012.

Oznaczenia spraw: 319-263-18/2012, 319-263-34/2012, 319-263-42/2012, 319-263-50/2012,

319-263-58/2012, 319-263-66/2012, 319-263-74/2012, 319-263-82/2012, 319-263-90/2012.

Oznaczenie sprawy: 319-263-138/2012.

Opis stanu

faktycznego

numeru ujętego w systemie, w kolejnym przypadku

ujęte w systemie daty: wydania

paszportu oraz jego ważności, były inne niż wskazane na wniosku o wydanie Karty
Polaka.
Konsul ds. prawnych, wyjaśnił, że różnice pomiędzy faktycznymi datami złożenia
wniosków, a datami ich złożenia wykazanymi w systemie, wynikały z funkcjonalności

systemu  CO-KPRM.  System  bowiem  w  rubryce  data  wniosku  wskazuje  datę
rejestracji wniosku w systemie i uniemożliwia dokonanie jej zmiany.  W pozostałych
dwóch  przypadkach  ujęcie  w  systemie  innych  danych  niż  na  wnioskach  wynikało
z błędnego odczytania danych na wnioskach.

(dowód: akta kontroli str. 191-193)

Kontrola wykazała, że przypadki błędnego wprowadzenia do systemu danych osób
wnioskujących, dotyczące adresu zamieszkania i posiadanego paszportu, nie miały
wpływu na wypełnienie danych w Karcie Polaka.
Jak poinformował konsul ds. prawnych: dane z systemu CO-KPRM, ze względu na
jego funkcjonalność, były stale dostępne dla Rady do Spraw Polaków na
Wschodzie, a także dla przedstawicieli uprawnionych komórek ABW, Agencji
Wywiadu, Policji i Straży Granicznej w zakresie niezbędnym do wykonywania zadań

ustawowych tych organów, stosownie do wymogów określonych w art. 23 ust. 3
i art. 24 ust. 1 ustawy o Karcie Polaka.

(dowód: akta kontroli str. 87)

3.2. Wydawanie decyzji o przyznaniu, odmowie przyznania oraz

unieważnieniu Karty Polaka

Zgodnie  z  art.  2  ust.  1  i  4  ustawy  o  Karcie  Polaka,  Karta  może  być  przyznana
wyłącznie  osobie  nieposiadającej  obywatelstwa  polskiego  albo  zezwolenia  na
osiedlenie  się  na  terytorium  Rzeczypospolitej  Polskiej,  która  deklaruje

przynależność do Narodu Polskiego i spełnia łącznie następujące warunki:
1) wykaże swój związek z polskością przez przynajmniej podstawową znajomość

języka polskiego, który uważa za język ojczysty, oraz znajomość i kultywowanie
polskich tradycji i zwyczajów;

2) w obecności konsula Rzeczypospolitej Polskiej, zwanego dalej "konsulem", lub

upoważnionego pracownika organizacji, o której mowa w art. 15 ust. 1, złoży
pisemną deklarację przynależności do Narodu Polskiego;

3) wykaże, że jest narodowości polskiej lub posiadała obywatelstwo polskie, lub co

najmniej  jedno  z  jej  rodziców  lub  dziadków  albo  dwoje  pradziadków  było
narodowości  polskiej  lub  posiadało  obywatelstwo  polskie,  albo  przedstawi
zaświadczenie  organizacji  polskiej  lub  polonijnej działającej  na  terenie  jednego
z państw,  o  których  mowa  w  ust.  2,  potwierdzające  aktywne  zaangażowanie

w działalność na rzecz języka i kultury polskiej lub polskiej mniejszości
narodowej przez okres co najmniej ostatnich trzech lat.

Artykuł 12 ustawy o Karcie Polaka stanowi, że przyznanie Karty Polaka następuje
w drodze decyzji administracyjnej, na pisemny wniosek osoby ubiegającej się o jej

wydanie  lub  jej  przedstawiciela  ustawowego.  Organem  właściwym  w  sprawie
przyznania Karty Polaka jest konsul właściwy ze względu na miejsce zamieszkania
wnioskodawcy.  Czynności  wykonywane  przez  konsula  w  związku  ze  złożeniem
przez  wnioskodawcę  wniosku  i  wydaniem  decyzji  o  przyznaniu  Karty  Polaka  są

wolne od opłat konsularnych.

Oznaczenie sprawy: 319-263-26/2012.

Stan prawny

Decyzję o odmowie przyznania Karty Polaka konsul wydaje w przypadkach

określonych w art. 19 ustawy o Karcie Polaka, a decyzję o jej unieważnieniu
z urzędu w sytuacjach określonych w art. 20 ust 1 ww. ustawy.
Na mocy art. 20 ust. 2 ustawy o Karcie Polaka, posiadacz Karty Polaka, która
została unieważniona z urzędu zobowiązany jest do jej zwrotu konsulowi, który ją

wydał.

Zadania związane z realizacją ustawy o Karcie Polaka, w KG RP w Odessie, były
realizowane na podstawie Wytycznych dla konsulów w zakresie realizacji Ustawy
o Karcie Polaka, z dnia 26 marca 2008 r., oraz Wytycznych dla konsulów w zakresie

sprawdzania  znajomości  języka  polskiego  oraz  znajomości  kultywowania  polskich
tradycji i zwyczajów w związku z realizacją Ustawy o Karcie Polaka, z dnia 25 marca
2008 r.  Dokumenty  te  zostały  sporządzone  i  przekazane  do  stosowania  przez
Departament Konsularny i Polonii MSZ.
W  okresie  objętym  kontrolą  w  Konsulacie  przyjętych  zostało  166  wniosków
o przyznanie Karty Polaka (tj. średnio w miesiącu 18), wydanych zostało 165 decyzji
pozytywnych  (w  tym  dwa  duplikaty)  oraz  jedną decyzję  odmowną.  Na  podstawie
art. 20 ust. 1 ustawy o Karcie Polaka unieważniona została jedna Karta Polaka.

(dowód: akta kontroli str.137, 147-153)

Szczegółowe badanie dokumentacji dotyczącej wydania 21 decyzji o przyznaniu
Karty Polaka wykazało, że:

przyznanie Karty Polaka nastąpiło w drodze decyzji administracyjnej wydanej

przez  konsula  właściwego  dla  miejsca  zamieszkania  wnioskodawcy,
posiadającego  upoważnienie  do  realizacji  spraw  dotyczących  przyznawania
Karty  Polaka.  Decyzje  o  przyznaniu  Karty  Polaka,  przyjętych  w Konsulacie,

wydawane były w dniu przyjęcia wniosku, w przypadku wniosków
przyjmowanych poza siedzibą KG RP, m.in. w trakcie spotkań z organizacjami
polonijnymi, wydane zostały nie później niż w ósmym dniu po przyjęciu wniosku,

wnioskujący złożył wniosek o przyznanie Karty Polaka zgodnie ze wzorem

określonym w rozporządzeniu Rady Ministrów z 4 marca 2008 r. w sprawie
określenia wzoru wniosku o przyznanie Karty Polaka oraz wzoru Karty Polaka

;

do wniosku załączone zostały dokumenty potwierdzające, spełnianie przez

wnioskodawcę warunków określonych w art. 2 ust. 1 pkt 3 ustawy o Karcie
Polaka;

wnioskodawca złożył w obecności konsula pisemną deklarację o przynależności

do Narodu Polskiego, stosownie do art. 2 ust. 1 pkt 2 ustawy o Karcie Polaka,
oraz oświadczenie o nieposiadaniu obywatelstwa polskiego, zezwolenia na
osiedlenie w RP, ani że nie repatriował, o czym mowa w art. 2 ust. 3 i 4
przedmiotowej ustawy;

w  dokumentacji  sprawy  znajdowało  się  potwierdzenie,  że  dokonaniu  przez
konsula  sprawdzenia  znajomości  przez  wnioskodawcę  języka  polskiego  oraz
znajomości  i  kultywowania  polskich  tradycji  i  obyczajów,  co  jest  wymagane

zgodnie z art. 2 ust. 1 pkt. 1 ustawy o Karcie Polaka;

w dokumentacji 20 spraw znajdowało się potwierdzenie odbioru Karty Polaka
przez osobę uprawnioną. W jednym przypadku (nr sprawy 319-263-98/2012)

decyzja przyznająca Kartę Polaka wydana została w dniu 7 maja 2012 r. Do dnia
zakończenia kontroli Karta ta (spersonalizowana w dniu 6 listopada 2012 r.) nie
została przekazana do Konsulatu, mimo że konsul ds. prawnych kilkakrotnie
występował z zapytaniem do Centrum Personalizacji Dokumentów MSW

o wyjaśnienie powodów długotrwałości procesu jej wydawania,

Dz. U. Nr 48, poz. 282.

Opis stanu

faktycznego

wręczenie Kart Polaka nastąpiło pomiędzy 19 a 91 dniem od wydania decyzji.

(dowód: akta kontroli str. 86-136, 138-146)

W wyniku badania dokumentacji dotyczącej jednej decyzji o odmowie przyznania
Karty Polaka stwierdzono, że:

odmowa  przyznania  Karty  Polaka  nastąpiła  w  drodze  decyzji  administracyjnej
wydanej  przez  konsula  właściwego  dla  miejsca  zamieszkania  wnioskodawcy,
posiadającego  upoważnienie  do  realizacji  spraw  dotyczących  przyznawania

Karty Polaka;

decyzja o odmowie przyznania Karty Polaka zawierała uzasadnienie odmowy
oraz pouczenie o możliwości odwołania od decyzji;

decyzja odmowna została wydana na podstawie art. 19 pkt 1 ustawy o Karcie

Polaka,  gdyż  wnioskodawca  nie  posiadał  podstawowej  znajomości  języka
polskiego,  nie  uważał  go  za  swój  język  ojczysty,  nie  posiadał  także  wiedzy
o polskich  tradycjach  i  zwyczajach,  tj.  nie  spełnił  warunków  do  jej  otrzymania

wymienionych w art. 2 ust. 1 pkt 1 ustawy o Karcie Polska.

(dowód: akta kontroli str. 154-157)

W badanym okresie, w związku z art. 19 ust. 4 ustawy o Karcie Polaka, została
unieważniona jedna Karta Polaka. Powodem unieważnienia było pozyskanie przez

Konsulat informacji, że posiadacz Kary otrzymał decyzję zezwalającą mu na
osiedlenie się na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej.

(dowód: akta kontroli str. 158-159)

W kontrolowanym okresie, do Rady do Spraw Polaków na Wschodzie, nie

wniesiono odwołań od decyzji konsula, w związku z odmową przyznania Karty
Polaka lub decyzji o jej unieważnieniu.

(dowód: akta kontroli str.137)

Jak poinformował pan Adam Adamczuk konsul ds. prawnych: Wręczaniu

przyznanych Kart Polaka w Konsulacie Generalnym nadawano uroczysty charakter.
Ceremonie odbywały się w sali z Godłem Narodowym, a wręczenia Kart Polaka
dokonywał Konsul Generalny, w obecności konsula ds. prawnych. Przygotowywano
uroczysty wystrój sali oraz poczęstunek. W okresie objętym kontrolą odbyło się pięć

takich  uroczystości.  W  przypadkach,  gdy  osoby  otrzymujące  Karty  Polaka
zamieszkiwały  miejscowości  położone  daleko  od  Odessy  wręczenia  Kart  Polaka
odbywały się w czasie wyjazdów konsula w teren, lub w przypadkach losowych, gdy
osoba  nie  mogła  stawić  się  w  terminie  wyznaczonym,  wręczano  je  indywidualnie

w Konsulacie.

(dowód: akta kontroli str. 160)

Od wejścia w życie ustawy o Karcie Polaka, Konsulat Generalny RP prowadził akcje
informacyjne promujące możliwość ubiegania się o wydanie Karty Polaka. Jak

poinformował konsul ds. prawnych działania te polegały m.in. na:

umieszczaniu informacji na temat ustawy, a także wymagań językowych oraz
wymagań dotyczących znajomości polskich tradycji i zwyczajów, na stronie

internetowej urzędu,

opracowaniu i udostępnianiu specjalnej broszury, którą wręczano
zainteresowanym w Konsulacie,

uruchomieniu dodatkowego (wydzielonego) numeru telefonu miejskiego, pod
którym udzielano informacji na temat Karty Polaka oraz przyjmowano zapisy na
rozmowę z konsulem,

udzielaniu odpowiedzi na e-maile i listy dotyczące Karty Polaka,

przekazywaniu informacji o ustawie o KP, podczas wizyt w organizacjach

polonijnych działających w okręgu konsularnym, udzielanie odpowiedzi pytania
w trakcie spotkań oraz przyjmowaniu wniosków w czasie takich spotkań.
W okresie od 1 stycznia do 30 września 2012 r. Konsul Generalny oraz

konsulowie ds. prawnych i ds. administracyjno - finansowych, jedenastokrotnie
odwiedzali organizacje polonijne,

współpracy z organizacjami polonijnymi, a także z Kościołem Katolickim

w dotarciu do osób chcących ubiegać się uzyskanie Karty Polaka.

Pan Adam Adamczuk konsul ds. prawnych poinformował również, że w 2011 r.
konsulowie uczestniczyli w dziesięciu spotkaniach, podczas których przyjmowali
wnioski o wydanie Kart Polaka, w czterech miejscowościach (Oczaków – jeden raz,

Pierwomajsk – cztery razy, Mikołajów – trzy razy, Jużnoukraińsk – dwa razy), zaś
w 2012 r. byli w trzech miejscowościach, na czterech spotkaniach (Mikołajów –
jeden raz, Pierwomajsk – dwukrotnie, Kucurab – jeden raz). Planowano na grudzień
2012 r. kolejne wyjazdy do Mikołajewa oraz Pierwomajska, w dniach 5-6 oraz 13-14,

na których miały być przyjmowane wnioski od osób zainteresowanych uzyskaniem
Kart Polaka.
Przed  wejściem  w  życie  ustawy  o  Karcie  Polaka,  a  także  w  trakcie  jej
obowiązywania,  udzielono  ośmiu  wywiadów  wszystkim  środkom  masowego

przekazu, w trakcie których podkreślano, że Karta Polaka to nie polskie
obywatelstwo. Jak wyjaśnił konsul ds. prawnych, rozwiewano w ten sposób obawy,
że wprowadzenie ustawy może prowadzić do zagrożeń związanych z „rozbijaniem”
jedności społeczeństwa ukraińskiego.

W związku z tym, że w odeskim okręgu konsularnym nie występowały media
polskojęzyczne, współpracowano z miejscowymi masmediami nadającymi audycje
w języku ukraińskim i rosyjskim.

(dowód: akta kontroli str.161-190)

W  zakresie  wykonywanie  zadań  związanych  z  przyznawaniem  Kart  Polaka  nie
stwierdzono nieprawidłowości.
Najwyższa Izba Kontroli ocenia pozytywnie działalność Konsulatu Generalnego RP
w  Odessie  w  zakresie  wykonywania  zadań  związanych  z  przyznawaniem  Karty

Polaka.

4. Wykonywanie zadań związanych z rozpatrywaniem skarg

dotyczących wydawania wiz i Karty Polaka

Zgodnie z art. 227 Kpa przedmiotem skargi może być w szczególności zaniedbanie
lub nienależyte wykonywanie zadań przez właściwe organy albo przez ich

pracowników, naruszenie praworządności lub interesów skarżących, a także
przewlekłe lub biurokratyczne załatwianie spraw. Skargi składa się do organów
właściwych do ich rozpatrzenia, o czym stanowi art. 228 Kpa. Stosownie do art. 237
§ 1 Kpa, organ właściwy do załatwienia skargi powinien załatwić skargę bez zbędnej

zwłoki,  nie  później  jednak  niż  w  ciągu  miesiąca.  Zawiadomienie  o  odmownym
sposobie  załatwienia  skargi  (od  17  czerwca  2010 r.)  powinno  m.in.  zawierać
pouczenie o treści art. 239 Kpa.
Stosownie  do postanowień  §  9  ust.  1 pkt  2  i  5  zarządzenia nr  17  Ministra  Spraw

Zagranicznych  z  dnia  1  czerwca  2012 r.    skargi  dotyczące  pracowników  danej
placówki  i  wnioski  dotyczące  jej  funkcjonowania  mogą  być  załatwiane  przez
kierownika tej placówki, zaś skargi dotyczące kierowników placówek zagranicznych
oraz  działalności  placówek  zagranicznych  mogą  być  załatwiane  przez  dyrektora

właściwego departamentu nadzorującego.

Ustalone

nieprawidłowości

Ocena cząstkowa

Stan prawny

W okresie objętym kontrolą wpłynęła jedna skarga na działania Konsulatu

w zakresie spraw związanych z wydawaniem wiz przez KG RP w Odessie.
Skarga ta została skierowana, w dniu 1 sierpnia 2012 r., bezpośrednio do Ministra
Spraw Zagranicznych. Po udzieleniu wyjaśnień przez konsula ds. wizowych oraz
Konsula Generalnego RP w Odessie, Dyrektor Departamentu Konsularnego MSZ

uznał skargę za niezasadną, stwierdzając brak potwierdzenia zarzutów skarżącego.
Sprawy  z  zakresu  realizacji  zadań  związanych  z przyznawaniem  Karty  Polaka  nie
były przedmiotem skarg i wniosków.

(dowód: akta kontroli str.217-234)

W  zakresie  wykonywania  zadań  związanych  z  rozpatrywaniem  skarg  dotyczących
badanego obszaru nie stwierdzono nieprawidłowości.
Najwyższa  Izba  Kontroli  ocenia  pozytywnie  działalność  Konsulatu  w  zakresie
wykonywania  zadań  związanych  z  rozpatrywaniem  skarg  dotyczących  wydawania

wiz i Karty Polaka.

IV. Uwagi i wnioski

Przedstawiając powyższe oceny i uwagi wynikające z ustaleń kontroli, Najwyższa

Izba Kontroli, na podstawie art. 53 ust. 1 pkt 5 ustawy z dnia 23 grudnia 1994 r.
o Najwyższej Izbie Kontroli

, wnosi o:

1. Podjęcie, w porozumieniu z MSZ, działań mających na celu zapewnienie

akredytowanym firmom turystycznym możliwości składania aplikacji wizowych

także bezpośrednio w Konsulacie, stosownie do wymogów art. 17 ust. 5 i art. 9
ust. 4 kodeksu wizowego, zobowiązujących państwo członkowskie do
utrzymywania możliwości składania przez wszystkie osoby ubiegające się o wizę
wniosków bezpośrednio w swoich konsulatach.

2. Rozważenie podjęcia działań zmierzających do ułatwienia dostępu do wizy dla

osób zamieszkujących w miejscowościach odległych od siedziby Konsulatu.

3. Podjęcie działań w celu skrócenia okresu oczekiwania na złożenie wniosku

o wydanie wizy bezpośrednio w Konsulacie, liczonego od chwili jego

zarejestrowania w systemie e-konsulat.

4. Rozważenie opracowania zasad przyznawania wiz dla osób podejmujących bądź

kontynuujących studia w Polsce.

5. Udostępnianie aplikantom wniosku o wydanie wizy krajowej zgodnego z wzorem

wniosku, określonym w załączniku nr 2 do rozporządzenia w sprawie wiz dla
cudzoziemców.

Dz. U. z 2012 r., poz.82.

Opis stanu

faktycznego

Ustalone

nieprawidłowości

Ocena cząstkowa

Wnioski pokontrolne

V. Pozostałe informacje i pouczenia

Wystąpienie pokontrolne zostało sporządzone w dwóch egzemplarzach; jeden dla

kierownika jednostki kontrolowanej, drugi do akt kontroli.
Zgodnie z art. 54 ustawy o NIK kierownikowi jednostki kontrolowanej przysługuje
prawo zgłoszenia na piśmie umotywowanych zastrzeżeń do wystąpienia
pokontrolnego, w terminie 21 dni od dnia jego przekazania. Zastrzeżenia zgłasza się

do dyrektora Departamentu Administracji Publicznej Najwyższej Izby Kontroli.
Zgodnie z art. 62 ustawy o NIK proszę o poinformowanie Najwyższej Izby Kontroli,
w terminie 14 dni od otrzymania wystąpienia pokontrolnego, o sposobie
wykorzystania uwag i wykonania wniosków pokontrolnych oraz o podjętych

działaniach lub przyczynach niepodjęcia tych działań.
W przypadku wniesienia zastrzeżeń do wystąpienia pokontrolnego, termin
przedstawienia informacji liczy się od dnia otrzymania uchwały o oddaleniu
zastrzeżeń w całości lub zmienionego wystąpienia pokontrolnego.

Warszawa, dnia lutego 2013 r.

Najwyższa Izba Kontroli

Departament Administracji Publicznej

Edyta Prędka

Radca Prezesa NIK

p.o. Dyrektora

Józef Górny

Gł. specjalista k. p.

........................................................

Podpis

podpis

Edyta Jamioł

Gł. specjalista k. p.

........................................................

Podpis

Prawo zgłoszenia

zastrzeżeń

Obowiązek

poinformowania

NIK o sposobie

wykorzystania uwag

i wykonania wniosków