10

www.gazetapodatkowa.pl

Gazeta Podatkowa nr 56 • 14.07.2008 r.

RACHUNKOWOŚĆ DLA KAŻDEGO

Porady eksperta

Program komputerowy służący do prowadzenia rachunkowości powinien od-

powiadać potrzebom jednostki, być łatwy w obsłudze i nie być zbyt kosztowny. 

Przede wszystkim jednak musi spełniać wymogi ustawy o rachunkowości.

Obecnie trudno sobie wyobrazić prowadzenie ksiąg rachunkowych bez zastosowania 

technik informatycznych. Przed wyborem optymalnego dla siebie programu komputerowego 

finansowo-księgowego (F-K) stają nie tylko jednostki rozpoczynające działalność, ale też 

takie, które z różnych powodów muszą wymienić aktualnie użytkowany program. Skutek 

tego wyboru jest ważny z punktu widzenia sprawności działania księgowości, gdyż tak jak 

dobry program ułatwia prowadzenie ksiąg rachunkowych – źle dobrany program spowalnia 

i komplikuje pracę księgowych.

Co najważniejsze jednak, nie można zapomnieć, że prowadzenie ksiąg rachunkowych 

przy użyciu programu komputerowego musi odbywać się zgodnie z zasadami przedstawio-

nymi w ustawie o rachunkowości (Dz. U. z 2002 r. nr 76, poz. 694 ze zm.). Księgi muszą 

umożliwiać uzyskanie określonych danych, a także powinny być odpowiednio przechowy-

wane i chronione. Trzeba wiedzieć, że programy komputerowe F-K nie posiadają atestów 

czy certyfikatów potwierdzających ich zgodność z prawem bilansowym. Dlatego wybór 

właściwego systemu powinno poprzedzać sprawdzenie, czy spełnia on wymogi okre-

ślone w ustawie o rachunkowości.

Księgi rachunkowe mogą mieć formę zbiorów utrwalonych na nośnikach komputero-

wych, pod warunkiem stosowania należytych środków ochrony danych, o których mowa 

w art. 71 ust. 2 ustawy. Ochrona ta powinna polegać na:

1)  stosowaniu odpornych na zagrożenia nośników danych,

2)  doborze stosownych środków ochrony zewnętrznej,

3)  systematycznym tworzeniu rezerwowych kopii zbiorów danych zapisanych na noś-

nikach komputerowych oraz

4)  zapewnieniu ochrony programów komputerowych i danych systemu informatycznego 

rachunkowości, poprzez stosowanie odpowiednich rozwiązań programowych i orga-

nizacyjnych, chroniących przed nieupoważnionym dostępem lub zniszczeniem.

Każdy program komputerowy F-K powinien zawierać możliwość ograniczenia dostępu 

do zbiorów danych komputerowych i modyfikacji tych danych poprzez wprowadzenie haseł 

dostępu. Dzięki temu np. dany pracownik może wprowadzać dane tylko do określonego 

zbioru, a pozostałe zbiory udostępnione mu są wyłącznie do przeglądania albo w ogóle. 

Niezbędne są rezerwowe kopie zbiorów danych i to zarówno w okresie prowadzenia ksiąg 

rachunkowych za dany rok, jak i ich późniejszego przechowywania po zatwierdzeniu 

sprawozdania finansowego. Ponadto jednostka powinna zabezpieczyć sprzęt komputerowy 

przed kradzieżą, zalaniem, pożarem, stosować programy antywirusowe i urządzenia pod-

trzymujące napięcie w razie nagłego odcięcia prądu (UPS).

Przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera zapis księgowy powinien 

posiadać dane wymienione w art. 23 ust. 2 i art. 14 ust. 4 ustawy, tj.:

1)  datę dokonania operacji gospodarczej,

2)  określenie rodzaju i numer identyfikacyjny dowodu księgowego stanowiącego pod-

stawę zapisu oraz jego datę, jeżeli różni się ona od daty dokonania operacji,

3)  zrozumiały tekst, skrót lub kod opisu operacji, z tym że należy posiadać pisemne 

objaśnienia treści skrótów lub kodów,

4)  kwotę i datę zapisu,

5) oznaczenie kont, których dotyczy,

6) automatycznie nadany numer pozycji, pod którą został wprowadzony do dziennika,

7) dane pozwalające na ustalenie osoby odpowiedzialnej za treść zapisu.

Zapisów w księgach rachunkowych dokonuje się w sposób trwały, bez pozostawiania 

miejsc pozwalających na późniejsze dopiski lub zmiany. Przy prowadzeniu ksiąg rachunko-

wych przy użyciu komputera należy stosować właściwe procedury i środki chroniące przed 

zniszczeniem, modyfikacją lub ukryciem zapisu. Program komputerowy powinien zatem 

zawierać funkcję, która polega na trwałym zapisie księgowań dokonanych w księgach 

rachunkowych. Funkcja ta powinna być uruchamiana po zamknięciu okresu sprawozdaw-

czego, gdy wprowadzono do systemu wszystkie dowody księgowe zakwalifikowane do 

ujęcia w tym okresie. Po uruchomieniu tej funkcji nie powinno być już możliwości wpro-

wadzania żadnych zmian. Dozwolone są wyłącznie poprawki polegające na wprowadzeniu 

do ksiąg rachunkowych dowodu zawierającego korekty błędnych zapisów, dokonywane 

tylko zapisami dodatnimi albo tylko ujemnymi (art. 25 ust. 2 ustawy).

Przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera za równoważne z do-

wodami źródłowymi uważa się zapisy w księgach rachunkowych, wprowadzane auto-

matycznie za pośrednictwem urządzeń łączności, komputerowych nośników danych 

lub tworzone według algorytmu (programu) na podstawie informacji zawartych już 

w księgach, przy zapewnieniu, że podczas rejestrowania tych zapisów zostaną spełnione 

co najmniej następujące warunki:

–  uzyskają one trwale czytelną postać zgodną z treścią odpowiednich dowodów księ-

gowych,

–  możliwe jest stwierdzenie źródła ich pochodzenia oraz ustalenie osoby odpowiedzial-

nej za ich wprowadzenie,

–  stosowana procedura zapewnia sprawdzenie poprawności przetworzenia odnośnych 

danych oraz kompletności i identyczności zapisów,

–  dane źródłowe w miejscu ich powstania są odpowiednio chronione, w sposób zapew-

niający ich niezmienność, przez okres wymagany do przechowywania danego rodzaju 

dowodów księgowych.

Powyższe wynika z art. 20 ust. 5 ustawy. Chodzi tu np. o sytuację, w której system F-K 

ma kilka modułów lub jest powiązany z innymi systemami zewnętrznymi. Dotyczyć to może 

programów służących m.in. ustalaniu różnic kursowych czy ewidencji sprzedaży. Dane 

z tych programów, przy spełnieniu powyższych warunków, mogą zostać automatycznie 

wczytane do ksiąg rachunkowych i stanowić podstawę dokonania zapisu księgowego.

Warunkiem utrzymywania zasobów informacyjnych systemu rachunkowości w formie 

komputerowych zbiorów danych jest posiadanie przez jednostkę oprogramowania umożli-

wiającego uzyskiwanie czytelnych informacji w odniesieniu do zapisów dokonanych w księ-

gach rachunkowych, poprzez ich wydrukowanie lub przeniesienie na inny komputerowy 

nośnik danych. Stanowi o tym art. 13 ust. 3 ustawy o rachunkowości. Jednostki dokonują 

niezbędnych wydruków komputerowych w terminach obowiązujących je sprawozdań fi-

nansowych i innych (np. deklaracji podatkowych). Raz w miesiącu dokonuje się wydruku 

obrotów dziennika (obrotów dzienników cząstkowych) oraz obrotów i sald kont księgi głów-

nej. Natomiast raz na rok drukuje się zapisy w księdze głównej i w księgach pomocniczych. 

Wydruki komputerowe powinny zawierać dane określone w art. 13 ust. 4 i 5 ustawy, tj.:

–  nazwę (pełną lub skróconą) jednostki, której dotyczą,

–  nazwę danego rodzaju księgi rachunkowej oraz nazwę programu przetwarzania,

–  określenie roku obrotowego, okresu sprawozdawczego i daty sporządzenia,

–  automatycznie numerowane strony, z oznaczeniem pierwszej i ostatniej, sumowane 

na kolejnych stronach w sposób ciągły w roku obrotowym.

Za równoważne z wydrukiem uznaje się przeniesienie treści ksiąg rachunkowych na 

inny komputerowy nośnik danych, zapewniający trwałość zapisu informacji, przez czas nie 

krótszy od wymaganego dla przechowywania ksiąg rachunkowych. Jednostki korzystają 

z tej możliwości na koniec roku i zamiast drukować księgi rachunkowe, przenoszą je np. 

na płyty CD-ROM i przechowują w bezpiecznych miejscach (np. w sejfie).

Trzeba też wziąć pod uwagę, że księgi rachunkowe są prowadzone w języku polskim. 

Jeśli system F-K powstał za granicą, musi być dostępna jego wersja w języku polskim wraz 

z dokumentacją w tym języku. Jednostka powinna bowiem posiadać w ramach dokumentacji 

opisującej w języku polskim przyjęte przez nią zasady (politykę) rachunkowości, o których 

mowa w art. 10 ust. 1 ustawy, opis systemu informatycznego, zawierający wykaz pro-

gramów, procedur lub funkcji, w zależności od struktury oprogramowania, wraz z opisem 

algorytmów i parametrów oraz programowych zasad ochrony danych, w tym w szczegól-

ności metod zabezpieczenia dostępu do danych i systemu ich przetwarzania, a ponadto 

określenie wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji. Dokumentację 

techniczną systemu F-K zawierającą wymienione elementy jednostka powinna otrzymać 

od producenta. Ponadto dokumentacja zasad rachunkowości powinna określać stosowany 

w firmie system służący ochronie danych i ich zbiorów, w tym dowodów księgowych, ksiąg 

rachunkowych i innych dokumentów stanowiących podstawę dokonanych w nich zapisów. 

Będzie to np. opis procedur mających na celu zabezpieczenie sprzętu komputerowego.

To niezbędne minimum warunków wymaganych ustawą o rachunkowości, jakie 

powinien spełniać program F-K. Przy wyborze takiego programu pod uwagę należy 

oczywiście brać również nie mniej ważne kryteria użyteczności. Omówimy je w na-

stępnym numerze gazety.

Dorota Przybyszewska

Czym się kierować przy wyborze programu F-K?

 

(cz. I)

R EK LA M A .........................................................................................................

Ewidencja opłaty za faks

Prowadzimy rachunek kosztów wyłącznie w zespole 4. Do konta „Usługi 

obce” stosujemy konta analityczne, m.in. „Usługi bankowe”, „Usługi ko-

munikacyjne i pocztowe”, „Pozostałe usługi”. Gdzie zaksięgować opłatę 

za faksy do kontrahentów, wysyłane nieraz z poczty, a nieraz od sąsiedniej 

firmy, która nas obciąża?

Opłaty za faksy przesyłane do kontrahentów powinny obciążać koszty działal-

ności operacyjnej jednostki. Jeśli jednostka prowadzi rachunek kosztów wyłącznie 

w zespole 4, opłatę za faks ujmie na podstawie dowodu jej poniesienia na koncie 40 

„Koszty według rodzajów” (w analityce: Usługi obce). 

W pytaniu wskazano, że jednostka prowadzi dalszą analitykę dla tego konta. Warto 

w tym miejscu zaznaczyć, że sposób budowy kont analitycznych do kont syntetycz-

nych i stopień uszczegółowienia analityki powinien wynikać z zakładowego planu 

kont. Plan kont stanowi część dokumentacji zasad (polityki) rachunkowości jednostki, 

która jest ustalana, aktualizowana i zatwierdzana przez kierownika jednostki. Stanowi 

o tym art. 10 ust. 2 ustawy o rachunkowości. 

Z pytania wynika, że jednostka do konta 40 prowadzi konto analityczne „Usługi 

obce”, które dalej dzieli się na m.in. „Usługi komunikacyjne i pocztowe”. Jeśli na tym 

koncie księguje się opłaty pocztowe i inne ponoszone przy komunikacji z kontrahen-

tami firmy, tam też powinien być księgowany koszt opłaty za faks. Jeśli faks został 

nadany na poczcie, zapisy z tym związane (na podstawie dowodu poniesienia opłaty) 

mogą wyglądać następująco:

– 

Wn konto 40 „Koszty według rodzajów” (w analityce: Usługi obce – usługi 

komunikacyjne i pocztowe),

– 

Ma konto 10 „Kasa” lub konto 23-4 „Pozostałe rozrachunki z pracownikami” 

- jeżeli opłaty za faks dokonał pracownik z pobranej na ten cel zaliczki.

Natomiast otrzymanie od sąsiadującej firmy dowodu obciążającego jednostkę opłatą 

za korzystanie z faksu można ująć zapisem:

– 

Wn konto 40 „Koszty według rodzajów” (w analityce: Usługi obce – usługi 

komunikacyjne i pocztowe),

– 

Ma konto 30 „Rozliczenie zakupu”.