Niniejszy ebook jest specjalnym
promocyjnym wydaniem darmowym.
Niniejsza publikacja, ani żadna jej część, nie może być kopiowana,
ani w jakikolwiek inny sposób reprodukowana, powielana, ani
odczytywana w środkach publicznego przekazu bez pisemnej zgody
wydawcy. Zabrania się jej publicznego udostępniania w Internecie,
oraz odsprzedaży zgodnie z
regulaminem Wydawnictwa Złote Myśli
© Copyright for Polish edition by
Data: 04.04.2006
Tytuł: Potęga jednego e-maila
Autor: Sebastian Schabowski
Wydanie I
ISBN: 83-7494-072-7
Projekt okładki: Marzena Osuchowicz
Korekta: Sylwia Fortuna
Skład: Anna Popis-Witkowska
Internetowe Wydawnictwo Złote Myśli
Złote Myśli s.c.
ul. Daszyńskiego 5
44-100 Gliwice
EMAIL: kontakt@zlotemysli.pl
Wszelkie prawa zastrzeżone.
All rights reserved.
Dedykuję Rodzicom
SPIS TREŚCI
........................................................................................................5
CZEGO MOŻNA DOKONAĆ WYSYŁAJĄC E-MAILA?
..................................6
SPECYFIKA LISTU ELEKTRONICZNEGO
..................................................8
Odbiorca znajdzie dla Ciebie czas
...........................................................10
Wielka szansa autoprezentacyjna
...........................................................10
.........................................................................14
....................................................................................16
........................................................................18
.........................................................................................19
Temat - jak uniknąć zaklasyfikowania listu
do SPAMu i wywrzeć dobre wrażenie
....................................................21
........................................................................................................24
...........................................................................24
............................................................25
Dowiedz się więcej o odbiorcy - Google.com
.....................................27
Emotikony i skróty - używać czy nie używać? - oto jest pytanie
.......29
.......................................................................................32
Długość listu, układ tekstu, załączniki
...............................................34
................................................................37
Nie bądź ponurakiem, czyli o potędze humoru
.................................39
Unikanie sabotowania własnych wypowiedzi
.....................................41
Słowa zwiększające skuteczność komunikacji
...................................43
..................................................................................50
Cytowanie cudzych wypowiedzi i opowiadanie historii
.....................51
Podawanie powodów i motywów swoich działań
...............................53
Istota e-mailowego wywierania wpływu
............................................55
Istota e-mailowego wywierania wrażenia
...........................................61
...............................................................................67
..................................................................68
INNE WAŻNE ASPEKTY ELEKTRONICZNEJ KORESPONDENCJI
............70
Błyskawiczne udzielanie odpowiedzi - powiadomienie SMSem i WAP
70
.................................................................................72
............................................................................74
.........................................................................74
....................................................................................75
.........................................................................76
......................................................................77
....................................................................................80
...............................................................................82
STARANIE SIĘ O PRACĘ, WSPÓŁPRACĘ
.................................................84
E-MAILE Z POMYSŁAMI, PROPOZYCJAMI, UWAGAMI, OPINIAMI
........88
.........................................................................................90
POTĘGA JEDNEGO E-MAILA – Sebastian Schabowski
Wstęp
● str.
5
Wstęp
Wstęp
Drogi Czytelniku!
Prawdopodobnie używasz już poczty elektronicznej. Jeśli chcesz
z niej korzystać z jeszcze większym powodzeniem – moja książka
przeznaczona jest właśnie dla Ciebie.
Jej zadaniem jest pomóc Ci tworzyć lepsze listy elektroniczne, bez
względu na to, do kogo i w jakiej sprawie piszesz.
Książka pokazuje, jak skutecznie formułować prośby, propozycje
i zdalnie kreować swój wizerunek. Zawiera wiele porad dotyczących
wszystkich etapów elektronicznej korespondencji. Są one,
w zdecydowanej większości, wynikiem mojego doświadczenia
w skutecznym pisaniu e-maili.
Mam nadzieję, że po jej przeczytaniu i zastosowaniu zawartych
w niej wskazówek, odczujesz poprawę efektywności swojej
elektronicznej komunikacji i odniesiesz wiele sukcesów, których
początkiem będzie jeden skuteczny e-mail.
& Sebastian Schabowski
POTĘGA JEDNEGO E-MAILA – Sebastian Schabowski
Czego można dokonać wysyłając e-maila?
● str.
6
Czego
Czego
można dokonać wysyłając e-maila?
można dokonać wysyłając e-maila?
Co możesz spowodować klikając „Wyślij” w swoim małym „Centrum
Zarządzania Światem”, zlokalizowanym Gdziekolwiek? Otóż Ktoś,
zlokalizowany również Gdziekolwiek, może podjąć zasugerowane mu
działania, które będą dobre dla Ciebie i dla innych ludzi. Możesz
również przekazać najcenniejszy „towar” XXI wieku, czyli
informację. Czy to wiele? Trudno o więcej!
A teraz podam kilka przykładów pokazujących, czego można
dokonać i co zyskać, wysyłając e-maila:
1. nawiązać kontakt z ważną dla Ciebie osobą,
2. zacząć współpracę z czasopismem czy serwisem internetowym,
3. otrzymać pracę,
4. wykonywać pracę – np. przeprowadzając wywiady, wysyłając
swoje programy czy artykuły,
5. wywołać uśmiech i pozytywny stan emocjonalny bliskiej Ci osoby,
choćby była na drugim końcu świata,
6. skłonić kogoś do zmiany zdania,
7. skutecznie zasugerować komuś poprawienie czegoś,
8. zadać pytanie i uzyskać odpowiedź, która jest dla Ciebie na wagę
złota,
9. złożyć skuteczną reklamację i odzyskać to, co Ci się należy,
10.zbudować swój wizerunek w oczach odbiorcy,
& Sebastian Schabowski
POTĘGA JEDNEGO E-MAILA – Sebastian Schabowski
Czego można dokonać wysyłając e-maila?
● str.
7
11.docenić czyjeś starania,
12.wywołać „trzecią wojnę światową” (jak jej nie wywołać, dowiesz
się w dalszej części książki ;)
Z czasem będziesz mógł samodzielnie dopisać do tej listy wiele
innych mniejszych lub większych dokonań wynikających, tym razem,
z Twojej e-mailowej działalności.
Coraz częściej, czy tego chcemy czy nie, nieumiejętność pisania
e-maili ograniczy nasze możliwości komunikacji. W dobie
globalizacji i coraz szybszego tempa życia prawdopodobnie zacznie
obowiązywać zasada: „nie wyślesz, to stracisz, a na pewno nie
zyskasz”.
Z moich obserwacji wynika, że wciąż niewielu ludzi wie, jak łatwo
można nawiązać współpracę z gazetą branżową, wortalem
poświęconym ich pasji, czy też jak skuteczna może być prośba
o zmianę jakiegoś irytującego Cię elementu rzeczywistości,
skierowana do osoby, która ma na to wpływ.
Chciałbym, żebyś poczuł, że to naprawdę działa!
& Sebastian Schabowski
POTĘGA JEDNEGO E-MAILA – Sebastian Schabowski
Specyfika listu elektronicznego
● str.
8
Specyfika listu elektronicznego
Specyfika listu elektronicznego
Zanim skupimy się na sytuacjach, w których list elektroniczny jest
dobrym rozwiązaniem, omówię jego specyfikę i powiem, kiedy nie
warto go stosować.
Przede wszystkim nie warto pisać e-maila, kiedy potrzebujesz
uzyskać natychmiastową odpowiedź. Wtedy po prostu zadzwoń.
Jeśli nie masz numeru telefonu, możesz wysłać list elektroniczny
z nadanym priorytetem „Pilne”. Nie daje Ci to jednak żadnej
gwarancji na uzyskanie szybkiej odpowiedzi.
Drugi rodzaj sytuacji, w których nie warto pisać e-maila, to
przekazywanie informacji poufnych. Jeśli absolutnie nie chcesz,
żeby ktokolwiek miał dostęp do informacji, którą przekazujesz,
najlepiej będzie spotkać się osobiście, względnie zadzwonić. E-mail
nie jest w stu procentach bezpiecznym środkiem komunikacji –
zawsze istnieje ryzyko, że ktoś zajrzy odbiorcy przez ramię lub on
sam prześle dalej Twój list, do osób, którym wcale nie chciałbyś
przekazać danych informacji.
Poza tymi dwiema sytuacjami, list elektroniczny jest
praktycznie „dobry na wszystko”, począwszy od życzeń
noworocznych, poprzez aplikowanie o pracę, omawianie
i załatwianie spraw bieżących, pozdrowienia z wakacji, aż po
rozpoczynanie poważnej współpracy z wielkimi tego świata.
& Sebastian Schabowski
POTĘGA JEDNEGO E-MAILA – Sebastian Schabowski
Specyfika listu elektronicznego
● str.
9
Dobrze napisany e-mail nie tylko przekazuje informacje, lecz
także daje poczucie satysfakcji z tworzenia. Może nawet być
małym dziełem sztuki :).
Dodatkowo, korzystanie z tego sposobu komunikacji jest wygodne
dla odbiorcy – e-mail nie wymaga natychmiastowej odpowiedzi,
można się zastanowić i spokojnie ją przygotować. Umożliwia również
pełniejsze przedstawienie wszystkich argumentów i aspektów danej
sprawy, w związku z czym decyzje podjęte pod wpływem listu
elektronicznego są zwykle celniejsze niż te podejmowane na gorąco
np. w rozmowie telefonicznej.
E-mail daje także pole do popisu, jeśli chodzi o wywieranie wrażenia
i wpływu na innych. Omówieniem tych dwóch bardzo ciekawych
aspektów zajmę się w dalszej części książki.
Teraz zaprezentuję trzy główne cechy charakterystyczne e-maila,
które czynią go tak wyjątkowym środkiem komunikacji. Są to:
- fakt, że odbiorca znajdzie dla Ciebie czas,
- ogromne możliwości kształtowania swojego wizerunku w jego
oczach,
- wysłanie listu praktycznie nic nie kosztuje, a może przynieść
ogromne korzyści.
& Sebastian Schabowski
POTĘGA JEDNEGO E-MAILA – Sebastian Schabowski
Odbiorca znajdzie dla Ciebie czas
● str.
10
Odbiorca znajdzie dla Ciebie czas
Zdarza się nieraz, że prosimy o coś i ktoś odmawia nam, mimo że
gdybyśmy spokojnie wyjaśnili mu, o co chodzi i jakie to dla nas
ważne, na pewno by się zgodził. Mówię tu o wybraniu
nieodpowiedniego momentu przedstawienia prośby czy propozycji.
Rzadko jest tak, że spotykając się z kimś masz wystarczająco dużo
czasu, by wszystko dokładnie przedstawić. Dodatkowo, osoba ta
może się spieszyć i myśleć o czymś innym, a jednocześnie udawać, że
Cię słucha.
Wysłanie e-maila zmienia tę sytuację – ludzie, choćby byli bardzo
zajęci, zwykle w momencie sprawdzania poczty poświęcają całą
swoją uwagę zrozumieniu tekstu i czytają go do końca. Fakt, że nie
muszą od razu odpowiadać powoduje, że dłużej zastanawiają się, co
odpisać i podejmują, na ogół, mądrzejsze decyzje.
Dzięki e-mailom możesz docierać do zajętych i zapracowanych ludzi
nie tracąc przy okazji szansy pełnego wyłożenia im sprawy. Czy
widzisz już ogromne korzyści, jakie to ze sobą niesie?
Wielka szansa autoprezentacyjna
Tak naprawdę, w każdym liście w jakiś sposób prezentujesz swoją
osobę. Choćby teoretycznie nie było w nim słowa o Tobie, zawsze
ogólny wydźwięk e-maila będzie w jakiś sposób skojarzony z Tobą
& Sebastian Schabowski
POTĘGA JEDNEGO E-MAILA – Sebastian Schabowski
Wielka szansa autoprezentacyjna
● str.
11
jako nadawcą. Możesz wywrzeć wrażenie człowieka, który dobrze się
komunikuje z innymi, nie ma problemów z przekazaniem swoich
myśli, konkretnego lub - z drugiej strony - otoczonego bałaganem,
chaotycznego, mającego braki w edukacji itp. Pamiętam, jak
w podstawówce wpajano mi zasadę: „Mój zeszyt świadczy o mnie.”.
Można stosować także jej parafrazę – „Mój e-mail świadczy
o mnie.” :)
Autoprezentacja w e-mailu, to jakby robienie zdjęcia, które jest
dwuwymiarowe, trójwymiarowemu obiektowi. Czy zrobisz je
podnosząc tylko aparat i pstrykając bez starania się o odpowiednie
ułożenie, oświetlenie, tło, a w przypadku portretu także o uśmiech
fotografowanego itp.? Jeśli piszesz list bez zastanawiania się głębiej
nad jego wydźwiękiem, tak to właśnie wygląda.
Możesz jednak poświęcić trochę czasu, dobrać optymalnie wszystkie
parametry i zrobić klika ujęć, by później wybrać to najlepsze – efekt
będzie zupełnie inny. Taka sama różnica jest między zwykłym
e-mailem, a tym dopracowanym, napisanym najlepiej jak się da.
Jak już mówiłem, robiąc zdjęcie sprowadzamy trójwymiarową
rzeczywistość do dwóch wymiarów. Nie obywa się to bez pewnych
„strat danych”. Kiedy fotografujemy kogoś od tyłu, trudno w tym
samym czasie pokazać np. nos tej osoby. W związku z tym, opisując
coś w e-mailu, siłą rzeczy pominiemy pewne nie interesujące nas
w danym kontekście szczegóły.
& Sebastian Schabowski
POTĘGA JEDNEGO E-MAILA – Sebastian Schabowski
Wielka szansa autoprezentacyjna
● str.
12
Jeśli kiedyś prawdą na mój temat były następujące fakty: miałem 19
lat, mieszkałem w małej górskiej miejscowości, nigdy nie
pracowałem na umowę o pracę, moje wykształcenie nie było jeszcze
nawet średnie. Jednocześnie: pasjonowałem się telekomunikacją,
prowadziłem swój portal na WAP-ie (WAP to internet dla komórek),
pisałem artykuły dla ogólnopolskiego miesięcznika o tej tematyce.
Jak myślisz, które z tych prawd starałem się podkreślić w liście do
prezesa wówczas największej firmy telekomunikacyjnej w Europie
Środkowo-Wschodniej, w którym zaproponowałem mu współpracę
związaną z pewną inicjatywą telekomunikacyjną?
Jednocześnie, miałem parę adresów e-mailowych na polskich
portalach, ale i prestiżowy adres jako redaktor miesięcznika nowych
technologii. Jak myślisz, który wybrałem do wysłania tego listu?
Nie wiem, czy zdajesz sobie z tego sprawę, ale odbiorca otrzymując
list od kogoś obcego, podświadomie, dodając go do „bazy danych”
w swoim mózgu wypełnia parę „pól” z informacją (lub
przypuszczeniem), co do wieku, wykształcenia i pozycji społecznej
nadawcy. Musi go jakoś „oswoić” – nazwać i zaszeregować do jakiejś
znanej mu kategorii. Ma jednak bardzo mało danych – jedynym ich
źródłem jest otrzymany od Ciebie list.
Dzięki temu, może się tak stać, że ktoś podświadomie założy zupełnie
inne fakty na Twój temat, niż istnieją w rzeczywistości. Wracając do
mojego przykładu – wiek. Jeśli napiszesz list bezbłędnie, używając
zaawansowanego języka, zwrotów istniejących w branżowym
& Sebastian Schabowski
POTĘGA JEDNEGO E-MAILA – Sebastian Schabowski
Wielka szansa autoprezentacyjna
● str.
13
żargonie, naprawdę mało kto pomyśli, że jesteś jeszcze w liceum...
Następna sprawa - wykształcenie. Komuś, kto jest dziennikarzem
i zna się na telekomunikacji, niejako automatycznie przypiszemy
wyższe wykształcenie dziennikarskie, telekomunikacyjne czy
informatyczne. Już te dwa założenia pozwolą odbiorcy potraktować
ten list poważnie.
Zastanawiasz się, co się wobec tego stanie w momencie spotkania
w tak zwanym realu? Otóż, powiem Ci z własnego doświadczenia, że
nic strasznego. Opinia, którą wyrobisz sobie e-mailowo będzie nadal
dla rozmówcy bazą wiedzy o Tobie. Jeśli jeszcze będziesz wtedy
w stanie kontynuować dyskusję na poziomie tej e-mailowej, bariery
wieku czy wykształcenia przestaną mieć znaczenie. Dodatkowo, to
przecież zupełnie nie Twoja wina, że ktoś założył o Tobie coś innego,
niż jest w rzeczywistości. O ile oczywiście poprzestaniesz na
pomijaniu pewnych mało istotnych szczegółów, a nie zaczniesz
uprawiać jakiejś twórczości nie mającej nic wspólnego
z rzeczywistością.
Pamiętaj jeszcze o jednej bardzo ważnej rzeczy, jeśli chodzi
o autoprezentację: czasem poświęcenie dodatkowych pięciu
minut na ulepszenie listu sprawi, że e-mail spowoduje taką reakcję
odbiorcy, na jakiej naprawdę Ci zależy. Jeśli nie goni Cię czas,
wysyłanie czegoś niedopracowanego zakrawa na dyletanctwo
i autosabotaż.
& Sebastian Schabowski
POTĘGA JEDNEGO E-MAILA – Sebastian Schabowski
Tak niewiele, a tak wiele
● str.
14
Tak niewiele, a tak wiele
Wysłanie elektronicznego listu praktycznie nic nie kosztuje, a może
przynieść wiele korzyści. Jest to jedna z najdostępniejszych form
kontaktu, niemal zupełnie pozbawiona barier.
Czy próbowałeś się kiedyś spotkać z jakąś ważną lub znaną osobą?
Może chciałeś przeprowadzić wywiad, może coś zaproponować,
zapytać, porozmawiać... Zwykle jest to bardzo trudne, ze względu na
następujące czynniki:
odległość,
chroniczny brak czasu, w przypadku VIP-a,
niedostępność danych typu telefon, czy adres domowy,
fakt, że być może nie jesteś nikim ważnym dla tej osoby i nie
będzie chciała marnować swojego cennego czasu, by się z Tobą
spotkać,
możesz mieć tremę w czasie spotkania i nie wypaść tak, jak
chciałeś,
możesz być za młody, by traktowano Cię poważnie.
Świetnym rozwiązaniem w tej sytuacji jest napisanie listu
elektronicznego. Aby go wysłać, musisz najpierw zdobyć adres
danej osoby. Poza przeszukaniem internetu możesz zwrócić się do
innych osób z branży, które mogą dysponować potrzebnym Ci
& Sebastian Schabowski
POTĘGA JEDNEGO E-MAILA – Sebastian Schabowski
Tak niewiele, a tak wiele
● str.
15
adresem. Kiedy już masz adres, należy przygotować odpowiednią
treść listu. O tym, jak to zrobić, przeczytasz w dalszej części tej
książki.
Odwołując się do własnego doświadczenia, mogę powiedzieć, że
przez e-maile przeprowadzałem wywiady dla miesięcznika
WAPmagazine - bez względu na to, gdzie się znajdowałem i gdzie
byli w danej chwili moi rozmówcy. Co więcej, wszystkie osoby, które
poprosiłem o udzielenie wywiadu, zgodziły się. Niesamowita więc
siła drzemie w dobrze napisanym, mającym sens dla odbiorcy liście
elektronicznym.
Mówiąc o niskich kosztach, mam na myśli nie tylko pieniądze.
Naprawdę niewiele trzeba, by można było cieszyć się dobrymi
rezultatami swojego e-mailowania – powiedzmy 15 minut
poświęconych na porządne napisanie listu nie jest zbyt wielką „ceną”
za to, co możemy w zamian otrzymać. A w sytuacjach, kiedy nie
mamy praktycznie nic do stracenia, a wszystko do zyskania,
naprawdę warto dać sobie szansę.
& Sebastian Schabowski
POTĘGA JEDNEGO E-MAILA – Sebastian Schabowski
Piszemy e-maila
● str.
16
Piszemy e-maila
Piszemy e-maila
Aby móc korzystać z dobrodziejstw skutecznego e-mailowania należy
przede wszystkim zaopatrzyć się w... konto pocztowe ;) Mam
nadzieję, że od wielu lat spełniasz już ten warunek, pora więc zwrócić
uwagę na kilka mniej oczywistych spraw, zanim przejdziemy dalej.
Zwykle masz możliwość wysłania listu jak zwykły tekst lub jako
HTML (HyperText Markup Language – dzięki niemu możesz
formatować treść e-maila, umieszczać w nim obrazki itp.). Jeśli tylko
masz wybór, korzystaj z tego pierwszego rozwiązania – jest bardziej
uniwersalne i prostsze. Opcje przełączania się między tymi trybami
znajdują się zwykle w menu Format, w programie pocztowym,
w okienku z nowym listem.
Druga sprawa to program pocztowy – jeśli masz swój komputer
i traktujesz elektroniczną korespondencję poważnie, dobrze będzie
skonfigurować klienta poczty i przestać używać dostępu do skrzynki
przez WWW.
Być może, mimo że posiadasz już konto pocztowe i zechcesz postarać
się o jakiś bardziej poważny adres czy też większą pojemność
skrzynki? Lepiej zmienić adres zanim wejdziesz po uszy w wir
elektronicznej korespondencji – zmienianie go w trakcie sprawi
niepotrzebny kłopot ludziom, z którymi korespondujesz.
& Sebastian Schabowski
POTĘGA JEDNEGO E-MAILA – Sebastian Schabowski
Piszemy e-maila
● str.
17
Opcją, która może Ci pomóc upewnić się, że Twój e-mail został
odebrany, jest żądanie potwierdzania przeczytania. Pozwala
ono na uszczelnienie „łańcucha informacji” w firmie. Dzięki niemu
nie powinno dochodzić do sytuacji, iż wysłany przez Ciebie pilny list,
zostanie odebrany dopiero po powrocie adresata z urlopu, a Ty
będziesz przez cały czas przekonany, że już wszystko jest dawno
załatwione.
Nie trzeba jednak przesadzać z tym rozwiązaniem i raczej nie
stosować go w kontaktach prywatnych. Generalnie tego typu żądania
przeczą podstawowym „swobodom obywatelskim”, jakie dają
e-maile - zwykle to odbiorca decyduje o tym, kiedy przeczyta i kiedy
odpowie - i nic nikomu do tego.
Gdy sprawa jest pilna, możesz zadzwonić do kogoś i poinformować
go, że ma e-maila, jeśli wiesz, że częste sprawdzanie skrzynki nie jest
jego mocną stroną.
Z następnych rozdziałów dowiesz się, jakiego adresu użyć do
wysłania listu, na jaki go wysłać, jak dobrze sformułować temat
i napisać skuteczną treść.
& Sebastian Schabowski
POTĘGA JEDNEGO E-MAILA – Sebastian Schabowski
Z jakiego adresu wysłać?
● str.
18
Z jakiego adresu wysłać?
Pytanie postawione w tytule, wbrew pozorom, nie jest pozbawione
sensu. Ile masz adresów e-mailowych? Zwykle ma się ich kilka...
Powiedzmy, że masz tylko dwa – prywatny i służbowy. Załóżmy, że
wyglądają one następująco:
Wysłanie poważnej propozycji współpracy między firmami
z pierwszego adresu jest równie tragiczne, jak wysłanie swojego
zdjęcia świeżo poznanej na Gadu-Gadu koleżance - z drugiego...
Trzeba zatem uważać – to, którego adresu używasz w danej chwili
ma również istotny wpływ na to, jak będziesz odebrany. Jeśli
korzystasz z programu pocztowego i masz na nim skonfigurowanych
kilka kont, zawsze sprawdzaj przed wysłaniem, czy adres, z którego
dany list ma wyjść, jest taki, jak trzeba.
Zdarzyło mi się kiedyś wysłać odpowiedź z zupełnie innego adresu
niż ten, na który przyszedł list, w dodatku nie cytowałem oryginału
(a cytować warto), tak, że byłem zaskoczony, gdy odbiorca, dla
którego jestem jednym z wielu klientów, jednak zorientował się, o co
chodziło.
Są też sytuacje, w których to, czy wyślesz z jednego czy drugiego
adresu nie ma większego znaczenia. Staraj się wtedy zachować
ciągłość korespondencji używając stale tego samego adresu, by nie
wprawiać odbiorcy w zakłopotanie.
& Sebastian Schabowski
POTĘGA JEDNEGO E-MAILA – Sebastian Schabowski
Na jaki adres?
● str.
19
Na jaki adres?
Znów pytanie w tytule zdaje się być sprzeczne z logiką. Jak to „na
jaki”? Na właściwy! Tak, ale który jest właściwy, jeśli mamy do
wyboru kilka?
Istnieje prosta zasada, która mówi, że jeśli wszyscy są
odpowiedzialni za coś, to tak naprawdę nikt nie poczuwa się do
odpowiedzialności. Jeśli ulegniesz wypadkowi i będziesz krzyczał
„Pomocy!” do rosnącego tłumu gapiów, najprawdopodobniej nikt się
nie ruszy, by Ci pomóc. Należy wtedy zwracać się bezpośrednio do
identyfikowalnych osób dostępnych na miejscu zdarzenia, np. „Pan
w zielonej kurtce, proszę zadzwonić na pogotowie!”. Wtedy dzieją
się dwie rzeczy – wszyscy nagle patrzą się na pana w zielonej kurtce,
a on nie ma wyjścia i dzwoni na pogotowie...
. Być może listy z tego adresu trafiają bezpośrednio
do kogoś, kto odpowiada za całość w danej firmie. Być może jednak
nie i Twój list będzie wystawiony na łaskę i niełaskę segregującej
pocztę sekretarki lub całkiem przypadkowego pracownika... Do tego
ciężko jest wtedy zwracać się bezpośrednio do odbiorcy w treści listu,
bo tak naprawdę nie wiadomo, do kogo się pisze (choć można sobie
z tym w pewnym stopniu poradzić stosując zwrot: „Szanowni
Państwo”). Uwaga ta nie dotyczy listów w zwykłych sprawach,
, czy
& Sebastian Schabowski
POTĘGA JEDNEGO E-MAILA – Sebastian Schabowski
Na jaki adres?
● str.
20
Znany od dawna jest fakt, że jeśli zostawisz swoje CV jakiemuś
pracownikowi, powiedzmy sklepu, w którym chcesz pracować,
najprawdopodobniej nie przekaże on go swojemu szefowi... Może
dlatego, że boi się, że sam mógłby stracić pracę, może po prostu
zapomni, a może nie ma w tym przekazywaniu żadnego interesu
i najłatwiej jest mu wyrzucić do pobliskiego kosza Twoje, pisane
w pocie czoła, CV.
W związku z tym, jeśli tylko możesz, zwracaj się bezpośrednio do
ludzi odpowiedzialnych za daną sprawę. Preferuj adresy typu
jeśli wiesz, że taki adres istnieje i jest używany przez prezesa. Wtedy
też możesz zwracać się bezpośrednio, nie masz wątpliwości co do płci
odbiorcy itp. Osoba dostająca taki list czuje się bardziej zobowiązana
do udzielenia odpowiedzi niż gdy piszesz na ogólne adresy.
Jeśli nie znasz adresu danej osoby w firmie, w większości
przypadków możesz go odgadnąć mając adres jakiegokolwiek innego
pracownika. Najczęściej adresy te wyglądają podobnie, są tworzone
pierwsza litera imienia, nazwisko i reszta.
Aby się upewnić, możesz zadzwonić do sekretariatu firmy i zapytać
„Czy mam poprawnie zanotowanego e-maila do dyrektora, bo
chciałem przesłać mu ważne informacje?” – tu podać adres
domniemany – najczęściej sekretarka podaje poprawny lub mówi, że
szef nie używa poczty elektronicznej (choć jest to bardzo rzadkie
zjawisko).
& Sebastian Schabowski
POTĘGA JEDNEGO E-MAILA – Sebastian Schabowski
Temat - jak uniknąć zaklasyfikowania listu do SPAMu i wywrzeć dobre wrażenie
● str.
21
Temat - jak uniknąć zaklasyfikowania listu
do SPAMu i wywrzeć dobre wrażenie
Wielu ludzi przy okazji prawie każdego listu nie wie, co wpisać
w pole: Temat. Dobór właściwego tematu może odegrać kluczową
rolę w pierwszych chwilach „zajmowania się” e-mailem przez
odbiorcę.
Co zatem powinno się znaleźć w temacie? Przede wszystkim zadbaj
o to, by reprezentował on Twój list. Musi przekazać ogólne
informacje na temat treści. Jeśli nie wiesz z góry, jak go
sformułować, przeczytaj treść i zadaj sobie proste pytanie: „co to
jest?”. Być może dojdziesz do wniosku, że jest to propozycja
współpracy, prośba o podwyżkę, raport, pozdrowienia z wakacji
czy jeszcze coś innego. I to właśnie powinno znaleźć się w temacie.
Musi on uczciwie wprowadzać do tego, o czym odbiorca przeczyta
w treści.
Jeśli nadal nie jesteś pewien odpowiedzi na pytanie: „co to jest?”,
zadaj sobie pytanie dodatkowe: „czego dotyczy list?”. Tym razem
dojdziesz do wniosku, że list dotyczy np. zakupu biletu lotniczego do
Irlandii, w związku z czym temat może brzmieć np. „Bilet do
Irlandii”, tudzież czwartkowej wycieczki w Bieszczady, w związku
z czym możesz nadać mu temat „Wycieczka w Bieszczady”.
Aby uniknąć zakwalifikowania listu do spamu, wystrzegaj się
tematów brzmiących komercyjnie. Staraj się nie używać
& Sebastian Schabowski
POTĘGA JEDNEGO E-MAILA – Sebastian Schabowski
Temat - jak uniknąć zaklasyfikowania listu do SPAMu i wywrzeć dobre wrażenie
● str.
22
wykrzykników i pytajników – kojarzą się one bezpośrednio
z sensacją i reklamą. Skrzynki pełne są „zbyt dobrze” brzmiących
tematów listów typu:
„Jak zarobić 18% rocznie?”,
„Dlaczego Twój sąsiad płaci mniej za kredyt?”,
„Złap wspaniałe nagrody!”,
„Czy odebrałeś już swoje 50 zł?” itp.
Doświadczony użytkownik po prostu naciśnie Delete, jeśli zobaczy
taki temat. Wtedy cały wysiłek włożony w przygotowanie treści okaże
się daremny. Oczywiście odbiorca może jeszcze zobaczyć, z jakiego
adresu przyszła korespondencja, ale jeśli Twój adres nic mu nie
powie, jest mała szansa, że list zostanie w ogóle otwarty.
Pamiętaj – przebijając się przez góry listów elektronicznych ludzie
szukają głównie tego, co jest wyraźnie kierowane tylko do nich,
pochodzi od znanych im osób i brzmi zwyczajnie, co wskazuje na
niekomercyjny charakter korespondencji.
Złym pomysłem jest także nadawanie nic nie mówiących tematów
typu: „Witam”, „Dzień dobry”, czy „Dobra wiadomość” lub
zostawianie pustego pola przeznaczonego na temat.
Korespondując po polsku nie jesteśmy jeszcze w złej sytuacji, jeśli
chodzi o spam – będą to głównie reklamy, w miarę łatwe do wykrycia
i odsiania. Problem pojawi się, gdy zaczniemy korespondować po
angielsku i będziemy dostawać codziennie powiedzmy 30 listów
& Sebastian Schabowski
POTĘGA JEDNEGO E-MAILA – Sebastian Schabowski
Temat - jak uniknąć zaklasyfikowania listu do SPAMu i wywrzeć dobre wrażenie
● str.
23
angielskiego spamu najróżniejszego gatunku. Zważywszy na to, że
ten angielski spam niekoniecznie jest łatwą do zidentyfikowania
reklamą, a tematy listów są najróżniejsze, wychwycenie tego, co jest
listem od przyjaciela z Pragi, a co normalnym spamem będzie po
prostu spędzało sen z powiek...
Co więcej, trzeba naprawdę uważać, by nie wysyłać listów po
angielsku, dodatkowo jeszcze z załącznikami, nadając im temat typu
„Hi” – większość filtrów antyspamowych zatrzyma taki list
w folderze spam. Tematy listów po angielsku powinny być dość
długie i wykluczające podobieństwo do spamu. Można to osiągnąć
wpisując coś bardzo charakterystycznego dla Ciebie i odbiorcy, coś,
o czym żaden spammer nie ma pojęcia.
Jeśli dostajesz spam z atrakcyjną propozycją „wypisania” Twojego
adresu z listy poprzez kliknięcie na jakiś link - NIE klikaj!
Spammerom chodzi o to, by sprawdzić, czy z tego adresu ktoś
rzeczywiście odbiera pocztę i dzięki temu im to umożliwisz. Nie licz
na to, że będą tak mili i nagle przestaniesz dostawać niechcianą
korespondencję. Uwaga ta nie dotyczy różnego rodzaju subskrypcji,
na którą zapisałeś się z własnej woli i wiesz, że możesz się w każdym
momencie wypisać.
Gdy przygotowujesz odpowiedź, nie zmieniaj oryginalnego tematu –
zwykle temat odpowiedzi różni się tylko tym, że zaczyna się od
dodanego automatycznie przez program pocztowy „Re:”, lub –
w wersji polskiej - „Odp:”. Pozwala to szybciej orientować się, jakiej
sprawy dotyczy dany list.
& Sebastian Schabowski
POTĘGA JEDNEGO E-MAILA – Sebastian Schabowski
Treść
● str.
24
Treść
Jakkolwiek dobór adresu, z którego list wychodzi, na który
przychodzi oraz tematu są ważne, to jednak najważniejszą częścią
e-maila jest jego treść. Właśnie w tym miejscu przyjdzie Ci stoczyć
batalię i pokazać pełnię swoich możliwości.
Kolejne rozdziały przekażą Ci potrzebną do tego wiedzę. Dowiesz się
z nich między innymi: jak rozpocząć i zakończyć list, dobrać treść do
odbiorcy, zastosować słowa zwiększające skuteczność komunikacji.
Powiem też o emotikonach, poczuciu humoru, istocie e-mailowego
wywierania wpływu i wrażenia, unikaniu sabotowania własnych
wypowiedzi i kilku innych ważnych sprawach. Później pozostanie Ci
już tylko ćwiczyć i wyciągać wnioski z uzyskiwanych rezultatów, by
stale ulepszać swoje umiejętności skutecznej komunikacji przez
pocztę elektroniczną.
Rozpoczynanie listu
Jak każdy inny list, również e-mail powinien się zaczynać od zwrotu
grzecznościowego. Najszerzej przyjętym standardem jest po prostu
słowo: „Witam”. Jeśli jesteś z odbiorcą na „Ty”, może to również być:
„Witaj”. Po nim następuje przecinek (względnie wykrzyknik),
dwukrotne przejście do nowej linii i dopiero zaczynamy treść
naszego listu.
& Sebastian Schabowski
POTĘGA JEDNEGO E-MAILA – Sebastian Schabowski
Treść
● str.
25
Pisząc do ważnych osób, szczególnie tych niezbyt zżytych
z komputerami, możesz zacząć od „Szanowny Panie” lub
„Szanowna Pani”. Szacunek wyrazi także dodanie imienia na końcu
zwrotu, np. „Szanowny Panie Tomaszu”. Warto również zwracać się
tak do klientów, pisząc w imieniu firmy. W sytuacji, gdy piszesz do
przyjaciela, możesz zacząć od „Hej”, względnie „Cześć” (choć
niezwykle rzadko stosuje się tego rodzaju rozwiązania).
Jeśli wymiana listów zamieniła się w rozmowę z cytowaniem i jest to
już któryś list z rzędu danego dnia, nic się nie stanie, jeśli opuścisz
powitanie (witanie się co 15 minut może jest i miłe, ale jeśli masz
ważniejsze rzeczy do napisania, może lepiej skup się właśnie na
nich).
Jak dobrać treść do odbiorcy?
Kiedy już wiesz, co chcesz komuś przekazać zastanów się, jak to
zrobić w sposób maksymalnie spersonalizowany – tak, by nie
było cienia wątpliwości, że piszesz ten list do tego odbiorcy i tylko do
niego.
Pierwszą użyteczną możliwością w tej personalizacji jest
odwoływanie się do wspólnych doświadczeń.
„Wczoraj, będąc w porcie, widziałem identyczny jacht, jak ten,
którym płynęliśmy będąc na wakacjach na Hawajach”.
& Sebastian Schabowski
POTĘGA JEDNEGO E-MAILA – Sebastian Schabowski
Treść
● str.
26
Możesz przywołać śmieszne sytuacje, które się Wam zdarzyły itp.
(oczywiście mówię tu o listach do osób, o których dość dużo wiesz,
które znasz z „realu”).
Możesz również wykorzystać znajomość języka odbiorcy [stylizacja],
co omówiłem w rozdziale o języku.
Jeśli piszesz do kolegi po fachu, użyj określeń stosowanych w danym
środowisku.
Pisząc do prezesa jakiejś firmy, pokaż, że wiesz dużo o firmie, że
doskonale znasz materiały zamieszczone na stronie firmowej itp.
Ważne, by można było łatwo stwierdzić, że napisałeś cały ten list
specjalnie dla tej, a nie innej osoby, że nie jest to jakaś masowa
produkcja.
Gdy jesteś z odbiorcą na „Ty”, pamiętaj, by zwroty bezpośrednie
zaczynać z dużej litery – Ty, Ciebie, Twoje, Wy, Wasze, Tobie itp.
Nie jest jednak konieczne pisanie w ten sposób o osobach trzecich.
O ile źle będzie wyglądało „lubię cię”, o tyle akceptowalna jest forma
„lubię ją”.
& Sebastian Schabowski
POTĘGA JEDNEGO E-MAILA – Sebastian Schabowski
Treść
● str.
27
Dowiedz się więcej o odbiorcy - Google.com
Jak uczyli starożytni filozofowie, miarą inteligencji człowieka jest
jego umiejętność korzystania z Google ;).
Siła tej wyszukiwarki jest tak niesamowita, że grzechem byłoby z niej
nie skorzystać. Nie ma tu nawet znaczenia, czy piszesz do osoby,
którą w jakimś stopniu znasz, czy do kogoś zupełnie obcego – zawsze
dobrze jest dowiedzieć się więcej o odbiorcy korzystając z usług
najlepszej wyszukiwarki internetowej.
Jak zatem przeprowadzić polowanie na informację? Najprostszą
metodą jest wpisanie frazy „imię nazwisko”. Jeśli pominiesz
cudzysłowy, a szukasz informacji o Janie Kowalskim, znajdziesz
o Janie Nowaku i Florianie Kowalskim i gdzieś tam pomiędzy
nieinteresującymi Cię osobnikami będzie pałętał się „Twój” Jan. Jeśli
w ogóle jest on osobą, o której istnieje jakakolwiek wzmianka
w Internecie (niestety, wciąż o większości ludzi żyjących na tej
planecie taka wzmianka nie istnieje).
Następnym krokiem w naszym polowaniu jest sprawdzenie, czy
otrzymane wyniki dotyczą rzeczywiście „naszego” Jana.
W przypadku popularnych kombinacji imienia i nazwiska jest to
prawdziwy koszmar... Tutaj z pomocą przychodzi dodatkowa wiedza
o Janie – np. wiesz, że mieszka w Tarnowie, że pracuje w TP SA itp.
& Sebastian Schabowski
POTĘGA JEDNEGO E-MAILA – Sebastian Schabowski
Treść
● str.
28
Tym razem zapytanie będzie wyglądało np. tak:
„Jan Kowalski” Tarnów
lub „Jan Kowalski” telekomunikacja
Uwaga: Jeśli nie jesteś w stanie na 100% ustalić, czy dana
informacja dotyczy tego, kogo rzeczywiście szukasz, czy tylko osoby
o takim samym imieniu i nazwisku - nigdy się na niej nie opieraj.
Dość cenna jest znajomość nicka (pseudonimu internetowego),
jakim posługuje się osoba, o której szukamy informacji. Jednak
wyniki wyszukiwania przyjmijmy z wielką ostrożnością – nicki mają
to do siebie, że nieraz setki ludzi używają tego samego...
Jeśli jednak wiemy, że nasz Janek używa nicka Bambosz i interesuje
się socjologią, całkiem możliwe, że wątek z forum socjologicznego
widniejący w wynikach wyszukiwania został napisany właśnie przez
niego.
Jeszcze innym punktem zaczepienia może być adres e-mailowy.
Może on służyć zarówno jako dodatkowy parametr do imienia
i nazwiska (by wyfiltrować interesujące nas wyniki), jak i jako
samodzielne zapytanie.
Przeszukawszy strony WWW warto zobaczyć, co dwie kolejne opcje
wyszukiwarki mają do powiedzenia o naszym Janie. Opcje te to:
Grafika i Grupy dyskusyjne.
& Sebastian Schabowski
POTĘGA JEDNEGO E-MAILA – Sebastian Schabowski
Treść
● str.
29
W grafice możemy znaleźć zdjęcie poszukiwanego, co może też
ułatwić weryfikację wyników z wyszukiwania na stronach WWW –
dowiemy się na przykład, że autor blogu, który znaleźliśmy, również
Jan i również Kowalski wygląda zupełnie inaczej niż obiekt naszych
poszukiwań.
Gdy potrzebujesz informacji o osobach zaawansowanych w sprawach
komputerowo-internetowych, warto również przeczesać grupy
dyskusyjne. Raz wpisane tam wiadomości są praktycznie wieczne
i mogą dostarczyć nam wielu ciekawych informacji.
Co może tak naprawdę przynieść takie wyszukiwanie? Powiem
z własnego doświadczenia: dowiedziałem się w ten sposób, że pewna
osoba zna angielski (wiedza na wagę złota, uzyskana bez pytania), że
ktoś inny współpracuje z pewnym vortalem, że ktoś się interesuje
wieżowcami - i wiele innych przydanych rzeczy.
Emotikony i skróty - używać czy nie używać? - oto jest
pytanie
Emotikony (znane również jako emotki) to znaczki wyrażające
emocje, służące do ubarwiania internetowych wypowiedzi (głównie
tych na chatach, forach dyskusyjnych i komunikatorach). Być może
zastanawiasz się, czy ich używanie w e-mailach jest w porządku.
Odpowiedź brzmi: „to zależy”. W kontaktach oficjalnych,
w pierwszym liście do nieznanej Ci osoby – odradzam. To samo
dotyczy pisania do osób starszych, czy mających niewielki kontakt z
Internetem.
& Sebastian Schabowski
POTĘGA JEDNEGO E-MAILA – Sebastian Schabowski
Treść
● str.
30
Jednakże pisząc na luzie, do przyjaciół, warto wykorzystać
emotikony, by pełniej wyrazić to, co się czuje. Listy wzbogacone
emotkami są często pełne humoru, miłe w odbiorze i w ogóle o niebo
lepsze niż suchy tekst. Należy jednak uważać, by po pierwsze nie
przesadzać z ich liczbą, po drugie zrezygnować ze stosowania
tego internetowego wynalazku w kontaktach z osobami, które go nie
stosują. Uszanujmy fakt, że być może nie chcą być z nami w aż tak
poufałych relacjach lub, że jeszcze nie „czują” tematu.
Osobiście jestem przyzwyczajony do używania emotek prawie
w każdym zdaniu – spowodowały to: wieloletnie przebywanie na
WAP-ie i częste używanie komunikatorów internetowych. Tym
bardziej muszę się pilnować pisząc do osób, które prawie nie stosują
emotek – czasami po napisaniu listu decyduję o wyrzuceniu nawet
połowy z nich...
Najczęściej stosowane emotki to:
:) - uśmiech
;) – przymrużenie oka
:D – szeroki uśmiech
:P – wystawienie języka (ma to znaczenie pozytywne, jest czymś
mocniejszym od :) i :D)
:( - smutek
:* - pocałunek
:/ - skrzywienie się, niezadowolenie
& Sebastian Schabowski
POTĘGA JEDNEGO E-MAILA – Sebastian Schabowski
Treść
● str.
31
Poza emotikonami, możemy stosować w listach elektronicznych
skróty. Pamiętać należy jednak o tym, by robić to tylko wtedy, gdy
mamy absolutną pewność, że ktoś zna skrót i go zrozumie.
Skrótem znanym jeszcze z epoki listów tradycyjnych jest „PS”. Jego
stosowanie nie tyle wskazuje na to, że - jak w normalnym liście -
dopisujesz coś po napisaniu całości (bo na komputerze możesz
spokojnie wpisać to w środek e-maila), a raczej na fakt, że coś jest
niezwiązane z tematem listu, z innej beczki lub zupełnie mało ważne
i tylko przy okazji dzielisz się jakąś uwagą. To doskonałe miejsce na
wpisanie jakiegoś komplementu, wyrażenie nadziei na temat
przyszłości itp.
Innym skrótem, który również służy wtrąceniu czegoś, co nie ma nic
wspólnego z tematem jest BTW (By The Way), czyli „przy okazji”.
Możesz napisać np. „Jutro organizuję przyjęcie urodzinowe. BTW:
wiesz może kiedy wraca Marcin? Chciałbym, żebyśmy wreszcie
spotkali się całą paczką.”. Stosuje się je, gdy pisząc jakieś zdanie
przypominasz sobie nagle o czymś innym, a list jest na tyle
nieformalny, że pozwala na taką mało uporządkowaną, spontaniczną
formę.
Następnym użytecznym skrótem jest IMHO (In My Humble
Opinion), czyli „moim skromnym zdaniem”. Użyj go, gdy chcesz
wyrazić swoje zdanie a jest ono np. sprzeczne ze zdaniem reszty
grupy, czy tylko ze zdaniem odbiorcy. Często wyraża się w ten sposób
swój sceptycyzm. Np.:
& Sebastian Schabowski
POTĘGA JEDNEGO E-MAILA – Sebastian Schabowski
Treść
● str.
32
> Zrobimy ten projekt na jutro.
IMHO potrzebujemy więcej czasu, myślę, że najwcześniej możemy
uporać się z nim na środę.
Jak na razie skróty, które podałem były wytworami ludzi
angielskojęzycznych. Czas na coś z rodzimego podwórka, wspaniały
wynalazek i lek na wszystkie kłopotliwe pytania. Mowa o „ABJW?”,
czyli „A Bo Ja Wiem?”. Stosuje się go w nieformalnych kontaktach,
gdy ktoś pyta Cię o coś, o czym nie masz pojęcia, jeszcze nie masz
pojęcia lub masz pojęcie, ale nic odbiorcy do tego ;).
Dobór języka
Mimo że wszyscy posługujemy się jednym językiem (polskim
zresztą), tę samą treść da się przekazać na wiele sposobów. Inaczej
napiszesz do kolegi ze studiów, inaczej do szefa, jeszcze inaczej do
działu obsługi klienta dużego banku.
Język daje Ci dość duże pole do popisu, jeśli chodzi o dobór stylu.
Możesz napisać coś w młodzieżowym (czy też w zawodowym)
żargonie, w języku literackim, tudzież stylizować swoją wypowiedź
na np. średniowieczne dzieła czy język z książek Tolkiena. Wszystko
zależy od tego, do kogo piszesz. Możesz w końcu stylizować na...
samego odbiorcę, używając słów i zwrotów, których on zwykł używać
w podobnych sytuacjach. Da mu to pewnego rodzaju komfort
przyswajania treści i pokaże, że rzeczywiście go słuchasz, skoro znasz
dobrze jego utarte powiedzonka czy też specyficzny sposób
& Sebastian Schabowski
POTĘGA JEDNEGO E-MAILA – Sebastian Schabowski
Treść
● str.
33
określania pewnych rzeczy. Dotyczy to jednak tylko pisania do osób,
które dość dobrze znasz.
Rzeczą, której powinieneś się bezwzględnie wystrzegać (bez względu
na to, do kogo piszesz) są błędy ortograficzne. O ile jakiś brak
przecinka może ujść uwadze czytającego (choć i tak staraj się nie
robić żadnych błędów językowych), o tyle ustawiczne pisanie „ktury”
i „mugłby” naprawdę dyskwalifikuje Cię jako nadawcę. Aby
poprawnie pisać warto dużo czytać, w razie potrzeby konsultować się
ze słownikiem (w wersji dla uzależnionych od Internetu:
z google.com), z autokorektą edytora tekstu (np. Worda, można też
włączyć autokorektę w programie pocztowym) lub zamęczać
znajomych, którzy są bardziej niż Ty biegli w sprawach ortografii.
Uwaga!
NIE jest błędem pisanie bez polskich znaków. Czasami po
prostu nie masz możliwości (bo akurat siedzisz w bibliotece
publicznej gdzieś w Ohio), być może też bardzo przywykłeś do
pisania bez PLiterek – to wszystko jest OK. Jeśli jednak masz wybór
między językiem polskim a polskawym, wybierz ten pierwszy –
wygląda bardziej profesjonalnie i łatwiej się go czyta (oko jednak
przywykło przez lata do pewnych kształtów słów).
Gdy chcesz zwrócić uwagę odbiorcy na coś szczególnie ważnego,
możesz napisać to z _podkreśleniami_ lub DYŻYMI LITERAMI.
Uważaj jednak, by nie pisać dużymi całego listu! Jest to niepotrzebne
utrudnianie czytania, duże litery są odbierane jako krzyk i świadczy
& Sebastian Schabowski
POTĘGA JEDNEGO E-MAILA – Sebastian Schabowski
Treść
● str.
34
to o tym, że obsługa komputera nie jest Twoją mocną stroną
(chyba nie do końca zrozumiałeś, o co chodziło z tym klawiszem
CapsLock…).
Długość listu, układ tekstu, załączniki
Mogłoby się wydawać, że długość tekstu nie ma znaczenia, że
przecież i tak musisz napisać to, co chcesz napisać. Teoretycznie tak,
ale...
Jeśli piszesz do osoby zajmującej wysokie stanowisko, nie mającej na
nic czasu, staraj się ograniczyć objętość listu do minimum. Osoba
ta być może i tak przekaże to gdzieś „w dół” do działu konkretnie
związanego z Twoim listem (i dobrze, że do niej wysłałeś, bo e-mail
przychodzi do właściwego działu „z góry”, więc jest odpowiednio
respektowany). Ważne, by powiedzieć w skrócie, o co chodzi i...
właśnie: jeśli Twoja propozycja ma 25 stron A4, najlepiej zrobić
stronę internetową, która będzie jej poświęcona i wysłać w liście jej
adres. Ewentualnie można ową propozycję załączyć jako plik Worda
(to już jest gorsze rozwiązanie – wysyłamy nieznajomym załączniki,
które nie są tak prestiżowe, ważne i dostępne jak specjalna strona
internetowa).
Czy jest coś złego w wysyłaniu do kogoś załączników w pierwszym
liście? W epoce wirusów i spamu (zauważyłeś, że spam zwykle
zawiera załączniki?) takie listy są od razu podejrzane. Dodatkowo,
zakładasz, że ktoś posiada Worda, Power Pointa, czy cokolwiek,
& Sebastian Schabowski
POTĘGA JEDNEGO E-MAILA – Sebastian Schabowski
Treść
● str.
35
czym otwiera się dany rodzaj plików – jeśli nie znasz osoby, możesz
się nieprzyjemnie rozczarować.
Gdy już coś załączasz, wspomnij o tym w treści. Uważaj, by nie
pozostać tylko przy wzmiance i rzeczywiście załączyć to, co masz
zamiar (łatwo jest zapomnieć). Początkującym użytkownikom zdarza
się czasem wysłać skrót do pliku, zamiast żądanego pliku (zwróć
uwagę, czy rozszerzenie jest takie, jak powinno, i nie jest to skrót –
„.ink”). Musisz sobie zdawać sprawę, że niektóre rozszerzenia mogą
powodować problemy i albo nie będziesz mógł wysłać listu, albo nie
dojdzie on w takiej formie jak chcesz (chodzi o rozszerzenia
wykonywalne typu „.exe” i „.bat”).
Staraj się też nie przesadzić z wielkością załączników. Niektóre
skrzynki mają ograniczenie objętości jednego listu do, powiedzmy,
5 MB. Jeśli masz zamiar wysłać wiele zdjęć, po parę MB każde, to
pozmniejszaj je - jeśli tylko jesteś w stanie - do jakiegoś
sensowniejszego rozmiaru. Możesz także dodać swoje pliki do
archiwum (najlepiej w formacie ZIP). Jest to w miarę uniwersalny
format, wspierany przez większość programów archiwizujących
i jego obsługa jest standardowo wbudowana w niektóre systemy
operacyjne.
Wiem, że nie każdy potrafi przygotować dobrą stronę internetową,
ale coraz więcej ludzi się tym zajmuje i myślę, że ktoś z Twoich
znajomych byłby w stanie skutecznie Ci w tym pomóc. Dodaje to od
razu prestiżu całej sprawie, jest łatwo dostępne, co więcej, możesz
& Sebastian Schabowski
POTĘGA JEDNEGO E-MAILA – Sebastian Schabowski
Treść
● str.
36
sprawdzić, czy ktoś rzeczywiście odwiedził tę stronę, montując na
niej choćby darmowy system statystyk.
W innych przypadkach staraj się sensownie ocenić np. wielkość
swojej odpowiedzi. Jeśli ktoś napisał Ci trzy linijki i nawet nie
oczekuje na odpowiedź, bo o nic nie prosi ani nie pyta, a Ty piszesz
odpowiedź na trzy strony, wygląda to co najmniej dziwnie. Może się
to jednak zdarzyć, jeśli zależy Ci na tej osobie wielokrotnie bardziej
niż jej na Tobie...
Co zatem wyrzucić z treści, jeśli spotkała Cię powyższa sytuacja?
Wszystko, co nie jest absolutnie koniecznie i perfekcyjnie brzmiące –
jakieś mało istotne wątki poboczne, jakieś niezbyt zgrabne zdania
itp. Możesz też po prostu napisać streszczenie tego, co początkowo
miało być treścią e-maila.
Załączniki, tak niepożądane w pierwszym liście do kogoś obcego, są
za to mile widziane w listach do starych znajomych. Bardzo
przyjemnie jest dostać zdjęcia od dawno niewidzianego przyjaciela
itp.
Następną ważną sprawą jest układ tekstu. Należy (posługując się
klawiszem Enter) spowodować, by tekst nie był jednym wielkim
blokiem. Stosuj jak najczęściej przerwy w tekście, na zasadzie jednej
linii odstępu między jedną a drugą myślą. Niech odbiorca będzie
w stanie pobieżnie zapoznać się z treścią listu czytając tylko pierwsze
zdania z każdego akapitu.
& Sebastian Schabowski
POTĘGA JEDNEGO E-MAILA – Sebastian Schabowski
Treść
● str.
37
Aby uczynić list bardziej zrozumiałym, wyjaśniaj w nawiasach, co
dokładnie masz na myśli, jeśli nie wynika to wprost z treści zdania.
„Mam zamiar wziąć duże narty (te, które dostałem od Ciebie na
gwiazdkę) i moje nowe buty”.
Innym, równie dobrym, sposobem są myślniki „–”.
„Podejmiemy tę decyzję – tak czy inaczej – w czwórkę”.
Wszystkie te sposoby przydadzą się, kiedy znudzi Ci się oddzielanie
wtrąconych części zdania przecinkami lub będziesz chciał zwiększyć
czytelność swojej wypowiedzi.
Analiza od strony odbiorcy
Analiza listu od strony odbiorcy to podstawa e-mailowych
„szachów”. Kiedy wykonujemy ruch (wysyłamy list) musimy
przewidzieć, jak odbierze to, co napisaliśmy adresat, wczuć się
w jego sytuację. Dobrze jest jak najdokładniej wiedzieć, ile ktoś
o Tobie wie, a na bazie tego - jaką ma opinię i oczekiwania. Patrząc
przez „okulary” odbiorcy przeczytaj to, co masz zamiar wysłać i zadaj
sobie następujące pytania:
W jaki sposób treść listu współgra z Twoim wizerunkiem w oczach
tej osoby?
Czy możesz jeszcze skuteczniej wyrazić pewne rzeczy, umotywować
swoje działania pod kątem tego konkretnego odbiorcy?
& Sebastian Schabowski
POTĘGA JEDNEGO E-MAILA – Sebastian Schabowski
Treść
● str.
38
Co będzie myślał odbiorca po przeczytaniu i w jaki sposób ten list
zmienia Twój aktualny wizerunek w jego oczach?
Ta właśnie analiza pozwoli Ci na wzmocnienie
autoprezentacyjnej funkcji listu. Jeśli ktoś np. ma Cię za lenia,
a Ty w każdym liście jakoś nie wprost dasz mu do zrozumienia, że
jesteś bardzo zajętym i pracowitym człowiekiem i dostarczysz
dowodów, że nie są to tylko słowa, po jakimś czasie zmieni to jego
poprzednią opinię na Twój temat. Analizując treść, staraj się znaleźć
nadarzające się okazje do przekazania odbiorcy takiego wizerunku,
jaki chcesz mieć w jego oczach. Możesz tego dokonać robiąc aluzje
do jego wypowiedzi, odwołując się do wspólnych doświadczeń itp.
Następnym ciekawym zagadnieniem jest
przemycanie
informacji. Przypuśćmy, że chcesz powiedzieć danej osobie, że
trenujesz karate. Zamiast pisać: „W piątek wieczorem jestem zajęty,
spotkajmy się w sobotę”. Napisz: „W piątki o 20:00 mam treningi
karate, za to w sobotę chętnie się z Tobą spotkam”. Dodawanie tego
typu informacji „przypadkowo” i zupełnie „mimochodem” jest dobrą
techniką autoprezentacyjną.
Jeśli chcesz poinformować przyjaciela, że masz nową pracę, nie
mówiąc tego wprost, możesz wysłać list z nowego, firmowego adresu
e-mailowego.
Następną przydatną drogą przemycania informacji jest tak zwana
sygnaturka. Możesz w niej umieścić np. swoje stanowisko, numer
telefonu czy adres własnej strony internetowej. W bardziej luźnych
& Sebastian Schabowski
POTĘGA JEDNEGO E-MAILA – Sebastian Schabowski
Treść
● str.
39
kontaktach, zwykle tam, gdzie podpisujesz się nickiem, dobrze jest
umieścić w niej jakiś ciekawy cytat. Aby ustawić sygnaturkę wejdź do
menu Narzędzia i kliknij Opcje w programie pocztowym. Możesz
zdefiniować kilka tego typu automatycznych podpisów.
Przykład:
{treść listu}
Pozdrawiam,
__
Jan Kowalski – Project Manager, Superfirma Sp. Z o.o.
tel. 3985092749
Sygnaturka jest o tyle „niewinną” bronią, że teoretycznie ustawiasz ją
raz i dodaje się ona do każdego listu. Teoretycznie. Fakty są takie, że
możesz ją po prostu wykorzystać jednorazowo, w celu przemycenia
jakiejś konkretnej informacji dla konkretnego odbiorcy.
Nie bądź ponurakiem, czyli o potędze humoru
Znany amerykański komik Arthur „Art” Buchwald powiedział kiedyś:
„I learned quickly that when I made others laugh, they liked me.
This lesson I will never forget.”, czyli „Szybko się nauczyłem, że gdy
potrafiłem rozśmieszyć innych ludzi, lubili mnie. Nigdy nie zapomnę
tej lekcji.”
& Sebastian Schabowski
POTĘGA JEDNEGO E-MAILA – Sebastian Schabowski
Treść
● str.
40
Pomijając te najbardziej oficjalne i poprawne politycznie listy
elektroniczne, w pozostałej swojej twórczości, szczególnie
adresowanej do przyjaciół, dobrze jest pokazać, że ma się poczucie
humoru.
Przekazując to, co chcesz przekazać możesz dojść do wniosku, że
masz z tym a tym tematem jakieś śmieszne skojarzenia, że możesz
zrobić aluzję, wyrazić coś w interesujący i zabawny sposób. Warto
pisać ciekawie, z szerokimi kontekstami i przywoływaniem
skojarzeń. Jeśli masz z odbiorcą wspólne doświadczenia, lubicie
kilka tych samych filmów itp. postaraj się uatrakcyjnić swój przekaz
o jakieś elementy nawiązujące do tych rzeczy. W przeciwieństwie do
zwykłej rozmowy, masz czas, by pomyśleć, jak możesz ulepszyć treść
swojej wypowiedzi (czasem warto trochę pozmieniać to, co już
napisałeś, jeśli efekt ma być imponujący :).
Może macie z rozmówcą jakieś wspólne powiedzonka, specyficzne
określenia itp. – jeśli ich użyjesz, Twój list będzie jeszcze bardziej
spersonalizowany i przyjemny w odbiorze dla osoby, do której
piszesz.
Nawet, jeżeli dana korespondencja nosi znamiona oficjalnej,
skupiającej się na konkretach itp. i tak zwykle jest miejsce na tak
zwaną „część rozrywkową”. Po napisaniu poważnie tego, co
trzeba, możesz w PS zawrzeć żartobliwą wypowiedź związaną w jakiś
sposób z treścią listu – jeśli odbiorca odpowiadając na część
oficjalną nie zapomni o niej i też się jakoś śmiesznie odniesie –
& Sebastian Schabowski
POTĘGA JEDNEGO E-MAILA – Sebastian Schabowski
Treść
● str.
41
macie dialog, który może wynagradzać Wam niezbyt atrakcyjną,
trochę formalną korespondencję.
Unikanie sabotowania własnych wypowiedzi
Czasami, mimo dobrych intencji, zdarza się, że przekazujemy coś
w sposób, który jest nieskuteczny i jest wręcz autosabotażem.
W takich sytuacjach szczególnie należy zwracać uwagę na użycie
słów „nie” i „spróbuj”.
Czy zdarzyło Ci się kiedyś napisać „Nie zawiodę Cię”, „Nie
rozczaruję Cię”, „Nie jestem głupi.”, czy też inne, podobnie brzmiące
zdanie? To duży błąd. Aby zrozumieć takie zaprzeczenie umysł
odbiorcy musi najpierw przywołać obraz tego, czemu zaprzeczasz
i dopiero później jakoś go podważyć. Czy rzeczywiście chcesz, by ktoś
pomyślał najpierw jak to będzie, gdy już go zawiedziesz czy
rozczarujesz, a dopiero później, w jakiś mniej lub bardziej skuteczny
sposób przekreślił to w myślach? Taka strategia jest drogą do
porażki.
Jeśli to, co powyżej napisałem wydaje Ci się wątpliwe, przeczytaj
następujące zdania:
Nie myśl o fladze amerykańskiej.
Nie przypominaj sobie jak wyglądało boisko w Twojej
podstawówce.
Nie skupiaj się na mruganiu oczami.
& Sebastian Schabowski
POTĘGA JEDNEGO E-MAILA – Sebastian Schabowski
Treść
● str.
42
Co zauważasz? Czy rzeczywiście jesteś w stanie wypełnić te polecenia
bez przywołania obrazów czy też zwrócenia uwagi na zasugerowane
czynności Twojego organizmu?
Zamiast więc zaprzeczać, staraj się pisać w pozytywnej formie, np.
„Jestem uczciwy.”, „Możesz na mnie polegać.”, „Wiem, co mówię.”
Następnym słowem, na które chcę zwrócić Twoją uwagę jest
„spróbuj”. Ma ono tę właściwość, że programuje porażkę. Jeśli
napiszesz komuś „Spróbuj się nie spóźnić”, odbierze on to tak, że
lepiej byłoby, żeby się nie spóźnił, ale tak w zasadzie to nic się nie
stanie, jeśli przyjdzie po czasie. Ile razy chcesz skutecznie nakłonić
kogoś do działania, trzymaj się od tego słowa z daleka. Znacznie
lepiej jest wydać polecenie w pozytywnej formie: „Pamiętaj, by być
na czas.”
Czy powyższe słowa powinny zostać na stałe wymazane z Twojego
słownika? Otóż nie. Po pierwsze, ich zgubna siła dotyczy tylko
niektórych zastosowań (musisz sobie ciągle zdawać sprawę z celu
swojej wypowiedzi i sprawdzać, czy ich użycie go nie zniweczy). Po
drugie, ich celowe zastosowanie może przynieść Ci korzyść ze
względu na ich właściwości. Możesz napisać „Czy wobec tego, chce
pan spróbować znaleźć lepszego fachowca ode mnie?”, lub „Nie
obiecam Ci, że będzie to najbardziej ekscytujący wieczór w Twoim,
życiu, ale zrobię co w mojej mocy, by było naprawdę miło”.
& Sebastian Schabowski
POTĘGA JEDNEGO E-MAILA – Sebastian Schabowski
Treść
● str.
43
> Proszę streścić mi korzyści dla firmy wynikające z Pańskiej
propozycji.
W porządku. Nie będę tu pisał o wygodzie stałego dostępu do oferty
firmy i możliwości zamawiania produktów z dowolnego miejsca na
świecie. Nie omówię również spadku kosztów wynikającego
z przekształcenia stacjonarnego biura w internetowe.
Skupię się na korzyściach finansowych wynikających z wdrożenia
propozycji w pierwszym miesiącu działania systemu.
Mózg odbiorcy wyświetla kolejne obrazy: zadowoleni klienci,
składający zamówienia o 4 nad ranem, być może jeszcze z Francji lub
ze Szwecji. Następnie przychodzi kolej na obraz spadku kosztów
i dopiero przechodzimy do tego, o czym piszemy w dalszej części.
Niby dwa pierwsze zdania zaczynały się od NIE, ale jakoś
wyparowało ono i w miejsce zdań mózg odbiorcy przywołał obrazy –
z dużą korzyścią dla Ciebie, jako nadawcy.
A oto mieszanka wybuchowa, złożona z obu słów: „Spróbuj nie
skupiać się na razie na radości, jaką sprawi Ci ćwiczenie pisania
skutecznych e-maili, ani na tym, ile wspaniałych chwil przeżyjesz
obserwując swoje postępy.”
Słowa zwiększające skuteczność komunikacji
Jak już powiedziałem wcześniej, wiele zależy od sposobu przekazania
tego, co chcemy danej osobie powiedzieć. Omówię teraz „magiczne”
słowa, które pozwolą Ci jeszcze skuteczniej przekazywać swoje myśli.
& Sebastian Schabowski
POTĘGA JEDNEGO E-MAILA – Sebastian Schabowski
Treść
● str.
44
ALE
„Ale” może Ci się przydać do, co najmniej, dwóch rzeczy: bycia
„grzecznym i skutecznym” oraz radzenia sobie z zarzutami,
wątpliwościami i kłopotliwymi pytaniami ze strony kogoś, kto
napisał do Ciebie e-maila.
Możesz napisać np. „Projekt graficzny podoba mi się, ale nie jestem
w stanie zgodzić się na podaną przez Pana cenę”. „Doceniam Twoje
starania, ale nie masz jeszcze wymaganego poziomu kwalifikacji
na to stanowisko”.
„System, który obecnie działa w firmie kosztował dużo pieniędzy,
ale konieczne jest wdrożenie nowego, bo nie spełnia on zadań,
które początkowo zakładaliśmy, że będzie spełniał”.
„Twoja propozycja wyjazdu w Bieszczady jest dobra, jednakże
chcielibyśmy w tym roku wybrać się nad morze”.
„Masz rację, jednakże musimy to jeszcze przedyskutować z resztą
zespołu, bo słyszałem, że niektórzy mieli inne plany”.
„Ale” (względnie „jednakże”) jest czymś w rodzaju „zamazywacza”
wszystkiego, co się przed nim znajduje. Możesz go również użyć tam,
gdzie normalnie masz zwyczaj wyrażać bezpośrednio krytykę:
„Rozumiem Twój punkt widzenia, ale czy nie sądzisz, że […]?”
& Sebastian Schabowski
POTĘGA JEDNEGO E-MAILA – Sebastian Schabowski
Treść
● str.
45
A oto użycie „zamazywacza” w odpowiedzi na wątpliwości, by
jednocześnie usunąć negatywną informację (o kosztach) i wrzucić na
jej miejsce korzyści:
„To prawda, że budowa nowej strony internetowej będzie trochę
kosztować, ale skoro poprosił mnie Pan o opinię, sugeruję pomyśleć
o zadowolonych klientach, obsługiwanych przez stronę 24h/7 i to
bez aktywnego udziału personelu”.
Aby tego typu trick się udał, część zdania przed „ale” powinna być
jak najmniej związana z tą po „ale”. Po przeczytaniu pierwszej części
i naszego magicznego słowa, mózg dojdzie do wniosku, że jakoś
zaprzeczyliśmy sensowi tej części – świadczy o tym „ale”. W dalszej
części instalujemy na to miejsce nową informację, nie do końca
związaną z pierwszą.
Podobną funkcję może pełnić „pomimo że”. Razem z „ale”
stanowią jakby punkt podparcia zdania – to od nich zależy, która
część wydaje się ważniejsza, a która mniej ważna. Zwróć uwagę na
to, która część jest ważniejsza w poniższych przykładach:
„Gwarantuję, że będzie Pan zadowolony z efektów, pomimo że
poświęcimy sprawie trochę czasu i pieniędzy.”
„Twoja propozycja wyjazdu w Bieszczady jest dobra, mimo to,
chcielibyśmy w tym roku wybrać się nad morze” (tu bardziej
w funkcji ALE).
& Sebastian Schabowski
POTĘGA JEDNEGO E-MAILA – Sebastian Schabowski
Treść
● str.
46
„Pomimo że Twoja propozycja wyjazdu w Bieszczady jest dobra,
chcielibyśmy w tym roku wybrać się nad morze”.
„NIESTETY NIE”
Pora na omówienie podstawowej cechy asertywnego człowieka –
umiejętności odmawiania. Trzeba tu uważać, by zachować się jak
przystało na osobę kulturalną i życzliwą, która jednakże nie może
spełnić prośby czy żądania. Ludzie nie lubią, kiedy im odmawiasz.
Postaraj się więc, by nie brzmiało to jak cios, który im wymierzasz,
ale by było uzasadnione sytuacją obiektywną. Okaż im zrozumienie,
empatię i chęć pomocy w przyszłości. Pokaż, że ich problem jest dla
Ciebie ważny.
„Niestety, jutro nie mogę się z Tobą spotkać, ale sobotę będę miał
wolną, więc może wtedy?”
„Jak tylko skończę obecny projekt, będę w stanie Ci pomóc.
Niestety, w tym tygodniu nie będzie to możliwe.”
„Dziękuję za tę propozycję, jednakże postanowiłem z niej nie
skorzystać.”
„Nie napiszę za Ciebie zadania, ale chętnie Ci pomogę, jeśli będziesz
miał do rozwiązania konkretny problem.”
Kiedy odmawiasz, postaraj się dać jednak jakąś wskazówkę, okazać
wdzięczność, współczucie, chęć pomocy w jakimś innym zakresie
& Sebastian Schabowski
POTĘGA JEDNEGO E-MAILA – Sebastian Schabowski
Treść
● str.
47
bądź czasie. Być może, pomimo że nie pomożesz komuś osobiście,
wskażesz odbiorcy osobę, która może zrobić to za Ciebie, czy też
lepiej niż Ty.
„ZALEŻY MI”
Stosowanie tego zwrotu to sposób na niezwykle skuteczne
wzmocnienie Twojej prośby. Jesteśmy w stanie zadziwiająco dużo
dla kogoś zrobić, jeśli jesteśmy przekonani, że bardzo mu na tym
zależy, że jest to dla niego bardzo ważne. Najlepiej jednak nie
poprzestawać na słownej deklaracji i udowodnić również swoją
postawą, jak wielkie znaczenie ma to dla Ciebie.
„Bardzo zależy mi na tym, by zobaczyć te materiały jeszcze przed
spotkaniem”.
Jeden z czołowych polskich dzienników ma hasło reklamowe „Nam
nie jest wszystko jedno”. Pokazuje ono właśnie, że gazeta skupia
ludzi, którym... ZALEŻY. Bardzo ważne jest przekazywanie tego typu
informacji – świadczy to np. o odpowiedniej postawie – jeśli jesteś
pracownikiem firmy, podkreślaj, że zależy Ci na jej dobru i dobru jej
klientów. Ludzie często będą skłonni Ci pomóc, jeśli widzą, że jesteś
bardzo zaangażowany w coś i jest to dla Ciebie bardzo ważne.
„CHCĘ”
Może brzmi to banalnie, ale nie bój się używać tego słowa. Pokazuje
ono wprost to, czego chcesz, do czego dążysz. Ważne, by odbiorca
& Sebastian Schabowski
POTĘGA JEDNEGO E-MAILA – Sebastian Schabowski
Treść
● str.
48
mógł w łatwy i bezbłędny sposób określić, czego od niego (lub
w ogóle) chcesz. To, razem z uzasadnieniem jest prostym
i klarownym komunikatem, co więcej, pokazuje Ciebie jako autora
danej prośby, propozycji.
„Chcę zakończyć pracę nad tym projektem przed moim urlopem.”
„Mam doświadczenie i chcę pomóc Wam w organizacji kolonii dla
dzieci.”
Zamiast pisać: „Być może dobrze byłoby wprowadzić system
dodatkowych premii.” napisz „Chciałbym, byśmy wprowadzili
system dodatkowych premii, by jeszcze bardziej zmotywować
zespół do wydajnej pracy, w tym trudnym dla firmy czasie.”
Pokazuje to, że jest to Twoja inicjatywa i że wiesz, czego chcesz – to
też ważne. Dzięki temu dajesz się poznać jako człowiek
zdecydowany, wiedzący, co należy zrobić (czyli dobry materiał na
managera:).
„MOIM CELEM JEST”
O ile słowo „chcę” pasuje raczej do konkretnych działań, o tyle
„moim celem jest” pozwoli Ci przedstawić adresatowi to, do czego
zmierzasz w długim czasie.
Wiedząc, gdzie chcesz dojść, wyznaczaj sobie długodystansowe cele
i formułuj pewne założenia. Możesz potem przybliżać się do celu
dokonując codziennych, małych kroków, przy podejmowaniu
& Sebastian Schabowski
POTĘGA JEDNEGO E-MAILA – Sebastian Schabowski
Treść
● str.
49
decyzji, które niby prawie się nie wiążą z dalekim celem, jednakże
mogą Cię do niego przybliżyć albo od niego oddalić.
Jeśli dobrze zakomunikujesz swoje plany, być może ktoś będzie
w stanie Ci pomóc w ich osiągnięciu (jeśli nie od razu, to może
kiedyś). Napisanie o tym, jak Twoja obecna prośba czy też
propozycja wkomponowuje się w długodystansowy plan działania,
podnosi jej znaczenie i znów daje Ci dodatkowe punkty za fakt, że
wiesz, dokąd zmierzasz.
„Proszę o dofinansowanie mojego kursu języka angielskiego dla
zaawansowanych, gdyż chciałbym opanować ten język do
perfekcji. Moim celem jest również pomoc innym pracownikom
naszej firmy w nauce i chciałbym od przyszłego roku zacząć
organizować bezpłatne lekcje dla całej załogi naszego biura”.
„Chciałbym, byśmy zatrudnili jeszcze czterech pracowników
w dziale obsługi klienta. Moim celem jest poprawienie jakości
obsługi klientów i skrócenie okresu oczekiwania na połączenie
z konsultantem do średniego czasu pięciu sekund. Dzięki temu,
będziemy zdecydowanymi liderami na rynku, jeśli chodzi o obsługę
klienta.”
„MOJĄ INTENCJĄ JEST”
Gdy Twoja propozycja może wydawać się dwuznaczna, gdy nie widać
wyraźnie, dlaczego coś chcesz lub coś zrobiłeś, dobrze jest
& Sebastian Schabowski
POTĘGA JEDNEGO E-MAILA – Sebastian Schabowski
Treść
● str.
50
zastosować zwrot, który zwiększy zrozumienie Twoich intencji przez
nadawcę.
„Moją intencją jest wspólne znalezienie takiego rozwiązania, które
będzie dobre dla nas obu”.
W ten sposób możesz pokazać, że nie zależy Ci tylko na Twoim
dobru, ale uwzględniasz również racje i interesy adresata.
Zwrot ten może także być pomocny w unikaniu (bądź wyjaśnianiu)
nieporozumień i sytuacji, w których odbiorca może mieć zupełnie
fałszywy obraz Twoich intencji.
Stawianie pytań
Jak powiedział mój ulubiony amerykański „trener sukcesu” Anthony
Robbins „Quality questions create a quality life. Successful people
ask better questions, and as a result, they get better answers.”, co
można przetłumaczyć jako: „Wysokiej jakości pytania tworzą życie
wysokiej jakości. Ludzie sukcesu stawiają lepsze pytania
i w rezultacie otrzymują lepsze odpowiedzi.” Słowa te padły
w kontekście stawiania pytań samemu sobie, jednakże nic nie stoi na
przeszkodzie, by kierować te wysokiej jakości pytania również do
innych ludzi. Jeśli dobrze opanujesz zadawanie właściwych pytań,
jestem przekonany, że poprawi to jakość Twojego życia i życia
Twoich adresatów.
W czym tkwi tajemnica? Otóż np. zamiast pytać: „Dlaczego znów
oblałeś egzamin?!” i po prostu czekać na jakąś zbywającą Cię
& Sebastian Schabowski
POTĘGA JEDNEGO E-MAILA – Sebastian Schabowski
Treść
● str.
51
wymówkę, zapytaj: „Co mógłbyś zrobić, by następnym razem zdać
ten egzamin i jeszcze mieć przyjemność z uczenia się do niego?”.
Staraj się unikać stawiania pytań typu: „Dlaczego nie chcesz [...]?” –
ktoś będzie czuł się zobowiązany do stworzenia dla Ciebie całej listy
powodów i pomoże mu to utwierdzić się w przekonaniu, że nie chce.
Dużo lepiej zapytać: „Co musiałoby się stać/Co musiałbym zrobić,
byś zechciał [...]?”.
Zamiast: „Kiedy wreszcie zaczniesz coś ćwiczyć?”, zapytaj „Czy
wiesz już, co mógłbyś zrobić, by wybrać sobie dyscyplinę sportu,
który będzie sprawiała Ci radość?”.
„Co proponujesz, by jednocześnie rozwiązać ten problem i nie
zostawać po godzinach w pracy?”.
Staraj się zawsze zadawać pytania, które mają sens i, co
najważniejsze, prowadzą do znalezienia rozwiązań.
Cytowanie cudzych wypowiedzi i opowiadanie historii
Cytowanie ma wiele zalet. Podstawowe to korzyść autoprezentacyjna
i manipulacyjna. W zwykłej rozmowie często nie masz czasu, by, na
przykład, opowiedzieć komuś historię, która w sposób pośredni
zasugerowałaby tej osobie jakieś rozwiązanie czy działanie.
W e-mailu możesz spokojnie napisać „przypowieść” do listu, która
może być oparta na faktach, lub całkowicie zmyślona i mająca na
celu pokazanie tego, co chcesz przekazać, w sposób pośredni. Możesz
& Sebastian Schabowski
POTĘGA JEDNEGO E-MAILA – Sebastian Schabowski
Treść
● str.
52
połączyć siły opowiadania historii i cytowania, by uzyskać jeszcze
silniejszą „broń” – historię z cytatami.
Funkcja autoprezentacyjna polega na tym, że człowieka, który cytuje
uważa się zwykle za oczytanego, wykształconego, obeznanego
z kulturą i sztuką, mającego szerokie horyzonty. Nie dotyczy to
jednak przypadków ciągłego powoływania się z uporem maniaka na
jakieś jedno skrajne źródło. Trzeba też uważać, by cytat był treściwy,
na temat i by nie zanudzać czytającego.
Korzyść manipulacyjna polega na tym, że możemy przekazać czyjejś
podświadomości pewne treści omijając niejako blokady
przygotowane przez świadomy umysł (ktoś nie uwierzyłby Tobie, bo
wie, że masz jakiś szczególnym interes w mówieniu tak, a nie inaczej,
ale uwierzy innym). Słowa włożone w czyjeś usta nie są wprost
identyfikowane jako pochodzące od Ciebie, więc „przechodzą” bez
problemu przez blokady i spełniają Twój cel. Co więcej, ludzie
uwielbiają różnego rodzaju opowieści i przypowieści – to powoduje,
że korzystanie z nich podwójnie się opłaca. Jakby tego wszystkiego
było mało, cytowanie z opisem jakiejś sytuacji aktywizuje wyobraźnię
odbiorcy i pozwala mu zobaczyć daną sytuację w sposób, w jaki on
postrzega świat. Dzięki temu jest on podatniejszy na sugestie
zawarte w przykładzie czy cytacie.
Jednym z najlepszych znanych mi praktyków w dziedzinie cytowania
jest prezydent USA, George W. Bush. Jego przemówienia zawierają
zwykle po kilka cytatów, które powodują, że przyjmujemy dane treści
bez odnoszenia wrażenia, że ich autorem jest przemawiający
& Sebastian Schabowski
POTĘGA JEDNEGO E-MAILA – Sebastian Schabowski
Treść
● str.
53
prezydent. Pozwala mu to wychodzić zwycięsko nawet z sytuacji,
w których ma do przekazania, wydawałoby się, same złe wiadomości.
Jednym z dobrych przykładów jest jego orędzie do narodu
z 18 grudnia 2005. Powiedział w nim między innymi:
One Iraqi, after dipping his finger in the purple ink as he cast his
ballot, stuck his finger in the air and said: „This is a thorn in the
eyes of the terrorists.” Another voter was asked, „Are you Sunni or
Shia?” And he responded, „I am Iraqi.”
Co można przetłumaczyć jako:
Jeden z Irakijczyków, po tym jak zamoczył swój palec
w atramencie i oddał głos, podniósł palec do góry i powiedział: „To
jest cierniem w oczach terrorystów.” Inny z głosujących, zapytany
„Jesteś sunnitą czy szyitą?” odpowiedział: „Jestem Irakijczykiem.”
W ten sposób Bush świetnie wykorzystał prawe półkule mózgowe
słuchaczy, pozwalając im wyobrazić sobie panującą w Iraku dumę
z demokratycznych wyborów lepiej, niż gdyby użył jakichkolwiek
ogólników. Dodatkowo, przekaz ten płynął niejako nie od
prezydenta, a od głosujących obywateli Iraku – dzięki temu ominął
pewne świadome blokady w umysłach słuchaczy.
Podawanie powodów i motywów swoich działań
Psycholog Ellen Langer i jej współpracownicy (Langer, Blank
i Chanowitz) przeprowadzili w roku 1978 bardzo ciekawy
eksperyment – polegał on na proszeniu ludzi stojących w kolejce do
bibliotecznej kserokopiarki o umożliwienie skorzystania z ksero poza
& Sebastian Schabowski
POTĘGA JEDNEGO E-MAILA – Sebastian Schabowski
Treść
● str.
54
kolejką. Kiedy prośba brzmiała „Przepraszam, mam tu pięć stron.
Czy mogłabym skorzystać z kserokopiarki?” – 60% ludzi zgodziło się
przepuścić pytającą. Kiedy prośbę zmieniono na „Przepraszam, mam
tu pięć stron. Czy mogłabym skorzystać z kserokopiarki, bo bardzo
się śpieszę?”, jej skuteczność wzrosła aż do 94% (sic!). A teraz
najważniejsza część doświadczenia - kiedy zamiast tego, zaczęto
pytać: „Przepraszam, mam tu pięć stron. Czy mogłabym skorzystać
z kserokopiarki, bo chcę je skopiować?” skuteczność metody
wyniosła... 93%!!! To niesamowite, zważywszy na fakt, że powód
podany jako uzasadnienie prośby był zupełnie „słaby”, stwierdzał
tylko fakt, że ksero służy do kopiowania...
Oznacza to, że warto wyjaśniać motywy swoich działań.
W momencie, gdy przedstawiasz jakąś prośbę i mówisz „bo”, masz
już jakby połowę zgody adresata. Można oczywiście podać swoje
powody lepiej lub gorzej – staraj się zawsze robić to tak, by być jak
najlepiej odebranym. Np. zamiast pisać „aplikuję o tę pracę, bo
potrzeba mi pieniędzy”, napisz „ubiegam się o tę pracę, bo lubię
realizować ambitne zadania i sprawdzać się w trudnych
sytuacjach”. Słowa „bo” i „ponieważ” niech nie będą Ci obce.
„Piszę ten list, bo zależy mi na komforcie klientów Pańskiej firmy”.
„Postanowiłem zaproponować powyższe rozwiązanie, ponieważ
stary system nie działa tak, jak powinien, co przynosi straty firmie
i jej klientom”.
„Przesyłam Ci moje zdjęcia z wakacji, bo wiem, że lubisz morze”.
& Sebastian Schabowski
POTĘGA JEDNEGO E-MAILA – Sebastian Schabowski
Treść
● str.
55
„Nie mogę w tej chwili przejść na etat do firmy, bo chcę
wykorzystać nadarzające się okazje do wyjazdów zagranicznych,
poznania świata i poprawienia mojego angielskiego, by osiągnąć
wysoki stopień kompetencji, który w przyszłości może przydać się
firmie”.
„Proszę o zgodę na ten wyjazd, bo bardzo mi zależy na zdobyciu
dodatkowej wiedzy na temat efektywnego wykorzystania
komputerów w pracy biurowej”.
„Pytam o zgodność z standardami sieciowymi, ponieważ zależy mi
na najwyższej jakości wykonania strony WWW mojej firmy”.
Istota e-mailowego wywierania wpływu
Ludzie mają naturalną tendencję do unikania cierpienia i czerpania
przyjemności. Musisz o tym stale pamiętać pisząc swój list. Staraj
się, by proponowane przez Ciebie rozwiązania przynosiły korzyści
nie tylko Tobie, ale i adresatowi. Aby obie strony wyszły z danej
sytuacji z głębokim poczuciem zwycięstwa.
Jak skłonić kogoś - przy pomocy e-maila - do zrobienia czegoś dla
Ciebie? Po pierwsze, przedstaw dokładnie, o co chodzi, na czym
polega sytuacja. Wciąż jeszcze dostaję listy od osób, które nie radzą
sobie ze sformułowaniem tego, co myślą. W rezultacie w e-mailu
ląduje jakaś losowo wybrana część opisu sytuacji, a nadawca zakłada,
że jeśli coś jest oczywiste dla niego, to jest oczywiste dla wszystkich.
& Sebastian Schabowski
POTĘGA JEDNEGO E-MAILA – Sebastian Schabowski
Treść
● str.
56
Postaraj się zobaczyć sytuację oczami odbiorcy i jak
najbardziej ułatwić mu zrozumienie przekazu.
Dobrym pomysłem jest przywołanie obrazów – opisanie jakichś
sytuacji związanych z problemem, przedstawienie tego, o co chodzi,
na przykładach zaczerpniętych z życia. Jeśli znasz dobrze daną
osobę, możesz użyć bardzo skutecznego narzędzia – metafory.
Po prostu przedstaw coś, czego ten człowiek nie zna przy pomocy
tego, co jest mu dobrze znane.
Dzięki wizualizacji i bliskim czytającemu metaforom poczuje on, że
jest to jakby jego myśl, że to on sam doszedł do tego, że Twoja
prośba jest sensowna.
Pokaż, że bardzo Ci zależy na podjęciu działań, o które prosisz, że to
dla Ciebie bardzo ważne. Jeśli Ty nie podchodzisz do sprawy
poważnie, nie oczekuj tego od odbiorcy (któremu zwykle mniej na
danej sprawie zależy niż Tobie). Poważne traktowanie to nie tylko
deklaracje słowne – to także porządne napisanie listu, szybkie
odpowiedzi (jeśli możesz sobie na nie pozwolić), język
wyrażający szacunek i determinację, brak błędów.
Wreszcie, wyraź swoją prośbę czy propozycję i przedstaw wszystkie
korzyści płynące z jej wprowadzenia w życie (mogą dotyczyć również
Ciebie, ale pamiętaj szczególnie o korzyściach dla odbiorcy). Nie
zawsze robi się to w sposób bezpośredni – np. jeśli prosisz kogoś, by
pomógł Ci się czegoś nauczyć, jego korzyścią jest satysfakcja
& Sebastian Schabowski
POTĘGA JEDNEGO E-MAILA – Sebastian Schabowski
Treść
● str.
57
z posiadanych umiejętności i szacunek, jaki u Ciebie zdobywa.
Oczywiście, nie pisz mu tego wprost, ale napisz np. „Ty jesteś
najlepszy w programowaniu w Javie, a ja bardzo chcę się go
nauczyć i mam parę problemów, czy mógłbyś mi pomóc?”. Wykaż,
że już się uczysz, czyli, że masz odpowiednią postawę, że
potrzebujesz tylko konkretnej pomocy przy jakichś trudniejszych
zagadnieniach. Możesz dodać, że będziesz bardzo wdzięczny itp.
Trudno się oprzeć tak przedstawionej prośbie.
Poruszyliśmy już temat dotyczący przyjemności, jaką odbiorca
będzie czerpał ze zrobienia tego, czego od niego oczekujemy.
Przejdźmy więc do dodatkowego zwiększenia skuteczności
wypowiedzi – postarajmy się sprawić, by mózg czytającego
skojarzył odmówienie nam, czy też zaniechanie jakichś czynności –
z cierpieniem.
Możesz więc napisać o tym, jakie negatywne konsekwencje dla
Ciebie będą miały zaniechanie czy odmowa. Jednakże, mówi się, że
80% ludzi nie obchodzą Twoje problemy, a pozostałe 20% wręcz
cieszy się, że je masz. W związku z tym, najistotniejszą częścią jest
wymienienie negatywnych skutków dla ODBIORCY. Nie muszą być
to skutki dotykające tę osobę bezpośrednio, mogą dotyczyć czegoś,
na czym jej zależy itp. Pisząc w sprawach zawodowych do szefa
firmy, wystarczy, że pokażesz, że firma straci.
Jeśli te negatywne skutki nie będą odczuwalne od razu, dobierz taki
okres czasu, w którym będą już w pełni widoczne. Np. „Jeśli nie
zrobimy teraz tego a tego, to w ciągu 6 miesięcy, stracimy ponad
& Sebastian Schabowski
POTĘGA JEDNEGO E-MAILA – Sebastian Schabowski
Treść
● str.
58
40% z naszego udziału w rynku.”, „Jeśli nie zatrudnimy teraz
dodatkowej osoby, za kilka miesięcy będziemy mieli takie
opóźnienia w realizacji zamówień, że klienci będą nas omijać
szerokim kołem”.
Zastanawiasz się może, jak w takim razie znaleźć negatywne skutki
odmowy dla odbiorcy, którego chcesz poprosić o pomoc w nauce?
Otóż czasem po prostu wystarczy, że pokażesz złe skutki dla Ciebie
(zostaniesz chwilowo bez pomocy) – jeśli tej osobie na Tobie zależy,
to powinna je wziąć pod uwagę. Jednak nie zawsze trzeba
przedstawiać negatywne skutki. Kiedy jakoś ciężko je znaleźć,
wystarczy, że skupisz się na pozytywnym motywowaniu.
Kiedy prosisz o coś, pamiętaj, by prosić o KONKRETY. Jeśli
pokażesz, że nie wiesz, czego chcesz, ile chcesz - zmuszasz odbiorcę
do ustalenia tego za Ciebie, co jest dla niego z wielu względów
niewygodne i często opóźnia odpowiedź. Zamiast pisać, „Czy
mógłbyś mi przydzielić kogoś do pomocy?”, napisz „Czy możemy
się tym zając wspólnie z Adamem? On również ma doświadczenie
w tego typu sprawach i jestem pewien, że razem zrobimy to szybko
i dobrze”, zamiast „Czy możesz mi pomóc w angielskim?” zapytaj
„Czy mógłbyś mi wyjaśnić parę zagadnień z gramatyki angielskiej,
w sobotę, kiedy będę u Ciebie, w Warszawie?”
Kiedy już wyspecyfikujesz jakieś konkretne prośby czy żądania,
staraj się ich trzymać. Nie bierz liczb z powietrza. Jeśli potrzebujesz
dodatkowych trzech dni na zrobienie czegoś, proś o trzy, względnie
cztery dni (bo niektóre zadania są obarczone pewnym
& Sebastian Schabowski
POTĘGA JEDNEGO E-MAILA – Sebastian Schabowski
Treść
● str.
59
ryzykiem i mogą się trochę przeciągnąć). I postaraj się rzeczywiście
w nich zmieścić.
Skuteczne jest również podsuwanie rozwiązań na zasadzie wyboru.
Przygotuj jakieś odpowiadające Ci wyjścia i zaproponuj wybór
jednego z nich. Ludzie lubią mieć wybór. Możesz nawet użyć
presupozycji (potraktowania czegoś, jakby było oczywiste, choć
wcale nie jest) i napisać „Kiedy wolałbyś (czy też „wygodniej by Ci
było”) się spotkać – w czwartek, piątek czy w sobotę po treningu?”
– dzięki takiej składni umysł czytającego skupi się na wybieraniu
dnia spotkania, zamiast na fakcie, że w ogóle nie planował spotkania
z Tobą.
Znane są w psychologii metody wywierania wpływu o wdzięcznych
nazwach „metoda stopy w drzwiach” i „metoda drzwi
zatrzaśniętych przed nosem”. Jeśli je znasz, być może chcesz
spróbować np. poproszenia o spełnienie małej prośby, by potem
poprosić o spełnienie większej (tej, na której tak naprawdę Ci
zależało) i wykorzystując skłonność odbiorcy do bycia
konsekwentnym - uzyskać efekt. Bądź też poprosić o coś zbyt dużego,
a następnie o coś mniejszego (o co Ci od początku chodziło)
i wykorzystać poczucie winy za pierwszą odmowę.
Metody te są ogólnie skuteczne, jednakże odradzam stosowania ich
do wywierania wpływu przez e-maile! Specyfika elektronicznego
kontaktu, budowa własnego wizerunku jako osoby poważnej,
wiedzącej, czego chce i uparcie dążącej do celu, nie pozwala na tego
typu techniki. Pamiętaj – odbiorca ma czas, by dokładnie
& Sebastian Schabowski
POTĘGA JEDNEGO E-MAILA – Sebastian Schabowski
Treść
● str.
60
przeczytać Twój list tyle razy, ile chce i może wrócić do
niego, kiedy chce – stosowanie tych technik może spowodować, że
wydasz się natrętny (metoda „stopy w drzwiach”) lub dodatkowo
niewiarygodny i nie mający kontaktu z rzeczywistością (metoda
„drzwi zatrzaśniętych przed nosem”).
Zamiast powyższych technik, polecam użycie języka perswazji.
Oczywiście nie należy też z nim przesadzać, wiedząc, że tylko jego
niezauważalna dawka jest skuteczna w e-mailu (coś, czego możesz
użyć w pośpiechu w rozmowie, nie zawsze tak samo dobrze działa,
kiedy jest napisane i można to sobie parę razy spokojnie
przeczytać...).
Jak powiedział Anthony Robbins „Things do not have meaning. We
assign meaning to everything.”, co można przetłumaczyć jako:
„Rzeczy nie mają znaczenia. To my przypisujemy im dane
znaczenie”.
Ciekawe efekty można osiągnąć poprzez właśnie przypisywanie
znaczenia. Możesz np. napisać „To, że chcemy być liderem na
rynku, oznacza, że musimy przywiązywać szczególną wagę
do jakości obsługi klientów”, „To, że założymy filię
w Warszawie, będzie oznaczać, że nasza firma uzyska
ogólnopolski zasięg i prestiż.”, „Nasze ponowne spotkanie po
latach oznacza, że znów wspaniale spędzimy razem czas”.
Tak naprawdę to każde z tych zdań można zakończyć na
nieskończenie wiele sposobów – daje Ci to wolną rękę
& Sebastian Schabowski
POTĘGA JEDNEGO E-MAILA – Sebastian Schabowski
Treść
● str.
61
w definiowaniu znaczenia. Możesz to wykorzystać również do tak
zwanego „etykietowania”. Np.: „Wdrożenie naszej nowej,
zgodnej ze standardami strony internetowej pokazuje, że
jesteśmy firmą nowoczesną, błyskawicznie reagującą na
najnowsze trendy na rynku.” Takie zdanie może spowodować,
że czytający to szef zacznie myśleć o firmie, jako o nowoczesnej
i będzie bardziej skłonny do korzystania z innych nowości (które
właśnie chcesz mu zaproponować). Z badań wynika, że ludzie, którzy
są uważani za np. hojnych, starają się być bardziej hojni itp. Na tym
polega moc „etykietowania”.
Istota e-mailowego wywierania wrażenia
Pamiętasz moje porównanie prezentowania własnej osoby do
robienia zdjęcia? Czas, by poznać tajniki naszej e-mailowej
„fotografiki”, czyli autoprezentacji.
Wrażenie, jakie chcesz wywrzeć, różni się zwykle - w zależności od
tego, do kogo piszesz. W kontaktach zawodowych stawia się
przeważnie na eksponowanie takich cech jak: pracowitość,
uczciwość, samodzielność, kreatywność, kompetencja, właściwe
podejście itp. W kontaktach prywatnych chodzi raczej o pokazanie,
że jest się miłą, pomocną, przyjaźnie nastawioną osobą, że masz
poczucie humoru, można na Tobie polegać itp.
Niezwykle istotne jest to, by pisząc e-maila przez cały czas zdawać
sobie sprawę ze swoich celów autoprezentacyjnych. To, czy
przedstawisz coś w sposób A czy w sposób B być może nie będzie
& Sebastian Schabowski
POTĘGA JEDNEGO E-MAILA – Sebastian Schabowski
Treść
● str.
62
miało znaczenia w danej sprawie, ale zwykle wywrze odmienne
wrażenie na czytającym. Kwestią praktyki jest automatyczne,
podświadome formułowanie wypowiedzi w sposób spełniający cele
autoprezentacyjne.
Jak pisać, by ludzie dobrze o Tobie myśleli? Przede wszystkim
musisz wiedzieć, że wszystko, co pozwoli komuś lepiej myśleć o sobie
samym powoduje, że coraz bardziej będzie on Cię lubił. Aby to
osiągnąć:
- zgadzaj się z adresatem (na ile to możliwe),
- okazuj wdzięczność,
- chwal (zarówno natychmiast po zaistnieniu godnej pochwały
sytuacji, jak i we wspomnieniach, gdy przytaczasz jakieś
wydarzenie).
W każdym można znaleźć coś, co można podziwiać, co da się
pochwalić. Wszyscy zachowujący się racjonalnie robią to, co w ich
odczuciu jest najlepsze, więc chwaląc potwierdzasz ich własną opinię
o sobie, za co zdobywasz dodatkowe „punkty”.
Pisz, jak bardzo doceniasz pracę czy też postawę adresata.
To niezwykle dużo daje, a nic Cię nie kosztuje.
W średniowieczu i jeszcze długo później, istniał zwyczaj, że gońca
przynoszącego złą wiadomość okrutnie zabijano. Dziś już nie
praktykuje się tego, jednakże staraj się nie być dostarczycielem złych
wiadomości. Wiadomość taka wywołuje określony stan emocjonalny,
& Sebastian Schabowski
POTĘGA JEDNEGO E-MAILA – Sebastian Schabowski
Treść
● str.
63
który podświadomie łączy się z Twoją osobą i szkodzi Twojemu
wizerunkowi. Nie mówię tu o raporcie na temat przegranej bitwy, ale
na przykład o krytyce, szczególnie tej destruktywnej, twardym nie
zgadzaniu się z czyimś zdaniem i brutalnym odmawianiu.
Czy to oznacza, że musisz zawsze się zgadzać? Oczywiście, że nie.
Chodzi o to, by - jak w aikido – zejść z linii ataku, przechwycić
atakującą kończynę i, przy minimalnym wkładzie siły, skierować ją
tam, gdzie chcemy.
Do tego celu możesz wykorzystać, np. takie zdanie: „Ma pan rację,
że[…], ale czy zauważa pan, że[…]”. Dodatkowo, taka konstrukcja
pozwala Ci przemycić coś, co jest nie do końca oczywiste - jako
oczywiste. Nie pytasz, czy to prawda, że X, a czy zauważa, że X.
W związku z tym człowiek nie koncentruje się na zweryfikowaniu
prawdziwości iksa, a jedynie na zweryfikowaniu tego, czy go
zauważa.
Zgodzenie się w pewnym punkcie z opinią rozmówcy jest konieczne
do nawiązania dialogu. Jakoś przecież musisz tę „atakującą Cię
kończynę” chwycić... Zresztą, jak już powiedziałem, ludzie zachowują
się tak, jak im się wydaje, że jest najlepiej. Zwykle mają swoje racje,
czasem zupełnie obiektywne. Umiejętność ich dostrzeżenia
przyniesie Ci wiele korzyści.
Poprzez zgodzenie się w jakimś punkcie wywołujesz u odbiorcy
uczucie ulgi – „uff, mój przekaz został zrozumiany”, „on widzi moje
racje”. Następnie przechodzisz do ofensywy... bez ofensywy. Chodzi
& Sebastian Schabowski
POTĘGA JEDNEGO E-MAILA – Sebastian Schabowski
Treść
● str.
64
o to, by w sposób pośredni podważyć jakieś wątpliwe opinie, pokazać
inne podejście do sprawy itp. Zamiast pisać „Przecież wiesz, że nie
mamy na to pieniędzy” napisz „Może być ciężko przekonać szefa do
Twojego pomysłu, wiesz, że mamy ostatnio problemy finansowe”.
Zamiast „To głupota, na pewno się nie uda, jak mogłeś w ogóle coś
takiego wymyślić?!”, napisz: „Co planujesz w przypadku, gdy mimo
Twoich starań to się nie uda?” lub „Jeśli ktoś zapytałby Cię co
będzie, jeśli się nie uda, to co byś mu odpowiedział?” bądź „Jak
zareagujesz, gdy Marek powie, że to nie przejdzie?”. Generalnie
trzymaj się zasady, by wszelkie wątpliwości i krytykę formułować
w sposób pośredni, aby nie została skojarzona z Twoją osobą.
Dlaczego to takie ważne? Analogicznie do sytuacji, w której
mówienie rzeczy pozytywnych zwiększa czyjeś dobre zdanie o samym
sobie, krytyka i negatywne reakcje podkopują poczucie pewności
i własnej wartości. I za to płaci swoim wizerunkiem w oczach danej
osoby ten, kto tę krytykę stosuje.
Jestem pewien, że nie jest to dla Ciebie nic nowego, prawdopodobnie
inaczej reagujesz na to samo głupie stwierdzenie, gdy padnie z ust
osoby, której nie lubisz, niż tej, którą lubisz, prawda? Więc wiesz już,
jak to robić. To tak jak w szkole – uczeń mający dobrą opinię
w oczach nauczyciela zostanie zwykle inaczej potraktowany za jakieś
drobne wykroczenie („na pewno nie mógł odrobić tego zadania, bo
coś ważnego się stało”, „to wypadek przy pracy”, „uczył się, ale ma
zły dzień”) niż uczeń mający złą opinię („znów imprezował zamiast
się uczyć”, „skąd ma to wiedzieć, jak znów był na wagarach”, „nie
& Sebastian Schabowski
POTĘGA JEDNEGO E-MAILA – Sebastian Schabowski
Treść
● str.
65
wie, bo znów przeszkadzał mi całą lekcję”) za analogiczne
przewinienie.
Staraj się zawsze traktować ludzi, jakby byli tymi dobrymi
uczniami, a będą Cię dobrze postrzegać.
Poza powyższymi wskazówkami odnoszącymi się do kreowania
wizerunku, chcę zwrócić Twoją uwagę na jeszcze jedną sprawę,
mianowicie na sprawdzanie się nawet w małych sprawach.
W przypadku e-maili to szczególnie ważne – często całą wiedzą na
Twój temat, jaką dysponuje odbiorca są tylko listy elektroniczne.
Dzięki temu, jeśli zawiedziesz w sprawie małej, automatycznie
otrzymasz opinię osoby, na której nie do końca można polegać.
Jednakże, jeśli pokażesz, że można na Ciebie liczyć i że się
sprawdzisz, gdy chodzi o coś małego, masz automatycznie przeciwną
opinię (a przynajmniej nie ma przesłanek, by sądzić, że przy
większej/ważniejszej sprawie zachowasz się mniej profesjonalnie).
O czym dokładnie jest tu mowa? Jeśli obiecasz komuś, że wyślesz mu
e-maila w piątek, wyślij w piątek. Jeśli powiesz, że zrobisz czegoś 10,
zrób 10.
Spełniaj to, co obiecujesz – zyskasz opinię osoby zorganizowanej,
odpowiedzialnej, pewnej.
Możesz to wykorzystać nawet, gdy nie ma jakichś specjalnych
okoliczności do składania obietnic. Napisz, że przedstawisz swoje
stanowisko we wtorek, że będziesz pamiętać o wysłaniu komuś
& Sebastian Schabowski
POTĘGA JEDNEGO E-MAILA – Sebastian Schabowski
Treść
● str.
66
elektronicznej kartki na urodziny itp. Możesz samodzielnie kreować
jakieś takie miniaturowe zobowiązania. Kiedy ta osoba rzeczywiście
znajdzie w swojej skrzynce kartkę z życzeniami w dniu swoich
urodzin pomyśli – „ten to obiecuje i dotrzymuje słowa”,
„odpowiedzialny człowiek”. Nie powinieneś mieć problemów
z zaufaniem ze strony tej osoby w przyszłości.
Jeśli zdarzy się, że z jakichś powodów nie możesz dotrzymać danego
słowa, napisz o tym do osoby, której coś obiecałeś, jak tylko
stwierdzisz taki stan rzeczy. Najgorzej jest zwlekać i w ostatnim
momencie - kiedy ktoś liczy, że za chwilę np. doślesz artykuł do
aktualnego wydania gazety - powiadamiać go, że nie doślesz. Daj
adresatowi szansę na przygotowanie planu B lub po prostu szybsze
zorientowanie się w zaistniałej sytuacji.
Wywieranie wpływu nie kończy się w momencie podjęcia przez
kogoś korzystnej dla Ciebie decyzji – pamiętaj jeszcze, by
PODZIĘKOWAĆ. To naprawdę ważne z punktu widzenia
wywierania wrażenia. Dziękuj, za co tylko się da – to wytwarza
w ludziach pragnienie dalszej współpracy z Tobą, zwiększa ich
poczucie własnej wartości, potwierdza, że decyzje, które podjęli były
słuszne.
Dodam jeszcze bardzo ważne ostrzeżenie: nie obrażaj ludzi przez
e-mail!!!
Pod żadnym pozorem nie pisz komuś, że do niczego się nie nadaje,
że nie jest nic wart itp. Wiem, że łatwo się pisze różne rzeczy
& Sebastian Schabowski
POTĘGA JEDNEGO E-MAILA – Sebastian Schabowski
Treść
● str.
67
i generalnie jest tendencja do bycia bardziej szczerym w mediach
elektronicznych niż w rozmowie twarzą w twarz. To normalne i niech
Ci dobrze służy, gdy prawisz ludziom komplementy.
Jednakże obrażanie, wyzywanie przez e-maile, nie tylko przekreśli
Cię w oczach odbiorcy, ale także może poważnie zaszkodzić Ci, jeśli
dostanie się w niepowołane ręce. Poza tym, to, co jest napisane może
być traktowane jako pewien rodzaj dokumentu – ma znacznie
większą moc niż słowa, które wypowiadasz w rozmowie.
Wyobraź sobie, że Twój e-mail z wyzwiskami skierowanymi do
współpracownika trafia do szefa. To niemożliwe? Nie, to dwa
kliknięcia... Nie pisz rzeczy, które wprawiłyby Cię w zakłopotanie
w normalnej rozmowie, szczególnie, jeśli jest to coś jednoznacznie
negatywnego. Takie wykroczenie ciężko jest potem naprawić – co
wysłane, jest wysłane, nie można tego cofnąć, edytować itp.
Podsumowując – daj ludziom powody, by Cię lubili, nie
pozwól skojarzyć swojej osoby z destrukcyjną krytyką,
pokaż im się ze strony, z której chcesz się pokazać.
Zakończenie listu
Zadaniem tej części Twojego e-maila jest utrwalenie pozytywnego
wrażenia powstałego po przeczytaniu treści. Istnieją pewne ogólnie
przyjęte zwroty grzecznościowe do zastosowania w zakończeniu.
Możesz posługiwać się sygnaturką z tekstem typu:
& Sebastian Schabowski
POTĘGA JEDNEGO E-MAILA – Sebastian Schabowski
Treść
● str.
68
--
Pozdrawiam,
Jan Kowalski, Kierownik Katedry Ekonomii [tu nazwa uczelni]
Nie będzie to jednak tak dobrze odebrane, jak indywidualne
zakończenie wynikające z treści i do niej nawiązujące, np.:
Pozdrawiam serdecznie i czekam na Twoją opinię,
Koszałek Opałek
Pozdrawiam i jeszcze raz dziękuję za pomoc,
Witek78
To, czy podpiszesz się nickiem czy imieniem i nazwiskiem zależy od
tego, skąd znasz odbiorcę i jaki rodzaj kontaktu chcesz z nim
nawiązać.
W listach bardzo oficjalnych lub skierowanych do osób starszych,
mało przyzwyczajonych do internetu, możesz napisać
„Z poważaniem”, lub „Z wyrazami szacunku” – zamiast
„Pozdrawiam”.
Przeczytaj zanim wyślesz!
Trudno przecenić wskazówkę zawartą w tytule tego rozdziału.
PRZECZYTAJ zanim wyślesz. Zanim wyślesz, PRZECZYTAJ. Nie
naciskaj wyślij, dopóki nie PRZECZYTASZ... Powtarzam to, bo
wielokrotnie zdarzyło mi się żałować, że przeczytałem swojego
& Sebastian Schabowski
POTĘGA JEDNEGO E-MAILA – Sebastian Schabowski
Treść
● str.
69
e-maila przed wysłaniem o jeden raz za mało... Niestety, wysyłanie to
proces nieodwracalny.
Nawet najlepszym zdarzają się literówki, pominięte lub powtórzone
„w ferworze walki” słowa i inne niedoróbki, którymi nie warto psuć
swojego listu. Wbrew pozorom, nie tak łatwo jest je wychwycić.
Samo pobieżne przeglądnięcie treści zwykle nie wystarcza – trzeba
spokojnie, „na chłodno” przyjrzeć się każdemu zdaniu i słowu.
Z doświadczenia wiem, że ciężko się wyłapuje przestawienia liter,
szczególnie w długich wyrazach – oko identyfikuje je jako całość
i jeśli nie jesteśmy szczególnie uważni, to uchodzą one naszej
uwadze. Aby walczyć z literówkami możesz włączyć autokorektę
w programie pocztowym (zwykle funkcja ta jest dostępna w menu
Narzędzia -> Opcje).
Kiedy już przeczytasz, pora odpowiedzieć na jeszcze jedno pytanie:
Jaka jest najsłabsza część listu, najsłabsze zdanie?
Innymi słowy, co brzmi najgorzej? Masz jeszcze czas i możesz wrócić
do tego miejsca, poświęcić mu dodatkowe dwie minuty, by ze słabej
strony listu zrobić mocną, jeśli nie najmocniejszą.
& Sebastian Schabowski
POTĘGA JEDNEGO E-MAILA – Sebastian Schabowski
Inne ważne aspekty elektronicznej korespondencji
● str.
70
Inne ważne aspekty elektronicznej
Inne ważne aspekty elektronicznej
korespondencji
korespondencji
Aby się skutecznie komunikować poprzez e-maile powinieneś poznać
nie tylko sam sposób pisania listu, lecz również inne ważne sprawy
z tym związane. W kolejnych rozdziałach znajdziesz wskazówki,
które pozwolą Ci jeszcze bardziej zwiększyć skuteczność, ułatwić
sobie życie, uniknąć innego rodzaju błędów, o których nie pisałem do
tej pory i zastosować najnowsze technologie, by mieć dostęp do
swojej skrzynki bez względu na to, gdzie w danej chwili jesteś.
Dowiesz się również, jak skutecznie starać się o pracę i odkryć
wolność i władzę, jakie daje Ci e-mail.
Błyskawiczne udzielanie odpowiedzi -
powiadomienie SMSem i WAP
Chcąc zrobić dobre wrażenie lub po prostu być zawsze dostępnym
dla wszelkiego rodzaju e-maili, możesz zacząć używać swojego
telefonu komórkowego jako „przedłużenia” komputera. Dzięki temu,
obojętnie, czy jesteś na spacerze, czy siedzisz w autobusie, będziesz
w stanie odpowiedzieć na list i to w zaskakująco krótkim czasie.
Rozwiązanie, o którym piszę składa się z dwóch części –
powiadomienia SMSem o nowej poczcie i czytaniu, odpowiadaniu na
listy przez WAP.
& Sebastian Schabowski
POTĘGA JEDNEGO E-MAILA – Sebastian Schabowski
Błyskawiczne udzielanie odpowiedzi - powiadomienie SMSem i WAP
● str.
71
Aby zapewnić sobie powiadomienie SMSem, najlepiej zainwestować
w skrzynkę e-mailową w domenie operatora GSM. Potem można
ustanowić przekierowanie listów, które przychodzą na dowolną inną
skrzynkę na ten właśnie e-mail, a na nim ustawić powiadomienie
SMSem. Tym sposobem będziesz wiedział o otrzymanym liście
niemal natychmiast po tym, jak zostanie on wysłany. Musisz sobie
jednak zdawać sprawę z jednej rzeczy – jeśli nie wyciszysz lub nie
wyłączysz telefonu na noc, może obudzić Cię przychodząca o 2:00
w nocy reklama supertaniego kredytu czy też list zachwalający
zegarki Rolex...
Jeśli chodzi o sprawdzanie poczty przez WAP, ma to sens jedynie,
gdy korzystasz z technologii 2.5 G (czyli Pakietowej Transmisji
Danych GPRS, lub EDGE) lub 3 G (UMTS). Dzięki temu nie płacisz
za czas połączenia, a jedynie za ilość ściągniętych danych (relatywnie
małą). Nie ma sensu łączyć się przez ślimaczo powolne CSD i płacić
za każdą minutę połączenia.
Skrzynkę możesz sprawdzić na trzy sposoby:
– korzystając z dostępu przez WAP do serwisu, w którym masz
skrzynkę (niektóre oferują taką usługę)
- korzystając z klienta poczty wbudowanego w Twój telefon (znów
niektóre telefony mają, inne nie)
- używając uniwersalnego (obsługującego dowolne skrzynki) klienta
poczty elektronicznej, dostępnego w którymś z portali WAP (to
rozwiązanie ma najmniejsze wymagania).
& Sebastian Schabowski
POTĘGA JEDNEGO E-MAILA – Sebastian Schabowski
Błyskawiczne udzielanie odpowiedzi - powiadomienie SMSem i WAP
● str.
72
Kiedy już odczytasz wiadomość, możesz poczuć nieodpartą potrzebę
udzielenia natychmiastowej odpowiedzi. Będziesz w stanie to zrobić
i zaskoczyć kogoś superszybką reakcją, musisz jednak zdawać sobie
sprawę, że wpisując treść przez WAP zwykle nie będziesz miał
możliwości cytowania ani wysyłania załączników.
Jeśli Twój komputer jest często włączony i podpięty do Internetu,
dobrym rozwiązaniem jest skonfigurowanie jakiegoś komunikatora
(typu Tlen lub Spik), by sprawdzał regularnie, co kilka minut,
wszystkie Twoje skrzynki. Możesz też użyć do tego po prostu
programu pocztowego.
Ponawianie e-maili
Czy warto ponawiać e-maila, jeśli np. przez tydzień nie otrzymałeś
odpowiedzi? Generalnie warto. Są jednak przypadki, gdy po
kilkakrotnym „dobijaniu się” do kogoś, należy zaprzestać ze względu
na szacunek dla… samego siebie. Nikt nie chce być przecież
postrzegany jako natręt czy żebrak.
Brak odpowiedzi na list jest bardzo nieprzyjemną sytuacją – zupełnie
nie wiadomo, co myśleć o powodach takiego stanu rzeczy. Lepiej
jednak nic nie zakładać z góry, bo i tak nie jesteśmy w stanie
odgadnąć prawdziwej przyczyny (często jest ona bardzo prozaiczna
i nie ma nic wspólnego z treścią naszego listu). W związku z tym,
kiedy odczekasz jakiś czas, a sprawa jest ważna i raczej niecierpiąca
& Sebastian Schabowski
POTĘGA JEDNEGO E-MAILA – Sebastian Schabowski
Ponawianie e-maili
● str.
73
zwłoki, napisz krótkie przypomnienie z powołaniem się na zawartość
poprzedniego listu.
Najlepiej, jeśli będzie to coś w stylu:
„Witam,
W piątek, 23 września wysłałem Panu e-maila na temat
rozbudowy firmowej strony internetowej i do dzisiaj nie
otrzymałem odpowiedzi. Jest to dla mnie bardzo ważne i proszę
o odpowiedź. Poniżej załączam mój list.”
Załączenie listu ułatwi odbiorcy przypomnienie sobie, o co chodziło,
bez przeszukiwania skrzynki. Jeśli występują jakieś ograniczenia
czasowe, wspomnij o nich. Np. „Zależy mi na czasie, bo w piątek
wyjeżdżam na tydzień do Brukseli i chciałbym to zrobić jeszcze
przed wyjazdem.”
Inną techniką, którą możesz tu zastosować, szczególnie w listach do
ludzi, których znasz, jest napisanie kolejnego e-maila, może na
trochę inny temat i przy okazji zamieszczenie w jego treści tego, co
było dla Ciebie ważne w liście, który pozostał bez odzewu.
W większości przypadków, po jednokrotnym przypomnieniu
dostaniesz odpowiedź. Jeśli nie, sprawdź, jeszcze raz, czy dana osoba
rzeczywiście używa adresu, na który piszesz. Być może tę akurat
skrzynkę sprawdza raz na trzy miesiące, jeśli w ogóle?
& Sebastian Schabowski
POTĘGA JEDNEGO E-MAILA – Sebastian Schabowski
Ponawianie e-maili
● str.
74
Czym innym jest sytuacja, w której otrzymujesz zwrot e-maila – list
zostaje „odbity” przez Mailer-Daemon. Odczytaj, dlaczego nie został
on dostarczony – najczęstsze powody to nieistniejący adres odbiorcy
(literówka w adresie), przekroczony limit wielkości listu lub
pojemności skrzynki odbiorcy.
Symulacja odpowiedzi
W tym rozdziale chcę Cię zachęcić do zastanowienia się, jaka może
być reakcja odbiorcy na Twój list i do ogólnego zaplanowania
dalszych działań, opartych na symulacji odpowiedzi. Skuteczne
e-mailowanie to także „gra turowa” – jak szachy. Ruszasz się
i czekasz na ruch „przeciwnika”. Zanim jeszcze wykonasz ruch,
pomyśl, na jakie rozwinięcie sytuacji daje on szanse. Zdając sobie
przez cały czas sprawę ze swoich długoplanowych celów, łatwiej
rozegrasz całą sytuację komunikacyjną. Nie mówię, żebyś zapisywał
gdzieś potencjalne odpowiedzi na ważnego dla Ciebie e-maila, ale
postaraj się pomyśleć, co może znaleźć się w treści odpowiedzi i jak
będziesz mógł na to zareagować.
& Sebastian Schabowski
POTĘGA JEDNEGO E-MAILA – Sebastian Schabowski
Symulacja odpowiedzi
● str.
75
Wersja optymistyczna
W tej symulacji zakładasz, że wszystko poszło zgodnie z planem,
odbiorca zareagował pozytywnie. Niejednokrotnie „pozytywność”
odpowiedzi przekracza najśmielsze oczekiwania :) Co wtedy zrobisz?
W jaki sposób wykorzystasz to „zwycięstwo”? Co możesz jeszcze
zbudować bazując na tym, co już osiągnąłeś? Do jakich
długoterminowych celów przybliża Cię ta odpowiedź?
Aby napisać naprawdę skuteczny list, potrzebna jest głęboka wiara
w jego powodzenie. Możesz sobie ją wzmocnić właśnie opracowując
optymistyczną wersję odpowiedzi. Pomyśl, jak dobrze będzie, kiedy
już osiągniesz cel, wyobraź sobie w szczegółach, jak pozytywnie
wpłynie to na dalszy rozwój sytuacji.
Wersja średnia
Rozmyślania dotyczące tej wersji okażą się w większości przypadków
trafione, kiedy już dostaniesz odpowiedź. Odbiorca będzie trochę
„za, a nawet przeciw”, może nie zrealizuje Twojej prośby dokładnie
tak, jak chciałeś, ale za to na przykład powie Ci o czymś, co może Ci
być pomocne, a o czym nie miałeś pojęcia. Twoja reakcja powinna
być wtedy maksymalnie oparta na odzewie, jaki otrzymałeś –
pomyśl, w jaki sposób, znając swoje cele, najlepiej je osiągnąć
w nowopowstałej sytuacji.
& Sebastian Schabowski
POTĘGA JEDNEGO E-MAILA – Sebastian Schabowski
Symulacja odpowiedzi
● str.
76
Myśląc o tej wersji skup się na tym, które z elementów Twojej prośby
czy propozycji będzie odbiorcy najłatwiej spełnić, które trudniej, a na
które zupełnie nie jesteś pewien reakcji. Zastanów się, co zrobisz,
jeśli odbiorca wyrazi chęć spełnienia tylko łatwych dla niego części
Twojej prośby, pomyśl, jak możesz na to zareagować.
& Sebastian Schabowski
POTĘGA JEDNEGO E-MAILA – Sebastian Schabowski
Symulacja odpowiedzi
● str.
77
Wersja pesymistyczna
Generalnie, staraj się unikać myślenia kategoriami „na pewno się
nie uda”, „na pewno nie odpisze”, czy też „nie zgodzi się”. Takie
myślenie może spowodować, że podświadomie zaprogramujesz się
na porażkę i nie napiszesz tego listu najlepiej jak potrafisz.
Symulując jednak pesymistyczną wersję odpowiedzi, weź pod uwagę
nie tylko odmowę, ale i zupełny brak odpowiedzi (niestety, czasem
tak też się zdarza i jest to bardziej niż denerwujące...).
Po jakim czasie i czy w ogóle ponowisz list? Jakie mogą być powody,
dla których ktoś może Ci odmówić? Ich świadomość w trakcie
pisania listu jest również kluczowa – kiedy wiesz, że na przykład szef
nie chce wydawać teraz pieniędzy na zakupy nowych rzeczy dla
firmy, możesz zaproponować wzięcie potrzebnej Ci drukarki na raty
0% czy jeszcze inaczej zapobiec odmowie, zanim będzie za późno.
Ludzie lubią być konsekwentni i czasem z tego powodu są zupełnie
głusi na racjonalne argumenty. Jeśli szef odpisze Ci, że nie ma
mowy, często będzie starał się trzymać tej wersji, nawet, gdy nie
będzie już powodów, które skłoniły go do podjęcia negatywnej
decyzji. Symulując wersję pesymistyczną możesz znaleźć przyczyny,
dla których ktoś nie będzie chciał czegoś zrobić - i w porę im
zaradzić. Pomyśl również o tym, jakie kroki podejmiesz, jeśli sprawa
rzeczywiście zakończy się fiaskiem – w takim wypadku, kiedy
dostaniesz zupełnie negatywną odpowiedź, zamiast skupiać się
& Sebastian Schabowski
POTĘGA JEDNEGO E-MAILA – Sebastian Schabowski
Symulacja odpowiedzi
● str.
78
na rozpaczy, po prostu przejdziesz do realizacji przygotowanego
„planu B”.
Na koniec zacytuję usłyszane w USA powiedzenie: „There is no
failure. Only feedback.”, co można przetłumaczyć jako:
„Niepowodzenie nie istnieje. Istnieje tylko wiadomość
zwrotna.” Jeśli nie uda Ci się osiągnąć jakiegoś celu w dany sposób,
zmieniaj sposoby, aż go osiągniesz. Jeszcze jeden cytat anonimowego
autora: „Experience is what you get when you do not get what you
want.” czyli „Doświadczenie jest tym, co uzyskujesz, kiedy
nie uzyskujesz tego, czego chcesz.”.
Odpowiadanie i cytowanie
Pisanie odpowiedzi jest już nieco łatwiejsze niż przygotowywanie
pierwszego listu. Poniekąd wiesz już na czym stoisz i znasz opinię
nadawcy o interesujących Cię zagadnieniach.
Standardem cytowania jest umieszczenie swojej wypowiedzi pod
obciętą wypowiedzią rozmówcy, która zaczyna się od „> „ – jako
znak, że jest to coś, na co odpowiadasz.
Żeby dobrze zrozumieć odpowiedź, staraj się czytać między
wierszami – zadaj sobie pytanie: „co taka odpowiedź może tak
naprawdę oznaczać w ustach tej a nie innej osoby, o której wiesz to
a to?”. Jeśli coś jest nie do końca jasne, zamiast snuć domysły lub
przemilczać wątek, zapytaj o wyjaśnienie, o konkrety.
& Sebastian Schabowski
POTĘGA JEDNEGO E-MAILA – Sebastian Schabowski
Odpowiadanie i cytowanie
● str.
79
Przykład
:
będę potrzebował Twojej pomocy.
Jakiej konkretnie pomocy potrzebujesz? Kiedy?
Jazda pociągiem to dla mnie zawsze kolejne złe doświadczenie.
Czego konkretnie nie lubisz w jeździe pociągiem?
Chciałbym tam pójść, ale nie mogę.
Dlaczego? Co stoi na przeszkodzie?
Nie potrafię wysyłać SMS-ów
Czy kiedykolwiek próbowałeś to robić? Co takiego sprawia Ci
trudność w wysyłaniu SMS-ów?
Znudziło mi się prowadzenie mojego bloga.
Co konkretnie znudziło Cię w pisaniu bloga?
Staraj się w pełni zrozumieć przekaz.
Jeden z moich przyjaciół ma zwyczaj wypytywania o przyczynę,
dopóki w pełni nie zrozumie sytuacji. Czasem brzmi to dziwnie
i denerwująco (komuś, kto skończył 10 lat nie wypada zadawać
pytania „dlaczego” cztery razy z rzędu), ale z tego co
zaobserwowałem, niełatwo jest odmówić udzielenia odpowiedzi na
takie pytanie i w ten sposób można dojść do sedna problemu.
& Sebastian Schabowski
POTĘGA JEDNEGO E-MAILA – Sebastian Schabowski
Odpowiadanie i cytowanie
● str.
80
Stosuj te pytania tylko wtedy, kiedy rzeczywiście nie rozumiesz, nie
przesadzaj z nimi, bo będzie to dziwnie wyglądało. Dzięki nim
unikniesz wyciągania pochopnych wniosków i będziesz miał
pełniejszy kontakt z rozmówcą. Czasem ludzie po prostu chcą się
z kimś podzielić swoimi problemami czy myślami i bardzo docenią
takie zainteresowanie.
Mój inny przyjaciel (tym razem z Bułgarii) ma zwyczaj pytania „So
what?” – „I co z tego?”, ilekroć ktoś podaje wyjaśnienie, które nie
brzmi jak solidny powód, a jak coś, co można łatwo zmienić,
przezwyciężyć. Dzięki temu jest niezwykle skuteczny
w przekonywaniu i motywowaniu. Pokazuje plusy proponowanego
przez niego rozwiązania i przekonuje, że naprawdę możesz zrobić to,
na czym mu zależy.
Czasem ktoś poda powód, który jest tylko kiepską wymówką,
a wiadomo, że tak naprawdę chodzi o coś zupełnie innego. Wtedy
można zastosować pytanie wprost o intencję. Demaskuje ono ukryte
powody i zmusza kogoś do zajęcia konkretnego stanowiska. Jest to
zabieg często stosowany przez dziennikarzy w starciach z politykami.
Przykład:
Nie pójdę na tę imprezę, bo mam dużo pracy dziś wieczorem.
Czy to prawda, że nie chcesz tam iść, bo ma przyjść, miedzy innymi,
Robert? Widzę, że od jakiegoś czasu go unikasz...
& Sebastian Schabowski
POTĘGA JEDNEGO E-MAILA – Sebastian Schabowski
Odpowiadanie i cytowanie
● str.
81
Muszę jeszcze wstąpić do apteki po plastry z nikotyną.
Czy to prawda, że rzucasz palenie?
Dzięki takim pytaniom, możesz upewnić się, że obraz celu, w jakim
dana osoba podejmuje pewne małe kroki jest rzeczywiście taki, jak
myślisz. Może okazać się, że to tylko zbieg okoliczności i plastry
z nikotyną są przeznaczone na prezent imieninowy dla dziadka
nadawcy...
Przesyłanie dalej
Jedną z podstawowych opcji klienta poczty elektronicznej jest tzw.
forward, czyli przesyłanie dalej. Między innymi na niej opiera się
marketing wirusowy – tworzy się stronę internetową z jakąś ciekawą
animacją we flashu, śmiesznym filmikiem czy rysunkiem i rozsyła do
wielu odbiorców, którzy posyłają go do wielu innych. Dlaczego to
robią? Bo ciekawe, bo fajne, bo im się śmiertelnie nudzi i nie mają
nic lepszego do roboty... Na stronie, oprócz animacji może być też
reklama. Użytkownicy działając jak wirus rozsieją po sieci adres, pod
którym owa „ciekawa zawartość” i reklama się znajdują.
Choć wygląda na to, że jeśli dostajesz takiego e-maila, to jesteś
kolejnym „wcieleniem” marketingowego wirusa, czasami jednak i tak
warto wysłać coś takiego dalej, jednakże tylko osobie, o której wiesz,
że chciałaby i że jej się to spodoba lub wrzucić adres strony w swój
status na Gadu-Gadu.
& Sebastian Schabowski
POTĘGA JEDNEGO E-MAILA – Sebastian Schabowski
Przesyłanie dalej
● str.
82
Jednym z najgorszych pomysłów, na jaki możesz wpaść, jest posłanie
takiego listu dalej do wszystkich adresów w Twojej książce
adresowej... Wystrzegaj się takiego obdarowywania niechcianą
zawartością kogo popadanie.
Jeszcze innym aspektem związanym ze sprawą przesyłania dalej są
tzw. łańcuszki. Doświadczeni i szanujący się użytkownicy sieci po
prostu ich nie znoszą i naprawdę warto się wiele razy zastanowić nim
prześle się coś takiego dalej (najlepiej tyle razy, ile Ci potrzeba, by
zrezygnować z tego zamiaru).
Jeśli chcesz, by inni traktowali Cię poważnie, nie niszcz sobie
wizerunku tego typu sprawami. Nie masz nic do zyskania przesyłając
łańcuszek dalej (chyba że rzeczywiście wierzysz, że ktoś tam nie
wysłał i 10 minut później rozjechała go ciężarówka, ktoś inny wysłał
i trafił 6 w lotka), a wiele (szczególnie reputację) - do stracenia.
Przesyłając zwykłe listy dalej, staraj się stwierdzić, czy nadawca
naprawdę nie miałby nic przeciwko temu, żeby list, który napisał do
Ciebie trafił do tego, do kogo go forwardujesz. W przypadku braku
całkowitej pewności najlepiej streścić (używając mowy zależnej) i to
tylko tę część listu, która rzeczywiście dotyczy odbiorcy.
& Sebastian Schabowski
POTĘGA JEDNEGO E-MAILA – Sebastian Schabowski
Segregowanie poczty
● str.
83
Segregowanie poczty
Nawet, jeśli nie prowadzisz składającej się z dziesiątek listów
dziennie korespondencji z całym światem, dobrym pomysłem jest
segregowanie poczty. Praktycznie każdy klient pocztowy posiada
opcję tworzenia folderów, do których możemy przenosić listy ze
skrzynki odbiorczej.
Dobrym nawykiem jest przenoszenie listów ze skrzynki odbiorczej
po ich przeczytaniu (i jeśli tego wymagają – odpowiedzeniu) do
odpowiedniego dla nich folderu. W osobnym folderze możesz
gromadzić listy od rodziny, w innym od przyjaciół, w jeszcze innym
te z firmy, w której pracujesz czy w sprawie inicjatywy, w której
bierzesz udział. Dzięki temu zachowujesz kontrolę nad swoją
korespondencją – możesz w każdej chwili sprawdzić, czego ktoś się
dotychczas dowiedział z Twoich e-maili, na jakim etapie jest dana
sprawa itp. Dodatkowo, możesz łatwo znaleźć rożne potrzebne
numery umów itp., bez konieczności potykania się o sterty prywatnej
korespondencji. Ważne też, by nie kasować tak zwanych normalnych
listów – nie zajmują one dużo miejsca, a znajomość historii bywa
bezcenna...
Poza normalnym przeglądaniem, jeśli szukasz jakiejś informacji,
dobrze jest skorzystać z wbudowanej w program pocztowy
& Sebastian Schabowski
POTĘGA JEDNEGO E-MAILA – Sebastian Schabowski
Segregowanie poczty
● str.
84
wyszukiwarki. Jeśli potrzebny Ci np. Twój numer NIP, a wiesz, że
znalazł się w wysłanym kiedyś liście do firmy, możesz go w ten
sposób łatwo znaleźć.
Gdy korespondujesz z kimś pisząc do niego kilka listów
elektronicznych na rok, często nie pamiętasz, czy dana osoba wie już
o najnowszych lub mniej nowych wydarzeniach w Twoim życiu.
Wystarczy wtedy przeczytać ostatni wysłany do niej list (lub kilka
takich listów) i już wiesz, co napisać, by nie powtarzać się
i jednocześnie powiedzieć, co u Ciebie słychać.
& Sebastian Schabowski
POTĘGA JEDNEGO E-MAILA – Sebastian Schabowski
Staranie się o pracę, współpracę
● str.
85
Staranie się o pracę, współpracę
Staranie się o pracę, współpracę
Listy elektroniczne świetnie nadają się do szukania zatrudnienia.
Możemy szukać pracy na co najmniej dwa sposoby – tradycyjny
(tak sobie skuteczny, nie wymagający zbytniego wysiłku i tani)
i innowacyjny
(niezwykle skuteczny, ale i wymagający
odpowiedniego wkładu pracy).
Sposób tradycyjny to aplikowanie o pracę e-mailem, w odpowiedzi
na ofertę znalezioną w Internecie lub w gazecie. Zwykle załącza się
wtedy życiorys, a w treści umieszcza list motywacyjny. Warto
poświęcić trochę czasu na dokładne przeanalizowanie ogłoszenia
i potrzebnych umiejętności na dane stanowisko i odnieść się do nich
w treści listu. Jeśli chcesz mieć dodatkowy atut, zamiast załączać
swoje CV w pliku DOC czy PDF, możesz odesłać potencjalnego
pracodawcę na własną stronę internetową (jeśli jesteś szczęśliwym
posiadaczem takowej).
W treści listu napisz, skąd masz informację o oferowanym
stanowisku i w jaki sposób spełniasz wymagania. Poinformuj też
krótko, dlaczego to właśnie Ty jesteś najodpowiedniejszą osobą pod
słońcem i jak wiele wniesiesz do firmy.
Nie chcę się rozpisywać na temat tradycyjnej formy – jest na jej
temat wiele publikacji i powszechnie dostępnych wskazówek. Zajmę
& Sebastian Schabowski
POTĘGA JEDNEGO E-MAILA – Sebastian Schabowski
Staranie się o pracę, współpracę
● str.
86
się omówieniem czegoś, co jest mi bliższe, czyli formy
innowacyjnej.
Na początek muszę Cię uświadomić, że jest to forma wymagająca
wysiłku i pełnego zaangażowania. Jednakże daje ona szansę na
zdobycie pracy na wymarzonym stanowisku, nawet wtedy, gdy firma
nie prowadzi aktualnie naboru.
Napisanie dobrego e-maila jest jednym z ważniejszych punktów tej
metody, jednakże musisz również zrobić szereg innych rzeczy.
Przede wszystkim znaleźć firmę, która jest absolutnym szczytem
Twoich aktualnych marzeń. Następnym krokiem jest zdobycie jak
największej ilości informacji o tej firmie. Pomoże Ci w tym firmowa
strona internetowa, a także, e-mail, który być może napiszesz do
jakiegoś upatrzonego pracownika. Możesz w nim przedstawić swoją
sytuację i zadać szereg konkretnych pytań, na które odpowiedzi są
dla Ciebie bezcenne.
Jeśli dobór firmy był trafny, nie będziesz miał większych problemów
z określeniem, co robi się na stanowisku, które chcesz otrzymać.
Wykorzystaj to i przygotuj się wszechstronnie – być może nawet zrób
jakiś kurs, odśwież swoją wiedzę z danych dziedzin itp. Pomyśl
innowacyjnie o firmie – jakie są nowe trendy w branży? Co będzie
musiało być wdrożone w ciągu następnych, powiedzmy, dwóch lat?
Być może warto się w tym wyspecjalizować i być cennym nabytkiem
dla firmy – pracownikiem wdrażającym najnowsze rozwiązania.
& Sebastian Schabowski
POTĘGA JEDNEGO E-MAILA – Sebastian Schabowski
Staranie się o pracę, współpracę
● str.
87
Kiedy już solidnie się przygotujesz (a może Ci to zabrać trzy
miesiące, może rok...), pora na napisanie listu elektronicznego do
osoby, która jest w stanie dać Ci pracę. Możesz albo napisać wprost,
że od zawsze Twoim marzeniem było pracować w tej firmie i ostatnie
tyle a tyle miesięcy zajęło Ci przygotowywanie się do aplikowania na
dane stanowisko, że dzięki temu Twoje przygotowanie jest pełne itp.
Czasem dobrze jest jednak skorzystać z innej techniki, bardziej
pośredniej – jako niezależny ekspert zaproponuj jakąś innowację,
zapytaj, kiedy zamierzają wdrożyć jakieś nowe rozwiązanie itp.
Absolutnie nie sprawiaj wrażenia, że rozpaczliwie potrzebujesz pracy
i chcesz zacząć najlepiej jeszcze dzisiaj, a najpóźniej jutro o 8:00
rano...
Postaraj się dać czytającemu odczuć, że wiesz wszystko o branży
i firmie. Pokaż, że Twoja motywacja jest na najwyższym poziomie,
wiesz dokładnie co trzeba zrobić i jak, a także, że bardzo chcesz
współpracować akurat z tą firmą (zrób to tak dobrze, żeby czytający
czuł się zaszczycony, że tak wartościowa jednostka chce zasilić
szeregi jego pracowników :). Poproś o spotkanie i szanse na
omówienie szczegółów współpracy. Powiedz konkretnie, czym chcesz
się zajmować, co poprawić, co zmienić, co pochwalasz w obecnej
strategii firmy itp. (to już jest droga na kierownicze stanowisko...).
Musisz bardzo wyraźnie dać odczuć, że zależy Ci na dobru firmy,
masz wysoki poziom motywacji, głowę pełną pomysłów
i odpowiednie podejście. Na koszulkach żołnierzy amerykańskiej
Gwardii Narodowej widnieje napis „Attitude is everything” –
& Sebastian Schabowski
POTĘGA JEDNEGO E-MAILA – Sebastian Schabowski
Staranie się o pracę, współpracę
● str.
88
„Podejście jest wszystkim”. Pokaż, że masz idealne podejście,
odpowiednie umiejętności i poziom motywacji, a praca wcześniej czy
później będzie Twoja.
Ta strategia nie jest przeznaczona dla bezrobotnych,
zdesperowanych, zdeterminowanych, by szybko otrzymać
jakąkolwiek pracę, by mieć się z czego utrzymać. Pozwala ona jednak
ludziom, którzy już mają pracę, bądź nie spieszy im się tak bardzo,
zdobyć naprawdę wymarzone zajęcie. Wszystko jednak odbywa się
uczciwie – jeśli nie nadajesz się na to stanowisko, nie potrafisz się
odpowiednio przygotować, nie licz na to, że jednym e-mailem
wszystko to zmienisz. Możesz kogoś chwilowo zmylić, ale przecież
nie o to tu chodzi, przecież chcesz dostać wymarzoną pracę i to na
dłużej.
& Sebastian Schabowski
POTĘGA JEDNEGO E-MAILA – Sebastian Schabowski
E-maile z pomysłami, propozycjami, uwagami, opiniami
● str.
89
E-maile z pomysłami, propozycjami,
E-maile z pomysłami, propozycjami,
uwagami, opiniami
uwagami, opiniami
Chcesz poczuć się naprawdę ważnym i wolnym? Nie trzymaj więc
swoich myśli dla siebie, tylko podziel się nimi z zainteresowanymi.
Wyobraź sobie, że ktoś poprosił Cię o opinię na jakiś temat i jest ona
dla niego istotna. Nieważne, że nikt Cię nie prosił. Ja Cię proszę.
Zasada „siedź w kącie, a znajdą Cię” przynosi ogromne straty
stosującym ją we współczesnym świecie. Musisz dać znać, że żyjesz,
myślisz i przekazać, co myślisz. Możliwość wysłania e-maila czyni to
prostym, jak nigdy dotąd.
Być może korzystasz z jakiejś świetnej, prywatnej strony
internetowej i zechcesz podziękować autorowi, że tyle pracy wkłada
w to, byś mógł ją odwiedzać? Może przez Twojego e-maila obudzisz
w nim nadzieję na to, że ktoś docenia jego pracę i zamiast zamknąć
stronę, będzie ją rozbudowywał ze zdwojonym zapałem? Nie ma
powodu, by odmówić sobie przyjemności e-mailowego pochwalenia
kogoś, jeśli rzeczywiście czujesz, że na to zasługuje.
Jak byś się czuł, gdyby na pierwszych stronach gazet pojawiła się
dyskusja na temat nowej ustawy, która byłaby w dużej części Twoim
pomysłem? A pomyśleć, że wystarczyło wejść na strony Sejmu
i znaleźć adres e-mailowy szefa sejmowej komisji zajmującej się
danym tematem... OK, nie wystarczyło, trzeba było jeszcze WYSŁAĆ
E-MAILA ;)
& Sebastian Schabowski
POTĘGA JEDNEGO E-MAILA – Sebastian Schabowski
E-maile z pomysłami, propozycjami, uwagami, opiniami
● str.
90
Może napiszesz propozycje tematów artykułów, które by Cię
zainteresowały i wyślesz do miesięcznika, który prenumerujesz?
Wyobraź sobie, ile radości sprawiłoby Ci zobaczenie artykułów na te
tematy w kilku następnych numerach... Tak – jesteś wolny i masz
władzę. Dzięki e-mailom i Internetowi w ogóle, ta wolność
i możliwość wywierania wpływu na otaczający nas świat wzrosły do
niespotykanych nigdy przedtem rozmiarów. Nadszedł czas, byś ją
odkrył.
Masz już potrzebną wiedzę, pozostaje Ci trenowanie pisania dobrych
e-maili, analizowanie ich skuteczności i ciągłe udoskonalanie swoich
umiejętności.
Powodzenia!
& Sebastian Schabowski
POTĘGA JEDNEGO E-MAILA – Sebastian Schabowski
Bibliografia
● str.
91
Bibliografia
Bibliografia
Batko Andrzej, Sztuka perswazji, czyli język wpływu i manipulacji,
Helion, Gliwice 2005.
Cialdini Robert B., Wywieranie wpływu na ludzi – teoria i praktyka,
GWP, Gdańsk 2003.
Horn Sam, „Tongue fu!” – Sztuka walki językiem, o rozwiązywaniu
konfliktów słownych, Wydawnictwo Studio EMKA, Warszawa 1999.
McKay Matthew, Davis Martha, Fanning Patrick, Sztuka
skutecznego porozumiewania się, GWP, Gdańsk 2001.
& Sebastian Schabowski