1
Ś
R O D K I P I E N I Ę Ż N E
1.1 Charakterystyka obrotu pieniężnego
Dla przedsiębiorców ś
rodki pieniężne i inne aktywa pieniężne są bardzo ważnym elementem
aktywów obrotowych.
Występują one w postaci:
- krajowych środków płatniczych tj. pieniędzy w walucie krajowej oraz pełniących funkcję
płatniczą czeków, weksli, akredytywy, przekazów i innych dokumentów bankowych i
finansowych płatnych w walucie polskiej,
- walut obcych - są to pieniądze niebędące w kraju krajowym środkiem płatniczym oraz
międzynarodowe jednostki rozrachunkowe (np. euro),
- dewiz - to pełniące funkcję płatniczą weksle, czeki, akredytywy, przekazy i inne dokumenty
bankowe i finansowe płatne w walutach obcych,
- innych aktywów finansowych - tj. naliczonych odsetek od aktywów finansowych, jeżeli
aktywa te są płatne lub wymagalne w ciągu 3-ch miesięcy od dnia ich otrzymania,
wystawienia, nabycia lub założenia lokaty.
Ś
rodki pieniężne zaangażowane są we wszystkich procesach działalności gospodarczej. Są
one uzyskiwane w procesie sprzedaży towarów czy też wyrobów gotowych, a następnie
wydatkowane w procesie zakupu materiałów czy też opłacenia poniesionych kosztów.
Przychody i rozchody środków pieniężnych w jednostkach określa się mianem obrotu pieniężnego.
Obrót pieniężny może przybierać formę obrotu:
• gotówkowego,
•bezgotówkowego.
Obrót gotówkowy polega na przyjmowaniu i wypłacaniu gotówki z kasy. W praktyce powinien być
on ograniczony do minimum. Ze względu na niebezpieczeństwo zniszczenia lub kradzieży
ś
rodków pieniężnych w kasie powinna być przechowywana tylko niewielka ich wartość, tzw.
pogotowie kasowe, którego wysokość powinna być uregulowana przez kierownika jednostki na
piśmie w specjalnym zarządzeniu regulującym zasady gospodarowania środkami pieniężnymi.
Przy określeniu górnej granicy wartości pieniężnych w kasie należy wziąć pod uwagę rozmiary
obrotu gotówkowego oraz sposób zabezpieczenia samej kasy przed włamaniem.
Obrót bezgotówkowy polega na regulowaniu rozrachunków pomiędzy przedsiębiorcami
za pośrednictwem banku. Określone kwoty płatności są przez bank dopisywane lub
odpisywane na rachunkach bankowych jednostek za pomocą tzw. pieniądza bankowego.
W obrocie gospodarczym rozliczenia pieniężne z tytułu dostaw, usług pomiędzy różnymi
kontrahentami dokonywane są w formie:
a) rozliczeń gotówkowych,
b) rozliczeń bezgotówkowych.
Forma rozliczeń zależy od zawartych umów między jednostkami gospodarczymi a także od
ograniczeń wynikających z obowiązujących przepisów prawnych.
Stosowanie rozliczeń gotówkowych jest ograniczone przepisami ustawy z dnia 2 lipca 2004r.,
O swobodzie działalności gospodarczej (DzU Nr 173/2004r.), w której zobowiązano
przedsiębiorców (prowadzących podatkową książkę przychodów i rozchodów oraz pełną ewidencję)
do dokonywania lub przyjmowania płatności za pośrednictwem rachunku bankowego przedsiębiorcy
w każdym przypadku, gdy stroną transakcji, z której wynika płatność, jest inny przedsiębiorca
2
oraz gdy jednorazowa wartość transakcji, bez względu na liczbę wynikających z niej płatności
przekracza równowartość
15 000 EURO przeliczonych na złote według średniego kursu walut obcych
ogłaszanego przez NPB ostatniego dnia miesiąca poprzedzającego miesiąc, w którym dokonano
transakcji.
1.2. Dokumentacja rozliczeń gotówkowych
W
rozliczeniach gotówkowyc
h
pieniądz występuje w swe] realnej postaci. Rozliczenia te
dokonywane są za pomocą jednej z następujących form:
- czeku gotówkowego,
- wpłaty gotówki na rachunek wierzyciela przekazem pocztowym lub bankowym dowodem
wpłaty gotówkowej,
- karty płatniczej (banko
m
atowej).
Czek gotówkowy stanowi pisemne polecenie wydane bankowi przez wystawcę czeku wypłaty
określonej kwoty pieniężnej
:
-okazicielowi czeku (w przypadku czeku na okaziciela) lub
-
osobie wskazanej na czeku (w przypadku czeku imiennego).
Wypłata następuje w gotówce ze środków pieniężnych wystawcy czeku. Czek może być
realizowany bezpośrednio w banku wystawcy
l
ub w innym banku. Warunkiem dokonania
wypłaty w innym banku jest istnienie umowy między bankami dotyczącej realizacji czeków.
Bankowy dowód wpłaty gotówkowe] służy do
:
- odprowadzenia przez jednostkę nadmiaru gotówki w kasie na rachunek bankowy
,
- gotówkowej spłaty zobowiązań wobec kontrahentów.
W celu gotówkowej wpłaty stosowany jest uniwersalny druk bankowy, wykorzystywany również do
poleceń przelewów. W zależności od rodzaju płatności należy skreślić na druku niepotrzebny
znacznik.
W przypadku
przekazu pocztowego, który spełnia podobną funkcję jak bankowy gotówkowy
dowód wpłaty, wpłaty
dokonywane są za pośrednictwem poczty.
Rozróżniamy dwa rodzaje przekazów pocztowych:
- dotyczące wpłaty gotówkowej na rachunek bankowy wierzyciela,
- dotyczące wpłaty gotówkowej na adres wierzyciela.
Karty p
ł
atnicze stosowane w rozliczeniach pieniężnych gotówkowych i bezgotówkowych umożliwiają:
- wypłatę gotówki w bankach i bankomatach,
- bezpieczne i szybkie dokonywanie płatności za towary i usługi,
- korzystanie z zadłużenia przyznanego przez bank w ramach kredytu w rachunku bieżącym.
1.3. Dokumentacja rozliczeń bezgotówkowych
Rozróżnia się następujące formy rozliczeń bezgotówkowych:
• polecenie przelewu,
• czek rozrachunkowy,
• polecenie zapłaty,
• akredytywa,
• rozliczenia planowe,
• rozliczenia saldami,
3
• weksel,
• karty płatnicze (bankomatowe).
Polecenie przelewu polega na zleceniu bankowi przez dłużnika dokonania przelewu środków
pieniężnych z jego rachunku bieżącego na rachunek bieżący wierzyciela.
Gdy w danym dniu sporządzono co najmniej trzy polecenia przelewu, dokumentem usprawniającym
dokonywanie przelewów jest tzw. „Zbiorcze polecenie przelewów", wystawiane w dwóch
egzemplarzach.
Rozliczenie za pomocą
czeku rozrachunkowego polega na wydaniu bankowi przez wystawcę czeku
dyspozycji dokonania przelewu określonej kwoty z jego rachunku na rachunek wierzyciela
Dłużnik (wystawca czeku) wręcza czek swemu wierzycielowi, który w celu jego realizacji składa go
w swoim banku. Bank wierzyciela po przyjęciu czeku potwierdzonego do realizacji, wypełnia
listę inkasową. Po podpisaniu listy przez dwie upoważnione do tego osoby czek wraz z listą
inkasową pocztą kurierską wysyłany jest do banku dłużnika. W przypadku zgody na realizację
czeku przez bank dłużnika następuje przelanie środków pieniężnych. W celu potwierdzenia czeku
wystawca musi wypełnić polecenie przelewu, będące podstawą do rezerwacji na jego rachunku
odpowiednich środków pieniężnych na pokrycie czeku.
Bardzo rzadko rozliczenia dokonywane są za pomocą czeku rozrachunkowego niepotwierdzonego.
Czek niepotwierdzony może być wystawiony tylko do wartości 1 000,-. Czek ten to tzw. czek do
skupu (klient w dniu przekazania czeku do banku może otrzymać gotówkę, przy czeku
potwierdzonym dopiero po 3-ch, 4-ch dniach.
Polecenie zapłaty jest odwrotną formą bezgotówkowej zapłaty niż polecenie przelewu, stanowi
udzieloną bankowi dyspozycję wierzyciela obciążenia określoną kwotą rachunku, bankowego
dłużnika i uznania tą kwotą rachunku wierzyciela.
Inicjatorem rozliczeń w formie polecenia zapłaty jest wierzyciel, który częściowo wypełnione przez
siebie 2 egzemplarze upoważnienia, przesyła dłużnikowi w celu jego wypełnienia w pozycjach
dotyczących dłużnika. Jeden egzemplarz wypełnionego i podpisanego upoważnienia dłużnik składa w
swoim banku, który wyraził zgodę na przeprowadzenie tej formy rozliczeń, a drugi musi dostarczyć
wierzycielowi. Jest to wygodna forma rozliczeń, umożliwiająca terminową realizację zobowiązań bez
konieczności udawania się do banku lub na pocztę.
Poleceniem zapłaty można spłacać zobowiązania dotyczące:
- regularnych płatności z tytułu opłat za energię, gaz, usługi telekomunikacyjne, czynsz,
prenumeraty, spłaty kredytów itp.,
- cyklicznych dostaw towarów lub świadczonych usług
Akredytywa jest formą rozliczeń, którą stosuje się w stosunku do dłużników, do których
wykonawca usługi lub dostawca nie ma zaufania co do spłaty należności, gdy wierzyciele
uzależniają spełnienie świadczenia (np. dostawę materiałów) wobec dłużnika od uprzednio
otwartego przez bank specjalnego rachunku akredytywy. Rachunek ten otwierany jest na
wniosek dłużnika, na podstawie, którego bank przelewa środki pieniężne z rachunku bieżącego
dłużnika na rachunek akredytywy, zapewniając płatność określonemu kontrahentowi zaraz po
realizacji zamówienia. Wierzyciel niezwłocznie po wykonaniu dostawy składa w banku dokumenty
potwierdzające jej wykonanie. Na tej podstawie bank reguluje zobowiązania dłużnika z rachunku
akredytywy.
Rozliczenia planowe polegają ha regulowaniu płatności poleceniem przelewu w okresach i kwotach
4
określonych w umowie pomiędzy stronami, niezależnie od wartości wykonywanych świadczeń w
danym okresie. Rozliczenie powstałych różnic następuje w określonym w umowie terminie
najczęściej, pod koniec miesiąca;
Rozliczenia saldami stosują przedsiębiorstwa, które wzajemnie świadczą sobie określone
usługi (tzn.. każda ze stron umowy występuje raz jako dostawca, a w innej transakcji jako
nabywca), a ich częstotliwość jest bardzo wysoka, np. przy wzajemnych dostawach węgla
do elektrowni i odwrotnie prądu przez elektrownię do kopalni. Strony ustalają w
umowie terminy rozliczeń, zgodnie z którymi, regulują swoje płatności, dokonując
zapłaty tylko salda z dokonanych transakcji.
Weksel to bezwarunkowe pisemnie sporządzone na specjalnym blankiecie zobowiązanie
do wypłacenia określonej osobie lub okazicielowi pewnej sumy pieniężnej w oznaczonym
terminie przez osoby na nim podpisane.
Podstawowe pojęcia dotyczące obrotu wekslowego:
Trasant - wystawca weksla.
Trasat - osoba, która ma zapłacić sumę pieniężną oznaczoną na wekslu, czyli
dłużnik wekslowy.
Remitent - osoba wskazana na wekslu, której ma być wypłacona suma wekslowa
(pierwszy posiadacz weksla), pierwszy uprawniony wierzycie! wekslowy.
Akceptant - trasat po przyjęciu (zaakceptowaniu) weksla, czyli osoba, która
zobowiązała się do dokonania zapłaty kwoty oznaczonej na wekslu.
Domicyliant - osoba, u której ustanowiono miejsce zapłaty weksla (może nim być
tylko bank).
Front - pierwsza strona weksla, gdzie wypisana jest jego treść.
Grzbiet - odwrotna strona weksla, służąca do zamieszczenia na niej różnych notatek, np.
dotyczących opłat czynności wekslowych (manipulacyjnych).
Inkaso weksla - przedstawienie weksla do zapłaty.
Posiadacz weksla może nadać mu bieg przekazując go innej osobie. Przekazanie to
zwane jest
indosem. Osoba odstępująca swe prawa do weksla zwana jest
indosantem.
Indos - przeniesienie praw do zapłaty uwidocznionych na wekslu na inną
osobę pod warunkiem, że osoba, na której rzecz weksel został wystawiony, wpisuje na
froncie lub grzbiecie weksla formułę: „Ustępuję na zlecenie" i wymienia tu pełną
nazwę z adresem osoby, na rzecz której ustępuje, np.: Ustępuję na zlecenie
„Intermody" we Wrocławiu ul. Tęczowa 4, Wrocław dnia 15 maja 200X r
Prawo wekslowe rozróżnia następujące rodzaje weksli:
•
weksel własny (suchy, prosty, solo),
•
trasowany (trata, ciągniony),
•
„in blanco" (niezupełny).
Weksel własny - wystawca takiego weksla (trasant) bezwarunkowo zobowiązuje się zapłacić
określoną na wekslu kwotę osobie wskazanej na wekslu (remitentowi) w określonym czasie
i miejscu.
Weksel trasowany - wystawca takiego weksla (trasant) poleca osobie trzeciej (trasatowi)
bezwarunkowo zapłacić kwotę wekslową na rzecz osoby wskazanej na wekslu (remitentowi).
Uwaga: Różnica między wekslem własnym a trasowanym polega na tym, że we własnym
wystawca sam zobowiązuje się do zapłacenia wyszczególnionej na wekslu sumy; natomiast w
5
trasowanym poleca zapłacenie tej kwoty wskazanej przez siebie osobie. Weksel trasowany
wypełnia się podobnie jak prosty, dopisując tylko nazwisko osoby lub nazwę firmy, która ma
zapłacić (trasata).
Weksel „in blanco" to niewypełniony weksel lub celowo wypełniony z pominięciem
pewnych danych, np. kwoty, daty. Podpisany weksel „in blanco" zawierający upoważnienie dla
odbiorcy do jego wypełnienia może stanowić zabezpieczenie spłaty zaciągniętej pożyczki lub
zaciągniętego kredytu w banku.
Weksle wystawia się na przeznaczonych do tego celu blankietach urzędowych (Weksel po
niemiecku oznacza zamianę, bo przechodzi z rąk do rąk. Może być sporządzony nawet na
zwykłej kartce papieru, nie ma znaczenia czy jest napisany ręcznie czy maszynowo. Musi
być tylko odręcznie podpisany przez osobę posiadającą zdolność do zaciągania
zobowiązań wekslowych. Ważne jest też by miał wszystkie elementy wymagane przez
prawo wekslowe). Zakup blankietu weksla jest równoznaczny z wniesieniem opłaty skarbowej.
W sprzedaży są dostępne blankiety wekslowe w cenie 1Ogr, 20gr, 30gr, 40gr, 50gr, 1zł, 2zł,
5zł, 10zł, 50zł, 100zł. Opłata skarbowa od weksla z wymienioną sumą wekslową stanowi iloczyn
każdych pełnych lub rozpoczętych stu (100) złotych sumy wekslowych i stawki 10 groszy.
Przykładowo jeśli suma wekslowa stanowi 15 300 zł, to opłata wyniesie:
(15 300,- : 100) x 0,10 zł = 15,30 zł. Opłata ta stanowi koszty działalności operacyjnej. Weksel w
cenie 100 zł przeznaczony jest dla sumy wekslowej nieprzekraczającej 100 000 zł.
W przypadku braku weksla w cenie odpowiadającej określonej sumie wekslowej na którą ma
być wystawiony, należy dokonać opłaty skarbowej potwierdzonej przez urząd skarbowy na grzbiecie
weksla.
1.4. Dokumentacja obrotu gotówkowego
Obrót gotówkowy powinien być udokumentowany następującymi dowodami kasowymi:
1. wpłaty gotówkowe - przychodową asygnatą KP (kasa przyjmie),
2. wypłaty gotówkowe - pierwotnymi (źródłowymi dokumentami), tj.;
a) obcymi, np. faktura bądź rachunek dokumentujący zakup, rachunek od umów
zlecenie, o dzieło;
b) własnymi, np. wniosek o zaliczkę, rozliczenie zaliczki, rozliczenie delegacji
służbowej, lista płac, lista wypłat zasiłków, tylko w nielicznych przypadkach
zastępczą asygnatą KW (kasa wypłaci) po wcześniejszym zaakceptowaniu przez
głównego księgowego lub osobę do tego przez niego upoważnioną.
Gotówka w kasie jest powierzana kasjerowi, który przed jej przyjęciem lub wypłatą z kasy ma
obowiązek sprawdzić czy dowody księgowe są podpisane przez osoby do tego upoważnione oraz
czy są sprawdzone pod względem merytorycznym i formalno - rachunkowym, nie dotyczy to asygnat
KP wystawianych przez niego samego. Kasjer ma również obowiązek sporządzania raportu
kasowego na podstawie wszystkich dowodów kasowych dotyczących przychodu i rozchodu
gotówki, w którym zapisy powinny być dokonywane chronologicznie. Jeżeli liczba operacji
kasowych jest niewielka raporty kasowe można sporządzać okresowo (raz na 5 dni, tygodniowo,
dekadowo, miesięcznie) lub w razie konieczności codziennie, najlepiej w dwóch egzemplarzach, z
których kopia pozostaje w bloku raportów, natomiast oryginał wraz z podpiętymi pod nim
dokumentami przekazywany jest do głównego księgowego.
Funkcje, jakie spełnia
raport kasowy:
1. jest zestawieniem wpłat i wypłat gotówkowych, a zarazem spełnia funkcję
szczegółowej ewidencji do konta „Kasa",
2. pozwala ustalić stan gotówki w kasie na dzień jego sporządzenia, stanowi podstawę
6
do zbiorczych księgowań obrotów kasowych na koncie „Kasa”.
Dowód KP (asygnata przychodowa) - powinien być:
a) wystawiony przez kasjera w co najmniej dwóch egzemplarzach, z których:
- oryginał podpina się do raportu kasowego,
- pierwsza kopia jest dla wpłacającego, jako potwierdzenie dokonanej wpłaty,
- druga kopia pozostaje-w bloczku asygnat;
b) podpisany przez kasjera w pozycji:
- wystawił,
- kwotę powyższą otrzymałem
a następnie przekazany do zatwierdzenia głównemu księgowemu.
Dowód KW - wystawia główny księgowy lub upoważniony do tęgo pracownik w przypadku:
- gdy brak dokumentu źródłowego, np. faktury VAT, listy płac itp.,
- wypłaty wynagrodzeń z tytułu umowy o pracę niepodjętej w terminie,
- wypłaty dotyczącej rozliczenia zaliczki (niekoniecznie
W celu rozliczenia pracowników z udzielanych im zaliczek na zakupy małych ilości materiałów lub
usług wykorzystuje się następujące dowody:
Wniosek o zaliczkę - wypełniany jest w jednym egzemplarzu, na jego podstawie dokonywane
są wypłaty zaliczek, np. na zakup materiałów. Na wniosku powinien być podany termin, do
którego zaliczka ma być rozliczona. Termin ten nie powinien być dłuższy niż 7 dni po
dokonaniu zakupu i dostarczeniu Fa VAT lub rachunku przez pracownika.
Rozliczenie zaliczki - służy do rozliczenia pracownika z pobranej zaliczki. Wypełnia się go w
jednym egzemplarzu. Podobnie jak wniosek o zaliczkę wypełnione rozliczenie powinno być
sprawdzone pod względem merytorycznym i formalno - rachunkowym przez głównego
księgowego, a następnie zatwierdzonym przez kierownika jednostki lub osobę przez niego
upoważnioną.
Do rozliczenia pracowników z udzielonych im zaliczek na koszty podróży służbowych służy
dowód „Polecenie wyjazdu służbowego".
Podróż służbowa to wyjazd w celach służbowych poza miejscowość, w której znajduje się
siedziba firmy lub poza stałe miejsce pracy pracownika.
Polecenie wyjazdu służbowego wystawiane jest w jednym egzemplarzu. Na poczet wydatków
związanych z delegacją pracownikowi może być wypłacona zaliczka na podstawie dolnego
odcinka tego dowodu, który po jego odcięciu ujmowany jest w raporcie kasowym po stronie
rozchodów na znak wypłacenia pracownikowi zaliczki. Rozliczenie kosztów podróży służbowej
pracownik powinien dokonać w ciągu 7 dni po jej zakończeniu.
Do kosztów podróży służbowych zalicza się:
- koszty diet za czas delegacji, (od 1.01.2006r. dieta wynosi 22 zł),
- koszty przejazdów (zwrot kosztów obejmuje cenę biletu lub gdy pracodawca wyrazi zgodę na
przejazd samochodem stanowiącym własność pracownika obowiązująca stawka za 1 km
pomnożona przez przejechane kilometry),
- koszty noclegów (udokumentowane rachunkami, fakturami bądź ryczałt za noclegi, który wynosi 150%
diety pod warunkiem, że nocleg trwał co najmniej 6 godzin pomiędzy 21
00
a 7
00
rano),
- koszty dojazdów środkami komunikacji miejscowej (rozliczane są w formie ryczałtu, który
wynosi 20% diety),
- inne udokumentowane wydatki.
7
Uwaga: Przy obliczaniu diet stosuje się następujące zasady:
a) jeżeli podróż służbowa trwa nie dłużej niż dobę i wynosi:
- do 8 godzin - dieta nie przysługuje,
- od 8 do 12 godzin - przysługuje 1/2 diety,
- ponad 12 godzin - przysługuje dieta w pełnej wysokości;
b) jeżeli podróż trwa dłużej niż dobę, za każdą dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości, a za
niepełną, ale rozpoczętą dobę:
- do 8 godzin - przysługuje 1/2 diety,
- ponad 8 godzin - przysługuje cała dieta.
UWAGA: Zgodnie z przepisami dieta nie przysługuje:
- za czas delegowania do miejscowości, w której pracownik zamieszkuje,
- gdy pracownikowi zapewniono bezpłatne całodzienne wyżywienie.
Rozliczenie pracowników z tytułu używania przez nich prywatnego samochodu osobowego do
celów służbowych.
Jeżeli pracownik zatrudniony na umowę o pracę używa prywatnego samochodu do celów
służbowych, to pracodawca może wypłacone pracownikowi z tego tytułu wydatki wliczać do
swoich kosztów uzyskania przychodów. Zaliczenie przez pracodawcę tych wydatków przez
pracownika własnego samochodu do celów służbowych rozpatrzymy z punktu widzenia jazd
zamiejscowych i lokalnych:
1) jazdy zamiejscowe - podróż służbowa:
a) udokumentowana ewidencją przebiegu pojazdu,
b) nieudokumentowana ewidencją przebiegu pojazdu.
2) jazdy lokalne - jazdy w granicach administracyjnych miasta lub gminy:
a) zwrot kosztów w formie ryczałtu,
b) zwrot kosztów według przebiegu pojazdu udokumentowanego ewidencją.
Ad 1a)
Gdyby pracownik wyjechał w podróż służbową własnym samochodem za zgodą pracodawcy,
przysługiwałby mu zwrot kosztów przejazdu ustalony w wyniku przemnożenia liczby przejechanych
kilometrów przez obowiązującą stawkę za 1 km przebiegu.
Wówczas do polecenia wyjazdu służbowego należałoby dołączyć wypełnioną ewidencję przebiegu
pojazdu pracownika zgodnie z odbytą podróżą służbową.
Pracodawca może wliczyć do kosztów uzyskania przychodów kwotę ustaloną w ewidencji
przebiegu pojazdu.
Obowiązujące stawki za 1 km od 01.03.2004r. dla samochodów osobowych wynoszą:
- o pojemności silnika do 900 cm
3
- 0,4894 zł,
- o pojemności silnika powyżej 900 cm
3
- 0,7846 zł.
Ad.1b)
Jeżeli podróż służbowa nie została udokumentowana ewidencją przebiegu pojazdu, to pracodawca
nie może wliczyć w ciężar kosztów swojej firmy żadnych wydatków z tego tytułu.
Ad.2a)
Zwrot kosztów za jazdy lokalne następuje w formie miesięcznego ryczałtu, przyznawanego przez
pracodawcę, po złożeniu pisemnego oświadczenia pracownika o używaniu pojazdu do celów
służbowych w danym miesiącu. Oznacza to, że jeżeli pracownik nie złoży takiego oświadczenia,
zwrot kosztów nie będzie mu przysługiwał. Niezbędna jest również umowa cywilnoprawna zawarta
między pracownikiem a pracodawcą.
Jeżeli stosowany jest ryczał za jazdy lokalne, to nie ma
obowiązku prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu. Rozporządzenie Ministra Infrastruktury
wprowadza górne limity na jazdy lokalne, uzależnione od liczby mieszkańców danej gminy lub
8
miasta w granicach, których porusza się pracownik.
Nie mogą one przekroczyć:
Limit
Liczba mieszkańców
300 km
500 km
700 km
Do 100 tys.
Od 100 tys. do 500 tys.
Powyżej 500 tys.
Miesięczny ryczałt oblicza się jako iloczyn stawki za jeden kilometr przebiegu i miesięcznego
limitu przebiegu kilometrów, przyznanego przez pracodawcę na jazdy lokalne. Kwotę ustalonego
ryczałtu zmniejsza się o 1/22 za każdy roboczy dzień nieobecności pracownik w miejscu
pracy z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej trwającej co najmniej 8 godzin lub innej
nieobecności oraz za każdy dzień roboczy, w którym pracownik nie dysponował pojazdem dla
celów służbowych.
Od 1.03.2004r. maksymalne miesięczne kwoty ryczałtów za używanie samochodów osobowych
wynoszą:
Limity
Pojemność
silnika
Stawka za 1 km
przebiegu
300 km
500 km
700 km
do 900 cm
3
powyżej 900 cm
3
0,4894 zł
0,7846 zł
146,82 zł
235,38 zł
244,70 zł
392,30 zł
342,58 zł
549,22 zł
Ad.2b)
Jazdy lokalne nie muszą być rozliczane ryczałtem. Pracodawca może rekompensować pracownikowi
zużycie samochodu na podstawie przejechanych samochodem kilometrów. Obowiązują wówczas te
same zasady jak w przypadku jazd zamiejscowych.
W tym przypadku jazdy lokalne muszą być
udokumentowane w ewidencji przebiegu pojazdu, którą prowadzi pracownik.
Uwaga: Pracodawcy nie są związani omówionymi limitami. Mogą wypłacić pracownikowi więcej,
ale wypłacone kwoty, przekraczające wartości ustalonych ryczałtów, nie mogą być zaliczone w
ciężar kosztów uzyskania przychodów, dla pracownika będą stanowiły przychód. Przychodem
dla pracownika są również kwoty otrzymane od pracodawcy, będące rekompensatą używania
samochodu w jazdach lokalnych. Przychody te należy opodatkować.
Zaliczki na poczet wynagrodzeń rozliczane są na podstawie „Listy zaliczek”
1.5. EWIDENCJA
OBROTU
GOTÓWKOWEGO
1.5.1. Ewidencja typowych zapisów na koncie „Kasa”
Do ewidencji wpłat i wypłat gotówki z kasy służy konto bilansowe,
„Kasa", które może wykazywać tylko
saldo Dt oznaczające stan gotówki w kasie. Podstawę zapisów księgowych na tym koncie stanowi
Raport
kasowy lub Polecenie księgowania sporządzone na podstawie raportu kasowego. Saldo konta „Kasa"
powinno być równe obliczonemu saldu w raporcie kasowym.
9
8.
Wniosek o zaliczkę- wypłata zaliczki pracownikowi
200,-
9.
LP – wypłata wynagrodzeń oraz zaliczek na wynagrodzenia z kasy
3000,-
10.
Rachunek – opłacona gotówką usługa obca
260,-
10
UWAGA:
W dziale 1,2,3 przyjęto założenie, że ewidencja kosztów prowadzona jest na kontach
zespołów 4 i 5.
Ponieważ działy te wyprzedzają programowo ewidencję kosztów. Przyjęto uproszczenie,
że w układzie kalkulacyjnym (zespół 5) ewidencję prowadzimy na koncie „Koszty
działalności podstawowej” lub „Koszty handlowe” (jednostka produkcyjna lub
handlowa). Każdy koszt układu rodzajowego jest przenoszony poprzez konto
„Rozliczenie kosztów” na jedno z dwóch wyżej wymienionych kont układu
kalkulacyjnego.
1.5.2. Ewidencja kosztów podróży służbowych
PRZYPADEK I – pobrana zaliczka jest wyższa od kosztów podróży służbowej
Koszty delegacji mogą być księgowane w ciężar konta ,,Pozostałe koszty rodzajowe'' lub, jeżeli
plan kont przewiduje bardziej szczegółowe konta zespołu 4 to, np. na koncie ,,Krajowe podróże
Operacje gospodarcze:
1. KW – wypłacono pracownikowi zaliczkę na koszty podróży służbowej
150,-
2. Rachunek kosztów podróży – przedstawione przez pracownika koszty
podróży służbowej obciążające zwykłą działalność operacyjną
140,-
3. KP – zwrot przez pracownika środków pieniężnych (niewykorzystanej zaliczki)
10,-
PRZYPADEK II – pobrana zaliczka jest niższa od kosztów podróży służbowej
Operacje gospodarcze:
1. KW – wypłacono pracownikowi zaliczkę na koszty podróży służbowej
160,-
2. Rachunek kosztów podróży – przedstawione przez pracownika koszty
podróży służbowej obciążające zwykłą działalność operacyjną
180,-
3. KW – wypłacono pracownikowi wyrównanie
20,-
11
PRZYPADEK III – pracownik przed wyjazdem w podróż służbową nie pobrał zaliczki
Operacje gospodarcze:
1. KW / Rachunek kosztów podróży – wypłacono pracownikowi środki
pieniężne w związku z odbytą podróżą służbową
130,-
UWAGA:
Gdy koszty podróży służbowej zawierają VAT naliczony
podlegający odliczeniu (np. VAT obciążający bilety) – wówczas należy zaksięgować go po
stronie Wn (Dt) konta „Rozrachunki z tytułu podatku VAT” lub „VAT należny”
niepodlegający odliczeniu (np. VAT obciążający koszty noclegu) – należy zaksięgować go
po stronie Wn (Dt) konta kosztów „Podatki i opłaty”
1.5.3. Ewidencja rozliczenia zaliczki pobranej na zakup materiałów
PRZYPADEK I – pobrana zaliczka jest wyższa od wartości zakupionych materiałów
Operacje gospodarcze:
1. KW – wypłacono pracownikowi zaliczkę na materiały
75,-
2. Rachunek za materiały biurowe przekazane do zużycia
60,-
3. KP – zwrot niewykorzystanej przez pracownika zaliczki
15,-
PRZYPADEK II – pobrana zaliczka jest niższa od wartości zakupionych materiałów
Operacje gospodarcze:
1. KW – wypłacono pracownikowi zaliczkę na materiały
500,-
2. Fa VAT za zakupione i przyjęte do magazynu materiały:
a)
wartość netto
500,-
b)
VAT 22%
110,-
c)
wartość brutto
610,-
3. KW / Rozliczenie zaliczki – wypłacone pracownikowi wyrównanie
110,-
12
1.5.4. Ewidencja rozliczenia zaliczki pobranej na poczet wynagrodzeń
Kasa
Rozrachunki z tytułu
wynagrodzeń
Wynagrodzenia
Sp
8500
100
(1
1)
100
12000
(2
2)
12000
7770
(3
2a)
2250
2b)
780
2c)
1100
3)
7770
Rozrachunki z ZUS
12000
12000
2250
(2a
780
(2b
Rozrachunki z budżetem
1100
(2c
Operacje gospodarcze:
1. KW – wypłata zaliczki na poczet wynagrodzeń
100
2. LP – wynagrodzenie brutto
12 000
a) Składki ubezpieczeń społecznych
2 250
b) Składka ubezpieczenie zdrowotnego
•
Pobrana (zapłacona,potrącona)
780
•
Odliczona
(nie księgować)
756
c) Należna zaliczka na podatek dochodowy
d) Wynagrodzenie netto (12000 – 100 – 2250 – 780 – 1100 = 7770
7 770
(nie księgować)
3. KW – wypłata wynagrodzeń po potrąceniu pracownikowi zaciągniętej zaliczki
7 770