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THIRTY WAYS TO 

SAVE TIME AND 

MONEY

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© Arindam Basu.  All Rights Reserved.

 

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Table  of  Contents

Introduction

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Appliances  and  Stationery

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I.) Increase Use of Fans, Decrease Use of Air Conditioners.

5

II.)  Replace Wooden Pencils With Mechanical Ones. 

6

III.) Use Correction Tape instead of Liquid Paper.

7

IV) Use Landlines for Making Phone Calls.

8

V.) Use Cartridge Pens Instead of Disposable Pens.

9

VI.) Use Photocopiers That Can Execute Double-sided Photocopying.

10

VII.) Buy in Bulk

11

VIII.) Store Used Paper as Scrap.

12

IX.) Use Rechargeables.

12

X.)  Purchase  Multifunctional  Items.

13

Computers

14

XI.) Automatic Duplex Printing.

14

XII.) Purchase Blank CDs in Spindles, and Buy CD Cases Separately.

16

XIII.) Use Linux instead of Windows.

18

XIV.)   Use E-mail In Place of Paper to Distribute Memos and Circulars.

20

XV.) Distribute Long Documents In Digital Format.

21

XVI.) Store Documents In Digital Rather Than Paper Formats.

22

XVII.) Create and Use Templates.

23

XVIII.) Create and Use Macros

24

XIX.) Utilize, and if Necessary Install, Useful Programs on the Desktop.

25

XX.) Where Possible, Install Internal, Rather Than External, Drives.

26

XXI.) Scan Documents Instead of Photocopying Them.

27

XXII.) Retain Older Computers

28

Other

29

XXIII.) Learn to Type.

29

XXIV.) Ban Newspapers In The Workplace.

30

XXV.) Replace Lightbulbs with Tubelights.

31

XXVI.) Whenever Feasible, Travel By Train.

32

XXVII.)  Consume Microwave Meals Instead of Fast Food.

33

XXVIII.) Use Thick, Dark Curtains.

34

XXIX.) Use Easy-to-Assemble Furniture to Gain Shelf Space.

34

XXX.) Wherever Possible, Buy Direct.

35

Conclusion

36

 

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Introduction

‘All  the bliss of gods and men is declared by the sages to whom 

the  Veda  was  revealed,  to  have  austerity  for  its  root,  austerity 

for its middle, and austerity for its end.’

The Laws of Manu, Chapter 11, Verse 235.

‘If  a  device  would  save  in  time  just  10  per  cent  or  increase 

results 10  per cent, then  its absence is  always a 10  percent tax.   

If the time of  a person is worth fifty cents an hour, a 10 per cent 

saving is worth five cents an hour.   If the  owner of a skyscraper 

could  increase his  income  10 per  cent,  he  would willingly  pay 

half the increase just to know how.... 

Those  are  the  principles  on  which  the  production  of  my 

plant was built up.’

- Henry Ford, My Life and Work, page 80.

Stress  is  one  of  the  most  common  ailments  afflicting  the  general 

public - and with the passage of time, it has increased in both prevalence 

and  intensity.  Two  of the main causes  of stress are  shortage  of money 

and  shortage  of time; concerns  about  the former  have  only  grown  with 

the  rising  inflation  of  recent  years,  while  the  latter  is  increasingly  a 

problem as hectic urban lifestyles become more and more common.

This book  is intended  to provide  some  suggestions  on  how  both 

money  and/or  time  may  be  saved.    Most  of  these  suggestions  do  not 

require  major  lifestyle  changes,  (I  will  not  be  promoting  vegetarianism, 

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exercise,  or  the avoidance  of  coffee,  alcohol,  tobacco,  television  etc...) 

nor do they deal with the obvious,  (ex: buying items during sales, turning 

off  the lights  upon  leaving  a  room,  etc...)    Instead, their  emphasis is  on 

reducing waste  and raising efficiency - a process which  inevitably entails 

reduction in financial expenses and in the expenditure of time.

If  there  is  a  general  principle  underlying  the  advice  provided  in 

these  pages,  it  is  the  concept  of  long-term  investing.    Many  of  the 

suggestions  provided  here  involve  spending  more  in  the  short-run  to 

gain  more  in  the  long-run.    In  economic  terms,  it  implies  opting  for 

combinations  of higher  fixed costs and lower  variable costs, which over 

time,  will  ensure  that  average  costs  fall  lower  and  lower.    The  graph 

below indicates the principle at work:

Figure 1: Cutting Costs in the Long Run.

(A practical application of this analysis is provided on page 9 of this work.)

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Another  important principle that runs through  this work  is the need 

to minimize transport costs.  The American economic philosopher, Henry 

C. Carey  had  noted  over  a century  ago  that  the further  transport  costs 

were  reduced, the more  time, energy  and  money  that could  be  diverted 

to the crucial task of production.  Similarly, the less one has to  travel, the 

more  time  and  money  one  saves  for  other,  more  meaningful  tasks, 

(especially  given  current  fuel  prices).    This  may  seem  like  common 

sense,  but  the  propensity  of  individuals  to  drive  to  shops  instead  of 

ordering their goods by phone, indicates that it is anything but common.

This book  does not aim to  be comprehensive.  There are probably 

many  other  means  by  which  an  individual  can  save  money,  time  and 

effort  - if  he  uses  his  intellect instead  of  conforming  to  a sterile  routine.   

Often  it  takes  a crisis  to  compel  a  man  to  stop  conforming  and  to  find 

new  ways  of performing  existing tasks.  Ideally, however, the  use  of the 

intellect as a means of cutting waste and reducing  costs should  become 

a habit that is maintained even after the crisis has passed: the benefits of 

doing so are simply too great to ignore.       

3

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Appliances and Stationery

I.) Increase Use of Fans, Decrease Use of Air Conditioners.

Air conditioners  are  major  consumers of  electric power;  they also 

require  regular  maintenance  and  cleaning.   In  contrast,  fans  use  much 

less power  and are  easier to  maintain and clean, (as well as  cheaper to 

replace).  It stands to reason  that any  reduction  in the use of the former 

in favour of the latter will reduce energy costs.

Air  conditioners  are  unparalleled  in  their  ability  to  cool  down  a 

room;  but they  are  not  necessary  to  keep  it cool,  once  its  temperature 

has  been  reduced:  a  fan  can  perform  this  task  equally  well.    Thus, 

instead of running air conditioners  throughout the  day, it is more efficient 

to  utilize  ACs  until  the  surroundings  have  reached  an  ambient 

temperature, and then to switch them off and turn on fans to keep them at 

the  required  temperature.    Should  the  environment  subsequently  warm 

up, the AC can be restarted and the process repeated.

Table  fans  are  sufficiently  inexpensive  to  justify  their  purchase.   

When  used  in  conjunction  with  ACs  in  the  manner  described  above, 

they  can  serve  to  reduce  not  just  energy  costs,  but  also  the  costs  of 

maintaining  the  air  conditioners,  (as  ACs  which  are  used  less  will  last 

longer).   Thus, table fans can serve  as a sensible  investment for  homes 

and offices alike.

5

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II.)  Replace Wooden Pencils With Mechanical Ones.

Although a mechanical pencil generally costs more than a wooden 

one,  a mechanical pencil’s refills generally  cost less.  Thus, over  time, a 

mechanical pencil will prove  itself to be  less expensive than  its wooden 

equivalents, as the cost of replacing lead refills is below that of replacing 

entire pencils.

Another saving that arises with the use of mechanical pencils is the 

ability  to  do  away  with  sharpeners.    Sharpeners  are  not  particularly 

expensive  in  terms  of  money,  but  the  amount  of  time  employed  in 

sharpening  pencils can be considerable.    Much time, as well  as money, 

is thus saved when one shifts to mechanical pencils.

It  is  true  that  using  mechanical  pencils  can  be  a  little  difficult  for 

those  reliant  on  wooden  ones  -  the  graphite  lead  easily  breaks  when 

too  much  pressure  is  placed  on  the  tip.    However,  with  practice  this 

problem is  usually overcome  and one soon  finds it as easy to write with 

a mechanical pencil as it is to write with a wooden one.

Needless  to  say,  the  use  of  mechanical  pencils  is  also  better  for 

the environment, as one need not fell lumber in order to produce them.

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III.) Use Correction Tape instead of Liquid Paper.

Liquid  paper,  (colloquially  known  as  Tipex)  has  been  used  for 

correction  in  offices  for  decades;  it  is  nonetheless  expensive,  time-

consuming  and  a  potential  health  hazard

1

 .  A cleaner, cheaper and 

safer  alternative  has  been  in  existence  for  over  a  dozen  years: 

correction tape.

Correction  tape  units are  comparable  in price  to liquid  paper, but 

generally  last  longer  than  the  average  bottle  of  Tipex.    Due  to  its  dry 

nature,  there  is no  delay  in  writing over  when  correction  tape is  used, 

unlike  liquid  paper,  for  which  one  has  to  wait  for  the  Tipex  to  solidify.   

Thus, the replacement of liquid paper with correction tape entails savings 

in terms of both time and money. 

1

 It also dries up in the bottle if not used for a long period of time.

7

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IV) Use Landlines for Making Phone Calls.

Perhaps  no  electronic device  has  spread  as rapidly as the mobile 

phone.    Inexpensive,  portable  and  convenient,  it  can  be  found  in  the 

hands  of  rich  and  poor  alike;  the  days  when  cell  phones  were 

considered an article of luxury have long ended.

However,  the  cost  of  using  a  mobile  to  make  a  call  is  still 

considerably  higher  than  that  of  making  a  call  from  a  landline.   

Furthermore,  the  cost  of  calling 

to  a  mobile  is  also  substantially  more 

expensive  than  calling to  a  landline.   Thus,  in  terms  of expense,  a  call 

from one  landline  to  another  is  cheapest, while  a call  from a  mobile  to 

another mobile is most expensive, (all other factors being the same).  It is 

thus  wise  to  limit  the  use  of  mobiles  for  calls,  (as  opposed  to  SMS 

messages or e-mail) and to rely on landlines instead

2

 .

2

 The Internet telephony program Skype permits even cheaper calls to be made - but in some countries, 

it is illegal.

8

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V.) Use Cartridge Pens Instead of Disposable Pens.

Although microtip and ball-point pens are inexpensive, they are not 

free.   Neither are  cartridge  pens, but  whilst ball-point and  microtip pens 

cost much less than these pens, the cartridges themselves cost less than 

all  of  the  pens.    As  with  wooden  pencils  versus  mechanical  ones,  the 

trade-off  is between  a high  variable  cost  as  opposed  to  a higher  initial 

cost, and  a lower  variable  cost.  The following  diagram summarizes the 

difference:

Average 

Cost

Time

Disposable Pens

Cartridge Pens

Initially,  as  cartridge  pens  cost  more  than  disposable  pens,  the 

average  cost  of  using  one  is  higher.    Over  time,  as  cartridges  are 

cheaper  than pens, the  average  cost will  be  less than  the cost of using 

and replacing ball pens.

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VI.)  Use  Photocopiers  That  Can  Execute  Double-sided 

Photocopying.

Photocopiers  have  become  commonplace  in  the workplace  over 

the  last  two  decades;  however,  their  capability  varies  considerably 

depending  on  the  manufacturer  and  the  unit.    Whilst  every  copier  can 

duplicate  one  side  of  the  paper,  many  (perhaps  most)  still  require 

manual  handling  in order  to  photocopy  the other  side.    This process  - 

lifting the cover and turning the  sheet over is time consuming - especially 

if one has multiple pages to copy.

There exist a  number  of advanced  photocopiers  that possess  the 

feature  of  automatic  double-sided  printing.    With  these  machines,  one 

need  not  even  turn  the  paper  over,  as  the  device  automatically  scans 

both  sides.  Needless to say, the process  saves time - and to  the extent 

that it encourages dual-sided printing - it saves money on paper as well.

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VII.) Buy in Bulk

This one  of the  most obvious  means of saving  money,  but as it is 

not  always  followed,  it is worth  mentioning here.  Bulk  purchases  save 

both  time  and  money:  they  save  time  by  reducing  the  number  of  times 

one  has  to visit a retailer and conduct  a purchase  (and such visits often 

involve  transport  costs)  and  they save  money  insofar  as  one  generally 

obtains  a  discount  upon  purchasing  in bulk.   Of course,  not  everything 

can  be  easily  bought  in  bulk:  in  particular,  larger  items  require 

considerable  storage  space, the cost of  which  may exceed  the savings 

of bulk buying.

Nonetheless, for most small and medium-sized items, ranging from 

stationery  to electronics,  bulk-buying is  a sensible  means of  minimizing 

expenditure.

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VIII.) Store Used Paper as Scrap.

Despite dreams of a ‘paperless office’, the stark reality is that paper 

consumption  has  increased  massively over  the last  two  decades, while 

the world’s  forests have not.  It stands to reason  that any measures that 

save paper are both economically and environmentally beneficial.

Homes and  offices do not just use a lot of paper; they throw away 

a great deal  as well.  Much of  the disposed  paper  has  only  been  used 

on  one  side:  the  other  side  is  often  blank.    In  such  cases,  it  is  more 

sensible  and  efficient to retain such pieces  of paper  and  utilize them for 

scrap,  whilst  leaving  fresh  sheets  for  final  or  official  documents

3

 .  By 

doing this, paper consumption can be curbed considerably.

IX.) Use Rechargeables.

The logic  of utilising rechargeable rather  than disposable  batteries 

is straightforward: the cost of replacing disposable  batteries exceeds the 

costs of recharging  batteries.  Thus, over  time, one  saves money  if one 

uses rechargeables.

Furthermore,  an  increasing  number  of  electric  items,  (shavers, 

torches,  toys,  etc...)  have  rechargeable  versions.    From  the  analysis 

above,  it stands to reason  that purchasing  the rechargeable  rather than 

the  battery-powered  versions  of  these  objects,  will  save  money  in  the 

medium and long-run.

3

 Similarly, such paper can be used to print rough drafts, leaving fresh paper for final versions.

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X.) Purchase Multifunctional Items.

Amidst  the  vast  array  of  consumer  goods  in  the  shops,  one  will 

occasionally  find  an  item  that  can  perform  more  than  one  function.   

These  can  vary  from  simple  objects  (for  example,  a  ruler  which  has  a 

protractor in  the middle) to complex devices  (such as a fax machine that 

can also photocopy and  print.)   As a general rule, it is less expensive to 

purchase  these  multi-functional  items  than  to  buy  two  or  more 

monofunctional objects separately.

Multifunctional  items  have  two  other  significant  benefits.    Firstly, 

they  save space  -  a  ruler  with  a  protractor  is less  bulky  than  a a  ruler 

and  protractor.   Secondly,  they save power,  as only  one  power  supply 

is  needed  with  a  multifunctional  device.    Together,  these  two  benefits 

entail considerable cost savings.

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Computers.

XI.) Automatic Duplex Printing.

Every printer can print on  both  sides of a page: but not all printers 

can  do  so  automatically.    Similarly,  almost  every  printer  permits  two 

pages  to be  printed on  one  sheet of paper, but there are  few programs 

that  have  taken  this  capability  to  its  logical  conclusion  and  enabled 

booklet printing.

Combining two-sided  printing with the printing of two pages  to one 

side  enables  one  to print  four  pages  on  a  single sheet  of paper  - thus 

reducing  paper  use  by  75%.   With  automatic,  (as  opposed  to  manual) 

duplex printing, time is also saved in the process.  Last, but not least, with 

booklet  printing,  the  result  enables  one  to  produce  the  document  in  a 

format that makes for convenient storage and reading.

Duplex  Printers normally  have  a D at the end  of  their names, (ex: 

Xerox  Phaser™  3428D),  just  as  network  printers  sometimes  have  N 

attached  to  the  end  of  theirs’,  (thus  a  printer  which  is  both  duplex  and 

network will have  DN at the end of its name.)  Some non-duplex printers 

provide  the option  of  attaching an  automatic duplex  unit:   it is generally 

wise to avail of this option.

      Among  the  programs  that  provide  for  booklet  printing  are  the 

later versions  of Adobe Acrobat  Reader, (version  8 for example).  Other 

programs  like  OpenOffice  also  permit  booklet  printing;  even  if  they  did 

not  however,  so  long  as  the  output  can  be  converted  to  Adobe’s  pdf 

format,  one  can  take advantage  of booklet  printing and  minimize one’s 

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consumption of  paper.  When one considers  the reams that the average 

office  uses,  it  stands  to  reason  that  the  use  of  duplex  printing  can 

generate extensive savings.

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XII.)  Purchase  Blank  CDs  in  Spindles,  and  Buy  CD  Cases 

Separately.

Blank Compact Discs  (CDs) and Digital Versatile Discs (DVDs) can 

be  purchased  along  with  their  jewel  cases,  as  well  as  without  these 

cases, (in the form of spindles).  What is less well known is that CD jewel 

cases themselves can be bought  for a pittance.  Thus, it is far cheaper to 

purchase CD cases and the blank CDs separately (without their cases of 

course),  than  to  purchase  the  discs  with  their  jewel  cases.    The  same 

holds  true of blank DVDs.  (The author estimates that one saves  at least 

20% of the price of a blank CD sold with a case in this way).

It is true that when one purchases CDs with jewel cases, they have 

a paper  cover (normally with  the manufacturer’s logo).   Jewel  cases that 

are sold separately generally  do not come with this.   However, there are 

three  inexpensive  ways  of  dealing  with  the  need  to  provide  an 

alternative label:

Creating  one’s  own  cover,  by  cutting  out  a  piece  of  paper  and 

decorating it accordingly.

Using a marker pen to directly label the disc. 

Purchasing  lightscribe discs and  burning  one’s  desired  cover  onto 

them.

The  third  option  -  although  rather  time-consuming  -  is  highly 

recommended  as  a means  of labelling  and  decorating  CDs  and  DVDs.  

Although  lightscribe  drives  are  still  not  common  with  new  computers, 

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external  and  internal  lightscribe  drives  are  easily  available  and  the 

software required can be downloaded for free via 

http://www.lightscribe.com.

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XIII.) Use Linux instead of Windows.

There  are  few  spectacles  that  better  illustrate  the  ignorance, 

irrationality  and  lethargy  of  the  wealthier  members  of  the  human  race 

than  the  widespread  use  of a  vulnerable,  dysfunctional  and  expensive 

operating  system,  in  the  wake  of  a  free,  stable  and  secure  alternative.   

Businesses  are  particularly  to  blame  for  failing  to  consider  the  bottom 

line when purchasing computers.

One could  write an entire book  detailing the benefits of Linux over 

the Windows  Operating  System.  A website, 

http://www.whylinuxisbetter.com,

 

already does  this.  Here, the focus will be limited to the main advantages 

of making this shift.

Most distributions of Linux are  free - free to  download  and use, as 

well as free to change or modify to suit one’s requirements.  Distributions 

are  generally  provided  in  the  form  of  ISO  files,  which  can  be  burnt  to 

disc  using  programs  such  as  Infrarecorder  (which  is  free)  or  Nero 

(which  is not.)  Macintosh users  can  use  Toast, while Linux  distributions 

often have a default ISO burning program of their own.

Being  generally  free  of  spyware,  malware,  adware,  trojans  and 

viruses,  Linux  machines  do  not  require  the  purchase  of  anti-virus  and 

anti-spyware  programs  -  an  additional  saving  (of  both  moments  and 

money,  as  combating  spyware,  malware  etc..  is  time-consuming).   

Furthermore,  many  Linux  distributions  come  with  the  OpenOffice  suite, 

and the GIMP image editing program - thereby again saving the user the 

expense  of purchasing  licences for commercial software.  (In fairness, it 

should  be  noted  that  OpenOffice  and  GIMP  are  both  available  for 

Windows and Mac as well.)

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Last,  but  not  least,  Linux  generally  works  on  machines  with  low 

system  requirements,  in  contrast  to  the  latest  version  of  Microsoft’s 

Operating  System,  (Windows  Vista)  which  needs  powerful  hardware  in 

order to  function adequately.  Thus, shifting to Linux reduces the need to 

spend  vast  amounts  of  money  on  new  computers  every  time  a  new 

operating system comes out.

 All in all, given  the time  and  money  saved, shifting from Windows 

to  Linux  is  one  of  the  wisest  moves  an  individual  or  a  company  can 

make.    Although  there  are  difficulties  in  making  the  transition,  (it  takes 

some time and effort to adjust to a new Operating System), the existence 

of a strong online Linux community helps mitigate these. 

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XIV.)   Use  E-mail  In  Place  of  Paper  to  Distribute  Memos  and 

Circulars.

Many  offices  now  provide  every  employee  with  a  computer 

workstation,  and  these  are  often  connected  to  a  single  Local  Area 

Network  (LAN).  Given this, it is quite possible  for a  skilled IT engineer to 

set  up  an  internal  e-mail  network  for  transmitting  memos  and  circulars 

across  the  office.   With the correct  settings, the sender  can  have  the e-

mail  system  provide  an  automated  response  whenever  the  circular  is 

opened.

This  system  -  and  it  is  not  very  expensive  to  set  up  once  the 

network  has  been  established  -  does  away  with  the  need  to  send 

memos and circulars in printed form, thus saving on the  costs of ink and 

paper, as well as saving on time spent on their distribution.

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XV.) Distribute Long Documents In Digital Format.

The logic behind this measure is rather self-explanatory.  Given the 

costs  and  weight  of  paper  and  ink, in  contrast  to that  of  hard  disk  and 

flash  memory  storage  space,  it  is  logical  to  minimize  the  use  of  the 

former,  and  to  maximize  the  utilisation  of  the  latter.    Thus,  when  large 

documents  (such  as  reports,  statistics,  archives,  etc...)  need  to  be 

distributed, it is advisable to despatch them in the form of pdf or html files, 

through e-mail or on floppy disks

4

 , USB devices or small CDs.

Printing  hard  copies  of long  documents should  ideally be  carried 

out  by  the  recipient  of  the  documents  rather  than  the  distributor:  this 

saves  the  latter  the  costs  of  storage  and  transportation.    (This  is,  of 

course,  more  feasible with black and  white documents, than with colour 

documents,  due  to  the  fact  that colour  printers  are  still uncommon  and 

colour printing is rather expensive.)

4

 Although standard floppies only hold 1.44 MB of data, many text files are less than 1MB in size.

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XVI.) Store Documents In Digital Rather Than Paper Formats.

Storing  volumes  of  documents  in  their  printed  form  not  only 

involves a  great deal of expenditure on  paper and  ink, but also requires  

considerable  space,  and  is  also  time-consuming.    In  contrast,  digital 

storage  and  replication  is  both  cheap  and  swift  -  and  is  becoming 

cheaper  and  swifter  with  the march  of technological  progress.   Thus,  it 

stands to reason  that for long-term storage, digital formats are preferable 

to  paper  formats;  this  is  all  the  more  so  as  duplicating  the  stored 

archives  is  much  quicker,  easier  and  cheaper  with  digital  files,  (which 

only  need  to  be  copied  from  one  hard  disk/USB  drive  to  another,  as 

opposed to photocopying each and every paper.)

The one caveat that must be made in this context, concerns  the file 

format in which storage  is maintained, as one  needs  a format which will 

be easily accessible and readable by the computers of the future.  To this 

end,  the  pdf  format  of  Adobe  Acrobat  is  recommended,  given  its 

widespread  use  and  the  low  likelihood  of  it  being  terminated  by  the 

company  that  designed  it.    The  fact  that  many  different  types  of 

documents - ranging from text files to spreadsheets and scanned images 

can  easily  be  converted  to  pdf,  also  makes  it  a desirable  file  format  to 

use for this purpose.

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XVII.) Create and Use Templates.

‘The  types  of  documents  were  limited  and  only  a  few  figures 

would  vary  with  each  document.    All  the  other  things  were 

fixed...   So  whenever I  had any spare time,  I  prepared as many 

documents as possible ahead of time.  All the company had to do 

was fill in the figures and the dates.’

- Kim Woo Choong, Every Street is Paved With Gold, pages 104-5

Many of the documents created in the workplace or at home, come 

in one  of a few formats: letters, reports, notes, spreadsheets, etc.. Rather 

than  writing  each  document  from  scratch,  it  makes  sense  to  create 

templates  which  one  can  fill  up  whenever  a  new  version  of  that 

document type is required.

Alternatively, one  can  open  up older  documents of the same type, 

change the details and print out the new one, (as mentioned in the quote 

above).  This method also saves time.

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XVIII.) Create and Use Macros

A macro  is  a small program  that automatically  performs  a number 

of functions  inside a computer  program,  (such as a word  processor  or 

spreadsheet).  While these functions can be carried out without a macro, 

the use of a macro  often generates considerable  saving in terms of time 

and  effort - as instead of executing  each  function separately, one simply 

launches the macro.

For example,  in a word  processing  program, (such as OpenOffice 

Word  Processor  or  AppleWorks),  one  can  easily  record  and  create  a 

macro  that places one’s  name and the date at the top of  the page.  With 

a little more skill, one can create  an icon  that runs the macro.  Thus, with 

the click of an icon, one can  save oneself  the time and trouble  of writing 

up  one’s  name  and  date  whenever  one  begins  a  new  document.   

(Similarly,  one  can  easily  create  a  macro  that  places  one’s  address 

automatically at the top right corner of the page, in case one has to send 

a letter.)

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XIX.) Utilize,  and if  Necessary Install,  Useful Programs  on the 

Desktop.

Some  useful  programs,  such  as  clocks  and  calculators,  are 

available  on  every  operating  system.   It  is thus  feasible to  use  these  in 

place of  purchasing extra watches or calculators for the workplace.

Most  offices  possess  computers,  but  most  computers  do  not 

possess  all  the  useful  programs  that  one  might  need.    For  example, 

Microsoft  Windows  lacks  a  dictionary.    Fiddling  through  one’s 

possessions  to  find  a  dictionary  simply  because  one  does  not  have  it 

easily accessible on one’s desktop is a waste of time.

Thus, it is a sensible, time-saving measure to anticipate such needs 

in  advance  and  to  download  and  install  the  corresponding  freeware 

programs, with icons on the desktop to facilitate easy access.  Even if the 

time  saved  is  only  a  minute  or  two,  a  few  such  savings  every  week 

amount to hours over the course of a year.

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XX.)  Where  Possible,  Install  Internal,  Rather  Than  External, 

Drives.

Although  most computers come  with inbuilt CD or  DVD drives, it is 

sometimes  convenient  or  necessary  to  purchase  and  attach  an  extra 

drive  (for  example,  in  order  to  lightscribe  discs.)    Such  drives  can  be 

installed into a computer’s spare  ports, (in the case of internal drives) or 

attached  via  an  USB  or  FireWire  cable  (in  the case  of  external  ones).   

Their functions are generally  the same; however,  the costs of these two 

options are not.   

Internal  drives  are  substantially cheaper  than external  drives, and 

unlike  external  drives,  they  do  not  require  an  external  power  source, 

(and  thus,  they  save  on  electricity).    Although  they  seem  less  portable 

than external CD/DVD  drives, internal drives are  not: it is not particularly 

difficult to  install and  remove  these drives  if one  takes the effort  to read 

the  instruction  manual.    For  these reasons,  it  is  advisable  to  purchase 

and install internal rather than external drives wherever possible.

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XXI.) Scan Documents Instead of Photocopying Them.

It is  often customary  and  quite convenient  in offices  to photocopy 

documents  whenever  duplicates  are  needed.    However,  in  many 

instances, all that is required is a copy  of the document, not a hard copy.  

Under  such  circumstances,  it  is  equally  effective  to  scan  the  document 

and then to send it by e-mail or on a USB flashdrive.

Scanning  is  considerably  cheaper  than  photocopying  as  paper 

and  ink  are  not  required:  scanners  also  tend  to  cost  much  less  than 

photocopiers.    Although  scanning  is  more  time-consuming  -  this 

disadvantage is overcome when a  large number  of copies is  required: it 

is probably quicker to  scan a document and send it to a hundred people 

than it is to make a hundred photocopies of it.

Thus,  although  photocopies  are  still  indispensable  for  the  office 

whenever  hard  copies  are  required,  (and  it  should  be  noted  that  it  is 

generally  quicker and  cheaper to  photocopy  a page  than to print it), it is 

advisable  to  encourage  the  use  of  scanners  whenever  a  paperless 

copy will suffice.

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XXII.) Retain Older Computers

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Every few years, companies  tend to upgrade  their IT divisions and 

replace  their  old  computers  with  the  newest,  most  powerful  and  often, 

most  expensive,  machines.    In  itself,  this  process  is  not  necessarily 

wasteful,  as  faster  and  mightier  computers  can  contribute  massively  to 

boosting  productivity.   What  is wasteful  is the  disposal  of  old  machines 

which are fully functional.

Many  of  the  older  computers  (in  homes  as  well  as  offices)  are 

capable  of  numerous  regular  tasks  -  ranging  from word  processing  to 

data  storage.    They  can  thus  be  kept  in  reserve  in  case  an  existing 

computer  fails.  Furthermore,  they can  also  be  used  as training devices 

for  new  staff  or  as  an  extra  repository  of  important  documents.    No 

doubt,  intelligent  minds  will  be  able  to  discover  other  uses  for  older 

computers.  What is worth  bearing  in mind, is that every old machine  for 

which  a use  can  be  found,  reduces  the need  for  more  new  machines, 

and thus saves both time and money.

Sometimes,  old  computers  can  provide  necessary  spare  parts or 

devices.    For  example,  if  a  computer’s  USB  drivers  fail,  and  thereby 

render  its USB  mouse  non-functional, one  can  use  a PS/2  mouse  from 

an old machine in its place, and then set about reinstalling the drivers. 

5

 This advice can be applied to other electronic and electric equipment as well.

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Other

XXIII.) Learn to Type.

There  are  few  skills  in  the  modern  world  that  are  more  valuable 

than  typing.    The  amount  of  time  saved  by  this  ability  is  immense  - 

although  it  has  rarely  been  measured.    In  addition,  being  able  to  type 

one’s own documents obviates the need  to hire professional typists, and 

thus, saves money as well.

Typing serves to increase the ability and propensity of an individual 

to  utilize  e-mail  and  computers  in general.    It  thereby  can  increase  his 

productivity both  inside and  outside  the workplace,  and  thus constitutes 

one  of  the  wisest  investments  an  individual  or  a  firm  can  make.    In 

particular,  managers  who  know  how  to  type  will  need  to  rely  less  on 

secretaries,  and  can  also  save  time  by  typing  e-mails,  memos,  reports 

and other documents themselves.

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XXIV.) Ban Newspapers In The Workplace.

Alongside  numerous  bad  habits  that  undermine  productivity  and 

concentration  (smoking, drinking alcohol, gambling  etc..) there also exist 

certain  activities  that,  whilst  apparantly  innocuous,  serve  to  steadily 

undermine  the dedication  and  performance  of the  worker.    One  of  the 

most common of these is the perusal of newspapers in the workplace.

While a thorough  grasp  of current events is laudable,  the office is 

not  the  place  for  obtaining  it.    Newspapers  constitute  a  serious 

distraction at work, because  they not only  divert an employee’s attention 

from his  work,  but also  from the activities of  his co-workers.    They thus 

render him less productive and helpful than he would otherwise be.

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XXV.) Replace Lightbulbs with Tubelights.

This change  has  already  been  implemented  in numerous  houses, 

stores  and  offices,  but  for  those  that  have  not  yet  done  so,  it  is  worth 

reviewing the  reasons for  replacing lightbulbs with tubelights.  Tubelights 

provide 

proportionately 

greater 

illumination 

and 

generate 

proportionately  less  heat  for  a  given  amount  of  electric  power  than 

lightbulbs, and  are thus, more  economically  efficient.  As a matter of fact, 

incandescent  lights  convert  over  ninety percent  of  their  power  to  heat, 

and  only  the remainder  is turned to  light, making  them a  very  inefficient 

lighting system. 

While those  living in temperate climates  might benefit from  the fact 

that  lightbulbs  generate  a  considerable  amount  of  heat,  people  in 

tropical  and  semi-tropical  regions  will  gain  far  more  by  removing  this 

unnecessary heat source - as doing so will reduce cooling costs.

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XXVI.) Whenever Feasible, Travel By Train.

The  quality and  availability  of public  transport  varies  from  country 

to country, but with the recent rise in fuel prices, its economic viability has 

increased  everywhere.    What  is  less  appreciated  is  the  benefit  of  train 

travel as a means of saving time.

Due  to  growing  congestion  in  many  cities,  travelling  by  train 

(particularly  through  underground  networks)  is  often  faster  than  using 

automobiles.   For  longer  journeys,  much  depends  on  the nature  of the 

rail  network.    In those  countries  where  high-speed  trains are  common, 

(Japan, Germany, France, etc..) travelling by rail can be faster than going 

by  plane, especially  when  the  hours  spent  in  the airport  are  taken  into 

consideration.    Elsewhere,  train  travel  is  too  slow  to  compete  with  air 

travel,  but  is  considerably  cheaper.    Thus,  for  those  who  are  not  in  a 

hurry, it is the economic option.

One can only  hope that more governments begin  to recognize the 

economic and  environmental benefits of rail transport and  develop high-

speed train networks for the general public.

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XXVII.)  Consume Microwave Meals Instead of Fast Food.

The  phenomenon  of  fast  food  has  swept  much  of  the  urbanized 

parts  of  the  world,  partly  as a  result  of  the  increasingly  hectic  working 

lives that no  longer  provide  individuals with the time to cook  and  clean.  

The result  is that men  squander  their  time slaving for  corporations,  and 

then squander  their wages  on  food  that is likely to  do  them more  harm 

than  good

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 .  

The saddest part of this development is that it is quite unnecessary.  

Even  employees  who,  due  to  lack  of  time,  cannot  afford  to  cook,  can 

nonetheless  purchase  and  utilize  microwaves.    The  cost of  microwave 

meals is often less than that of fast food, and the time taken to cook them 

is  not  substantially  longer.    Moreover,  microwave  meals  can  be 

purchased  in advance, thus saving  the  time spent travelling to and  from 

fast-food  outlets.   Only  the problem  of cleaning  remains  (and even  this 

can  be  evaded  by  using  paper  plates)  -  but  the  time  taken  for  that  is 

easily offset by the time wasted in dealing  with illnesses generated by an 

unhealthy  diet  .    As  illness  is  often  expensive,  it  stands  to  reason  that 

shifting  from  fast  food  to  healthier  microwave  meals  is  beneficial  for 

one’s wealth as well as one’s health.

6

 India, with its 

dhabbawallas, is, thankfully, an exception to this phenomenon; so is France thanks to its 

numerous bakeries.

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XXVIII.) Use Thick, Dark Curtains.

This  suggestion  may  seem  trivial,  but  it  is  of  some  value 

nonetheless.    In  tropical  and  semi-tropical  climates,  considerable 

electricity  is  used  keeping  rooms  cool  with  fans  and  air  conditioners.   

Thick, dark curtains, by minimizing the penetration of  the sun’s rays, help 

reduce  the  build-up  of  heat  in  a  room  -  in  comparison  to  thin,  lightly 

coloured ones.  They  thereby cut the amount of time and energy needed 

to cool the room, and this translates into serious monetary savings.

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XXIX.) Use Easy-to-Assemble Furniture to Gain Shelf Space.

Most rooms  in  houses,  offices and  elsewhere,  make  good  use  of 

the floorspace,  but neglect the third dimension.  With the simple addition 

of  a  few  tiers,  one  can  considerably  increase  the  shelf  space  in  such 

areas.    However,  as  wooden  shelves  are  rather  expensive  and  quite 

heavy, this  option is often forgone. 

Fortunately,  there  is  another,  cheaper  option.    Plastic  furniture 

which  is  capable  of  being  disassembled  and  reassembled  without 

difficulty - provides the opportunity to increase shelf space at low cost.  A 

further bonus  is that such furniture is  often lightweight, and  thus easy to 

carry.   Greater  use  of  such furniture  to create  shelf space,  reduces  the 

need to purchase/rent additional floor space, and thus, saves money.

XXX.) Wherever Possible, Buy Direct.

The  proliferation  of  mail-order  and  online  retailers  creates  the 

opportunity  for  considerable  savings  for  households  and  firms  alike.   

Mail-order  and  online  retailers often offer lower  prices  than  the stores  - 

as they generally have lower  overhead costs  to cover.   Furthermore, by 

ordering online,  one can save  oneself the costs of travelling to and from 

the  store  -  a  cost  which  is  considerable  in  terms  of  time,  (due  to 

congestion)  and  money  (due  to  rising  fuel  prices).    Thus,  purchasing 

direct  -  either  by  telephone  or  via  the  internet  -  is  often  more 

economically efficient than visiting the shops.

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Conclusion.

The above suggestions are  just a few ways in which one can save 

time  and  money  in  everyday  life.    There  are,  no  doubt,  many  other 

methods  to  conserve  them  which  inquisitive  minds  can  discover  and 

promote.    In  an  age  when  prices  are  rising  rapidly  as  a  result  of 

exploding  fuel  and  raw  material  costs,  such  discoveries  would  be 

increasingly helpful for society in general.

However,  time and  money  are  far from the  most important entities 

in life.  It is of far greater  importance to conserve  one’s  spirit, and it is in 

this  light  that  the  suggestions  above  should  be  considered.    Few 

developments  dampen  the human  spirit  more  than financial  insecurity  - 

an  insecurity that  is  often brought  about  by  unforeseen  changes  in  the 

cost  of  living,  or  adverse  changes  to  one’s  livelihood.    Yet  it  is  at 

precisely  such moments that one needs  the greatest spiritual strength in 

order  to strive forth.  In order  to muster such strength, it is preferable  to 

perceive  such  unforeseen  developments,  not  as  calamities  to  be 

lamented, but as challenges  to be overcome.   To the extent that this text 

helps  some individuals  overcome their  challenges, it will have served  its 

purpose. 

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