Technik_prac_biurowych_419[01]_Z2.03

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

MINISTERSTWO EDUKACJI

NARODOWEJ

Ewa Kawczyńska-Kiełbasa

Zarządzanie informacją i obiegiem dokumentów
419[01].Z2.03

Poradnik dla ucznia

Wydawca

Instytut Technologii Eksploatacji – Państwowy Instytut Badawczy
Radom 2007

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

SPIS TREŚCI

Wprowadzenie

Wymagania wstępne

Cele kształcenia

Materiał nauczania

4.1.

Informacja w pracy biurowej

4.1.1.

Materiał nauczania

4.1.2. Pytania sprawdzające

4.1.3. Ćwiczenia

4.1.4. Sprawdzian postępów

4.2.

Instrukcja kancelaryjna. Systemy kancelaryjne

4.2.1. Materiał nauczania

4.2.2. Pytania sprawdzające

4.2.3. Ćwiczenia

4.2.4. Sprawdzian postępów

4.3. Rodzaje akt. Rzeczowy wykaz akt

4.3.1. Materiał nauczania

4.3.2. Pytania sprawdzające

4.3.3. Ćwiczenia

4.3.4. Sprawdzian postępów

4.4. Obieg dokumentów

4.4.1. Materiał nauczania

4.4.2. Pytania sprawdzające

4.4.3. Ćwiczenia

4.4.4. Sprawdzian postępów

4.5. Przechowywanie i archiwizacja akt

4.5.1. Materiał nauczania

4.5.2. Pytania sprawdzające

4.5.3. Ćwiczenia

4.5.4. Sprawdzian postępów

Sprawdzian osiągnięć

6. Literatura

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

1. WPROWADZENIE

Poradnik będzie Ci pomocny w przyswajaniu wiedzy i umiejętności dotyczącej roli

informacji w pracy biurowej, uregulowania jej przepływu, sposobu rejestracji pism oraz ich
przechowywania.

W poradniku uwzględniono:

–

wymagania wstępne, w których wyszczególniono jakie umiejętności powinien posiadać
uczeń przed przystąpieniem do realizacji jednostki modułowej,

–

cele kształcenia, które pokazują jakie umiejętności uczeń opanuje po przeprowadzeniu
procesu kształcenia,

–

materiał nauczania, w którym zawarte są niezbędne treści teoretyczne, aby opanować
zasady zarządzania informacją i obiegiem dokumentów,

–

pytania sprawdzające, które umoŜliwią ocenę przygotowania do wykonania ćwiczeń
potwierdzających nabycie umiejętności,

–

wiczenia do samodzielnego rozwiązania zawierające: polecenie, sposób wykonania oraz

wykaz materiałów do wykonania ćwiczenia, pomogą ukształtować umiejętności
praktyczne i zweryfikować nabytą wiedzę teoretyczną,

–

sprawdzian postępów, który pomoŜe ocenić poziom wiedzy po wykonaniu ćwiczeń,

–

sprawdzian osiągnięć, który po zrealizowaniu wszystkich tematów jednostki modułowej
pozwoli ocenić poziom nabytych umiejętności w procesie kształcenia,

–

wykaz literatury.

Schemat układu jednostek modułowych

Moduł 419[01].Z2

Organizacja

i funkcjonowanie biura

419[01].Z2.01

Stosowanie przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy,

ochrony przeciwpoŜarowej oraz ochrony środowiska

419[01]. Z2.02

Prowadzenie

korespondencji

419[01]. Z2.03

Zarządzanie informacją

i obiegiem dokumentów

419[01]. Z2.04

Organizowanie pracy

w sekretariacie

419[01]. Z2.05

Obsługa klienta

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

2. WYMAGANIA WSTĘPNE

Przystępując do realizacji programu nauczania, powinieneś umieć:

−

posługiwać się słownictwem związanym z praktyką gospodarczą i pracą biurową,

−

wyjaśniać podstawowe pojęcia ekonomiczne,

−

rozróŜniać podstawowe środki techniczne pracy biurowej (telefon, faks, kserokopiarka),

−

pozyskiwać, utrwalać i przekazywać informacje drogą elektroniczną,

−

obsługiwać nowoczesne urządzenia biurowe,

−

wydrukować dokument,

−

posługiwać się słownictwem obcojęzycznym w zakresie podstawowego słownictwa
zawodowego,

−

charakteryzować pisma stosowane w korespondencji wewnętrznej i zewnętrznej,

−

wyodrębniać części składowe pisma,

−

wypełniać formularze,

−

obsługiwać komputer w podstawowym zakresie.

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

3. CELE KSZTAŁCENIA

W wyniku realizacji programu jednostki modułowej, powinieneś umieć:

−

wyodrębnić elementy struktury informacji,

−

rozróŜnić nośniki informacji najczęściej występujących w biurze,

−

wyjaśnić istotę i zakres zarządzania informacją wewnątrz instytucji,

−

odebrać i przekazać informacje za pomocą nowoczesnych urządzeń biurowych,

−

wykorzystać instrukcję kancelaryjną do ustalania obiegu pism i dokumentów,

−

pozyskać i dokonać selekcji informacji,

−

zaklasyfikować informacje według róŜnych kryteriów,

−

zarejestrować sprawy i oznakować je,

−

zarejestrować pisma w dzienniku korespondencyjnym,

−

zaklasyfikować akta spraw, stosując klasyfikację dziesiętną,

−

zaklasyfikować akta spraw według kategorii archiwalnych,

−

zaklasyfikować materiały archiwalne do likwidacji lub konserwacji,

−

przygotować akta do archiwizowania,

−

wykonać

typowe

czynności

związane

porządkowaniem,

prowadzeniem

i archiwizowaniem powierzonej dokumentacji i akt jednostki organizacyjnej.

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

4. MATERIAŁ NAUCZANIA

4.1.

Informacja w pracy biurowej

4.1.1. Materiał nauczania

Informacja stanowi istotny element procesu decyzyjnego (rys. 1). Dostarcza wiedzy na

temat zmian jakie zachodzą w przedsiębiorstwie, jak i w otoczeniu tego przedsiębiorstwa. Jej
zakres,  rzetelność,  aktualność,  zrozumiałość,  szybkość  dostępu  będzie  miała  wpływ  na
podejmowane  decyzje,  będące  świadomym  wyborem,  np.  wybór  kontrahenta,  wybór  banku,
w którym jednostka będzie prowadziła rachunek bankowy lub zaciągnie kredyt.

Podjęta decyzja na podstawie uzyskanych informacji będzie wywoływała określone

działania  lub  prowadziła  do  ich  zaniechania.  Przeprowadzone  działania  podlegają  kontroli,
w  wyniku  której  porównywane  są  ich  rezultaty    z  załoŜeniami  i  stwierdzane  są  ewentualne
nieprawidłowości.  Kontrola  teŜ  jest  źródłem  informacji.  Stwarza  moŜliwość  wprowadzania
korekt do prowadzonych działań lub podejmowania innych decyzji.

Rys. 1. Elementy procesu decyzyjnego [opracowanie własne]

Pomimo, Ŝe w przedsiębiorstwie występuje róŜnorodność informacji, kaŜda z nich ma

jednakową strukturę, na którą składają się:

−

treść informacji (sprawozdanie finansowe, specyfikacja, pełnomocnictwo, oferta),

−

nośnik informacji, na którym jest przechowywana (płyta CD, dyskietka, pismo, dysk
wymienny, magnetyczny, optyczny, kaseta magnetofonowa, kaseta VHS, protokół,
wypełnione druki i formularze, dokumentacja finansowa, zdjęcia i inne),

−

identyfikacja informacji w postaci symbolu, nazwy,

−

sposób przesyłania informacji (nowoczesne urządzenia biurowe, media, kontakt
bezpośredni).
PoniewaŜ informacja stanowi główny produkt pracy biurowej, o jej uŜyteczności stanowić

będą przeprowadzone czynności biurowe, składające się na obieg informacji:

−

przyjmowanie informacji z zewnątrz (np.: od innych przedsiębiorstw, bezpośrednio od
interesantów, od firm konsultingowych, od agencji reklamowych, drogą telefoniczną,
internetową, korespondencyjną),

−

selekcja, weryfikacja informacji w celu wyeliminowania informacji nieprzydatnych
i nieprawdziwych – poprzez samodzielne sprawdzenie lub uzyskanie opinii osób
kompetentnych,

−

segregacja i klasyfikacja informacji, np.: według podmiotów, zagadnienia, którego
dotyczy, chronologii, alfabetu,

INFORMACJA

DECYZJA

KONTROLA

DZIAŁANIE

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

−

obieg  informacji  wewnątrz  przedsiębiorstwa  –  przekazywanie  dyspozycji  przez
kierownictwo  pracownikom  (przepływ  pionowy  w  dół),  przekazywanie  informacji  przez
pracowników  kierownictwu  (przepływ  pionowy  w  górę),  przekazywanie  informacji
między pracownikami (przepływ poziomy),

−

opracowanie informacji na potrzeby przedsiębiorstwa – rejestrowanie, przetwarzanie
w formie pojedynczych informacji, np.: o wysokości kosztów w danym miesiącu bądź
w formie sprawozdań, raportów, zestawień zawierających więcej informacji,

−

przesyłanie danych na zewnątrz – do kontrahentów, urzędów, banków i innych instytucji
drogą pisemną, nowoczesnych urządzeń łączności, Internetu, bezpośredniego kontaktu –
za kaŜdym razem istotne jest przekazanie informacji w taki sposób, aby budować
pozytywny wizerunek firmy,

−

przechowywanie  informacji  –  informacje  uzyskiwane  w  trakcie  roku  powinny  być
odpowiednio  przechowywane,  np.:  w  segregatorach,  na  dyskietkach,  płytach  CD,
kasetach, dyskach, zdjęciach  lub innych nośnikach informacji,

−

archiwizowanie informacji – informacje, które nie są juŜ wykorzystywane na bieŜąco
powinny być przekazywane do archiwum zakładowego lub państwowego.

Na sprawny przepływ informacji ma wpływ struktura organizacyjna przedsiębiorstwa,

która pokazuje wzajemne powiązania funkcjonalne i hierarchiczne komórek organizacyjnych
i stanowisk pracy.

KaŜdy rodzaj struktury ma inny zakres podporządkowania, który będzie determinował

sprawność przepływu informacji.

RozróŜnia się trzy zasadnicze rodzaje struktur organizacyjnych:

−

liniową,

−

funkcjonalną (wieloliniową),

−

sztabowo-liniową.

Struktura Liniowa

Rys. 2. Schemat struktury liniowej [opracowanie własne]

W strukturze liniowej istnieje zasada jednoosobowego kierownictwa oraz wyraźny układ

hierarchiczny, w którym komórki niŜszego szczebla podlegają komórkom wyŜszego szczebla

KIEROWNIK

JEDNOSTKI

ZASTĘPCA

KIEROWNIKA

JEDNOSTKI

ZASTĘPCA

KIEROWNIKA

JEDNOSTKI

DZIAŁ I

DZIAŁ II

DZIAŁ III

DZIAŁ IV

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

a podwładny otrzymuje informację od jednego przełoŜonego i jednemu przełoŜonemu
przekazuje informacje zwrotne.

Przekazane informacje podwładnym są przejrzyste i nie zawierają sprzecznych poleceń.

Istnieje  łatwość  zapewnienia  dyscypliny  słuŜbowej  i  ustalenia  odpowiedzialności  za  przekaz
informacji  zwrotnych  do  przełoŜonych.  JeŜeli  występuje  duŜa  ilość  szczebli  moŜe    mieć  to
wpływ na spowolnienie przebiegu informacji.

Przepływ informacji między komórkami organizacyjnymi w kierunku poziomym wymaga

juŜ koordynacji

Struktura liniowa jest najstarszą formą organizacyjną. Najczęściej stosowana jest

w małych przedsiębiorstwach, w których odpowiedzialność za podejmowane decyzje,
dotyczące róŜnych zadań moŜe być skupiona w rękach jednego zwierzchnika.

Struktura funkcjonalna (wieloliniowa)

Rys. 3. Schemat struktury funkcjonalnej (wieloliniowej) [opracowanie własne]

W strukturze wieloliniowej podwładni mają przełoŜonych hierarchicznych, którzy

przekazują  informacje  (polecenia)  co  ma  być  wykonane  oraz  przełoŜonych  funkcjonalnych,
którzy  decydują  o  sposobie  wykonania  zadań.  Podwładny  ma  kilku  zwierzchników,  od
których moŜe otrzymywać kilka poleceń jednocześnie.

Aby przepływ informacji w przedsiębiorstwie o strukturze funkcjonalnej był prawidłowy

i aby nie powstawały spory kompetencyjne wymagana jest od przełoŜonych i pracowników
duŜa samodyscyplina. W przeciwnym wypadku powstaną trudności w uzgadnianiu zadań
a pracownicy otrzymają sprzeczne informacje co osłabi ich odpowiedzialność.

Struktura wieloliniowa zapewnia fachowość podejmowania decyzji, ale charakteryzuje

się równieŜ powolnością przepływu informacji a co za tym idzie powolnością podejmowania
decyzji.

Stosowana jest w duŜych przedsiębiorstwach o skomplikowanej działalności, w których

istnieje konieczność zatrudnienia róŜnych fachowców, a w celu podejmowania prawidłowych
decyzji ustanowienia wieloosobowego kierownictwa.

KIEROWNIK

JEDNOSTKI

ZASTĘPCA

KIEROWNIKA

JEDNOSTKI

ZASTĘPCA

KIEROWNIKA

JEDNOSTKI

DZIAŁ B

DZIAŁ A

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

Struktura sztabowo-liniowa

Rys. 4. Schemat struktury sztabowo-liniowej [opracowanie własne]

Struktura sztabowo-liniowa łączy w sobie cechy struktury liniowej i funkcjonalnej.

Zachowana jest zasada hierarchiczności taka jak dla struktury liniowej, ale do dyspozycji
kierownika jednostki przewidziane są równieŜ komórki sztabowe.

Komórki sztabowe mają charakter doradczy, a ich pracownicy to przede wszystkim

specjaliści  i  eksperci.  Zadaniem  komórek  sztabowych  jest  przygotowanie  informacji  na
podstawie zebranych danych, które umoŜliwią kierownikowi jednostki  podejmowanie decyzji
i wydanie poleceń o wysokim stopniu trafności oraz kontrolę wykonania powierzonych zadań.

Struktura sztabowo-liniowa znajduje zastosowanie przede wszystkim w duŜych

przedsiębiorstwach.

Kierunki przepływu informacji w przedsiębiorstwie:

−

pionowo w dół – od zwierzchników do podwładnych (polecenia, instrukcje wykonania).

Rys. 5. Przepływ informacji pionowo w dół [opracowanie własne]

−

pionowo w górę – od podwładnych do zwierzchników (raporty, sprawozdania, analiza)

Rys. 6. Przepływ informacji pionowo w górę [opracowanie własne]

KIEROWNIK

JEDNOSTKI

ZASTĘPCA

KIEROWNIKA

JEDNOSTKI

ZASTĘPCA

KIEROWNIKA

JEDNOSTKI

DZIAŁ A

DZIAŁ B

DZIAŁ C

DZIAŁ D

KOMÓRKA

SZTABOWA

KOMÓRKA

SZTABOWA

ZWIERZCHNIK

PODWŁADNY

ZWIERZCHNIK

PODWŁADNY

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

−

poziomo – między podwładnymi

Rys. 7. Przepływ informacji poziomy [opracowanie własne]

4.1.2. Pytania sprawdzające

Odpowiadając na pytania, sprawdzisz, czy jesteś przygotowany do wykonania ćwiczeń.

1. Jaka jest rola informacji w działalności przedsiębiorstwa?
2. Jakie elementy składają się na strukturę informacji?
3. Jakie czynności biurowe składają się na obieg informacji?
4. Jakie są kierunki przepływu informacji wewnętrznej?
5. Na jakich nośnikach moŜna przechowywać informacje?
6. W której strukturze organizacyjnej przedsiębiorstwa jest łatwy przepływ informacji?
7. Która struktura organizacyjna jest najtrudniejsza dla przepływu informacji?
8. Która struktura organizacyjna sprzyja podejmowaniu decyzji o wysokim stopniu trafności?

4.1.3. Ćwiczenia

Ćwiczenie 1

Ustal, jakie informacje będą potrzebne przy wyborze banku w wybranej miejscowości

(regionie), w którym przedsiębiorstwo chce zaciągnąć kredyt lub ulokować środki pienięŜne.

Sposób wykonania ćwiczenia

Aby wykonać ćwiczenie, powinieneś:

przeczytać treść zadania,

wyszukać banki komercyjne funkcjonujące w wybranej miejscowości (regionie),

ustalić warunki udzielania kredytów w poszczególnych bankach, w wybranej
miejscowości (regionie),

ustalić warunki zakładania lokat w poszczególnych bankach, w wybranej miejscowości
(regionie),

wybrać najlepszy bank, w którym przedsiębiorstwo mogłoby zaciągnąć kredyt
lub ulokować środki pienięŜne,

zaprezentować wykonane ćwiczenie,

dokonać oceny poprawności wykonanego ćwiczenia.

WyposaŜenie stanowiska pracy:

−

literatura punktu 4.1 poradnika dla ucznia,

−

materiały zebrane w bankach funkcjonujących w wybranej miejscowości – ulotki,
foldery, materiały promocyjne, informacja udzielona w banku.

Ćwiczenie 2

Ustal kierunki przepływu informacji w Twojej grupie klasowej oraz nośniki tych

informacji. Przedstaw graficznie ustalone kierunki przepływu informacji.

PODWŁADNY

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

Sposób wykonania ćwiczenia

Aby wykonać ćwiczenie, powinieneś:

przeczytać treść zadania,

ustalić sytuacje, w których przekazywane są informacje w grupie klasowej,

dobrać kierunki przepływu informacji do określonych wcześniej sytuacji,

ustalić nośniki informacji wykorzystywane w grupie klasowej przez uczniów
i nauczycieli,

zaprezentować wykonane ćwiczenie,

dokonać oceny poprawności wykonanego ćwiczenia.

WyposaŜenie stanowiska pracy:

−

literatura punktu 4.1 poradnika dla ucznia,

−

arkusze papieru,

−

pisaki.

Ćwiczenie 3

Wymień i scharakteryzuj czynności związane z obiegiem informacji, które naleŜy

wykonać w celu zorganizowania wycieczki klasowej. Przedstaw graficznie etapy obiegu
informacji związane ze zorganizowaniem wycieczki szkolnej.

Sposób wykonania ćwiczenia

Aby wykonać ćwiczenie, powinieneś:

przeczytać treść zadania,

ustalić w grupie kierunek wycieczki,

zebrać oferty wycieczek, wykorzystując do tego celu sieć Internetu,

wskazać informacje, które zadecydują o wyborze konkretnej oferty,

poinformować o wyborze oferty opiekuna grupy,

przygotować plan wycieczki,

zapisać informacje na wybranym nośniku,

zaprezentować wykonane ćwiczenie,

dokonać oceny poprawności wykonanego ćwiczenia.

WyposaŜenie stanowiska pracy:

−

literatura punktu 4.1 poradnika dla ucznia,

−

stanowisko komputerowe z dostępem do Internetu,

−

kartki papieru,

−

arkusze papieru,

−

pisaki.

Ćwiczenie 4

Opracuj schemat organizacyjny swojej szkoły. Scharakteryzuj i oceń przepływ informacji

w kierunku pionowym i poziomym w szkole według kryterium skuteczności, szybkości
i rzetelności.

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

Sposób wykonania ćwiczenia

Aby wykonać ćwiczenie, powinieneś:

zapoznać się z treścią zadania,

ustalić komórki organizacyjne i stanowiska pracy w szkole,

powiązać komórki organizacyjne i stanowiska w strukturę,

ustalić kierunki przepływu informacji zgodnie ze strukturą organizacyjną,

zaprezentować ćwiczenie,

podczas prezentacji wskazać zalety i wady struktury organizacyjnej szkoły pod względem
przepływu informacji,

7) dokonać oceny poprawności wykonanego ćwiczenia.

WyposaŜenie stanowiska pracy:

−

literatura punktu 4.1 poradnika dla ucznia,

−

stanowisko komputerowe,

−

arkusze papieru,

−

pisaki.

Ćwiczenia 5

WskaŜ elementy struktury informacji zawarte w ofercie kredytowej banku.

Sposób wykonania ćwiczenia

Aby wykonać ćwiczenie, powinieneś:

przeczytać treść zadania,

przeczytać ofertę kredytową uzyskaną w banku,

rozróŜnić elementy struktury informacji,

zaprezentować wykonane ćwiczenie,

dokonać oceny poprawności wykonanego ćwiczenia.

WyposaŜenie stanowiska pracy:

−

literatura punktu 4.1 poradnika dla ucznia,

−

materiały zebrane w bankach w wybranej miejscowości do ćwiczenia 1 – oferta
kredytowa lub oferta kredytowa przygotowana przez nauczyciela,

−

arkusze papieru,

−

pisaki.

4.1.4. Sprawdzian postępów

Czy potrafisz:

Tak

Nie

1) wyjaśnić rolę informacji w działalności przedsiębiorstwa?

□

2) wymienić elementy struktury informacji?

□

3) wymienić czynności biurowe składające się na obieg

informacji?

□

4) scharakteryzować obieg informacji?

□

5) wskazać kierunki przepływu informacji wewnętrznej?

□

6) wskazać nośniki informacji?

□

7) wyjaśnić zaleŜność między rodzajem struktury

organizacyjnej a przepływem informacji?

□

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

4.2.

Instrukcja kancelaryjna. Systemy kancelaryjne

4.2.1. Materiał nauczania

Konieczność określenia trybu postępowania podczas gromadzenia, porządkowania,

przekazywania do obiegu oraz przechowywania dokumentów wymaga regulacji i ustalenia
zasad postępowania. W tym celu przedsiębiorstwa tworzą instrukcje kancelaryjne.

Instrukcja kancelaryjna stanowi zbiór wewnętrznych przepisów, zasad i norm

regulujących wykonywanie czynności biurowych oraz sposób postępowania z pismami
i aktami.

Stopień szczegółowości instrukcji kancelaryjnej zaleŜy od rozmiarów działalności

przedsiębiorstwa, jego struktury organizacyjnej oraz branŜy. Jednak niezaleŜnie od tych
czynników typowa instrukcja kancelaryjna określa:

−

cel instrukcji,

−

zastosowane w instrukcji pojęcia i terminy dotyczące czynności biurowych,

−

rodzaj systemu kancelaryjnego przyjętego w przedsiębiorstwie,

−

zasady obiegu pism,

−

czynności sekretariatu lub kancelarii przyjmowania, przekazywania i wysyłania pism,

−

zasady korespondencji wewnętrznej (przesyłanie, doręczanie pism poszczególnym
komórkom organizacyjnym),

−

sposób rejestrowania pism,

−

rzeczowy wykaz akt

−

sposób znakowania pism,

−

osoby upowaŜnione do akceptacji i podpisywania pism,

−

zasady postępowania z pismami tajnymi, poufnymi i zastrzeŜonymi,

−

zasady kontroli czynności biurowych,

−

zasady przekazywania akt do archiwum,

−

zasady przechowywania akt.
Do instrukcji dołącza się wzory druków, formularzy, sposób ich sporządzenia, wzory

pieczątek. Instrukcję kancelaryjną wprowadza wewnętrzne zarządzenie kierownika jednostki.

Jednym z istotnych elementów, który określa instrukcja kancelaryjna jest system

kancelaryjny.

System kancelaryjny reguluje sposób przyjmowania, rejestrowania,

gromadzenia, porządkowania, oznaczania, obiegu i przechowywania pism.

Najczęściej stosowane są dwa systemy kancelaryjne:

−

dziennikowy,

−

bezdziennikowy.

W niektórych przedsiębiorstwach stosuje się równieŜ system mieszany.

System kancelaryjny dziennikowy

Istotą

systemu

kancelaryjnego

dziennikowego

jest

wielokrotne rejestrowanie

i kwitowanie pism w dzienniku korespondencyjnym (dzienniku podawczym), które wpływają
do przedsiębiorstwa. Dziennik jest prowadzony przez pracowników sekretariatu lub
kancelarii.

MoŜe być prowadzony w systemie:

−

jednodziennikowym,

−

dwudziennikowym.

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

W praktyce częściej uŜywa się systemu jednodziennikowego, w którym rejestruje się

zarówno pisma wpływające, jak i wysyłane. Lewa strona dziennika słuŜy do rejestracji
wpływających a prawa do rejestracji pism wysłanych.

Do dziennika korespondencyjnego po lewej stronie wpisywane są:

−

kolejny numer pisma,

−

data otrzymania pisma,

−

data i numer, którymi opatrzone jest pismo u nadawcy,

−

nazwa nadawcy pisma,

−

krótka charakterystyka treści pisma,

−

ilość załączników dołączonych do pisma,

−

inicjały pracownika lub skrócony podpis pracownika odbierającego pismo.

Nr kolejny

Numer

Data otrzymania

korespondencji

Data otrzymanej

korespondencji

Od kogo

Treść otrzymanej korespondencji

ał

Znak

referenta

Rys. 8. Dziennik korespondencyjny – strona lewa [opracowanie własne]

Po prawej stronie dziennika wpisuje się pisma wysyłane stanowiące odpowiedź na pismo

zapisane po lewej stronie dziennika (na poziomie tych samych wierszy co pismo wpływające)
lub pisma nowe.

Do dziennika korespondencyjnego po prawej stronie wpisywane są:

−

data wysłania pisma,

−

nazwa adresata pisma,

−

krótka charakterystyka treści pisma,

−

numer pisma poprzedniego, gdy w danej sprawie prowadzona juŜ była korespondencja,

−

numer pisma stanowiącego odpowiedź na pismo otrzymane,

−

numer akt sprawy, jeŜeli jest prowadzona dodatkowo numeracja akt spraw.

sł

Do kogo

Treść wysłanej korespondencji

sł

Nr akt

Uwagi

Rys. 9. Dziennik korespondencyjny – strona prawa [opracowanie własne]

W systemie dwudziennikowym korespondencja wchodząca i wychodząca rejestrowana

jest w dwóch oddzielnych dziennikach korespondencyjnych.

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

Wielokrotność rejestrowania i kwitowania odbioru pisma jest główną cechą systemu

kancelaryjnego dziennikowego. Polega na wykonaniu czynności:

−

rejestracji wpływu pisma w dzienniku korespondencyjnym w komórce organizacyjnej
(kancelaria, sekretariat),

−

przesłania pisma za pokwitowaniem do komórki organizacyjnej, dla której jest
przeznaczone, gdzie podlega powtórnej rejestracji w dzienniku tej komórki,

−

przekazania pisma za pokwitowaniem do sekretariatu przez komórkę organizacyjną
załatwiającą sprawę,

−

rejestracji w dzienniku korespondencyjnym sekretariatu pisma do wysłania
załatwiającego sprawę oraz nadaniu znaku pisma.

Zaletą systemu kancelaryjnego dziennikowego jest między innymi łatwość ustalenia: czy

pismo wpłynęło do przedsiębiorstwa, do którego pracownika zostało skierowane, czy została
wysłana odpowiedź na pismo. UmoŜliwia to kontrolę załatwiania sprawy.

Wadą systemu kancelaryjnego dziennikowego jest duŜa pracochłonność i długi czas

załatwiania sprawy. Dlatego system ten sprawdza się w małych jednostkach, do których
napływa mała ilość korespondencji.

Jednostki duŜe preferują system bezdziennikowy.

System kancelaryjny bezdziennikowy

Istotą systemu kancelaryjnego bezdziennikowego jest rejestracja spraw. Pojedyncze

pisma  nie  podlegają  rejestracji.  Pisma  dotyczące  sprawy  znajdują  się  w    jednej  teczce
oznaczonej  symbolem  sprawy.  Wymaga  to  stworzenia  wykazu  akt  spraw,  które  mogą
wystąpić  w przedsiębiorstwie.  W  oparciu  o  wykaz  akt  przedsiębiorstwo  klasyfikuje  pisma
wpływające i wychodzące dotyczące tej samej sprawy.

Pisma rejestrowane są w „spisie spraw", który jest dołączony do teczki sprawy.

Stosowanie systemu kancelaryjnego bezdziennikowego wymaga wykonania czynności:

−

przyjęcia wpływającego pisma przez sekretariat (naniesienia daty wpływu pisma:
„Wpłynęło dnia ………..”),

−

naniesienia symbolu komórki organizacyjnej, do której pismo ma być przekazane,

−

przekazania pisma odpowiedniej komórce organizacyjnej zajmującej się załatwieniem
sprawy,

−

przekazania pisma referentowi, któremu przydzielono sprawę,

−

zarejestrowania przez referenta pisma w spisie spraw, który jest dołączony do kaŜdej
teczki sprawy (kaŜde pismo dotyczące tej samej sprawy otrzymuje ten sam znak i jest
dołączone do pism otrzymanych wcześniej),

−

przekazania przez referenta do sekretariatu pisma w celu wysłania odpowiedzi
i załatwienia sprawy (bez rejestracji w sekretariacie).

…….

(rok)

…………

(referent)

……………………

(symbol kom. org.)

…………………

(oznaczenie

teczki)

…………………………………………..

(tytuł teczki wg rzeczowego wykazu akt)

DATA

OD KOGO

WPŁYNĘŁA

Lp.

SPRAWA (krótka treść)

znak pisma

dnia

wszczęcia

sprawy

ostateczn

ego

załatwien

Uwagi:

sposób

załatwie

nia

Rys. 10. Wzór spisu spraw [opracowanie własne]

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

System bezdziennikowy pozwala na szybkie załatwienie sprawy, jest mniej pracochłonny.

Za  załatwienie  sprawy  obarcza  się  odpowiedzialnością  jednego  pracownika.  Jednak  w  razie
nieobecności  pracownika  odpowiedzialnego  za  załatwienie  sprawy,  sprawa  oczekuje.  Brak
konieczności  rejestracji  pism  moŜe  utrudnić  kontrolę  obiegu  pisma  (np.:  ustalenia  miejsca
jego zagubienia).

Stosowanie systemu bezdziennikowego wymaga wysokich kwalifikacji pracowników

zajmujących się sprawą, podziału zadań wykonywanych przez pracowników, opracowania
rzeczowego wykazu akt i dobrej organizacji.

System bezdziennikowy wymaga nadania pismu znaku. Znak pisma składa się najczęściej

z czterech części:

−

skrótu nazwy komórki organizacyjnej zajmującej się sprawą,

−

symbolu sprawy zgodnym z rzeczowym wykazem akt,

−

kolejnego numeru sprawy,

−

oznaczenia roku, w którym powstała sprawa.

Przedsiębiorstwa mogą zastosować system kancelaryjny mieszany, łączący cechy systemu

dziennikowego i bezdziennikowego (np.: rejestrowanie pism tylko w niektórych komórkach
organizacyjnych).

4.2.2. Pytania sprawdzające

Odpowiadając na pytania, sprawdzisz, czy jesteś przygotowany do wykonania ćwiczeń.

Czym jest instrukcja kancelaryjna?

Jakie informacje określa instrukcja kancelaryjna?

Czym jest system kancelaryjny?

Jakie są rodzaje systemów kancelaryjnych?

Na czym polega system jednodziennikowy?

Na czym polega system dwudziennikowy?

Na czym polega system bezdziennikowy?

Jakie są zalety i wady systemu dziennikowego?

Jakie są zalety i wady systemu bezdziennikowego?

10.

W jaki sposób zbudowany jest znak pisma?

4.2.3. Ćwiczenia

Ćwiczenie 1

Dokonaj analizy instrukcji kancelaryjnej Twojej szkoły lub przedsiębiorstwa, w którym

odbywałeś praktykę zawodową. Sprawdź, jakie czynności biurowe reguluje.

Sposób wykonania ćwiczenia

Aby wykonać ćwiczenie, powinieneś:

przeczytać treść zadania,

zapoznać się z instrukcją kancelaryjną szkoły lub innej jednostki,

przeanalizować instrukcję kancelaryjną,

ustalić, jakie czynności biurowe instrukcja reguluje,

zaprezentować rozwiązanie ćwiczenia,

dokonać oceny poprawności wykonanego ćwiczenia.

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

WyposaŜenie stanowiska pracy:

−

literatura punktu 4.2 poradnika dla ucznia,

−

instrukcja kancelaryjna szkoły lub innej jednostki.

Ćwiczenie 2

Wspólnota Mieszkaniowa w Zgierzu stosuje system kancelaryjny dziennikowy.

Zarejestruj w dzienniku korespondencyjnym pisma, które wpłynęły i które zostały wysłane.

Pisma otrzymane

Data otrzymania

Nadawca

Dotyczy

Data pisma

Znak pisma

15.01.2007 r.

Ośrodek Szkolenia
i Doskonalenia
Kadr

Zawiadomienie
o terminie szkolenia

12.01.2007 r.

OSDK-140-35/07

19.01.2007 r.

Łódzki Zakład
Energetyczny SA

Zmiana taryfy za
centralne ogrzewanie

16.01.2007 r.

ŁZE-543-243/07

23.01.2007 r.

Urząd Miasta
Zgierza

Remont drogi
dojazdowej

18.01.2007 r.

UM-714-67/07

24.01.2007 r.

Zakład
Ubezpieczeń
Społecznych

Zawiadomienie
o błędach
w dokumentach

20.01.2007 r.

210500/M/1375

27.01.2007 r.

WODKAN – SA
Wodociągi
i Kanalizacja

Zawiadomienie
o zmianie sposobu
rozliczeń

25.01.2007 r.

WK-380-37/07

Pisma wysłane

Data wysłania

Adresat

Dotyczy

Data pisma

Znak pisma

25.01.2007 r.

Urząd Miasta
Zgierza

Remont drogi
dojazdowej (odpowiedź
na pismo z dnia
23.01.2007 r.)

25.01.2007 r.

WM-410-12/07

26.01.2007 r.

Grzegorz
Marczyński

Wezwanie do zapłaty

23.01.2007 r.

WM-320-11/07

28.01.2007 r.

Bank PKO BP
SA

Anulowanie błędnie
pobranych prowizji

26.01.2007 r.

WM-390-13/07

Sposób wykonania ćwiczenia

Aby wykonać ćwiczenie, powinieneś:

przeczytać treść zadania,

zarejestrować podane pisma w dzienniku korespondencyjnym,

zaprezentować rozwiązanie ćwiczenia,

dokonać oceny poprawności wykonanego ćwiczenia.

WyposaŜenie stanowiska pracy:

−

literatura punktu 4.2 poradnika dla ucznia,

−

druk dziennika korespondencyjnego.

Ćwiczenie 3

WskaŜ oraz przeanalizuj zalety i wady systemu kancelaryjnego dziennikowego

i bezdziennikowego według przedstawionego schematu:

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

System kancelaryjny dziennikowy

System kancelaryjny bezdziennikowy

zalety

wady

zalety

wady

−

Sposób wykonania ćwiczenia

Aby wykonać ćwiczenie, powinieneś:

przeczytać treść zadania,

wskazać wady i zalety systemu kancelaryjnego dziennikowego i bezdziennikowego,

zaprezentować rozwiązanie ćwiczenia analizując przedstawione zalety i wady,

dokonać oceny poprawności wykonanego ćwiczenia.

WyposaŜenie stanowiska pracy:

−

literatura punktu 4.2 poradnika dla ucznia,

−

tabela według wzoru w ćwiczeniu naniesiona na arkusz papieru – 4 sztuki, po jednej dla
kaŜdego zespołu,

−

pisaki.

Ćwiczenia 4

Przedsiębiorstwo „X” w Łodzi ma zamiar przeprowadzić szkolenie dla wybranej grupy

pracowników w zakresie wykorzystywania społecznych funduszy europejskich i sporządzania
wniosków. Sprawie nadano znak SZ.EFS-1401-01/07. Osobą odpowiedzialną za załatwienie
sprawy ustanowiono Magdalenę Cis – pracownicę działu zatrudnienia – referenta do spraw
szkoleń krajowych. Dokonaj rejestracji otrzymanych pism w „spisie spraw”:
1.

05.02.2007 r. pismo od Fundacji Inkubator w Łodzi FS-5601-05/07 – oferta
przeprowadzenia szkolenia w zakresie pozyskiwania środków z EFS i sporządzania
wniosków,

08.02.2007 r. pismo od Fundacji Inkubator w Łodzi FS-5601-06/07 – warunki
przeprowadzenia szkolenia dla pracowników,

09.02.2007 r. pismo z Urzędu Pracy w Łodzi ZP-7011-233/07 – w sprawie informacji
o zapotrzebowaniu pracowników na regionalnym rynku pracy.

Sposób wykonania ćwiczenia

Aby wykonać ćwiczenie, powinieneś:

przeczytać treść zadania,

zarejestrować podane pisma w spisie spraw,

zaprezentować rozwiązanie ćwiczenia,

dokonać oceny poprawności wykonanego ćwiczenia.

WyposaŜenie stanowiska pracy:

−

literatura punktu 4.2 poradnika dla ucznia,

−

druki strony spisu spraw.

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

4.2.4. Sprawdzian postępów

Czy potrafisz:

Tak

Nie

1) wyjaśnić rolę instrukcji kancelaryjnej?

□

2) rozróŜnić system kancelaryjny dziennikowy

i bezdziennikowy?

□

3) wskazać zalety i wady systemu dziennikowego?

□

4) wskazać zalety i wady systemu bezdziennikowego?

□

5) wskazać czynności opisane w instrukcji kancelaryjnej?

□

6) nadać znak pisma?

□

7) zarejestrować sprawę w systemie dziennikowym?

□

8) zarejestrować sprawę w sysytemie bezdziennikowym?

□

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

4.3.

Rodzaje akt. Rzeczowy wykaz akt

4.3.1.

Materiał nauczania

KaŜde przedsiębiorstwo w toku swojego działania generuje dokumentację biurową. Zbiór

wszystkich dokumentów biurowych odnoszących się do określonych spraw stanowi akta
spraw. Generalnie akta spraw dzielą się na:

−

akta spraw bieŜących – będące w toku załatwiania, oczekujące na załatwienie, oczekujące
na uzupełnienie lub wznowienie,

−

akta spraw załatwionych – dotyczące spraw ostatecznie zamkniętych.
Aby zapewnić precyzyjność, rzetelność i porządek załatwiania spraw przedsiębiorstwo

powinno posiadać rzeczowy wykaz akt.

Rzeczowy wykaz akt jest narzędziem klasyfikacji dokumentów i spraw przedsiębiorstwa.

UmoŜliwia klasyfikowanie nowych spraw oraz sprawne odszukanie juŜ zaistniałych.
Wskazuje miejsce sprawy w systemie klasyfikacyjnym. Stanowi element instrukcji
kancelaryjnej.

Rzeczowy wykaz akt dzieli akta według zagadnień, których one dotyczą. Zagadnienia

ogólne dzielone są na coraz bardziej szczegółowe.

Konstruując rzeczowy wykaz akt naleŜy wziąć pod uwagę charakter przedsiębiorstwa

i wszystkie sprawy, które mogą w nim wystąpić oraz strukturę organizacyjną.

Rzeczowy wykaz akt dzieli akta na 10 klas zasadniczych (haseł pierwszego rzędu) od 0

do 9.

Klasy zasadnicze (hasła pierwszego rzędu):

Organizacja i zarządzanie

Kadry

rodki rzeczowe podział dla spraw typowych

Rachunkowość i finanse

………………

5 ………………

6    ………………                                      podział dla spraw uwzględniających
7    ………………                                      specyfikę przedsiębiorstwa
8    ………………
9    ………………

KaŜda klasa zasadnicza dzielona jest na 10 klas II stopnia szczegółowości od 00 do 09.

Klasy II stopnia moŜna podzielić na 10 klas III stopnia od 000 do 009, klasy III stopnia na
kolejnych 10 klas IV stopnia od 0000 do 0009, np.:

1   Kadry
     10   Ogólne zasady pracy i płac
      ..
     14   Szkolenie i doskonalenie zawodowe pracowników
            140   Organizacja szkolenia i doskonalenia zawodowego
                      1400   Zasady, formy, metody i treści szkolenia
                      1401   Plany i programy szkolenia
                      ……

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

             …     ……….
            149    ……….
                      1490   ………..
                        ….    ………..
                      1499   ………..
      ..    ………
     19   ………

Pozycje w klasyfikacji IV stopnia są jednocześnie nazwami teczek, które są zakładane dla

sprawy. Teczki zakładane są dla kaŜdej sprawy według najwęŜszej podgrupy wykazu akt.
Dopuszcza się, aby nazwy teczek odpowiadały trzycyfrowemu symbolowi klasyfikacji jeŜeli
takie są potrzeby przedsiębiorstwa.

KaŜde przedsiębiorstwo powinno mieć jednolity wykaz akt, który wskaŜe symbol

klasyfikacyjny dla sprawy oraz kategorię archiwalną akt danej sprawy.

Tabela 1. Przykładowy fragment rzeczowego wykazu akt [opracowanie własne]

Symbol klasyfikacyjny

Hasło klasyfikacyjne

Kategoria

archiwalna

Uwagi

Kadry

Bezpieczeństwo i higiena pracy

132

Wypadki przy pracy

….

…..

….

…..

….

…..

1323

Odszkodowania

wypadki,

zapomogi

bezzwrotne powypadkowe

….

PoniŜszy rysunek (Rys. 11) pokazuje sposób opisu teczki sprawy.

Rys. 11. Opis teczki sprawy [opracowanie własne]

Symbol klasyfikacyjny

           Nazwa (symbol)
     komórki organizacyjnej
       Hasło klasyfikacyjne

                     Rok

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

Rodzaje wykazów akt:

−

zakładowy – jednolity dla wszystkich komórek organizacyjnych w danym
przedsiębiorstwie,

−

strukturalny  –  wydziałowy,  tworzony  odrębnie  dla  poszczególnych    komórek
organizacyjnych,  jeŜeli  nie  ma  moŜliwości  zastosowania  wykazu  jednolitego  (ma
zastosowanie w duŜych jednostkach organizacyjnych).
Opracowanie rzeczowego wykazu akt powinno brać pod uwagę:

−

problematykę spraw występującą na bieŜąco oraz tę, która moŜe wystąpić w przyszłości,

−

odrębność tematyczną haseł (nazwy haseł nie mogą brzmieć tak samo lub bardzo
podobnie),

−

jednoznaczność nazwy hasła,

−

nazwy haseł wyŜszych klas powinny wiązać się logicznie z hasłami niŜszego rzędu.

Rzeczowy wykaz akt

wprowadza kierownik jednostki zarządzeniem wewnętrznym.

4.3.2. Pytania sprawdzające

Odpowiadając na pytania, sprawdzisz, czy jesteś przygotowany do wykonania ćwiczeń.

Co naleŜy rozumieć pod pojęciem akta spraw?

Jakie są rodzaje akt?

Czemu słuŜy rzeczowy wykaz akt?

Jakie są rodzaje wykazów akt?

Jak zbudowany jest rzeczowy wykaz akt?

W jaki sposób oznacza się teczki spraw?

4.3.3. Ćwiczenia

Ćwiczenie 1

Na podstawie instrukcji kancelaryjnej Twojej szkoły lub przedsiębiorstwa, w którym

odbywałeś praktykę zawodową przeanalizuj konstrukcję rzeczowego wykazu akt i ustal, które
klasy zasadnicze wykazu dotyczą spraw typowych, a które odzwierciedlają specyfikę szkoły
lub przedsiębiorstwa.

Sposób wykonania ćwiczenia

Aby wykonać ćwiczenie, powinieneś:

przeczytać treść zadania,

odszukać w instrukcji kancelaryjnej rzeczowy wykaz akt,

dokonać analizy rzeczowego wykazu akt,

ustalić klasy zasadnicze dotyczące spraw typowych,

ustalić klasy zasadnicze uwzględniające specyfikę analizowanej jednostki,

zaprezentować wykonanie ćwiczenia,

dokonać oceny poprawności wykonanego ćwiczenia.

WyposaŜenie stanowiska pracy:

−

literatura punktu 4.3 poradnika dla ucznia,

−

instrukcja kancelaryjna szkoły lub przedsiębiorstwa,

−

arkusze papieru,

−

pisaki.

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

Ćwiczenie 2

Na podstawie ćwiczenia 1 wypisz wszystkie podziały spraw wybranej klasy zasadniczej

według schematu:
X – klasa zasadnicza
      X0 – podział II stopnia
               X00 – podział III stopnia
                          X000 – podział IV stopnia
                            ….   –  …………
               X01 – …………
                          X010 – ………….
                …   – …………
                            ….   – …………

Sposób wykonania ćwiczenia

Aby wykonać ćwiczenie, powinieneś:

przeczytać treść zadania,

zapoznać się z rzeczowym wykazem akt,

wybrać klasę zasadniczą,

wypisać podziały wybranej klasy zasadniczej na arkuszach papieru,

zaprezentować wykonane ćwiczenia, np.: metodą plakatową.

WyposaŜenie stanowiska pracy:

−

literatura punktu 4.3 poradnika dla ucznia,

−

rzeczowy wykaz akt szkoły lub przedsiębiorstwa,

−

arkusze papieru lub zeszyt.

Ćwiczenie 3

Do działu kadr wpłynęło pismo dotyczące programu szkolenia pracowników. Pracownik

nadał znak sprawy: DK-1401-2/2007. Na podstawie nadanego znaku wydziel elementy znaku
sprawy i krótko opisz ich znaczenie.
1. ….. – ………………………………………………………………………………………….
2. ….. – ………………………………………………………………………………………….
3. ….. – ………………………………………………………………………………………….
4. ….. – ………………………………………………………………………………………….

Sposób wykonania ćwiczenia

Aby wykonać ćwiczenie powinieneś

przeczytać treść zadania,

podzielić znak sprawy na elementy,

krótko opisać znaczenie kaŜdego elementu znak,

zaprezentować wykonanie ćwiczenia,

dokonać oceny poprawności wykonanego ćwiczenia.

WyposaŜenie stanowiska pracy:

−

literatura punktu 4.3 poradnika dla ucznia,

−

treść ćwiczenia,

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

−

arkusze papieru lub zeszyt.

4.3.4. Sprawdzian postępów

Czy potrafisz:

Tak

Nie

1) zdefiniować pojecie akta spraw?

□

2) rozróŜnić rodzaje akt?

□

3) wyjaśnić znaczenie rzeczowego wykazu akt?

□

4) wyjaśnić konstrukcję rzeczowego wykazu akt?

□

5) rozróŜnić elementy znaku sprawy?

□

6) nadać znak sprawy?

□

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

4.4.

Obieg dokumentów

4.4.1.

Materiał nauczania

Na nowoczesne zarządzanie i organizację przedsiębiorstwa ma wpływ między innymi

optymalny system obiegu dokumentów (przepływ informacji w formie pisemnej). Zatem
obieg dokumentu to droga, jaką przebywa dokument od daty wpływu do przedsiębiorstwa do
daty załatwienia sprawy, której pismo dotyczy.

Obieg dokumentu powinien być tak zorganizowany, aby zapewniał szybkie załatwienie

sprawy. śeby było to moŜliwe, optymalna organizacja obiegu dokumentów powinna
uwzględniać:

−

ograniczenie liczby punktów zatrzymania – pismo powinno trafić tylko do tych komórek
organizacyjnych, dla których informacje zawarte w piśmie są waŜne i niezbędne do
załatwienia sprawy,

−

najkrótszy, niezbędny czas zatrzymania pisma w komórce organizacyjnej,

−

jednokrotny przepływ pisma w danym punkcie zatrzymania,

−

zastosowanie nowoczesnych środków techniki biurowej,

−

wykonywanie w punktach zatrzymania tylko niezbędnych czynności biurowych.

Czynności związane z obiegiem pism dotyczą:

−

przyjmowania korespondencji,

−

podziału pism,

−

załatwiania sprawy,

−

wysyłania pism.

Przyjmowanie korespondencji
Pisma kierowane do jednostki trafiają do sekretariatu lub kancelarii, w których są

porządkowane,  np.;  przesyłki  polecone,  poczta  pilna,  paczki,  reklamy,  poczta  słuŜbowa
i  osobista,  poczta  błędnie  dostarczona.  Następnie  poczta  jest  otwierana.  Przesyłki  poufne,
kierowane  do  rąk  własnych  oraz  osobiste  otwierane  są  przez  osoby  upowaŜnione  lub  osoby,
do  których  pismo  jest  kierowane.  JeŜeli  w  adresie  pisma  na  pierwszym  miejscu  znajduje się
nazwa  firmy  a  później  nazwisko  osoby,  do  której  pismo  jest  kierowane,  naleŜy  pismo
traktować jako słuŜbowe. JeŜeli na pierwszym miejscu znajdzie się nazwisko a później nazwa
firmy pismo powinno być traktowane jako osobiste.

Po otwarciu przesyłek sprawdza się kompletność przesyłki, zgodność adresów, charakter

przesyłki oraz dokonuje się segregacji pism według odbiorców przesyłek.

Odrębnie segreguje się przesyłki przeznaczone dla kierownictwa jednostki oraz dla

poszczególnych komórek organizacyjnych.

Po uporządkowaniu przesyłek pisma podlegają rejestracji zgodnie z przyjętym systemem

kancelaryjnym. Na piśmie umieszcza się pieczątkę wpływu z datą i symbolem komórki, która
jest adresatem pisma.

Rys. 14. Wzór pieczątki wpływu [opracowanie własne]

URZĄD WOJEWÓDZKI

w Łodzi

Wp. dn. ………… L. dz. ………….
Skierowano do ……………………
Załączniki ………………………...
Podpis …………………………….

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

Podział pism
Po wykonaniu czynności przyjęcia pism kierowane są one do kierownika jednostki, który

je przegląda, a następie zgodnie z dekretacją pisma kieruje do odpowiedniej komórki
organizacyjnej (np.: załatwić pozytywnie do dnia ………., data ………., podpis kierownika
jednostki ………..).

Załatwianie sprawy
Pracownik, który otrzymał pismo zapoznaje się z jego treścią, dokonuje rejestracji

w  spisie  spraw  i  dokonuje  czynności  niezbędnych  do  załatwienia  sprawy.  Sprawa  powinna
być załatwiona zgodnie z  przepisami prawa (powinny być spełnione wymogi formalne) oraz
zgodnie z meritum sprawy, której dotyczą pisma.

Po ustaleniu sposobu załatwienia sprawy pracownik przedstawia swój projekt

kierownikowi jednostki lub komórki organizacyjnej do akceptacji lub upowaŜnionemu
pracownikowi.

Po uzyskaniu akceptacji sprawa zostaje ostatecznie załatwiona. Pracownik przygotowuje

pismo do wysyłki.

Wysyłanie pisma
Przygotowane pismo poddane jest kontroli pod względem poprawności stylistycznej

i ortograficznej, a takŜe pod względem kompletności (podpisy, załączniki).

JeŜeli pismo jest poprawne sekretariat przekazuje je do podpisu kierownikowi jednostki

lub upowaŜnionym pracownikom.

Podpisane pismo przygotowane do wysłania podlega rejestracji zgodnie z obowiązującym

systemem kancelaryjnym.

Przed wysłaniem nadawany jest pismu znak:

−

w systemie dziennikowym – znak pisma symbol komórki-nr kolejny pisma/miesiąc/rok

−

w systemie bezdziennikowym – znak sprawy symbol komórki/symbol sprawy/nr
sprawy/rok
Znak pisma lub sprawy naleŜy takŜe umieścić na kopercie w lewym górnym rogu pod

nazwą nadawcy.

Wkładając pismo do koperty treść zawsze powinna znajdować się wewnątrz złoŜonego

pisma.

Wysyłanie pisma odbywa się taki sam sposób jak dostarczanie, np.: pocztą, kurierem,

poprzez gońca, faksem, e-mailem.

Schemat obiegu dokumentów powinien uwzględniać punkty zatrzymania i wykonywane

w tych punktach czynności biurowe. Rys. 12 przedstawia typowe punkty zatrzymania pisma
oraz typowe czynności wykonywane w tych punktach.

Zasady obiegu dokumentów zawarte są w instrukcji kancelaryjnej.

Instrukcja obiegu dokumentów moŜe mieć formę graficzną lub opisową. Częściej

stosowana jest forma graficzna gdyŜ jest bardziej czytelna i szybciej pozwala określić drogę
i czas obiegu pisma. Forma opisowa nie pozwala na szybkie ustalenie miejsc zatrzymania
pisma i wykonywane czynności biurowe w poszczególnych miejscach.

Schemat graficzny obiegu dokumentów moŜe zawierać symbole informujące

o czynnościach biurowych, którym pismo zostało poddane.

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

Rys. 12. Typowe punkty zatrzymania pisma [opracowanie własne]

Przykład schematu obiegu dokumentów przedstawia Rys. 13.

SEKRETARIAT/KANCELARIA GŁÓWNA

Przyjmowanie pism, rejestrowanie, przekazywanie pism kierownikowi

jednostki lub bezpośrednio innym komórkom organizacyjnym

KIEROWNIK JEDNOSTKI

Zapoznanie z treścią, przekazanie sprawy do załatwienia odpowiedniej

komórce organizacyjnej (ewentualnie wskazanie sposobu załatwienia sprawy)

SEKRETARIAT KOMÓRKI ORGANIZACYJNEJ

Przyjmowanie pism z sekretariatu głównego, przekazywanie pism

kierownikowi komórki organizacyjnej

KIEROWNIK KOMÓRKI ORGANIZACYJNEJ

Zapoznanie z treścią, przekazanie właściwemu pracownikowi w celu

załatwienia sprawy (ewentualnie wskazanie sposobu załatwienia sprawy)

PRACOWNIK KOMÓRKI ORGANIZACYJNEJ

Rejestracja pisma, przygotowanie odpowiedzi z wykorzystaniem

nowoczesnych środków techniki biurowej, zaproponowanie sposobu

załatwienia sprawy

KIEROWNIK KOMÓRKI ORGANIZACYJNEJ

Zapoznanie ze sposobem załatwienia sprawy, wyraŜenie zgody na sposób

załatwienia sprawy, złoŜenie podpisu

KIEROWNIK JEDNOSTKI

Aprobata, podpis pisma

SEKRETARIAT/KANCELARIA GŁÓWNA

Wysłanie pism na zewnątrz

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

Punkty

         zatrzymania

Czynności

Sekretariat

Kierownik

jednostki

Sekretariat

komórki

organizacyjnej

Kierownik

komórki

organizacyjnej

Pracownik

komórki

organizacyjnej

Rys. 13. Przykładowy schemat obiegu dokumentów [opracowanie własne]

Stworzenie optymalnego obiegu dokumentów jest uwarunkowane:

−

istniejącą strukturą organizacyjną przedsiębiorstwa,

−

poziomem kwalifikacji zatrudnionej kadry pracowniczej,

−

warunkami pracy w biurze,

−

właściwą współpracą między pracownikami odpowiedzialnymi za załatwienie sprawy,

−

dysponowaniem i umiejętnością wykorzystania nowoczesnych środków techniki
biurowej.

4.4.2. Pytania sprawdzające

Odpowiadając na pytania, sprawdzisz, czy jesteś przygotowany do wykonania ćwiczeń.

Czym jest obieg dokumentów?

Jakie znaczenie ma racjonalny obieg dokumentów?

Jakie elementy przedsiębiorstwo powinno wziąć pod uwagę tworząc obieg dokumentów?

Co powinna uwzględniać optymalna organizacja obiegu dokumentów?

Jakie są typowe punkty zatrzymania pisma?

Jakie czynności biurowe wykonywane są w punktach zatrzymania pisma?

Gdzie zawarte są zasady obiegu dokumentów?

4.4.3. Ćwiczenia

Ćwiczenie 1

Zaproponuj schemat obiegu dokumentów w Przedsiębiorstwie Handlowym, które posiada

sztabowo-liniową  strukturę  organizacyjną.  Przedsiębiorstwo  posiada  wyodrębniony  dział
kadr,  zaopatrzenia  i  marketingu,  reklamacji,  finansowo-księgowy.  Dział  kadr  i  finansowo-
księgowy  podlega  kierownikowi  do  spraw  ekonomicznych,  dział  zaopatrzenia  i  marketingu
oraz  reklamacji  –  kierownikowi  do  spraw  zaopatrzenia  i  sprzedaŜy.  Komórką  sztabową  jest
dział planowania i organizacji pracy.

Sposób wykonania ćwiczenia

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

Aby wykonać ćwiczenie powinieneś

przeczytać treść zadania,

narysować strukturę organizacyjną przedsiębiorstwa,

ustalić punkty zatrzymania pism i dokumentów,

przedstawić w formie algorytmu punkty zatrzymania pism i dokumentów,

zaprezentować wykonanie ćwiczenia,

dokonać oceny poprawności wykonanego ćwiczenia.

WyposaŜenie stanowiska pracy:

−

literatura punktu 4.4 poradnika dla ucznia,

−

treść ćwiczenia,

−

arkusze papieru,

−

pisaki.

Ćwiczenie 2

Ustal punkty zatrzymania oraz czynności biurowe w tych punktach dla otrzymanych pism

w Przedsiębiorstwie Handlowym (dane z ćwiczenia 1) dotyczących:
1) zamówienia towarów przez odbiorcę,
2)

faktury zakupu towarów od dostawcy,

reklamacji towarów przez odbiorcę,

odpowiedzi na ofertę zatrudnienia – CV, list motywacyjny,

promocji towarów przez dostawcę.

Dokonaj analizy przyczyn i skutków przetrzymywania pisma lub dokumentu

w poszczególnych punktach zatrzymania.

Sposób wykonania ćwiczenia

Aby wykonać ćwiczenie powinieneś

przeczytać treść zadania,

ustalić punkty zatrzymania,

określić czynności biurowe wykonywane w tych punktach zatrzymania.

powiązać punkty zatrzymania,

zaprezentować wykonanie ćwiczenia,

dokonać oceny poprawności wykonanego ćwiczenia.

WyposaŜenie stanowiska pracy:

−

literatura punktu 4.4 poradnika dla ucznia,

−

treść ćwiczenia,

−

arkusze papieru,

−

pisaki.

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

4.4.4. Sprawdzian postępów

Czy potrafisz:

Tak

Nie

1) wyjaśnić pojecie obiegu dokumentów?

□

2) określić znaczenie racjonalnego obiegu dokumentów?

□

3) określić zasady optymalnego obiegu dokumentów?

□

4) scharakteryzować drogę obiegu dokumentów?

□

5) wymienić punkty zatrzymania pisma?

□

6) scharakteryzować czynności biurowe w punktach

zatrzymania pisma?

□

7) wskazać, gdzie zawarte są zasady obiegu dokumentów?

□

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

4.5.

Przechowywanie i archiwizacja akt

4.5.1.

Materiał nauczania

Dokumenty spraw bieŜących jak i załatwionych podlegają przechowywaniu.
Akta bieŜące przechowywane są w komórce organizacyjnej zajmującej się załatwieniem

sprawy.  DuŜe  przedsiębiorstwa  mogą  wyodrębnić  komórkę  organizacyjną,  tzw.  registraturę
zajmującą  się  przechowywaniem  akt  spraw  całego  przedsiębiorstwa  oraz  wydawaniem  akt
w trakcie  załatwiania  sprawy  i  odbieraniem  po  załatwieniu  sprawy.  Wskazane  byłoby,  aby
przedsiębiorstwo  niezaleŜnie  od  przepisów  państwowych    posiadało  wewnętrzną  instrukcję
przechowywania i archiwowania akt.

Podstawowe akty prawne, które regulują zasady przechowywania i archiwizacji

dokumentów to:

−

Ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. Nr
171 z 2002 r., poz. 1396 – j.t. ze zm. w Dz. U. Nr 241 z 2002 r., poz. 2074 i w Dz. U. nr
137 z 2003 r., poz. 1302),

−

Rozporządzenie  Ministra  Kultury  z  dnia  16  września  2002  r.  w  sprawie  postępowania
z dokumentacją,  zasad  jej  klasyfikowania  i  kwalifikowania  oraz  zasad  i  trybu
przekazywania  materiałów  archiwalnych  do  archiwów  państwowych  (Dz.  U.  Nr  167
z 2002 r., poz. 1375),

−

Rozporządzenie Ministra Kultury z dnia 12 maja 2003 r. w sprawie warunków
przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej (Dz. U. Nr 98 z 2003 r., poz. 901).

Ponadto naleŜy uwzględnić takŜe przepisy branŜowe dotyczące prowadzenia,

przechowywania i archiwizacji akt.

Sposób przechowywania akt powinien zapewniać łatwy i szybki dostęp do dokumentów

aktualnie

załatwianych

spraw

oraz

dokumentów

archiwalnych.

Najczęściej

wykorzystywanymi nośnikami do przechowywania akt są nośniki tradycyjne: teczki,
skoroszyty, segregatory, kartoteki, obwoluty oraz nośniki elektroniczne: dyskietki, płyty CD,
dysk twardy, dysk przenośny.

Przechowywane akta muszą być odpowiednio oznakowane według przyjętego systemu

klasyfikacji. KaŜdy dokument powinien być oznakowany symbolem alfanumerycznym (litery
oznaczają symbol komórki organizacyjnej, cyfry – symbol akt, w których dokument jest
gromadzony).

Akta powinny być oznakowane w formie etykiety lub karty ewidencyjnej, np.:

Nazwa jednostki

Przedsiębiorstwo Handlowo-Usługowe Sp. z o.o.

„Ewika” w Łodzi

Nazwa komórki organizacyjnej

Dział Kadr

Symbol komórki organizacyjnej - akt

DK-120

Rodzaj akt

Akta osobowe

Kategoria archiwalna

B50

Okres

2003-2007

Numer kolejny akt (teczki)

Rys. 15. Przykładowy sposób oznakowania akt [opracowanie własne]

Akta spraw ostatecznie załatwionych przekazywane są do archiwów zakładowych lub

zakładowych składnic akt po upływie minimum roku licząc od pierwszego dnia roku

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

następującego  po  roku,  w  którym  sprawa  została  załatwiona  (np.:  data  załatwienia  sprawy
20.01.2007 r. – data przekazania do archiwum zakładowego 01.01.2009 r.) Do archiwum akta
przekazywane  są  na  podstawie  spisu  zdawczo-odbiorczego  między  pracownikiem
przekazującym  a  pracownikiem  archiwum  zakładowego  -  dla  akt  kategorii  A  w  czterech
egzemplarzach, dla akt kategorii B w trzech egzemplarzach.

Uporządkowanie akt przekazywanych do archiwum zakładowego polega na:

−

chronologicznym ułoŜeniu pism dotyczących jednej sprawy poczynając od pisma
rozpoczynającego,

−

ułoŜeniu akt w teczkach według spisu spraw,

−

załączeniu do teczek spisu spraw,

−

oznakowaniu teczek kartą ewidencyjną o zawartości.
Wszystkie akta przechowywane w komórce organizacyjnej, składnicy akt i archiwum

powinny być ujęte w rejestrze akt.

Dalsze przechowywanie akt zaleŜy od kategorii archiwalnej nadanej aktom i wykazanej

w jednolitym rzeczowym wykazie akt przedsiębiorstwa.

W przypadku wypoŜyczenia akt z archiwum naleŜy w ich miejsce sporządzić kartę

zastępczą, w której podaje się nazwisko osoby wypoŜyczającej, datę wypoŜyczenia.

Spis zdawczo-odbiorczy akt nr ………….

Lp.

Znak teczki

Tytuł teczki

Daty skrajne

od-do

Kategoria

archiwalna

Liczba
teczek

Miejsce

przechowywania

Data

zniszczenia

akt lub

przekazania

archiwum

Rys. 16. Wzór spisu zdawczo-odbiorczego [opracowanie własne]

Akta dzieli się na dwie kategorie archiwalne:

−

kategoria  A  –  obejmuje  materiały  archiwalne  podlegające  przechowywaniu  przez  czas
nieograniczony  (o  znaczeniu  historycznym,  dowodowym,  prawnym  –  najpierw
w archiwum  zakładowym,  po  25  latach  lub  w  razie  likwidacji  firmy  w  archiwum
państwowym)  –  najczęściej  do  tej  kategorii  zalicza  się  m.  in.:  akty  załoŜycielskie,
dokumentację  struktury  organizacyjnej,  protokoły  i  uchwały  organów  stanowiących,
finansowe sprawozdania roczne, akty własności,

−

kategoria B – obejmuje materiały niearchiwalne, które ze względu na okres
przechowywania dzielą się na trzy grupy:
1.

Bc – dokumentacja o krótkotrwałym znaczeniu praktycznym, która po pełnym
wykorzystaniu, przechowywana jest najczęściej do końca roku kalendarzowego,
w którym powstała, a następnie niszczona,

Bn – dokumentacja o czasowym znaczeniu praktycznym, która po upływie
obligatoryjnego czasu przechowywania akt podlega zniszczeniu – „n” oznacza
liczbę lat przechowywania akt licząc od pierwszego dnia roku następującego po roku,
w którym dokumentacja powstała, np.:
–

B50 oznacza, Ŝe dokumentację przechowuje się przez 50 lat – akta osobowe, listy
płac, karty wynagrodzeń, inne imienne ewidencje płacowe,

–

B10  oznacza,  Ŝe  dokumentację  przechowuje  się  przez  10  lat  –  m.  in.  ewidencja
czasu  pracy,  ewidencja  urlopów,    ewidencja  BHP,  ewidencja  spraw  socjalnych,
deklaracje podatkowe, deklaracje ZUS,

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

–

B5 oznacza, Ŝe dokumentację przechowuje się przez 5 lat – dokumentacja
bieŜąca o charakterze operacyjnym,

BEn z dodaniem cyfr arabskich (np.: BE25) oznacza, Ŝe dokumentacja,  po upływie
określonego  cyframi  arabskimi  czasu  podlega  ekspertyzie  przez  archiwum
państwowe, po wykonaniu ekspertyzy dokumentom nadawana jest kategoria A lub B
bądź podejmowana jest decyzja o zniszczeniu dokumentacji.

Ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U.

Nr 171 z 2002 r., poz. 1396 – j.t. ze zm. w Dz. U. Nr 241 z 2002 r., poz. 2074 i w Dz. U.
Nr 137 z 2003 r., poz. 1302) wyodrębnia dwa rodzaje materiałów archiwalnych:

−

materiały archiwalne zaliczane do narodowego zasobu archiwalnego,

−

materiały archiwalne nie zaliczane do narodowego zasobu archiwalnego.

Materiały archiwalne zaliczane do narodowego zasobu archiwalnego stanowi

dokumentacja  o  znaczeniu  historycznym,  o  działalności  Państwa  Polskiego,  jego
poszczególnych  organów,  jego  stosunkach  z  innymi  państwami.  Działalność  w  zakresie
państwowego  zasobu  archiwalnego  prowadzona  jest  przez  archiwa  państwowe.  Obok
archiwów państwowych tworzy się archiwa zakładowe i składnice akt.

Archiwa zakładowe obowiązkowo tworzone są w tych jednostkach, w których powstają

materiały archiwalne, w pozostałych tworzone są składnice akt. Jednostki, w których powinny
działać archiwa zakładowe określa Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych.

Jednostki, w których powstają materiały archiwalne nie zaliczane do zasobu archiwalnego

nie mają obowiązku stosować przepisów o narodowym zasobie archiwalnym. Konieczność
przechowywania akt wynika z innych przepisów, np.: podatkowych, ubezpieczeń
społecznych.

Archiwum zakładowe powinno się składać z oddzielnego pomieszczenia biurowego

i magazynu. Zakładowa składnica akt moŜe się składać tylko z magazynu.

Pomieszczenie magazynowe musi spełniać określone warunki:

−

musi być odpowiednio zabezpieczone (okratowane okna, podwójny zamek w drzwiach,
drzwi wychodzące na zewnątrz muszą być wzmocnione),

−

musi być wyposaŜone w sprzęt przeciwpoŜarowy,

−

musi być usytuowane w najniŜszej kondygnacji budynku,

−

musi zapewniać łatwy dostęp do pojedynczych akt i dokumentów w aktach,

−

musi skutecznie zabezpieczać przed wilgocią, zagrzybieniem, poŜarem, zniszczeniem
przez szkodniki, utratą (kradzieŜą).

Do zadań archiwum zakładowego naleŜy:

−

przyjmowanie akt od komórek organizacyjnych,

−

prowadzenie rejestru akt,

−

udostępnianie akt dla celów słuŜbowych,

−

przekazywanie akt kategorii A do archiwum państwowego,

−

przechowywanie i konserwacja akt,

−

brakowanie akt kategorii B.

Brakowaniu podlegają dokumenty, których obligatoryjny czas przechowywania minął.

Sporządzany jest protokół brakowania akt, na podstawie którego dokonuje się niszczenia akt
w niszczarkach, w taki sposób, aby zniszczenie uniemoŜliwiło odtworzenie dokumentu.

Zgodnie z przepisami ustawy z dnia 14 lipca 1983r. o narodowym zasobie archiwalnym

i archiwach (Dz. U. Nr 97 z 2006 r. poz. 673 t.j. ze zmianami Dz. U. Nr 64 z 2007 r. poz. 426)
dopuszcza się, aby zlecić przechowywanie dokumentów wyspecjalizowanym firmom:

−

spółkom kapitałowym za zezwoleniem wojewody,

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

−

archiwom państwowym,

−

Stowarzyszeniu Archiwistów Polskich.

4.5.2. Pytania sprawdzające

Odpowiadając na pytania, sprawdzisz, czy jesteś przygotowany do wykonania ćwiczeń.

W jaki sposób przechowuje się akta bieŜące?

Jakie akty prawne regulują zasady przechowywania i archiwizacji dokumentów?

Jakie nośniki słuŜą do przechowywania akt?

W jaki sposób powinny być oznakowane przechowywane akta?

W jaki sposób przekazywane są akta do archiwum zakładowego?

Jakie wyodrębnia się kategorie archiwalne?

Jakie jednostki mają obowiązek prowadzić archiwum zakładowe?

Jakie warunki musi spełnić pomieszczenie magazynowe archiwum lub składnicy akt?

Jakie są zadania archiwum zakładowego?

4.5.3. Ćwiczenia

Ćwiczenie 1

Posługując się rozporządzeniem

Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 r. w sprawie

postępowania  z  dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu
przekazywania  materiałów  archiwalnych  do  archiwów  państwowych  (Dz.  U.  Nr  167
z 2002 r., poz. 1375) nadaj kategorie archiwalne podanym dokumentom oraz dokonaj analizy
okresu przechowywania dokumentów.

Lp.

Dokument

Kategoria

Okres przechowywania

dokumentów

faktura VAT

lista płac

oferta handlowa

karta wynagrodzeń

deklaracja podatkowa

akt notarialny zawiązania spółki

paragon fiskalny

bilans spółki

ewidencja wypadków w pracy

10.

uchwała Walnego Zgromadzenia

Sposób wykonania ćwiczenia

Aby wykonać ćwiczenie powinieneś

przeczytać treść zadania,

przeczytać rozporządzenie wymienione w treści ćwiczenia,

dokonać analizy dokumentów określonych w ćwiczeniu pod kątem nadania kategorii
archiwalnej na podstawie rozporządzenia wymienionego w treści ćwiczenia,

nadać kategorie archiwalne dokumentom,

dokonać analizy okresu przechowywania dokumentów,

zaprezentować wykonanie ćwiczenia,

dokonać oceny poprawności wykonanego ćwiczenia.

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

WyposaŜenie stanowiska pracy:

−

literatura punktu 4.5 poradnika dla ucznia,

−

rozporządzenie

Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 r. w sprawie postępowania

z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu
przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz. U. Nr 167
z 2002 r., poz. 1375).

Ćwiczenie 2

Na podstawie instrukcji kancelaryjnej Twojej szkoły lub przedsiębiorstwa, w którym

odbywałeś praktykę zawodową podaj po kilka przykładów akt róŜnych kategorii
archiwalnych:

−

kategoria A …………………………………………………………………………………

−

kategoria BE ……………………………………………………………………………….

−

kategoria B50 ………………………………………………………………….…………...

−

kategoria B10 ………………………………………………………………………………

−

kategoria B5 ………………………………………………………………………………..

−

kategoria B3 ………………………………………………………………………………..

−

kategoria B2 ………………………………………………………………………………..

Sposób wykonania ćwiczenia

Aby wykonać ćwiczenie powinieneś

przeczytać treść zadania,

przeczytać instrukcję kancelaryjną szkoły lub innej jednostki,

dokonać analizy instrukcji kancelaryjnej - odszukać jednolity rzeczowy wykaz akt,

wybrać przykłady akt stosownie do podanych w ćwiczeniu kategorii,

zaprezentować wykonanie ćwiczenia,

dokonać oceny poprawności wykonanego ćwiczenia.

WyposaŜenie stanowiska pracy:

−

literatura punktu 4.5 poradnika dla ucznia,

−

instrukcja kancelaryjna szkoły lub innej jednostki,

−

arkusze papieru,

−

pisaki.

Ćwiczenie 3

Opracuj dla celów archiwalnych kartę ewidencyjną wyciągów bankowych z rachunku

bieŜącego Przedsiębiorstwa Usługowego QBA w Łodzi za rok 2008. Wyciągi bankowe mają
numery w kolejności od 1 do 156. Pozostałe niezbędne dane na podstawie analizy własnej
w oparciu o posiadane juŜ wiadomości ustal samodzielnie.

Sposób wykonania ćwiczenia

Aby wykonać ćwiczenie powinieneś

przeczytać treść zadania,

ustalić komórkę organizacyjną na podstawie analizy własnej,

nadać symbol komórki organizacyjnej i akt w maksymalnie moŜliwym rozwinięciu na
podstawie analizy własnej,

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

na podstawie analizy własnej nadać nazwę dokumentom przeznaczonym do archiwizacji

zaprezentować wykonane ćwiczenie,

dokonać oceny poprawności wykonanego ćwiczenia.

WyposaŜenie stanowiska pracy:

−

literatura punktu 4.5 poradnika dla ucznia,

−

rozporządzenie

Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 r. w sprawie postępowania

z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu
przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz. U. Nr 167
z 2002 r., poz. 1375),

−

arkusze papieru,

−

pisaki.

4.5.4. Sprawdzian postępów

Czy potrafisz:

Tak

Nie

1) wyjaśnić w jaki sposób przechowuje się akta bieŜące?

□

2) posługiwać się przepisami prawnymi regulującymi zasady

przechowywania i archiwizacji dokumentów ?

□

3) dobierać nośniki przechowywania akt?

□

4) oznaczać dokumenty przeznaczone do archiwizacji?

□

5) wykonywać czynności przygotowujące do przekazania akt

do archiwum zakładowego?

□

6) wyodrębnić kategorie archiwalne?

□

7) rozróŜniać, które jednostki mają obowiązek prowadzić

archiwum zakładowe?

□

8) wskazać warunki jakie musi spełnić pomieszczenie

magazynowe archiwum zakładowego lub składnicy akt?

□

9) wskazać zadania archiwum zakładowego?

□

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

5. SPRAWDZIAN OSIĄGNIĘĆ

INSTRUKCJA DLA UCZNIA

Przeczytaj uwaŜnie instrukcję.

Podpisz imieniem i nazwiskiem kartę odpowiedzi.

Zapoznaj się z zestawem zadań testowych.

Zestaw zawiera 20

zadań.

Do kaŜdego zadania przyporządkowane są 4 moŜliwości odpowiedzi, jedna odpowiedź
jest prawdziwa.

Udzielaj odpowiedzi na załączonej karcie odpowiedzi stawiając znak x . W przypadku
pomyłki zakreśl błędną odpowiedź kółkiem i zaznacz x odpowiedź prawidłową.

Za kaŜdą prawidłową odpowiedź otrzymujesz 1 punkt, za złą odpowiedź lub jej brak 0
punktów.

Rozwiązuj zadania samodzielnie.

Na rozwiązanie testu masz 40 min.

ZESTAW ZADAŃ TESTOWYCH

1. Przekazanie informacji przez kierownika pracownikowi jest przepływem informacji

pionowo w górę.

pionowo w dół.

poziomo.

równoległym.

2. Przechowywanie informacji jest elementem

struktury informacji.

procesu decyzyjnego.

obiegu informacji.

struktury organizacyjnej.

3. Najmniej skomplikowany przepływ informacji występuje w strukturze organizacyjnej

liniowej.

sztabowo-liniowej.

funkcjonalnej.

zdecentralizowanej.

4. Zasady obiegu pism określa

regulamin organizacyjny.

regulamin pracowniczy.

instrukcja pracy sekretariatu.

instrukcja kancelaryjna.

5. Rejestrowanie zbioru dokumentów dotyczącego tej samej sprawy jest charakterystyczne dla

systemu kancelaryjnego dziennikowego.

systemu kancelaryjnego bezdziennikowego.

systemu rejestracji jednodziennikowej.

systemu rejestracji dwudziennikowej.

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

6. Szczegółowość opracowania instrukcji kancelaryjnej jest zaleŜna miedzy innymi od

liczby zatrudnionych pracowników biurowych.

struktury organizacyjnej przedsiębiorstwa.

ilości przyjmowanych i wysyłanych pism.

przepisów prawnych.

7. Rejestracja pism wchodzących i wychodzących w jednym dzienniku jest

charakterystyczna dla
a)

systemu kancelaryjnego dziennikowego.

systemu kancelaryjnego bezdziennikowego.

systemu rejestracji bezdziennikowej.

systemu rejestracji dwudziennikowej.

8. W dzienniku korespondencyjnym wpisuje się, między innymi informacje

nazwisko osoby dostarczającej pismo.

nazwisko osoby otrzymującej.

datę stempla pocztowego.

krótką treść pisma.

9. O przydatności informacji decydują cechy

sposób jej przechowywania.

sposób jej przekazania.

wiarygodność.

odpowiednie zarejestrowanie.

10.

Wykaz akt sporządza się, między innymi, według

a) sposobu otrzymania pisma.
b)

klasyfikacji dziesiętnej.

sposobu przekazania pisma.

nośnika przechowywania.

11. Okres przechowywania akt zaleŜy od

kategorii archiwalnej.

sposobu klasyfikacji pisma.

zarządzenia kierownika jednostki.

nośnika przechowywania.

12. Do akt niearchiwalnych, którym nadano kategorię B zaliczymy

akta osobowe.

sprawozdanie finansowe.

akt załoŜycielski przedsiębiorstwa.

protokoły organów stanowiących.

13. Cechy charakterystyczne dla systemu kancelaryjnego bezdziennikowego to

duŜa pracochłonność.

mała szybkość obiegu pism.

moŜliwość kontroli pisma w kaŜdej fazie załatwiania sprawy.

rejestracji podlega sprawa, a nie pismo.

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

14. Akta spraw, które przechowywane są trwale i nie podlegają zniszczeniu to

akta kategorii A.

akta kategorii B5.

akta kategorii Bc.

akta kategorii BE.

15. Akta archiwalne przechowywane są w

kasie pancernej.

archiwum zakładowym.

magazynie.

sekretariacie.

16. Uporządkowanie listy pracowników według alfabetu jest etapem obiegu informacji

selekcji.

segregacji.

zbierania.

weryfikacji.

17. System kancelaryjny zawarty jest w

a)    dzienniku kancelaryjnym.
b)    rzeczowym wykazie akt.
c)    instrukcji kancelaryjnej.
d)    archiwum zakładowym.

18. Sklasyfikowanie sprawy w rzeczowym wykazie akt jako „11 – zatrudnienie” jest

podziałem I stopnia.

podziałem II stopnia.

podziałem III stopnia.

podziałem IV stopnia.

19. Poziomy kierunek przepływu informacji przedstawia schemat

kierownik → pracownik.

pracownik → kierownik.

pracownik ↔ pracownik.

wszystkie z powyŜszych.

20. Poszczególne elementy znaku sprawy „KA-1201-5/2007” oznaczają

symbol komórki organizacyjnej, symbol hasła klasyfikacyjnego, kolejny numer sprawy
w danym roku.

symbol hasła klasyfikacyjnego, symbol komórki organizacyjnej, kolejny numer sprawy
w danym roku.

kategorię archiwalną, symbol hasła klasyfikacyjnego, numer sprawy w danym roku.

kategorię archiwalną, symbol komórki organizacyjnej, numer sprawy w danym roku.

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

KARTA ODPOWIEDZI

Imię i nazwisko ..........................................................................................

Zarządzanie informacją i obiegiem dokumentów

Zakreśl poprawną odpowiedź.

zadania

Odpowiedź

Punkty

Razem:

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

6. LITERATURA

Bogusławska T.: Praca biurowa cz. 2 – Praca w nowoczesnym biurze. Wydawnictwo
REA, Warszawa 2003

Komosa A.: Technika biurowa. Ekonomik, Warszawa 2003

Mirecka E.: Wyszukiwanie, selekcjonowanie i gromadzenie informacji – Cz.1. WSiP
S.A., Warszawa 2003

Rozporządzenie  Ministra  Kultury  z  16  września  2002  r.  w  sprawie  postępowania
z dokumentacją,  zasad  jej  klasyfikowania  i  kwalifikowania  oraz  zasad  i  trybu
przekazywania  materiałów  archiwalnych  do  archiwów  państwowych  (Dz.  U.  Nr  167
z 2002 r. poz. 1375

Sasin W.: Przechowywanie i archiwizowanie dokumentacji przedsiębiorstwa według
nowych zasad. Wydawnictwo Sigma, Skierniewice 2004

Stefaniak-Piasek E.: Technika pracy biurowej. WSiP, Warszawa 2003

Witek E.: Technika biurowa. eMPi

². Poznań 2006

Ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. Nr
97 z 2006 r. poz. 673 t.j. ze zmianami Dz. U. Nr 64 z 2007 r. poz. 426)