Auditor ISO 9001 - wykład nr 3 - 09.12.2016 r.
Rozpoznać wzajemne oddziaływanie
Wzajemne zależności i interakcje pomiędzy procesami i ich rozpatrywane na poziomie
skuteczności działania całej organizacji. jednym z celów zarządzania procesami jest poznanie
tych oddziaływań, utrzymanie ich operatywności, a także szybkie przywrócenie do działania
w przypadku nieprzewidzianej przerwy.
Podejście oparte na myśleniu o ryzyku!!!!
PRZYKŁAD
Uwaga! Awaria sieci cieplnej
W przypadku wystąpienia zakłóceń i nieplanowanego przestoju procesu w łańcuchu
przetwarzania (np. AWARIA) istotne jest, aby w stosunkowo krótkim czasie, opierając się na
klasyfikacji zdarzeń, podjąć działania.
Istotą sprawy dla niekontrolowanego wydarzenia jest w sposób systemowy stosując metody
wynikające z analiz interakcji, szybko i w sposób systemowy odzyskać kontrolę.
Podstawowe
czynniki
w
systematycznym
wykrywaniu sytuacji bezpośrednio
wpływające na operatywność procesów to:
➔
Rozpoznawanie zależności złożonych, dynamicznych systemów,
➔
Rozpoznanie przyczyn i skutków oraz czynników technicznych.
Możemy do tego zrobić analizę porównań, żeby wiedzieć, które procesy od których są
zależne od siebie i jak ważne.
Zarządzanie interakcjami pomiędzy procesami dla swojej skuteczności wymaga
minimum trzech etapów:
➔
analizy i priorytetyzacji (ustalenie pierwszeństwa) interakcji w adekwatnej formie,
➔
opracowania planu działania na wypadek zdarzeń i ich prawdopodobieństwa,
➔
szkolenia i informowania odpowiednich osób w łańcuchu procesowym.
Korzyści dla organizacji z zastosowania takiego podejścia, to m. in.:
➔
zwiększone
prawdopodobieństwo
osiągnięcia
planowanego
wyniku danego
procesu(osiągnięcie celu procesu),
➔
wzrost wydajności procesów poprzez ukierunkowane działania doskonalące,
➔
zwiększenie przejrzystości działań w łańcuchu procesów,
➔
zwiększona wiedza nt. powiązań i relacji procesów,
➔
usprawnienie komunikacji pomiędzy procesami,
➔
identyfikacja możliwości optymalizacji,
➔
identyfikacja potencjału zakłóceń i ograniczeń(wąskie gardła) w przebiegu procesu.
Wskaźniki procesu z zestawem wartości oczekiwanych dla procesu, ale również z
ustaleniami dla określenia sposobu postępowania z uzyskanymi wartościami dla wyniku
pomiaru.
Istotnym faktem z punktu widzenia wymaganego monitorowania i oceny procesów jest
stosowanie jasnych metod regulacji procesu:
➔
jakich wskaźników działania użyjemy,
➔
w jakiej formie,
➔
jak postąpić, gdy osiągamy oczekiwane wyniki,
➔
jak postąpić gdy wyniki odbiegają od dopuszczalnych parametrów.
Określenie zasobów (np.: infrastruktura, personel, kompetencje, środowisko, procesy
zlecane na zewnątrz, koszty, informacje, know-how-potrzebne do osiągnięcia celów
procesu).
Ustalenie odpowiedzialności i uprawnień:
● Obok odpowiedzialności za proces kierowanej wobec jego właściciela, także
skonkretyzowanie odpowiedzialnego zespołu “team liderów” w procesie.
● Obok odpowiedzialności wymagane jest także ustalenie uprawnień, które mogłyby
być postrzegane jako forma kompetencji. Np.: jakie pełnomocnictwa do działań są
potrzebne, aby w ramach zdefiniowanych ogólnych warunków móc zagwarantować
skuteczną realizację celów procesu.
Zidentyfikowane obszary “ryzyk i szans”, które są do rozważenia w trakcie planowania
procesów, wdrażania i zarządzania procesami - mając na uwadze, iż brak ryzyka oznaczałby
także brak szans do identyfikowania.
Jako minimum wymagań zalecane jest rozważenie w modelowaniu procesów i działań
identyfikacji potencjalnych zagrożeń i/lub określenie zasad postępowania.
Podejście oparte na myśleniu o ryzyku filar nowej normy.
Ryzyko, wg ISO 9000:
● Wpływ niepewności
● Wpływ niepewności powoduje odchylenie od oczekiwań - pozytywne i negatywne
● Niepewność - stan, również częściowy, braku informacji, związanej ze zrozumieniem
lub wiedzą na temat zdarzenia lub jego następstw lub prawdopodobieństwa
● Ryzyko jest często określane w stosunku do potencjalnych zdarzeń, ich następstw lub
ich kombinacji
● Ryzyko jest często wyrażane jako kombinacja następstw zdarzenia i związanego z
nim prawdopodobieństwa.
● Ryzyko jest integralną częścią działania przedsiębiorstwa.
● Pod pojęciem ryzyka możemy zatem rozumieć wszystkie przyszłe wydarzenia
(finansowe i niefinansowe) oraz wszystkie możliwe wewnętrzne i zewnętzrne
następstwa, które mogą wpłynąć (negatywnie/pozytywnie) na osiągnięcia celów
przedsiębiorstwa.
● Aby móc odnieść sukces na rynku, należy z jednej strony unikać, minimalizować,
bądź przenosić ryzyko na osoby trzecie, z drugiej jednak świadomie nim zarządzać i
akceptować.
Dla planowania systemu zarządzania jakością konieczne jest, aby organizacja uwzględniła
wymagania z rozdziału:
4.1 “Zrozumienie organizacji i jej kontekstu”
oraz
4.2 “Zrozumienie potrzeb i oczekiwań zainteresowanych stron”
i z ich wykorzystaniem określiła ryzyko (zagrożenia i szanse).
Następnie organizacja odpowiednie z punktem 6.1.2, musi zaplanować:
➔
Działania dla przypisania ryzyka i szans
➔
Metodę w jaki sposób działania w procesach SZJ organizacji będą integrowane i
wdrożone,
➔
W jaki sposób będzie oceniana skuteczność tych działań.
Kluczowe wymagania dla “myślenia opartego na ryzyku” zawarte są w pkt 6.1 normy
“Działania w celu postępowania z ryzykiem i szansami”.
Zarządzanie ryzykiem jest dzisiejszą decyzją dla pozytywnej przyszłości, to próba
zidentyfikowania dzisiaj tego co może na nas wpłynąć jutro - aby wykorzystywać najlepsze
szanse i wpływać współbieżnie na występujące ryzyko z odpowiednimi działaniami w
odniesieniu do celów i strategii organizacji.
Na ocenę ryzyka składa się identyfikacja zagrożeń oraz analiza i ocena ryzyka związanego z
wystawieniem/narażeniem na te zagrożenia.
Do oceny ryzyka jako pomocy przy jego szacowaniu używa się następujących
przykładowych trzech pytań:
1. Co może się nie udać?
2. Jakie jest prawdopodobieństwo, że się nie uda?
3. Jakie mogą być tego konsekwencje (dotkliwość)?
Metody - wybrane przykłady
Metody ułatwiające zarządzanie ryzykiem – mapowanie procesu, analiza Pareto-Lorenza,
diagram Ishikawy, Analiza Przyczyn i Skutków Wad (FMEA), analiza FTA- analiza
drzewa błędów, HAZOP- analiza zagrożeń i zdolności operacyjnych, PHA- Preliminary
Hazard Analysis,
Przemysły mają swoje metody np. HACCP/ TACCP/ HARPC.
Tworzenie systemu zarządzania jakością
Tworzenie systemu zarządzania jakością – proces ustanawiania( formalna akceptacja treści
normy), dokumentowania, wdrażania, utrzymywania i ciągłego doskonalenia systemu
zarządzania jakością.
System - zbiór elementów wzajemnie powiązanych lub wzajemnie oddziałujących.
System zarządzania – zbiór wzajemnie powiązanych lub wzajemnie oddziałujących
elementów organizacji do ustanowienia polityki i celów oraz procesów do osiągania tych
celów.
System zarządzania jakością - część systemu zarządzania dotycząca jakości.
Ciągłe doskonalenie - powtarzające się działanie mające na celu poprawę efektów działania.
Udokumentowane informacje 7.5.1:
Dane - fakty o obiekcie
Informacja – znaczące dane
Dowód obiektywny – dane potwierdzające istnienie lub prawdziwość czegoś.
System informacyjny - system zarządzania jakością – sieć kanałów komunikacyjnych
używanych w organizacji.
Dokument - informacja oraz nośnik na jakim jest zawarta.
Udokumentowana informacja - informacja, która powinna być nadzorowana i
utrzymywana przez organizację oraz nośnik na jakim jest zawarta.
Specyfikacja - dokument, w którym podano wymagania np. księga jakości, plan jakości,
rysunek techniczny, dokument procedury, instrukcja pracy.
Księga jakości – specyfikacja, w której określono system zarządzania jakością organizacji.
Plan jakości - specyfikacja procedur i związanych z nimi zasobów, jakie mają być
zastosowane przez kogo i kiedy w odniesieniu do danego obiektu.
Zapis - dokument, w którym przedstawiono uzyskane wyniki lub dowody przeprowadzonych
działań np. karty pomiarowe, raport, raporty z auditów.
Procedura - ustalony sposób przeprowadzenia działania lub procesu.