ZAWIERANIE UMÓW – PRAKTYCZNY PORADNIK DLA PRZEDSIĘBIORCÓW – WOJCIECH GŁĄBIŃSKI
- ZAWIERANIE UMÓW -
Praktyczny mini-poradnik dla przedsiębiorców
Copyright: 2012-2014, Wojciech Głąbiński
www.EdukacjaFinansowaDlaRodzicow.pl
____________________________________________________________________________________________________________
1
ZAWIERANIE UMÓW – PRAKTYCZNY PORADNIK DLA PRZEDSIĘBIORCÓW – WOJCIECH GŁĄBIŃSKI
Spis treści
1. Traktuj każdą umowę na równi z innymi.
2. Opiniowanie umów, czyli dlaczego warto zapłacić prawnikowi.
3. Zawsze negocjuj zapisy w umowach.
4. Strony umowy – kto może składać podpisy.
5. Ustanawianie pełnomocnictw.
6. Nigdy nie podpisuj umów pod presją czasu.
7. Kilka uwag o wypowiadaniu umów.
8. Umowy generujące koszty.
9. Umowy generujące przychody.
10. Umowy z pracownikami i podwykonawcami.
11. Umowy z instytucjami finansowymi.
12. Zakaz konkurencji – co należy przez to rozumieć.
13. Umowy na piśmie i umowy dorozumiane.
14. Polisy ubezpieczeniowe, czyli zabezpieczenie interesów firmy i
właściciela.
15. Czy polegać na szablonach dostępnych w Internecie?
16. Typowe pułapki w umowach.
17. Skutki prawne zawarcia umowy.
____________________________________________________________________________________________________________
2
ZAWIERANIE UMÓW – PRAKTYCZNY PORADNIK DLA PRZEDSIĘBIORCÓW – WOJCIECH GŁĄBIŃSKI
1. Traktuj każdą umowę na równi z innymi.
Życie przedsiębiorcy nie jest usłane różami, ale umowami. Nieco
przesadziłem, aż tak źle nie jest. Jednak jeśli co do pierwszej części wstępu
można by mieć zastrzeżenia, to druga jest zbliżona do prawdy. Na każdym
kroku przedsiębiorca podpisuje umowy, mniej lub bardziej ważne. Problem
z tymi umowami polega między innymi na tym, że wbrew pozorom nie da
się dokładnie stwierdzić, która z umów jest mniej ważna.
W zasadzie każdą powinniśmy traktować na równi, czyli inaczej mówiąc,
każda wymaga od nas należytej staranności i zaangażowania. A tak się nie
dzieje. Zobaczmy więc najpierw, jakie umowy zawiera najczęściej
przeciętny przedsiębiorca:
1. Umowa najmu.
2. Umowa z biurem księgowym.
3. Umowa o współpracy z partnerami lub kontrahentami.
4. Umowy z pracownikami: o pracę, zlecenia i o dzieło.
5. Umowy telekomunikacyjne.
6. Umowy kredytowe.
7. Umowy o korzystanie z mediów (energia, gaz, woda).
8. Umowa na stałą obsługę (prawną, reklamową, PR).
9. Umowy z klientami.
10. Umowy ubezpieczeniowe.
To tylko najważniejsze rodzaje umów, ale ich ilość powinna dać do
myślenia. Każda podpisana umowa to nowe zobowiązanie, czasami nawet
na kilka lat. A każde zerwanie umowy przed wyznaczonym terminem niesie
ze sobą określone konsekwencje.
Porada nr 1: Życie przedsiębiorcy to dziesiątki zawieranych umów.
Traktujmy każdą umowę na równi z innymi. Nie wiemy przecież, która z
nich może stać się przedmiotem ewentualnego sporu.
____________________________________________________________________________________________________________
3
ZAWIERANIE UMÓW – PRAKTYCZNY PORADNIK DLA PRZEDSIĘBIORCÓW – WOJCIECH GŁĄBIŃSKI
2. Opiniowanie umów,
czyli dlaczego warto zapłacić prawnikowi.
Zacznę inaczej. Przykład wzięty z życia. Umowa najmu podpisana na 5 lat
na czas określony, bez możliwości wcześniejszego rozwiązania umowy.
Czynsz miesięczny 4 000 zł. Wartość umowy 240 000 zł! Kłopoty tej firmy
zaczęły się już w drugim roku trwania umowy, zaczęła mieć opóźnienia w
płatnościach czynszu. Próby renegocjacji zakończyły się niepowodzeniem.
Aż trudno uwierzyć, ale umowa, która liczyła ponad 60 stron, przed jej
podpisaniem nie została skonsultowana z żadnym prawnikiem. Do
kancelarii prawniczej trafiła dopiero wtedy, gdy toczyła się walka o
wcześniejsze rozwiązanie umowy. Gdy prawnik zobaczył tą umowę, złapał
się za głowę i dobitnie stwierdził: „Ja bym nigdy nie podpisał takiej umowy
w takiej formie. Wszystkie kluczowe punkty faworyzują wynajmującego,
prawa najemcy są zredukowane do ustawowego minimum.”
Analizując tą konkretną sytuację, przy założeniu, że umowa jest nieco
inaczej skonstruowana (chociażby 6-miesięczny okres wypowiedzenia) i
najemca kończy umowę 24 miesiące wcześniej niż wynika z treści umowy,
jego oszczędność wyniosłaby aż 96 000 zł! A koszt porady prawnej i
zaopiniowania umowy wyniósłby nie więcej niż 500 zł – 1000 zł.
To być może przykład dosyć drastyczny, ale działający na wyobraźnię.
Porada prawnika zawsze jest opłacalna, nawet przy mniejszych
wartościach umów. Jednak z usług prawników firmy korzystają najczęściej
wtedy, gdy dochodzi do sporu między stronami umowy. Rzadko kiedy
opiniują umowy, mimo że koszt jest minimalny w porównaniu do wartości
zaciąganych zobowiązań.
Porada nr 2: Na początek idziemy do prawnika z umową najmu, umowa
kredytową, umową o współpracy. To pierwszy koszt, jaki musisz ponieść,
nawet jeśli nie założyłeś jeszcze firmy.
____________________________________________________________________________________________________________
4
ZAWIERANIE UMÓW – PRAKTYCZNY PORADNIK DLA PRZEDSIĘBIORCÓW – WOJCIECH GŁĄBIŃSKI
3. Zawsze negocjuj zapisy w umowach.
Wbrew pozorom, negocjować można każdy punkt umowy, który podlega
ustaleniom obu stron. Niekiedy możemy nawet negocjować takie punkty,
które wydają się nie do ruszenia. Najlepszym przykładem są decyzje
UOKIK, który nakazuje co jakiś czas bankom lub deweloperom zmianę
pewnych paragrafów w zawartych już umowach, oczywiście na korzyść
klientów. Paragrafy te, zwane odtąd klauzulami zakazanymi, trafiają na
tzw. czarną listę i nie mogą być umieszczane w umowach. To tylko oznacza,
że już wcześniej, zanim UOKIK podjął kroki prawne, paragrafy w tym
umowach można było negocjować, gdyż od samego początku były
niezgodne z prawem lub zasadami współżycia społecznego. Tylko mało kto
miał odwagę i wiedzę, by to skutecznie zrobić.
W umowach najczęściej negocjuje się takie kwestie jak:
- termin wypowiedzenia,
- stawki lub kwotę wynagrodzenia,
- termin i zasady wypłaty lub zapłaty,
- wysokość kaucji,
- zasady wypłacania transz,
- termin rozpoczęcia i zakończenia prac,
- wysokość i zasady kar umownych,
- zasady dotyczące poufności i zakazu konkurencji,
Porada nr 3: Zawsze negocjujmy. Choćby dlatego, że dzięki negocjacjom
możemy zmienić wiele zapisów w umowie na swoją korzyść.
____________________________________________________________________________________________________________
5
ZAWIERANIE UMÓW – PRAKTYCZNY PORADNIK DLA PRZEDSIĘBIORCÓW – WOJCIECH GŁĄBIŃSKI
4. Strony umowy – kto może składać podpisy.
Aby umowa była ważna w świetle obowiązującego prawa, musi zostać
należycie podpisana, czyli podpisana przez upoważnione osoby. Jeśli
mówimy o jednoosobowej działalności gospodarczej, to tu kwestia jest
jasna – podpis składa właściciel firmy. Może się jednak zdarzyć, że w
niektórych kwestiach związanych z funkcjonowaniem firmy chcemy, żeby
reprezentował nas pełnomocnik.
Przykładem takiego pełnomocnika może być księgowa z zewnętrznego
biura księgowego. Po ustanowieniu pełnomocnictwa, może ona nas
reprezentować przed Urzędem Skarbowym czy ZUS-em, a jej podpisy
składane w naszym imieniu są ważne.
Nieco inaczej wygląda kwestia w przypadku spółek. Tu zazwyczaj
wymagany jest podpis wszystkich wspólników, chyba że umowa spółki
stanowi inaczej. Praktyka pokazuje jednak, że podpisy składają zazwyczaj
wszyscy wspólnicy, co bez wątpienia wpływa na przejrzystość interesów w
firmie. Minusem takiego rozwiązania, ale tylko dla partnera biznesowego,
jest pewna uciążliwość związana z dostępnością wszystkich osób, które
muszą złożyć podpis na umowie. W przypadku nieobecności lub choroby
jednego ze wspólników, niekiedy trzeba długo czekać, zanim wszystkie
podpisy znajdą się na naszej umowie.
Porada nr 4: Niewłaściwie podpisana umowa, przez nieupoważnione osoby,
jest w świetle obowiązujących przepisów, nieważna!
____________________________________________________________________________________________________________
6
ZAWIERANIE UMÓW – PRAKTYCZNY PORADNIK DLA PRZEDSIĘBIORCÓW – WOJCIECH GŁĄBIŃSKI
5. Ustanawianie pełnomocnictw.
Pełnomocnikiem, to warto wiedzieć, nie musi być osoba zatrudniona w
firmie czy związana z nią w jakikolwiek sposób. To może być ktokolwiek,
komu powierzamy pewien zakres uprawnień, w tym do składania podpisu
w naszym imieniu czy w imieniu firmy. Wyróżnia się cztery podstawowe
rodzaje pełnomocnictw: ogólne, rodzajowe, szczególne i procesowe. Każde
rożni się zakresem uprawnień.
Pełnomocnictwa należy udzielać rozważnie i w uzasadnionych sytuacjach,
gdyż zakres uprawnień jest naprawdę szeroki. Warto tylko wspomnieć, co
może pełnomocnik, a może bardzo wiele, w przypadku pełnomocnictwa
ogólnego chociażby:
- reprezentować firmę w codziennej działalności przedsiębiorstwa.
- zaciągać zobowiązania w związku z działalnością firmy.
- zawierać umowy kredytowe.
- zawierać umowy dzierżawy lub najmu.
- zbywać nieruchomości.
Pełnomocnictwo może być ważne nawet wtedy, gdy jest zawarte ustnie, ale
najczęściej przybiera formę pisemną lub aktu notarialnego, dla
zapewnienia większego bezpieczeństwa. Pełnomocnika może ustawić tylko
tzw. mocodawca, w imieniu którego występuje pełnomocnik.
Generalnie, pełnomocnik nie powinien być drugą stroną czynności prawnej,
którą wykonuje w imieniu swojego mocodawcy. Warto też wiedzieć, że
możemy ustanowić kilku pełnomocników do tych samych czynności
prawnych.
Porada nr 5: Ustanowienie pełnomocnictwa może w niektórych
przypadkach być uzasadnione, jednak nie jest to stuprocentowo
bezpieczne rozwiązanie. Wynika to stąd, iż ustawodawca nie określił
dokładnie zakresu tzw. umocowania pełnomocnika, czyli co może, a czego
nie może. To często prowadzi do sporów i lub wywołuje konflikty interesów.
Bezpieczniejszą odmianą pełnomocnictwa jest prokura w osobie
prokurenta, jednak taka forma reprezentacji firmy jest dostępna tylko dla
przedsiębiorców, którzy podlegają obowiązkowi wpisu do rejestru
przedsiębiorców, czyli de facto dla tych, którzy prowadzą spółki lub
podmioty o osobowości prawnej.
____________________________________________________________________________________________________________
7
ZAWIERANIE UMÓW – PRAKTYCZNY PORADNIK DLA PRZEDSIĘBIORCÓW – WOJCIECH GŁĄBIŃSKI
6. Nigdy nie podpisuj umów pod presją czasu.
Czas zazwyczaj nie gra na naszą korzyść przy podpisywaniu umów. W
dzisiejszych, “zabieganych” czasach preferujemy szybkie rozwiązania,
wmawiamy sobie, że czas nas ogranicza. Dzieje się tak wówczas, gdy
czujemy się od czegoś uzależnieni – od drugiej strony umowy, od innych
zobowiązań, które mają bezpośredni wpływ na umowę, albo po prostu od
czasu.
W biznesie niektóre sytuacje, czy okazje, wymagają szybkich działań. To
fakt. Nie oznacza to jednak, że mamy zaniedbywać proces decyzyjny czy
czynności związane z dokładnym przeanalizowaniem umowy. Tu właśnie
przydaje się pomoc prawnicza, idealnie w ramach stałej obsługi. Mamy
wtedy zagwarantowane sensowne terminy, a koszt usług prawniczych
naliczany jest na zasadzie ryczałtu. To bardzo opłacalne rozwiązanie.
Warto też wspomnieć, że nawet jeśli samodzielnie dokładnie
przeanalizujemy umowę, to nie mamy gwarancji, że umowa nie zawiera
jakichś ukrytych pułapek. Nie każdy ma przecież odpowiednią wiedzę i
doświadczenie, by ogarnąć treść umowy pod każdym względem:
merytorycznym, prawniczym i jakimkolwiek innym.
Porada nr 6: Umowa podpisana pod presją czasu na 99 % będzie zawierała
co najmniej jeden niedopracowany paragraf. Oby to nie był ten najbardziej
kluczowy. Jeśli czegoś nie jesteśmy do końca pewni, lepiej grać na zwłokę i
uzupełnić naszą wiedzę. Podpisując umowę, musimy mieć 100 %
pewności, że wiemy, pod czym się podpisujemy.
____________________________________________________________________________________________________________
8
ZAWIERANIE UMÓW – PRAKTYCZNY PORADNIK DLA PRZEDSIĘBIORCÓW – WOJCIECH GŁĄBIŃSKI
7. Kilka uwag o wypowiadaniu umów.
Planując otwarcie firmy, chcielibyśmy ją prowadzić jak najdłużej. To
oczywiste. Jednak często się zdarza, że coś staje nam przeszkodzie i dalej
nie opłaca nam się być przedsiębiorcą. Wtedy wyrejestrowujemy firmę i po
sprawie. Niestety, to nie takie proste. Mimo zakończenia działalności,
zawarte wcześniej umowy dalej są ważne. To należy je szybko
wypowiedzieć. Oczywiście. Nic prostszego. Pod warunkiem, że po pierwsze,
wiemy, na jakich zasadach zawarliśmy te umowy, i wiemy, jakie
konsekwencje nam grożą za zerwanie umowy.
Niektóre umowy po prostu nie opłaca się zerwać, nawet jeśli nie
prowadzimy już działalności. To brzmi paradoksalnie, ale jest jak
najbardziej uzasadnione ekonomicznie. Dotyczy to zwłaszcza umów
telekomunikacyjnych i leasingowych.
W przypadku tych pierwszych, umowa zwykle zawarta jest na zasadach
jakiejś promocji, a to oznacza, że za zerwanie umowy przed czasem grozi
nam kara pieniężna, wyraźnie określona w umowie.
Po drugie, jeśli płacimy abonament promocyjny, np. za Internet, to w
przypadku wcześniejszego rozwiązania umowy musimy dopłacić za każdy
miesiąc wstecz różnicę między ceną promocyjną a normalną. To w
niektórych przypadkach oznacza dopłatę w kwocie kilku tysięcy złotych! Z
kolei w przypadku leasingu łatwo można sobie wyobrazić sytuację, gdy
zapłaciliśmy 20 czynszów leasingowych z 23 wymaganych, zostały nam
więc 3 miesiące do zakończenia umowy. Jeśli zerwiemy umowę, stracimy
leasingowany sprzęt i przepadną nam wszystkie wpłacone czynsze, jeśli z
kolei przez kolejne 3 miesiące będziemy płacić pozostałe czynsze,
będziemy mieli możliwość wykupić leasingowany sprzęt na własność.
Różnica w tych rozwiązaniach to, w zależności od wartości przedmiotu
leasingu, od kilkunastu do kilkuset tysięcy złotych na naszą korzyść!
Porada nr 7: Wypowiedzenie umowy może mieć dla nas katastrofalne
skutki, jeśli odpowiednio wcześnie, tj. przed je podpisaniem, nie
wynegocjujemy sobie satysfakcjonujących zapisów. Inna kwestia: zanim
dojdzie do wypowiedzenia, przeczytaj jeszcze raz umowę.
____________________________________________________________________________________________________________
9
ZAWIERANIE UMÓW – PRAKTYCZNY PORADNIK DLA PRZEDSIĘBIORCÓW – WOJCIECH GŁĄBIŃSKI
8. Umowy generujące koszty.
To bardzo ważne rozróżnienie: na umowy generujące koszty lub przychody.
Mimo że rzadko się o tym mówi, warto uzmysłowić sobie istnienie takiego
podziału, gdyż ma to duże znaczenie w działalności firmy.
Zacznijmy od tych pierwszych, gdyż jest ich zdecydowanie najwięcej.
Zaliczyć do nich możemy umowy z pracownikami, umowy najmu, umowy
telekomunikacyjne, umowy outsourcingowe czy umowy z
podwykonawcami. Idealnie by było, aby umowy tego typu były tak
skonstruowane, że można je dostosowywać do naszych możliwości w
zależności od koniunktury na rynku i od naszych bieżących potrzeb. Innymi
słowy, chodzi o to, aby przewidywały możliwość renegocjacji i zmiany
warunków.
Z doświadczenia wiem, że umowy generujące koszty zostawiają nam
bardzo małą furtkę na dokonanie istotnych zmian w przyszłości, zwłaszcza
jeśli zawierane są na czas określony. Inna sprawa, o której należy
pamiętać, to okres zawarcia umowy. Polecam zawieranie umów na czas
nieokreślony, to daje dużo większe możliwość manewrowe w sytuacjach
kryzysowych. Natomiast jeśli musimy zawrzeć umowę na czas określony,
zawsze negocjujmy jak najkrótszy okres wypowiedzenia. To nasza jedyna
deska ratunkowa, gdy skończą się nam możliwości dalszego prowadzenia
firmy.
Na koniec jedna uwaga: umowy generujące koszty najczęściej
opracowywane są nie przez nas, tylko przez drugą stronę umowy.
Porada nr 8: Zawsze bądź podejrzliwy, gdy ktoś podsuwa Ci gotową umowę
do podpisania. Z zasady negocjuj każdy punkt umowy, który uważasz za
istotny.
____________________________________________________________________________________________________________
10
ZAWIERANIE UMÓW – PRAKTYCZNY PORADNIK DLA PRZEDSIĘBIORCÓW – WOJCIECH GŁĄBIŃSKI
9. Umowy generujące przychody.
To najczęściej umowy o współpracy oraz umowy z klientami. Umowy tego
typu są niezwykle ważne, gdyż po pierwsze zapewniają nam stały dopływ
gotówki do firmy i przyszły zysk, a po drugie, mamy na nie bezpośredni
wpływ. To my ustalamy stawki lub ceny, które zostaną wpisane do umowy.
W trakcie przygotowywania takich umów warto konsultować się ze
specjalistami (księgowymi, doradcami czy prawnikami) w kwestiach
szczegółowych, gdyż wynik naszej pracy to szablon, który będziemy
powielali setki, a czasami nawet tysiące razy. Jeden błąd w umowie, lub
zapis niekorzystny dla nas, jeśli kiedykolwiek miałby się przeciw nam
obrócić, zostanie w takim przypadku zwielokrotniony, co narazi nas na
gigantyczne konsekwencje.
Porada nr 9: Masz gotowy szablon umowy z klientem lub kontrahentem? W
takim razie udaj się do prawnika i zleć zaopiniowanie umowy. Tylko takie
rozwiązanie zagwarantuje Ci bezpieczeństwo w przyszłości w razie
jakiegokolwiek sporu wynikłego z tytułu takiej umowy.
____________________________________________________________________________________________________________
11
ZAWIERANIE UMÓW – PRAKTYCZNY PORADNIK DLA PRZEDSIĘBIORCÓW – WOJCIECH GŁĄBIŃSKI
10. Umowy z pracownikami i podwykonawcami.
Pracodawcy coraz częściej unikają umów o pracę. Mówi się nawet, że etat
staje się dobrem deficytowym. Bo tak naprawdę konstrukcja umowy o
pracę wygląda tak, że pracownik ma same prawa i przywileje, a
pracodawca same obowiązki. Rzadko podnosi się w mediach kwestię praw
przedsiębiorcy, znacznie częściej mówi się o prawach pracowniczych.
Z tego też powodu coraz większym wzięciem ze strony pracodawców cieszą
się umowy cywilno-prawne, czyli umowa zlecenia oraz umowa o dzieło, lub
umowy o współpracy z przedsiębiorcami, lub jak to inni nazywają, z
samozatrudnionymi. To generuje znacznie mniejsze koszty stałe i mniejsze
obciążenia (podatki, ZUS) związane z wynagrodzeniami. Minusem jest tylko
to, że inne rodzaje umów niż umowy o pracę pozwalają naszym
“pracownikom” czy w zasadzie współpracownikom na świadczenie usług
nie tylko nam, ale też innym firmom. Nie da się więc egzekwować zakazu
konkurencji, jak to się dzieje w przypadku umów o pracę.
Porada nr 10: Zawarcie umowy o pracę z pracownikiem na samym
początku działalności jest bardzo ryzykowne. Jeśli nie masz innego wyjścia,
zacznij od umowy na okres próbny. Możesz ją zawrzeć maksymalnie na 3
miesiące.
____________________________________________________________________________________________________________
12
ZAWIERANIE UMÓW – PRAKTYCZNY PORADNIK DLA PRZEDSIĘBIORCÓW – WOJCIECH GŁĄBIŃSKI
11. Umowy z instytucjami finansowymi.
Kredyt lub leasing to rozwiązanie, które należy rozważać na samym końcu,
gdy nie mamy innych możliwości. To nie kredyt przesądza o tym, czy uda
nam się rozwinąć firmę czy nie. To dobry pomysł, wiedza, ja jako
przedsiębiorca, moi ludzie (pracownicy, współpracownicy i partnerzy) i ich
zaangażowanie. Pieniądze nie zarobione, ale pożyczone, to rodzaj drogi na
skróty.
Mają sens, jeśli wykorzystujemy tzw. dźwignię finansową, czyli za ułamek
wartości kupujemy coś, co jest nam niezbędne do prowadzenia działalności
(komputer, samochód). Nie ma to natomiast sensu, gdy inwestujemy w
sprzęt, wyposażenie czy towar, bez żadnych umów, które nam gwarantują,
że na tym zarobimy.
Najgorszy możliwy wariant, jednak bardzo często spotykany w małym
biznesie: inwestuję w wyposażenie (często na kredyt lub leasing), podpisuję
umowę najmu, wpłacam kaucję, opłacam reklamę, kupuję towar (często
na kredyt kupiecki) i … czekam na klientów. A klienci nadal kupują tam,
gdzie dotychczas, czyli nie u nas. I od pierwszego miesiąca zaczyna się
walka o przetrwanie.
Zbyt małe przychody, by opłacić wszystkie koszty. To typowy model dla
nowych pizzerii, sklepików spożywczych, saloników prasowych, sklepów z
wyposażeniem. Kredyt w takich sytuacjach nie pomaga, a wręcz szkodzi.
Pożyczasz cudze, musisz oddać ze swoich – warto mieć w głowie to
powiedzenie, gdy jako młody przedsiębiorca pójdziemy do banku po kredyt.
Porada nr 11: Kredyt czy leasing to gigantyczne zobowiązanie. Traktujmy je
jako ostateczność. Nigdy nie uzależniajmy naszego być albo nie być jako
przedsiębiorca od tego, czy dostaniemy kredyt czy nie. Istnieje wiele
sposobów, aby rozpocząć biznes, a później go rozwijać, bez kredytu. Tym
bardziej, że kredyt dostępny jest tylko dla nielicznych.
____________________________________________________________________________________________________________
13
ZAWIERANIE UMÓW – PRAKTYCZNY PORADNIK DLA PRZEDSIĘBIORCÓW – WOJCIECH GŁĄBIŃSKI
12. Zakaz konkurencji – co należy przez to rozumieć.
Skupię się na umowie o pracę. Mamy tu dwie sytuacje, które są związane z
zakazem konkurencji. Pierwsza dotyczy zakresu obowiązków i lojalności
wobec firmy, która zatrudniła jakiegoś pracownika. To w sumie naturalne,
że pracownik nie może stanowić konkurencji, będąc związanym umową o
pracę z jedną firmą.
Problem pojawia się, gdy pracownik kończy z nami współpracę i odchodzi
niekiedy z szeroką wiedzą na temat naszej firmy i naszej branży.
Pracodawca chciałby więc zabezpieczyć się przed wykorzystaniem wiedzy
swojego byłego pracownika, jeśliby ten został zatrudniony w
konkurencyjnej firmie. Może wtedy posłużyć się umową o zakazie
konkurencji, jednak taka umowa ma swoje uwarunkowania. Na mocy
takiej umowy, pracownik zobowiązuje się, że po ustaniu stosunku pracy nie
będzie prowadzić działalności konkurencyjnej wobec pracodawcy.
Zakaz ten może dotyczyć takich kwestii jak umowa o pracę z innym
pracodawcą, a także prowadzenie przedsiębiorstwa we własnym imieniu,
jeśli działalność będzie zbliżona do działalności pracodawcy, występowanie
w charakterze zleceniobiorcy, agenta, pełnomocnika czy prokurenta.
Zakres więc jest bardzo szeroki, jednak minusem jest to, że w okresie
obowiązywania zakazu konkurencji pracodawca jest zobowiązany wypłacać
pracownikowi odszkodowanie w określonych kwotach miesięcznych. Nie
każdy jest tego świadom.
Porada nr 12: Zakaz konkurencji ma sens w przypadku kluczowych
pracowników, przy mniej ważnych stanowiskach nie ma uzasadnienia
ekonomicznego.
____________________________________________________________________________________________________________
14
ZAWIERANIE UMÓW – PRAKTYCZNY PORADNIK DLA PRZEDSIĘBIORCÓW – WOJCIECH GŁĄBIŃSKI
13. Umowy na piśmie i umowy dorozumiane.
Najczęściej ustna forma zawarcia umowy jest przez prawo dopuszczalna.
Mówi się wtedy, że umowa jest dorozumiana. Jednak szczerze odradzam
takie rozwiązanie. Przed sądem czy w jakiejkolwiek spornej sytuacji łatwiej
się wybronić lub dochodzić swoich praw, jeśli umowa jest na piśmie,
podpisana przez obie strony. Wbrew pozorom, na co dzień zawieramy wiele
umów ustnie, z czego nie do końca zdajemy sobie sprawę: u dentysty, u
doradcy, u pośrednika kredytowego, u lekarza specjalisty, u mechanika, na
stacji paliwowej, w księgarni czy w zwykłym sklepie. To właśnie są umowy
dorozumiane.
Porada nr 13: Każdą umowę, jeśli ma to sens i uzasadnienie, zawierajmy
na piśmie. A jeśli zawieramy ją ustnie, dowiedzmy się wcześniej, na jakich
zasadach będziemy usługobiorcą czy stroną umowy. Najczęściej wystarczy
zapoznać się z regulaminem lub opisem usługi.
____________________________________________________________________________________________________________
15
ZAWIERANIE UMÓW – PRAKTYCZNY PORADNIK DLA PRZEDSIĘBIORCÓW – WOJCIECH GŁĄBIŃSKI
14. Polisy ubezpieczeniowe, czyli zabezpieczenie
interesów firmy i właściciela.
Umowy, a w zasadzie polisy ubezpieczeniowe, stanowią nie tylko
zabezpieczenie innych umów, ale co najważniejsze, zabezpieczenie
interesów właściciela firmy. Szerzej na ten temat będą mówił w osobnym
rozdziale poświęconym temu zagadnieniu. Jednak w kontekście zawierania
umów, warto wspomnieć, że polisa ma same zalety i korzyści, a tylko jeden
minus – wysokość składki. Z tego względu należy dokładnie określić nasze
ryzyko i ubezpieczyć się na takie ewentualności, które faktycznie mogą
nam się przydarzyć.
Zasadniczo mamy dwie możliwości zawarcia umowy: u brokera lub u
agenta. Różnica polega na tym, że broker nie reprezentuje tylko jednej
firmy ubezpieczeniowej, jedynie w ramach współpracy z takimi firmami
może klientowi doradzić optymalne rozwiązanie. Z kolei agent reprezentuje
konkretną firmę i będzie nam oferował rozwiązania w obrębie oferty
jednego ubezpieczyciela.
Co do samej polisy, należy pamiętać, że ochrona ubezpieczeniowa zaczyna
się albo na drugi dzień od daty opłacenia składki, albo od daty zawarcia
umowy ubezpieczeniowej, jeśli umowa przewiduje opłacenie składki w
określonym terminie (np. do 7 dni od zawarcia). Każda szanująca się firma
ubezpieczeniowa ma w ofercie pakiety dla firm, które zawierają różne
ubezpieczenia na wypadek różnych zdarzeń losowych.
Niestety, wiele firm w Polsce nie posiada żadnego ubezpieczenia, przez co
naraża się na duże straty lub nawet na zakończenie działalności, jeśli
zdarzy się coś nieprzewidzianego, np. pożar lub kradzież. Obowiązkiem
właściciela firmy jest jednak nie tylko dbanie o interesy firmy i
zabezpieczenie majątku (polisy OC, polisy majątkowe, polisy
komunikacyjne), ale też dbanie o interesy swoje i swojej rodziny.
W tym celu zalecam każdemu przedsiębiorcy wykupienie polisy na życie i
____________________________________________________________________________________________________________
16
ZAWIERANIE UMÓW – PRAKTYCZNY PORADNIK DLA PRZEDSIĘBIORCÓW – WOJCIECH GŁĄBIŃSKI
dożycie lub polisy kapitałowej, co ma co najmniej dwie zalety. Po pierwsze,
zapewniamy byt i ochronę naszej rodzinie, gdyby nam coś się wydarzyło, po
drugie, zaczynamy regularnie oszczędzać, gdyż tego typu programy
zapewniają po określonym czasie zwrot kapitału, łącznie z wypracowanym
zyskiem. Czyli nie dość, że jesteśmy zabezpieczeni, to na dodatek
wszystkie składki do nas wrócą, i to z zyskiem.
Porada nr 14: Życie przedsiębiorcy bez należytej ochrony ubezpieczeniowej
to jak gra w ruletkę. A przecież nie chodzi nam o hazard, tylko o bezpieczny
biznes, zabezpieczony na wypadek zdarzeń losowych.
____________________________________________________________________________________________________________
17
ZAWIERANIE UMÓW – PRAKTYCZNY PORADNIK DLA PRZEDSIĘBIORCÓW – WOJCIECH GŁĄBIŃSKI
15. Czy polegać na szablonach
dostępnych w Internecie?
Tak i nie.
Tak, jeśli chcemy samodzielnie dopracować szczegóły na bazie szablonu.
Nie, jeśli wydrukujemy szablon z Internetu i w takiej formie go
zaproponujemy naszemu kontrahentowi czy pracownikowi.
Każdy szablon zawiera najczęściej tylko podstawowe paragrafy, które
wymagają doprecyzowania. Inna sprawa, że na bardziej rozbudowane
szablony może liczyć w serwisach płatnych, najczęściej prawniczych czy
podatkowych.
Porada nr 15: Szablon to nie gotowiec, wymaga wiele pracy, by powstała
na jego bazie właściwa umowa, uwzględniająca nasze interesy.
____________________________________________________________________________________________________________
18
ZAWIERANIE UMÓW – PRAKTYCZNY PORADNIK DLA PRZEDSIĘBIORCÓW – WOJCIECH GŁĄBIŃSKI
16. Typowe pułapki w umowach.
W zasadzie każdy rodzaj umowy niesie z sobą ryzyko, że wpadniemy w
zastawioną na nas pułapkę. Oczywiście, mam na myśli umowy, których
szablon nie został przygotowany przez nas, tylko przez drugą stronę umowy,
np. bank czy kontrahenta. Musimy wtedy być niezwykle czujni, zwłaszcza
jeśli umowa jest bardzo rozbudowana lub jest pisana drobnym maczkiem.
Jak łatwo się domyślić, najwięcej pułapek czyha na nas w umowach
kredytowych. Z tym że pułapka to często tylko nic innego niż nasze
przeoczenie lub brak elementarnej wiedzy ekonomicznej. A więc, w
umowach kredytowych uważajcie na:
- promocje – mimo pozornej korzyści, takie oferty są nieraz droższe od
standardowych
- oprocentowanie – niekiedy tylko przez kilka pierwszych miesięcy umowa
podlega oprocentowaniu promocyjnemu, czyli obniżonemu; potem bank
odbija sobie “stratę” z nawiązką, gdy płacimy raty z wyższym
oprocentowaniem,
- kredyty walutowe – to wielka loteria; mimo że w dniu dokonania
porównania kredytu złotowego z kredytem walutowym, zawsze się okaże,
że walutowy jest tańszy, ale tylko w tym dniu – jak będzie za kilka miesięcy
lub za kilka lat, tego nie wie nikt, nawet najwięksi eksperci w branży; może
się więc okazać po pewnym czasie, że rata kredytu walutowego wzrośnie
nam dwu- lub trzykrotnie,
- formę wypłaty kredytu – bardzo często kredyty wypłacane są w transzach
(częściach), a wypłata kolejnej transzy uzależniona jest spełnienia
określonych warunków,
- spread – dotyczy kredytów walutowych; w dniu zaciągnięcia kredytu
walutowego mamy do spłaty więcej kapitału niż uzyskaliśmy z kredytu (nie
licząc odsetek); dzieje się tak, gdyż bank udziela nam kredytu po własnym
____________________________________________________________________________________________________________
19
ZAWIERANIE UMÓW – PRAKTYCZNY PORADNIK DLA PRZEDSIĘBIORCÓW – WOJCIECH GŁĄBIŃSKI
kursie sprzedaży danej walucie (droższym niż w NBP), a my spłacamy ratę
po kursie kupna waluty w danym banku (niższym niż w NBP) – różnica
między tymi wartościami nazywa się spreadem i stanowi dla nas
dodatkowy koszt kredytu.
W przypadku umów najmu należy uważać na takie kwestie jak:
- koszty remontu i usuwania usterek – zazwyczaj jest tak, że najemca
ponosi koszty drobnych napraw i remontów, a wynajmujący dużych, jednak
wszystko zależy od tego, jak jest skonstruowana umowa,
- kaucja – tą kwestię można i należy negocjować; w interesie najemcy jest
przecież wpłacić jak najmniejszą kaucję, w interesie wynajmującego jest
pobrać ją w jak największej wysokości; trzeba tu bardzo uważać, gdyż
wpłacenie np. 6-miesięcznej kaucji, gdy dopiero zaczynamy biznes, jest
niezwykle ryzykowne. Inna kwestia to zasady zwrotu kaucji – umowa musi
dokładnie precyzować, na jakich zasadach wróci do nas kaucja – tą
kwestię też należy negocjować,
- rozliczanie mediów – jeśli ktoś nam proponuje ryczałt za prąd czy gaz,
musimy liczyć się z tym, że najczęściej przepłacimy; warto postarać się o
podlicznik lub osobną umowę z dostawcą prądu czy gazu- wyjdzie taniej, a
poza tym będziemy mieli zawsze odczyt z licznika, czyli będziemy mogli
wprowadzać rozwiązania, które umożliwią nam dokonanie oszczędności,
- zasady wypowiedzenia – oprócz sensownego okresu wypowiedzenia
(takiego, które nas satysfakcjonuje i zapewnia bezpieczeństwo naszej
firmie), musimy też wynegocjować zasady, wedle których może nam zostać
wypowiedziana umowa; to powinno zostać ściśle określone, najczęściej
postawą może być zaległość w opłacaniu czynszu, ale ile miesięcy możemy
nie płacić, to już można negocjować.
Porada nr 16: Pułapki w umowach to niekoniecznie efekt celowego
działania drugiej strony na naszą niekorzyść. To najczęściej wynik naszej
niewiedzy, roztargnienia lub lekceważenia. Gwarantuję, że przy zachowaniu
należytej staranności z naszej strony, rozpoznamy wszystkie potencjalne
pułapki przed podpisaniem umowy, a nie wiele miesięcy później.
____________________________________________________________________________________________________________
20
ZAWIERANIE UMÓW – PRAKTYCZNY PORADNIK DLA PRZEDSIĘBIORCÓW – WOJCIECH GŁĄBIŃSKI
17. Skutki prawne zawarcia umowy.
Każda umowa, w zależności od jej przedmiotu, wywołuje setki skutków
prawnych, regulowanych przez odpowiednie ustawy i kodeksy. Dla
początkującego przedsiębiorcy najważniejszy skutek każdej zawartej
umowy to przede wszystkim fakt zaciągnięcia zobowiązania – wobec
banku, wobec kontrahenta, wobec pracownika. To najważniejsza kwestia
związana z podpisywaniem umów.
Porada nr 17: Umowa = zobowiązanie. Zawsze o tym pamiętaj.
Mam nadzieję, że wiedza zawarta w tym mini-poradniku była lub będzie
przydatna dla moich czytelników. A jeśli uznacie, że niniejszy poradnik
powinien przeczytać ktoś z grona Waszych znajomych, możecie śmiało im
go przesłać.
Życzę sukcesów w biznesie, i oczywiście przezorności!
Wojciech Głąbiński
w.glabinski@ekonomiaprzetrwania.pl
http://EdukacjaFinansowaDlaRodzicow.pl
____________________________________________________________________________________________________________
21