10

www.gazetapodatkowa.pl

Gazeta Podatkowa nr 72 • 9.09.2010 r.

RACHUNKOWOŚĆ DLA KAŻDEGO

Powierzając prowadzenie księgowości biuru rachunkowemu trzeba upewnić 

się, że oddajemy ją w ręce specjalistów posiadających uprawnienia do usłu-

gowego prowadzenia ksiąg. Ponadto warto sprawdzić, jak biuro zabezpiecza 

klientów przed swoimi błędami, a więc czy posiada wykupioną polisę ubezpie-

czenia OC i na jaką kwotę. Niezwykle ważna jest też treść umowy o prowadzenie 

ksiąg – należy zadbać, by znalazły się w niej wszystkie istotne regulacje.

Odpowiedzialność za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości, w tym z ty-

tułu nadzoru, ponosi kierownik jednostki, również w przypadku gdy określone obowiązki 

zostaną powierzone innej osobie za jej zgodą. Wynika tak z art. 4 ust. 5 ustawy o rachunko-

wości. Kierownik jednostki może więc „zwolnić się” od szczególnej odpowiedzialności 

za prowadzenie ksiąg rachunkowych, jeżeli powierzy je np. biuru rachunkowemu, ale 

nie zwalnia go to z ogólnej odpowiedzialności za wykonywanie obowiązków w zakresie 

rachunkowości, w tym z tytułu nadzoru za stan ksiąg. Potwierdza to pkt 24 stanowiska 

Komitetu Standardów Rachunkowości w sprawie niektórych zasad prowadzenia ksiąg 

rachunkowych (Dz. Urz. Min. Fin. z 2010 r. nr 6, poz. 26). Z kolei z pkt 25 tego stanowi-

ska wynika m.in., że kierownik jednostki powinien zapewnić wykonanie obowiązków 

w zakresie rachunkowości poprzez staranny wybór biura rachunkowego, odpowiednie 

zapisy w umowie z biurem oraz kontrolę dotrzymywania warunków tej umowy. Efektywne 

sprawowanie nadzoru nad usługowo prowadzonymi księgami rachunkowymi wymaga 

wdrożenia rozwiązań pozwalających kierownikowi jednostki na bieżącą kontrolę i analizę 

dokonywanych w księgach zapisów (np. poprzez dostęp on-line, raportowanie okresowe lub 

na żądanie). Trzeba przy tym pamiętać, że w przypadku gdy księgi rachunkowe są prowa-

dzone poza siedzibą jednostki lub miejscem sprawowania zarządu, kierownik jednostki jest 

obowiązany powiadomić właściwy urząd skarbowy o miejscu ich prowadzenia w terminie 

15 dni od dnia ich wydania. Ponadto należy zapewnić dostępność ksiąg rachunkowych 

wraz z dowodami księgowymi uprawnionym organom zewnętrznej kontroli lub nadzoru 

w siedzibie jednostki lub w miejscu sprawowania zarządu albo w innym miejscu za zgodą 

organu kontroli lub nadzoru. Stanowi o tym art. 11a ustawy o rachunkowości.

Podobnie podatnik będący na podatkowej księdze przychodów i rozchodów nie 

musi jej prowadzić osobiście – może zlecić to biuru rachunkowemu. Nie zwalnia to 

jednak podatnika od odpowiedzialności za jej prowadzenie. Jeżeli na zlecenie podatnika 

prowadzenie księgi zostało powierzone biuru rachunkowemu, podatnik jest obowiązany 

w terminie 7 dni od dnia zawarcia umowy z biurem rachunkowym zawiadomić o tym na-

czelnika urzędu skarbowego, któremu zostało złożone zawiadomienie o prowadzeniu księgi. 

Należy podać nazwę i adres biura, miejsce (adres) prowadzenia oraz przechowywania księgi 

i dowodów związanych z jej prowadzeniem. Poza tym podatnik w takiej sytuacji powinien 

prowadzić w miejscu wykonywania działalności ewidencję sprzedaży (chyba że stosuje kasę 

rejestrującą), a w razie wykonywania działalności kantorowej lub lombardowej – również 

ewidencje przewidziane dla tego typu działalności. Wynika to z § 8 ust. 1 rozporządzenia 

Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów 

(Dz. U. z 2003 r. nr 152, poz. 1475 ze zm.).

Świadomość odpowiedzialności za księgi rachunkowe czy księgę podatkową po-

winna sprawić, że wybór biura rachunkowego, któremu zostaną powierzone, będzie 

bardzo wnikliwie przemyślany. Trzeba zwrócić uwagę zarówno na to, czy biuro spełnia 

warunki określone przepisami, jak też czy zawarta z biurem umowa dokładnie określa 

wzajemne prawa i obowiązki. Dokonanie niefrasobliwego wyboru może narazić firmę 

na kłopoty oraz znaczne koszty.

Uprawnienia niezbędne do prowadzenia biura rachunkowego

Usługowe prowadzenie ksiąg jest działalnością gospodarczą wymagającą posiadania 

uprawnień. Obejmuje ono zarówno prowadzenie ksiąg rachunkowych, jak i wykonywanie 

dwóch czynności doradztwa podatkowego: prowadzenia ksiąg podatkowych i innych ewi-

dencji podatkowych oraz sporządzania deklaracji podatkowych. Działalność taką mogą 

wykonywać:

1)  przedsiębiorcy będący osobami fizycznymi, jeżeli są uprawnieni do wykonywania 

czynności z zakresu usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych,

2)  pozostali przedsiębiorcy, pod warunkiem że czynności z tego zakresu będą wykony-

wane przez osoby uprawnione.

Za uprawnione do wykonywania czynności z zakresu usługowego prowadzenia ksiąg 

rachunkowych uważa się osoby posiadające certyfikat księgowy, osoby wpisane do rejestru 

biegłych rewidentów lub na listę doradców podatkowych. Stanowi o tym art. 76a ust. 3 i 4 

ustawy o rachunkowości.

Trzeba mieć na względzie, że udokumentowane uprawnienia potwierdzają, że osoba 

je posiadająca ma wiedzę i praktykę (doświadczenie) pozwalające zapewnić prawidłowe 

prowadzenie ksiąg. Wykonywanie takiej działalności bez uprawnień powoduje surowe 

sankcje, jednak mimo tego można spotkać biura rachunkowe działające w ten sposób. 

Przed zawarciem umowy z biurem rachunkowym należy więc ustalić rodzaj upra-

wienia, na podstawie którego ono funkcjonuje i zweryfikować jego prawdziwość i ak-

tualność. Najszybciej zrobić to można w Internecie. Lista osób posiadających certyfikat 

księgowy znajduje się na stronie internetowej Ministerstwa Finansów (www.mf.gov.pl), 

lista doradców podatkowych – na stronie Krajowej Izby Doradców Podatkowych (www.

kidp.pl), lista biegłych rewidentów na stronie Krajowej Izby Biegłych Rewidentów (www.

kibr.org.pl).

Obowiązkowe ubezpieczenie OC

Przedsiębiorcy uprawnieni do usługowego prowadzenia ksiąg obowiązani są za-

wrzeć umowę odpowiedzialności cywilnej za szkody wyrządzone w związku z prowa-

dzoną działalnością (art. 76h ust. 1 ustawy o rachunkowości). Dla tych przedsiębiorców 

minimalna suma gwarancyjna ubezpieczenia OC, w odniesieniu do jednego zdarzenia, 

którego skutki są objęte umową ubezpieczenia OC, zależna jest od przedmiotu działal-

ności. Wynosi ona:

1)  15.000 euro – jeżeli przedmiotem działalności jest wykonywanie czynności z zakresu 

usługowego  prowadzenia  ksiąg  rachunkowych  i  czynności  doradztwa  podatko-

wego;

2)  10.000 euro – jeżeli przedmiotem działalności jest wyłącznie wykonywanie czynności 

z zakresu usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych;

3) 5.000 euro – jeżeli przedmiotem działalności jest wyłącznie wykonywanie czynności 

doradztwa podatkowego.

Wynika tak z § 4 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie obowiązkowego ubez-

pieczenia odpowiedzialności cywilnej przedsiębiorców wykonujących działalność z zakresu 

usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych (Dz. U. z 2008 r. nr 234, poz. 1576 ze zm.). 

O czym pamiętać, zawierając umowę 

o usługowe prowadzenie ksiąg?

Kwoty w euro przelicza się według kursu średniego euro ogłoszonego przez Narodowy 

Bank Polski po raz pierwszy w roku, w którym umowa ubezpieczenia OC została zawarta. 

W odniesieniu do umów zawartych w 2010 r. są to kwoty wynoszące odpowiednio: 61.386 zł 

(pkt 1), 40.924 zł (pkt 2), 20.462 zł (pkt 3).

Doradca podatkowy podlega obowiązkowemu ubezpieczeniu od odpowiedzialności 

cywilnej za szkody wyrządzone przy wykonywaniu czynności doradztwa podatkowego. 

Stanowi o tym art. 44 ust. 1 ustawy o doradztwie podatkowym (Dz. U. z 2008 r. nr 73, 

poz. 443 ze zm.). Dla doradców podatkowych minimalna suma gwarancyjna ubezpieczenia 

OC w odniesieniu do jednego zdarzenia, którego skutki są objęte umową ubezpieczenia 

OC, wynosi równowartość w złotych 10.000 euro. Mówi o tym § 4 rozporządzenia Ministra 

Finansów w sprawie obowiązkowego ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej podmio-

tów wykonujących doradztwo podatkowe (Dz. U. z 2003 r. nr 211, poz. 2065). Kwotę tę 

przelicza się według kursu średniego euro ogłoszonego przez NBP po raz pierwszy w roku, 

w którym umowa ubezpieczenia OC została zawarta.

Podmiot  uprawniony  do  badania  sprawozdań  finansowych  jest  obowiązany  do 

posiadania ważnej umowy ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej z tytułu wykony-

wania czynności rewizji finansowej w okresie od dnia wpisania do dnia skreślenia z listy. 

Polisę taką powinien wykupić także z tytułu odpowiedzialności za szkody wyrządzone 

przy świadczeniu usług, o których mowa w art. 48 ust. 2 ustawy o biegłych rewidentach 

i ich samorządzie, podmiotach uprawnionych do badania sprawozdań finansowych oraz 

o nadzorze publicznym (Dz. U. z 2009 r. nr 77, poz. 649), tj. m.in. usługowego prowadzenia 

ksiąg rachunkowych i podatkowych czy doradztwa podatkowego. Stanowi tak art. 50 ust. 1 

i 2 tej ustawy. Dla biegłych rewidentów minimalna suma gwarancyjna ubezpieczenia OC 

w odniesieniu do jednego zdarzenia, którego skutki są objęte umową ubezpieczenia OC, 

zależna jest od przedmiotu działalności. Wynosi ona równowartość w złotych m.in.:

1)  10.000 euro – jeżeli przedmiotem działalności jest usługowe prowadzenie ksiąg 

rachunkowych i podatkowych,

2)  10.000 euro – jeżeli przedmiotem działalności jest doradztwo podatkowe.

W  przypadku  prowadzenia  przez  podmioty  uprawnione  do  badania  sprawozdań 

finansowych działalności w dwóch lub więcej przedmiotach, minimalną sumę gwaran-

cyjną ustala się odrębnie dla każdej działalności. Wynika tak z § 4 ust. 2 rozporządzenia 

Ministra Finansów w sprawie obowiązkowego ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej 

podmiotów uprawnionych do badania sprawozdań finansowych (Dz. U. z 2009 r. nr 205, 

poz. 1583). Kwoty wyrażone w euro przelicza się średnim kursem NBP ustalonym po raz 

pierwszy w roku, w którym umowa ubezpieczenia OC została zawarta.

Zatem biuro rachunkowe musi wykupić ubezpieczenie OC na sumę zależną od 

tego, na podstawie jakich uprawnień działa i jakie czynności faktycznie wykonuje. 

Sprawdzenie, czy biuro rachunkowe posiada ważną polisę OC, jest bardzo ważne 

z punktu widzenia bezpieczeństwa jego klientów. Obowiązkowe ubezpieczenie OC 

zwiększa szansę na wyrównanie szkody powstałej na skutek błędów księgowych.

Warto też się dowiedzieć, na jaką sumę gwarancyjną opiewa polisa biura rachunkowego. 

Przepisy wskazują bowiem jedynie minimalne kwoty, a jeżeli księgowość biuru powierza 

duża firma o skomplikowanych rozliczeniach – wysokość możliwej do wyrządzenia szkody 

może przekroczyć te sumy. Czasem dobrze jest więc poszukać podmiotu ubezpieczonego 

na wyższą kwotę. Oczywiście w razie popełnienia błędu przez biuro rachunkowe podat-

nikowi pozostaje możliwość wystąpienia na drogę cywilnoprawną, jednak prostsze jest 

uzyskanie odszkodowania bezpośrednio od ubezpieczyciela.

Umowa o prowadzenie ksiąg

Umowa o prowadzenie ksiąg rachunkowych czy księgi podatkowej powinna precy-

zyjnie określić zakres obowiązków, świadczeń oraz odpowiedzialność jednej i drugiej 

strony (zleceniodawcy i zleceniobiorcy). Treść umowy zawartej pomiędzy biurem rachun-

kowym a podmiotem, któremu biuro to świadczy swoje usługi, powinna być dostosowana 

do indywidualnych potrzeb, jednak wskazane jest, aby zawierała m.in.:

a)  dokładne określenie zakresu czynności i odpowiedzialności, które są powierzane 

biuru – trzeba opisać rodzaje rozliczeń dokonywanych przez biuro, kwestię skła-

dania i podpisywania deklaracji podatkowych (można ustanowić pełnomocnictwo 

upoważniające do podpisywania deklaracji podatkowych i złożyć je w urzędzie 

skarbowym).  Niektóre  biura  na  podstawie  postanowień  umownych  wystawiają 

faktury VAT w imieniu zleceniodawcy – ten aspekt także powinien być uregulo-

wany w zawartej umowie cywilnoprawnej oraz w sporządzonym na tę okoliczność 

upoważnieniu,

b)  oświadczenie o uprawnieniach, na podstawie których działa biuro i wykupionej przez 

nie polisie OC,

c)  wybór  metod  księgowych,  co  do  których  przepisy  zostawiły  taką  możliwość 

(np. w kwestii przyjętego rachunku kosztów działalności operacyjnej czy sposobu 

wyceny zapasów w przypadku ksiąg rachunkowych lub w kwestii metody ujmowania 

kosztów uzyskania przychodów w księdze podatkowej w przypadku księgi podatko-

wej). Należy przy tym zaznaczyć, że ustawa o rachunkowości wymaga posiadania 

dokumentacji zasad (rachunkowości) jednostki. W sytuacji gdy prowadzenie ksiąg 

rachunkowych zlecono biuru rachunkowemu, to biuro w ramach zawartej umowy 

o usługowe prowadzenie ksiąg rachunkowych może opracować zasady rachunko-

wości i przekazać kierownikowi jednostki do zatwierdzenia. Podkreślić należy, że 

to kierownik jednostki powinien podpisać opracowane przez biuro zasady rachun-

kowości i każdą ich aktualizację.

d) harmonogram przekazywania do biura dokumentów,

e)  miejsce przechowywania dokumentów – jest to potrzebne podatnikowi w celu zgło-

szenia do urzędu skarbowego, o którym była mowa na wstępie,

f)  okres obowiązywania umowy – ze wskazaniem warunków zmiany lub wypowie-

dzenia umowy,

g) określenie kosztu usług i terminu płatności za usługi,

h)  tryb rozwiązywania umowy oraz zwrotu dokumentacji księgowej i podatkowej. 

Obecnie jest możliwe przechowywanie sprawozdania finansowego, ksiąg rachunko-

wych i dokumentów z nimi związanych w jednostce świadczącej usługi w zakresie 

przechowywania dokumentów (np. biurze rachunkowym). Wynika to z art. 73 ust. 4 

ustawy o rachunkowości, mającego zastosowanie po raz pierwszy do sprawozdań 

finansowych za rok obrotowy rozpoczynający się w 2009 r. Jeśli natomiast doku-

menty mają być zwrócone podatnikowi, warto w umowie określić termin i sposób 

przekazania tych dokumentów.

Podstawa prawna: ustawa z dnia 29.09.1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2009 r. nr 152, poz. 1223 ze 

zm.).

Dorota Przybyszewska