Technik_prac_biurowych_419[01]_Z1.03

„

Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

MINISTERSTWO EDUKACJI

NARODOWEJ

Dorota Wójcik

Obsługiwanie urządzeń biurowych
419[01].Z1.03

Poradnik dla ucznia

Wydawca:

Instytut Technologii Eksploatacji – Państwowy Instytut Badawczy
Radom 2007

„Projekt współfinansowany ze

rodków Europejskiego Funduszu Społecznego”

Recenzenci:

mgr Edward Marek Klęczar

mgr Ewa Kawczyńska-Kiełbasa

Opracowanie redakcyjne:
mgr Edyta Kozieł

Konsultacja:
mgr Edyta Kozieł

Poradnik stanowi obudowę dydaktyczn

programu jednostki modułowej 419[01].Z1.03,

„Obsługiwanie urządzeń biurowych”, zawartego w modułowym programie nauczania dla
zawodu technik prac biurowych.

Wydawca

Instytut Technologii Eksploatacji – Państwowy Instytut Badawczy, Radom 2007

„Projekt współfinansowany ze

rodków Europejskiego Funduszu Społecznego”

SPIS TREŚCI

Wprowadzenie

Wymagania wstępne

Cele kształcenia

Materiał nauczania

4.1.

Podstawowe i pomocnicze środki techniki biurowej

4.1.1.

Materiał nauczania

4.1.2.

Pytania sprawdzające

4.1.3.

wiczenia

4.1.4.

Sprawdzian postępów

7
7

16
16
18

4.2.

Instrukcja obsługi i przepisy bezpieczeństwa i higiena pracy dotyczące
środków technicznych

4.2.1.

Materiał nauczania

4.2.2.

Pytania sprawdzając

4.2.3.

wiczenia

4.2.4.

Sprawdzian postępów

19
19
24
24
25

4.3.

Obsługa urządzeń biurowych

4.3.1.

Materiał nauczania

4.3.2.

Pytania sprawdzające

4.3.3.

wiczenia

4.3.4.

Sprawdzian postępów

26
26
29
30
32

4.4.

Środki techniczne pracy biurowej – aspekt ekonomiczny

4.4.1.

Materiał nauczania

4.4.2.

Pytania sprawdzające

4.4.3.

wiczenia

4.4.4.

Sprawdzian postępów

33
33
35
35
37

Sprawdzian osiągnięć

Literatura

„Projekt współfinansowany ze

rodków Europejskiego Funduszu Społecznego”

WPROWADZENIE

Poradnik ten będzie Ci pomocny w przygotowaniu do obsługiwania urządzeń biurowych.

W poradniku zamieszczono:

−

wymagania wstępne, jakie powinieneś mieć juŜ ukształtowane, abyś bez problemów mógł
korzystać z poradnika,

−

cele kształcenia, jakie ukształtujesz podczas pracy z poradnikiem,

−

materiał nauczania, „pigułkę” wiadomości teoretycznych niezbędnych do opanowania
treści jednostki modułowej,

−

zestaw pytań przydatny do sprawdzenia, czy juŜ opanowałeś podane treści,

−

wiczenia, które pomogą Ci zweryfikować wiadomości teoretyczne oraz ukształtować

umiejętności praktyczne,

−

sprawdzian osiągnięć, przykładowy zestaw zadań i pytań. Pozytywny wynik sprawdzianu
potwierdzi, Ŝe dobrze pracowałeś podczas lekcji i Ŝe nabyłeś wiedzę i umiejętności
z zakresu tej jednostki modułowej,

−

wykaz literatury uzupełniającej.
W podrozdziałach Materiału nauczania treści kształcenia zostały omówione w sposób

ogólny.  Podany  zasób  wiadomości  powinien  być  wystarczający  do  osiągnięcia  celów
kształcenia niniejszej jednostki modułowej, ale moŜesz poszerzyć wiadomości korzystając  ze
wskazanego wykazu  literatury.

Wskazane jest, abyś wykonał wszystkie ćwiczenia zawarte w poradniku. Proponowane

wiczenia moŜesz powtórzyć w domu lub skorzystać z ćwiczeń wskazanych w literaturze

uzupełniającej.

Po wykonaniu ćwiczeń masz moŜliwość sprawdzenia poziomu swoich postępów

odpowiadając na pytania podane w podrozdziale „Sprawdzian postępów”. W tym celu
powinieneś zakreślić odpowiedzi, wstawiając X w miejscu pod słowem:

TAK – jeŜeli twoja odpowiedź na pytanie jest prawidłowa,
NIE – jeŜeli twoja odpowiedź na pytanie jest niepoprawna.
Zakreślenia pod zapisem NIE wskazują luki Twojej wiedzy i informują zarazem, jakich

treści jeszcze nie poznałeś. Powinieneś do nich powrócić.

Na zakończenie jednostki moŜesz w celach sprawdzenia swoich umiejętności skorzystać

z zamieszczonego w poradniku testu osiągnięć.

Pamiętaj, Ŝe pracując przy komputerze naleŜy przyjąć odpowiednią postawę zgodnie

z zasadami bhp oraz ergonomii pracy. Nie zapominaj o swoich palcach. Wskazane jest
stosowanie odpowiednich ćwiczeń.

Miłej i owocnej pracy z wykorzystaniem opracowanego poradnika.

„Projekt współfinansowany ze

rodków Europejskiego Funduszu Społecznego”

WYMAGANIA WSTĘPNE

Przystępując do realizacji programu jednostki modułowej powinieneś umieć:

–

stosować przepisy bezpieczeństwa i higieny pracy,

–

korzystać z róŜnych źródeł informacji,

–

obsługiwać komputer na poziomie podstawowym

–

wydrukować dokument,

–

stosować zasady ergonomii pracy,

–

pracować w grupie i indywidualnie.

„Projekt współfinansowany ze

rodków Europejskiego Funduszu Społecznego”

CELE KSZTAŁCENIA

W wyniku realizacji programu jednostki modułowej powinieneś umieć:

−

dobrać sprzęt techniczny do wykonywanego zadania oraz przygotowywać go do pracy,

−

obsłuŜyć pomocnicze środki techniki biurowej, takie jak: niszczarka dokumentów,
frankownica, urządzenia do składania pism i kopertowania, gilotyna, bindownica lub
sklejarka,

−

odebrać i przekazać informacje za pomocą nowoczesnych urządzeń biurowych,

−

obsłuŜyć środki łączności stosowane w pracy biurowej,

−

obsłuŜyć kserokopiarkę z zastosowaniem wszystkich funkcji,

−

zidentyfikować niebezpieczeństwa wynikające z nieprawidłowej obsługi technicznych
ś

rodków biurowych,

−

usunąć drobne usterki uŜytkowanych urządzeń biurowych,

−

dokonać konserwacji sprzętu biurowego w podstawowym zakresie,

−

uzasadnić

ekonomiczne

aspekty

racjonalnego

gospodarowania

urządzeniami

i materiałami biurowymi.

„Projekt współfinansowany ze

rodków Europejskiego Funduszu Społecznego”

4. MATERIAŁ NAUCZANIA

4.1. Podstawowe i pomocnicze środki techniki biurowej

4.1.1. Materiał nauczania

Postęp techniczny w dziedzinie urządzeń technicznych w pracy biurowej jest w bardzo

dynamiczny. Jeszcze kilka lat temu rzadkim wyposaŜeniem biura był komputer, telefaks. Dziś
te urządzenia stanowią podstawowe wyposaŜenie, natomiast rynek wzbogaca się ciągle
o nowe. Wprowadzanie coraz to nowszych środków technicznych pozwala na:
–

ułatwienie wykonywania czynności biurowych

–

usprawnienie procesu dostarczania informacji,

–

zwiększenie

wydajności

pracy

biurowej

poprzez

wyeliminowania

mudnych

i pracochłonnych czynności,

–

podniesienie jakości prac biurowych,

–

zmniejszenie czasu wykonywania tych prac.

Ze względu na zastosowanie w pracach biurowych środki techniczne dzielimy na:

–

rodki techniki korespondencyjnej,

–

rodki łączności,

–

rodki do liczenia,

–

rodki do reprografii dokumentów,

–

rodki do przechowywania dokumentów.

rodki techniki korespondencyjnej obejmują maszyny i urządzenia słuŜące do

sporządzania

korespondencji

biurowej

wykonywania

czynności

związanych

z przyjmowaniem i wysyłaniem pism. Do tej grupy zaliczamy:
–

komputery,

–

elektroniczne maszyny do pisania,

–

dyktafony.

oraz pomocnicze środki techniki korespondencyjnej:
–

urządzenia do frankowania korespondencji,

–

urządzenia do składania pism i kopertowania

–

urządzenia do otwierania kopert,

–

niszczarki dokumentów,

–

urządzenia do oprawiania i broszurowania dokumentów:

gilotyny, obcinaki,

bindownice,

termobindownice.

Najbardziej

uniwersalnym

urządzeniem,

zarazem

najbardziej

poŜądanym,

umoŜliwiającym wykonywanie wiele róŜnorodnych czynności biurowych jest komputer
z dostępem do Internetu, poczty elektronicznej.

„Projekt współfinansowany ze

rodków Europejskiego Funduszu Społecznego”

Rys. 1. Podstawowe elementy stanowiska pracy z komputerem [7]

Komputer

Biorąc pod uwagę moŜliwości, jakie niesie technika komputerowa, moŜna zalecić jej

stosowanie, między innymi, do następujących celów:
1)

przyjmowania i wysyłania korespondencji za pośrednictwem poczty elektronicznej
z wyjątkiem informacji niejawnych,

rozprowadzania korespondencji wewnątrz zakładu pracy przy pomocy lokalnej sieci
komputerowej (wewnętrzna poczta elektroniczna),

prowadzenia rejestrów dotyczących obiegu dokumentacji w danej instytucji,

udostępniania upowaŜnionym pracownikom:
-

oprogramowania aplikacyjnego (edytorów tekstów, arkuszy kalkulacyjnych, baz
danych, programów graficznych, programów antywirusowych),

zakupionych zewnętrznych baz danych (prawnych, adresowych itp.),

baz danych utworzonych w jednostce organizacyjnej,

tworzenia, przekształcania i przechowywania określonych dokumentów,

monitorowania obiegu dokumentów wewnątrz zakładu pracy,

umieszczania na własnym lub komercyjnym serwerze strony internetowej zawierającej
informacje o działalności jednostki organizacyjnej.
Informacje przechowywane w pamięci komputera oraz na zewnętrznych nośnikach

danych naleŜy zabezpieczyć poprzez:
1)

opracowanie i wdroŜenie procedury fizycznego dostępu do danych, tylko przez
upowaŜnionych pracowników,

opracowanie i wdroŜenie procedury systematycznego archiwizowania danych oraz
sporządzania kopii bezpieczeństwa z uwzględnieniem,

archiwizowania w cyklu kilkudniowym danych przechowywanych w pamięci
komputerów lokalnych na nośnikach informatycznych przechowywanych w innym
pomieszczeniu,

„Projekt współfinansowany ze

rodków Europejskiego Funduszu Społecznego”

archiwizowania codziennie zmian, a w cyklu tygodniowym całości danych
zgromadzonych w pamięci serwerów sieciowych na odpowiednich nośnikach
informatycznych

oraz

przechowywania

ich

odpowiednio

chronionym

i zabezpieczonym pomieszczeniu.

Zasilacz awaryjny

Zasilacze awaryjne zapewniają bezprzerwowe zasilanie urządzeń

systemów  teleinformatycznych  takich  jak:  serwery,  niewielkie  sieci
komputerowe  modemy,  centrale  telefoniczne,  kasy  fiskalne  itp.
I róŜnych innych urządzeń elektronicznych z zasilaczami impulsowymi
lub  o charakterystyce  pojemnościowej  przed  szkodliwym  działaniem
zaników  napięcia,  zbyt  niskiego  zbyt  wysokiego  napięcia,  przepięcia,
pików  napięcia.  Mikroprocesorowe  sterowanie pracą zapewnia wysoką
niezawodność  i  pewność  zasilania,  a  tym  samym  gwarancję
terminowego wykonania pracy.

Notebook

Komputer osobisty, bardzo wygodny i poręczny.

WyposaŜony  jest  w  ekran  i  klawiaturę.  Działa  przy  zasilaniu
baterii,  z  instalacji  samochodowej  lub  sieci  energetycznej.
Istnieje  moŜliwość  podłączenia  do  drukarki  czy  faksu,
oczywiście z dostępem do Internetu. Bardzo wygodny dla osób
podróŜujących.

Telefon (telefon komórkowy)

Urządzenie

przekazywania

informacji.

W biurze warto zainstalować taki aparat, który: posiada
automatyczną sekretarkę, system głośno mówiący, kilka
linii  czy  programowalną  pamięć.  Ostatnio  bardzo
popularne  stały  się  telefony  komórkowe,  dzięki  którym
moŜemy  mieć  stały  kontakt,  połączyć  się  w  podróŜy,
przesłać wiadomość tekstową, itd.

Faks, telefaks

Urządzenie, które za pomocą sieci telefonicznej pozwala na kopiowanie przesyłanych

obrazów.  Telefaksy  mogą  działać  samoczynnie,  być  podłączone  z  aparatami  telefonicznymi
lub  z  automatyczną  sekretarką.  Faks  wysyła  wiadomość  pod  podany  numer  odbiorcy.
WyposaŜone  są  przewaŜnie  w  ekran,  na  którym  wyświetla  się  aktualna  data  i  czas,  numer
faksu lub firmy nadającej faks.

Rys. 3 Komputer osobisty [7]

Rys. 5. Telefon [7]

Rys 2. Zasilacz [7]

Rys. 4. Telefon komórkowy [7]

„Projekt współfinansowany ze

rodków Europejskiego Funduszu Społecznego”

Drukarka, kopiarka

UmoŜliwia wydrukowanie tekstu lub obrazu z komputera na papierze. RozróŜniamy

drukarki: igłowe, atramentowe i laserowe oraz czarno – białe i kolorowe.
Kserokopiarka – słuŜące do kopiowania, obecnie posiada wiele dodatkowych i bardzo
pomocnych funkcji, np. powiększanie lub pomniejszanie kopii, sortowanie dokumentów.

Rys. 6. Drukarki [7]

Często juŜ moŜna spotkać te urządzenia łącznie, czyli drukarka z moŜliwością

kopiowania lub nawet skanowania tzw. „trzy w jednym”.

Skaner

Urządzenie, które czyta tekst oraz obraz i zapisuje go na dysku

w postaci elektronicznej. Tak zapisany obraz lub tekst moŜemy przy
pomocy komputera i odpowiedniego oprogramowania w róŜny sposób
przetworzyć, modyfikować i w zaleŜności od potrzeby wykorzystać.

Laminator

Urządzenie słuŜące do powlekania warstwą folii dokumentów papierowych, co chroni je

przed zniszczeniem.

Rys. 8 Laminator [7]

Wykorzystywane do pracy w małym biurze lub w domu. Jego zaletą są niewielkie

rozmiary  i  waga.  Posiada  system  laminacji:  2  wałki  grzejne.  Nie  jest  wymagane  uŜywanie
okładki  zabezpieczającej  (carriera).    MoŜe  być  uŜywany  do  laminacji  na  zimno  i  na  gorąco.
Posiada regulację temperatury. Łatwe w uŜytkowaniu: lampka informująca o gotowości.

Rys. 7. Skaner [7]

„Projekt współfinansowany ze

rodków Europejskiego Funduszu Społecznego”

Trymer

Przeznaczony do bardzo dokładnego cięcia papieru, fotografii oraz filmów. Ostrze

wykonane ze stali węglowej zintegrowane ze spręŜynową głowicą tnącą.

Rys. 9 Trymer [7]

Wielofunkcyjny pięcio-głowicowy Super Trymer

Przeznaczony do cięcia wielkich, ponadwymiarowych formatów materiałów. Posiada

pięć róŜnych głowic tnących: proste, perforowane, marszczone, faliste, zygzakowate.

Rys. 10 Super Trymer [7]

Bindownica

Urządzenie do oprawy dokumentów, które łączy luźne kartki w dokument za pomocą

grzbietu. Grzbiety mogą być: plastikowe i drutowe.

Rys. 11 Bindownica [7]

Multimedialny projektor

Projektor jest uniwersalnym urządzeniem multimedialnym

zapewniającym profesjonalną wydajność w pracy i w domu. Jest
niezastąpiony w takich miejscach jak aula lub duŜa sala.
Niezbędny podczas spotkań i seminariów.

Rys. 12

Projektor multimedialny [7]

„Projekt współfinansowany ze

rodków Europejskiego Funduszu Społecznego”

Termobindownica

Urządzenie, które oprawia dokumenty wykorzystując szczelinę zgrzewającą. Ostatnio

masowo stosowany w urzędach do zabezpieczania dokumentów, w celu przedłuŜenia ich
Ŝ

ywotności.

Rys. 13 Termobindownica [7]

Gilotyna

SłuŜy do równego, dokładnego i szybkiego wyrównania przez obcinanie dokumentów za

pomocą noŜa introligatorskiego.

Rys. 14 Gilotyna [7]

Niszczarka

Urządzenie, które tnie na drobne elementy kartki papieru. Nieodzowne w biurze w którym

ma się do czynienia z danymi osobowymi, zestawieniami kosztów i innymi waŜnymi
treściami, które są waŜne. Niszczarki moŜna podzielić na: osobiste, biurowe, profesjonalne.

Rys. 15 Niszczarka [7]

Ploter

Urządzenie dzięki któremu moŜna wydrukować duŜego formatu mapy i grafiki wymagające

duŜej precyzji.

Dyktafon

Urządzenie do nagrywania głosu. SłuŜy przede wszystkim, do rejestracji przebiegu

zebrań, dyktowania korespondencji, czy nagrywania rozmów telefonicznych.

Rys. 16 Dyktafon [7]

„Projekt współfinansowany ze

rodków Europejskiego Funduszu Społecznego”

Pozostałe urządzenia przydatne w pracy biurowej

Dymo – drukarka etykiet

Przenośna drukarka: 3 rodzaje czcionek, 2 rozmiary znaków, 7 stylów, 5 rodzajów ramek.

Drukuje na taśmach D1 o szerokości 9 i 12 mm, maksymalnie w dwóch wierszach. Posiada
pamięć ostatniej etykiety, symbole i znaki specjalne.

Tester ultrafioletowy

Zaprojektowany w oparciu o standardy stosowane w wielu krajach świata. Testery, badają

reakcje  banknotu  na  promienie  ultrafioletowe.  Przeznaczony  jest  do  pracy  w  bankach,
urzędach pocztowych, sklepach oraz innych punktach kasowych. Sprawdza się doskonale przy
weryfikacji  najczęściej  występujących  walut  obcych  -  EUR,  USD,  a  takŜe  polskich
banknotów.  Urządzenie  posiada  mocną  lampą  ultrafioletową,  która  sprawia,  Ŝe  ukryte
zabezpieczenia banknotów są lepiej widoczne, a dzięki temu łatwiejsze do zweryfikowania.

Liczarka do banknotów

Liczarka do banknotów np. Glover to nowość na

rynku  polskim.  Została  ona  wyposaŜona  w unikalny
system pobierania banknotów. Po połoŜeniu banknotów do
zasobnika, liczarka przy pomocy "łapek" sama przekazuje
banknoty  na  rolki  pobierające.  Liczarka  wykorzystuje
wysoko  rozwiniętą  elektroniczną  technikę  fotoczujników
i mikroprocesorów,  która  zapewnia  wysoką  dokładność
oraz  duŜą  szybkość  liczenia.  Ogólnie  liczarki  do
banknotów są łatwym w obsłudze, niewielkich rozmiarów,
wysokiej wydajności urządzeniem do liczenia banknotów.
Sprosta  wymaganiom  stawianym  maszyną  do  liczenia
pieniędzy  np.  w  kasach  bankowych,  hurtowniach,  kinach
itp...  W  tej  wersji  liczarka  posiada  wbudowany  moduł
ultrafioletowy (UV) który powoduje, Ŝe odróŜnia banknoty
prawdziwe  od  fałszywych.  Liczarka  posiada  funkcje
"detekcji podwójnych banknotów", bez której liczarka nie
spełniałaby  podstawowych  wymagań  co  do  dokładności
liczenia.

Rys. 17 Drukarka do etykiet [7]

Rys. 18 Tester ultrafioletowy [7]

Rys. 19

Liczarka do banknotów [7]

„Projekt współfinansowany ze

rodków Europejskiego Funduszu Społecznego”

Dziurkacz czterootworowy

Niezwykła przekładnia pozwala na dziurkowanie bez wysiłku do 360 kartek papieru,

70  g  jednorazowo.  Regulowana  odległość  dziurek  od  krawędzi  papieru  (w  zakresie  od  6  do
16  mm). Wybranie  na  listwie  zatrzaskowej  jednego  ze  standardowych  formatów,  od  B6  do
A3,  dokładnie  ustala  miejsce  wykonania  otworów.  WyposaŜone  w  łatwo  dostępny  pojemnik
na "confetti".

Rys. 20 Dziurkacz czterootworowy [7]

Zszywacz elektryczny

Zszywacz elektryczny na 4 baterie. Dzięki niemu zszywanie jest szybkie i mało

absorbujące, wystarczy do postawionego na biurku zszywacza podłoŜyć kartki, przeznaczone
do zszycia.

Numerator samotuszujący

Przydatny do dokumentów ścisłego zarachowania. Na 5 ostatnich pierścieniach posiada

opcję powtarzania numeru: 0, 1-6, 12 i 20 razy Opcje na kaŜdym pierścieniu: 10 cyfr i puste
pole. Wysokość cyfr 4,5 mm. Wymienny wkład samotuszujący.

Rys. 22 Nomeratory samotuszujące [7]

Frankownica

Urządzenie usprawniające wysyłkę duŜych ilości korespondencji, jej działanie polega

na jednoczesnym  nanoszeniu  na  kopertę  stempli  –  znaczka  pocztowego,  datownika  oraz
stempla  reklamowego.  UŜytkowanie  frankownicy  pozwala  zmniejszyć  koszty  związane
z obsługą  korespondencji,  oszczędza  czas  oraz  usprawnia  pracę  osób  zajmujących  się
ekspedycją korespondencji firmowej.

Rys. 21 Zszywacz elektryczny [7]

„Projekt współfinansowany ze

rodków Europejskiego Funduszu Społecznego”

Rys. 23 Frankownica [7]

Kopertownica

Kopertowanie do niedawna składało się z następujących 3 etapów.

1. składanie

2. pakowanie

3. zaklejanie

Rys. 24 Etapy kopertowania [7]

Obecnie te 3 etapy wykonuje urządzenie do kopertowania

Rys. 25 Kopertownica [7]

Urządzenie kopertujące (kopertownica), odpowiada za złoŜenie dokumentów

i spakowanie ich do kopert. Podstawową zaletą urządzenia jest prędkość, z jaką wykonuje te
czynności. Najwolniejsze z urządzeń potrafi zakopertować około 1000 listów na godzinę.
Podstawowe urządzenia obsługują najpopularniejsze koperty C5 i DL oraz dokumenty
o formacie A4.

Dodatkową funkcją kopertownic jest automatyczne dołączanie ulotek lub pism

z dodatkowych podajników. Wówczas personalizowana korespondencja (np. dokumenty
księgowe) uzupełniona zostaje o informacje marketingowe, które trafiają do klientów bez
dodatkowych kosztów wysyłki pocztowej.

Opcjonalną funkcją kopertownic jest czytnik kodów kreskowych OMR, znajdujących się

na drukowanych dokumentach. Kody te sterują kopertownicą w taki sposób, aby kilka
dokumentów przeznaczonych dla określonego adresata trafiło do pojedynczej koperty. Aby
móc korzystać z tej funkcji naleŜy na etapie wydruku dokumentów skorzystać ze specjalnego
programu ProPrint, który umieści na nich kody kreskowe OMR.

„Projekt współfinansowany ze

rodków Europejskiego Funduszu Społecznego”

4.1.2. Pytania sprawdzające

Odpowiadając na pytania, sprawdzisz, czy jesteś przygotowany do wykonania ćwiczeń.

Jaką rolę spełniają urządzenia techniczne w pracy biurowej?

Jak dzielimy środki techniczne?

Jakie urządzenia techniczne zaliczysz do niezbędnego wyposaŜenia biura?

Jakie są wady i zalety urządzeń biurowych?

4.1.3. Ćwiczenia

Ćwiczenie 1

Zaplanuj niezbędne elementy wyposaŜenia biura w środki techniczne.

Sposób wykonania ćwiczenia:

Aby wykonać ćwiczenie, powinieneś:

przeczytać uwaŜnie pytanie,

zapoznać się z materiałem nauczania,

dobrać urządzenia biurowe i opisać ich wykorzystanie w pracy biurowej,

wskazać jakie czynności będą wykonywane w zaplanowanym biurze.

WyposaŜenie stanowiska pracy:

−

kartka papieru,

−

przybory piśmienne,

−

literatura zgodna z punktem 6 poradnika dla ucznia.

Ćwiczenie 2

Uzupełnij poniŜsze klasyfikacje:
Wprowadzanie coraz to nowszych środków technicznych pozwala na:

–

..............................................................................,

–

..............................................................................,

–

..............................................................................,

–

..............................................................................,

–

...............................................................................

Ze względu na zastosowanie w pracach biurowych środki techniczne dzielimy na:

–

..............................................................................,

–

..............................................................................,

–

..............................................................................,

–

..............................................................................,

–

..............................................................................,

rodki techniki korespondencyjnej

–

..............................................................................,

–

...............................................................................

–

...............................................................................

„Projekt współfinansowany ze

rodków Europejskiego Funduszu Społecznego”

Pomocnicze środki techniki korespondencyjnej:

–

..............................................................................,

–

..............................................................................,

–

..............................................................................,

–

..............................................................................,

–

..............................................................................,

Sposób wykonania ćwiczenia:

Aby wykonać ćwiczenie, powinieneś:

zapoznać się z odpowiednim fragmentem materiału nauczania,

uzupełnić klasyfikację,

zaprezentować wykonane ćwiczenie,

dokonać oceny poprawności i zweryfikować wykonane ćwiczenie.

WyposaŜenie stanowiska pracy:

–

literatura zgodna z punktem 6 poradnik dla ucznia.

Ćwiczenie 3

Uzupełnij tabelę, wymieniając przykłady zastosowania poszczególnych technicznych

rodków pracy biurowej.

Zastosowanie komputera

•

.................................................................

•

.................................................................

•

.................................................................

Zastosowanie skanera

•

.................................................................

•

.................................................................

•

.................................................................

Zastosowanie termobindownicy

•

.................................................................

•

.................................................................

•

.................................................................

Zastosowanie niszczarki

•

.................................................................

•

.................................................................

•

.................................................................

Sposób wykonania ćwiczenia:

Aby wykonać ćwiczenie, powinieneś:

zapoznać się z odpowiednim fragmentem materiału nauczania,

wpisać w tabelę zastosowanie poszczególnych nowoczesnych urządzeń biurowych,

zaprezentować wykonane ćwiczenie,

dokonać oceny poprawności i zweryfikować wykonane ćwiczenie.

„Projekt współfinansowany ze

rodków Europejskiego Funduszu Społecznego”

WyposaŜenie stanowiska pracy:

–

„karta pracy” – tabela do uzupełnienia,

–

literatura zgodna z punktem 6 poradnik dla ucznia.

4.1.4. Sprawdzian postępów

Czy potrafisz:

Tak

Nie

scharakteryzować urządzenia niezbędne w pracy biurowej?

wskazać

znaczenie urządzeń technicznych w pracy biurowej?

dokonać klasyfikacji urządzeń biurowych?

dobrać urządzenie, które słuŜy do oprawy dokumentów?

zaproponować urządzenia biurowe do wyposaŜenia biura, w zaleŜności od
czynności biurowych w nim wykonywanych?

„Projekt współfinansowany ze

rodków Europejskiego Funduszu Społecznego”

4.2.

Instrukcje obsługi i przepisy bezpieczeństwa i higieny pracy
w zakresie obsługi urządzeń pracy biurowej

4.2.1.

Materiał nauczania

Prawidłowa obsługa i konserwacja przeprowadzana zgodnie z zaleceniami producentów

rodków technicznych mają zasadniczy wpływ na długotrwałą i niezawodną eksploatację

kaŜdego  urządzenia.  Do  obsługi  i  eksploatacji  powinny  być  stosowane  materiały  zalecane
przez producentów. Samodzielne próby naprawienia, regulacji lub stosowanie materiałów nie
zalecanych przez producenta moŜe ograniczyć trwałość urządzenia lub uszkodzić je. Niektóre
urządzenia  biurowe  np.  kserokopiarki,  elektroniczne  maszyny  do  pisania,  powinny  być
okresowo  regulowane.  Zgodnie  z  zaleceniami  producenta  pracownicy  serwisu  powinni
wymieniać podzespoły w tych urządzeniach.

Zalecenia eksploatacyjne, informacje dotyczące budowy urządzenia oraz dokładne

omówienie funkcji zawarte są w instrukcjach obsługi danego urządzenia.

Instrukcje obsługi stanowią kompendium podstawowej wiedzy dotyczącej efektywnego

działania urządzeń technicznych, dlatego kaŜdy powinien się z nimi zapoznać, powinny być
zawsze pod ręką, w pobliŜu urządzenia, którego dotyczą.

Urządzenia biurowe nie lubią:

wody i wilgoci,

wysokiej lub niskiej temperatury,

gwałtownych zmian temperatury,

zszywek, spinaczy lub innych metalowych przedmiotów w swoim otoczeniu,

kurzu, gęstego dymu papierosowego, wibracji mechanicznych lub wstrząsów,

cięŜkich przedmiotów na obudowach,

innych urządzeń generujących silne pole magnetyczne,

wyłączania zasilania w trakcie pracy.

Instrukcja BHP przy obsłudze kserokopiarki – uwagi ogólne

Kopiarka powinna być zainstalowane przez wykwalifikowanego pracownika serwisu.

Przewód zasilający powinien być podłączony do gniazda z kołkiem uziemiającym.
W przypadku gdy kołka takiego nie ma kopiarka musi być uziemiona.

Kopiarka powinna być ustawiona w miejscu o niezbyt wysokiej temperaturze, bez kurzu,
wibracji i bezpośredniego działania światła słonecznego.

W pomieszczeniu, w którym pracuje ciągle kopiarka, powinna być zainstalowana
wentylacja – przynajmniej grawitacyjna.

W pomieszczeniach w których pracuje kilka kopiarek, powinna być zainstalowana
wentylacja mechaniczna.

Kopiarka powinna być ustawiona w pobliŜu łatwo dostępnego gniazda zasilającego
z zachowaniem minimum 10 cm wolnej przestrzeni z tyłu kopiarki.

Podstawowe zasady bezpiecznej obsługi

Do obsługi kopiarki moŜe być skierowany tylko pracownik, który został dokładnie
zapoznany z instrukcją obsługi.

Przewód zasilający nie moŜe być przyciśnięty lub przygnieciony przedmiotami lub
meblami.

„Projekt współfinansowany ze

rodków Europejskiego Funduszu Społecznego”

Instalacja elektryczna powinna być w dobrym stanie, a kopiarka powinna być zasilana
z osobnej linii.

W czasie pracy kopiarki nie wolno otwierać pokrywy.

Nie naleŜy dopuszczać aby drobne metalowe tj.: spinacz, pineski itp. zostały wciągnięte
do kopiarki.

Materiały eksploatacyjne powinny być uŜywane z duŜą ostroŜnością, wyłącznie
oryginalne lub zalecane przez producenta.

Po zakończeniu pracy, a takŜe gdy zabraknie napięcia w sieci podczas pracy, kopiarkę
naleŜy wyłączyć.

Podczas kopiowania nie wolno wyłączać kopiarki z sieci.

Na czas długiego przestoju kopiarkę naleŜy wyłączyć z sieci.

KaŜda instytucja powinna mięć opracowaną instrukcję bezpieczeństwa i higieny pracy dla

stanowisk wyposaŜonych w urządzenia biurowe, z którymi pracownicy mają obowiązek się
zapoznać.

NISZCZARKI

Instrukcja obsługi niszczarek

Uwagi dotyczące bezpieczeństwa
1.

Urządzenie nie moŜe być uŜytkowane przez więcej niŜ jedną osobę.

Podczas niszczenia dokumentów, nie moŜna przeprowadzać innych czynności (np. czyszczenia
urządzenia).

Nie dopuszczać dzieci w pobliŜe urządzenia.

Naprawy muszą być dokonane przez wykwalifikowany serwis.

NaleŜy trzymać luźne przedmioty (krawaty, biŜuterię, włosy) z dala od szczeliny wejściowej
niszczarki. Nie zastosowanie się to tego zalecenia moŜe spowodować obraŜenia!

Nie naleŜy wkładać palców do szczeliny wejściowej niszczarki.

W przypadku niebezpieczeństwa, naleŜy bezzwłocznie wyłączyć urządzenie.

NaleŜy zawsze wyłączyć wtyczkę z gniazda przed otwarciem maszyny.

Niszczarka dokumentów jest przeznaczona do niszczenia wyłącznie papierów.

10.

Niszczenie innych materiałów moŜe spowodować obraŜenia bądź uszkodzenie urządzenia.

MontaŜ

−

rozpakować niszczarkę,

−

ustawić na płaskiej powierzchni (nie na wykładzinie bądź dywanie),

−

podłączyć maszynę do gniazda,

−

gniazdo powinno znajdować się w pobliŜu niszczarki i powinno być łatwo dostępne.

Obsługa urządzenia

Opis kontrolek:

1. Przełącznik (rys. 26)
–

pozycja “I” - urządzenie gotowe do pracy,

–

pozycja “O” - urządzenie wyłączone,

–

pozycja “R” - funkcja REVERS

Rys. 26 Przełącznik

„Projekt współfinansowany ze

rodków Europejskiego Funduszu Społecznego”

2. Czujnik (rys. 27)

Czujnik automatycznie uruchamia niszczarkę

po włoŜeniu papieru do szczeliny

Niszczenie papieru

−

Przełącznik ustawić w pozycji „I”

−

Wsunąć papier do szczeliny niszczarki

−

Maszyna uruchamia się automatycznie i zaczyna niszczenie. Po zakończonej pracy urządzenie
wyłącza się automatycznie.

−

Zabrania się wkładać większej ilości kartek niŜ maksymalna, podana przez producenta.

Ochrona silnika

Silnik wyłącza się automatycznie w przypadku przeciąŜenia urządzenia. NaleŜy wtedy wyłączyć

niszczarkę ze źródła zasilania i odczekać aŜ silnik schłodzi się do temperatury pokojowej.

Konserwacja

Aby zapewnić sprawne działanie niszczarki, naleŜy okresowo smarować system tnący.

Zaniechanie  tej  czynności  moŜe  spowodować  zmniejszenie  wydajności  pracy,  zwiększenie  poziomu
hałasu,  częste  zapychanie  niszczarki  bądź  uszkodzenie  całego  urządzenia.  NoŜe  tnące  naleŜy
smarować  po  kaŜdym  piątym  opróŜnieniu  kosza  bądź  w przypadku zwiększenia poziomu hałasu lub
zmniejszenia wydajności cięcia.

Uwaga!

Nie naleŜy uŜywać do konserwacji olejów syntetycznych opartych na nafcie ani smarów

w aerozolu. Do konserwacji najlepiej uŜywać typowy olej maszynowy - równieŜ dostępny
u sprzedawcy.

Sposób konserwacji:

Zalać wałki olejem przez szczelinę wejściową, przełączyć przełącznik w pozycję AUTO „I“

i uruchomić maszynę na 3 sek. (poprzez wsunięcie arkusza papieru przed czujnik), przełączyć
przełącznik w pozycję REVERSE na 3 sek, zmieniać połoŜenie między pozycję „I” i REVERSE
przynajmniej trzy razy.

Sposób uŜytkowania

Cięcie maksymalnych jednorazowych ilości kartek dopuszczalnych dla danego modelu nie jest

właściwym  sposobem  uŜywania  niszczarek.  Eksploatacja  kaŜdego  urządzenia  z  maksymalnymi
dopuszczalnymi wartościami obciąŜeń prowadzi do zmniejszenia jego Ŝywotności. Dlatego teŜ w celu
zachowania  trwałej  i  bezawaryjnej  pracy  niszczarek  zaleca  się  stosować  wkłady  nie  przekraczające
70% maksymalnej jednorazowej ilości kartek dla danego modelu. Ilość maksymalną naleŜy stosować
wyłącznie sporadycznie. Zabrania się wkładać do niszczarek większych ilości kartek niŜ maksymalna.
MoŜe  to  spowodować  zablokowanie  urządzenia  i  prowadzi  do  duŜych  przeciąŜeń  układów
mechanicznych  znacznie  zmniejszających  trwałość  niszczarki,  a  nawet  prowadzących  do  jej
uszkodzenia.  Nie  naleŜy  ciąć  miękkich  obiektów  takich  jak  np.:  folia,  tekstylia,  ręczniki  papierowe
i papier toaletowy. RównieŜ papier z taśmą samoprzylepną nie powinien być wkładany do niszczarki.
Materiały te owijają się i zakleszczają noŜe.

Rys. 27 Czujnik

„Projekt współfinansowany ze

rodków Europejskiego Funduszu Społecznego”

USTERKI

W przypadku wystąpienia usterki, urządzenie wraz z kartą gwarancyjną i opisem uszkodzenia

naleŜy  przekazać  sprzedawcy,  lub  do  najbliŜszego  autoryzowanego  serwisu.  Urządzenie  moŜe  być
przekazane  do  naprawy  dalej,  dlatego  teŜ  uŜytkownik  powinien  zachować  oryginalne  i  kompletne
opakowanie. W przypadku przekazania urządzenia do naprawy w nieoryginalnym lub niekompletnym
opakowaniu  ryzyko  uszkodzenia  urządzenia  podczas  transportu  ponosi  nabywca.  Dlatego  teŜ
w przypadku  braku  oryginalnego  opakowania  w  interesie  nabywcy  leŜy  wykonanie  jak  najlepszego
opakowania zastępczego.

UWAGA!

−

Przeczytaj uwaŜnie instrukcję zanim przystąpisz do pracy.

−

Sprawdź czy napięcie prądu i częstotliwości podane na tabliczce znamionowej, znajdującej się
na spodzie maszyny są takie jak w twoim gniazdku.

−

Nie pracuj na maszynie jeŜeli kosz nie jest zainstalowany.

−

Nie pracuj na maszynie jeŜeli kosz jest pełny.

−

Wyłącz wtyczkę z gniazdka:
a) zanim opróŜnisz kosz,
b) zanim zdejmiesz maszynę ze stojaka,
c) przed naprawą lub konserwacją,
d) przed otworzeniem maszyny w przypadku naprawy.

−

Zwróć uwagę na płytkę z ostrzeŜeniem, umieszczoną na górze maszyny w celu uniknięcia
wciągnięcia biŜuterii, krawatu, palców.

−

Maszyna nie moŜe być obsługiwana przez dzieci.

WAśNE ZALECENIA/OSTRZEśENIA

Aby zapewnić bezpieczeństwo uŜytkowania naleŜy zachować środki ostroŜności przy instalacji i obsłudze

urządzenia.

OGÓLNE

−

NaleŜy trzymać ręce, długie włosy, luźne ubrania i przedmioty typu łańcuszki czy krawaty, z dala
od urządzenia w celu uniknięcia wciągnięcia w.w przedmiotów.

−

Niestabilna powierzchnia moŜe spowodować, Ŝe urządzenie moŜe spaść powodując powaŜne
uszkodzenia ciała.

−

NaleŜy unikać szybkiego zatrzymywania, uŜywania dodatkowej siły i nierówności w podłodze
gdy urządzenie jest przesuwane na wózku, na kółkach lub na stoliku.

−

Nie naleŜy usuwać zabezpieczeń mechanicznych i elektrycznych, takich jak zamki, osłony i inne
zabezpieczenia. Nie wolno wkładać przedmiotów nie przeznaczonych do urządzenia oraz naleŜy
unikać kontaktu z płynami (cieczami).

ELEKTRYCZNE

−

Urządzenie powinno być podłączone do sieci elektrycznej tylko w taki sposób, jaki przedstawia
instrukcja.

−

Gniazdo musi być ulokowane w pobliŜu i musi być do niego łatwy dostęp. Podczas
przemieszczania urządzenia naleŜy odłączyć go od sieci i trzymać kabel przy urządzeniu.

−

Wyłączenie urządzenia następuje po wyjęciu wtyczki sznura zasilającego z gniazdka sieciowego,
które powinno być zlokalizowane blisko urządzenia i być łatwo dostępne.

−

Nie wolno korzystać z urządzenia, gdy uszkodzony jest kabel doprowadzający prąd lub wtyczka
jest uszkodzona, oraz gdy pojawią się symptomy uszkodzenia urządzenia.

−

NaleŜy skontaktować się ze sprzedawcą w celu uzyskania pomocy.

SERWISOWE

NaleŜy wykonywać tylko rutynowe procedury zgodne z zawartymi instrukcjami.

Nie naleŜy samodzielnie naprawiać ani serwisować urządzenia.

„Projekt współfinansowany ze

rodków Europejskiego Funduszu Społecznego”

4.2.2. Pytania sprawdzające

Odpowiadając na pytania, sprawdzisz, czy jesteś przygotowany do wykonania ćwiczeń.

Jakie elementy mają wpływ na długowieczność urządzeń biurowych?

Jakie materiały powinny być stosowane do obsługi i eksploatacji urządzeń?

Jakie podzespoły powinien wymieniać serwisu pracownicy producenta?

Co zawiera instrukcje obsługi danego urządzenia?

4.2.3. Ćwiczenia

Ćwiczenie 1

Wyszukaj lub opracuj na komputerze skróconą instrukcję obsługi wylosowanego

urządzenia. Zaplanuj i przygotuj krótkie szkolenie dotyczące obsługi tego urządzenia.

Sposób wykonania ćwiczenia:

Aby wykonać ćwiczenie, powinieneś:

przeczytać uwaŜnie pytanie,

wyszukać z przygotowanych instrukcji odpowiadającą wylosowanemu urządzeniu,

zapoznać się z instrukcją,

opracować na komputerze skróconą instrukcję,

wydrukować instrukcję,

zaplanować i przygotować szkolenie dotyczące obsługi,

przeprowadź szkolenie.

WyposaŜenie stanowiska pracy:

−

urządzenia biurowe niezbędne do wykonania ćwiczenia,

−

instrukcje obsługi tych urządzeń,

−

komputer,

−

drukarka.

Ćwiczenie 2

Wyszukaj, jakie instrukcje bhp znajdują się lub powinny znajdować się w pracowni

komputerowej szkoły, do której uczęszczasz.

Sposób wykonania ćwiczenia:

Aby wykonać ćwiczenie, powinieneś:

przeczytać uwaŜnie pytanie,

wyszukać instrukcji urządzeń znajdujących się w budynku szkolnym,

dokonać selekcji tych instrukcji, które dotyczą urządzeń biurowych,

zapoznać się z instrukcją,

zaprezentować wybraną instrukcję na forum klasy.

WyposaŜenie stanowiska pracy:

1) instrukcje obsługi tych urządzeń,
2)

przybory do pisania,

papier A4.

„Projekt współfinansowany ze

rodków Europejskiego Funduszu Społecznego”

Ćwiczenie 3

Dokonaj analizy urządzeń biurowych stosowanych w Twoim domu oraz wyszukaj , jakie

instrukcje bhp tam się znajdują lub podaj, jakie powinny się znajdować.

Sposób wykonania ćwiczenia:

Aby wykonać ćwiczenie, powinieneś:

przeczytać uwaŜnie pytanie,

wyszukać instrukcji urządzeń znajdujących się w domu,

dokonać selekcji tych instrukcji, które dotyczą urządzeń biurowych,

zapoznać się z instrukcją,

zaprezentować wybraną instrukcję na forum klasy,

WyposaŜenie stanowiska pracy:

instrukcje obsługi tych urządzeń,

komputer,

drukarka.

4.2.4. Sprawdzian postępów

Czy potrafisz:

Tak

Nie

scharakteryzować podstawowe zasady bezpiecznego
uŜytkowania urządzeń biurowych?

wskazać elementy, które wpływają do prawidłowe
urzytkowanie urzadzenia?

scharakteryzować instrukcję obsługi kserografu?

scharakteryzować instrukcję obsługi niszczarki?

„Projekt współfinansowany ze

rodków Europejskiego Funduszu Społecznego”

4.3. Obsługa urządzeń biurowych

4.3.1. Materiał nauczania

Obecnie trudno wyobrazić sobie pracę bez urządzeń technicznych tj. komputerów,

faksów, kopiarek. Stanowią one podstawowe wyposaŜenie biur, pozwalające na
niewyobraŜalne jej usprawnienie tj. wzrost dokładności oraz wydajności pracy poprzez
wyeliminowanie Ŝmudnych czynności.

Urządzeniami technicznymi słuŜącymi do przekazywania i otrzymywania informacji

słownych i tekstowych są środki łączności.

Do grupy tej naleŜą:

–

rodki łączności połączone siecią do przekazywania informacji słownych – aparaty

telefoniczne, automatyczne sekretarki, urządzenia konferencyjno-dyspozytorskie,

–

rodki łączności bezprzewodowe – telefony komórkowe, radiotelefony,

–

rodki łączności do przekazywania informacji tekstowych – telefaksy, teleksy,

–

rodki łączności do przekazywania informacji wizualnych – telewizja wewnętrzna,

wideofon,

–

komputer włączony do sieci Internet.

Wszystkie środki łączności instalowane w biurach muszą mieć świadectwo homologacji

wydane przez Ministerstwo Łączności. Homologacja oznacza dostosowanie środków
łączności do standardów technicznych polskiej sieci telekomunikacyjnej.

Niektóre firmy oprócz podstawowych środków łączności, takich jak telefon, uŜywają

innych urządzeń, które w znacznym stopniu ułatwiają kontakt z pracownikami, czy wręcz
umoŜliwiają funkcjonowanie firmy. Nie moŜna wyobrazić sobie prawidłowo funkcjonującego
banku, biura maklerskiego czy kantoru wymiany walut bez sprawnie działającej sieci Internet;
supermarketu czy nowoczesnego dworca kolejowego bez telewizji wewnętrznej.

Rozwój postępu technicznego w zakresie środków łączności jest bardzo dynamiczny.

Stosunkowo  niedawno  wprowadzone  urządzenia  wypierane  są  przez  inne,  doskonalsze,
łatwiejsze  w  obsłudze,  szybciej  działające,  a  nawet  tańsze  w  eksploatacji.  Dowodem  tego
stanu  rzeczy  jest  dalekopis  (połączenie  maszyny  do  pisania  i  aparatu  telefonicznego),  który
został  wyparty  przez  telefaks;  pagery  zostały  zastąpione  przez  telefony  komórkowe,  poczta
internetowa  zastępuje  tradycyjne  przesyłanie  korespondencji  za  pośrednictwem  Poczty
Polskiej.

Podstawowym urządzeniem wykorzystywanym do tworzenia i przekazywania informacji

jest komputer. Dzięki zainstalowanemu oprogramowaniu staje się doskonałą maszyną do
pisania, pozwala swobodnie tworzyć dowolne dokumenty – listy, pisma, wykazy, zestawienia.
Oprogramowaniem tym moŜe być np. Microsoft Word nazywany potocznie edytorem tekstu.

Stworzony komputerowo dokument moŜna wydrukować i przesłać pocztą lub faksem, ale

moŜna  równieŜ  przekazać  pocztą  elektroniczną,  popularnie  zwaną  „e-mail”.  Przesyłanie
poczty  elektronicznej  umoŜliwia  program  pocztowy.  W  systemie  Windows  jest  to  program
Outlook  Express,  który  umoŜliwia  przesyłanie  wiadomości  między  serwerami  pocztowymi.
Serwer  poczty  sprawuje  zarząd  nad  skrzynkami  pocztowymi  i  wymienia  przesyłki
elektroniczne  z  innymi  serwerami;  jeden  serwer  poczty  moŜe  współpracować  z  wieloma
programami  pocztowymi  klientów,  umoŜliwiającymi  nadawanie  i  odbieranie  przesyłek
sieciowych, ich segregowanie, wyświetlanie itd.

„Projekt współfinansowany ze

rodków Europejskiego Funduszu Społecznego”

Faks - Telefaks

Urządzeniem wykorzystywanym do przekazywania informacji, kopii dokumentów, które

obecnie jest wyposaŜeniem kaŜdego biura jest faks. Jest to urządzenie, które za pomocą sieci
telefonicznej pozwala na kopiowanie czarno-białych obrazów, którymi mogą być pisma,
tabele, rysunki. Zasięg przekazywania obrazów jest w zasadzie nieograniczony, wszędzie tam
gdzie dociera łączność telefoniczna moŜna przekazać obraz.

Podstawowe zasady działania faksu są bardzo proste. Dokument, który ma być

przekazany umieszcza się w podajniku, a następnie wybiera się numer faksu odbiorcy. Po
uzyskaniu połączenia naleŜy nacisnąć przycisk uruchamiający transmisję i na tym kończy się
rola obsługującego faks, reszta tj. przesyłanie dokumentu odbywa się automatycznie.

Urządzenie moŜe mieć jeszcze dodatkowe funkcje, m.in.: zapisywanie w pamięci

dokumentu,

powtórne

wybieranie

ostatniego

numeru,

automatyczne

przesyłanie

wielostronicowych dokumentów, moŜliwość powielania dokumentów (faks moŜe pełnić rolę
kserokopiarki), tworzenie bazy numerów odbiorców dokumentów; programowanie nadawania
dokumentów w godzinach późniejszych, przesyłanie obrazu do pamięci urządzenia w sytuacji,
gdy kończy się zapas papieru; regulowanie kontrastu i inne funkcje związane z regulowaniem
jakości dokumentu.

Po zakończeniu transmisji dokumentu faks nadawcy moŜe drukować informację

o transmisji,  która  zawiera:  numer  faksu  adresata,  liczbę  wysłanych  stron  dokumentu,  datę
i godzinę  transmisji  oraz  informację  czy  transmisja  była  pomyślnie  przeprowadzona.
W przypadku niepowodzenia w transmisji, drukowany jest raport o błędach.

Podstawowe zalety faksów jako przekaźników informacji, to:

–

szybkość przekazywania informacji,

–

wierność przekazywanych obrazów,

–

wykorzystywanie linii telefonicznej do przekazywania obrazów.
Natomiast podstawowe wady tych urządzeń to ograniczona moŜliwość przekazywania

informacji poufnych oraz skomplikowana obsługa wielofunkcyjnych modeli faksów.

Podsumowując Telefaks, w skrócie faks, jest to urządzenie, które pozwala transmitować

na odległość kopie informacji graficznej (mapy, zdjęcia, rysunki), a takŜe informacje tekstowe
(rękopisy, druki) przy zastosowaniu sieci telefonicznej.

Telefon

Aparat telefoniczny jest najstarszym urządzeniem uŜywanym jako środek łączności na tak

szeroką skalę. UmoŜliwia przekazywanie i otrzymywanie informacji słownych od róŜnych
abonentów – bez względu na odległość. Nowoczesny aparat telefoniczny ma wiele funkcji,
które ułatwiają przekaz informacji.

Funkcje aparatu telefonicznego:
–

tryb

miejscowy

–

funkcja

nie

dopuszczana

uzyskiwania

połączeń

międzynarodowych,

–

wbudowany głośnik

– umoŜliwia rozmowy, w tym konferencyjne na odległość bez

uŜycia słuchawki – SP-PHONE,

–

jednoklawiszowe

lub skrócone wybieranie numerów – wbudowana pamięć,

–

elektroniczny HOLD

– umoŜliwia zatrzymywanie rozmowy, która zostanie jeszcze

podjęta,

–

wybieranie numerów

bez podnoszenia słuchawki,

–

łączenie rozmów wewnętrznych –

FLASH

–

wyciszenie głosu, jeśli w tym czasie rozmawiamy z drugiego aparatu –

MUTE

„Projekt współfinansowany ze

rodków Europejskiego Funduszu Społecznego”

–

powtarzanie ostatniego wybranego numeru, kiedy linia jest zajęta –

REDIAL

–

regulowanie poziomu głośności głośnika –

VOLUME

Nie wystarczy wiedzieć, który guzik nacisnąć, Ŝeby skutecznie i elegancko załatwić

sprawę przez telefon, naleŜy dostosować się do następujących zalecanych uwag:

−

Nie naleŜy ociągać się z podniesieniem słuchawki, telefonujący moŜe bowiem pomyśleć,
Ŝ

e zajmujesz się niewiadomo czym, w momencie gdy on ma do firmy waŜną (jego

zdaniem) sprawę.

−

Staraj się mówić wyraźnie i poprawnie, miłym głosem.

−

Rozmowę prowadź uprzejmie i z uśmiechem, co będzie odebranej jako gotowość do
udzielenia informacji, podjęcia działań, niesienia pomocy.

−

Podaj nazwę firmy aby interesant wiedział, Ŝe trafił do właściwej firmy.

−

Przedstaw się podając stanowisko,

−

Poproś o nazwisko telefonującego, jeŜeli zapomniał się przedstawić lub o powtórzenie
jeŜeli przedstawił się niewyraźnie.

−

Poproś o krótkie zasygnalizowanie sprawy, jeśli chce rozmawiać z kierownikiem, szefem

−

Nie naduŜywaj słów charakterystycznych dla języka potocznego np. załapać się na coś”.

−

Nie naduŜywaj zwrotów obcojęzycznych, które mają polskie odpowiedniki np. ok. –
w porządku.

−

Powstrzymaj się od krytyki lub poprawiania osób, które takie zwroty stosują.

−

Prawidłowo uŜywaj języka polskiego.

−

Powstrzymaj się od namolnego przekonywania o swoich racjach.

−

Nie narzucaj się ze swoim punktem widzenia i radą.

−

Nie przerywaj rozmówcy, wszak porozumiewanie się to proces dwustronny, nie tylko
mówienie, ale i słuchanie.

−

Uprzejmie odpraw osobę, jeŜeli szef nie chce z nią rozmawiać.

−

Dopasuj ton rozmowy do rozmówcy.

−

Ogranicz do niezbędnego minimum rozmowy prywatne i towarzyskie ze słuŜbowego
telefonu.

−

Dzwoń na numer domowy jedynie za zgodą rozmówcy i w takiej porze, Ŝeby nie
przerwać wypoczynku (nie przed ósmą i nie po dwudziestej drugiej), a takŜe nie w wolne
soboty i niedziele.

−

JeŜeli odzywa się automat zgłoszeniowy , krótko przedstaw sprawę i podaj termin
ponownego telefonu.

−

Jeśli brak moŜliwości natychmiastowego udzielenia informacji lub załatwienia sprawy,
naleŜy złoŜyć obietnicę zatelefonowania za kilka minut (i bez względu na wszystko
naleŜy ją dotrzymać).

−

Przez telefon nie naleŜy rozmawiać o sprawach poufnych.

−

Nie naleŜy prowadzić długich rozmów na koszt telefonującego.

−

Kończ rozmowę jeŜeli ją rozpocząłeś, i o ile względy prestiŜowe nie stoją temu na
przeszkodzie.

−

Zapisuj kaŜdy telefon do firmy w specjalnej kontrolce.

W niektórych opracowaniach wprowadza się podział rozmowy na cztery etapy:

−

przygotowanie rozmowy (ustalenie tematu, treści i konspektu), aby płynęła wartko
koncentrowała się wokół najwaŜniejszych zagadnień,

−

uzyskanie połączenia i ustalenie kontaktu z właściwą osobą,

„Projekt współfinansowany ze

rodków Europejskiego Funduszu Społecznego”

−

przeprowadzenie rozmowy (wokół głównego tematu bez wprowadzania pobocznych
wątków),

−

ustalenie czy odbiorca wszystko dobrze zrozumiał.

Kserograf – Kserokopiarka

Kserokopiarka to urządzenie zaliczane do grupy środków słuŜących do reprografii

dokumentów. Reprografia jest technologią produkcji i reprodukcji dwuwymiarowych środków
komunikacji wizualnej, słuŜącą głównie do czynności handlowych i administracyjnych. Słowo
„reprografia” jest wspólną nazwą róŜnych technik odtwarzania informacji.

Do technik reprografii zaliczamy:

–

powielanie dokumentów,

–

reprodukowanie rysunków i planów technicznych,

–

kopiowanie dokumentów,

–

drukowanie metodami małej poligrafii,

–

mikrofilmowanie,

–

fotografowanie.
W ostatnich latach zanotowano największy postęp techniczny w rozwoju techniki

kopiowania dokumentów. Technika ta jest zróŜnicowana a jedną z jej odmian jest technika
kopiowania kserograficznego.

Zalety techniki kopiowania kserograficznego:

–

moŜna kserować kaŜdy rodzaj informacji, bez względu na formę graficzną (tekst, rękopis,
zdjęcie, rysunek itp.),

–

moŜna obraz powiększyć lub pomniejszyć,

–

jakość uzyskanych kopii jest bardzo dobra,

–

kopiowanie nie wymaga prac przygotowawczych,

–

urządzenie do kserowania jest funkcjonalne, łatwe w obsłudze.

Na rynku znajduje się wiele róŜnych firm produkujących kserokopiarki. Wspólną cechą
wszystkich tych urządzeń jest to, Ŝe są podobnie zbudowane, a podstawowe funkcje są
jednakowo oznaczone. Jest to bardzo istotne dla korzystających z kserokopiarek.

4.3.2. Pytania sprawdzające

Odpowiadając na pytania, sprawdzisz, czy jesteś przygotowany do wykonania ćwiczeń.

Jakie znasz urządzenia do przekazywania informacji?

Jakie znasz sposoby przekazywania informacji?

Jakie urządzenie słuŜy do powielania dokumentów?

Jakie są wady i zalety przekazywania informacji faksem?

Jakie są wady i zalety zamieszczania informacji w Internecie?

„Projekt współfinansowany ze

rodków Europejskiego Funduszu Społecznego”

4.3.3. Ćwiczenia

Ćwiczenie 1

Opracuj krótki biuletyn informacyjny o swojej szkole. Następnie wykonaj go w 10

egzemplarzach w zwartej formie.

Sposób wykonania ćwiczenia

Aby wykonać ćwiczenie, powinieneś:

zapoznać się z treścią zadnia,

ustalić etapy wykonania ćwiczenia,

ustalić informacje, które będą zamieszczone w biuletynie,

wspólnie lub z podziałem na grupy opracować treść biuletynu,

zapisać informacje na róŜnych nośnikach,

wydrukować opracowany biuletyn,

skopiować dwustronnie opracowaną informację 10 razy,

zaproponować róŜne techniki oprawy,

zaprezentować wykonany biuletyn,

10)

dokonać oceny poprawności wykonanego ćwiczenia.

WyposaŜenie stanowiska pracy

–

stanowisko komputerowe z dostępem do Internetu,

–

drukarka,

–

kserograf,

–

bindownica,

–

termobindownica,

–

materiały takie jak: papier A-4, foliowe okładki, plastikowe spirale, itp.

Ćwiczenie 2

Skonfiguruj program MS Outlook dla swojego konta pocztowego. Wyślij opracowany

biuletyn do kilku koleŜanek lub kolegów z prośbą o uwagi odnośnie opracowanego materiału.

Sposób wykonania ćwiczenia

Aby wykonać ćwiczenie, powinieneś:

uruchomić program MS Outlook,

skonfigurować program dla swojego konta,

wysłać wiadomość i odebrać pocztę.

WyposaŜenie stanowiska pracy:

–

stanowisko komputerowe z dostępem do Internetu.

„Projekt współfinansowany ze

rodków Europejskiego Funduszu Społecznego”

Ćwiczenie 3

Korzystając z istniejących w Internecie informacji, utwórz folder o nowościach

w dziedzinie kserografów. Folder powinien zawierać następujące informacje: grafikę
urządzenia, cenę oraz parametry kopiowania (ilość stron kopiowanych na minutę, wydajność
tonera).

Sposób wykonania ćwiczenia:

Aby wykonać ćwiczenie, powinieneś:

zapoznać się z materiałem nauczania,

odszukać w Internecie strony firm, które zajmują się produkcją lub sprzedaŜą
kserografów,

zapisać folder jako zbiór elektroniczny,

wydrukować na drukarce kolorowej,

zaprezentować na forum grupy.

WyposaŜenie stanowiska pracy:

−

komputer z dostępem do Internetu,

−

drukarka.

Ćwiczenie 4

Zredaguj treść pisma o ewentualnej trasie wycieczki, którą planujesz zorganizować.

Prześlij ją faksem do kilku Biur PodróŜy w Twojej miejscowości, celem wyceny i terminu
realizacji.

Sposób wykonania ćwiczenia:

Aby wykonać ćwiczenie, powinieneś:

zredagować pismo zawierające informacje niezbędne (kto wysyła, do kogo w jakiej
sprawie),

wyszukać biura podróŜy w miejscowości w której mieszka,

wysłać pismo faksem,

wysłać pismo e-mailem,

zaprezentować wyniki tego ćwiczenia na forum grupy.

WyposaŜenie stanowiska pracy:

−

przykłady poprawnie sformułowanych pism,

−

komputer z oprogramowaniem Microsoft Word oraz z dostępem do Internetu,

−

faks.

„Projekt współfinansowany ze

rodków Europejskiego Funduszu Społecznego”

Ćwiczenie 5

Otrzymaną informację zwrotną z ćwiczenia 4, odnośnie miejsca i ceny wycieczki skseruj

10 razy i rozwieś na terenie szkoły.

Sposób wykonania ćwiczenia:

Aby wykonać ćwiczenie, powinieneś:

wydrukować informację zwrotną z biur (w przypadku gdy zostanie przesłana e-mailem)

podróŜy lub odebrać faks,

zrobić 10 kserokopii dokumentu,

zaprezentuj wyniki tego ćwiczenia na forum grupy.

WyposaŜenie stanowiska pracy:

−

komputer z oprogramowaniem Microsoft Word oraz z dostępem do Internetu

−

drukarka,

−

kserokopiarka,

−

faks.

4.3.4. Sprawdzian postępów

Czy potrafisz:

Tak Nie

wyliczyć sposoby przekazywania informacji?

przekazać informację korzystając z faksu?

przekazać informację korzystając z kserografu?

powielić informację, dokument?

utworzyć własne konto pocztowe?

przekazać informacje korzystając z poczty elektronicznej?

wysłać i odebrać faks?

„Projekt współfinansowany ze

rodków Europejskiego Funduszu Społecznego”

4.4. Środki techniczne pracy biurowej – aspekt ekonomiczny

4.4.1. Materiał nauczania

Drukowanie to nieodzowny element pracy biurowej, w wyniku którego powstaje

ostateczny dokument. Drukowanie zarówno dokumentów niezbędnych w pracy, jak
i prywatnych listów czy zdjęć ma jedną wspólną cechę – jest kosztowne. Zakładając jednak,
Ŝ

e jest ono konieczne, warto zwrócić uwagę na sposoby, których zastosowanie moŜe

przynieść

wymierne

korzyści

ekonomiczne

przez

mniejsze

zuŜycie

materiałów

eksploatacyjnych.

Rys. 29 Materiały eksploatacyjne do drukarek

Ilość zuŜytego atramentu lub tonera zaleŜy od typu drukarki. Producenci drukarek zawsze

polecają  stosowanie sygnowanych przez nich materiałów eksploatacyjnych. Na rynku moŜna
jednak  spotkać  alternatywne  kartridŜe  z  atramentem,  a  nawet  zbiorniki  z  tonerem.  Są  one
zazwyczaj  tańsze  od  markowych.  A  zatem  pierwszym  narzucającym  się  sposobem
zaoszczędzenia jest zakup alternatywnych materiałów (atramentu lub tonera). Tu jednak moŜe
czyhać  pewne  niebezpieczeństwo,  gdyŜ  producenci  drukarek  nie  biorą  odpowiedzialności  za
uszkodzenia  sprzętu  przy  stosowaniu  innych  niŜ  zalecane  materiałów  eksploatacyjnych
i odmawiają  świadczeń  gwarancyjnych.  NaleŜy  zatem  z  pewną  dozą  ostroŜności  podchodzić
do  bardzo  tanich  atramentów,  zwłaszcza  gdy  sprzęt,  czyli  sama  drukarka  jest  jeszcze  na
gwarancji.

Jednak bez względu na to, czy kupujemy zbiorniki z tuszem zalecane przez producenta,

czy teŜ od innych, niezaleŜnych firm, warto przestrzegać podstawowej zasady – zawsze
naleŜy mieć przy drukarce jeden dodatkowy komplet atramentów oprócz tego, który aktualnie
zainstalowany jest w drukarce. Pozwoli to uniknąć stresujących sytuacji np. gdy wieczorem

„Projekt współfinansowany ze

rodków Europejskiego Funduszu Społecznego”

lub w dzień wolny od pracy w drukarce skończy się atrament, a my mamy do zrobienia bardzo
waŜne wydruki.

Bardzo duŜe oszczędności kryją się w sposobie drukowania. Od ustawień parametrów

wydruku  zaleŜy  nie  tylko,  jak  atrakcyjny  uzyskamy  efekt,  ale  i  jak  duŜo  zuŜyjemy  na  to
atramentu lub tonera. Jedno z drugim jest jednak dość silnie związane – lepsza jakość druku
to  większe  zuŜycie  materiałów  eksploatacyjnych.  I  z  tego  trzeba  sobie  zdawać  sprawę.
Największe  zuŜycie  atramentu  występuje  przy  drukowaniu  na  specjalnym,  błyszczącym
papierze, na którym uzyskuje się wydruki o jakości fotograficznej. Najmniej tuszu zuŜyjemy
natomiast  przy  drukowaniu  na  zwykłym  papierze  kserograficznym,  zwłaszcza  gdy
zastosujemy tryb szkicowy (draft). Czasami w ustawieniach wydruku w programie sterującym
drukarką  występuje  tryb zwany econo. Jego wybór ogranicza zuŜycie atramentu lub tonera z
reguły o 50%.

Przy drukowaniu zuŜywamy jednak nie tylko barwnik, ale i papier. Przy bardzo duŜych

ilościach wydruków zwłaszcza tekstowych na zwykłym papierze narzucającym się
rozwiązaniem jest wykorzystywanie obu stron kartki. Niektóre, droŜsze modele drukarek mają
zaimplementowaną

funkcję

dupleksu,

czyli

automatycznego

odwracania

kartki

i zadrukowywania obu jej stron. W tańszych drukarkach z powodzeniem moŜna to jednak
wykonać ręcznie.

Innym bardzo ciekawym sposobem zaoszczędzenia nie tylko papieru, ale i atramentu czy

tonera jest moŜliwość drukowania kilku pomniejszonych stron na jednym arkuszu A4. Zwykle
moŜna wtedy drukować 2, 4, 9 lub 16 stron na jednej kartce. Jest to bardzo sprytny i przydatny
pomysł,  gdy  mamy  do  wydrukowania  obszerną  pracę  i  chcemy zobaczyć jej efekty, a zaleŜy
nam  na  oszczędności.  Wydruk  16  stron  na  jednej  kartce  ma  jednak  sens  tylko  przy
specyficznych pracach, np. duŜe grafiki czy wykresy, gdyŜ w takim pomniejszeniu na pewno
nie  odczytamy  zwykłego  tekstu.  Jednak  nie  wszystkie  drukarki,  a  raczej  ich  programy
sterujące, oferują  moŜliwość pomniejszania wydruków.

Efektywnie, czyli szybko

Zakup szybszej drukarki da nam wymierne korzyści, gdyŜ wydruki będą realizowane

w krótszym czasie. W kaŜdej drukarce moŜna wykorzystać opcje, które pozwolą na optymalne
wykorzystanie jej moŜliwości. Przede wszystkim warto zadeklarować moŜliwość drukowania
w  tle.  Przy  takim  ustawieniu  zadanie  wydruku  nie  blokuje  innych  aplikacji,  które  moŜemy
wykorzystywać  w  czasie  drukowania.  Ma  to  sens  zwłaszcza  przy  drukowaniu
skomplikowanych  prac  graficznych  lub  bardzo  duŜych,  kilkudziesięciostronicowych
dokumentów  tekstowych.  Drukarce  atramentowej  moŜe  to  zająć  nawet  kilkadziesiąt  minut.
Przy drukowaniu w tle nie tracimy czasu na oczekiwanie zakończenia wydruku.

Innym sposobem jest wykorzystanie całego bufora drukarki do przyjmowania wysyłanych

do  wydruku  prac.  Jest  to  sensowne  przede  wszystkim  w  drukarkach  laserowych,  które
wprawdzie  znacznie  szybciej  drukują  niŜ  drukarki  atramentowe,  ale  są  podatne  na
przepełnienie  pamięci  zbyt  obszernymi  pracami.  Dlatego  waŜne  jest  w  nich  ustawienie
buforowania.

Inne materiały usprawniające pracę biurową

Poza typowymi urządzeniami technicznymi, takim jak np.: komputer, faks, telefon,

kserokopiarka, czy niszczarka nieodzownymi narzędziami pracy biurowej są:

terminarze – słuŜą do rejestrowania wszystkich uzgodnionych i planowanych spotkań,
narad, podróŜy, przyjazdów i odjazdów delegacji oraz innych przedsięwzięć angaŜujących
szefa. Terminarz jest prowadzony w kalendarzu biurowym, który powinien być do tego

„Projekt współfinansowany ze

rodków Europejskiego Funduszu Społecznego”

celu odpowiednio przygotowany. NaleŜy w nich odnotowywać równieŜ naprawy
i konserwacje bieŜące urządzeń biurowych.

notatniki – słuŜą do notowania poleceń szefa, wyników bezpośrednich i telefonicznych

rozmów przeprowadzonych ze współpracownikami i interesantami, a takŜe do
sporządzania planów pracy, ewidencji, narad.

środki do przechowywania dokumentów – segregator, skoroszyt, obwoluta, teczka.

formularze – odpowiednio skonstruowane druki, które wypełniane są poprzez

wpisywanie informacji, co pozwala na zaoszczędzenie czasu.

skorowidze

–

urządzenie

pomocnicze

znacznie

ułatwiające

odszukiwanie

zgromadzonych informacji.

pomocniczy sprzęt biurowy – obejmuje takie przybory jak: papier, dziurkacz, zszywacze

przybory do pisania.

4.4.2. Pytania sprawdzające

Odpowiadając na pytania, sprawdzisz, czy jesteś przygotowany do wykonania ćwiczeń.

Jakie czynniki mają wpływ na jakość wydruku?

Jakie znasz rodzaje wydruków?

Jakie znasz sposoby zmniejszenia kosztów eksploatacyjnych urządzeń?

Jakie są dodatkowe środki techniczne uŜywane w pracy biurowej?

4.4.3. Ćwiczenia

Ćwiczenie 1

Sporządzić listę zakupów niezbędnych środków technicznych słuŜących do powielania

i oprawy opracowywanych materiałów.

Sposób wykonania ćwiczenia:

Aby wykonać ćwiczenie, powinieneś:

zapoznać się z poleceniem,

zaproponować środki techniczne niezbędne do pracy,

sporządzić listę zakupów,

zaprezentować na forum klasy i uzasadnić wybór.

WyposaŜenie stanowiska pracy:

–

oferta materiałów biurowych,

–

komputer,

–

drukarka,

–

papier,

–

literatura zgodna z punktem 6 poradnika dla ucznia.

„Projekt współfinansowany ze

rodków Europejskiego Funduszu Społecznego”

Ćwiczenie 2

Uzupełnij tabelę przyporządkowując odpowiednie środki techniczne do podanych opisów

lub opisy do podanych środków.

Ś

rodki techniczne: skorowidz, dziurkacz, dyktafon, formularz, obwoluta, notatnik, terminarz,

maszyna do pisania.

Tabela do wypełnienia:

Środki techniczne

Charakterystyka środków technicznych

Komputer

−

Odpowiednio skonstruowany druk

−

Urządzenie pomocnicze ułatwiające odszukiwanie
zgromadzonych informacji

−

Urządzenie,

które

zostało

wyparte

przez

komputer, a które moŜna spotkać jeszcze w wielu
sekretariatach

−

SłuŜy do rejestrowania wszystkich uzgodnionych i
planowanych

spotkań,

narad

oraz

innych

przedsięwzięć angaŜujących szefa

Niszczarka

−

Urządzenie do nagrywania głosu

−

SłuŜy do notowania poleceń szefa, wyników
bezpośrednich

telefonicznych

rozmów

przeprowadzonych

współpracownikami

interesantami, a takŜe do sporządzania planów
pracy, ewidencji, narad, itd

−

Pomocniczy sprzęt biurowy

Sposób wykonania ćwiczenia:

Aby wykonać ćwiczenie, powinieneś:

zapoznać się ze materiałem nauczania,

zapoznać się z opisem środków technicznych,

dobrać opisy do odpowiednich środków,

zaprezentować na forum klasy,

dokonać oceny ćwiczenia.

„Projekt współfinansowany ze

rodków Europejskiego Funduszu Społecznego”

WyposaŜenie stanowiska pracy:

–

karteczki z nazwami środków technicznych,

–

karteczki z opisem środków technicznych,

–

literatura zgodna z punktem 6 poradnika dla ucznia.

4.4.4 Sprawdzian postępów

Czy potrafisz:

Tak

Nie

nazwać niezbędne środki techniczne?

zastosować środki techniczne?

dobrać odpowiedni rodzaj wydruku?

„Projekt współfinansowany ze

rodków Europejskiego Funduszu Społecznego”

SPRAWDZIAN OSIĄGNIĘĆ

INSTRUKCJA DLA UCZNIA

Przeczytaj uwaŜnie instrukcję.

Podpisz imieniem i nazwiskiem kartę odpowiedzi.

Zapoznaj się z zestawem pytań testowych.
Test pisemny zawiera 20 pytań i sprawdza Twoje wiadomości z zakresu wykonywania
podstawowych prac biurowych.

Udzielaj  odpowiedzi  tylko  na  załączonej  karcie  odpowiedzi.  WskaŜ  tylko  jedną
odpowiedź  prawidłową.  W  przypadku  pomyłki  naleŜy  błędną  odpowiedź  zaznaczyć
kółkiem, a następnie ponownie zakreślić odpowiedź prawidłową.

Pracuj samodzielnie, bo tylko wtedy będziesz miał satysfakcję z wykonanego zadania.

Kiedy udzielenie odpowiedzi będzie Ci sprawiało trudność, wtedy odłóŜ jego rozwiązanie
na później i wróć do niego, gdy zostanie Ci wolny czas.

Na rozwiązanie testu pisemnego masz 40 minut.

Powodzenia!

ZESTAW ZADAŃ TESTOWYCH

Najbardziej uniwersalnym i najbardziej poŜądanym urządzeniem w biurze jest

komputer.

komputer z dostępem do Internetu.

elektroniczna maszyna do pisania.

drukarka.

rodki techniczne stosowane w pracy biurowej dzielimy na

rodki technik korespondencyjnej, środki łączności, środki do liczenia, środki do

reprografii dokumentów, środki do przechowania dokumentów,

rodki łączności i liczenia,

rodki do reprografii i przechowania,

rodki technik korespondencyjnej i środki do przechowania dokumentów.

Na długotrwałą i niezawodną eksploatację ma wpływ

prawidłowa obsługa zgodna z zaleceniami.

prawidłowa obsługa i konserwacja zgodna z zaleceniami producentów.

prawidłowe ustawienie względem okna.

krótkie uŜytkowanie.

Instrukcja obsługi stanowi

bazę wiedzy.

dokładne omówienie wszystkich funkcji urządzenia.

kompendium podstawowej wiedzy dotyczącej efektywnego działania urządzenia.

bazę umiejętności.

„Projekt współfinansowany ze

rodków Europejskiego Funduszu Społecznego”

Wobec urządzeń biurowych zabrania się uŜywać

wody i wysokiej temperatury.

wody i wysokiej temperatury oraz metalowych przedmiotów typu spinacze, zszywki.

innych urządzeń.

wody.

Do typowych urządzeń biurowych naleŜą

skaner, obcinak, telefon.

komputer, fax, gilotyna.

laminator, obcinak, bindownica.

komputer, wózek, kopiarka.

Do urządzeń słuŜących do przekazywania informacji naleŜy

frankownica.

drukarka.

telefon komórkowy.

kserokopiarka.

Urządzenie biurowe moŜe obsługiwać pracownik który:
a)

ma świadectwo maturalne,

ma dobry stan zdrowia,

ukończył kurs,

dokładnie zapoznał się z instrukcją obsługi danego urządzenia.

Pracownik pracujący z komputerem powinien
a)

nosić okulary.

samodzielnie naprawiać sprzęt zasilany energią elektryczną.

siedzieć w odległości 40-75 cm od komputera.

stosować 5 min przerwy po kaŜdej godzinie pracy.

10.

W przypadku długiego przestoju urządzenia biurowego naleŜy

przykryć go szmatką.

wypiąć go z sieci.

usunąć z niego materiały eksploatacyjne, (np. tusze, tonery).

schować go do pudełka.

11.

rodki łączności słuŜą do

przekazywania i otrzymywania informacji słownych i tekstowych.

otrzymywania informacji słownych.

powielania informacji.

dublowania informacji.

12.

rodki łączności muszą mieć świadectwo homologacji wydane przez

Ministerstwo Łączności.

dyrektora placówki.

kierownika.

Poczty Polskiej.

„Projekt współfinansowany ze

rodków Europejskiego Funduszu Społecznego”

13.

Homologacja oznacza

dostosowanie środków łączności do standardów technicznych polskiej sieci
telekomunikacyjnej.

dostosowanie do rodzaju jednostki organizacyjnej.

dostosowanie do rodzaju środków wykorzystywanych.

dostosowanie do uŜytkownika.

14.

Komputer jest urządzeniem podstawowym do

tworzenia i przekazywania dokumentów i informacji.

sortowania informacji.

porządkowania dokumentów.

filtrowania dokumentów.

15.

Telefon to najstarsze urządzenie wykorzystywane jako

rodek łączności, umoŜliwiający przekazywanie i otrzymywanie informacji słownych

od róŜnych abonentów, bez względu na odległość.

rodek do kopiowania informacji.

nieodzowny element dekoracyjny biura.

urządzenie pozwalające na drukowanie.

16.

Kserokopiarka to urządzenie zaliczane do grupy środków słuŜących do

reprografii dokumentów.

przekazywania dokumentów.

reperacji dokumentów.

oceniania dokumentów.

17.

Drukowanie to nieodzowny element pracy biurowej w wyniku której powstaje

ostateczny dokument.

informacja.

filtrowanie dokumentów.

sortowanie dokumentów.

18.

Aby drukowanie nie było bardzo kosztowne naleŜy

zmienić jakość wydruku, zastosować tonery alternatywne.

zmienić drukarkę.

dobrać odpowiedni papier.

zmienić jakość wydruku (draf).

19.

Materiały usprawniające pracę biurową

spinacze, zszywacze, długopisy, terminarze, notatniki, środki do przechowywania
dokumentów, skorowidze, papier, dziurkacz, zszywacze, itp.

rzutnik multimedialny.

trymer.

przybory do pisania.

20.

Na jakość pracy biurowej mają wpływ następujące urządzenia

komputer, fax, kserograf.

drukarka do etykiet.

tester ultrafioletowy.

gilotyna.

„Projekt współfinansowany ze

rodków Europejskiego Funduszu Społecznego”

KARTA ODPOWIEDZI

Imię i nazwisko…………………………………………………………………….....................

Obsługiwanie urządzeń biurowych

Zakreśl poprawną odpowiedź

zadania

Odpowiedź

Punkty

10.

11.

12.

13.

14.

15.

16.

17.

18.

19.

20.

Razem:

„Projekt współfinansowany ze

rodków Europejskiego Funduszu Społecznego”

LITERATURA

Bogusławska T.: Praca biurowa. Część 2 – Praca w nowoczesnym biurze. Wydawnictwo
REA, Warszawa 2003

Kinel K.: Technika pracy biurowej, część 1. WSiP, Warszawa 2003.

Komosa A.: Technika biurowa. Ekonomik, Warszawa 1999

Stefaniak-Piasek E.: Technika pracy biurowej, część 2. WSiP, Warszawa 2003.

Wiśniewska M.: Technika biurowa. eMPi2, Poznań 1999

Wiśniewska M.: Technika biurowa. Wydawnictwo „eMPi

”, Poznań 1997.

Strona internetowa: http://www.szumiserwis.waw.pl/urzadzenia.html