Elektroniczna dokumentacja medyczna i bezpieczeństwo danych w
gabinecie dentystycznym
1
Dobrze prowadzona dokumentacja medyczna w formie elektronicznej może lepiej bronić lekarza i
podmiot leczniczy w sprawie sądowej niż dokumentacja papierowa. Stosowanie szablonu wizyty
porządkuje przebieg wizyty, dokładnie wyznaczając jej kolejne elementy. Zabezpiecza to Twój interes
np. w przypadku pacjenta roszczeniowego. Sprawdź także, jak wyeliminować najpoważniejsze
zagrożenie, jakim jest wyciek danych wrażliwych.
Wszystkie – publiczne i prywatne – jednostki ochrony zdrowia będą musiały od 1 stycznia 2018 r.
prowadzić dokumentację medyczną jedynie w postaci elektronicznej (nie dotyczy to jednak zgód
pacjentów oraz skierowań). Wielu lekarzy boi się tej zmiany i uważa, że dokumentacja elektroniczna
obróci się przeciwko nim. Moim zdaniem jest dokładnie odwrotnie, ponieważ dokumentacja
elektroniczna jest największym sprzymierzeńcem lekarza i podmiotu leczniczego.
Dokumentacja medyczna w postaci elektronicznej jest trudniejsza do podważenia. To czyni ją jeszcze
bardziej wiarygodnym dowodem w procesie sądowym. System komputerowy umożliwia bowiem
precyzyjne ustalenie, kto modyfikował dokumentację medyczną, kiedy to robił i co dokładnie zmienił.
Jeżeli więc obrońca lekarza (podmiotu leczniczego) wykaże, że od ostatniej wizyty nie wprowadzono
żadnych zmian w opisie wizyty (ewentualnie, że zmiany nie mają znaczenia dla sprawy), pacjenci tracą
możliwość podniesienia zarzutu, iż dokumentację medyczną „wyczyszczono” w związku ze
zgłoszeniem roszczeń.
Nie można też tracić z pola widzenia tego, że dokumentację medyczną w formie elektronicznej można
łatwo kontrolować i egzekwować standardy jej rzetelnego prowadzenia. Dla wielu ordynatorów i
kierowników podmiotów leczniczych jest to bardzo istotne. Dlatego zachęcam do jak najszybszego
Elektroniczna dokumentacja medyczna i bezpieczeństwo danych w
gabinecie dentystycznym
2
przestawienia się z dokumentacji medycznej prowadzonej w wersji papierowej na dokumentację
medyczną w formie elektronicznej.
Istotną kwestią jest wygoda i możliwość tworzenia szablonów z opisami wizyt. Jest to niezwykle
ważne, ponieważ szablony ułatwiają i przyspieszają pracę lekarzy. Szablony służą utworzeniu
wzorców opisów poszczególnych zabiegów. Dzięki nim można wyeliminować przepisywanie
powtarzających się elementów opisowych przy każdej wizycie lub danym zabiegu. Dla przykładu,
szablon wywiadu lekarskiego wypełniasz odpowiedziami lub wynikami badań. W programach do e-
dokumentacji można zazwyczaj tworzyć nieograniczoną liczbę szablonów.
ZALETY SZABLONU WIZYTY
1. Umożliwia zawarcie w dokumentacji medycznej wszystkich wymaganych prawem informacji (np. o
działaniach niepożądanych przepisanych leków, o zaleceniu zgłoszenia się do lekarza w przypadku
zmiany stanu zdrowia pacjenta albo braku poprawy).
2. Porządkuje przebieg wizyty, dokładnie wyznaczając jej kolejne elementy.
3. Standaryzuje przebieg wizyty, gdyż wymusza na lekarzu określony porządek.
4. Skraca czas poświęcony wypełnianiu dokumentacji medycznej na rzecz kontaktu z pacjentem.
W procesie wdrożenia e-dokumentacji jednym z istotniejszych aspektów jest bezpieczeństwo danych
pacjentów. Placówki medyczne muszą dołożyć wszelkich starań, aby elektroniczna dokumentacja
medyczna była bezpieczna.
Jedną z kwestii związanych z wdrożeniem elektronicznej dokumentacji medycznej jest sposób jej
przechowywania. Podmioty lecznicze mogą wybrać spośród czterech bezpiecznych sposobów.
Pierwszą, najdroższą alternatywą jest przechowywanie danych we własnym zakresie, wiążące się z
zakupem serwerów. Jest to bardzo wygodne rozwiązanie, gdyż pozwala zachować pełną kontrolę nad
procesem gromadzenia i przetwarzania danych. Tym samym wydaje się idealne dla placówek, które
mogą sobie pozwolić na rozbudowany dział IT.
Ze względu na wysokie koszty inwestycji związane z zabezpieczeniami klimatyzacyjnymi,
energetycznymi i fizycznymi, a także dostępem do szybkich łączy internetowych, wiele podmiotów
Elektroniczna dokumentacja medyczna i bezpieczeństwo danych w
gabinecie dentystycznym
3
zamiast tego rozwiązania będzie musiało rozważyć drugie rozwiązanie, jakim jest wynajem
fizycznego serwera dedykowanego od zewnętrznego usługodawcy. Outsourcing polega na wynajmie
na wyłączność komputera o określonych parametrach, który jest użytkowany wyłącznie przez jedną
placówkę. Takie rozwiązanie ma dwie główne zalety: bezpieczeństwo danych oraz możliwość
dopasowania przez zewnętrzną firmę ustawień i parametrów do konkretnych potrzeb danej placówki
bez konieczności zatrudniania informatyków. Wynajem serwera na wyłączność jest jednak drogim
rozwiązaniem (ale nadal tańszym niż zakup własnego).
Popularną, trzecią alternatywą stają się wirtualne serwery dzielone (VPS). Polegają one na
wydzierżawieniu części przestrzeni dyskowej serwera, dzięki czemu VPS zachowuje funkcjonalność
serwera dedykowanego, nie narażając placówki na koszty wynajmowania fizycznej maszyny na
wyłączność, przy jednoczesnym rozwiązaniu problemu związanego ze znalezieniem miejsca na jej
przechowywanie.
Rozwiązanie to może okazać się idealne dla małych podmiotów leczniczych, które w łatwy sposób
mogą przewidzieć, jak wiele zasobów będą wykorzystywały w czasie trwania umowy.
Ta alternatywa nie sprawdzi się jednak w przypadku placówek, które nie potrafią określić, jak dużo
zasobów będą potrzebowały (np. w wyniku dynamicznego rozwoju lub planowanych inwestycji, które
spowodują znaczny wzrost ilości danych do obsługi).
Przy tej możliwości, podmioty nie wiedzą, z kim fizycznie dzielą dany serwer, ile jest uruchomionych w
danym momencie wirtualnych serwerów, ani jak wielki „ruch” powodują współużytkownicy. Tym
samym nie mają gwarancji jego optymalnego funkcjonowania.
Wynajem serwera na wyłączność jest drogim rozwiązaniem. Dlatego coraz bardziej popularną
alternatywą – zwłaszcza dla małych placówek - stają się wirtualne serwery dzielone.
Warto przyjrzeć się jeszcze czwartemu rozwiązaniu - serwerom działającym w realnej chmurze
(cloud computing), które nie są ograniczane w żaden sposób przez aktualną dostępność zasobów. Są
one dynamicznie zwiększane wraz ze wzrastającymi wymaganiami klienta. Pozwala to połączyć zalety
ekonomicznego rozwiązania VPS z dynamicznie skalowanym serwerem w chmurze.
Z takiego rozwiązania można skorzystać we wrocławskim Medycznym Centrum Przetwarzania Danych.
Jest to centrum przetwarzania i gromadzenia plików w wersji elektronicznej poświęcone wyłącznie
danym medycznym. Serwery są dobrze chronione, zamknięte w „bunkrze”. Osłonięto je klatką
Faradaya, a ściany budynku są ognioodporne. Poza tym jest kilka źródeł niezależnych zasilania, więc
gdyby nastąpiła nagła awaria elektryczna, serwerownia ma swój własny generator prądu. Korzystanie
z serwerowni jest odpłatne, ale koszty są niższe niż wybudowanie i utrzymanie własnej serwerowni.
Bezpieczne przechowywanie danych - 4 możliwe rozwiązania
1. Przechowywanie danych we własnym zakresie.
Elektroniczna dokumentacja medyczna i bezpieczeństwo danych w
gabinecie dentystycznym
4
2. Wynajem fizycznego serwera dedykowanego od zewnętrznego usługodawcy.
3. Wynajem wirtualnego serwera dzielonego (VPS).
4. Wynajem serwera działającego w realnej chmurze (cloud computing).
Podstawa prawna
▪
Ustawa z 28 kwietnia 2011 r. o systemie informacji w ochronie zdrowia (tekst jedn.: Dz.U. z 2016 r.
poz. 1535).
▪
Ustawa z 6 listopada 2008 r. o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta (tekst jedn.: Dz.U. z
2016 r. poz. 186).
▪
Rozporządzenie ministra zdrowia z 9 listopada 2015 r. w sprawie rodzajów, zakresu i wzorów
dokumentacji medycznej oraz sposobu jej przetwarzania (Dz.U. z 2015 r. poz. 2069).
Autorzy:
Radosław Tymiński, dr nauk prawnych, radca prawny, prowadzi blog prawalekarza.pl
Iga Anna Ignaczak, ekspert z zakresu nowych technologii w ochronie zdrowia
Elektroniczna dokumentacja medyczna i bezpieczeństwo danych w
gabinecie dentystycznym
5
Redaktor:
Renata Kajewska
ISBN:
978-83-269-6894-5
E-book nr:
2HH0639
Wydawnictwo:
Wydawnictwo Wiedza i Praktyka sp. z o.o.
Adres:
03-918 Warszawa, ul. Łotewska 9a
Kontakt:
Telefon 22 518 29 29, faks 22 617 60 10, e-mail: cok@wip.pl
NIP:
526-19-92-256
Numer KRS:
0000098264 – Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy, Sąd Gospodarczy
XIII Wydział Gospodarczy Rejestrowy. Wysokość kapitału zakładowego:
200.000 zł
Copyright by:
Wydawnictwo Wiedza i Praktyka sp. z o.o. Warszawa 2017