TECZKA  IMPREZY  TURYSTYCZNEJ 

Teczka   imprezy   turystycznej   -    zawiera   wszystkie   dokumenty   związane  
z   organizacją   imprezy   turystycznej.   Znajdują   się   tam   wszystkie   zamówienia, 
potwierdzenia   tych   zamówień,   cała   korespondencja   z   usługodawcami  
i kontrahentami, koszty uczestnictwa, warunki uczestnictwa itp.

Należy pamiętać aby na teczce imprezy wpisać numery telefonów do pilota, osoby prowadzącej 

imprezę ze strony biura oraz do przedstawiciela grupy 

(w przypadku sprzedaży indywidualnej numery telefonów do klientów powinny znaleźć się 

na liście uczestników)

Marzena Wojciechowska dla AP Edukacja; Obsługa ruchu turystycznego, sem III; Poznań 2009 r.

TECZKA IMPREZY SKŁADA SIĘ Z :

✗

strona tytułowa

✗

szczegółowy program imprezy

✗

cena dla klienta z rozpisaniem co zawiera, czego nie zawiera oraz wszystkie 
dopłaty dla klienta (zarówno obowiązkowe jak i nieobowiązkowe)

✗

druki KP (kasa przyjmie) i KW (kasa wyda/wypłaci)

✗

kalkulacja   kosztów   imprezy   turystycznej   w   tym   kalkulacja   kosztów 
programowych z rozbiciem na koszty pokrywane przez biuro i klientów

✗

zamówienia świadczeń turystycznych (transport, noclegi, wyżywienie itp.)

✗

zamówienia   elementów   programowych   (bilety   wstępów,   wejściówki,   usługi 
przewodnickie itp.)

✗

potwierdzenia   wszystkich   zamówień   wraz   z   cenami   ustalonymi   między 
kontrahentami

✗

potwierdzenia przelewów od organizatora do usługodawców (np. zaliczki lub 
całości zapłat)

✗

lista uczestników wyjazdu (rodzaje list poniżej)

✗

umowa o świadczenie usług turystycznych wraz z warunkami uczestnictwa w 
imprezie z prawami i  obowiązkami obu stron

✗

polisa ubezpieczeniowa

✗

zlecenie pracy dla pilota

✗

sprawozdanie pilota

✗

notatka służbowa na okoliczności zdarzenia

✗

przedziałka na dokumenty księgowe i dowody wpłaty przez pilota

✗

rozliczenie pilota z imprezy

✗

rozliczenie imprezy przez osobę przygotowująca wyjazd – rozliczenie wstępne 
dla księgowości

Rodzaje list uczestników wyjazdu:

•

hotelowa  – służy do zakwaterowania w miejscach noclegowych – zawiera: 
imię   i   nazwisko   klientów   ,   adres   zameldowania,   datę   urodzenia,   numer 
dokumentu tożsamości (dowód osobisty lub paszport)

•

ubezpieczeniowa  – służy do ubezpieczenia grupy – zawiera: imię i nazwisko 
klientów , adres zameldowania, datę urodzenia, numer dokumentu tożsamości 
(dowód osobisty lub paszport), dobrze jest kiedy na tych listach umieszczony 
jest PESEL

•

graniczna – służy do przekraczania granic poza UE – zawiera: imię i nazwisko 
klientów , adres zameldowania, datę urodzenia, numer paszportu wraz z datą 
jego ważności, wysokość opłaty wizowej

•

autokarowa – służy do przewozu autokarowego na danej trasie – zawiera: imię 
i nazwisko klientów , adres zameldowania, datę urodzenia, numer dokumentu 
tożsamości (dowód osobisty lub paszport), numery telefonów kontaktowych, 
numer miejsca w autokarze – jeśli na trasie są przesiadki wówczas po każdej 
przesiadce musi być nowa lista autokarowa na kolejny etap trasy

•

administracyjna – służy do notatek własnych pilota np. na dopisanie numeru 
pokoju w jakim zakwaterowano poszczególnych klientów – zawiera: imię i 
nazwisko klientów , adres zameldowania, datę urodzenia, numer dokumentu 
tożsamości (dowód osobisty lub paszport), numer telefonu kontaktowego do 
klientów, ważne uwagi do rezerwacji, miejsce na notatki indywidualne pilota.

Marzena Wojciechowska dla AP Edukacja; Obsługa ruchu turystycznego, sem III; Poznań 2009 r.