Technik_administracji_343[01]_Z3.03

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

SPIS TREŚCI

1. Wprowadzenie

2. Wymagania wstępne

3. Cele kształcenia

4. Materiał nauczania

4.1. Rola informacji w zarządzaniu

4.1.1. Materiał nauczania

4.1.2. Pytania sprawdzające

4.1.3. Ćwiczenia

4.1.4. Sprawdzian postępów

4.2. Źródła, nośniki, rodzaje informacji

4.2.1. Materiał nauczania

4.2.2. Pytania sprawdzające

4.2.3. Ćwiczenia

4.2.4. Sprawdzian postępów

4.3. Obieg informacji

4.3.1. Materiał nauczania

4.3.2. Pytania sprawdzające

4.3.3. Ćwiczenia

4.3.4. Sprawdzian postępów

4.4. Przetwarzanie informacji z wykorzystaniem programów

komputerowych

4.4.1. Materiał nauczania

4.4.2. Pytania sprawdzające

4.4.3. Ćwiczenia

4.4.4. Sprawdzian postępów

4.5. Przekazywanie informacji

4.5.1. Materiał nauczania

4.5.2. Pytania sprawdzające

4.5.3. Ćwiczenia

4.5.4. Sprawdzian postępów

4.6. Przechowywanie informacji

4.6.1. Materiał nauczania

4.6.2. Pytania sprawdzające

4.6.3. Ćwiczenia

4.6.4. Sprawdzian postępów

5. Sprawdzian osiągnięć

6. Literatura

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

MATERIAŁ NAUCZANIA

4.1. Rola informacji w zarządzaniu

4.1.1. Materiał nauczania

Zarządzanie to takie postępowanie, w wyniku, którego następuje osiągnięcie przyjętych

celów w sposób  jak  najbardziej  efektywny.  Zarządzanie realizowane  jest przez odpowiednio
przygotowanych  specjalistów,  którzy  wykonują  swoje zawodowe  zadania  indywidualnie  lub
w grupie.  Realizacja  zadań  związanych  z  zarządzaniem  polega  na  wykonywaniu  szeregu
różnorodnych  czynności,  a  do  najważniejszych  z  nich  należy  podejmowanie  decyzji.  Jest  to
czynność  niezwykle  ważna  dla  prawidłowego  zarządzania,  a  jednocześnie  bardzo  trudna.
Podejmowanie  decyzji  to  dokonanie  wyboru  jednej  z  kilku  możliwości,  dlatego  powinien  to
być wybór optymalny. Podejmowanie właściwych i prawidłowych decyzji bez informacji nie
byłoby  możliwe.  Posiadanie  rzetelnych,  dokładnych  i  wyczerpujących  informacji  ułatwia
podejmowanie  decyzji,  a  jednocześnie  powoduje,  że  decyzje  podejmowane  na  podstawie
uzyskanych informacji są lepsze od decyzji podejmowanych np. intuicyjnie.

Informacja jest, prócz decyzji, elementem procesu decyzyjnego, który zawsze zaczyna się

od zebrania informacji. W trakcie wykonywania czynności wynikających z podjętych decyzji
i po ich wykonaniu przeprowadzana jest kontrola, w wyniku, której pozyskiwane są znów
informacje, a te wykorzystywane są do weryfikacji podjętych wcześniej decyzji. W ten
sposób wraca się do punktu wyjścia, czyli do informacji. Można, więc powiedzieć, iż między
informacją a decyzją istnieje sprzężenie zwrotne.

Rys. 1. Proces decyzyjny

[E.J. Witek: Technika biurowa. Wydawnictwo eMPi

s.c., Poznań 2004].

Kolejne kroki procesu decyzyjnego są następujące (rys. 1):

1. Rozpoczyna się od zebrania informacji, które są podstawą podjęcia decyzji przez np.

kierownika.

2. Na podstawie zebranych informacji np. kierownik podejmuje decyzje dotyczące

wykonania określonych działań.

3. Decyzje przekazywane są wykonawcom w formie poleceń.
4. Na podstawie otrzymanych poleceń wykonawcy podejmują działania w celu wykonania

decyzji.

5. Działania są kontrolowane, a zebrane w wyniku kontroli informacje stanowią podstawę

podjęcia nowych decyzji lub modyfikacji poprzednich.

2. DECYZJA

3. POLECENIE

1. INFORMACJA

5. KONTROLA

4. DZIAŁANIE

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

W każdej jednostce organizacyjnej są organy upoważnione do podejmowania decyzji

i aparat  pomocniczy,  który  przygotowuje  informacje  niezbędne  do  podjęcia  decyzji  oraz
aparat  wykonawczy,  który  te  decyzje  realizuje.  Między  decyzją  a  informacją  istnieje  ścisłe
powiązanie.  Informacje  stanowią  podstawę  podjęcia  decyzji  przez  np.  kierownika,  który  na
podstawie  otrzymanych  informacji  o  podjętych  działaniach  kontroluje  wykonanie  poleceń
i podejmuje  następne  decyzje.  Organizacja  właściwego  systemu  informacji  jest  jednym
z podstawowych warunków sprawnego zarządzania każdą jednostką organizacyjną.

Informacja to każdy czynnik, dzięki któremu obiekt odbierający go (człowiek, organizm

żywy, organizacja, urządzenie automatyczne) może poprawić swoją znajomość otoczenia
i bardziej sprawnie przeprowadzić celowe działanie

Informacja to wiadomość o zdarzeniach, czynnościach, procesach czy zjawiskach

zachodzących w danej rzeczywistości.

Informacja jest głównym przedmiotem, produktem i celem pracy biurowej. Szybo

zmieniająca  się  rzeczywistość,  zmieniające  się  warunki  funkcjonowania  jednostek
organizacyjnych  powodują  ogromne  zapotrzebowanie  na  rzetelną  i  użyteczną  informację.
Informacji  takich  może  dostarczyć  biuro.  Do  najważniejszych  czynności  biurowych
związanych z informacją należą:

−

przyjmowanie informacji wpływającej z zewnątrz,

−

obieg informacji wewnątrz jednostki organizacyjnej,

−

opracowanie, czyli rejestrowanie, przetwarzanie i dostarczanie informacji dla
kierownictwa,

−

gromadzenie informacji,

−

wysyłanie informacji na zewnątrz.

Na strukturę informacji składają się następujące elementy:

−

treść informacji – to co chcemy przekazać, np. „w czwartek odbędzie się zebranie”,

−

nośnik informacji – to materialny przedmiot, na którym informacja została utrwalona, np.
papier, dyskietka, taśma magnetofonowa, twardy dysk,

−

symbole za pomocą których informacja jest utrwalana – to znaki umowne, np. litery,
cyfry, rysunki,

−

sposób  przenoszenia  informacji  –  to  techniczne  rozwiązanie  przekazywania  informacji
odbiorcy,  np.  pisemne,  ustne,  telefoniczne,  drogą  radiową,  telewizyjną,  za  pomocą
Internetu.
Każda  informacja  pojawiająca  się  i  wytworzona  w  toku  pracy  biurowej  powinna  być

użyteczna.  Jeżeli  nie  będzie  spełniała  tego  warunku,  wówczas  okaże  się  niemożliwa  do
wykorzystania.  Informacja  jest  podstawą  wiedzy  o  określonym  problemie  i  służy  do
podejmowania  właściwych  decyzji.  Nie  można oczekiwać właściwych  decyzji,  jeżeli  są  one
podejmowanie na podstawie złych, niedokładnych czy niekompletnych informacji.

Każda użyteczna informacja powinna być:

−

jasna, zwięzła i wyczerpująco przedstawiona,

−

szybko i terminowo dostarczona,

−

dokładna i rzetelna,

−

kompletna,

−

odpowiednio sklasyfikowana, zaewidencjonowana i przechowywana.

Leksykon naukowo-techniczny PWN. Warszawa 2001.

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

4.1.2. Pytania sprawdzające

Odpowiadając na pytania, sprawdzisz, czy jesteś przygotowany do wykonania ćwiczeń.

1.   Co to jest informacja?
2.   Jaka jest rola informacji w zarządzaniu?
3.   Jaka jest rola informacji w pracy biurowej?
4.   Jaka jest struktura informacji?
5.   Jakie cechy powinna posiadać informacja użyteczna?

4.1.3. Ćwiczenia

Ćwiczenie 1

Uzupełnij zdania:

1. Informacja jest głównym .................................. i ............................... pracy biurowej.
2. Informacja to ............................ o procesach, czynnościach i zjawiskach zachodzących

w danej rzeczywistości.

3. Posiadanie ...................................................................................................... informacji

ułatwia podejmowanie decyzji.

4. Do najważniejszych czynności biurowych związanych z informacją należą:

................................................................................................................................................
....................................

5. Na

strukturę

informacji

składają

się

następujące

elementy:

6. Informacja użyteczna powinna być:

................................................................................................................................................
.............................................................................................................................…………

Sposób wykonania ćwiczenia

Aby wykonać ćwiczenie, powinieneś:

1) przeczytać uważnie zdania,
2) uzupełnić wykropkowane pola.

Wyposażenie stanowiska pracy:

–

literatura zgodnie z punktem 6 Poradnika dla ucznia.

Ćwiczenie 2

Opracuj schemat organizacyjny swojej szkoły. Scharakteryzuj komórki organizacyjne

i oceń przepływ informacji w szkole.

Sposób wykonania ćwiczenia

Aby wykonać ćwiczenie, powinieneś:

1)  zapoznać się z treścią zadania,
2)  ustalić komórki organizacyjne i stanowiska pracy w szkole,
3)  powiązać komórki organizacyjne i stanowiska w strukturę,
4)  ustalić kierunki przepływu informacji zgodnie ze strukturą organizacyjną,

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

4.2. Źródła, nośniki, rodzaje informacji

4.2.1. Materiał nauczania

Źródła informacji

Rodzaje źródeł informacji to: źródła pisane, materiały audiowizualne, źródła na

nośnikach elektronicznych oraz źródła inne.
Źródła pisane do których zaliczyć można:

−

dokumenty (wewnętrzne i zewnętrzne oraz materiały przeznaczone do publikacji, np. ze
spotkań, konferencji),

−

publikacje (popularne, naukowe),

−

pisma krajowe (ogólnodostępne, ogólne, specjalistyczne),

−

pisma zagraniczne (ogólnodostępne, ogólne, specjalistyczne).

Materiały audiowizualne, do których zaliczamy:

−

nośniki informacji w postaci kasety wideo, płyty CD, DVD,

−

media (programy telewizyjne, radiowe).

Źródła na nośnikach elektronicznych to:

−

bazy danych,

−

Internet.
Inne źródła informacji to: źródła kartograficzne (tablice, mapy), eksponaty i modele.
W coraz większym stopniu źródła na nośnikach elektronicznych uzupełniają, a nawet

zastępują publikacje tzw. „papierowe”. Wiele oficjalnych informacji pojawia się zarówno
w wersji papierowej, jak i elektronicznej (na stronie www w Internecie lub jako baza danych
na CD-ROM). Dostępność do tych źródeł informacji umożliwia:

−

swobodne przeglądanie i kopiowanie informacji,

−

szybki dostęp do bardzo szerokiej informacji,

−

szybką aktualizację danych i korektę błędów.
Obecnie podstawowym źródłem informacji jest Internet, który umożliwia dostęp do

ogromnych zbiorów informacji, a także ułatwia komunikację między ludźmi. Internet to
przede wszystkim możliwość używania poczty elektronicznej (tzw. e-maila), a także dostęp
do wielu serwisów informacyjnych WWW.

Niewątpliwie największym atutem WWW są nieprzebrane ilości informacji, jakie można

na niej znaleźć, a także dostęp do stron WWW organizacji, instytucji, firm i osób prywatnych.
Właściwie wszystko jest w zasięgu przeglądarki, istnieje tylko jeden problem – należy znać
adres odpowiedniej witryny. Właśnie w tym pomagają serwisy wyszukiwawcze, katalogi
i portale.

Wyszukiwarki to wyspecjalizowane serwisy zajmujące się gromadzeniem informacji

o stronach WWW. Pozwalają użytkownikowi na wyszukiwanie stron o określonej zawartości.
Katalogi  to  serwisy,  które  podobnie  jak  wyszukiwarki,  przeszukują  WWW  i  gromadzą
informację  o odnalezionych  stronach.  Jednak  w  katalogach  strony  WWW  grupowane  są
tematycznie.  Obecnie  właściwie  wszystkie  największe  serwisy  udostępniają  informacji
o zasobach  WWW  dysponują  zarówno  wyszukiwarką  jak  i  katalogiem  stron.  Na  takich
serwisach  znajdują  się  odsyłacze  do  podstron  poświęconych  danemu  tematowi.  Daje  to
możliwość początkującym „poszukiwaczom” dotarcie do interesującej ich informacji. Portale
są  jak  gdyby  „bramami”  do  zasobów  zgromadzonych  na  WWW.  Zazwyczaj  są  one
wyposażone  w wyszukiwarkę,  katalog  oraz  wiele  innych  usług,  takich  jak  np.:  informacje
z ostatniej chwili,  serwis giełdowy, program telewizyjny, informacje o pogodzie, ogłoszenia.
Najpopularniejsze

wyszukiwarki

np.:

www.google.pl

www.altavista.com,

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

www.yahoo.com, www.netsprint.pl oraz wyszukiwarki udostępniane przez popularne
serwisy, np. www.onet.pl, www.wp.pl.

Poczta elektroniczna, czyli tak zwany e–mail, jest najpopularniejszą, niezwykle

przydatną  formą  aktywności  w  sieci.  Internet  umożliwia  przesyłanie  listów.  Dokładnie  tak
samo  jak  wygląda  to  w  przypadku  tradycyjnych  przesyłek  –  z  tą  różnicą,  że  list  nie  jest
kawałkiem  papieru,  a zwykłym  plikiem  zawierającym  tekst  albo grafikę. Funkcja  załącznika
poszerza  możliwości  listu  elektronicznego.  Możemy  dołączyć  do  listu  np.  zdjęcia
o zadowalającej  jakości,  program  komputerowy,  projekt  budowlany  czy  dokument
przygotowany za pomocą edytora tekstowego. Drugą różnicą, zasadniczą jest szybkość, z jaką
ta przesyłka jest dostarczona. Odbywa się to prawie natychmiast.

Tak samo jak w normalnej poczcie również w Internecie funkcjonuje pojęcie adresu

i skrzynki  pocztowej.  Każdy  użytkownik  sieci  ma  swój  indywidualny  adres,  umożliwiający
jego jednoznaczną identyfikację. Adres wskazuje tożsamość użytkownika i serwer, na którym
ma  on  otwarte  swoje  konto  internetowe.  Na  serwerze  przyjmowana  jest  poczta
i przechowywana na odpowiednim koncie do czasu późniejszego odebrania przez właściciela.
Użytkownik  konta,  aby  odebrać  korespondencję,  musi  podać  dane  jednoznacznie  go
identyfikujące  (nazwa,  hasło).  Identyfikator  jest  nazwą  wybieraną  przez  użytkownika  konta
e-mail.  Najczęściej  wybierana  jest  kombinacja  imienia  i  nazwiska  (nie  wszystkie  znaki
klawiatury  mogą  tutaj  występować).  Podobne  ograniczenia  dotyczą  hasła  dostępu  do  konta.
Zapewnia ono użytkownikowi bezpieczeństwo poufności korespondencji.

Po wybraniu identyfikatora konta i hasła, użytkownik wypełnia formularz, w postaci

elektronicznej. Jeżeli wybrany identyfikator już został komuś przydzielony, to należy wybrać
inny.

Obecnie istnieje wiele portali oferujących darmowe konta pocztowe i bezpłatne

umieszczenie  strony  WWW  na  serwerze.  Większość  serwerów  udostępniających  darmowe
konta  pocztowe  daje  możliwość  odczytu  poczty  z  poziomu  strony  WWW.  Jest  to  jednak
czynność dość czasochłonna. Ma to duże znaczenie w przypadku korzystania z modemu, jako
urządzenia łączącego z Internetem. Koszt takiego odbierania i czytania poczty może być zbyt
duży.  Najlepszym  rozwiązaniem  jest  chwilowe  wejście  do  sieci,  odebranie  poczty  na  swój
komputer i rozłączenie się. Do tego celu służą specjalne programy do obsługi poczty, np. The
Bat polecany przez portal Wirtualna Polska czy dostarczane z systemem Windows – Outlook
Express lub z MSOffice – Outlook.

Zadecydowanym atutem Internetu jest łatwość dotarcia do różnego rodzaju informacji.

Jednak  łatwość  rozpowszechniania  informacji  sprawia  też,  że  ich  znaczna  część  stanowi
„szum informacyjny”, który może przeszkadzać, a nie pomagać w dotarciu do interesujących
tematów.  Każdy  potencjalny  użytkownik  Internetu  powinien  zdobyć  wiedzę  i  umiejętności
takiego  wyszukiwania  i  selekcjonowania  informacji  w  sieci,  aby  wybrać  informację
najbardziej wiarygodną i rzetelną. Należy zwrócić uwagę na to, iż wiele informacji i obiektów
zamieszczonych  w Internecie  (np.  ikony,  bannery,  zdjęcia,  rysunki,  gotowe  wypracowania,
artykuły  programy)  podlega  ustawie  „O  prawach  autorskich  i  prawach  pokrewnych”
z 4 lutego  1994  r.  z  późn.  zm.,  a  więc  wykorzystywanie  ich  jest  chronione  prawami
autorskimi.

Nośniki informacji

Nośnik informacji to element fizyczny zawierający informację, to materiał, w którym

lub, na którym zostaje zapisana informacja w sposób umożliwiający jej odczytanie.

Do najpopularniejszych nośników informacji zaliczamy: papier, fotografię, taśmę

magnetofonową,  fale  radiowe,  światło,  impulsy  elektryczne,  płyty  CD,  dyskietki,  pendrive.
Nośniki  informacji  można  podzielić  na  trwałe  (papier,  fotografia,  taśma  magnetofonowa)
i nietrwałe  (fale  radiowe,  światło).  Inny  podział  to  na  jednokrotne  i  wielokrotne.
Na nośnikach  jednokrotnych  informacja  jest  zapisywana  w  sposób  nieusuwalny,  a  na

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

nośnikach  wielokrotnych  informacje  można  rejestrować  wiele  razy.  Nośniki  informacji
można  podzielić  również  według  przeznaczenia  na:  do  przekazu  wizualnego  (np.  papier,
fotografia,  taśma  magnetowidowa)  i  do  przekazu  dźwiękowego  (np.  płyta  gramofonowa,
taśma magnetofonowa, płyta kompaktowa).

Na szczególną uwagę zasługują tzw. maszynowe nośniki informacji, za pomocą, których

człowiek komunikuje się z urządzeniami automatycznymi, przede wszystkim komputerami,
zwane nośnikami danych.

PODZIAŁ ZE WZGLĘDU NA MATERIAŁ NOŚNIKA

Papierowe

Magnetyczne

Optyczne

Dokumenty odczytywane
automatyczne

Taśmy magnetyczne

Dyski optyczne CD–ROM

Dyskietki (floppy disc)

Dyski CDRW

Kody paskowe

Dyski magnetyczne

Dyski DVD

Karty magnetyczne

Dyski magneto-optyczne

PODZIAŁ ZE WZGLĘDU NA WIELOKROTONOŚĆ ZAPISU

Jednokrotne

Wielokrotne

Tylko do odczytu

Dokumenty odczytywane
automatyczne

Taśmy magnetyczne

Dyski optyczne CD–ROM

Dyskietki (floppy disc)

Dyski DVD

Kody paskowe

Dyski magnetyczne

Dyski CD-R

Karty magnetyczne

Dyski DVD-RAM

Dyski magneto-optyczne

Dyski CDRW

PODZIAŁ ZE WZGLĘDU NA GĘSTOŚĆ ZAPISU

Mała gęstość zapisu

Średnia gęstość zapisu

Duża gęstość zapisu

Dokumenty odczytywane
automatyczne

Taśmy magnetyczne

Dyski magnetyczne

Dyskietki (floppy disc)

Dyski magneto-optyczne

Kody paskowe

Karty magnetyczne

Dyski optyczne CD

Dyski DVD

Rys. 2. Podział nośników danych (maszynowych nośników informacji)

[M. Wiśniewska: Technika biurowa. Wydawnictwo eMPi

s.c., Poznań 1999].

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

Nośniki papierowe to przede wszystkim automatyczne odczytywanie dokumentów (np.

koperty pocztowe z zaznaczonym wyraźnie miejscem na wpisanie kodu pocztowego,
formularze) oraz kody paskowe.

Nośniki magnetyczne to nośniki zapisu w postaci taśmy, dyskietki, dysku lub karty

pokrytej  warstwą  magnetyczną,  które  stanowią  równomiernie  rozprowadzone  cząsteczki
ferromagnetyczne. W tych nośnikach stosowana jest identyczna metoda zapisu i odczytu, inny
jest  jednak  sposób  zapisu  danych.  Na  taśmie  są  one  zapisywane sekwencyjne, tzn.  jedne  po
drugich  (w  miarę  przesuwania  się  taśmy)  i  tak  też  są  odczytywane.  Dysk  lub  dyskietka  to
okrągłe  tarcze  z  metalu  lub  folii,  a  dane  zapisywane  na  cylindrycznych  ścieżkach  (torach)
mają  natychmiastowy  dostęp  do  dowolnego  obszaru  dysku.  Karta  magnetyczna  to  rodzaj
„klucza elektronicznego”. Jest wielkości wizytówki (kawałek taśmy  magnetycznej  naklejony
jest  na  kawałek  sztywnej  plastikowej  folii),  a służy  głównie  do  identyfikacji  uprawnień  do
korzystania  z  urządzeń  lub  wejścia  na  jakiś  teren,  np.  karty  kredytowe,  telefoniczne,
przepustki.

Nośniki optyczne to dyski optyczne CD ROM (ang. Compact Disc Read Only), CDRW

(ang. Compact Disc Rewriteable) i dyski DVD (ang. Digital Video Disk). Dane na CD ROM
mogą  być  odczytywane,  lecz  ponowny  zapis  informacji  na  standardowej,  raz  wytłoczonej
płycie  jest  niemożliwy.  W  komputerowej  ewolucji  dyski  CD-ROM  jako  nośniki  informacji
wypierają  dyskietki,  oferując  kilkudziesięciokrotnie  niższą  cenę  składowania  jednego  bajtu
informacji,  większą  trwałość  oraz  większą  pojemność.  Nadają się  do  przechowywania  dużej
ilości  danych,  nowoczesnych  aplikacji  multimedialnych  i  gier.  CDRW  to  zapisywalny  dysk
kompaktowy  z możliwością  kasowania  informacji  i  wielokrotnego  zapisu.  DVD  to  cyfrowy
dysk  tylko  do  odczytu,  opracowany  w  celu  przechowywania  filmów  wideo  w postaci
cyfrowej.

Obecnie podstawowym nośnikiem informacji jest Internet, który umożliwia dostęp do

ogromnych zbiorów informacji, a także ułatwia komunikację między ludźmi.

Rodzaje informacji

Wyróżnia się cztery podstawowe rodzaje informacji:

−

pierwotne, niepodlegające rejestracji, np. odczytanie temperatury,

−

pierwotne rejestrowane, np. rejestracja wpływu informacji w dzienniku kancelaryjnym,

−

przetwarzane z informacji pierwotnych, np. informacje zbiorcze, określające sytuację,

−

sprawozdawcze, np. sprawozdania, biuletyny.

Informacje można podzielić również według innych kryteriów, np.:

−

sposobu przekazu (informacje ustne, pisemne, telefoniczne),

−

formy przekazu (bezpośrednie, pośrednie).

Ze względu na kierunki obiegu informacji można je podzielić na informacje biegnące:

−

ku dołowi (do wykonawców),

−

na tym samym poziomie (do współpartnerów – współwykonawców),

−

ku górze (do zwierzchników).
Ze względu kryterium sformalizowania informacje można podzielić na:

−

formalne – uzyskane droga służbową w sposób uregulowany specjalnymi przepisami, np.
w regulaminach, instrukcjach, zarządzeniach,

−

półformalne – uzyskane drogą służbową, ale przez osobiste kontakty pomiędzy
informatorami,

−

nieformalne – uzyskane okazjonalnie, np. plotki.

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

4.2.2. Pytania sprawdzające

Odpowiadając na pytania, sprawdzisz, czy jesteś przygotowany do wykonania ćwiczeń.

1.  Jakie są źródła informacji?
2.  Co to jest nośnik informacji?
3.  Jakie są nośniki informacji?
4.  Jakie są rodzaje nośników danych?
5.  Jakie są sposoby pozyskiwania informacji przez Internet?
6.  Jakie są rodzaje informacji?

4.2.3. Ćwiczenia

Ćwiczenie 1

Uzupełnij zdania:

1. Źródła informacji to

2.  Dokumenty to ......................................... źródła informacji.
3.  Kasety wideo to ...................................... źródła informacji.
4.  Podstawowym obecnie źródłem informacji jest

.............................................................................…………………………………………

5. Internet umożliwia dostęp do

.................................................................................................………… dzięki możliwości
korzystania z .....................................................................................................……………

Sposób wykonania ćwiczenia

Aby wykonać ćwiczenie, powinieneś:

1) przeczytać uważnie zdania,
2) uzupełnić wykropkowane pola.

Wyposażenie stanowiska pracy:

−

literatura zgodnie z punktem 6 Poradnika dla ucznia.

Ćwiczenie 2

Zaznacz na schemacie kierunki przepływu informacji (kierunek ku dołowi – linią ciągłą,

kierunek na tym samym poziomie – linią przerywaną):

Pracownik

Zast

ępca dyrektora ds. pracowniczych

Dzia

ł Kadr

Dzia

ł Socjalny

Dzia

ł Płac

Pracownik

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

4.3. Obieg informacji

4.3.1. Materiał nauczania

Zarządzanie w każdej jednostce organizacyjnej odbywa się na podstawie informacji.

Informacje te mogą mieć formę słowną, np. przekazywanie dyspozycji, poleceń, wytycznych
ustnie lub za pomocą środków technicznych lub formę pisemną, np. dokumenty otrzymywane
z  zewnątrz,  dokumenty  wysyłane  na  zewnątrz  oraz  dokumenty  wewnętrzne  dotyczące
komórek  i  stanowisk  pracy  w  danej  jednostce  organizacyjnej.  Bardzo  duże  znaczenie  dla
funkcjonowania  każdej  jednostki  ma  właściwe  zorganizowanie  obiegu  informacji.  Na  obieg
informacji składają się następujące etapy:
1)  zbieranie – tj. odczytanie, utrwalenie, porządkowanie i rejestrowanie informacji,
2)  selekcja – tj. wybór właściwej i potrzebnej informacji,
3)  segregacja – inaczej klasyfikacja informacji, polega na podziale przedmiotów oraz pojęć

na podstawie ich podobieństw i różnic,

4) przetwarzanie – tj. informacje pozyskane („surowce”) są przetwarzane na informację

finalną („produkt”),

5) przekazywanie – przetworzone informacje są przekazywane odbiorcom,
6) przechowanie – polega na przechowywaniu nośników treści informacji odpowiednio

oznaczonych w miejscach do tego przeznaczonych.
Obieg informacji – w pracy biurowej obieg pisma – jest to droga od momentu jego

wpływu do danej jednostki organizacyjnej do momentu załatwienia sprawy i wysłania
odpowiedzi. Czynności biurowe związane z obiegiem pism podzielone są na trzy fazy:
1 – przyjmowanie pism,
2 – załatwianie spraw,
3 – wysyłanie odpowiedzi.

W każdej fazie pisma zatrzymuje się w komórkach organizacyjnych, w których

wykonywane są niezbędne czynności biurowe związane z obiegiem pism. Są to tzw. punkty
zatrzymania:
–

kancelaria ogólna – przyjmowanie pism z zewnątrz, rozdział na poszczególne komórki
organizacyjne, wysyłanie pism na zewnątrz,

–

sekretariaty komórek organizacyjnych – przyjmowanie pism z kancelarii głównej lub
sekretariatu, przekazywanie pism kierownikowi w celu przydzielenia tych pism
odpowiednim pracownikom,

–

kierownik komórki organizacyjnej – przegląda pisma, wydaje dyspozycje dotyczące
sposobu załatwienia i przydziela pisma właściwym pracownikom,

–

pracownik biurowy – rejestruje i załatwia sprawę pod względem merytorycznym
i formalnym,

–

aprobant – wyraża zgodę na treść i sposób załatwienia sprawy,

–

sala komputerów lub maszyn – sporządzanie czystopisu odpowiedzi na pismo (obecnie
właściwie niespotykana, pracownik załatwiający sprawę, mając do dyspozycji komputer
sam sporządza czystopis),

–

np. kierownik – sprawdza i podpisuje czystopis.
W wymienionych punktach zatrzymania wykonuje się wiele czynności biurowych

i manipulacyjnych. Pismo przebywa w każdym punkcie krócej lub dłużej w zależności od
wielu czynników, mających wpływ na organizację pracy biurowej. Dobra organizacja obiegu
pism zapewnia właściwe i szybkie załatwienie sprawy, a tym samym wpływa na sprawną
działalność całej firmy. Dlatego w pracy biurowej należy kierować się zasadami racjonalnego
obiegu pism, tj.:

−

ograniczoną do niezbędnych liczbą punktów zatrzymania pisma,

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

−

jak najkrótszą drogą obiegu pisma,

−

jednorazowym przejściem pisma przez dany punkt zatrzymania,

−

wykorzystywaniem nowoczesnych środków techniki biurowej w celu skrócenia
wykonywania czynności manipulacyjnych,

−

ograniczeniem czynności biurowych w punktach zatrzymania do niezbędnego minimum,

−

dobrze zorganizowaną procedurą przekazywania pism z punktów zatrzymania.
Organizacja obiegu pisma powinna zapewniać kontrolę załatwiania sprawy w każdej

fazie obiegu. Racjonalny obieg pism jest uzależniony od właściwego podziału zadań
i obowiązków, doboru pracowników o wysokich kwalifikacjach, właściwej współpracy
pomiędzy załatwiającymi pismo, stosowania odpowiednich środków technicznych.

Wszystkie czynności biurowe związane z obiegiem dokumentów reguluje instrukcja

kancelaryjna. Instrukcja kancelaryjna to zbiór przepisów wewnętrznych, regulujących sposób
wykonywania przez wszystkie ogniwa organizacyjne jednostki czynności związanych
z obiegiem pism oraz tryb formalnego postępowania z pismami i aktami. Opracowywana jest
dla każdego podmiotu, jest, więc jakby „przewodnikiem” dla każdego pracownika biurowego
pokazującym specyfikę pracy biurowej w danej firmie.

Instrukcja kancelaryjna reguluje następujące zagadnienia:

−

zasady obiegu pism,

−

zasady przyjętego systemu kancelaryjnego,

−

czynności komórki przyjmującej i wysyłającej pism,

−

tryb przesyłania i doręczania pism wewnątrz jednostki organizacyjne,

−

tryb przeglądania i przydzielania pism do załatwienia,

−

tryb rejestracji i znakowania pism,

−

dopuszczalne formy załatwiania spraw,

−

zakres aprobaty wstępnej i uprawnienia do podpisu,

−

zasady terminowości i kontroli załatwiania spraw,

−

zasady przechowywania akt bieżących i załatwionych.
Instrukcja kancelaryjna dzieli się na trzy części:

1) postanowienia wstępne (cel instrukcji, wyjaśnienie stosowanych pojęć, zasady obiegu

pism i podziału akt),

2) przepisy szczegółowe dotyczące trybu postępowania z pismami i aktami (przyjmowanie

pism, otwieranie, sprawdzanie, rozdzielanie i doręczanie, przeglądanie i znakowanie
pism, aprobata, podpisy pism, wysyłanie),

3) przepisy specjalne (postępowanie w przypadkach szczególnych, terminowanie spraw,

kontrola załatwienia).
Do instrukcji załącza się również schemat obiegu pism, wykaz akt oraz wzory

stosowanych w obiegu pieczątek, druków i formularzy.

Sposób wykonywania czynności związanych z rejestrowaniem, gromadzeniem,

porządkowaniem, oznaczaniem i przechowywaniem informacji ustalony instrukcją
kancelaryjną nazywamy systemem kancelaryjnym. Można wyróżnić dwa rodzaje systemów
kancelaryjnych: dziennikowy, bezdziennikowy.
System kancelaryjny dziennikowy

System kancelaryjny dziennikowy polega na ciągłej rejestracji i kwitowaniu pism

przychodzących i wychodzących w dziennikach podawczych, zwanych też dziennikami
kancelaryjnymi. System ten występuje w dwóch odmianach:
1. system dwudziennikowy – każda komórka organizacyjna ma dwa dzienniki: w jednym

rejestruje pisma przychodzące, a w drugim pisma wychodzące,

2. system jednodziennikowy – komórki organizacyjne posiadają tylko jeden dziennik i w nim

rejestrowane są wszystkie pisma, zarówno przychodzące jak i wychodzące (rys. 3).

„

Projekt wspó

łfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

kolejny

cji

Data

Od kogo

T r e ś ć

otrzymanej korespondencji

łą

iki

ła

cji

Do kogo

Treść

wysłanej korespondencji

cji

pop

rze

iej

dpow

akt

agi

Rys. 3. Dziennik korespondencyjny (wg wersji jednodziennikowej. Strona lewa – pisma przychodzące, strona prawa – pisma wychodzące

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

Obieg pisma w jednostce organizacyjnej stosującej system jednodziennikowy jest

następujący:

−

kancelaria rejestruje pismo w dzienniku korespondencji, zapisując: datę otrzymania
pisma, znak i datę pisma wpływającego, nadawcę, określenie sprawy, załączniki oraz
znak referenta,

−

po zarejestrowaniu pismo przekazywane jest za pokwitowaniem do komórki
organizacyjnej, gdzie jest powtórnie rejestrowane w dzienniku tej komórki,

−

pismo przekazywane jest dalej za pokwitowaniem pracownikowi, który załatwia sprawę
i rejestruje w dzienniku komórki organizacyjnej,

−

następnie, za pokwitowaniem pismo przekazywane jest do kancelarii w celu wysłania go
do adresata,

−

kancelaria rejestruje pismo w dzienniku korespondencji jako pismo wychodzące,
zapisując: datę wysłania, adresata, określenia sprawy, znak i wysyła je.

Rejestracja pism przychodzących odbywa się po lewej stronie dziennika korespondencji,

zaś pism wychodzących po prawej stronie.

Obieg

pisma

jednostce

organizacyjnej,

stosującej

system

kancelaryjny

dwudziennikowy, jest podobny, lecz pisma przychodzące i wychodzące rejestrowane są
w oddzielnych dziennikach.

System kancelaryjny dziennikowy jest prosty, lecz bardzo pracochłonny i hamuje

sprawny  obieg  dokumentów.  Jego  zaletą  jest  możliwość  kontroli  sposobu  i  terminu
załatwiania sprawy  w każdej  fazie. Rejestrując pisma w  systemie  jednodzienikowym, należy
zwracać  uwagę  na  to,  aby  po  zarejestrowaniu  pisma  przychodzącego  po  lewej  stronie,  po
prawej  stronie  na  tej  samej  wysokości  rejestrować  jedynie  pismo  wychodzące,  które  jest
odpowiedzią w tej samej sprawie. Dzięki temu widać czy dana sprawa jest już załatwiona, czy
też  nie.  Jeśli  odpowiedzi  nie  było,  to  po  prawej  stronie  nie  będzie  żadnego  zapisu.  Pisma
wychodzące, które są pierwszymi w danej sprawie, rejestrowane są po prawej stronie, a lewa
pozostaje wolna.

System kancelaryjny bezdziennikowy

W systemie kancelaryjnym bezdziennikowym nie rejestruje się pojedynczych pism, lecz

załatwione sprawy w spisie spraw, zwanym też wykazem spraw. Spis spraw jest formularzem,
który  zawiera  informacje  o  danej  sprawie,  np.  treść  sprawy,  sposób  i  termin  załatwienia,
nazwisko  pracownika  odpowiedzialnego  za  załatwienie  sprawy.  Należy  wypełnić  w  nim
następujące  rubryki:  rok,  imię  i  nazwisko  załatwiającego,  symbol  komórki  organizacyjnej,
symbol teczki, tytuł teczki według rzeczowego wykazu kat, określenie sprawy, od kogo pismo
wpłynęło, znak pisma, datę wszczęcia sprawy i ostatecznego załatwienia (rys. 2).

2006

.........

(rok)

Jan Kowalski
.....................

(referent)

......................

(symbol kom.org.)

...................

(oznacz

teczki)

Szkolenia krajowe wewn

ątrzzakładowe

...............................................................................................................................

(tytu

ł teczki wg wykazu akt)

OD KOGO WP

ŁYNĘŁA

DATA

Lp.

S P R A W A

(krótka tre

ść)

znak pisma

z dnia

ęcie

ła

tw.

U W A G I

Dzia

ł Informatyki

Rekrutacja na kurs komputerowy – marzec
2006

DI/1/121/06

15.02

27.02

Stow. Ksi

ęgowych w Polsce

Kurs – zmiany w systemie podatkowym

ZK/225/06

02.03

03.03

12.03

Rys. 4. Przykład formularza spisu spraw.

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

Kolejność czynności rejestracyjnych jest następująca:

−

kancelaria przyjmuje pisma przychodzące, nie rejestrując ich, w polu wpływu stawia
pieczątkę wpływu, wypełnia ją i przekazuje pismo do komórki organizacyjnej,

−

kierownik komórki organizacyjnej przydziela pismo pracownikowi w celu załatwienia
sprawy,

−

po zarejestrowaniu sprawy pracownik przekazuje pismo z odpowiedzią kierownikowi
komórki organizacyjnej,

−

kierownik komórki organizacyjne bez rejestrowania i kwitowania przekazuje pismo do
kancelarii, która je wysyła.
System bezdziennikowy jest mniej pracochłonny. Obieg pisma jest szybszy niż

w systemie  dziennikowym,  choć  też  występują  zatrzymania  pisma,  np.  na  przystawienie
i wypełnienie  pieczątki  wpływu  czy  też  na  zarejestrowanie  sprawy  w  spisie  spraw.  Nie
zapewnia  jednak pełnej kontroli  nad pismem i sposobem oraz terminem załatwienia  sprawy,
co jest główną wadą tego systemu.

Warunkiem właściwego funkcjonowania systemu bezdziennikowego jest:

−

szczegółowo opracowany rzeczowy wykaz akt, który określa do jakiej grupy sprawę
należy zakwalifikować,

−

dokładny podział zadań dla wszystkich komórek organizacyjnych i poszczególnych
stanowisk pracy,

−

wysokie kwalifikacje zawodowe pracowników danej jednostki organizacyjnej.

Rzeczowy wykaz akt

Rzeczowy wykaz akt to system klasyfikacji akt wszystkich spraw powstających w danej

firmie  lub  do  niej  wpływających.  Stanowi  część  instrukcji  kancelaryjnej  i  zbudowany  jest
w formie tabeli, która zawiera:
a)  symbol klasyfikacyjny,
b)  hasło klasyfikacyjne,
c)  kategorię archiwalną,
d)  uwagi.

Symbole klasyfikacyjne w rzeczowym wykazie akt zbudowane są według dziesiętnego

systemu klasyfikacji, który zawiera dziesięć cyfr od 0 do 9. Hasła klasyfikacyjne odpowiadają
tematyce zagadnień i spraw występujących w firmie. Sprawy sklasyfikowane są
wielostopniowo, poczynając od zagadnień najbardziej ogólnych do coraz bardziej
szczegółowych.

Konstrukcja rzeczowego wykazu akt:

Podział I stopnia – klasy zasadnicze
0 – Organizacja i zarządzanie
1 – Kadry
2 – Środki rzeczowe
3 – Finanse i księgowość itd. do numeru 9, w zależności od specyfiki firmy.
Podział II stopnia – ponowny podział każdej klasy zasadniczej na kolejne 10 klas, np. klasa
zasadnicza 1 Kadry:
10 – akta osobowe
11 – urlopy
12 – szkolenia pracowników,
13 – delegacje służbowe itd. aż do numeru 19.
Podział III stopnia – każdą klasę II stopnia można podzielić na 10 klas III stopnia, np. klasa II
stopnia – 12. Szkolenia pracowników:
120 – szkolenia zagraniczne
121 – szkolenia wewnątrzzakładowe
122 – szkolenia krajowe organizowane poza firmą itd. aż do numeru 129.

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

W wielu jednostkach organizacyjnych stosowany jest system kancelaryjny mieszany,

który łączy w sobie elementy systemu dziennikowego i bezdziennikowego, tzn. część
komórek organizacyjnych danej jednostki organizacyjnej stosuje system bezdziennikowy,
a część dziennikowy.

Nowoczesną metodą rejestracji pism jest system rejestracji komputerowej. Dane

wprowadza się do komputera dzięki czemu szybko można uzyskać informacje, ile pism
i jakiego rodzaju wpłynęło np. w danym dniu, kto załatwia dana sprawę, które sprawy nie
zostały załatwione w wyznaczonych terminach. Stosowanie tego rodzaju rejestracji upraszcza
czynności ewidencyjne i eliminuje zbędne, a jednocześnie pozwala na stały monitoring stanu
załatwiania sprawy.

4.3.2. Pytania sprawdzające

Odpowiadając na pytania sprawdzisz, czy jesteś przygotowany do wykonania ćwiczeń.

1.   Co to jest obieg informacji?
2.   Jakie są zasady racjonalnego obiegu pism?
3.   Co to jest instrukcja kancelaryjna?
4.   Co reguluje instrukcja kancelaryjna?
5.   Co to jest system kancelaryjny?
6.   Jakie są rodzaje systemów kancelaryjnych?
7.   Jakie są różnice pomiędzy systemem dziennikowym a systemem bezdziennikowym?
8.   Jaka jest konstrukcja rzeczowego wykazu akt?

4.3.3. Ćwiczenia

Ćwiczenie 1

Połącz liniami w pary definicje i słowa definiowane:

a) instrukcja kancelaryjna

1) sposób rejestrowania, gromadzenia,

porządkowania oznaczania
i przechowywania informacji

b) system kancelaryjny

2) droga pisma od momentu jego wpływu

do danej jednostki organizacyjnej do
momentu załatwienia sprawy i wysłania
odpowiedzi

c) wykaz akt

3) system klasyfikacji akt wszystkich spraw

powstających w danej firmie lub do niej
wpływających

d) punkty zatrzymania

4) dokument regulujący czynności biurowe

związane z obiegiem dokumentów

e) obieg informacji w pracy biurowej

5) miejsca, gdzie wykonywane są czynności

biurowe związane z obiegiem pisma

Sposób wykonania ćwiczenia

Aby wykonać ćwiczenie, powinieneś:

1) przeczytać uważnie polecenie,
2) połączyć w pary właściwe słowa i ich definicje.

Wyposażenie stanowiska pracy:

–

karta zadaniowa,

–

literatura zgodnie z punktem 6 poradnika dla ucznia.

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

Ćwiczenie 2

Zarejestruj w kartach dziennika korespondencyjnego niżej podane pisma według zasad

systemu kancelaryjnego dziennikowego:
Pisma otrzymane:
1. Dnia – 10.03.2006 r., nadawca – Okręgowa Komisja Egzaminacyjna 02-450 Warszawa,

ul. Warszawska 2, dotyczy: zasad przeprowadzania egzaminów maturalnych; pismo
z dnia 06.03.2006 r.; znak pisma: OKE W/306/5/EM/06.

2. Dnia – 20.04.2006 r., nadawca – Mazowiecki Urząd Wojewódzki Biuro Zarządzania

Funduszami Europejskimi 00-950 Warszawa Plac Bankowy 3/5, dotyczy: terminów
składania wniosków o dofinansowanie projektów Unii Europejskiej w II półroczu
2006 r.; pismo z dnia 15.04.2006 r.; znak pisma MUZ/FUE/142/10/06.

Pisma wysyłane:
1. Dnia 22.02.2006 r., adresat – Prezydent Miasta Radomia, 26-600 Radom, ul. Kilińskiego

30, dotyczy: prośba o nieodpłatne przekazanie szkole kserokopiarki.

2. Dnia 15.03.2006 r., adresat – Mazowiecka Spółka Gazownicza 31-200 Płock, ul. Gazowa

3; dotyczy: prośba o wystawienie noty korygującej.

Sposób wykonania ćwiczenia

Aby wykonać ćwiczenie, powinieneś:

1) przeczytać uważnie polecenie,
2) zarejestrować pisma na formularzach kart dziennika korespondencyjnego.

Wyposażenie stanowiska pracy:

–

formularz karty dziennika korespondencyjnego dla pism otrzymanych,

–

formularz karty dziennika korespondencyjnego dla pism wysyłanych,

–

literatura zgodnie z punktem 6 Poradnika dla ucznia.

Ćwiczenie 3

Wypełnij formularz „Spisu spraw” na podstawie przedstawionych poniżej informacji:

a) formularz przeznaczony jest dla spraw prowadzonych w 2006 r.,
b) komórka, w której wykorzystywany jest formularz „Spisu spraw” to Dział Organizacji

i Zarządzania (DZO),

c) teczka, w której przechowywane będą sprawy rejestrowane za pomocą formularza „Spis

spraw” ma nazwę „Zarządzanie” i symbol „002”,

d) 11.01.2006 r. wpłynęło pismo z Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej, znak

MPiPS/DP-04/06, dotyczące konieczności wprowadzenia zmian w regulaminie pracy,
sprawę prowadzi: Jan Kowalski,

e) 15.02.2006 r. wpłynęło pismo z Inspekcji Pracy, znak IP-02-14/06, dotyczące uwag

pokontrolnych; sprawę prowadzi Adam Nowak; sprawę załatwiono 02.03.2006r.,
wydając zarządzenie wewnętrzne.

Sposób wykonania ćwiczenia

Aby wykonać ćwiczenie, powinieneś:

1) przeczytać uważnie polecenie,
2) wypełnić formularz „Spisu spraw” zgodnie z informacjami zawartymi w ćwiczeniu.

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

4.4. Przetwarzanie informacji z wykorzystaniem programów

komputerowych

4.4.1. Materiał nauczania

Informacja to wiadomość o procesach, czynnościach i zjawiskach zachodzących

w otaczającej rzeczywistości. Służy ona do poszerzania wiedzy o danym problemie i jest
podstawą do podejmowania prawidłowej decyzji. Informacja ma szczególne znaczenie, jest
niezbędna do wykonywania każdej pracy.

Informacja jest głównym produktem i celem pracy biurowej. Wszystkie czynności

biurowe

wiążą

się

przyjmowaniem,

gromadzeniem,

opracowywaniem

lub

przechowywaniem informacji.

Zapotrzebowanie na informacje jest olbrzymie. Zdobywa się je bezpośrednio w danym

biurze. Informacje przechowywane są w bazie danych firmy, najczęściej w formie zapisów na
dyskietkach lub płytach CD, ale także w notebookach, notatnikach. Niektóre informacje są po
prostu rejestrowane w pamięci pracowników, to jest jednak najbardziej zawodne. Okazuje się,
że żadne biuro nie jest w stanie istnieć bez informacji.

Jednym z programów komputerowych służącym do przetwarzania informacji jest

program  Microsoft  Word  nazywany  potocznie  edytorem  tekstu.  Program  ten  służy  do
sporządzania  dokumentów  tekstowych  i  ich  modyfikacji.  Dokumenty  mogą  zawierać  nie
tylko tekst, lecz również elementy graficzne. Istnieje możliwość dowolnej aranżacji wyglądu
takiego  dokumentu.  Tekst  może  być  wprowadzany  w sposób  ciągły  lub  w układzie
tabelarycznym.  Istnieje  możliwość  umieszczania tekstu  w tzw. polach  tekstowych.  Elementy
graficzne  to  tworzone  w  edytorze  rysunki,  wstawiane  zdjęcia,  wzory  matematyczne,
artystyczne  napisy,  wykresy.  Istnieje  możliwość  wstawiania  do  edytowanego  dokumentu
innych  dokumentów  nie  tylko  tego  samego  rodzaju  (tekstu),  lecz  również  dokumentów
stworzonych przez inne programy. Sporządzone w edytorze dokumenty mogą być zapisywane
w  postaci  elektronicznej  w  odpowiednio  utworzonym  katalogu  na  dysku,  pogrupowane
w zależności  od:  rodzaju  spraw,  terminu,  numeru.  Bardziej  zaawansowane  funkcje  edytora
umożliwiają  generowanie  listów  i  raportów  oraz  tworzenie  formularzy,  streszczeń
i internetowych stron WWW.

Kolejnym programem wykorzystywanym do przetwarzania informacji jest Microsoft

Excel, czyli arkusz kalkulacyjny. Arkusz kalkulacyjny jest elektroniczną wersją tabeli. Składa
się z wielu rozmieszczonych obok siebie komórek. Komórka jest elementem znajdującym się
na  przecięciu  określonego  wiersza  i  kolumny  tabeli.  Każdy  wiersz  posiada  swój  numer  od
1 do 65536, zaś kolumna od A do kombinacji liter IV (256 kolumn). Podstawowym zadaniem
arkusza  kalkulacyjnego  jest  wykonywanie  obliczeń  na  pojedynczych  komórkach  i ich
grupach.  Użytkownik  może  dowolnie  zmienić  jej  wygląd  (krój  i  rozmiar  czcionki,  sposób
wyrównywania, kolory, obramowanie, sposób wyświetlania liczb) tworzonej tabeli.

Jak wykazuje praktyka, wykorzystanie arkuszy kalkulacyjnych w tradycyjnie

wykonywanych do tej pory operacjach polegających na tworzeniu zestawień, wykonywaniu
obliczeń i przetwarzaniu danych potrafi zwiększyć efektywność pracy od dziesięciu do nawet
stu razy. Z pomocą arkusza kalkulacyjnego, możemy wyszukać błąd w ciągu kilku minut.
Wielokrotne wykorzystanie danych – to również niewymierne wręcz korzyści w oszczędności
czasu pracy. Raz przygotowana kalkulacja, zestawienie można wielokrotnie wykorzystać.

Przetwarzanie danych w postaci filtrowania lub sortowania to tylko skromniutka

namiastka możliwości współczesnych arkuszy kalkulacyjnych. Nie trzeba wiele zabiegów by
przekonać kogoś do stosowania w pracy arkusza kalkulacyjnego. Czasami jednak problem
polega na tym „czy?” ale „jak?”.

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

Skaner, to urządzenie do tworzenia elektronicznego zapisu dokumentów w postaci

drukowanej  zarówno  obrazów,  jak  i  tekstów.  Skaner  działa  jak  kopiarka,  z  tą  różnicą,  że
kopia  zapisywana  jest  w pamięci  komputera.  Dokumenty  tekstowe  muszą  zostać
przekonwertowane  (przez  program  OCR)  do  postaci  pliku  tekstowego,  który  może  być
modyfikowany  w edytorze  tekstu.  Wyróżniamy  trzy  rodzaje  skanerów:  skanery  płaskie,
skanery  ręczne  i skanery  bębnowe.  Programy  do  skanowania  pozwalają  na  szybką  zamianę
dokumentacji  papierowej  na  elektroniczną,  eliminują  przy  tym  do  minimum  możliwość
popełnienia błędów przy przepisywaniu oraz korekcie. Aby przygotowane dokumenty służyły
długo lub stanowiły elektroniczne archiwum, należy pamiętać o ich archiwizowaniu. W dobie
szybkiego rozwoju środków technicznych i niesamowitej ilości wirusów, jakie krążą w sieci,
należy pamiętać, iż czasami lata pracy mogą zniknąć w ciągu paru sekund. W tym celu zaleca
się  stosownie  programów  antywirusowych  oraz  archiwizację  danych.  Archiwizację  danych
można wykonać poprzez zgranie zbiorów na płytę CD, DVD, dysk wymienny.

Przetwarzanie informacji z wykorzystaniem programów komputerowych spowodowało,

iż w dzisiejszych czasach dostęp do danych jest szeroki i bardzo sprawny, choć niekiedy
kłopotliwy.

Dzięki rozwojowi ogólnoświatowej sieci Internet, w pewnym sensie zmniejszyły się

odległości  dzielące  ludzi.  Obecnie  informacje  przesyłane  za  pośrednictwem  sieci  docierają
w ciągu  kilku  sekund  do  adresata.  Istnieje  również  możliwość  komunikowania  się  w  czasie
rzeczywistym,  bez  względu  na  odległość,  w  trybie  tekstowym,  głosem,  czy  nawet,  poprzez
tzw.  wideokonferencje.  Liczba  usług  dostępnych  za  pośrednictwem  sieci  Internet  znacząco
wzrosła w ostatnich latach.

Poczta elektroniczna – popularnie zwana „e-mail” jest najczęściej wykorzystywaną

usługą dostępną w Internecie.

Współdzielenie zasobów – to system przesyłania plików między użytkownikami sieci.

Użytkownik, który chciałby z tej usługi skorzystać, czyli udostępniać swoje zasoby dyskowe
innym osobom, musi zainstalować odpowiednie oprogramowanie, które mu to umożliwi.

Tak, więc dzięki programom komputerowym raz wprowadzona informacja, pismo czy

wykres graficzny mogą być dziesiątki razy modyfikowane, wysyłane i przerabiane.

Szerzej o powstawaniu i przetwarzaniu informacji z wykorzystaniem programów

komputerowych przedstawiono w jednostce modułowej „Komputerowe wspomaganie prac
biurowych” 343[01].Z3.01.

4.4.2. Pytania sprawdzające

Odpowiadając na pytania, sprawdzisz, czy jesteś przygotowany do wykonania ćwiczenia.

1.  Co to jest i do czego służy informacja?
2.  Jakie znaczenie pełni informacja w pracy biurowej?
3.  Jakie znasz programy komputerowe służące do opracowywania informacji?
4.  Jakie znasz program komputerowy do opracowania danych liczbowych?
5.  Do czego służy poczta e-mailowa?
6.  Jakie, Twoim zdaniem są wady i zalety poczty elektronicznej?

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

4.4.3. Ćwiczenia

Ćwiczenie 1

Używając odpowiedniego wyrównania tekstu, napisz podanie o przyjęcie na wybraną

wyższą uczelnię oraz przygotuj swoje CV.

Sposób wykonania ćwiczenia

Aby wykonać ćwiczenie, powinieneś:

1)  uruchomić program Microsoft Word,
2)  wprowadzić tekst zgodnie z ustalonymi zasadami,
3)  stosując odpowiednie formatowanie przygotować dokument,
4)  wstawić swoje zdjęcie do CV,
5)  przygotować dokument wydrukować na drukarce kolorowej.

Wyposażenie stanowiska pracy:

−

stanowisko komputerowe z edytorem tekstu Microsoft Word,

−

skaner,

−

drukarka.

Ćwiczenie 2

Opracowane w ćwiczeniu 1 dokumenty (podanie oraz CV) nagraj na płytę CD–ROM

wielosesyjną z zamknięciem sesji oraz skopiuj płytę.

Sposób wykonania ćwiczenia

Aby wykonać ćwiczenie, powinieneś:

1)  uruchomić komputer z systemem rodziny Windows,
2)  uruchomić oprogramowania pozwalającego na nagrywanie płyt wielosesyjnych,
3)  nagrać sesję złożoną z dowolnych danych,
4)  nagrać płyty z opcją zamknięcia sesji,
5)  skopiować płyty CD.

Wyposażenie stanowiska pracy:

–

komputer z systemem operacyjnym i oprogramowaniem pozwalającym na nagrywanie
płyt wielosesyjnych, jednosesyjnych, kopiowania,

–

płyty CD–R lub płyty CD–RW,

–

płyta z danymi do skopiowania.

Ćwiczenie 3

Wykonaj skanowanie wybranego dokumentu z różnymi parametrami.

Sposób wykonania ćwiczenia

Aby wykonać ćwiczenie, powinieneś:

1)  uruchomić komputer z podłączonym skanerem,
2)  wywołać panel kontrolny skanera,
3)  wykonać skanowanie dokumentu/obrazu z ustawieniami domyślnymi,

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

4.5. Przekazywanie informacji

4.5.1. Materiał nauczania

Przekazywanie informacji jest bardzo ważnym elementem pracy biurowej w każdej

jednostce organizacyjnej. Właściwie przetworzone informacje należy przekazać odbiorcom.
Funkcjonowanie dobrze zorganizowanego systemu przekazywania informacji jest problemem
wielu firm. Problem ten ma dwa aspekty:
a) aspekt organizacyjny, np. określenie drogi i kierunku przepływu informacji w firmie,

eliminacja nadmiaru przekazywanych informacji, luka informacyjna, zakłócenia
w przekazie informacji,

b) aspekt techniczny, np. stosowanie nowoczesnych środków łączności.

Są trzy sposoby przekazywania informacji, w zależności od tego, jaką ma ona postać:

1)  pisemnie,
2)  za pomocą łączności technicznej: telefon, faks, poczta e-mail,
3)  w  kontakcie  bezpośrednim,  który  przyjmuje  postać  indywidualnych  spotkań,  zebrań

seminariów, konferencji.
Obecnie trudno wyobrazić sobie pracę bez komputerów, faksów, kopiarek. Stanowią one

podstawowe wyposażenie biur. Pozwalają na usprawnienie procesu przekazu informacji,
zwiększenie ich dostępności i dokładności oraz zwiększenie wydajności pracy poprzez
wyeliminowanie żmudnych czynności.

Forma pisemna przekazywania informacji to pisma otrzymywane (korespondencja

przychodząca,  zewnętrzna),  pisma  wysyłane  (korespondencja  wychodząca,  zewnętrzna),
pisma  wewnętrzne  (korespondencja  wewnętrzna  danej  jednostki  organizacyjnej).  Formę
pisemną  stosuje  się  w  przypadku,  gdy  zastosowanie  innych,  prostszych  środków
przekazywania  informacji  (np.  porozumienie  osobiste  lub  telefoniczne)  jest  niemożliwe  lub
niewskazane. Jeśli np. pewne dane lub informacje można przekazać lub uzyskać telefoniczne
stosuje  się  tę  drogę  porozumienia,  jest  prostsza  i  łatwiejsza.  Jeśli  zachodzi  potrzeba
przekazania  większej  ilości  informacji,  stosujemy  zawsze  drogę  pisemną,  aby  przekazane
wiadomości nie zostały zapomniane lub zdeformowane. Z tych też względów korespondencja
jest najczęściej stosowanym środkiem przekazywania informacji.

Urządzeniem wykorzystywanym do przekazywania informacji, które obecnie jest

wyposażeniem każdego biura, jest faks. Jest to urządzenie, które za pomocą sieci
telefonicznej pozwala na kopiowanie czarno-białych obrazów, którymi mogą być pisma,
tabele, rysunki. Zasięg przekazywania obrazów jest w zasadzie nieograniczony, wszędzie tam
gdzie dociera łączność telefoniczna można przekazać obraz.

Podstawowe zasady działania faksu są bardzo proste. Dokument, który ma być

przekazany umieszcza się w podajniku, a następnie wybiera się numer faksu odbiorcy.
Po uzyskaniu połączenia należy nacisnąć przycisk uruchamiający transmisję i na tym kończy
się rola obsługującego faks, reszta tj. przesyłanie dokumentu odbywa się automatycznie.

Urządzenie może mieć jeszcze dodatkowe funkcje, m.in.: zapisywanie w pamięci

dokumentu,

powtórne

wybieranie

ostatniego

numeru,

automatyczne

przesyłanie

wielostronicowych dokumentów, możliwość powielania dokumentów (faks może pełnić rolę
kserokopiarki), tworzenie bazy numerów odbiorców dokumentów; programowanie nadawania
dokumentów w godzinach późniejszych, przesyłanie obrazu do pamięci urządzenia
w sytuacji, gdy kończy się zapas papieru; regulowanie kontrastu i inne funkcje związane
z regulowaniem jakości dokumentu.

Po zakończeniu transmisji dokumentu faks nadawcy może drukować informację

o transmisji, która zawiera: numer faksu adresata, liczbę wysłanych stron dokumentu, datę
i godzinę transmisji oraz informację, czy transmisja była pomyślnie przeprowadzona.
W przypadku niepowodzenia w transmisji, drukowany jest raport o błędach.

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

Podstawowe zalety faksów jako przekaźników informacji, to:

−

szybkość przekazywania informacji,

−

wierność przekazywanych obrazów,

−

wykorzystywanie linii telefonicznej do przekazywania obrazów.
Natomiast podstawowe wady tych urządzeń to ograniczona możliwość przekazywania

informacji poufnych oraz skomplikowana obsługa wielofunkcyjnych modeli faksów.

Kolejnym urządzeniem wykorzystywanym do tworzenia i przekazywania informacji jest

komputer. Dzięki zainstalowanemu oprogramowaniu staje się doskonałą maszyną do pisania,
pozwala swobodnie tworzyć dowolne dokumenty – listy, pisma, wykazy, zestawienia.
Oprogramowaniem tym jest Microsoft Word nazywany potocznie edytorem tekstu.

Stworzony komputerowo dokument można wydrukować i przesłać pocztą lub faksem, ale

można  również  przekazać  pocztą  elektroniczną,  popularnie  zwaną  „e-mail”.  Przesyłanie
poczty  elektronicznej  umożliwia  program  pocztowy.  W  systemie  Windows  jest  to  program
Outlook  Express,  który  umożliwia  przesyłanie  wiadomości  między  serwerami  pocztowymi.
Serwer  poczty  sprawuje  zarząd  nad  skrzynkami  pocztowymi  i  wymienia  przesyłki
elektroniczne  z  innymi  serwerami;  jeden  serwer  poczty  może  współpracować  z  wieloma
programami  pocztowymi  klientów,  umożliwiającymi  nadawanie  i  odbieranie  przesyłek
sieciowych, ich segregowanie, wyświetlanie itd.

Przekazywanie informacji może odbywać się jeszcze za pośrednictwem „Poczty

Polskiej” w postaci listu, paczki, lub przesyłki z dopiskiem list: „ zwykły”, „polecony”,
„priorytet”. Forma ta obecnie masowo stosowana, znacznie wydłuża czas przekazania
informacji.

Istnieją jeszcze tzw. firmy kurierskie, które zajmują się szybkim dostarczaniem

przesyłek. Ta forma ma wiele zalet, gdyż informacja przekazywana jest z „ręki do ręki”, ale
jest jeszcze dość drogą usługą.

4.5.2. Pytania sprawdzające

Odpowiadając na pytania, sprawdzisz, czy jesteś przygotowany do wykonania ćwiczeń.

1.  Jakie znasz sposoby przekazywania informacji?
2.  Jakie znasz urządzenia i programy do przekazywania informacji?
3.  Gdzie można zamieszczać informację?
4.  Jakie są wady i zalety zamieszczania informacji w Internecie?

4.5.3. Ćwiczenia

Ćwiczenie 1

Scharakteryzuj czynności obiegu informacji, które należy wykonać w celu

zorganizowania wycieczki klasowej o jak największej liczbie chętnych.

Sposób wykonania ćwiczenia

Aby wykonać ćwiczenie, powinieneś:

1)  zapoznać się z treścią zadnia,
2)  ustalić w grupie kierunek wycieczki,
3)  zebrać oferty wycieczek,
4)  wskazać informacje, które zadecydują o wyborze konkretnej oferty,
5)  poinformować o wyborze oferty opiekuna grupy,
6)  poinformować w odpowiedni sposób o wyborze oferty grupy uczniowskie,
7)  wspólnie przygotować plan wycieczki,

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

Akta można podzielić na trzy kategorie:

1) akta kategorii A to wszystkie akta mające znaczenie historyczne; trwałe, nie mogą być

one celowo zniszczone lub rozproszone, przechowywane są w archiwum wieczyście, np.
akta związane z założeniem firmy, jej zmianami organizacyjnymi, organami firmy,
niekiedy zalicza się też do niej akta osobowe;

2) akta kategorii B to akta o czasowej wartości użytkowej dla danej jednostki

organizacyjnej. Okres  ich przechowywania jest bardzo różny, w  związku z tym oznacza
się go  liczbą po  literze  B, która oznacza długość przechowywania tych akt w archiwum
liczoną  w  latach,  np. B

– 5 lat. Po upływie tego okresu są niszczone lub przekazywane

na makulaturę;

3) akta kategorii BC to akta, które utraciły swoją wartość po wykorzystaniu,

przechowywane są zwykle do końca roku, w którym powstały i nie są przekazywane do
archiwum, a wraz z końcem roku są niszczone lub przekazywane na makulaturę.

Istnieją jeszcze pewne rodzaje spraw, których kategorii nie można z góry określić. Akta

te oznacza się symbolem archiwalnym BE z cyfrą oznaczającą liczbę lat, po których należy
zdecydować, do której kategorii dane akta zaliczyć, np. BE

. Akta z takim symbolem

przechowywane są rok, a następnie poddawane są ekspertyzie archiwalnej, w wyniku której
nadana im zostaje kategoria archiwalna, tzn.: A, B, albo przeznacza się na makulaturę lub
niszczy.

Wszystkie akta archiwalne przechowywane są w archiwum zakładowym lub zakładowej

składnicy  akt.  Przy  przekazywaniu  akt  do  archiwum  wypełnia  się  formularz  o  nazwie  spis
zdawczo-odbiorczy,  który  zawiera  informacje  o:  symbolu  akt,  naziwe  akt,  datach  skrajnych
(data  pierwszego  i  ostatniego  dokumentu  w  danej  teczce),  kategorii  archiwalnej,  liczbie
teczek, miejscu przechowywania akt i dacie przekazania akt do archiwum.

................................................................

Spis zdawczo-odbiorczy akt nr ........

(Nazwa zakładu pracy i komórki organizacyjnej)

Lp.

Znak

teczki

Tytuł

teczki

Daty skrajne

(od – do)

Kat.

archiw.

Liczba

teczek

Miejsce

przechowy-

wania akt

Data zdania akt

do archiwum

Rys. 6. Przykład formularza spisu zdawczo-odbiorczego

[M. Wisniewska: Technika biurowa. Wydawnictwo eMPi

s.c., Poznań 1990].

Niekiedy akta spraw załatwionych są jeszcze potrzebne, wówczas wypożycza się je

z archiwum. W celu wypożyczenia sporządza się kartę zastępczą. Zawiera ona następujące
dane: dzień wypożyczenia, nazwę teczki, daty skrajne, kategorie archiwalną, imię i nazwisko
osoby wypożyczającej. Karta zastępcza spełnia potrójną rolę: jest zamówieniem na akta, które
chce się wypożyczyć z archiwum, zapewnia informacje o tym, kto je wypożyczył i na jak
długo, po wypożyczeniu akt wkładana jest w ich miejsce i tym samym zapewnia ich powrót w
to samo miejsce.

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

Przechowywanie danych elektronicznych

Stały wzrost gromadzonych informacji i konieczność ich udostępniania sprawia, że

tradycyjne metody przechowywania dokumentów są mało efektywne i zawodne. Dlatego
coraz częściej wykorzystuje się specjalnie przeznaczone do tych celów systemy elektroniczne,
które umożliwiają składowanie w jednorodny sposób różnego typu dokumentów i ich dalszą
obróbkę.

Przechowywanie informacji z wykorzystaniem komputerów napotyka w praktyce jeszcze

nadal wiele problemów. O ile przechowywanie w pamięci komputera pism, które zostały
przygotowane przez nas lub innego pracownika biura nie przysparza problemów, o tyle
przechowywanie

tzw.

korespondencji

przychodzącej

oznacza

konieczność

ich

pracochłonnego  skanowania.  Najczęściej  prowadzone  są  jednocześnie  dwa  systemy
przechowywania  dokumentów.  Pierwszy  –  tradycyjny,  jest  konieczny  w  przypadku
niektórych  dokumentów  ze  względu  na  określoną  przepisami  prawa  konieczność
podpisywania  tych  dokumentów  przez  dwa  różne  podmioty.  Drugi  –  przechowywanie
dokumentów

własnych

pamięci

komputera.

Wykorzystanie

komputerów

przechowywania  redagowanych  dokumentów  jest  szczególnie  ważne  w  sytuacji,  kiedy  ilość
korespondencji  jest  duża,  a  częste  jej  odszukiwanie  sprawia  kłopot.  Aby  jednak  zapewnić
szybkie  odszukanie  dokumentu,  należy  jednoznacznie  określić  strukturę  zbioru  tych
dokumentów.  W  tym  celu  wykorzystać  można  zarówno  edytor  tekstów,  jak,  bazę  danych,
arkusz kalkulacyjny, czy też program opracowany specjalnie dla potrzeb danej instytucji.

Od początku rozwoju techniki komputerowej pojawił się problem przenoszenia

informacji  z komputera  na  papier  –  drukowania,  a  także  odczytywania  informacji  z  papieru
i przekładania  jej  na  język  zrozumiały  dla  przeciętnego  PC.  Rozwiązywaniem  drugiego
z wymienionych zadań, czyli rozpoznawaniem tekstu, zajmują się systemy typu OCR (Optical
Character  Recognition  –  optyczne  rozpoznawanie  znaków).  W  tej  chwili  systematycznie
zastępują  je  systemy  ICR  (ang.  Intelligent  Character  Recognition  –  inteligentne
rozpoznawanie  znaków),  których  „inteligencja"  polega  na  wykorzystywaniu  algorytmów
rozpoznawania wzorowanych na ludzkim sposobie percepcji.

Coraz częściej do elektronicznego archiwizowania danych wykorzystywane są skanery.

Zeskanowane  i  opracowane  dokumenty  mogą  być  przechowywane  w elektronicznym
archiwum,  które  nie  tylko  skraca  czas  docierania  do  dokumentu,  ale  także  zmniejsza
zapotrzebowanie na powierzchnie biurowe przeznaczone na przechowywanie dokumentów.

Bardzo istotną rolę w większości instytucji odgrywają bazy danych, w których

przechowywane  są  informacje.  Do  stworzenia  komputerowej  bazy  danych  służy  program
Microsoft  Access.  Umożliwia  on  przechowywanie  wszystkich  danych  powiązanych
tematycznie w jednym miejscu, gdzie łatwo można odszukać potrzebne dane. Program Access
oferuje  użytkownikom  sześć  zasadniczych  rodzajów  obiektów  przeznaczonych  do  budowy
systemu bazy danych. Są to tabele, zapytania, formularze, raporty, makropolecenia i moduły.

Archiwizacja bazy danych jest jedną z najważniejszych operacji dotyczących

bezpieczeństwa bazy danych. Utrata lub uszkodzenie danych na komputerze może nastąpić
z wielu powodów, np. uszkodzenie dysku twardego lub nawet kradzież komputera.

Należy zdawać sobie sprawę, że dane w komputerze są tak samo albo nawet bardziej

cenne niż sam komputer. Utrata danych może doprowadzić do konieczności wprowadzania
wszystkich danych ponownie, co może być długotrwałe i kosztowne. Niektóre dane mogą być
niemożliwe do odtworzenia. Aby zabezpieczyć się przed taką ewentualnością, należy
możliwie często dokonywać archiwizacji bazy danych.

Na rynku oprogramowania istnieje bardzo wiele różnorodnych programów służących do

tworzenia kopii bezpieczeństwa danych. Są to programy specjalizowane, których zadaniem

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

jest tylko dokonywanie archiwizacji danych. Popularnym i sprawdzonym sposobem
archiwizacji danych jest korzystanie z ogólnie dostępnych programów kompresujących takich
jak np. pkzip.exe, arj.exe, rar.exe.

O czym należy pamiętać, archiwizując dane elektroniczne:

−

Archiwizacja powinna być dokonywana na przenośnym nośniku danych (dyskietki,
CD- ROM lub przenośne dyski twarde), tak, aby można było przechowywać je w innym
pomieszczeniu.

−

Nie należy dopuszczać do sytuacji, gdy jedyna kopia danych znajduje się na tym samym
nośniku, co dane oryginalne (na tym samym dysku).

−

Jeżeli dokonuje się kopii danych na dyskietkach to należy pamiętać, aby sporządzać
kopie na kilku kompletach dyskietek.

−

Nie należy używać jednej dyskietki do sporządzania kolejnych kopii danych.

−

Kopię danych należy sporządzać możliwie najczęściej.

−

Oprócz kopii bieżących, dobrze jest sporządzać w pewnych okresach (np., co rok) osobne
kopie danych.

−

Co pewien czas należy sprawdzić, czy kopia danych wykonana jest poprawnie. Najlepiej
przez próbne odtworzenie bazy danych na innym komputerze.

−

Nigdy nie należy kasować starych danych archiwizacyjnych przed sporządzeniem nowej
kopii danych.

4.6.2. Pytania sprawdzające

Odpowiadając na pytania, sprawdzisz, czy jesteś przygotowany do wykonania ćwiczeń.

1.  Co to jest przechowywanie informacji?
2.  W jaki sposób przechowuje się dokumentację bieżącą?
3.  W jaki sposób przechowuje się akta spraw załatwionych?
4.  Jakie znasz kategorie akt archiwalnych?
5.  W jaki sposób można przechowywać dane elektroniczne?
6.  O czym należy pamiętać archiwizując dane elektroniczne?

4.6.3. Ćwiczenia

Ćwiczenie 1

Uzupełnij zdania:

1. Tradycyjne sposoby przechowywania informacji to

2. Akta spraw załatwionych przechowywane są

..............................................................................................................................................

3. Czas przechowywania akt spraw załatwionych zależy od

..............................................................................................................................................

4. Do elektronicznego archiwizowania danych wykorzystywane są

..............................................................................................................................................

5. Przenośne nośniki danych służące do archiwizacji

to:...........................................................................................................................................

................................................................................................................................................

6. Program Microsoft Access wykorzystywany jest do

..............................................................................................................................................
...............................................................................................................................................

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

Sposób wykonania ćwiczenia

Aby wykonać ćwiczenie, powinieneś:

1) przeczytać uważnie zdania,
2) uzupełnić wykropkowane pola.

Wyposażenie stanowiska pracy:

–

literatura zgodnie z punktem 6 Poradnika dla ucznia.

Ćwiczenie 2

Ustal kierunki przepływu informacji w Twojej grupie klasowej oraz nośniki tych

informacji.

Sposób wykonania ćwiczenia

Aby wykonać ćwiczenie, powinieneś:

1)  ustalić sytuacje, w których przekazywane są informacje w grupie klasowej,
2)  dobrać kierunki przepływu informacji do określonych wcześniej sytuacji,
3)  ustalić  nośniki  informacji  wykorzystywane  w  grupie  klasowej  przez  uczniów

i nauczycieli,

4) zaprezentować wykonane ćwiczenie,
5) dokonać oceny poprawności wykonanego ćwiczenia.

Wyposażenie stanowiska pracy

–

arkusze papieru,

–

pisaki,

–

literatura zgodna z punktem 6 Poradnika dla ucznia.

4.6.4. Sprawdzian postępów

Czy potrafisz:

Tak Nie

1) scharakteryzować rodzaje przechowywania informacji?

2) określić, w jaki sposób przechowuje się dokumentację bieżącą?

3) określić rodzaje przechowywania akt spraw załatwionych?

4) określić kategorie akt archiwalnych?

5) scharakteryzować sposoby przechowywania danych elektronicznych?

6) scharakteryzować, o czym należy pamiętać, archiwizując dane elektroniczne?

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

KARTA ODPOWIEDZI

Imię i nazwisko ……………………………………………………..

Wykorzystanie informacji w pracy biurowej

Zakreśl poprawną odpowiedź lub wpisz poprawną odpowiedź

zadania

Odpowiedź

Punkty

Razem: