Załącznik nr 1
do uchwały nr ................................
Zarządu Województwa Lubuskiego
Z dnia
......................... 2008r.
Wytyczne w sprawie audytu projektów
realizowanych w ramach
Lubuskiego Regionalnego Programu Operacyjnego
na lata 2007-2013
Wersja 1.00
Instytucja Zarządzająca Lubuskim Regionalnym Programem Operacyjnym
Zielona Góra, lipiec 2008
2
Spis treści:
1. Podstawa prawna..........................................................................................................3
2. Definicja Audytu...........................................................................................................3
3. Cele Audytu...................................................................................................................3
4. Obowiązek przeprowadzenia audytu.........................................................................4
5. Termin przeprowadzenia audytu ...............................................................................4
6. Wymagania wobec audytora.......................................................................................5
7. Zakres merytoryczny raportu.....................................................................................6
8. Rezultaty audytu...........................................................................................................7
3
1. Podstawa prawna
Artykuł 70 Rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 z dnia 11 lipca 2006 r.
ustanawiające przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego,
Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności i uchylające rozporządzenie
(WE) nr 1260/1999.
Umowa o dofinansowanie projektu § 12.
Artykuł 26 ust. 1 ppkt. 8 i artykuł 25 ustawy z dnia 6 grudnia 2006 r. o zasadach prowadzenia
polityki rozwoju (Dz. U. Nr 227 poz. 1658 ze zm.).
2. Definicja Audytu
Audyt projektu jest potwierdzeniem prawidłowej realizacji projektu zgodnie z wnioskiem
aplikacyjnym i umową o dofinansowanie. Polega na przeprowadzeniu badań, które pozwolą
na jednoznaczne stwierdzenie prawidłowości realizacji projektu. Audyt sprawdza czy
wydatki zostały rzeczywiście poniesione, czy wnioski o płatność są zgodne z wymaganiami
zawartymi w umowie, czy są poparte odpowiednimi dowodami księgowymi, czy księgi
rachunkowe wraz z dowodami księgowymi oraz wnioski o płatność są sporządzane
na podstawie dokumentów potwierdzających poniesienie wydatków, czy sprawozdania
z realizacji projektu są prawidłowe oraz czy jasno i rzetelnie opisują sytuację projektu.
Audyt ma zweryfikować zarówno liczbowe jak i opisowe informacje zawarte
w przedstawionych przez Beneficjenta dokumentach.
3. Cele Audytu
Celem audytu jest zwiększenie pewności Beneficjenta oraz Instytucji Zarządzającej
LRPO/Instytucji Pośredniczące II stopnia, Ŝe projekt jest realizowany prawidłowo.
W celu stwierdzenia, czy projekt jest realizowany zgodnie z umową o dofinansowanie
projektu, a wydatki są kwalifikowalne, w szczególności sprawdza się:
- czy działania przewidziane we wniosku o dofinansowanie realizacji projektu zostały
rzeczywiście podjęte,
- sposób przechowywania dokumentów, który pozwala prześledzić ścieŜkę wydatku
od rozpoczęcia realizacji projektu do przedłoŜenia poprawnego wniosku o płatność,
- czy wydatki wykazane w dokumentach zostały rzeczywiście poniesione, tj. potwierdzone
wyciągiem bankowym/dowodem zapłaty oraz weryfikacją faktycznego stanu rzeczowego.
- kwalifikowalność poniesionych wydatków, sposób ich dokumentowania i ujęcia na
rachunku bankowym wyszczególnionym w planie kont Beneficjenta; zgodność kwot
wynikających z wniosków o płatność z zapisami księgowymi,
4
- wiarygodność sprawozdań z realizacji projektu przekazywanych przez Beneficjenta,
poprzez weryfikację i potwierdzenie wykonania prac, istnienia zakupionych towarów oraz
wykonania usług zamówionych w ramach projektu,
- zasady dotyczące promocji projektu,
- sposób monitorowania projektu (osiągania celu projektu), raportowania o postępach
wdraŜania projektu oraz realizacji zgodnie z harmonogramem rzeczowo - finansowym,
- poprawność stosowanych procedur przetargowych, w przypadku, gdy dla projektu istnieje
obowiązek wyłonienie wykonawców zgodnie z Prawem Zamówień Publicznych,
- wdroŜenie zaleceń pokontrolnych i ewentualne usunięcie wykrytych nieprawidłowości.
4. Obowiązek przeprowadzenia audytu
Beneficjent, zgodnie z umową o dofinansowanie, zobowiązany jest do przeprowadzenia
audytu projektu w przypadku, gdy całkowita wartość projektu realizowanego przez
Beneficjenta w ramach LRPO wynosi co najmniej 20 000 000 PLN.
Wydatek związany z przeprowadzeniem audytu jest kwalifikowalny, jeŜeli Beneficjent,
na podstawie podpisanej umowy o dofinansowanie jest zobowiązany do jego
przeprowadzenia. Koszty audyt poniesione dla projektów niewymagających jego
przeprowadzeni nie są kwalifikowalne.
Obowiązek przeprowadzenia audytu nie dotyczy projektów własnych Samorządu
Województwa Lubuskiego i projektów realizowanych w ramach Priorytetu VI – pomoc
techniczna realizowanych przez Instytucję Zarządzającą LRPO i Instytucję Pośredniczącą
II stopnia.
5. Termin przeprowadzenia audytu
Beneficjent zleca przeprowadzenie audyt tak, aby raport z audytu powstał przed
zakończeniem realizacji projektu. Audyt powinien się rozpocząć nie wcześniej niŜ po
poniesieniu przez Beneficjenta 50 % kosztów kwalifikowalnych projektu.
Dopuszcza się moŜliwość przeprowadzenia audytu po zakończeniu finansowej realizacji
projektu w przypadku:
- projektów polegających na dostawie realizowanych jednym zamówieniem, lub kilkoma
dokonywanymi w tym samym czasie lub w krótkich odstępach czasu,
- projektów, dla których dofinansowanie zostało przyznane po ich ukończeniu.
5
6. Wymagania wobec audytora
Audytorem projektu współfinansowanego w ramach LRPO moŜe zostać osoba
spełniająca wymogi audytora wewnętrznego zgodnie z ustawą o finansach publicznych oraz
posiadająca doświadczenie w audycie projektów, przynajmniej 1 projektu, finansowanego ze
środków publicznych.
Audytorem, zgodnie z art. 58 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych
(Dz. U. Nr 249, poz. 2104, z. zm.) moŜe być osoba, która:
1) ma obywatelstwo państwa członkowskiego Unii Europejskiej, Konfederacji Szwajcarskiej
lub państwa członkowskiego Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu (EFTA) –
strony umowy o Europejskim Obszarze Gospodarczym, chyba Ŝe przepisy odrębne
uzaleŜniają zatrudnienie w jednostce sektora finansów publicznych od posiadania
obywatelstwa polskiego;
2) ma pełną zdolność do czynności prawnych oraz korzysta z pełni praw publicznych;
3) nie była karana za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe;
4) posiada wyŜsze wykształcenie;
5) posiada następujące kwalifikacje zawodowe do przeprowadzania audytu wewnętrznego:
a) certyfikaty: Certified Internal Auditor (CIA), Certified Government Auditing Professional
(CGAP), Certified Information Systems Auditor (CISA), Association of Chartered Certified
Accountants (ACCA), Certified Fraud Examiner (CFE), Certification in Control Self-
Assessment (CCSA), Certified Financial Services Auditor (CFSA) lub Chartered Financial
Analyst (CFA), lub
b) ukończyła aplikację kontrolerską i złoŜyła egzamin kontrolerski z wynikiem pozytywnym
przed komisją egzaminacyjną powołaną przez Prezesa NajwyŜszej Izby Kontroli, lub
c) złoŜyła z wynikiem pozytywnym egzamin kwalifikacyjny na stanowisko inspektora
kontroli skarbowej, lub
d) uprawnienia biegłego rewidenta.
Dla zachowania niezaleŜności i bezstronności audytu osoba lub podmiot prowadzący
audyt nie moŜe:
- posiadać udziałów, akcji Beneficjenta lub innych tytułów własności lub w jednostce
z nim stowarzyszonej, dominującej lub współzaleŜnej;
- być w ostatnich 3 latach przedstawicielem prawnym (pełnomocnikiem), członkiem
organów nadzorczych, bądź zarządzających lub pracownikiem jednostki stowarzyszonej,
dominującej, zaleŜnej lub współzaleŜnej;
- w ostatnich 3 latach uczestniczyć w sporządzaniu dokumentów stanowiących przedmiot
audytu;
- osiągać chociaŜby w jednym roku, w ciągu ostatnich 5 lat, co najmniej 50% przychodu
rocznego z tytułu świadczenia usług na rzecz Beneficjenta, jednostki wobec niego
dominującej lub jednostek z nim stowarzyszonych, jednostek od niego zaleŜnych lub
współzaleŜnych;
- być małŜonkiem, krewnym lub powinowatym w linii prostej do drugiego stopnia lub być
związany z tytułu opieki, przysposobienia lub kurateli z osobą zarządzającą lub będąca
w organach nadzorczych jednostki albo zatrudniającą przy prowadzeniu audytu takie
osoby;
- być zaangaŜowany w planowanie, realizację, zarządzanie projektem,
6
- pozostawać w stosunku pracy z wyŜej wymienionymi instytucjami w ciągu ostatnich
trzech latach.
Bezstronność audytora powinna być potwierdzona stosownym oświadczeniem złoŜonym
w ofercie audytu, w ramach zamówienia publicznego.
Audyt projektu realizowanego w ramach LRPO powinien przeprowadzić zespół
składający się z co najmniej 2 audytorów. Instytucja Zarządzająca LRPO zaleca, by w skład
zespołu przeprowadzającego audyt wchodziła osoba posiadające uprawnienia audytora
wewnętrznego oraz biegły rewident.
7. Zakres merytoryczny raportu
Raport z audytu powinien składać się z następujące części:
1. Opisu stanu faktycznego w zakresie:
- przekazywania dokumentów, informacji zgodnie z zapisami umowy o dofinansowanie,
- stosowania ustawy Prawo Zamówień Publicznych,
- stosowania się Beneficjenta do zapisów umowy o dofinansowanie w związku
z zamówieniami nie objętymi ustawą Prawo Zamówień Publicznych,
- zarządzania finansowego projektem, w tym: prowadzenie odrębnego systemu księgowego,
zgodność operacji księgowych z zakładowym planem kont, identyfikacja operacji,
terminowość składania wniosków o płatność, prawidłowość opisywania dokumentów
księgowych, poniesienie wydatków w związku z posiadanymi dowodami księgowymi,
zgodność dokumentów księgowych z zawartymi umowami, zleceniami, zgodność
przedstawionych dokumentów księgowych z dokumentami poświadczającymi odbiór dostaw,
prac budowlanych, usług, zgodność stanu faktycznego z deklaracją Beneficjenta
o kwalifikowalności
VAT,
generowanie
dochodów
niewskazanych
we
wniosku
o dofinansowanie,
- realizacji rzeczowej projektu, w tym: zgodność zrealizowanego projektu z wnioskiem
o dofinansowanie, harmonogramem rzeczowo-finansowym, dochowanie obowiązków
wynikających z ustawy Prawo Budowlane, Prawo ochrony środowiska, Wytycznych Ministra
Rozwoju Regionalnego w zakresie postępowania w sprawie oceny oddziaływania
na środowisko dla przedsięwzięć realizowanych z krajowych lub regionalnych programów
operacyjnych w sprawie oceny oddziaływania na środowisko,
- promocji projektu, w tym zgodności z wytycznymi Instytucji Zarządzającej LRPO w tej
sprawie,
- sprawozdawczości, w tym: zgodność danych przedstawionych we wniosku o płatność
ze stanem faktycznym, pozyskiwanie informacji o wskaźnikach produktu, rezultatu, zgodnie
z zapisami wniosku o dofinansowanie.
2. Wykazu dokumentów, na podstawie których stwierdzono stan faktyczny w wymienionych
wyŜej obszarach, lub zaznaczenie braków w dokumentacji, którą winny jest przechowywać
Beneficjent.
7
3. Wykazu osób, które udzielały wyjaśnień w związku z audytowanymi obszarami,
wraz z opisem udzielonych wyjaśnień.
8. Rezultaty audytu
Efektem prac audytora jest raport z audytu. Beneficjent poddany audytowi ma prawo
odnieść się do zapisów raportu, jego uwagi i wyjaśnienia naleŜy przekazać do Instytucji
Zarządzającej LRPO/Instytucji Pośredniczące II stopnia w ciągu 14 dni od przedstawienia
przez audytora raportu z audytu.
Beneficjent przechowuje egzemplarz raportu z audytu wraz ze swoimi uwagami
i wyjaśnieniami. Jest zobowiązany do udostępnienia dokumentu upowaŜnionym organom
kontrolnym.
Instytucja Zarządzająca LRPO/Instytucja Pośrednicząca II stopnia weryfikuje raport
z audytu. W przypadku, gdy nie spełnieni ono wymogów niniejszych wytycznych
Beneficjent jest wzywany do wyjaśnień i, o ile to moŜliwe, poprawienia raportu.
Wydatek nie spełniający wszystkich wymogów niniejszych wytycznych nie moŜe być
uznany za kwalifikowalny.
Instytucja właściwa do przeprowadzenia kontroli na zakończenie realizacji projektu,
w planowaniu czynności kontrolnych i rozliczaniu projektów, bierze pod uwagę rezultaty
przeprowadzonego audytu.