plik

Wyższa Szkoła Bankowa w Poznaniu Wydział Ekonomiczny w Szczecinie

OPIS STANOWISKA PRACY

Opis stanowiska pracy to zbiór informacji na temat konkretnego stanowiska

pracy w danej organizacji. Poprzez stanowisko pracy należy tu rozumieć grupę

etatów, które są bardzo podobne z uwagi na zakres ich głównych zadań. Może

być więc w firmie opis stanowiska sprzedawcy (takich etatów zwykle jest wiele)

czy głównego księgowego (taki etat jest tylko jeden). Pamiętajmy, jest to

określenie jednolitego standardu (wzorca) dla danego stanowiska, bez

względu na to, kto aktualnie tą pracę wykonuje. Nie jest to więc opis pracy

konkretnej osoby z jej zaletami i wadami, a uniwersalny model dla różnych

osób, z różnymi kwalifikacjami i charakterami, spełniającymi w zakładzie tę

samą funkcję.

Wiele zakładów pracy, zwłaszcza mniejszych lub nowych, nie posiada

formalnych opisów stanowisk. Charakterystyki pracy są najczęściej w głowach

właścicieli lub szefów. l często to wystarczy. Opisy stanowisk pracy (spisane w

odpowiednich arkuszach) muszą być bowiem przede wszystkim przydatne w

codziennej pracy, a nie tylko „sztuką dla sztuki”. Dlatego też tworzenie arkuszy

z opisami stanowisk pracy w firmie powinno być powodowane potrzebą

wewnętrzną a nie modą lub na pokaz. Jeżeli jesteś przekonany, że opisy

stanowisk pracy spełnią w twojej organizacji lub twojej komórce organizacyjnej,

przynajmniej częściowo, poniższe cele, to nie szczędź sił by je wykonać.

Najczęściej opisy stanowisk pracy wykorzystujemy do potrzeb:

•

porównywania stanowisk w celu badania poziomu płac (opis stanowiska to

bardzo pomocne narzędzie przy wartościowaniu czy chociażby

porównywaniu stanowisk pracy),

•

zobiektywizowania i usprawnienia rekrutacji i selekcji (dokładnie wiemy kogo

i do czego szukamy),

•

diagnozowania i usprawniania podziału pracy (przede wszystkim poprzez

analizę zakresów czynności),

•

oceny pracowników (mamy z czym porównać stan faktyczny, wiemy co od

pracownika należy wymagać),

Wyższa Szkoła Bankowa w Poznaniu Wydział Ekonomiczny w Szczecinie

•

oceny potrzeb szkoleniowych (chociażby poprzez porównanie tego co

pracownik umie i wie, z tym co powinien umieć czy wiedzieć),

•

opracowywania planów sukcesji i rozpatrywania awansów.

Opisy stanowisk pracy mają postać standardowych dla danej organizacji

arkuszy. Nie obowiązuje żaden uniwersalny wzór, jednak zawsze powinny

znajdować się w nim te kluczowe elementy, które pozwalają wykorzystywać go

w do realizacji zakładanych celów.

Przykładowa struktura arkusza opisu stanowiska może wyglądać

następująco:

•

nazwa stanowiska,

•

komórka organizacyjna,

•

miejsce w strukturze organizacyjnej (przełożony, podwładni, uprawnienia do

zastępstw),

•

misja stanowiska (czyli w jednym zdaniu, po co to stanowisko istnieje),

•

zakres czynności (zadania, uprawnienia, odpowiedzialność),

•

kontakty wewnętrzne i zewnętrzne,

•

wymagania kwalifikacyjne (wykształcenie, umiejętności, doświadczenie,

cechy osobowości, itp.)

•

wskaźniki efektywności (najlepiej jeżeli są mierzalne, lecz dla wielu

stanowisk jest to trudne),

•

warunki pracy.

Aby opis stanowiska pracy spełniał swoją rolę musi być dobrze przygotowany, a

następnie okresowo aktualizowany. To, kto powinien to robić, z zaletami i

wadami różnych możliwości, prezentuje poniższa tabela. Wybór zawsze zależy

od konkretnych potrzeb, możliwości i warunków.

Wyższa Szkoła Bankowa w Poznaniu Wydział Ekonomiczny w Szczecinie

KTO PRZYGOTOWUJE ZAKRESY CZYNNOŚCI l OPISY STANOWISK

KTO?

ZALETY

WADY

Zajmujący dane
stanowisko

Najlepsza znajomość
stanowiska i wykonywanych
czynności

Niebezpieczeństwo
subiektywnej przeceny lub
niedowartościowania
czynności

Przełożony

Znajomość świadczeń
danego stanowiska pracy w
kontekście całego
przedsiębiorstwa

Niebezpieczeństwo
subiektywnej przeceny lub
niedowartościowania,
eksponowanie stanu
istniejącego lub idealnego

Dział kadr

Możliwość trafnego i
zintegrowanego
opracowania

Pominięcie istotnych
szczegółów, wynikające z
niepełnej znajomości realiów

Konsultant
zewnętrzny

Doświadczenie w tej
problematyce, bezstronność

Zbyt mała znajomość
specyficznych warunków
zakładu

Zespół pracow-
ników powiązanych
ze stanowiskiem

Obiektywizm, szansa na
stworzenie modelu pełnego,
bezkonfliktowego działania

Trudności komunikowania
się, większe koszty i czas,
przeciążenie pracą

Dlaczego w tytule powyższej tabelki rozdzielam zakres czynności i opis

stanowiska pracy, mimo, że zakres czynności jest częścią składową opisu?

Czynię tak dlatego, gdyż często nie ma w zakładzie sił, środków czy woli do

tworzenia pełnych opisów. Nie zaniedbujcie wtedy przynajmniej stworzenia

zakresu czynności dla danego stanowiska. Dlaczego to takie ważne? Spytajcie

samych siebie czy lepiej pracuje wam się wiedząc co macie robić i za co

będziecie rozliczani, czy lepiej polegać tylko na własnej intuicji i poleceniach

przełożonych. Pamiętajcie jednak, że zakresy czynność, to nie klapki na oczy, a

tylko wskazanie kierunku i wytyczenie drogi, po której ma dążyć innowacyjny,

świadomy swojej roli pracownik. To pomoc, a nie ograniczenie.

Wyższa Szkoła Bankowa w Poznaniu Wydział Ekonomiczny w Szczecinie

Poniżej kilka słów o korzyściach płynących z posiadania i właściwego

stosowania opisów stanowisk pracy.

Korzyści dla pracodawcy:

•

podniesienie efektywności rekrutacji pracowników,

•

możliwość eliminowania dublowania się zadań czy zadań bez „właściciela”,

•

możliwość obiektywnego kontrolowania realizacji zadań,

•

zwiększenie efektywności przepływu informacji (eliminacja szumu

informacyjnego, poprzez jasność do kogo z czym się zgłosić),

•

podniesienie efektywności szkolenia pracowników,

•

opisy są źródłem dodatkowych informacji przy ocenianiu i wyznaczaniu

ścieżek kariery pracownika,

•

są źródłem informacji dla systemu wynagradzania, wpływają na

obiektywizowanie ich wysokości, służą do prawidłowego wartościowania

stanowisk pracy,

•

minimalizują konflikty w firmie (mniej zdań „to nie moja sprawa”).

Korzyści dla pracownika:

•

pozwalają rozpoznać miejsce i rolę stanowiska pracy w całokształcie pracy

zespołu,

•

stwarzają jasność co do zakresu obowiązków,

•

umożliwiają zrozumienie stopnia trudności pracy,

•

umożliwiają planowanie samodoskonalenia,

•

pozwalają zrozumieć ocenianie pracy,

•

minimalizują występowanie konfliktów.

Korzyści dla przełożonego:

•

ułatwiają organizowanie i kontrolowanie pracy,

•

pomagają w procesie podejmowania decyzji i delegowania zadań,

•

ułatwiają ocenianie,

Wyższa Szkoła Bankowa w Poznaniu Wydział Ekonomiczny w Szczecinie

•

zmniejszają występowanie konfliktów.

WARTOŚCIOWANE STANOWISK PRACY

Tworzenie efektywnego systemu wynagrodzeń to cały proces, obejmujący

następujące etapy:

•

określenie celów polityki płacowej,

•

analiza systemu dotychczasowego,

•

przegląd lub stworzenie opisów stanowisk pracy,

•

wartościowanie stanowisk pracy,

•

przyjęcie kategorii zaszeregowania,

•

przyporządkowanie określonych wartości pieniężnych do poszczególnych

kategorii - stworzenie tabeli płac,

•

określenie zasad premiowania.

Aby wiedzieć ile komu płacić, współczesne firmy stosują tzw. wartościowanie

stanowisk pracy. Jest to proces analizy i oceny zmierzający do

uszeregowania stanowisk pracy według ich znaczenia dla

przedsiębiorstwa w oparciu o analizę treści (trudności) pracy na

poszczególnych stanowiskach. Celem podstawowym takiego działania jest

uszeregowanie stanowisk tak, by dać racjonalne podstawy dla zaprojektowania

struktury płac w przedsiębiorstwie. Wartościowanie pracy odnosi się tylko do

stanowisk pracy, a nie do zatrudnionych na tych stanowiskach pracowników.

Podstawowym celem wartościowania pracy jest określenie stopnia trudności

wykonywania pracy na konkretnych stanowiskach pracy, a w konsekwencji

stworzenie podstawy do konstrukcji sprawiedliwego systemu płac. Ale efekty

wartościowania stanowisk pracy mogą służyć także do:

•

obrony przed zarzutami prowadzenia dyskryminacyjnej polityki płac,

•

pomocy w rozwiązywaniu wątpliwości co do braku spójności czy

sprawiedliwości wynagradzania na różnych stanowiskach,

•

wykrycia niewłaściwego nazewnictwa stanowisk,

Wyższa Szkoła Bankowa w Poznaniu Wydział Ekonomiczny w Szczecinie

•

stwierdzenia braku równowagi między zakresem odpowiedzialności a

uprawnieniami na konkretnym stanowisku,

•

wykrycia błędów struktury organizacyjnej.

Metody wartościowania stanowisk pracy można generalnie podzielić na

sumaryczne i analityczne. Jak same nazwy wskazują, pierwsza grupa opiera

się na rozpatrywaniu stanowiska jako całości, a ocena opiera się na

subiektywnych opiniach, druga natomiast wymaga bardziej szczegółowego

badania wielu różnych aspektów pracy, co prowadzi do większego

zobiektywizowania oceny.

Wśród metod sumarycznych najczęściej stosowane to rangowanie stanowisk i

porównywanie parami. Natomiast najbardziej rozpowszechniona metoda

analityczna polega na określaniu wartości punktowej dla danego stanowiska

(metoda analityczno-punktowa). Te podstawowe metody wartościowani pracy

w praktyce mogą występować w różnych formach. Niektóre z nich zostały

opracowane przez firmy konsultingowe czy władze państwowe (w Polsce np.

dla służby cywilnej) i są używane w niezmienionej formie w wielu

przedsiębiorstwach i instytucjach. Inne są starannie dostosowywane lub wręcz

tworzone na potrzeby konkretnej organizacji.

Etapy procesu wartościowania stanowisk pracy metodą analityczno-

punktową:

1. Wybór sposobu wartościowania stanowisk pracy i określenie zespołu

wykonującego to zadanie.

2. Przygotowanie narzędzi wartościowania stanowisk (arkusz, regulamin,

przeszkolenie członków zespołu, określenie sposobów komunikowania z

pracownikami, itp.).

3. Analiza zakresu i przebiegu pracy na stanowiskach pracy (na bazie

opisów stanowisk pracy, obserwacji, konsultacji z pracownikami

zajmującymi te stanowiska oraz ich przełożonymi, itp.).

4. Punktowa ocena trudności pracy na badanych stanowiskach.

5. Dyskusja nad otrzymanymi wynikami prowadzona przez zespół

wartościujący, ewentualna korekta ocen punktowych.

Wyższa Szkoła Bankowa w Poznaniu Wydział Ekonomiczny w Szczecinie

6. Zaklasyfikowanie stanowisk pracy do określonej kategorii

zaszeregowania.

Literatura:

1. Poels F.: Wartościowanie stanowisk pracy i strategie wynagrodzeń – jak

wprowadzać efektywny system, Oficyna Ekonomiczna, Kraków 2000,

2. Armstrong M.: Zarządzanie zasobami ludzkimi, Oficyna Ekonomiczna,

Kraków 2001,

3. Borkowska S.: Strategie wynagrodzeń, Oficyna Ekonomiczna, Kraków

2006,

4. Czajka Z., Jacukowicz Z., Juchnowicz M.: Wartościowanie pracy a

zarządzanie płacami, Difin, Warszawa 1998,

5. Juchnowicz M., Sienkiewicz Ł.: Jak oceniać pracę? Wartość stanowiska i

kompetencji, Difin, Warszawa 2006,

6. Gick A., Tarczyńska M.: Motywowanie pracowników, Polskie

Wydawnictwo Ekonomiczne, Warszawa 1999.