Zrozumiec_PKPiR

Zrozumieć PKPiR – lekcja 3

podatki

.biz

Stron

Spis treści

Zrozumieć PKPiR – Lekcja 3: Metoda memoriałowa i kasowa (uproszczona) ......................................... 3

Wstęp ...................................................................................................................................................................................... 3

Memoriałowo czy kasowo – czyli jakie są różnice? ............................................................................................. 3

Koszty metodą kasową i memoriałową w przykładach, pytaniach i odpowiedziach............................ 6

Wynagrodzenia ................................................................................................................................................................... 9

Memoriałowo, a jednak kasowo ............................................................................................................................... 10

Metoda memoriałowa czy kasowa? ......................................................................................................................... 10

Przychody – memoriał i kasa ..................................................................................................................................... 11

Zmiana metody ................................................................................................................................................................ 11

Zrozumieć PKPiR – lekcja 3

podatki

.biz

Stron

ROZUMIEĆ

PKP

–

EKCJA

ETODA MEMORIAŁOWA

I KASOWA

(

UPROSZCZONA

)

Memoriałowo czy kasowo – czyli jakie są różnice; koszty metodą kasową w przykładach, py-
taniach  i  odpowiedziach;  koszty  memoriałowo  w  przykładach,  pytaniach  i  odpowiedziach;
przychody  kasowo  w  przykładach,  pytaniach  i  odpowiedziach;  przychody  memoriałowo
w przykładach,  pytaniach  i  odpowiedziach;  zmiana  metody  z  kasowej  na  memoriałową
i z memoriałowej na kasową.

STĘP

Witam na trzeciej lekcji e-kursu „Zrozumieć PKPiR”. Dzisiaj przedstawię Wam różnice pomię-
dzy dwoma metodami ujmowania zdarzeń gospodarczych w PKPiR. Ponieważ w trakcie całe-
go roku podatkowego księgę należy prowadzić wybraną metodą, decyzja o jej wyborze jest
dość istotna.

Warto na początku zdawać sobie sprawę z tego, że metoda dokonywania zapisów w PKPiR
ma wpływ na ustalenie dochodu, a w konsekwencji – na ustalenie podatku dochodowego
za rok podatkowy, w którym stosowaliśmy tę metodę. Jaki wpływ? O tym za chwilę.

EMORIAŁOWO CZY KASOWO

–

CZYLI JAKIE SĄ RÓŻNICE

Zacznijmy  od  informacji,  że  każdy  prowadzący  podatkową  księgę  przychodów  i  rozchodów
ma  możliwość  wyboru  jednej  z  dwóch  metod  dokonywania  zapisów.  Metody  te  to  metoda
memoriałowa i metoda kasowa. Możliwość ta wynika wprost z ustawy o podatku dochodo-
wym  od  osób  fizycznych.  Oto  przepis  (nie  martwcie  się,  jeśli  przy  pierwszej  jego  lekturze
wyda  Wam  się  nie  całkiem  zrozumiały  –  konsekwencje  poszczególnych  zapisów  za  chwilę
omówię na przykładach):

Art. 22
(…)
4. Koszty uzyskania przychodów, z zastrzeżeniem ust. 5, 6 i 10, są potrącane
tylko w tym roku podatkowym, w którym zostały poniesione (metoda
kasowa – dop. R.G.

(…)
6. Zasady określone w ust. 5–5c (metoda memoriałowa – dop. R.G.), z zastrze-
żeniem ust. 6b, mają zastosowanie również do podatników prowadzą-
cych podatkowe księgi przychodów i rozchodów, pod warunkiem że
stale w każdym roku podatkowym księgi te będą prowadzone w spo-
sób umożliwiający wyodrębnienie kosztów uzyskania przychodów od-
noszących się tylko do tego roku podatkowego.

Zrozumieć PKPiR – lekcja 3

podatki

.biz

Stron

Przywołane przepisy:

5.  U  podatników  prowadzących  księgi  rachunkowe  koszty  uzyskania  przy-
chodów  bezpośrednio  związane  z  przychodami,  poniesione  w  latach  po-
przedzających  rok  podatkowy  oraz  w  roku  podatkowym,  są  potrącalne  w  tym
roku podatkowym, w którym osiągnięte zostały odpowiadające im przy-
chody, z zastrzeżeniem ust. 5a i 5b.

5a. Koszty uzyskania przychodów bezpośrednio związane z przychodami, odno-
szące się do przychodów danego roku podatkowego, a poniesione po zakończe-
niu tego roku podatkowego do dnia:
1)  sporządzenia  sprawozdania  finansowego,  zgodnie  z  odrębnymi  przepisami,
nie  później  jednak  niż  do  upływu  terminu  określonego  do  złożenia  zeznania,
jeżeli podatnicy są obowiązani do sporządzania takiego sprawozdania, albo
2)  złożenia  zeznania,  nie  później  jednak  niż  do  upływu  terminu  określonego
do złożenia tego zeznania, jeżeli podatnicy, zgodnie z odrębnymi przepisami, nie
są obowiązani do sporządzania sprawozdania finansowego
– są potrącalne w roku podatkowym, w którym osiągnięte zostały odpowiadają-
ce im przychody.

5b. Koszty uzyskania przychodów bezpośrednio związane z przychodami, odno-
szące  się  do  przychodów  danego  roku  podatkowego,  a  poniesione po  dniu,
o którym  mowa  w  ust. 5a  pkt  1  albo pkt  2,  są  potrącalne  w  roku  podatko-
wym następującym po roku, za który sporządzane jest sprawozdanie finan-
sowe lub składane jest zeznanie.

5c. Koszty uzyskania przychodów, inne niż koszty bezpośrednio związane
z przychodami, są potrącalne w dacie ich poniesienia. Jeżeli koszty te dotyczą
okresu przekraczającego rok podatkowy, a nie jest możliwe określenie, jaka ich
część  dotyczy  danego  roku  podatkowego,  w  takim  przypadku  stanowią  koszty
uzyskania przychodów proporcjonalnie do długości okresu, którego doty-
czą.

6b. Za dzień poniesienia kosztu uzyskania przychodów w przypadku podatników,
o których mowa w ust. 6, z zastrzeżeniem ust. 5e, 6ba, 6bb i 7b, uważa się
dzień  wystawienia  faktury  (rachunku)  lub  innego  dowodu  stanowią-
cego podstawę do zaksięgowania (ujęcia) kosztu.

5e.  Koszty  zaniechanych  inwestycji  są  potrącalne  w  dacie  zbycia  inwestycji
lub ich likwidacji.

6ba. Należności z tytułów, o których mowa w art. 12 ust. 1 i 6, oraz zasiłki pie-
niężne  z  ubezpieczenia  społecznego  wypłacane  przez  zakład  pracy  stanowią
koszty uzyskania przychodów w miesiącu, za który są należne, pod warunkiem
że  zostały  wypłacone  lub  postawione  do  dyspozycji  w  terminie  wynikającym

Zrozumieć PKPiR – lekcja 3

podatki

.biz

Stron

z przepisów  prawa  pracy,  umowy  lub  innego  stosunku  prawnego  łączącego
strony. W przypadku uchybienia temu terminowi do należności tych stosuje się
art. 23 ust. 1 pkt 55.

6bb. Składki z tytułu należności, o których mowa w ust. 6ba, określone w usta-
wie  z  13  października  1998  r.  o  systemie  ubezpieczeń  społecznych  (Dz.U.
z 2009 r., nr 205, poz. 1585 i nr 218, poz. 1690), w części finansowanej przez
płatnika  składek,  składki  na  Fundusz  Pracy  oraz  Fundusz  Gwarantowanych
Świadczeń Pracowniczych, z zastrzeżeniem art. 23 ust. 1 pkt 37, stanowią kosz-
ty  uzyskania  przychodów  w  miesiącu,  za  który  należności  te  są  należne,  pod
warunkiem że składki zostaną opłacone:
1) z tytułu należności wypłacanych lub postawionych do dyspozycji w miesiącu,
za który są należne – w terminie wynikającym z odrębnych przepisów;
2) z tytułu należności wypłacanych lub postawionych do dyspozycji w miesiącu
następnym, w terminie wynikającym z przepisów prawa pracy, umowy lub inne-
go stosunku prawnego łączącego strony – nie później niż do 15. dnia tego mie-
siąca. W przypadku uchybienia tym terminom do składek tych stosuje się art. 23
ust. 1 pkt 55a i ust. 3d.

7b.  Koszty  prac  rozwojowych  mogą  być  zaliczane  do  kosztów  uzyskania  przy-
chodów:
1)  w  miesiącu,  w którym  zostały  poniesione  albo  począwszy  od  tego miesiąca
w równych częściach w okresie nie dłuższym niż 12 miesięcy, albo
2) jednorazowo w roku podatkowym, w którym zostały zakończone, albo
3) poprzez odpisy amortyzacyjne dokonywane zgodnie z art. 22m ust. 1 pkt 3
od  wartości  niematerialnych  i  prawnych,  o  których  mowa  w  art.  22b  ust.  2
pkt 2.

Jak zapewne zauważyliście, poszczególne ustępy cytowanego artykułu 22 ustawy nie są upo-
rządkowane w kolejności występującej w ustawie – mam wrażenie, że czytane w umieszczo-
nej wyżej kolejności będą bardziej zrozumiałe.

Co wynika z artykułu 22?

Zasadą generalną jest to, że podatnicy prowadzący PKPiR koszty uzyskania przychodów
potrącają tylko w tym roku podatkowym, w którym zostały poniesione (ustęp 4). Wszyscy,
którzy stosują się do tej zasady, dokonują zapisów metodą, która nazywana jest metodą
kasową.

Podatnicy opodatkowani podatkiem dochodowym od osób fizycznych, którzy prowadzą księgi
rachunkowe, koszty uzyskania przychodów bezpośrednio związane z przychodami, poniesio-
ne w latach poprzedzających rok podatkowy oraz w roku podatkowym, potrącają w tym roku
podatkowym, w którym osiągnięte zostały odpowiadające im przychody. Ta metoda określa-
na jest jako metoda memoriałowa. Jest ona obowiązkowa dla prowadzących księgi rachun-
kowe.

Zrozumieć PKPiR – lekcja 3

podatki

.biz

Stron

Ale prowadzący PKPiR mają możliwość wyboru. Mogą zrezygnować z metody kasowej i do-
konywać zapisów zgodnie z zasadami rządzącymi metodą memoriałową. Tę możliwość daje
im ustęp 6 ustawy – nakładając jednak warunek, że należy stale w każdym roku podatko-
wym prowadzić PKPiR w sposób, który umożliwi wyodrębnienie kosztów uzyskania przycho-
dów odnoszących się tylko do tego roku podatkowego.

Uwaga!
Nawet przy prowadzeniu PKPiR metodą memoriałową musimy liczyć się z tym,
że pewna część operacji będzie ewidencjonowana w sposób odpowiadający
metodzie kasowej – wynika to z przepisów, które nakazują pewne kategorie
wydatków uznawać za KUP w określonym momencie. Wyjątki te będę omawiał
w dalszej części lekcji.

OSZTY METODĄ KASOWĄ I MEMORIAŁOWĄ

W PRZYKŁADACH

PYTANIACH I ODPOWIEDZIACH

Czas na prosty przykład.

Pan Adam zawarł umowę na wykonanie witryny internetowej dla zleceniodawcy. Aby wywią-
zać się z umowy, konieczne było zakupienie licencji oprogramowania obsługującego sprzedaż
w zamówionym serwisie oraz zatrudnienie na umowę o dzieło programisty i grafika. Umowa
przewidywała, że odbiór prac nastąpi 15 stycznia 2011 r. i po odbiorze nastąpi zapłata.

Pan Adam wydatki związane z wykonaniem witryny poniósł w 2010 r. (wypłacił wynagrodze-
nia  na  umowę  o  dzieło,  zapłacił  za  oprogramowanie).  Stosując  metodę  kasową,  koszty  te
ująłby w PKPiR zgodnie z ogólną zasadą – w roku podatkowym, w którym zostały poniesione,
czyli w roku 2010. W przypadku metody memoriałowej powinien zastosować się do reguły,
która mówi, że koszty uzyskania przychodów bezpośrednio związane z przychodami, ponie-
sione  w  latach  poprzedzających  rok  podatkowy  oraz  w  roku  podatkowym,  są  potrącalne
w tym roku podatkowym, w którym osiągnięte zostały odpowiadające im przychody.

Ze względu na to, że przychody zostały osiągnięte w 2011 r., koszty związane bezpośrednio
z tym przychodem (a wspomniane wydatki są bezpośrednio związane z przychodem) powin-
ny zostać ujęte w kosztach uzyskania w roku 2011.

Przykład ten obrazuje, że przyjęcie określonej metody może mieć wpływ na ustalenie wyniku
finansowego w konkretnym roku podatkowym.

Posługując się podobnym przykładem, możemy również wyobrazić sobie sytuację nieco od-
mienną.

Pan Adam zawarł umowę na wykonanie witryny internetowej, a jako termin odbioru i płatno-
ści  w  umowie  określony  został  dzień  15  grudnia  2010  r.  Odbiór  przebiegł  pomyślnie  i  Pan
Adam  wystawił  fakturę  sprzedaży.  Jednak  z  wykonawcami  grafiki  i  mechanizmów  użytych

Zrozumieć PKPiR – lekcja 3

podatki

.biz

Stron

w serwisie umówił się, że wynagrodzenie z tytułu umowy o dzieło zostanie zapłacone po za-
kończeniu prac. Wynagrodzenie to wypłacił 15 stycznia 2011 r.

Gdyby Pan Adam dokonywał zapisów metodą kasową, koszt uzyskania z tytułu wynagrodzeń
podwykonawców ująłby w księdze w 2011 r. W przypadku metody memoriałowej koszt ten
zostałby ujęty w roku 2010.

Trzeba jednak pamiętać o zapisie art. 22 ust. 5a i 5b.

„5a.  Koszty  uzyskania  przychodów  bezpośrednio  związane  z  przychodami,  odnoszące  się
do przychodów danego roku podatkowego, a poniesione po zakończeniu tego roku podatko-
wego do dnia:
1)  sporządzenia  sprawozdania  finansowego,  zgodnie  z  odrębnymi  przepisami,  nie  później
jednak niż do upływu terminu określonego do złożenia zeznania, jeżeli podatnicy są obowią-
zani do sporządzania takiego sprawozdania, albo
2) złożenia zeznania, nie później jednak niż do upływu terminu określonego do złożenia tego
zeznania, jeżeli podatnicy, zgodnie z odrębnymi przepisami, nie są obowiązani do sporządza-
nia sprawozdania finansowego
– są potrącalne w roku  podatkowym, w którym osiągnięte zostały odpowiadające im przy-
chody.

5b.  Koszty  uzyskania  przychodów  bezpośrednio  związane  z  przychodami,  odnoszące  się
do przychodów  danego  roku  podatkowego,  a  poniesione  po  dniu,  o  którym  mowa
w ust. 5a pkt 1 albo pkt 2, są potrącalne w roku podatkowym następującym po roku,
za który sporządzane jest sprawozdanie finansowe lub składane jest zeznanie.”

Jaki jest skutek stosowania tego przepisu?

Termin złożenia zeznania rocznego to 30 kwietnia roku następującego po roku podatkowym.
Jeśli  Pan  Adam  umówi  się  na  wypłatę  wynagrodzenia  przed  tym  dniem,  wydatki  zaliczy
do kosztów roku 2010. Jeżeli jednak umówi się na wypłatę po 30 kwietnia, koszty te będzie
musiał zaliczyć do kosztów roku 2011.

Ważne!
Dla przyjęcia, że koszt został poniesiony, wystarczy, ze Pan Adam będzie po-
siadał fakturę lub rachunek albo inny dowód stanowiący podstawę do zaksię-
gowania (ujęcia) kosztu – zgodnie z zasadą określoną w art. 22 ust. 6b. Nie ma
konieczności, aby zobowiązanie zostało wykonawcom wypłacone. Nieco inaczej
jest z wynagrodzeniami wynikającymi z umów o pracę – o czym za chwilę.

Koszty pośrednio i bezpośrednio związane z przychodami

Zauważcie, w przepisach, które cytowałem, używane są pojęcia kosztów bezpośrednio i po-
średnio związanych z przychodami. Jak je rozróżnić?

Zrozumieć PKPiR – lekcja 3

podatki

.biz

Stron

Generalnie przyjmuje się, że za koszty inne niż bezpośrednie można uznać te koszty, któ-
rych nie da się powiązać z konkretnym przychodem podatnika. W szczególności są to
koszty ubezpieczeń, prenumeraty czasopism, telefonów, energii elektrycznej, opłat leasingo-
wych,  czynszów,  reklam,  promocji,  remontów,  materiałów  biurowych.  Kosztami  innymi  niż
bezpośrednie  będą  także  koszty  obsługi  prawnej,  doradztwa,  badania  sprawozdań  finanso-
wych, szkoleń pracowników, obsługi bankowej i usług marketingowych.

Ważna zasada, określona w artykule 22, przewiduje dla podatników, którzy wybrali metodę
memoriałową ujmowania kosztów w PKPiR, że jeżeli koszty te dotyczą okresu przekraczają-
cego rok, a nie jest możliwe określenie, jaka ich część dotyczy danego roku podatkowe-
go, stanowią one koszty uzyskania proporcjonalnie do długości okresu, którego dotyczą. Wy-
jątek dotyczy sytuacji, gdy dokument źródłowy stanowiący podstawę zaksięgowania kosztu
wskaże, jaka cześć kosztu dotyczy roku podatkowego, a jaka lat kolejnych.

Czy  w  związku  z  tym,  kupując  przykładowo  dla  pracowników  strój  służbowy,  powinniśmy
rozliczać go w czasie, proporcjonalnie do okresu jego używania?

Te  i  podobne  wątpliwości  mieli  podatnicy  interpretujący  przepisy.  Organy  podatkowe  roz-
strzygały je, formułując generalną zasadę:

„(…)  reguła  rozliczania  kosztów  ma  zastosowanie  jedynie  do  wydatków  dotyczących  usług
(świadczeń)  wykonywanych  w  kilku  okresach  i  gdy  nie  można  ustalić,  w  jakiej  części
wydatki dotyczą danego roku. Nie dotyczy zaś ona wydatków związanych ze świad-
czeniami  wykonanymi  jednorazowo,  lecz  wykorzystywanymi  albo  odnoszącymi
skutek  przez  dłuższy  czas,  które  powinny  być  rozliczane  jako  koszt  uzyskania
przychodów  w  momencie  ich  poniesienia”  (np.  decyzja  IS  z  28  listopada  2007  r.,
1401/PP-I/4210-3/07/Ich).

Największe obecnie wątpliwości wywołuje kwalifikacja opłaty wstępnej (tzw. czynszu inicjal-
nego) wynikającej z umowy leasingu operacyjnego. W opinii fiskusa, mimo że jest ona pono-
szona  jednorazowo,  dotyczy  ściśle  określonego czasu  trwania  umowy  leasingowej  zawartej
na  czas  oznaczony.  Zdaniem  organów  opłata  wstępna  u  podatników  prowadzących  PKPiR
metodą memoriałową podlega rozliczeniu proporcjonalnie do długości okresu, którego doty-
czy, tj. okresu trwania umowy leasingu.

Jednak sądy są zupełnie odmiennego zdania. Według orzecznictwa wstępna opłata leasingo-
wa ma samoistny byt prawny, nie można jej przyporządkować do żadnej z poszczególnych
rat, a jej poniesienie jest warunkiem koniecznym do realizacji umowy, tj. wejścia po-
stanowień umowy w życie i użytkowania przedmiotu leasingu przez korzystającego. Czynsz
inicjalny  uiszczany  jest jednorazowo  przy  podpisaniu  umowy,  a  przed  wydaniem  jej  przed-
miotu  do  korzystania.  Nie  może  zatem  dotyczyć  okresu,  na  jaki  umowa  została  zawarta.
Opłata ta dotyczy nie tyle samego trwania usługi leasingu, lecz w ogóle prawa do korzystania
z jego przedmiotu, warunkując rzeczywistą realizację umowy – powinna zatem być zaliczana
do kosztów jednorazowo.

Zrozumieć PKPiR – lekcja 3

podatki

.biz

Stron

Orzecznictwo jest tu stanowcze i jednolite – nie ma żadnych wątpliwości, że fiskus nie ma
racji. Dlatego też należy się wkrótce spodziewać zmiany linii interpretacyjnej, na skutek dużej
liczby orzeczeń kwestionujących uzasadnienia organów podatkowych.

Czy koszty księgowane w czasie należy rozdzielać na poszczególne miesiące?

Przed takim pytaniem stają podatnicy prowadzący PKPiR metodą memoriałową. Odpowiedź
jest prosta. Wystarczy, że koszty te zostaną ujęte we właściwym roku podatkowym. Przepisy
dotyczące potrącania kosztów w czasie dotyczą okresów rocznych.

Pamiętajmy też, że dochód i podatek dochodowy ostatecznie również rozlicza się w okresach
rocznych. Nie ma więc potrzeby, aby rozbijać koszty, które przyporządkowaliśmy do danego
roku podatkowego, na poszczególne miesiące.

YNAGRODZENIA

Warto zwrócić uwagę na pewną szczególną kategorię wydatków, jakimi są wynagrodzenia,
a raczej pewna kategoria wynagrodzeń. Zacytujmy jeszcze raz fragment art. 22:

„6ba.  Należności  z  tytułów,  o  których  mowa  w  art.  12  ust.  1  i  6,  oraz  zasiłki  pieniężne
z ubezpieczenia społecznego wypłacane przez zakład pracy stanowią koszty uzyskania przy-
chodów w miesiącu, za który są należne, pod warunkiem że zostały wypłacone lub postawio-
ne do dyspozycji w terminie wynikającym z przepisów prawa pracy, umowy lub innego sto-
sunku  prawnego  łączącego  strony.  W  przypadku  uchybienia  temu  terminowi  do  należności
tych stosuje się art. 23 ust. 1 pkt 55.

6bb. Składki z tytułu należności, o których mowa w ust. 6ba, określone w ustawie z 13 paź-
dziernika 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz.U. z 2009 r., nr 205, poz. 1585
i nr 218, poz. 1690), w części finansowanej przez płatnika składek, składki na Fundusz Pracy
oraz  Fundusz  Gwarantowanych  Świadczeń  Pracowniczych,  z  zastrzeżeniem  art.  23  ust.  1
pkt 37, stanowią koszty uzyskania przychodów w miesiącu, za który należności te są należne,
pod warunkiem że składki zostaną opłacone:
1) z tytułu należności wypłacanych lub postawionych do dyspozycji w miesiącu, za który są
należne – w terminie wynikającym z odrębnych przepisów;
2) z tytułu należności wypłacanych lub postawionych do dyspozycji w miesiącu następnym,
w terminie  wynikającym  z  przepisów  prawa  pracy,  umowy  lub  innego  stosunku  prawnego
łączącego strony – nie później niż do 15. dnia tego miesiąca. W przypadku uchybienia tym
terminom do składek tych stosuje się art. 23 ust. 1 pkt 55a i ust. 3d.”

Powyższy  przepis  najczęściej  będzie  miał  zastosowanie  do  przychodów  z  tytułu  umowy
o pracę.  Wymienione  w  nim  kategorie  przychodów  to  przychody  ze  stosunku  służbowego,
stosunku  pracy,  pracy  nakładczej  oraz  spółdzielczego  stosunku  pracy,  a  także  przychód  z
tytułu członkostwa w rolniczej spółdzielni produkcyjnej.

Zrozumieć PKPiR – lekcja 3

podatki

.biz

Stron

Ważne!
Jak wynika z przepisu, zasad w nim określonych nie stosuje się do wynagro-
dzeń np. z tytułu umów o dzieło i umów zlecenia.

Przepis ten pozwala zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wynagrodzenia i inne skład-
niki płac oraz składki na ubezpieczenie społeczne w miesiącu, za który są należne, mimo że
ich  faktyczna  wypłata  nastąpi  najczęściej  w  miesiącu  następnym.  Jest  warunek:  wynagro-
dzenia  i  składki  powinny  zostać  postawione  do  dyspozycji  pracownika  (przelane  na  konto
ZUS)  w  terminach  wynikających  z  przepisów  ogólnych  lub  wewnętrznych  przepisów  prawa
pracy w przypadku wynagrodzeń (pamiętajmy, że przepisy wewnętrzne prawa pracy nie mo-
gą zawierać postanowień z normami ogólnymi, czyli nie mogą np. określać terminu wypłaty
wynagrodzenia przekraczającego termin określony w Kodeksie pracy).

A co w sytuacji, w której ujmiemy w kosztach wynagrodzenia i składki, a w kolejnym miesią-
cu nie dotrzymamy terminu?

W tym przypadku oczywiście konieczne jest dokonanie korekty zapisów w PKPiR – nie mo-
żemy  bowiem  tych  wydatków  uznać  za  koszt  uzyskania.  Kosztem  staną  się  wtedy  dopiero
w momencie ich faktycznej zapłaty. Najczęściej jednak prowadzący PKPiR dokonują zapisów
w terminie do 20. dnia następnego miesiąca. W tym momencie zwykle wiemy już, że terminy
nie zostały dotrzymane i wydatków związanych z wynagrodzeniami po prostu nie ujmujemy
w PKPiR.

EMORIAŁOWO

A JEDNAK KASOWO

Oprócz omówionych wyżej wydatków związanych z wynagrodzenia istnieje pewna kategoria
wydatków, których zaksięgowanie następuje w ściśle określonym momencie. Będę o nich
pisał w kolejnej lekcji. Zasygnalizuję tu jedynie, że dotyczy to np. odsetek za zwłokę lub kar
umownych – te bez względu na to, z jakim przychodem są związane, mogą stanowić koszt
uzyskania dopiero w momencie ich faktycznej zapłaty.

ETODA MEMORIAŁOWA CZY KASOWA

Chyba wszyscy zorientowaliście się, że metoda memoriałowa jest dużo bardziej skompliko-
wana. Dodatkowo podatnicy, którzy tę metodę stosują, muszą samodzielnie rozstrzygać wąt-
pliwości, co do których nie ma zgody nawet pomiędzy ministrem finansów a Naczelnym Są-
dem Administracyjnym. To oczywiście zwiększa ryzyko podatkowe. Dlatego zdecydowana
większość podatników prowadzi PKPiR, stosując metodę kasową – jest ona prostsza, moment
ujęcia kosztu nie budzi wątpliwości, a liczba ewentualnych sporów z administracją podatkową
jest mniejsza.

Dlaczego wobec tego ktoś miałby decydować się na metodę memoriałową?

Zrozumieć PKPiR – lekcja 3

podatki

.biz

Stron

Powodów  może  być  kilka.  Przede  wszystkim  może  to  być  chęć  równomiernego  obciążenia
dochodów podatkiem dochodowym. Kolejnym powodem może być chęć posiadania dokład-
niejszych informacji o przedsiębiorstwie, budowanych na podstawie bieżącej sytuacji docho-
dowej, uwzględniającej dochody i koszty przyszłych okresów.

Jak  jednak  wspomniałem  w  lekcji  opisującej  przeznaczenie  kolumn,  możemy  prowadzić
PKPiR metodą kasową, gromadząc w niej jednocześnie wszelkie informacje dotyczące sytu-
acji firmy.

RZYCHODY

–

MEMORIAŁ I KASA

Kwestie związane z wyborem metody prowadzenia PKPiR mają znaczenie dla momentu
uwzględnienia w ewidencji wydatków zaliczanych do kosztów uzyskania. Zgodnie z ogólną
zasadą wszelkie przychody traktowane są memoriałowo – nie ma znaczenia data ich zapłaty,
ważny jest moment świadczenia usługi (dostawy towaru) i dzień wystawienia faktury. Skąd
więc w dzisiejszej lekcji przychody?

Chciałem po prostu pokazać Wam, że i w odniesieniu do pewnej kategorii przychodów stosu-
je się metodę kasową. To temat na kolejne lekcje, ale – podobnie jak w przypadku kosztów
– dotyczy to między innymi kar umownych i odsetek za zwłokę.

MIANA METODY

Co wtedy, jeśli zdecydowaliśmy się na jedną z metod i chcielibyśmy ją zmienić?

W trakcie roku podatkowego nie ma takiej możliwości. Przepis mówi bowiem o stałym
w trakcie roku sposobie prowadzenia księgi. Nie ma natomiast przeszkód, aby zmienić meto-
dę, poczynając od kolejnego roku podatkowego.

Uwaga!
Zmiana metody prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów nie
wymaga zawiadamiania o tym naczelnika urzędu skarbowego. Nie musimy go
również informować o metodzie, którą prowadzimy PKPiR, w zawiadomieniu
o wyborze tej formy prowadzenia ewidencji.

I to tyle na dzisiaj. Zapraszam na lekcję nr 4 w przyszłym tygodniu. Omówię w niej istotne
kwestie związane z terminami dokonywania wpisów. Poznacie też wyczerpująco informacje
dotyczące dowodów księgowych, stosowanych przy prowadzeniu PKPiR.

Romuald Gabrysz