Praktyczne wykorzystanie Prawa
Parkinsona, Pareto 80/20 i Eisenhowera,
czyli jak to połączyć i stworzyć synergię
13 czerwca 2013
Gdy słyszymy o jakichś zasadach lub prawach w zarządzaniu czasem, często odbieramy je
jako bardzo proste i przemawiają do nas. Z drugiej strony, gdy chcemy je zastosować
praktycznie, napotykamy na trudności. Tak właśnie jest z prawem Parkinsona, zasadą Pareto
80/20 czy tablicą Eisenhowera.
Każde z nich niesie ze sobą wiedzę i praktyczne wskazówki jak ją zastosować. W
rzeczywistości jednak, często nie wiemy jak do nich podejść i w rezultacie nie korzystamy z
nich tak naprawdę. Przedstawię Ci tutaj moją propozycję rozwiązania tego problemu. Chcę Ci
zaproponować połączenie tych 3 rzeczy w jedno, by uzyskać synergię i dostać coś czego nie
uzyskałbyś stosując te 3 zasady oddzielnie. Bo synergia powoduje, że 1+1 to nie 2, ale 11!
Najpierw jednak krótko, naprawdę krótko o teorii tych zasad zarządzania sobą w czasie.
Prawo Parkinsona
Prawo Parkinsona, o którym oddzielny artykuł
znajdziesz tutaj
, mówi, że praca rozszerza się
na cały dostępny czas jaki mamy. Tzn., że jeśli mamy na napisanie raportu 5 godzin to cały ten
czas wykorzystamy na pisanie tego raportu. A gdy szef lub klient da nam tylko 2 godziny, to i
w tym czasie się zmieścimy. Znając życie, skupimy się wtedy przede wszystkim na
najistotniejszych rzeczach, drobiazgi pominiemy, a do tego będziemy bardziej zmobilizowani
i mniej podatni na rozpraszacze. Kto nie wierzy, niech sobie przypomni ostatni egzamin, albo
termin oddania pracy… Czyż nie mieliśmy mało czasu? Jak to się stało, że jednak zdążyliśmy?
To jest dziwne, ale krótkie terminy wspierają naszą koncentrację i powodują, że dajemy z siebie
więcej.
Zasada Pareto
Wykorzystując w praktyce Prawo Parkinsona opisane powyżej, potwierdzamy tym
samym zasadę Pareto, która mówi, że 80% efektów osiągniemy robiąc tylko 20% rzeczy. Cały
artykuł na temat tej zasady
znajdziesz tutaj
. Zazwyczaj na co dzień trudno stosować tą teorię,
bo jak wybrać te 20% działań, które dadzą nam 80% efektów? Większość osób ma z tym
problem, mam i ja. To jest ciężkie, ale presja czasu pomaga w tym świetnie. I to jest to co chcę
Ci zaproponować. Dawanie sobie krótkich terminów i podarowanie sobie presji, by skończyć
szybciej i efektywniej.
Macierz Eisenhowera
Z trzeciej strony mamy Tablicę Eisenhowera, która grupuje wszystkie nasze zadania wg 2
kryteriów: na ważne i nieważne, na pilne i niepilne. Czyli dzieli te zadania ze względu na
priorytet i czas. Nie będę teraz całej tej tablicy omawiał, bo to
znajdziecie tutaj ->
Teraz chcę
się zająć wnioskami płynącymi z tej tablicy. Okazuje się w praktyce, że większość naszego
czasu poświęcamy na rzeczy ważne i pilne. Choć realnie to na tym się skupiamy i te rzeczy
wykonujemy, jest to błąd. Jakoś tak już jest , że naszemu umysłowi sprawia frajdę, że
zakończymy szybko te pilne rzeczy. To one zawsze wysuwają się przed wszystkie niepilne. To
one zwracają naszą uwagę. Problem leży w tym, że rzeczy niepilne, ale ważne gdzieś nam na
co dzień umykają, bo skoro są niepilne, to zawsze je zdążymy zrobić później.
Jak pilne i niepilne wpływają na nasze życie?
Przyjrzyjmy się temu bliżej. Taką rzeczą niepilną, a ważną jest pobolewający ząb. Ząb, który
trochę boli może poczekać chwilę. Problem w tym, że jeśli za długo poczekamy, to nie skończy
się na zwykłej plombie, ale na leczeniu kanałowym, co oznacza, że nie poświęcimy na jego
leczenie 1 godziny i 100zł, ale kilkanaście godzin i nawet 1000zł , a do tego dużo przecierpimy.
Innym przykładem może być na przykład sytuacja, gdy szef firmy widzi, że sytuacja na rynku
się zmienia i trzeba zrobić nową strategię. Jest to ważna rzecz z punktu widzenia istnienia firmy,
ale niepilna. I często tak się składa, że szef ją odwleka. A potem okazuje się, że po 2-3
miesiącach firma jest w wielkich tarapatach, bo nie jest gotowa na to co rynek jej zgotował i
upada.
Właśnie nie zajmowanie się sprawami niepilnymi, ale ważnymi wpędza nas w pożary,
kryzysy i inne ciężkie rzeczy. Zazwyczaj moglibyśmy tym katastrofom zapobiec, gdybyśmy
trochę wcześniej zajęli się tymi ważnymi, ale niepilnymi rzeczami. Jednym zdaniem: Rzeczy
niepilne, ale ważne tworzą naszą przyszłość. Tzn. wyleczenie bolącego zęba spowoduje, że
będziemy mieć więcej czasu i pieniędzy, zrobienie strategii spowoduje, że firma przetrwa itd…
Tylko dlaczego my te sprawy ignorujemy? Bo skupiamy się przede wszystkim na rzeczach
ważnych i pilnych. Słowo „skupiamy” świadczy o tym , że robimy to świadomie, ale przecież
tak nie jest. My płyniemy z nurtem tak jako robi to rzeka. Tutaj życie nas niesie. A że sprawy
pilne mają taką właściwość, że nas strasznie wciągają z swojej istoty, to podążamy za nimi.
Nawet nie dokonujemy świadomego wyboru. One same o siebie zawalczą. Właśnie to jest
istota. Sprawy pilne, zawsze wywalczą sobie naszą uwagę, bo rzucają się w oczy i nie pozwalają
w większości nam o nich zapomnieć.
Inaczej jest ze sprawami niepilnymi, o nich możemy nie pamiętać całe tygodnie, lub
odwlekamy je całe tygodnie. Zazwyczaj robimy to po części nieświadomie, a po części
decydując się robić rzeczy ważne i pilne, a na niepilne i ważne nie starcza nam już czasu.
I co tu zrobić? Skoro nie starcza nam czasu na rzeczy niepilne i ważne, to jak je wcisnąć do
naszego zatłoczonego kalendarza? No jak?
Jest na to sposób. Wystarczy wykorzystać prawo Parkinsona i zasadę Pareto. Połączywszy je
w całość można wysnuć wniosek, że rzeczy pilne, a ważne strasznie się rozciągają i rozpychają
się, nie zostawiając miejsca na rzeczy niepilne i ważne. Jest też tak, że duża część rzeczy
pilnych po jakimś czasie okazuje się kompletnie nieistotna, albo wręcz znika z naszego
życia. Poza tym często nas rozpraszają i wykradają czas. Co z tym można zrobić? Znając prawo
Parkinsona i zasadę Pareto można powiedzieć, że powinniśmy dać sobie termin wykonania
każdego zadania. Ograniczyć czas na każde zadanie. Czy to jest jednak wykonalne? Czy my
potrafimy coś takiego zrobić? Każdy z nas robi od kilkunastu do kilkudziesięciu zadań w ciągu
dnia. Nie jest możliwe by po pierwsze każdemu zadaniu wyznaczyć czas na wykonanie, bo to
by zajęło za dużo czasu, a z drugiej strony w większości przypadków ciężko taki czas
wyznaczyć, bo zazwyczaj mamy do tego zbyt mało danych. Do tego jeszcze dochodzi
monitorowanie tych czynności… brr…
Są na to dwa rozwiązania, które polecam Tobie do zastosowania i codziennej praktyki.
Godzina Mocy zmieni Twoją przyszłość
Godzina Mocy… O co chodzi? Skoro trudno się samemu ograniczać w czasie wykonywania
każdego zadania, a po drugie robimy niepotrzebnie za dużo rzeczy pilnych, to warto ograniczyć
całkowity czas na pracę. Jeżeli zmniejszymy go o kilkanaście procent w skali dnia, to w
większości przypadków nawet tego nie odczujemy. Oczywiście, będą nam rosły listy zadań
niewykonanych, ale często się okaże, że po tygodniu te zadania możemy wykasować, bo są już
nieistotne, a większych konsekwencji ich niewykonania nie ma. Wykorzystamy tutaj naturalną
umiejętność naszego umysłu do priorytetyzowania zadań w taki sposób, by zrobić te
najważniejsze, najpilniejsze.
Ten zaoszczędzony czas przeznaczmy na Godzinę Mocy. To byłaby jedna godzina, a może
tylko 30 minut na rzeczy, które są niepilne, ale ważne. Dzięki temu wykonamy zadania, które
są dla nas ważne, ale nigdy nie mieliśmy na nie czasu. Kiedy dokładnie w ciągu dnia
powinniśmy wyznaczyć sobie czas na Godzinę Mocy? Gdy przychodzimy do pracy, to jest
spokojnie, jednak z czasem coraz bardziej wpadamy w amok codziennych zadań. Coraz więcej
jest ciśnienia, coraz więcej pilnych rzeczy. Tak więc jeśli wyznaczymy sobie czas na Godzinę
Mocy na popołudnie, możemy spotkać się z porażką. Każdy ma oczywiście inny rytm dnia, ale
w większości wypadków, korzystniej ją zaplanować przed południem. Tym bardziej, że wtedy
będziemy mieli jeszcze duuużo czasu na wykonanie wszystkich pilnych i ważnych rzeczy.
Dzięki zastosowaniu Godziny Mocy rano, wdrożymy w życie prawo Parkinsona i Pareto
jednocześnie. Najdziwniejsze w tym wszystkim jest to, że gdy ograniczymy czas na zadania o
kilkanaście procent, to nasz umysł ledwo to odczuje. Będzie to lekka presja, ale już po kilku
dniach przyzwyczai się do tego, że ma mniej czasu, że musi inaczej planować, inaczej
organizować dzień. Zazwyczaj nawet nie zauważymy jak to zrobiliśmy, że to, co kiedyś
robiliśmy w 8 godzin, robimy teraz w 7. Nie wierzysz? Sprawdź sam. Zrób test przez tydzień,
a najlepiej dwa, by Twój umysł przyzwyczaił się do nowej rzeczywistości. Może, jeśli nie jesteś
gotów na jedną godzinę, to zrób 30 minut, a może tylko 15minut. Pamiętaj, że efekty nie przyjdą
z dnia na dzień. Ta metoda przyniesie rezultaty za 3-6 miesięcy. Zobaczysz wtedy, że jest mniej
pożarów, sytuacji kryzysowych, Ty masz spokojniejsze życie, a do tego pracujesz mniej.
Polecam.
Technika Pomodoro
Inną metodą, która w praktyce wykorzystuje zasadę Pareto i prawo Parkinsona, jest technika
Pomodoro. Nazwa wzięła się od minutnika kuchennego, który wyglądał jak pomidor. Jak
działa? Pomysłodawca stwierdził, że większość rzeczy , które mamy do zrobienia możemy
zrobić w ciągu 25 minut. Założył więc, że warto robić tak, że przez te 25 minut skupiamy się
tylko na tej jednej czynności (unikamy złej wielozadaniowości). Mamy wtedy ograniczony
czas, dzięki czemu unikamy rozszerzania się pracy, a do tego skupiamy się na istocie. Po
25minutach robimy sobie 5 minut przerwy, która pozwoli nam się zrelaksować i odpocząć.
Gdy zastosowałem tą technikę, to zauważyłem jedną rzecz. Mijające sekundy i minuty bardziej
motywują do pracy, powodują większą koncentrację. Działa świetnie. Po za tym, czasami
siedzę nad rzeczami, których nie lubię i wtedy dobrze na mnie wpływa jak wiem, że jeszcze
tylko 10minut…
Jednak w praktyce warto dostosować tę technikę do specyfiki własnych zadań. Na przykład, ja
po 20 minutach byłem na pełnych obrotach, a tutaj każą mi kończyć. Zazwyczaj moje zadania
wymagają więcej niż 20 minut. Z tego powodu wydłużyłem 25 minut do 50minut. To lepiej
pasuje do mnie i rzeczywiście po 50 minutach jestem zmęczony. Ty znajdź swój czas… Zacznij
i sprawdź jak wpływa na Ciebie mijający czas na zegarku…
I wreszcie upragniona synergia w zarządzaniu czasem
Godzinę Mocy możemy połączyć z techniką Pomodoro… i wtedy zajdzie synergia. Czyli jak
we wstępie 1+1 to nie będzie zwykłe 2, ale 11! Rezultat się spotęguje. Wystarczy, że będziesz
realizować konsekwentnie, codziennie swoją godzinę mocy za pomocą pomodoro . Chcesz
wiedzieć ile możesz zyskać? Sprawdź sam! Zastosuj te praktyczne rozwiązania, bo po to one
są, w odróżnieniu od czystej teorii. U przedsiębiorców i managerów, którym pomagam
zarządzać czasem w pracy, wśród kadry dużych korporacji, sprawdzają się wszędzie. Dają
lepszą efektywność i jednocześnie większy ład i spokój, generując zwiększone
prawdopodobieństwo sukcesu w przyszłości. Od samego czytania tego tekstu nic się w Twoim
życiu nie zmieni.
Jeśli to co piszę, jest dla Ciebie w jakikolwiek sposób przydatne lub interesujące, to proszę Cię,
wyraź to swoim “Lubię to” dla mojej strony i tego artykułu. Nie wahaj się udostępnić go swoim
znajomym na Facebooku i mailem. Z góry Ci za to bardzo dziękuję.
Źródło:
http://projektantczasu.pl/praktyczne-wykorzystanie-prawa-parkinsona-pareto-8020-i-
eisenhowera-czyli-jak-to-polaczyc-i-stworzyc-synergie/
Dostęp: 02.11.2015