Kontrola jako funkcja zarządzania

4.4.1 Etapy kontroli

Proces kontroli obejmuje cztery podstawowe etapy:

1. Ustalenie celów, norm i metod pomiaru efektywności

2. Pomiar osiąganych wyników

3. Porównanie, czy efektywność rzeczywista jest zgodna z normami

4. Podjecie działań korygujących lub ich zaniechanie

4.4.2 Formy kontroli

Dominującymi formami kontroli są:

• Biurokratyczna-oparta na mechanistycznych rozwiązaniach strukturalnych

• Angażująca uczestników organizacji- oparta na organicznych rozwiązaniach strukturalnych

Wybór formy kontroli zależy od następujących czynników:

• Stylu przywództwa

• Kultury organizacyjnej

• Dokładność i wiarygodność mierników efektywności

• Pragnienia podwładnych współuczestnictwa w zarządzaniu

Biurokratyczna forma kontroli sprawdza się w warunkach dyrektywnego stylu zarządzania, dyrektywnej kultury organizacyjnej, dokładnych i wiarygodnych mierników pracy oraz braku chęci podwładnych współuczestniczenia w zarządzaniu.

Kontrola angażująca uczestników organizacji sprawdza się w warunkach partycypacyjnego stylu przywództwa i kultury organizacyjnej, braku dokładnych i wiarygodnych mierników pracy oraz daleko idącej chęci podwładnych współuczestniczenia w zarządzaniu.

W pozostałych sytuacjach sprawdzają się pośrednie formy kontroli.

4.4.3 Typy kontroli ze względu na usytuowanie w czasie

Ze względu na usytuowanie kontroli w czasie wyróżniamy:

• Kontrola wstępna i wyprzedzająca- zapewnienie wyznaczania właściwych kierunków działania i udostępnianie odpowiednich zasobów- przygotowanie do działania

• Kontrola bieżąca- zapewnianie wykonania właściwych rzeczy w toku zadań operacyjnych

• Kontrola końcowa- zapewnienie zgodności końcowych wyników z pożądanymi standardami, ukierunkowanie na to co będzie w przyszłości

W trakcie kontroli bieżącej należy zidentyfikować tzw. strategiczne punkty kontroli, tj. punkty w, których występuje największe prawdopodobieństwo odchyleń od norm efektywności oraz mające największe znaczenie z punktu widzenia efektywności i sprawności przedsięwzięcia.

Strategiczne punkty kontroli występują w trzech obszarach:

• finansowym

• operacyjnym

• zasobów ludzkich

Kontrola finansowa koncentruje się na akumulacji środków finansowych niezbędnych dla funkcjonowania organizacji a następnie na takich ich podziale aby zapewnić organizacji przetrwanie i rozwój.

Instrumentami kontroli w tym obszarze są:

• bilans

• rachunek zysków i strat

• wskaźniki płynności finansowej

Kontrola w obszarze operacyjnym polega na monitorowaniu postępu w zachodzącym w organizacji procesie konwersji. Kontrola w tym obszarze polega na kontroli zaopatrzenia, procesu produkcyjnego i kontroli jakości.

Instrumentami kontroli w tym obszarze są:

• ekonomiczna wielkość zamówienia

• system Just In time

• sieciowe metody procesu produkcyjnego

• metoda TQM(totalne zarządzanie jakością)

Kontrola w obszarze zasobów ludzkich dotyczy powodowania i utrzymywania wymaganego poziomu zadań wykonywanych dla realizacji celów organizacji.

Instrumentami kontroli w tym obszarze są:

• tablice kompetencyjne

• stosunek liczby pracowników produkcyjnych do ogółu zatrudnionych

• stosunek liczby pracowników administracyjnych do ogółu zatrudnionych

• wskaźniki dyscypliny

4.4.4 Controling

Controlig – zbiór zharmonizowanych działań między innymi w zakresie palnowania, kontroli, pozyskiwania zasobów ludzkich, kształtowania struktury organizacyjnej wykonywanych dla racjonalnego osiągania celów organizacji

Zasadnicza różnica między kontrolą a controlingiem polega na tym, że controling ukierunkowany jest na przyszłość a kontrola na przeszłość

Osoba zajmująca się controlingiem zajmuje w organizacji stanowisko sztabowe. Stanowisko kontrolera można porównać ze stanowiskiem nawigatora na statku.