Planowanie jako funkcja zarządzania

Planowanie to wytyczanie celów i sposobów działania (decydowanie o tym, co zamierzamy robić i w jaki sposób).

4.1.1 Powody planowania

Możemy wyróżnić następujące powody planowania:

• Zmiany w otoczeniu

• Ustanowienie standardów ułatwiających kontrole

• Wytyczenie kierunków działań

• Ograniczenie wpływów zmian- przewidywanie tego co będzie w przyszłości

• Minimalizowanie marnotrawstwa i dublowania czynności

4.1.2 Etapy planowania

Wyróżnia się następujące etapy planowania:

1. Definiowanie celów

2. Ustalenie ile już zostało przez nas osiągnięte w celu określenia naszych mocnych i słabych stron

3. Opracowanie przesłanek dotyczących warunków w przyszłości, jakie będą okazje a jakie mogą się pojawić zagrożenia. Opracowanie alternatywnego scenariusza

4. Analiza rożnych wariantów działania- umyślny dobór środków działania i zasobów oraz wybór najlepszego

5. Wdrożenie planu i ocena osiągniętych wyników

4.1.3 Rodzaje planów

Ze względu na charakter planów wyróżnia się plany:

• Strategiczne- dotyczą najważniejszych problemów organizacji, zakreślają ogólne ramy działania organizacji. Odpowiadają na pytanie w jakiej domenie będziemy działać i jak wygrać w niej rywalizację (domena – pole działania określone przez rodzaj wytwarzanych wyrobów względem świadczonych usług)

• Operacyjne- ukierunkowują bieżącą działalność na podstawie sformułowanych celów strategicznych.

Plany strategiczne różnią się od operacyjnych stopniem szczegółowości, tym gdzie w organizacji są opracowywane oraz horyzontem czasu.

Ze względu na horyzont czasu, którego plany dotyczą, wyróżnia się plany:

• Długoterminowe- dotyczą kilku lat

• Krótkoterminowe- dotyczą dni, tygodni, kilku miesięcy

4.1.4 Etapy planowania strategicznego:

Etap I – analiza otoczenia

Analiza otoczenia dalszego sprowadza się do określenia sił oddziałujących w jego 5 sektorach:

• Otoczenie makroekonomiczne

• Otoczenie polityczno-prawne

• Otoczenie socjo-kulturowe

• Otoczenie naturalne

Analiza sił oddziałujących poszczególnych sektorów polega na:

• Określeniu wielkości oddziałujących sił

• Określeniu powiązań między siłami

• Zaprojektowaniu scenariuszy rozwoju otoczenia dalszego

• Określeniu założeń dotyczących dalszego trybu postępowania, w szczególności szans i zagrożeń

Analiza otoczenia bliższego polega na określeniu atrakcyjności domeny.Atrakcyjność uzależniona jest od:

• Produktów substytucyjnych (im więcej substytutów tym atrakcyjność mniejsza)

• Dostawców i odbiorców (im większy nacisk dostawców i odbiorców tym atrakcyjność mniejsza)

• Polityki gospodarczej (im większa ingerencja państwa w domenę tym atrakcyjność mniejsza)

• Rywalizacji między oferentami (im większa rywalizacja tym atrakcyjność mniejsza)

• Barier wejścia i wyjścia (im niższa bariera tym atrakcyjność mniejsza)

Etap II – analiza organizacji

Celem analizy organizacji jest określenie jej mocnych i słabych stron.

Typowymi obszarami mocnych i słabych stron są:

• finanse i rachunkowość

• technologia i produkcja

• personel

• organizacja i zarządzanie

• m arketing

Etap III – określanie opcji strategicznych

Opcje strategiczne należy określić na szczeblu całej organizacji oraz na szczeblu domen

Określanie opcji strategicznych na szczeblu całej organizacji (rysunek)

Określenie opcji strategicznych na szczeblu domeny polega na udzieleniu odpowiedzi na następujące pytania:

• Gdzie będziemy działać? (na całym rynku czy tylko na części)

• W jakim kierunku będziemy działać? (strategia wyróżniania czy strategia kosztowa)

• Według jakich reguł będziemy działać? (strategia optymalnego dostosowania się do obowiązujących na rynku reguł czy strategia innowacyjna)

Etap IV – wybór strategiczny

Kryteria wyboru strategicznego:

• Osiągalność opcji

• Kryteria ekonomiczne

• Kryteria etyczne

Etap V – opracowanie programów strategicznych

Opracowanie programów strategicznych polega na:

• Doborze odpowiedniego personelu

• Wyborze odpowiedniej struktury organizacyjnej

• Dostosowanie do siebie strategii i kultury

4.1.5 Podział planów operacyjnych

Ze względu na to czego dotyczą, plany operacyjne można podzielić na:

• Plany dotyczące zaopatrzenia

• Plany dotyczące produkcji

• Plany dotyczące marketingu

• Plany finansowe

Ze względu na częstość wykorzystywania planów wyróżnia się plany:

• Jednorazowe:

• programy – zawierają informacje takie jak: nazwy kolejnych etapów działania, nazwy stanowisk lub jednostek organizacyjnych odpowiedzialnych za realizację poszczególnych etapów, czasy trwania, terminy rozpoczęcia i zakończenia poszczególnych etapów.

• projekty – różnią się od programów zasięgiem. Zasięg programów jest większy (dotyczą całej organizacji) a projektów mniejszy (dotyczą części organizacji)

• preliminarze budżetowe – określają środki finansowe w realizacji określonych jednorazowych przedsięwzięć

• Trwale obowiązujące. Składają się z takich elementów jak:

• zasady postępowania określające sposoby podejmowania decyzji

• reguły działania określające zachowanie się członka organizacji w powtarzających się sytuacjach

• instrukcje działania na poszczególnych stanowiskach

4.1.6 Dobry plan

Możemy wyróżnić następujące cechy dobrego planu:

• Ambitny, ale wykonalny

• Racjonalność

• Elastyczność- możliwość wprowadzania zmian

• Spójność

• Operatywność- sformułowane tak, by pracownicy mogli zrozumieć i działać

• Komunikatywność

4.1.7 Wady i zalety planowania

Wady:

• ogranicza elastyczność organizacji (usztywnia ją)

• ogranicza innowacyjność zachowań organizacyjnych

Zalety:

• Większa skuteczność działania

• Ułatwiona kontrola

• Ułatwiona koordynacja działań

• Ułatwione gospodarowanie czasem

• Ograniczenie dublowania czynności