Przedstawianie konspektu

Nauczysz się:

• Zwijać i rozwijać kosztorysy tak, by widoczne było tylko to, co jest ważne

• Automatycznie tworzyć konspekt arkusza

Budżety i bilansy to zazwyczaj długie kolumny i wiersze liczb, wpisywane oddzielnie dla każdego miesiąca. Pokażemy ci, jak zwinąć arkusz tak, by widoczne były tylko końcowe wyniki.

Przykład:
Bilans kwartalny.

Tak wygląda w swej pełnej postaci.

A tak, gdy jest zwinięty. Bilans zwinięty jest w pionie i w poziomie, i można go stopniowo rozwijać. Taką jego postać nazywamy przedstawieniem bilansu w formie konspektu. Program Excel rozpoznaje w bilansie formuły i na ich podstawie potrafi stworzyć konspekt. Bilans widoczny w przykładzie Bilans kwartalny, został zapisany podczas jednej z wcześniejszych lekcji. Jeśli zacząłeś czytać zeszyt od tego momentu, stwórz go na podstawie ilustracji w nowym, oddzielnym skoroszycie. Pamiętaj o umieszczeniu w kolumnie E i wierszach 8 i 15 formuł dodawania. W wierszu 17 znajduje się formuła odejmująca koszty od dochodów.

Teraz możemy zlecić Excelowi utworzenie konspektu bilansu.

Spróbuj sam:

1. Umieść kursor w jednej z tych komórek, w które wpisana jest liczba lub tekst.

2. Z menu Dane wybierz opcje Grupy i konspekt, a z następnego menu pozycję Autokonspekt. To wszystko. Konspekt został stworzony, gdyż Excel rozpoznał zamieszczone w arkuszu formuły.

3. U góry arkusza i po jego lewej stronie pojawią się przyciski ze znakiem "-" (minus). Służą one do zwijania bilansu. Klikaj po kolei na każdym z tych przycisków. Zauważ, że po wciśnięciu przycisk ze znakiem minus zmienia się w przycisk ze znakiem plus. Kliknij na wszystkich tych przyciskach po kolei, a bilans rozwinie się ponownie. Możesz też wciskać przyciski z cyframi, znajdujące się w lewym, górnym rogu.

4. Chcesz się pozbyć formy konspektu? Z menu Dane wybierz pozycję Grupy i konspekt, a z następnego menu pozycję Wyczyść konspekt. Bilans powróci do swojej pierwotnej wersji.

5. Nadeszła pora, byś sam określił, w którym miejscu arkusz ma być zwijany. Nie będziesz więc już używał funkcji Autokonspektu. Zaznacz obszar, który powinien zostać schowany po zwinięciu (tzn. kolumny Styczeń, Luty i Marzec).

6. Z menu Dane wybierz pozycję Grupy i konspekt, a następnie pozycję Grupuj.

7. 
   W oknie dialogowym kliknij w polu wyboru "Kolumny", ponieważ będziemy zwijać bilans w pionie. Wciśnij OK. Tym razem arkusz jest zwinięty tylko w jedną stronę.

8. Żeby rozwijać i zwijać arkusz, korzystaj z przycisku minus/plus lub z przycisków, na których znajdują się cyfry (w tym przypadku 1 i 2).

9. Ponownie zrezygnuj z przedstawiania arkusza w formie konspektu poprzez wybranie z menu Dane pozycji Grupy i konspekt, a z następnego menu polecenia Wyczyść konspekt.

Podsumowanie:

Aby:	Należy:	Narzędzie:
Automatycznie stworzyć konspekt	Z menu Dane wybrać pozycję Grupy i konspekt, a następnie Autokonspekt. Funkcja ta działa tylko w arkuszach z formułami/funkcjami.
Zwijać i rozwijać konspekt	Kliknąć na przycisku ze znakiem minus/plus lub na jednym z przycisków z cyfrą.
Ręcznie stworzyć konspekt	Zaznaczyć tę część bilansu, która ma zostać ukryta po zwinięciu konspektu. Z menu Dane wybierz pozycję Grupy i konspekt, a następnie pozycję Grupuj. Kliknij w polu wyboru o nazwie "Kolumny", jeśli chcesz zwinąć bilans w pionie lub w polu wyboru "Wiersze", gdy zwijasz bilans w poziomie.

---