GOSPODAROWANIE DRUKAMI ŚCISŁEGO ZARACHOWANIA

Każda placówka oświatowa dysponuje pewną ilością druków podlegających ścisłej ewidencji, kontroli ilościowej i szczególnej ochronie. W jednostkach oświatowych mogą być to w szczególności:

1. czeki gotówkowe oraz rozrachunkowe,

2. kwitariusze przychodowe oraz inne druki kasowe,

3. bloki dowodów magazynowych typu „Mp” i „Mw” w momencie ich ostemplowania i ponumerowania,

4. arkusze spisu z natury z chwilą ich ponumerowania, ostemplowania przekazania przewodniczącemu komisji inwentaryzacyjnej,

5. inne (np. druki świadectw, legitymacje itp.).

• Każdy rodzaj druków ścisłego zarachowania powinien być odpowiednio zarejestrowany. Rejestracja odbywa się w momencie „wpływu” druków do placówki. Ewidencję druków prowadzi się wg rodzajów, co oznacza, że oddzielnie rejestrujemy czeki gotówkowe, kwitariusze, arkusze spisu z natury itp., odnotowując każdorazowo ich przychody, jak i rozchody.

Przykładowo - przychody dotyczą czeków odebranych z banku, natomiast rozchody obejmują czeki wydane do realizacji.

• Druki ścisłego zarachowania należy przechowywać pod zamknięciem w szafach, kasetach należycie zabezpieczonych. Ewidencję w/w druków należy prowadzić bieżąco w „Księdze druków ścisłego zarachowania”.

• Ewidencję prowadzą pracownicy, którym powierzono druki.

• Książka druków ścisłego zarachowania winna być ponumerowana, przesznurowana oraz zaparafowana przez kompetentną osobę. Księgę tę wraz z dowodami przychodowymi i rozchodowymi, stanowiącymi podstawę zapisu, przechowuje pod zamknięciem odpowiedzialny pracownik.

• Pracownik odpowiedzialny za gospodarkę drukami ścisłego zarachowania dokonuje sprawdzenia ich ilości w momencie przyjmowania i wydawania.

• Wydawanie druków ścisłego zarachowania odbywa się na podstawie zlecenia podpisanego przez dyrektora, bądź osobę, którą dyrektor do tego pisemnie upoważnił.

• Stany ilościowe druków należy uzgadniać okresowo np. półrocznie. Wszystkie różnice winny być niezwłocznie zasygnalizowane i komisyjnie udokumentowane w formie protokołu. W razie zgubienia, zniszczenia lub kradzieży druków ścisłego zarachowania (pieczęci) dyrektor przeprowadza dochodzenie wyciągając odpowiednie wnioski służbowe w stosunku do osób winnych. W razie zgubienia lub kradzieży książeczki czeków gotówkowych lub rozrachunkowych, należy ponadto zawiadomić właściwy oddział banku.

W jednostkach nie posiadających wyodrębnionych stanowisk kasjerskich (również w ramach dodatkowych obowiązków pracowników administracyjnych) czynności te sprawuje dyrektor.

Ewidencja druków ścisłego zarachowania (przykładowy wzór)

Lp.		Data przychodu wzgl. rozchodu	Dowód (nr, data) przychodu wzgl. rozchodu (faktura decyzja, wniosek	Seria i numer druków	Ilość			Imię i nazwisko osoby odbierającej	Podpis osoby odbierającej	Adnotacje dot. zwrotu
przychód	rozchód									przychód	rozchód	stan			Data i podpis pracownika prowadzącego ewidencję	Liczba niewykorzystanych druków	Nr kol.
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12	13

Uwagi:

• Dla każdego rodzaju druków otwiera się w ewidencji osobne konto.

• Zużycie własne druków księguje się w okresach dekadowych lub miesięcznych.

• Każdy wydawany druk (kwitariusz) zapisuje się w osobnym wierszu. Wyjątkiem są druki świadectw wydawane zbiorczo wychowawcom klas na koniec roku szkolnego.

• Wydawanie druku pracownikowi następuje za potwierdzeniem odbioru w kolumnie 10.

• Zwrot niewykorzystanych druków (w tym częściowo zużytych kwitariuszy) potwierdza swoim podpisem w kolumnie 11 pracownik prowadzący ewidencję.

• Liczbę niewykorzystanych druków zwracanych przez pracownika uwidacznia się w kolumnie 12, wpisując równocześnie tę liczbę ponownie do przychodów.

• W kolumnie 13 wpisuje się numer kolejny, pod którym niewykorzystane druki ponownie są przychodowane.

39