Jak wykorzystać programy komputerowe do prowadzenia działalności gospodarczej
Jeśli od samego początku zbudujesz właściwą infrastrukturę informatyczną, możesz zaoszczędzić w przyszłości naprawdę sporo pieniędzy. Odkryj niezbędną wiedzę: od inwestowania we właściwe oprogramowanie, aż po uczynienie z Internetu skutecznego narzędzia, działającego na rzecz Twojej firmy.
Niezależnie od tego, czy tworzysz nową firmę, czy prowadzisz wcześniej rozpoczętą działalność, technologia może poprawić Twoje wyniki. Istnieje mnóstwo rozwiązań technologicznych: sprzętowych, programowych, związanych z wykorzystaniem Internetu i poczty elektronicznej, które mogą ułatwić komunikację i interakcję z istniejącymi i nowymi klientami.
Aby czuć się komfortowo w świecie technologii dla biznesu, warto zrozumieć, jak poszczególne elementy mają się do siebie. Rozwiązania dla przedsiębiorstw składają się zwykle z czterech kluczowych składników: sprzętu, oprogramowania, sieci i urządzeń peryferyjnych. Oto jak się ze sobą łączą.
Wszystko zależy od Twoich potrzeb i planów związanych ze sprzętem. Powinieneś zadbać o to, żeby móc swoją działalność prowadzić w biurze i w podróży. Konieczne jest, żeby wszyscy Twoi współpracownicy posiadali narzędzia do wykonania swojej pracy, niezależnie od tego, gdzie są. Komputery i system informatyczny, który stworzysz, szybko stanie się szkieletem dla Twojego przedsiębiorstwa. Biznesowe zastosowania komputerów obejmują:
Edycję tekstów
Przesyłanie danych i komunikację głosową
Kontrolę finansową i planowanie biznesowe
Księgowość
Prezentacje sprzedażowe i marketingowe
Archiwizację, przechowywanie i pobieranie danych klientów i innych informacji biznesowych
Poszukiwanie informacji w Internecie
Zastosowania rozwiązań e-commerce z zamawianiem produktów i dokonywaniem płatności on line
Marketing on line
Rozwiązania mobilne dla ludzi w podróży
Notebooki (albo inaczej laptopy) to mobilne odpowiedniki komputerów stacjonarnych. Wyposażone są w zintegrowane wyświetlacze o wysokiej rozdzielczości i przekątnej ekranu do 17 cali, klawiaturę oraz touchpad zastępujący mysz komputerową. Możesz wybrać moc procesora, wielkość ekranu, pojemność dysku twardego, pamięci RAM, rodzaj karty graficznej i dźwiękowej, a także czytnika i nagrywarki DVD/CD. Komputery przenośne mają również zintegrowany modem, pozwalający na połączenia z Internetem. Powinieneś wybrać najlepszy procesor i największą ilość pamięci, na jaką Cię stać. Gniazda (sloty rozszerzeń i złącz) są ważne, ponieważ poszerzają możliwości współpracy z innymi urządzeniami.
Notebooki dają elastyczność, dzięki której można pracować wszędzie. Możesz pracować podczas podróży, na lotnisku i w hotelach. Możesz pracować z domu, będąc za granicą, a nawet podczas spotkań z klientami. Najzwyklejsze połączenie telefoniczne pozwala uzyskać pełen dostęp do Internetu. Dzięki temu możesz sprawdzić pocztę elektroniczną czy skorzystać z wyszukiwarki, połączyć się z biurem i z firmową bazą danych, a także pobrać wszelkiego rodzaju informacje, na temat zakupów, zapasów magazynowych czy księgowości. Możesz z łatwością pobierać i wysyłać materiały, niezależnie od miejsca, w którym się aktualnie znajdujesz.
Gdy zakupiłeś już sprzęt, czas na oprogramowanie, dzięki któremu wszystko będzie działać. Każdy komputer wyposażony jest w system operacyjny. Byłoby dobrze, gdyby system operacyjny, z którego korzystasz w swoim pececie, był zgodny z innymi, przenośnymi urządzeniami.
Oprogramowanie to ogólne określenie, obejmujące programy do obsługi komputera i podłączonych do niego urządzeń. Często wprowadza się podział na aplikacje użytkowe (programy, które wykonują pracę) i oprogramowanie systemowe (sterujące pracą komputera).
Potrzeby w zakresie systemu operacyjnego i innego oprogramowania
System operacyjny (OS) to program, który zarządza pracą wszystkich innych programów zainstalowanych w komputerze. Windows XP to przykład systemu operacyjnego. Inne programy określa się mianem aplikacji. Aplikacje korzystają z systemu operacyjnego, wysyłając żądania pewnych usług. Użytkownik może pracować bezpośrednio z systemem operacyjnym albo za pośrednictwem języka poleceń (kod komputerowy), albo za pośrednictwem graficznego interfejsu użytkownika (GUI), takiego jak Windows. Edytor tekstu to przykład aplikacji.
Istnieje szeroki wybór oprogramowania, przeznaczonego do różnego typu zastosowań.
Edycja tekstów
Sporządzanie baz danych i zarządzanie danymi (arkusze kalkulacyjne)
Zarządzanie finansami
Kontrola aktywów
Prezentacje
Zarządzanie czasem (kalendarze i harmonogramy)
Cyfrowe przetwarzanie obrazów
Ochrona komputerów
Bezpieczeństwo systemowe
Poczta elektroniczna i przeglądanie stron WWW
Niektóre aplikacje można kupić jako samodzielne programy. Jednak korzystniejsze może okazać się kupno oprogramowania wstępnie zainstalowanego na nowym komputerze, a także wybór wielozadaniowego pakietu biurowego.
Wiele nowych komputerów do zastosowań biznesowych wyposażonych jest w fabrycznie instalowany system operacyjny Windows XP. Taka fabryczna preinstalacja daje gwarancję, że masz legalne oprogramowanie i do tego tańsze od tego oferowanego w tzw. sprzedaży „pudełkowej”.
Dodatkową korzyścią jest brak konieczności dokonywania prac instalacyjnych - komputer jest od razu gotowy do pracy.
Możesz pracować niezawodnie dzięki wbudowanym zabezpieczeniom online, korzystać z szybkiego dostępu do Internetu, pozwalać wielu użytkownikom korzystać z jednego peceta, a także upraszczać zarządzanie i realizowanie rutynowych zadań biznesowych. Windows XP w intuicyjny sposób dostosowuje się do Twoich oczekiwań, zapamiętuje najczęściej używane elementy, oferuje obsługę sieci bezprzewodowych, łatwą wielozadaniowość i rozbudowane możliwości łączenia z innymi urządzeniami. Korzystanie z poczty elektronicznej i komunikacji mobilnej jest wyjątkowo proste.
Microsoft Office to natomiast wielozadaniowy pakiet biurowy. Jest to zestaw aplikacji biurowych, które zaprojektowano z myślą o tym, by możliwe było wykonanie większej ilości pracy w łatwiejszy sposób. W pakiecie zawarte są wszystkie najważniejsze aplikacje:
Microsoft Word, profesjonalny edytor tekstów
Microsoft Excel, prosty w obsłudze arkusz kalkulacyjny
Microsoft PowerPoint®, pozwalający w prosty sposób tworzyć prezentacje ze slajdów
Microsoft Outlook, służy do obsługi poczty elektronicznej, pomaga zarządzać komunikacją, organizować Twoją pracę i sprawnie współpracować z innymi.
Ostatnio został dodatkowo wyposażony w Business Contact Manager - zaawansowane narzędzie do zarządzania komunikacją z klientami.
Dla wielu przedsiębiorców, komputery naręczne Pocket PC z Windows Mobile to podstawowe narzędzie pracy. Pozwalają przechowywać dane kontaktowe, kontrolować harmonogram zajęć, dokonywać wpisów w kalendarzu, sporządzać notatki, śledzić wydatki, a także uruchamiać kieszonkowe edycje programów Word i Excel. Dzięki aplikacji ActiveSync możesz synchronizować pocztę elektroniczną, kalendarz i zadania z komputerem stacjonarnym w czasie podróży. Synchronizacja z komputerem stacjonarnym, albo bezprzewodowa, albo za pośrednictwem podstawki połączonej kablem z komputerem, odbywa się w bardzo prosty sposób, dzięki czemu możesz być jeszcze bardziej wydajny w czasie, gdy nie jesteś w biurze.
Komputery naręczne typu Pocket PC Phone Edition, z systemem Windows Mobile, oferują pełną funkcjonalność modeli Pocket PC, a dodatkowo mają wbudowane funkcje telefonu. Możesz dzięki temu dzwonić, wykorzystywać dane z listy kontaktów do wysyłania SMSów i wykonywania połączeń, tworzyć notatki z rozmów, a także personalizować dźwięki dzwonka. W połączeniu z Microsoft Exchange Server 2003, modele Pocket PC Phone Edition pozwalają również określić, jak często przeprowadzać synchronizację z kalendarzem, kontaktami i pocztą elektroniczną na Twoim komputerze stacjonarnym.
Oprogramowanie Windows Mobile dla telefonów typu Smartphone daje dostęp do wszystkich funkcji charakterystycznych dla zaawansowanego technologicznie telefonu komórkowego, plus kieszonkowe wersje aplikacji Outlook®, Internet Explorer oraz Windows Media Player. W zależności od wybranych usług i produktów, możesz zintegrować Outlooka z komputerem stacjonarnym, dzięki czemu Twoja skrzynka pocztowa, kontakty i kalendarz będą na bieżąco aktualizowane. Prosty interfejs sprawia, że telefony z systemem Windows Mobile są łatwe w użyciu i dopasowaniu do własnych potrzeb. Niezależnie od tego, czy wysyłasz e-maile, korzystasz z komunikatora czy przeglądasz strony WWW, system Windows Mobile dla telefonów typu Smartphone pozwoli Ci zawsze pozostać w kontakcie i z dostępem do aktualnych danych w czasie, gdy jesteś w podróży.