Selekcja kandydatów - przegląd podań o pracę, przeprowadzanie rozmów kwalifikacyjnych, testów, ocena kandydatów, stosowanie metod oceny zintegrowanej, oferowanie zatrudnienia, uzyskiwanie referencji, przygotowanie umów o pracę.
Kolejnym etapem procesu doboru jest selekcja kandydatów, kiedy należy wybrać odpowiednie techniki wyboru najlepszego kandydata.
TECHNIKI DOBORU PERSONELU - METODY SELEKCJI
Najbardziej popularne techniki są zazwyczaj kompilacją technik tradycyjnych i nowoczesnych.
Tradycyjne metody selekcji
Analiza dokumentów (życiorys - cv, list motywacyjny, świadectwo pracy czy referencje)
Wywiad
Sesje testowe
Nowoczesne metody selekcji
Metoda assessment center
Wywiad (pogłębiony, stress interview)
Konkursy na stanowiska
Badania grafologiczne
WSTĘPNA SELEKCJA KANDYDATÓW DO PRACY
Zapoznanie się z pisemnymi ofertami kandydatów
Oferty te są formalnym dowodem na to, że kandydat rzeczywiście chce się zatrudnić w danej firmie. Poza tym dostarczają podstawowych informacji dotyczących kandydata. Dokonując, selekcji można przeanalizować dostarczone firmie oferty i oddzielić interesujące od mniej ciekawych.
Na podstawie informacji zawartych w dokumentach w znacznym stopniu możemy przewidzieć przyszłe zachowania kandydata w firmie. Dlatego warto dokładnie zapoznać się z jego podaniem i życiorysem, zanim podejmie się decyzję o dopuszczeniu go do dalszych etapów selekcji. Zwykle warto również prosić o dokumenty dodatkowe, jak książeczka zdrowia, aktualne badania lekarskie, książeczka wojskowa czy referencje. Dostarczają one bowiem więcej informacji o kandydacie, niż można ich uzyskać w trakcie rozmowy.
Dokonując precyzyjnej oceny już na wstępnym etapie selekcji, można znacznie skrócić czas, zredukować koszty całego procesu i jednocześnie zapobiec podjęciu błędnej decyzji o zatrudnieniu. Ponadto dokładnie przestudiowane dokumenty stanowią punkt wyjścia do poprowadzenia wyczerpującej rozmowy kwalifikacyjnej (interview).
Sposób analizowania składanych dokumentów
Aspekty formalne
Czy podanie jest uporządkowane, przejrzyste i zrozumiane?
Czy jest bezbłędne i kompletne?
Czy metoda i zakres podania odpowiada wakującemu stanowisku?
Załączniki i życiorys
Czy załączniki i życiorys są dołączone?
Czy są związane tematycznie z wolnym stanowiskiem pracy?
Wymagane wykształcenie
świadectwa i dyplomy
odbyte praktyki
zaświadczenia
pobyty za granicą
Wymagane specjalne umiejętności
znajomość języków obcych
obsługa komputera i znajomość programów
inne (kursy, dodatkowe dokształcanie)
Zgodność życiorysu / dokumentów
brak przerw
analiza następstwa czasowego
Przyczyna zmiany miejsca pracy
„porządek chronologiczny”
zmiany pracy
dotychczasowe następstwo zmian pracy
(awans / degradacja, przesunięcia poziome)
Oceny z czasów nauki i studiów
Dają dobrą prognozę dalszego kształcenia
Nieodpowiednie dla prognozy pracy zawodowej
Jakość pracy magisterskiej jest ważniejsza niż temat
Świadectwa pracy i referencje
W większości nie można całkowicie na nich polegać
Uzyskiwane ustnie mają większą siłę wymowy
Dodatkowe aspekty specyficznych wymagań
Doświadczenie zawodowe, mobilność itd.
Kwestie nie wyjaśnione pozostaną do rozstrzygnięcia podczas rozmowy
Rozmowa kwalifikacyjna (wywiad)
Rozmowa kwalifikacyjna to okazja do lepszego poznania się pracodawcy i potencjalnego pracownika. Celem rozmowy kwalifikacyjnej jest wybór 2-3 najlepszych kandydatów spełniających wymagania pracodawcy. Aby wybrać tych najlepszych kandydatów na rozmowy kwalifikacyjne zaprasza się zwykle 10-15 osób wyłonionych po analizie ich dokumentów.
W terminologii kadrowej rozmowę kwalifikacyjną przy ubieganiu się o pracę zazwyczaj rozumie się pod pojęciem wywiadu. Spośród rodzajów wywiadów na uwagę zasługują następujące formy:
wywiad indywidualny ma miejsce wówczas, gdy osoba prowadząca wywiad rozmawia bezpośrednio z kandydatem na wakujące stanowisko. Rozmowa indywidualna jest najlepiej znaną metodą selekcji. Daje ona największą szansę nawiązania bliskiego
kontaktu między osobą przeprowadzającą rozmowę a kandydatem. Jednak jeżeli rozmowę przeprowadza tylko jedna osoba, wzrasta prawdopodobieństwo podjęcia stronniczej lub nieprzemyślanej decyzji, co z kolei jest argumentem przemawiającym za stosowaniem rozmów panelowych.
wywiad grupowy, inaczej rozmowa panelowa. Z rozmową panelową mamy do czynienia wówczas, gdy z kandydatem rozmawiają przynajmniej dwie osoby. Najbardziej typową sytuacją jest jednoczesne zetknięcie się z kandydatem menedżera personalnego i menedżerów liniowych. Zaletą takiej rozmowy jest możliwość dzielenia się informacjami i mniejsze prawdopodobieństwo dwukrotnego poruszania tych samych problemów w trakcie kolejnych rozmów z tym samym kandydatem.
wywiad ustrukturalizowany (dyrektywny) przeprowadzany jest wg zestawów wcześniej ustalonych pytań, ukierunkowanych na wymagania konkretnego stanowiska pracy. Kolejnym etapem tego wywiadu jest zadawanie tych samych pytań następnym kandydatom, co czyni wyniki wywiadu bardziej porównywalnymi i pewnymi. Nie pozwala on jednak prowadzącemu wywiad wyjść poza wcześniej ustaloną tematykę pytań, dlatego korzystne jest stosowanie wywiadu częściowo ustrukturalizowanego, w którym są planowane wprawdzie główne tematy, ale pozostawia się dużo swobody, by można było dotrzeć do indywidualnych cech kandydata.
wywiad nieustrukturalizowany, jego podstawową cechą jest możliwość stawiania dowolnych pytań, pogłębienia określonych wątków oraz możliwość wszechstronnej oceny. Trudność może sprawić porównanie wyników, gdyż kandydat może rozwijać tematy nie związane z ustalonym wcześniej celem wywiadu.
wywiad stresowy (stress interview) stosowany jest w szczególnych przypadkach, w których zrealizowanie danego zadania wiąże się z czynnikami stresogennymi. Wywiady tego typu przeprowadza się w warunkach sztucznie stworzonego dyskomfortu tj. presji czasu, stresującej treści pytań, trudnych wyborów. Oczywiście zakres stosowania tego typu wywiadów jest relatywnie mały i skupia się tylko na niektórych rodzajach zawodów np. pilot, strażak, policjant etc.
Reasumując, wywiad czy rozmowa kwalifikacyjna nie nadaje się do tego, by być wyczerpującą bądź jedyną metodą w procesie doboru, gdyż niebezpieczeństwa zniekształcenia informacji są stosunkowo duże. Może on jednak pozostać istotnym składnikiem każdego procesu doboru, gdyż potencjalnie wielowarstwowe problemy dają się często zredukować przez realistyczne ograniczenie oczekiwań związanych z rozmową.
TESTY SELEKCYJNE
Typy testów
Istnieje wiele rodzajów testów używanych do celów selekcji (często zwanych testami selekcyjnymi lub zawodowymi). Stosuje się je często w ramach przeprowadzanych rozmów kwalifikacyjnych, dostarczają one bowiem dodatkowych informacji o umiejętnościach, uzdolnieniach i cechach osobowości kandydata, ważnych z punktu widzenia stanowiska pracy, o które się ubiega.
Niektóre z testów dostępnych w sprzedaży mogą być wykorzystane jedynie po uwzględnieniu zastrzeżeń. Część z nich ma tak specjalistyczny charakter, że mogą się nimi posługiwać wyłącznie psychologowie lub osoby specjalnie przeszkolone.
Jeszcze inne testy mogą być użyte tylko w określonych celu przez wykwalifikowanych pracowników i menedżerów.
Testy samooceny i testy stosowane w poradnictwie zawodowym mają znacznie szersze zastosowanie.
Testy dzielą się na określone kategorie ze względu na zróżnicowanie ocenianych cech i właściwości.
Testy wystandaryzowane posługują się normami populacyjnymi (obliczonymi przy użyciu procedury statystycznej) jako podstawą oceny wyników i różnic indywidualnych. Inne testy natomiast służą raczej do pomiaru sprawności wykonania danego zadania (np. czy ktoś potrafi prowadzić samochód lub używać klawiatury) niż do porównywania wyników jednej osoby na tle innych.
A oto przykłady różnych typów testów:
Testy diagnostyki osobowości (Personality Tests)
Celem ich jest wyróżnienie indywidualnych cech charakteru, takich jak: poziom introwersji lub ekstrawersji, samodyscypliny, entuzjazmu itd. Pozwalają one na określenie „profilu" stylu pracy danej osoby i mogą być pomocne przy doborze zespołów pracowniczych.
Istnieje wiele różnorodnych form testów diagnostyki osobowości:
testy dotyczące poglądów, opinii i hipotetycznych sytuacji („Co zrobiłbyś, gdyby...”);
testy projekcyjne, gdzie trzeba dokonać „wolnych” skojarzeń z tym, co przedstawiają prezentowane obrazki lub np. kształt kleksów.
Testy wyodrębnionych zdolności (Aptitude Tests)
Testy te służą do mierzenia szczególnych umiejętności i są stosowane w ocenie takich wyodrębnionych zdolności jak: pisanie, liczenie, zdolności techniczne oraz sprawność ruchowa i manualna.
Testy osiągnięć (Attaininent Tests)
Służą one do badania jakości wiedzy i poziomu opanowania umiejętności nabytych w przeszłości, np. w szkole lub uczelni. Typowe testy dla tej grupy badają takie umiejętności, jak: maszynopisanie, ortografia, liczenie w pamięci.
Testy inteligencji (Inteligence Tests)
Standaryzowane testy opracowane do oceny inteligencji ogólnej w odniesieniu do norm populacyjnych. Testów pomiaru inteligencji używa się głównie w kontekście edukacyjnym. W środowisku zawodowym praktyczną miarą inteligencji jest indywidualny poziom wiedzy ogólnej i kwalifikacji zawodowych.
Obecnie inteligencję często odnosi się do poszczególnych rodzajów umiejętności, np. werbalnych, numerycznych, przestrzennych.
Testowanie powinno stanowić jedynie element procesu selekcji. Jest ono szczególnie pomocne w uzupełnieniu lub potwierdzeniu informacji uzyskanych za pośrednictwem rozmowy kwalifikacyjnej lub formularza podania.
Testy
Testy selekcyjne pozwalają ustalić niektóre uzdolnienia, postawy lub charakterystyczne cechy postępowania kandydatów. Mają one wartość jedynie w odniesieniu do celów oceny i nie mogą być interpretowane w sposób nieograniczony. Stanowią one pewne niebezpieczeństwo, kiedy stosuje się je w sposób odizolowany od innych metod oceny lub kiedy analizuje się ich wyniki bez odpowiedniego przygotowania zawodowego.
Testy można podzielić na trzy następujące grupy:
testy, które zajmują się uzdolnieniami poznawczymi. Jedne badają i oceniają ogólną sprawność umysłową, inne szczególne zalety indywidualne (sposób rozumowania, bogactwo języka, rozwagę, inteligencję, umiejętność formułowania pojęć, zmysł postrzegania przestrzennego, zdolności matematyczne, pamięć, innowacyjność itd.).
testy, które opisują osobowość. Chodzi tu o klasyfikację cech osobowych Hollanda - sześć typów osobowych i stanów zawodowych: realista, intelektualista, artysta, społecznik, przedsiębiorczy, konwencjonalny.
Testy wykorzystuje się często w procedurze selekcji w sytuacjach, kiedy konieczne jest przyjęcie dużej liczby osób. Stanowią one zwykle element procedury oceny zintegrowanej. Powinny przeprowadzać je wyłącznie osoby, które zostały szczegółowo przeszkolone w zakresie cech, które testy mierzą, sposobów wykorzystania tych narzędzi selekcji, a także sposobów ich interpretacji.
W niektórych sytuacjach można stosować zbiór testów, zawierający różne rodzaje testów na inteligencję, testów uzdolnień i osobowości. Zestaw taki może być standardowym zbiorem dostarczonym przez agencję zajmującą się tworzeniem testów lub zbiorem własnym, utworzonym samodzielnie. Największą pułapką, jakiej należy unikać, jest włączenie do tego zbioru dodatkowych testów, nie mając pewności, czy ich wkład w trafność prognoz tworzonych na podstawie testów będzie właściwy.
NOWOCZESNE TECHNIKI SELEKCJI KANDYDATÓW
Modernizacja tradycyjnych technik selekcyjnych polega na korzystaniu z nowoczesnych rozwiązań. Są to np.:
obserwacja dynamiki grupy
Opiera się na założeniu, że obserwacja jednostek w grupie pozwala uzyskać o nich wiele informacji. Rdzeniem tej metody jest dyskusja grupowa;
metoda Assessmem Center (centrum oceny, seminarium kwalifikacji, seminarium rozwoju osobowego lub zarządzania)
Kandydaci do badań i potencjalnego awansu są rekrutowani przez ich bezpośrednich przełożonych. Badanie jest poprzedzone wyborem sztabu badawczego oraz wytypowaniem kandydatów do badań. Zespół badawczy liczy 5-8 osób. Jego członkami są z zasady kierownicy organizacji zajmujący stanowiska o dwa szczeble wyższe od stanowiska, na które dokonuje się rekrutacji. W procesie oceny na jednego kandydata przypada 1-4 oceniających a czas trwania jednego cyklu badawczego to 1-6 dni. Cykl obejmuje rozmowę wstępną, badania kandydatów na podstawie wcześniej ustalonych kryteriów, analizę wywiadów oraz opracowanie raportów z badań. W metodzie tej stosuje się testy sytuacyjne, takie jak: dyskusja w grupie bez przypisanych i z przypisanymi rolami, wynajdywanie faktów, ćwiczenia analityczne, gry kierownicze oraz testy psychologiczne. Po sporządzeniu końcowego raportu przez każdego oceniającego dochodzi do końcowej dyskusji, w wyniku której zostają wypunktowane słabe i mocne strony kandydata.
Bardziej kompleksowe podejście do selekcji kandydatów zakłada wykorzystanie oceny zintegrowanej (assessment centre). Metoda oceny zintegrowanej pomaga ustalić, w jakim stopniu kandydaci pasują do kultury organizacyjnej. Stopień ten zostaje określony poprzez obserwację ich zachowania w różnych, ale jednocześnie typowych sytuacjach, a także poprzez szereg testów i rozmów ustrukturyzowanych, będących częścią postępowania. Metody oceny zintegrowanej pozwalają też kandydatom lepiej poznać organizację oraz reprezentowane przez nią wartości, umożliwiając im samodzielną ocenę tego, czy nadają się do pracy na danym stanowisku, czy też nie.
Metoda Assessment Center należy bez wątpienia do metod aktywnych. Badani kandydaci, występują jako członkowie grupy i wspólnie wykonują różnego rodzaju zadania (od kilku do kilkunastu).
Uczestników oceniają doświadczeni psychologowie, kierownicy konkretnej firmy, do której aspirują kandydaci oraz bezpośredni zwierzchnicy czy pracownicy działów personalnych. Zdarzają się sesje na stanowiskach pracy konkretnej firmy.
Techniki stosowane w Assessment Center:
Case study, czyli grupowe rozwiązywanie konkretnego przypadku na ogół w ściśle limitowanym czasie. W większości przypadków grupę zadaniową tworzą osoby, które uprzednio nie znały się ze sobą, nie ma też wyznaczonego lidera. Assesorzy na ogół skupiają się nie na poprawności rozwiązania zadania, ale na tym, co dzieje się w grupie. Pomocne są tu umiejętności obserwacji dynamiki grupy.
Grupowa analiza przypadku z określeniem ról poszczególnych osób (granie ról). Jest określony ogólny scenariusz, osoby otrzymują określone role ze ściśle sprecyzowanym czasem przygotowania się do roli, by później je odgrywać wykorzystując własną inicjatywę i pomysłowość.
Grupowa analiza zadań abstrakcyjnych typu: wędrowanie przez powierzchnię księżyca, lądowanie na pustyni, przeprawa przez dżunglę amazońską, przygotowanie się do przeżycia na bezludnej wyspie. Jak już wspomniano, mniej liczy się osiągnięty cel, bardziej - zachowania członków grupy w trakcie trwania ćwiczenia.
Koszyk zadań (ćwiczenia typu „in the basket”) lub tzw. szuflada menedżera. Kandydaci dostają koszyk pełen różnych dokumentów (faktur, kwitów, papierów, arkuszy kalkulacyjnych, wydruków itp.) i w limitowanym czasie mają je uporządkować lub nadać im bieg. Może to być również przygotowanie korespondencji biznesowej, ofert handlowych, sprawozdań, raportów. Celem testu jest określenie poziomu umiejętności zarządzania czasem, zdrowego rozsądku, inteligencji, praktycznej umiejętności delegowania poleceń itp.
Prezentacje, czyli wystąpienia przed komisją oceniającą. Wystąpienia są wcześniej przygotowywane nawet na kilka tygodni wstecz. Kandydat zbiera materiały, przygotowuje foliogramy oraz teks wystąpienia. Tematyka jest związana ze specyfiką danego stanowiska (np. prezentacje marketingowe dla starających się o pracę w dziale marketingu). Mogą to być prezentacje indywidualne, ale też i grupowe. Kilka osób przygotowuje wcześniej projekt i przystępuje do obrony projektu przed komisją. Zdarza się, że komisja celowo utrudnia prezentację stawiając bardzo stresujące, podchwytliwe czy ironiczne pytania.
Najczęściej stosowana technika doboru w polskich firmach (małych i średnich) to metoda trzech sędziów sprawiedliwych polegająca na przeprowadzaniu rozmowy kwalifikacyjnej przez trzech niezależnych „sędziów” (czyli rozmowa panelowa), przykładowo przyszłego przełożonego, dyrektora personalnego oraz dyrektora działu.
konkursy
Konkurs to sekwencja czynności mających doprowadzić do wyłonienia najodpowiedniejszej osoby na wakujące stanowisko spośród rywalizujących ze sobą kandydatów. Metody selekcji: testy psychologiczne, wywiady oraz ćwiczenia specjalistyczne.
wykorzystywanie profesjonalnych agencji pośrednictwa pracy
Firmy znane jako head hunters, zajmują się wyszukiwaniem odpowiednich kandydatów na stanowiska dla zlecającej usługę firmy. Proces rekrutacji i selekcji pracowników obejmuje najczęściej 7 etapów: przyjęcie zlecenia od klienta, sporządzenie opisu stanowiska, sporządzenie modelu poszukiwanego kandydata, rekrutacja kandydatów, badania selekcyjne, przekazanie klientowi charakterystyki wybranych kandydatów, przyjęcie przez klienta realizowanego zlecenia