1
WIZJA OBSŁUGI
PROCESÓW PRACY
ORGANIZACJA
PROCESÓW PRACY
1
WIZJA OBSŁUGI
PROCESÓW PRACY
ORGANIZACJA
PROCESÓW PRACY
2
TEKST
• Istota zarządzania procesami pracy.
• Wizje zarządzania organizacjami.
• Procesy pracy i komponenty.
• Narzędzia zarządzania procesami
pracy.
• Technologie informatyczne a
wydajność.
• Aktywności w procesach pracy.
• Obsługa i ocena procesów pracy.
• Projektowanie procesów pracy.
3
TENDENCJE ROZWOJU
WSPÓŁCZESNEJ GOSPODARKI
• Tendencja kulturalna – szybkość, usługi
i dostosowanie się do wymagań klienta
to
imperatywy
współczesnej
gospodarki.
• Tendencja technologiczna – tempo
handlu wzrosło dzięki wprowadzeniu
elektronicznej wymiany dokumentów i
sieciom.
• Tendencja ustawodawcza – kapitalizm
oparty na wolnej grze sił rynkowych
stał się modelem rozwoju na świecie.
4
DEFINICJA
ZARZĄDZANIA PROCESAMI
• Zarządzanie
procesami
–
zautomatyzowane
kierowanie
dokumentów i zadań – jest narzędziem
ułatwiającym
lepsze
działanie
przedsiębiorstwom.
• Zarządzanie procesami pracy pozwala
na osadzenie przewagi konkurencyjnej
w aplikacjach dla rzeczywistego biznesu
i uzyskania wymiernych korzyści.
5
WIZJE ZARZĄDZANIA
ORGANIZACJĄ - 1
• Restrukturyzacja
–
korporacje
ery
przemysłowej zbudowane wokół idei
połączenia zadań produkcyjnych w
biznesy.
• Przedsiębiorstwo
rozszerzone
–
używające technologii informatycznych
do realizacji zadań wysoko wydajnych
zespołów pracowniczych.
• „Tańczący słoń” – wielkie firmy, które
przetrwały na rynku, nauczyły się
zachowywać
jak
małe
firmy
–
przetrwały.
6
WIZJE ZARZĄDZANIA
ORGANIZACJĄ - 2
• Organizacja relacyjna – organizacja
zdefiniowana
nie
przez
ustalone
struktury,
ale
przez
łatwość
nawiązywania zależności relacji.
• Korporacja wirtualna – organizacja z
ciągle zmieniającymi się zależnościami
między funkcjami wewnętrznymi oraz
zewnętrznymi.
• Łańcuch wartości – organizacja
modelowana jako ciąg powiązanych
aktywności, z których każda dodaje
wartości.
7
NARZĘDZIA ZARZĄDZANIA
PROCESAMI PRACY
• W przedsiębiorstwie można znaleźć
efektywne zastosowania narzędzi do
obsługi procesów pracy bez potrzeby
popierania
jakiejkolwiek
popularnej
filozofii zarządzania.
• Narzędzia do obsługi procesów pracy
mogą uczynić przedsiębiorstwo bardziej
scentralizowaną
strukturą
biurokratyczną, jeśli taka struktura jest
dla
niej
najlepsza,
albo
lepiej
zdecentralizowaną siecią.
8
JAK ZABRAĆ SIĘ DO
PROJEKTOWANIA PROCESÓW ?
• Zacząć należy od przyjrzenia się:
1. problemom,
2. słabym punktom,
3. miejscom niewydolności istniejących
procesów.
• Współczesne dynamiczne środowiska
wymagają traktowania restrukturyzacji
nie jako działania jednorazowego, ale
jako stałego procesu.
9
KRYTERIA OCENY
PROCESÓW PRACY
DOKŁADNOŚĆ
KRYTERIA OCENY
PROCESÓW
ELASTYCZNOŚĆ
ZADOWOLENIE
J AKOŚĆ
SZYBKOŚĆ
KOSZTY
10
NADAWANIE PRIORYTETÓW
PROJEKTOM
RESTRUKTURYZACJI
• Po zdefiniowaniu procesów, które mają
być
poprawione
w
wyniku
przeprojektowania, należy określić listę
dziesięciu procesów o najwyższym
priorytecie.
• Główne kryteria nadawania procesom
priorytetów to:
1. krytyczne czynniki sukcesu,
2. imperatywy strategiczne,
3. podstawowe kompetencje.
11
TECHNOLGIE INFORMATYCZNE
A WYDAJNOŚĆ PRODUKCYJNA
• Masowe inwestycje w technologie
informatyczne
podniosły
poziom
naszego życia.
• Istnieje
ścisłe
powiązanie
między
wykorzystaniem
technologii
informatycznych
a
sukcesem
przedsiębiorstwa.
• Wysokokwalifikowani
pracownicy
to
główne źródło dochodów produkcyjnych
we współczesnej gospodarce.
12
CZYNNIKI LUDZKIE
W PROJEKTOWYWANIU PRACY
• Każdy nowy proces to nowy styl,
procedury i rytm pracy; wymaga to
nauczenia się ich od nowa przez wiele
osób.
• Zawsze należy włączać pracowników w
proces projektowania procesów, które
mają realizować cele przedsiębiorstwa.
• Trzeba pamiętać, aby przez zmianę
procesu nie spowodować dużych zmian
w zatrudnieniu.
13
TYPY AKTYWNOŚCI
W PROCESACH PRACY
• Dodawanie wartości – w środowisku do
obsługi procesów pracy odpowiada to
aplikacjom
automatycznie
wywoływanym przez system.
• Kontrola – w środowisku aplikacji do
obsługi procesów pracy odpowiadają
różnym technikom projektowania i
wykonywania zadań.
• Przekazywanie
dokumentów
–
w
środowisku do obsługi procesów pracy
odpowiadają
one
programom
usługowym.
14
OBSŁUGA
PROCESÓW PRACY
• Obsługa procesów pracy może być
zdefiniowana jako przepływ informacji i
kontroli w procesie.
• Obsługa może mieć charakter:
1. sekwencyjny,
2. równoległy,
3. warunkowy.
15
DEFINICJA
PROCESÓW PRACY
• Procesy pracy można rozważać jako
czynności
odbywające
się
w
trójwymiarowej przestrzeni:
– platformy
–
dotyczy
środowiska
geograficznego,
fizycznego
i
technicznego w którym odbywa się
praca,
– struktury – składa się z udogodnień
organizacyjnych
i
kontrolnych,
używanych
do
definiowania,
koordynowania pracy.
– medium – to jest to co przemieszcza
się w procesach pracy, w ramach
platformy technologicznej i struktury
organizacyjnej.
16
KOMPONENTY
PLATFORMY WSPÓŁPRACY
TERMINALE
UŻYTKOWANIKA
SIECI
KOMUNIKACYJ NE
PLATFORMA
WSPÓŁPRACY
ŚRODOWISKO
OPERACYJ NE
ZASIĘG
GEOGRAFICZNY
17
KOMPONENTY
STRUKTURY OBSŁUGI
PROCESÓW
DROGI
DOKUMENTÓW
STRUKTURA
OBSŁUGI
ROLE
OSÓB
PROCEDURY
KIEROWANIA
18
KOMPONENTY
MEDIÓW WSPÓŁPRACY
MEDIA DOSTĘPU
DO INFORMACJ I
MEDIA
WSPÓŁPRACY
MEDIA OBSŁUGI
KOMUNIKATÓW
MEDIA
KONFERENCYJ NE
19
KATEGORIE SYSTEMÓW
ZARZĄDZANIA PROCESAMI
Systemy pracy oparte
na składnicy plików
Systemy
oparte
na aplikacjach
Systemy oparte na wymianie
komunikatów
Systemy
oparte
na technikach
Web
Zarządzanie
procesami
20
WSKAZANIA
DLA PROJEKTANTÓW
PROCESÓW
Minimalizacja czasu trwania procesu
poprzez:
1. zmniejszenie
liczby
uczestników
procesu,
2. skrócenie czasu trwania każdego
zadania,
3. skrócenie czasu przekazania pracy
między zadaniami,
4. skrócenie czasu oczekiwania na
rozpoczęcie pracy,
5. zwiększenie zadań wykonywanych
równolegle.
21
WSKAZANIA
DLA PROJEKTANTÓW
PROCESÓW
Maksymalizacja wartości dodanej procesu
poprzez:
1. Stosowanie
standardowych
dróg
obiegu
dokumentu
dla
każdego
nowego przypadku,
2. zapewnianie uczestnikom dostępu on –
line
do
wszystkich
baz
informacyjnych,
3. zapewnianie stałego przepływu przez
wszystkie etapy sprawdzania, kontroli
i zatwierdzania,
4. zapewnianie
stałego
śledzenia
i
informowania
zainteresowanych
o
lokalizacji dokumentu,
5. wyeliminowanie
materiałów,
przetwarzania,
transportu,
przechowywania
i
odzyskiwania
informacji papierowej.
22
WSKAZANIA
DLA PROJEKTANTÓW
PROCESÓW
Maksymalizacja elastyczności w miejscu
kontaktu z klientem poprzez:
1. zapewnianie wielu opcji dostępu,
2. zbieranie danych od klienta tylko
raz,
3. wspieranie
rozproszone
przetwarzanie transakcji,
4. umożliwianie elastycznej ad hoc
zmiany procesów.
23
ZAGADNIENIA
• Omówić na przykładzie wybraną wizję
zarządzania przedsiębiorstwem.
• W jaki sposób w dynamicznym środowisku
traktowana jest restrukturyzacja?
• W jaki sposób należy wprowadzić w
środowisku biurokratycznym aplikacje
obsługi procesów pracy?
• Czy obsługa procesów pracy wymaga innych
programów niż aplikacje „na biurko”?
• W jaki sposób można maksymalizować
wartość dodaną w procesie?
24
BIBLIOGRAFIA
• Grajewski P.: Organizacja procesowa. PWE
Warszawa 2007.
• Kobielus J.G.: Strategie – obsługa procesów
pracy, IDG Poland S.A. Warszawa 1998.
• Piotrowski M.: Notacja modelowania procesów
biznesowych. BTC Warszawa 2007.
• Rutkowska J.: Podejście procesowe a
technologia w metodologii ARIS i ADONIS. UW
Warszawa 2005.
• DIN 66001 – Sinnbilder und ihre Anwendung,