EDI ELEKTRONICZNA WYMIANA DANYCH
EDI ELEKTRONICZNA WYMIANA DANYCH
EDI Elektroniczna
Wymiana Dokumentów
Standardowa Wymiana
Dokumentów
Zastosowanie EDI
Definicja
•
EDI Elektroniczna Wymiana Dokumentów (Electronic Data
Interchange) to proces wymiany danych pomiędzy różnymi
organizacjami o znaczeniu krytycznym dla efektywnego
prowadzenia działalności, spełniającej następujące
założenia:
- przekaz danych jest realizowany w formie elektronicznej w
postaci dokumentów elektronicznych
- dane są zapisane według standardowego formatu,
określającego składnię, strukturę i zawartość
transmitowanych danych.
- dane są generowane w wprowadzane do systemu
komputerowego odbiorcy w sposób automatyczny, bez
interwencji człowieka.
Aby korzyści z wdrożenia EDI były maksymalne, należy
zadbać o właściwą integrację technologii EDI z istniejącą
wcześniej organizacją obsługującą przepływ dokumentów i
danych w firmie. Integracja polega na zapewnieniu
całkowitego wyeliminowania wpływu człowieka w przebieg
dokumentów
Podstawowe standardy
EDI
•
Standardy dokumentów EDI dostarczają opisu struktury
koniecznej do tego, aby system komputerowy był w stanie
odczytać, zrozumieć i przetwarzać dokumenty biznesowe.
W chwili obecnej dominującym międzynarodowym
standardem EDI jest UN/EDIFACT. Skrót UN/EDIFACT oznacza
United Nation Rules for Electronic Data Interechange of
Administration, Commerce and Transport czyli w dowolnym
tłumaczeniu zasady ONZ dla Elektronicznej Wymiany
Danych. Jak już sama nazwa wskazuje , jego stosowanie jest
rekomendowane przez ONZ, jest on powszechnie
stosowany w całej Europie i Azji. Dodatkowo w ramach tego
standardu istnieje wiele podstandartów, wprowadzonych po
to aby uprości proces wdrożenia EDI, w pewnych,
zawężonych obszarach. Jednym z tych podstawowych jest
EANCOM. Podręcznik wdrożenia EACOM zastał
przygotowany przez organizację EAN International.
Podręcznik ten dotyczy trzech obszarów działalności
biznesowej: handlu, transportu i finansów.
Podstawowe standardy EDI
cd
•
Zawężenie obszaru wdrożenia oraz przyjęcie
pewnych konwencji, pozwala na bardziej
precyzyjny i prostszy opis poszczególnych
dokumentów oraz całego procesu wdrożenia EDI.
W wydatnym stopniu zmniejsza to możliwość
pomyłek i nieporozumień.
Można wymienić kilka głownych Korzyści
wynikajacych z używania EDI:
- Oszczędność czasu i pieniędzy
- Redukcja błędów
- Optymalizacja zapasów
- Usprawnienie obiegu płatności
Oszczędność czasu i
pieniędzy
•
EDI jest technologią, która w naturalny sposób
oszczędza czas i pieniądze. Potrzeba
przetwarzania informacji przez człowieka jest
zredukowana do minimum, ponieważ procesy
translacji, konwersji i transportu danych są
automatycznie wykonywane przez komputer i
odpowiednie oprogramowanie. Wymiana
dokumentów w stosunku do metod klasycznych
jak poczta, jest nieporównywalnie szybsza, dzięki
czemu znacznie szybciej możemy się złożyć
zamówienie i otrzymać jego potwierdzenie.
Redukcja błedów
•
Elektroniczny transfer danych eliminuje
konieczność kopiowania danych z jednego
papierowego dokumentu na inny lub ręcznego
wprowadzania danych do aplikacji biznesowej. W
typowym zleceniu zakupu, człowiek przepisuje
informacje z formularza papierowego
przynajmniej jeden raz. Przy pomocy EDI
polepszona dokładność osiągana jest na kilka
różnych sposobów:
- Dane elektroniczne wyprowadzane są zazwyczaj
z bazy danych, gdzie zostały już poddane
uprzedniemu zatwierdzeniu (sprawdzeniu).
Faktur mimo, że ma inny
format w różnych firmach są
takie same.
Redukcja błedów cd.
•
- Dokumenty elektroniczne przesyłane są
precyzyjnie bez względu na ich rozmiar.
Jeżeli transmisja dużego dokumentu nie
okazuje się skuteczna, użytkownik może
natychmiast wywołać procedurę
retransmisji.
- Nawet jeżeli dokument elektroniczny
przetwarza wielu różnych uczestników, z
których każdy dodaje dane do istniejącego
dokumentu, i tak żaden nie ma możliwości
zmiany poprzednio wprowadzonej
informacji.
Optymalizacja zapasów
•
Szybka i sprawna wymiana dokumentów oraz
zerowe szanse popełnienia błędu pozwalają
realizować zamówienia o wiele szybciej. Specjalne
oprogramowanie nadzoruje i kontroluje stany
magazynow. Może ono wskazywać momenty, w
których należy zamówić dostawę danego artykułu
oraz samodzilnie generować stosowne
zamówienie. Ponieważ programy nie kierują się
intuicją, a używają zaawansowanych technik
analizy danych, dają gwarancję, że w magazynie
nigdy nie zabraknie żadnego z towarów i żaden
nie będzie zalegał w nadmiarze.
Usprawnienie obiegu
płatności
•
Skracanie czasu realizacji
zamówienia oraz przyspieszenie
obiegu dokumentacji handlowej
wpływa na szybki obieg płatności.
Jeżeli dodatkowo system jest
połączony z modułem bankowym –
faktury są automatycznie
akceptowane i po zatwierdzeniu
płatnośc jest realizowana
elektronicznie
Własne wdrażanie -
niebezpieczeństwa
•
Czas potrzebny na projektowanie i
programowanie narzędzi wchodzących w skład
systemu.
•
Budżet obejmujący tworzenie oprogramowania i
warstwy komunikacyjnej zgodnej ze
standardami EDI.
•
Koszty usuwania nieuniknionych błędów i
potencjalnych niezgodności programu
z pakietami używanymi przez kooperantów
firmy.
•
Straty w wyniku ujawnienia się nie wykrytych na
etapie testów błędów w programie.
Rozwiązania firm obecnych na
rynku - zalety
•
Niższe w stosunku do własnych rozwiązań, koszty
wdrożenia.
•
Wieloletnia obecność pakietów na rynku, poparta
doświadczeniem firm tworzących rozwiązania EDI.
•
Ryzyko zminimalizowane przez testy sprawności
w praktycznych zastosowaniach, którym
programy zostały poddane przez wielu
użytkowników.
•
Możliwości przyszłego rozwoju i serwisu,
połączonych z dostosowaniem programów do
obowiązujących standardów