Dokumentacja
księgowa banku
Dokumentacja
księgowa banku
Dowód księgowy
W praktyce księgowej używa się określeń dokument i dowód
księgowy. Dla rozróżnienia tych określeń w prezentowanym
opracowaniu przyjęto, że dokument księgowy potwierdza
zaistnienie zdarzenia gospodarczego, a dowód księgowy stanowi
podstawę księgowania operacji księgowych. W tym rozumieniu
pojęcie dowodu księgowego jest pojęciem szerszym. W ustawie o
rachunkowości oraz ustawie o podatku od towarów i usług używa
się określenia dokument księgowy.
Podstawą zapisu zdażeń gospodarczych na kontach księgowych
są dokumenty księgowe opisujące treść oraz rozmiary zdarzeń i
operacji gospodarczych. Dokumentym księgowym nazywamy
pisemne stwierdzenie określające fakt zaistnienia zdarzenia
gospodarczego, wstawione zgodnie z obowiązującymi przepisami.
Elementy dowodu księgowego
Prawidłowy dowód księgowy powinien stwierdzać fakt dokonania operacji
bankowej lub zdarzenia gospodarczego i powinien zawierać przynajmniej:
określenie nazwy lub rodzaju dowodu
numer identyfikacyjny dowodu
określanie wystawcy
datę wystawienia
przedmiot operacji
kwotę wyrażoną cyframi
stwierdzenie zakwalifikowania, wskazanie miejsca księgowania
ilościowe określenia
podpis i pieczęć
dodatkowe informacje
Klasyfikacja dowodów księgowych
W zależności od potrzeb i celu, któremu ma służyć podział dokumentów możemy przeprowadzać różne klasyfikacje
dokumentów. Dla potrzeb rachunkowości bankowej dokumenty dzieli się według następujących kryteriów:
1. Rodzaje operacji:
-dowody kasowe
-dowody pozakasowe
2. jednostki uprawnionej do wystawienia dowodu:
-dowody obce
-dowody własne
3. Sposobu ich powstania:
-dowody pierwotne
-dowody wtórne
4. sposoby dostarczania dokumentów do banku:
-dostarczane bezpośrednio
-drogą pocztową
-drogą telekomunikacyjną
5. formy dokumentu:
-papierowe
-na nośnikach magnetycznych
-elektroniczne
Zasady sporządzania dowodu
księgowego w banku
Dowód księgowy powinien być sporządzony w sposób staranny,
czytelny i trwały, a w wypadku stosowania formularzy bankowych
– przy użyciu właściwego formularza. Dowód winien byś
wystawiony pismem maszynowym, jako wydruk komputerowy,
ewentualnie pismem ręcznym przy użyciu atramentu lub
długopisu,
Podpisy na dowodach księgowych składa się odręcznie
atramentem lub długopisem w oryginale na wszystkich
egzemplarzach, a przy wystawaniu komputerowym winny być
oznaczone kodem osoby wystawiającej w sposób umożliwiający
jej identyfikacje,
Dane zaznaczone na dowodach nie mogą być zamazane
zaklejane, przerabiane, wyskrobane lub usuwane w inny sposób.
Zasady obiegu dowodów
księgowych w banku
Obiegiem dowodów księgowych nazywamy drogę dokumentu od jego
wystawienia w przypadku dowodu własnego lub od przyjęcia w
przypadku dowodu obcego do zatwierdzenia oraz czynności związane
z tzw.opracowanem, tj. sprawdzeniem, dekretacją, segregacją i
archiwiacja.
Banki powinny zapewnić prawidłowy obieg i kontrolę dowodów
księgowych, ustalając w szczególności:
Tryb i terminy wystawiania dowodów księgowych oraz osoby
uprawnione do ich podpisywania i zatwierdzania, a akże wzory
podpisów tych osoób.
Dowody księgowe, co do których nie ma obowiązku podpisywania ich
przez osoby do teo uprawnione
Komórki jednostki organizacyjnej banku uprawnione do
przyjmowania dowodów od klientów i kontrahentów,
Komórki jednostki organizacyjnej banku oraz osoby zobowiązane do
sprawdzania określonych dowodów księgowych pod względem
merytorycznym i formalnorachunkowym oraz uprawnione do
określania sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych,
Sposób oznaczania i kompletowania poszczególnych rodzajów
dowodów księgowych, pozwalający na ustalenie kompletności
dowodów podlegających księgowaniu w danym okrsie oraz
uniemożliwiający wielokrotne księgowanie tego samego dowodu
Tryb postępowania z dowodami księgowymi własnymi oraz obcymi
złożonymi w banku, które z różnych ppowodów ie będą mogły być
zrealizowane i zaksięgowane w banku
W bankach powinny być opracowane instrukcje obiegu dokumentów księgowych.
Sposób sporządzania, obiegu, kontroli i przechowywania oraz zabezpieczenia
dowodów księgowych wina określać instrukcja bankowa, opracowana na
podstawie przepisów ogólnie obowiązujących oraz wewnętrznych banku.
Instrukcja bankowa powinna uwzględniać istniejącą w danym banku strukturę
organizacyjną oraz powiązanie jednostek i komórek organizacyjnych.
Przy opracowywaniu należy kierować się następującymi zasadami:
Podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe, które
odpowiadają wymaganiom ustalonym postanowieniem ustawy o
rachunkowości.
Dowód księgowy powinien by sporządzony w języku polskim lub w języku
obcym, jeżeli dotyczy realizacji operacji gospodarczych z kontrahentem
zagranicznym w sposób jednoznaczny i zrozumiały. Jeżeli dowód księgowy
zawiera wartość operacji gospodarczo - finansowej wyłą
Kontrola dokumentów księgowych
Kontrola merytoryczna
Kontrola formalna
Kontrola rachunkowa
Kontrola merytoryczna
dowodów księgowych należy do zakresu czynności
jednostki organizacyjnej banku odpowiadającej za dany odcinek pracy i
polega na ustaleniu prawidłowości danych, celowości i zgodności z
przepisami operacji bankowych wyrażonych w dowodach. W szczególności
kontrola ta polega na:
Ustaleniu czy dane zdarzenie gospodarcze opisane w dowodzie
księgowym:
Miało miejsce w rzeczywistości,
Mieści się w granicach parametrów kosztów,
Znajduje uzasadnienie gospodarcze w chwili realizacji,
Jest zgodne z obowiązującymi cennikami, taryfami, stawkami, i
Opisaniu dowodu w sposób umożliwiający jego prawidłową kwalifikację
księgową,
Zatwierdzeniu dowodu do realizacji.
Kontrola formalna
polega na ustaleniu, czy dokument został wystawiony na
właściwym formularzu dokumentującym dane zdarzenie gospodarcze oraz
czy został wystawiony w sposób technicznie prawidłowy, to jest:
Zawiera wszystkie elementy prawidłlowego dowodu określone ustawą o
rachunkowości,
Został opatrzony odbitką stempla dziennego,
Jest kompletny, tj. czy zawiera odpowiednie załączniki oraz wypełnione pola.
Kontrola rachunkowa
należy do zakresu czynności komórki rachunkowości i
polega na zbadaniu poprawności działań arytmetycznych zawartych w
dokumencie księgowym oraz tego , czy dane liczbowe nie zawierają błędów
arytmetycznych.
Do zakresu kontroli formalnorachunkowej należy również kontrola
prawidłowości kwalifikacji wydatków i dochodów na właściwe konta.
Zasady korygowania błędów
Błędy w dowodach źródłowych zewnętrznych obcych i własnych
można skorygować jedynie przez wysłanie kontrahentowi
odpowiedniego dokumentu zawierającego sprostowanie, wraz ze
stosownym uzasadnieniem,
Błędy w dowodach wewnętrznych mogą być poprawiane przez
skreślenie błędnej treści lub kwoty, z utrzymaniem czytelności
skreślonych wyrażeń lub liczb, wpisanie treści poprawnej i daty
poprawki oraz założenia podpisu osoby do tego upważnionej, o ile
odrębne przepisy nie stanowią inaczej, nie można poprawiać
pojedynczych liter lub cyfr.
Korekty w dowodach przed
księgowaniem
Błędy w dowodach księgowych można poprawić poprzez skreślenie
niewłaściwie napisanego tekstu lb kwoty, skreślenia dokonuje się w
taki sposób, aby można było odczytać tekst lub kwotę pierwotną:
poprawki powinna być zaopatrzona w podpis osoby upoważnionej do
dokonania korekty, pieczątkę imienną i datę.
Niedopuszczalne jest dokonywanie zmian na obcych dowodach
księgowych, stwierdzone błędy na dowodach wystawionych przez
inne jednostki mogą być poprawione jedynie przez wystawienie i
wysłanie dowodu korygującego.
Dyspozycje klientów do roziczen finansowych nie mogą zawierać w
swej resci informacji poprawianych, kreślonych i przerabianych w
elementach kwotowych, numerach kont, datach oraz nazwie
odbiorcy.
Przechowywanie oraz zabezpieczenia
dowodów księgowych
1. Bank przestrzega zasad dotyczących przechowywania i ochrony danych określonych w
przepisach art. 71 przechowywanie i ochrona dokumentacji (zbiorów) ustawy i odrębnych
przepisach, z zastrzeżeniem ust. 2.
2. Bank przechowuje dowody księgowe w oryginalnej postaci przez okres wynikający z
przepisów art. 74 okresy przechowywania sprawozdań finansowych i innych
zbiorów ustawy.
3. Udostępnianie przez bank dokumentów osobom trzecim wymaga co najmniej:
1) zachowania przepisów dotyczących tajemnicy bankowej;
2) uzyskania zgody kierownika jednostki organizacyjnej banku na wgląd w dokumenty na
miejscu;
3) wydania pisemnej zgody prezesa zarządu banku lub osoby przez niego upoważnionej na
udostępnienie dokumentów poza miejscem prowadzenia ksiąg rachunkowych, pod
warunkiem pozostawienia potwierdzonych "za zgodność z oryginałem" fotokopii
dokumentów i protokołu zawierającego ich wykaz.
Podstawowe okresy przechowywania
dokumentów o rachunkowości:
1) zatwierdzone roczne sprawozdania finansowe - przechowywanie
trwałe,
2) księgi rachunkowe - 5 lat,
3) karty wynagrodzeń pracowników lub też ich odpowiedniki -
przez okres wymaganego dostępu do tych informacji, wynikający
z przepisów emerytalnych, rentowych i podatkowych, nie krócej
jednak niż 5 lat,
4) dowody księgowe dotyczące wpływów ze sprzedaży detalicznej
- do dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego za dany rok
obrotowy, nie krócej jednak niż do dnia rozliczenia osób, którym
powierzono składniki aktywów objęte sprzedażą detaliczną,
5) dowody księgowe dotyczące środków trwałych w budowie,
pożyczek, kredytów oraz umów handlowych, roszczeń dochodzonych
w postępowaniu cywilnym lub objętych postępowaniem karnym albo
podatkowym - przez 5 lat od początku roku następującego po roku
obrotowym, w którym operacje, transakcje i postępowanie zostały
ostatecznie zakończone, spłacone, rozliczone lub przedawnione,
6) dokumentacja przyjętego sposobu prowadzenia ksiąg
rachunkowych - przez okres nie krótszy niż 5 lat od upływu jej
ważności,
7) dokumenty dotyczące rękojmi i reklamacji - 1 rok po terminie
upływu rękojmi lub rozliczeniu reklamacji,
8) dokumenty inwentaryzacyjne - 5 lat,
9) pozostałe dowody księgowe i dokumenty - 5 lat.
Dokumentacja operacji
międzybankowych
Operacje międzybankowe polegają na realizacji przez banki dyspozycji klientowskich
polegających przede wszystkim na przekazywaniu środków pieniężnych do oddziału
innego banku krajowego lub zagranicznego, lub innego oddziału tego samego banku.
Fakt realizacji zlecenia klientowskiego zostaje udokumentowany przez wystawienie
dyspozycji klienta. Banki pomiędzy sobą odebrane od klientów dyspozycje mogą
przekazywać w formie papierowej lub elektronicznej. Od 1 lipca 2004 r. w krajowych
rozliczeniach międzybankowych funkcjonują tylko dokumenty elektroniczne. Składane
przez klintów banku zlecenia w formie papierowej powinny być przetworzone na
komunikaty elektroniczne i w tej formie przekazywane do innych banków.
Otrzymane przez bank zlecenia klientowskie od innego banku drogą elektroniczną są
podstawą do księgowania opisanych tam operacji gospodarczych w księgach
rachunkowych banku otrzymującego zlecenia. Systemy bankowe powinny umożliwiać
wydruk dokumentu papierowego z otrzymanech komunikatów w formie
elektronicznej.
W rozliczeniach międzybankowych dowodem księgowym
stanowiącym podstawę ewidencji operacji bankowej jest:
-dyspozycja wystawiona przez klienta banku
-dyspozycja własna banku
-inne dokumenty sporządzone w ustalonej formie i spełniające
warunki prawidłowe dowodu księgowego
Dokumentacja operacji
pozabankowych
Poza zleceniami klientowskimi w bankach funkcjonuje dokumentacja
dotycząca tak zwanej gospodarki własnej. W tym obszarze funkcjonują
powszechnie znane formularze dokumentów księgowych, np.:
-dotyczące obrotu środków trwałych
-pracy i płacy
-gospodarki magazynowej
-własnego obrotu kasowego
-dokumenty dotyczące obrotu materiałami i wyposażeniem.
Dokumenty dotyczące gospodarki własnej wraz z dokumentami
dotyczącymi operacji bankowych tworzą dokumentację księgową
banku.
KONIEC