Zasady dobrej organizacji
własnej pracy, jak
pracować żeby nie
zwariować
Zasady dobrej organizacji
własnej pracy, jak
pracować żeby nie
zwariować
Bycie zorganizowanym być może nie
zaoszczędzi ci czasu, ale pozwoli dobrze
wykorzystać ten, który masz, i oczekiwać
następnych
zadań
bez
dominującego
poczucia, że „to jakiś chaos”. Ważną częścią
bycia zorganizowanym jest porządek, ale
ważne jest również, żeby zaprowadzić swój
rodzaj porządku.
Organizacja pracy to system pewnych zasad, metod
i działań mających na celu zespolenie
przedmiotów pracy, środków pracy i wysiłku
człowieka(lub ludzi) wokół osiągnięcia w procesie
pracy zamierzonego celu. W projektowaniu i
usprawnianiu organizacji pracy należy uwzględniać:
cel pracy, tworzywo zaangażowane w danym
procesie pracy; rzeczowy lub intelektualny efekt
pracy; kolejność wykonywanych czynności, zabiegów
i ruchów oraz czasie ich trwania; miejsce i
warunki lokalne, w jakich wykonywana jest praca,
sprzęt, tj. maszyny i narzędzia zaangażowane
w procesie pracy; stosowane metody pracy;
wykonawcę i jego kwalifikacje.
1. Ustalanie celu. Formułowanie i analiza
osobistych celów.
2. Planowanie. Stworzenie planu oraz działań
alternatywnych dla wszystkich wykonywanych
czynności.
3. Podejmowanie decyzji. Podjęcie decyzji o
sposobie realizacji zadań.
4. Realizacja i organizacja. Harmonogram dnia i
organizacja kolejnych etapów pracy nad
wykonaniem powierzonych zadań .
5. Kontrola. Kontrolowanie siebie samego i
osiągniętych wyników (ewentualna korekta celu).
W zarządzaniu czasem
podstawę stanowi pięć zasad:
Cel – zamierzony
Proces ustalania celu obejmuje 3 fazy:
1 faza: określenie celu: czego chcę?
2 faza: analiza sytuacji: co potrafię, a czego
potrzebuję?
3 faza: formułowanie celu: od czego
(konkretnie!) rozpocznę? Jakie zadania
wykonam?
CEL
Cele, w zależności od terminu ich realizacji
możemy podzielić na:
bieżące, których realizacja zajmie od kilku
dni do maksymalnie 3 miesięcy
krótkoterminowe, których realizacja
zajmie od 3 miesięcy do roku
średnioterminowe, których realizacja
zajmie od roku do 3 lat (warto te cele dzielić
na cele krótkoterminowe
długoterminowe, których realizacja
zajmie od 3 do 5 lat, cele życiowe, te
również warto dzielić na mniejsze części.
S - specific and clear (specyficzny i
konkretny)
M - measurable (mierzalny)
A - achievable (osiągalny)
R - relevant (zgodny ze mną, odpowiedni
dla mnie)
T - time bound (określone w czasie)
CELE powinny być formułowane
według reguły SMART:
Planowanie to cecha osoby czynnej. Jeśli
wiesz z wyprzedzeniem co zrobisz i kiedy to
masz dużą szansę że nic ci nie umknie.
Planowanie z wyprzedzeniem może
oznaczać cokolwiek, od zaplanowania na
przyszłość pojedynczego zadania po
postanowienie, jak koordynować i
rozplanować cały szereg współzależnych
czynności, które możemy nazwać
„projektem”.
PLANOWANIE
Czego pragniesz ? – pomyśl o swoich celach
i umiejętności rozpoznania osiągniętego
sukcesu.
Jak to osiągniesz ? – tu zastanawiasz się nad
procedurą, którą zastosujesz w celu
osiągnięcia celów oraz stworzenia planów.
Co może się nie powieść ? – bardzo ważne
jest żeby oszacować ryzyko i przemyśleć
problemy , które mogą się pojawić, oraz
znaleźć środki zaradcze.
Jeśli chcesz planować z
wyprzedzeniem, musisz
rozważyć trzy kluczowe
kwestie:
Czas wskaże, do kiedy chcesz osiągnąć te
rzeczy, a tym samym – kiedy je zrobisz.
Zadania to czynności, które musisz
wykonać, żeby osiągnąć cele.
Zasoby ludzkie, materiały, sprzęt, dobra i
pieniądze, których potrzebujesz, żeby
wykonać zadanie.
Nasze plany powinny zawierać
trzy aspekty:
plan wytycza tor, po którym się poruszasz
plan pomaga określić priorytety
plan oszczędza czas
plan redukuje stres
Powody, dla których warto planować:
Definiowanie zadań jako rezultatów – zapisywanie czynności tak, jakby zostały już
zrealizowane. Takie zapisywanie motywuje do działania.
Lista zadań na kolejny dzień – warto ja przygotować, aby orientować się, co mamy
do zrobienia.
Analiza liczby zadań i czasu ich trwania.
Konsekwencja – warto być konsekwentnym i regularnie sprawdzać postęp realizacji
naszych działań.
Wyrównywanie straty czasu – jeśli nie udało Ci się zakończyć jakiegoś zadania,
zacznij od niego jutro, rozpocznij pracę wcześniej lub zostań dłużej, uważaj jednak aby
rozkładać czas równomiernie.
Realność – należy wyznaczać realne cele, nie planować zbyt wielu zadań, jeśli ich
wykonanie jest nierealne. Nierealizowanie części zadań ze zbyt długiej listy skutkuje
obniżeniem poczucia własnej wartości.
Elastyczność – pamiętaj, że to nie ty jesteś dla rozkładu czasu, tylko on ma służyć
Tobie.
Terminy – wyznaczanie deadlinów pomaga w utrzymaniu dyscypliny i unikaniu
opóźnień.
Czas na planowanie – konieczne jest wyznaczanie czasu na planowanie i twórcze
myślenie.
Sprawdzanie realizacji planów – powoduje wzrost motywacji do realizowania zadań.
Dobre praktyki w planowaniu :
Priorytety odnoszą się do rzeczy ważnych. Aby
uzyskiwać dobre rezultaty należy spędzać więcej czasu
nad ważnymi zadaniami. Niestety większość z nas
wciąż reaguje nie na ważność, ale na pilność spraw.
Ważne rzeczy to takie, które przyczyniają się
bezpośrednio do naszych celów, mają dużą wartość ze
względu na cel.
Pilne rzeczy mogą mieć tylko krótkotrwałe
konsekwencje. Muszą być wykonywane od ręki, nie
mogą czekać. Mogą, ale nie muszą nawiązywać do
naszych celów, mogą bezpośrednio się do nich
przyczyniać, ale z reguły tak nie jest…
W planowaniu bardzo istotne są
priorytety.
Zadania A
planować strategicznie i
wyznaczać terminy
Zadania B
Wykonywać
natychmiast
osobiście
Zadania D
Kosz na śmieci !
Zadania C
Redukować, delegować
Matryca Eisenhowera
Zadania A – ważne, ale niepilne.
To miejsce,
w którym planujemy, zajmujemy się
własnym rozwojem, kreatywnie rozwiązujemy
problemy, czytamy, uczymy się, poświęcamy czas
samemu sobie, relaksujemy się a także spędzamy
czas z ludźmi. Budujemy własną misję, rozwój,
doskonalimy się i planujemy długoterminowo.
Zadania B – pilne i ważne.
Są to głównie
zadania o ważnym dla Ciebie znaczeniu
strategicznym oraz te, które są widoczne ze
względu na ich pilność. Są tu więc: „sprawy nie
cierpiące zwłoki”, konieczne do wykonania
w jak najkrótszym terminie.
Zadania C – nieważne, ale pilne.
To
zadania podobne do zadań A, ale te nie wnoszą
żadnych ważnych treści do naszej misji, żadnych
wartości, ani nie przyczynią się do realizowania
naszych celów.
Zadania D – nieważne i niepilne.
Tutaj
znajdują się czynności zwane „pożeraczami
czasu”. Niektórzy z nas wykonują je tylko
czasami, niektórzy oddaja się im bez reszty,
zastanawiając się później gdzie uciekł im czas. Są
to
głównie
rozrywki
dostarczające
natychmiastowych nagród lub pozwalają na
kontynuowanie życia przyszłością.
Podjęcie decyzji o sposobie
realizacji zadań.
W tym miejscu, po wyznaczeniu
celów jakie chcemy realizować i
planowaniu,
podejmujemy
decyzję
w
jaki
sposób
zrealizujemy
zadania
które
pozwolą nam osiągnąć cel.
PODEJMOWANIE DECYZJI
Reguły dotyczące początku dnia:
1. Rozpocznij dzień z pozytywnym
nastawieniem.
2. Zjedz dobre śniadanie i bez pośpiechu do
biura/na uczelnię.
3. Rozpoczynaj pracę/naukę możliwie o stałej
porze.
4. Sprawdzaj plan dnia.
5. Najważniejsze zadanie dnia wykonaj na
początku.
6. Skomplikowane i ważne rzeczy realizuj rano.
REALIZACJA I
ORGANIZACJA
Reguły dotyczące przebiegu dnia:
1. Dobrze przygotuj się do pracy: PLANUJ.
2. Wpływaj na wyznaczanie terminów (jeśli nie pasują do Twojego
planu dnia w miarę możliwości spróbuj wpłynąć na przebieg ustaleń).
3. Unikaj nieplanowanych działań.
4. Rób przerwy we właściwym czasie, zachowaj odpowiednie tempo pracy
(traktuj przerwy nie jako straty czasu lecz jako możliwość odpoczynku i
zregenerowania utraconej energii). Aby przerwa przyniosła oczekiwany
odpoczynek powinna nastąpić jeszcze w okresie wysokiej wydajności,
zanim zdolność koncentracji spadnie do zera => po każdej godzinie
pracy, 5 – 10 minut przerwy.
5. Seryjne załatwiaj niewielkie zadania o podobnym charakterze
(czynności rutynowe i tzw. drobiazgi seryjne warto załatwiać grupując
zadania jednego rodzaju w bloki). Na natychmiastowe lub pojedyncze
załatwianie krótkich telefonów, listów, sprawozdań i przekazywanie
informacji traci się mnóstwo czasu.
6. Kończ rozpoczęte prace. Unikaj „przeskakiwania od zadania do
zadania”.
7. Wprowadź cichą godzinę (czas bez zakłóceń).
8. Kontroluj czas i plany.
Naturalny rytm dnia – krzywa
wydajności
Sprawność psychofizyczna każdego
człowieka podlega określonym wahaniom
zgodnym z jego rytmem dobowym.
Wyróżniamy dwa typy osób:
Ludzi o wczesnym rytmie – „skowronki”, dla
których korzystniejsze jest wczesne
zaczynianie dnia i relatywnie wczesne
kończenie zajęć
Ludzi o późnym rytmie – „sowy”, którzy
wola późno chodzić spać i ociągają się z
porannym wstawaniem, lepiej im jest
pracować wieczorem,
Przeszkodą w efektywnym planowaniu działań
jest przerywanie naszej pracy z różnych
przyczyn. Takie przerwy, nawet, jeśli są krótkie,
wymagają od nas czasu, aby wrócić do pełnego
skupienia i kontynuowania pracy. Z krzywej
pokazującej skalę zakłóceń w zależności od
pory dnia można wyczytać, że zadania opłaca
się wykonywać, zanim inni będą w stanie
najwyższej aktywności. Warto więc pracować
antycyklicznie, czyli w pierwszej kolejności
realizować zadania najważniejsze, a w czasie
największych zakłóceń, planować zadania
najmniej ważne oraz zaplanować rezerwę na
czas zakłóceń.
Najczęściej od pracy odrywają nas:
Telefony
Nieprzewidziane wizyty
Rozmowy z innymi
Awarie sprzętu
Nagłe i niespodziewane wydarzenia
My sami (kiedy „na chwilkę” wchodzimy do
Internetu, nie robimy przerw w pracy)
Ostatnią funkcją znajdującą się w zewnętrznym kole
„kręgu reguł” zarządzania czasem jest kontrola, czyli
porównanie stanu POWINNO BYĆ z JAK JEST.
Kontrola, jako element kręgu reguł zarządzania czasem
obejmuje trzy zadania:
1. określenie stanu obecnego (JEST) co zostało osiągnięte
do momentu przeprowadzenia kontroli?
2. porównanie stanu zamierzonego (POWINNO BYĆ) z
obecnym jakie odstępstwa mają miejsce?
3. wprowadzenie poprawek w przypadku stwierdzenia
odstępstw
KONTROLA