Instrukcja kancelaryjna
wykaz akt
Instrukcja kancelaryjna
wykaz akt
Instrukcja kancelaryjna
• Instrukcja kancelaryjna – przepisy
normujące zasady i tryb wykonywania
czynności kancelaryjnych oraz
postępowania z aktami do momentu
przekazania ich do archiwum
• Cel tworzenia instrukcji kancelaryjnej
• Jednostki zobowiązane do posiadania
instrukcji kancelaryjnej
Instrukcja kancelaryjna
• Instrukcja kancelaryjna określa:
– System kancelaryjny
– Obieg akt (elektroniczny i klasyczny)
– Zasady przyjmowania i przesyłania pism
– Odbiór i wysyłanie korespondencji
– Rejestrowanie pism lub spraw
– Formy załatwiania spraw
– Podpisywanie pism
– Terminy załatwiania spraw
– Tryb przekazywania dokumentacji do archiwum
System kancelaryjny
System kancelaryjny
dziennikowy
bezdziennikowy
bezrejestrowy
rejestrowy
Znak sprawy
• Znak sprawy - cecha rozpoznawczą
całości akt danej sprawy
• Znak sprawy zawiera następujące
elementy:
– oznaczenie komórki organizacyjnej;
– symbol klasyfikacyjny z wykazu akt;
– kolejny numer sprawy, wynikający ze spisu
spraw;
– cztery (dwie) cyfry roku kalendarzowego, w
którym sprawa się rozpoczęła.
Wykaz akt
• Wykaz akt II spis teczek
• Wykaz akt – wykaz haseł rzeczowych
oznaczonych symbolami klasyfikacyjnymi,
kwalifikacją archiwalną, a wyrażający
rzeczową klasyfikację akt twórcy zespołu
• Rodzaje wykazów akt
– Alfabetyczno-rzeczowy
– Strukturalny
– Jednolity rzeczowy
• Strukturalny wykaz akt
Jednolity dziesiętny rzeczowy wykaz
akt
• 10 grup zasadniczych (klasy 1.
rzędu)
• Klasy 2. rzędu: 00-99
• Klasy 3. rzędu: 000-999
• Akta typowe
– 0 – Zarządzanie
– 1 – Kadry
– 2 – Środki rzeczowe
– 3 – Ekonomika
Jednolity dziesiętny rzeczowy wykaz
akt
0
– zarządzanie
1
– kadry
2
– środki rzeczowe
3
– ekonomika
4
– inwestycje
5
– technika
6
– jakość
7
– dokumentacja produkcyjna
8
– marketing
Jednolity dziesiętny rzeczowy wykaz
akt
0
– zarządzanie
00
– organy kolegialne
01
– organizacja i metody pracy
02
– akty normatywne, obsługa prawna
03
– planowanie, sprawozdawczość,
zestawienia statystyczne
04
– systemy informacyjne i
informatyczne
Jednolity dziesiętny rzeczowy wykaz
akt
0
– zarządzanie
01
– organizacja i metody pracy
010
– dokumenty statutowo-prawne
011
– Organizacja własnej jednostki
012
– Organizacja prac kancelaryjnych. Archiwum
zakładowe
0120
– przepisy kancelaryjne i archiwalne
0121
– środki ewidencji i kontroli obiegu akt
0122
– formularze
0123
– wzory odciskowe pieczęci i stempli
02
– akty normatywne, obsługa prawna
020
– przepisy wewnętrzne
