Zasady rozliczania podróży
służbowych
Zasady rozliczania podróży
służbowych
Podstawowe pojęcia:
Podróż służbowa
to wykonywanie zadania
w terminie i miejscu określonym przez
pracodawcę
w
poleceniu
wyjazdu
służbowego.
Podróż służbowa odbywana poza granicami
kraju
to wykonywanie zadania w terminie
i państwie określonym przez pracodawcę.
Przywileje podróży służbowej
Diety
Zwrot kosztów przejazdów, noclegów i
dojazdów i innych
Zasady rozliczania podróży krajowej
Dieta (23zł)
Gdy podróż trwa
krócej niż 8 godzin,
nie przysługuje
Od 8 do 12 godzin
przysługuje połowa
diety
Ponad 12 godzin, lecz nie dłużej niż 24 – w pełnej
wysokości
Każda kolejna pełna doba, to dieta w pełnej
wysokości, a do ośmiu godzin jedynie połowa
Koszty przejazdów i dojazdów:
Środek transportu określa pracodawca
Ryczałt lub dokumentacje
Koszty noclegów
Faktura VAT
Ryczałt równy 150% diety
Zasady rozliczania podróży zagranicznej
Dieta
(jej wysokość zależy od państwa
recepcyjnego)
Za pełną dobę w pełnej wysokości
Za niepełną dobę
do 8 godzin –
1/3
od 8 do 12 – ½
Gdy bezpłatne całodzienne wyżywienie to
25% diety (wg powyższych zasad)
Gdy częściowe wyżywienie to część diety
Koszty przejazdów i dojazdów
Zwrot obejmuje cenę biletu
Dojazd z i do dworca lub portu – ryczałt
Przejazdy środkami komunikacji miejskiej –
ryczałt równy 10% diety
Samochód pracownika –
•
wyliczenie wg zasad
•
stosowanych dla
•
podróży krajowej
Koszty noclegów
Rachunek hotelowy
(limit)
Ryczałt równy 25%
limitu
Koszty inne
W przypadku choroby
zwrot
udokumentowanych
kosztów leczenia oraz
lekarstw
Zasady rozliczania wyjazdów
właścicieli przedsiębiorstw
Wyjazd właściciela nie jest traktowany jako
podróż służbowa!
Wydatki muszą być poniesione w celu
osiągnięcia przychodów.
Wydatki na wyżywienie
•
Są kosztem uzyskania przychodów,
•
ale jedynie do wysokości diet
•
przysługujących pracownikom
Wydatki z tytułu używania samochodu
Samochód właściciela przeznaczony na potrzeby
działalności = wpis do ewidencji środków trwałych
Używanie prywatnego samochodu osobowego =
ewidencja przebiegu pojazdu
Ryczałty samochodowe
Umowa cywilno-prawna między pracownikiem a
pracodawcą
Stawki za 1km przebiegu:
Samochód osobowy o pojemności
skokowej
do 900 cm3
0,5214 zł
> 900 cm3
0,8358 zł
Motocykl
0,2302 zł
Motorower
0,1382 zł
Okres obowiązywania:
od 14 listopada 2007 r
.
Przejazdy lokalne
Miesięczny limit przebiegu kilometrów
(ustalany przez pracodawcę dla każdego pracownika
oddzielnie)
Pracownik jest zobowiązany prowadzić
ewidencję przebiegu pojazdu.
Mieszkańcy
do 100 tys.
100 – 500
tys.
powyżej
500 tys.
Limit
300 km
500 km
700 km
Dokumentacja kosztów podróży
służbowej
Polecenie wyjazdu służbowego
Faktury VAT
Rachunki
Bilety za przejazdy
Ewidencja przebiegu pojazdu
Księgowy dowód zastępczy
Zlecenie wypłaty
Potwierdzenie pobytu
Rozliczenie delegacji
Rozliczenie
w ustalonym
terminie
(7 albo 14 dni)
Przykład
Delegacja zagraniczna do Sztokholmu
•
Podróż Częstochowa – Warszawa – Częstochowa, pociąg, 13.07 (g. 7:03),
16.07 (g. 19:23)
•
Podróż Warszawa – Sztokholm – Warszawa, samolot, 13.07 (g. 11:50) –
16.07 (g. 15:20)
Koszty podróży krajowej:
Przejazdy (bilety PKP)
116,60 zł
Diety (łącznie jedna)
23,00 zł
Inne wydatki (taxi + oświadczenie)
64,00 zł RAZEM: 203,60 zł
Koszty podróży za granicą:
Bilet lotniczy (zakup w Polsce)
1300,00 zł
Diety (3 + 1/3)
3 x 351 SEK + 117 SEK = 1170,00 SEK
Noclegi wg rachunków
2640,00 SEK
Ryczałt za dojazd do i z portu lot. (1 dieta) 351,00 SEK
Ryczałt - komunikacja miejska
4 x 35,10 = 140,40 SEK
Inne wydatki wg rachunków (zdjęcia hotelu) 49,00 SEK RAZEM: 4350,40 SEK
Podsumowanie: 1503,60 zł oraz 4350,40 SEK