Organizacja i zarządzanie
w administracji publicznej
dr Monika Ziniewicz
Katedra Prawa Administracyjnego Materialnego i Nauki o Administracji
WPIA UWM w Olsztynie
tel. 600 128 133
Organizacja i zarządzanie
w administracji publicznej
dr Monika Ziniewicz
Katedra Prawa Administracyjnego Materialnego i Nauki o Administracji
WPIA UWM w Olsztynie
tel. 600 128 133
Literatura:
Władek Zbigniew, Organizacja i zarządzanie w administracji
publicznej, Difin, Warszawa 2013
Stych Marek, Organizacja administracji publicznej, Częstochowa
2012
Dobkowski Jarosław, Organizacja i funkcjonowanie administracji
publicznej, Olsztyn 2004
Organizacja i zarządzanie w
administracji publicznej
15 godzin wykładu
1. Organizacja-informacje podstawowe
Pojęcie i istota organizacji.
Podstawa działań celowych
Funkcje organizacji
Struktura organizacyjna
Organizacja administracji publicznej.
Organizacja i zarządzanie w administracji
publicznej
15 godzin wykładu
2. Organizacja państwa – RP
Prawo jako fundament organizacji i
funkcjonowania państwa
Władza ustawodawcza
Władza wykonawcza
Władza sądownicza
Samorząd terytorialny
Organy kontroli państwowej i ochrony prawa
Narodowy Bank Polski
Organizacja i zarządzanie w administracji
publicznej
15 godzin wykładu
3. Organizacja administracji rządowej
Prezes Rady Ministrów
Organizacja służby cywilnej
Rada Ministrów
Jednostki organizacyjne podległe ministrom
lub przez nich nadzorowane
Organizacja ministerstwa
Organizacja Skarbu Państwa
Organizacja administracji rządowej w terenie.
Organizacja i zarządzanie w administracji
publicznej
15 godzin wykładu
4. Organizacja administracji samorządowej
Samorząd gminy
Samorząd powiatowy
Samorząd wojewódzki
Gminne, powiatowe i wojewódzkie
jednostki budżetowe
Samorządowe zakłady budżetowe
Samorządowe osoby prawne
Organizacja i zarządzanie w administracji
publicznej
15 godzin wykładu
5. Zarządzanie. Informacje podstawowe
Funkcje zarządzania
Zarządzanie w administracji publicznej
Zasady zarządzania w administracji publicznej
Etyka w administracji publicznej
Zarządzanie zasobami ludzkimi w
administracji publicznej
Zarządzanie mieniem w administracji
publicznej
Organizacja-informacje
podstawowe
Pojęcie i istota organizacji.
Podstawa działań celowych
Funkcje organizacji
Struktura organizacyjna
Organizacja administracji publicznej.
Organizacja
perspektywa etymologiczna
gr. organon - narzędzie
łc. organum – narząd, część organizmu
gr. organizo, łc. organizatio – podporządkowanie całości,
tworzenie uporządkowanych harmonijnych całości.
perspektywa definicyjna
prakseologiczna, cybernetyczna, systemowa, dynamiczna,
socjologiczna, statyczna
Organizacja
Termin organizacja zwykle ujmowany jest w
poniższych znaczeniach:
rzeczowym
atrybutowym
czynnościowym.
Organizacja - znaczenie rzeczowe
W znaczeniu rzeczowym organizacja odnosi się
do obiektu zorganizowanego takiego jak
instytucje, przedsiębiorstwa.
W tym znaczeniu jest rozumiana jako swoista
rzecz zorganizowana, np. organizacja społeczna,
klub sportowy, spółdzielnia, urząd
administracyjny.
Organizacja – znaczenie atrybutowe
W znaczeniu atrybutowym organizacja jest
odnoszona do cechy właściwości przymiotu, atrybutu,
określonego zdarzenia, działania czy zjawiska.
Zawiera w sobie cechę opisanego zjawiska.
W tym znaczenia termin organizacja jest używany w
znaczeniu ocennym, charakteryzującym dane
zjawisko, np. sprawna organizacja obiegu
dokumentów, organizacja polityczna, organizacja
przestępcza.
Organizacja – znaczenie
czynnościowe
W znaczeniu czynnościowym pojęcie to należy
rozumieć w perspektywie zorganizowanego
sposobu działania, czyli zespołu czynności, np.
organizacji kampanii wyborczej, organizacja
fundacji, organizacja szkół wyższych.
Organizacja – podstawa działań
celowych
Mamy tu na myśli:
cykl działania zorganizowanego (działaj w sposób zorganizowany)
instytucję (cechy charakterystyczne instytucji obejmują
1.
zespół ludzi powołanych do realizacji określonych celów,
2.
tzw. aparatura (odpowiednie środki rzeczowe do osiągnięcia tych celów),
3.
zorganizowany charakter instytucji powodujący, że elementy, składowe
w postaci ludzi i aparatury współprzyczyniają się do powodzenia
realizacji celów,
4.
określony sposób i stopień formalizacji instytucji, wyrażający się w
postaci zasad, zwyczajów lub norm związanych z organizacją i
funkcjonowaniem instytucji,
sprawność działania - jej kryteria to:
1.
Skuteczność działania,
2.
Ekonomiczność działania,
3.
Korzystność działania.
Funkcje organizacji:
Wyróżniamy następujące funkcje:
Funkcja podstawowa,
Marketing,
Zaopatrzenie,
Badania i rozwój,
Public relations.
Organizacja – funkcja podstawowa
Funkcja podstawowa dobrej organizacji wypływa z systemu
produkcyjnego Toyoty. Jego konstytutywnymi elementami jest kanban i
jidoka.
Kanban to innowacja produkcyjna znana pod angielskim terminem JIT – just-in-
time, czyli w porę, wtedy, kiedy trzeba.
Dobra organizacja polega na tym, aby wyeliminować wszelkie zapasy z procesu
produkcyjnego i dążyć do maksy maksymalnego skrócenia czasu realizacji
zamówień klientów. Miejsce zapasów Toyota wprowadziła system operający się
na łączności i koordynacji pomiędzy kolejnymi etapami procesu produkcyjnego,
w taki sposób, że etap wcześniejszy jest informowany (za pomocą kart kanban)
just in time kiedy musi dostarczyć swoje półfabrykaty do etapu kolejnego.
Jidoka to idea, która polega na tym, iż każdy pracownik może zatrzymać taśmę,
kiedy zauważy jakiekolwiek nieprawidłowości i uruchomić dopiero gdy problem
będzie rozwiązany,
lub maszyny mają być przystosowane do zatrzymania w przypadku
wychwycenia nieprawidłowości i uruchomienia tylko wówczas gdy problem
zostanie wyeliminowany.
Funkcja podstawowa organizacji a
dobra administracja publiczna
Dobra organizacja oparta na idei kanban i jidoka
ma wpływ na osiągnięcie dobrej sprawnej
administracji publicznej, zabezpieczającej interes
publiczny oraz interes prywatny. Takiej w której
nie ma bezczynności organów administracji
publicznej, nie ma konfliktu kompetencyjnego
organów, istnieje terminowość w rozpatrywaniu
spraw administracyjnych, nie ma marnotrawstwa
finansowego i materialnego, jest dobrze
wyszkolony personel urzędniczy.
Organizacja – funkcja marketingu
Według Angielskiego Instytutu Marketingu (the Chartered Institude of
Marketing) jest to działanie kierownicze, którego celem jest
identyfikowanie, , antycypowanie, zaspokajanie klientów, w sposób,
który przynosi zysk.
Dobry marketing opiera się na następujących przekonaniach:
1.
Jeżeli organizacja nie ma klientów, to majątek organizacji jest bardzo
mały,
2.
Od zdolności zadowolenia klientów, zależy przeżycie organizacji,
3.
Klientów przyciągają obietnice, natomiast zatrzymuje je zadowolenie
klienta,
4.
Marketing może składać obietnice, natomiast zadowolenie klienta jest
uzależnione od całej organizacji,
5.
Marketing powinien kontrolować organizację i wpływać na jej inne
funkcje i działy.
Przykład: organizacja uczelni wyższych, organizacja banków, szpitali
Organizacja – funkcja zaopatrzenia
Zaopatrzenie jest funkcją organizacji, której zadaniem jest
zagwarantowanie, że materiały i usługi będą dostarczone:
1.
we właściwy sposób,
2.
we właściwe miejsce,
3.
wtedy kiedy będą potrzebne,
4.
o właściwej jakości,
5.
we właściwej ilości,
6.
we właściwym czasie,
7.
we właściwej cenie,
8.
z właściwego źródła.
Kierownictwo nie powinno zysków upatrywać się tylko po stronie
sprzedaży, ale również po stronie zakupów.
W administracji publicznej należy wzmacniać pozycję działów
zaopatrzenia (logistyki), jego profesjonalizacji, co będzie skutkowało
korzyściami.
Organizacja – badania i rozwój
Prace i działy badawczo-rozwojowe stanowią
siłę napędową zmian.
W przypadku niektórych organizacji np. w
technologii elektronicznej, chemicznej,
farmaceutycznej przesadzają o jej
powodzeniu.
Organizacje, które są zależne od prac
nadawczo-rozwojowych powinny zwrócić
uwagę na właściwe ich finansowanie, np.
uczelnie.
Organizacja – public relations
W historycznym ujęciu przy sprawowaniu władzy:
uroczystości wykorzystywane przez władców do
zaprezentowania się, propaganda partii politycznych,
obserwacja zachowań konkurentów, propagowanie religii i
polityki.
Nowoczesny public relations zapoczątkował Ivy Ledbetter
Lee (1877-1934) USA , który uznał, iż społeczeństwo trzeba
informować i należy mówić prawdę o działaniach
organizacji.
Wykładowca z USA Edward L. Bernays (1891-1995) dodał,
iż społeczeństwu należy również przekazywać poglądy i
przekonania, co jest celem uzyskanie wpływu na
nastawienie opinii publicznej.
Public relations to nauka i sztuka osiągania harmonii z
otoczeniem poprzez wzajemne porozumienie, oparte na
prawdziwej pełnej informacji.
Definicja wg Międzynarodowego Stowarzyszenia Public
Relations „jest to ciągłe, planowane zarządzenie, dzięki
któremu organizacja pozyskuje i podtrzymuje
zrozumienie, sympatię i poparcie tych, którymi jest
zainteresowana obecnie lub może być zainteresowana
w przyszłości (przez badanie ich opinii o organizacji w
celu maksymalnego dostosowania do nich swoich celów
i swojej działalności), aby (przez planowe, szerokie
rozpowszechnienie informacji) osiągnąć lepszą
współpracę ze społeczeństwem oraz skutecznie
realizować swoje interesy.
Organizacja – public relations
Obszar działań public relations:
1.
Upublicznienie, kontakt z mediami,
2.
Tworzenie tożsamości przedsiębiorstwa,
3.
Zarządzanie sytuacją kryzysową,
4.
Kontakty ze społecznością lokalną
5.
Komunikacja wewnętrzna.
Cele public relations:
Strategiczny: kształtowanie pożądanego wizerunku organizacji, opinii,
reputacji, wzbudzanie zaufania do strategii i przyjętej polityki,
Operacyjny: dostarczenie rzetelnych wiadomości o organizacji,
śledzenie opinii publicznej, badanie stopnia akceptowania
organizacji przez społeczeństwo,
Subcele: konkretne zadania, których treść wynika z określonej sytuacji
organizacji (zaprezentowanie się organizacji jako stabilnej,
wywołanie u pracowników poczucia lojalności)
Organizacja – public relations
Podstawowa metoda : komunikowanie (werbalne,
niewerbalne, język ciała, sceneria, kolor obraz,
bezpośrednio, osobiście, pośrednio, dwustopniowo)
Techniki: oddziaływanie poprzez słowo (ulotki,
broszury, czasopisma, albumy, plakaty, artykuły
prasowe), obraz (filmy, tablice ogłoszeń), imprezy
informacyjne (konferencje prasowe, drzwi otwarte),
sponsorowanie sportu, kultury, udział w akcjach
charytatywnych, działania na rzecz społeczności
lokalnej.
Organizacja – public relations
Struktura organizacyjna
Struktura organizacyjna to szczegółowo opisana organizacja.
Można ją rozpatrywać z aspektu statycznego oraz
dynamicznego.
Struktura statyczna to:
1.
Rozmieszczenie ludzi i środków,
2.
Podział pracy,
3.
Struktura decyzyjna,
4.
Mechanizmy koordynacyjne,
5.
Zadania,
6.
Kompetencje i odpowiedzialność,
7.
Generalna polityka i reguła jej realizacji.
Struktura dynamiczna to:
Procesy pracy, przebiegi informacyjne od wejścia przez
transformację do wyjścia, programy i plany.
Elementy konstrukcyjne struktury
organizacyjnej
Elementami struktury organizacyjnej są :
stanowisko pracy,
komórka organizacyjna,
jednostka organizacyjna
Elementy konstrukcyjne struktury
organizacyjnej
Stanowisko pracy jest podstawowym fundamentem, na podstawie
którego buduje się komórki organizacyjne, jednostki i całą
organizację.
Elementy konstrukcyjne struktury
organizacyjnej – stanowisko pracy
Elementy konstrukcyjne struktury
organizacyjnej – stanowisko pracy
Komórka organizacyjna jest najmniejszą jednostka
organizacyjna.
To najmniejszy element organizacji formalnej.
Nie ma odrębnego bytu organizacyjnego, ponieważ
żyje w jednostce organizacyjnej, do której należy.
Przydzielony jest jej pewien zakres funkcji w ramach
jednostki organizacyjnej, w skład której wchodzi.
Składa się z kierownika i podporządkowanych mu
członków zespołu.
Elementy konstrukcyjne struktury
organizacyjnej – komórka organizacyjna
Jednostka organizacyjna to zbiór komórek
organizacyjnych, którymi kieruje jeden
zwierzchnik.
Elementy konstrukcyjne struktury
organizacyjnej – jednostka organizacyjna
Elementy konstrukcyjne struktury
organizacyjnej
Fazy tworzenia struktury
organizacyjnej
Budowa struktury organizacyjnej powinna
opierać się o podstawową metodologię
organizatorską, która wyznacza cykl
działania zorganizowanego:
1.
Cel i przedmiot działania.
2.
Zasady projektowania stanowisk pracy.
3.
Kryteria łącznia stanowisk.
4.
Formalizacja.
5.
Typizacja struktur organizacyjnych.
Etap określający cel i przedmiot działania. Identyfikuje funkcje,
czynności, rzeczywiste cele i ich konkretyzację.
Każdą strukturę tworzy się po to aby spełniała:
Funkcje podstawowe, które obejmują czynności bezpośrednio
realizujące końcowy cel zewnętrzny instytucji,
Funkcje regulacyjne, które obejmują planowanie, gospodarkę
zasobami publicznymi, organizowanie, kontrolowanie,
Funkcje pomocnicze, które wspomagają pozostałe funkcje
(logistyka, utrzymywanie porządku, łączności).
Funkcje powinny być dzielone w ramach dalszego podziału organizacji.
Stopień szczegółowości konkretyzacji funkcji powinien być taki, aby
można było zaprojektować stanowisko pracy ?(podstawowy element
każdej struktury organizacyjnej)
Fazy tworzenia struktury organizacyjnej
– cel i przedmiot działania
Stanowisko pracy to wykaz zadań i obowiązków.
Aby stanowisko nie było monotonne, rutyniarskie,
nużące należy stosować:
Rotacje zadań – systematyczne przechodzenie
pracownika z jednego stanowiska na inne,
Poszerzanie pracy – w wyniku tego zwiększa się
różnorodność zadań i wymóg szerszych kwalifikacji,
Wzbogacanie pracy - rozszerzanie wpływu
wykonawcy pracy na przebieg działania poprzez
samodzielne planowania, decydowanie o sposobie
wykonania czy kontroli.
Fazy tworzenia struktury organizacyjnej
– projektowanie stanowisk pracy
W tym etapie luźno utworzony zbiór stanowisk pracy w poprzednim etapie jest
przekształcany poprzez ich grupowanie w stosowne komórki i jednostki
organizacyjne.
Grupowanie stanowisk opiera się następujących kryteriach:
Kryterium treściwe – łączenie stanowisk pracy w komórki organizacyjne i
budowanie z tych komórek jednostek organizacyjnych na podstawie
podobieństwa wykonywanych czynności (kadry, planowanie, infrastruktura,
grupowanie terytorialne, regionalne),
Kryterium ilościowe – polega na zwróceniu uwagi na wielkość
poszczególnych komórek organizacyjnych i jej określenie. Istotna w tym
aspekcie jest rozpiętość kierowania (liczba pracowników podporządkowanych
bezpośrednio jednemu przełożonemu) oraz zasięg kierowania (liczba
zarówno bezpośrednich , jak i pośrednich podwładnych podległych danemu
przełożonemu),
Kryterium zależnościowe – istotą jego jest ustanowienie stosownych więzi
organizacyjnych o służbowej, funkcjonalnej, technicznej, i informacyjnej.
Fazy tworzenia struktury organizacyjnej
– kryteria łączenia stanowisk
Etapem zamykającym proces tworzenia organizacji jest
nadanie jej trwałości.
Proces utrwalania nosi nazwę instytucjonalizacji.
Polega na wprowadzaniu wzorców działania, które mają
obowiązywać w praktyce danej organizacji.
Wzorzec działania podlega rejestracji pamięciowej i
pozapamięciowej.
Zarejestrowany wzorzec działania na piśmie to przepis
organizacyjny, natomiast instytucjonalizacja oparta na
tych przepisach jest przekształcana w formalizację.
Fazy tworzenia struktury
organizacyjnej – formalizacja
Struktury organizacyjne mogą przybierać różne postacie w zależności od
kryterium:
1.
Rozpiętość kierowania – struktury organizacyjne smukłe i płaskie,
2.
Dominujący typ więzi organizacyjnej – struktury organizacyjne liniowe,
funkcjonalne, sztabowe, techniczne,
3.
Stopień zwartości organizacji – struktury organizacyjne jednoczłonowe i
wieloczłonowe,
4.
Wymiarowość struktury – struktury organizacyjne jednowymiarowe i
wielowymiarowe,
5.
Rozkład uprawnień decyzyjnych – struktury organizacyjne zcentralizowane
i zdecentralizowane,
6.
Stopień formalizacji – struktury organizacyjne w pełni sformalizowane i
niesformalizowane.
Fazy tworzenia struktury organizacyjnej
– typy struktur organizacyjnych
Organizacja administracji
publicznej