ORGANIZACJA PRZYJĘCIA
DELEGACJI ZAGRANICZNEJ.
ORGANIZACJA PRZYJĘCIA
DELEGACJI ZAGRANICZNEJ.
Organizacja delegacji:
Wyróżnia się krajowe i zagraniczne wizyty:
oficjalne,
robocze
prywatne.
W biznesie przeważają wizyty robocze.
Zasadniczą sprawą jest ustalenie z czyjej inicjatywy i na czyje zaproszenie
wizyta będzie się odbywała.
Charakter wizyty powinien być określony w zaproszeniu.
Zaproszenie może obejmować także małżonkę szefa delegacji, a także
towarzyszących osobom zapraszanym ekspertów, dziennikarzy, ochronę itd.
Zgodnie z zasadami Unii Europejskiej w czasie wizyt państwowych
składanych przez prezydentów lub monarchów, gospodarze przyjmują na
swój koszt delegacje 15-osobową, w czasie oficjalnych wizyt 10-osobową, a
w ramach wizyt ministrów spraw zagranicznych 5-osobową. Przyjmuje się, że
wizyta nie powinna trwać dłużej niż jest to niezbędne
i zgodne z miejscowymi zwyczajami.
CZAS TRWANIA
W Polsce wizyty państwowe i oficjalne
trwają w zasadzie 3 dni, pierwsze 2 są
poświęcone na rozmowy i spotkania, 3
dzień gość spędza w jednym z miast
Polski.
Przygotowanie programu:
Po ustaleniu terminu wizyty drogą
korespondencyjną następuje uzgodnienie
programu oficjalnego towarzyszącego np.
zwiedzanie miasta. Odrębny program jest
przygotowywany dla małżonki, o ile
towarzyszy szefowi delegacji.
Dla dobrego przygotowania programu
niezbędne jest:
precyzyjne ustalenie ram czasowych wizyty, a więc
dokładnej godziny i miejsca przybycia i wyjazdu
delegacji. W dzisiejszych czasach najczęściej oznacza to
przylot i wylot delegacji.
trzeba też ustalić, na jakim lotnisku będzie lądować
samolot. Delegacje niejednokrotnie wybierają się
samochodami do krajów sąsiednich, co wymaga
gospodarzy o dacie oraz prawdopodobnej godzinie
przybycia na ustalone miejsce spotkania.
Przeprowadzanie rozmów:
Planując rozmowy delegacji należy przewidzieć, jaki
łączny czas będzie potrzebny na ten cel i w jakiej
formule powinny przebiegać rozmowy.
Rozróżnia się następujące formy rozmów
oficjalnych:
- rozmowa w 4 oczy - oznacza spotkanie jedynie szefów delegacji
- rozmowy w wąskim gronie - prowadzone są z udziałem doradcy
-rozmowy plenarne - w których uczestniczą delegacje w pełnym
składzie. Mogą się one rozpocząć już w trakcie trwania rozmów w
cztery oczy lub w wąskim gronie. Do czasu przyjścia szefów delegacji
rozmowom przewodniczą najstarsi rangą członkowie delegacji
-rozmowy w grupach tematycznych - prowadzone są często
równocześnie obok rozmów w cztery oczy lub w wąskim gronie, bądź
też przed rozpoczęciem rozmów plenarnych. Przy rozmowach w tej
formule przewodniczący grup referują na rozmowach plenarnych
ustalenia przyjęte w grupach tematycznych.
Oprawa rozmów:
Na stole umieszcza się kartoniki z
nazwiskami uczestników. Kartoniki powinny
być odpowiedniej wielkości i należy je
wypełniać dwustronnie. Pozwala to osobom
zasiadającym z przeciwnej strony stołu na
łatwe zidentyfikowanie rozmówców. Stół
może być nakryty zielonym suknem, jeśli
nie jest dość elegancki. Na stole nie stawia
się proporczyków. Można natomiast w sali
obrad umieścić flagi krajów gościa i
gospodarza.
W czasie rozmów podaje się jedynie
napoje chłodzące (woda mineralna, soki)
oraz kawę lub herbatę. Nie powinno się
serwować słodyczy, krakersów, paluszków
itp., Jeżeli rozmowy trwają dłużej można
przygotować w sąsiedniej sali bufet z
małymi przekąskami i zaprosić
uczestników w czasie przerwy w
rozmowach W trakcie trwania rozmów nie
powinno się palić, w związku, z czym na
stole nie stawia się popielniczek. W Polsce
palenie w salach obrad jest ustawowo
zabronione.
Języki rozmów:
Bardzo ważną sprawą jest ustalenie
języka rozmów, często stosuje się język
ojczysty każdej ze stron, co wynika z
zasady suwerenności państw.
W rozmowach handlowych stosowane są
zazwyczaj języki: angielski, francuski,
niemiecki, rosyjski, zależnie od
uzgodnienia.
Kolejność miejsc przy stole:
Tłumacze siadają po lewej stronie
przewodniczących delegacji i ich miejsce
nie jest liczone przy rozsadzaniu
uczestników rozmów. Klasycznym
sposobem rozsadzania przy stole rozmów
jest wykorzystanie zasady prawa-lewa.
Najstarszy rangą członek delegacji siada
po prawej stronie przewodniczącego
Reguła „alertu”:
Podpisywanie umów podczas wizyt
gospodarczych - kontraktów - jest
właściwie docelowym elementem wizyt i
powinno się temu nadać odpowiednio
uroczysty charakter.
Przy sporządzaniu umów
międzypaństwowych obowiązuje reguła
alternatu. Umowy są z reguły
sporządzane w językach umawiających
się stron.
Reguła alternatu polega na tym że:
W przypadku umowy sporządzonej np. w
językach polskim i niemieckim, egzemplarzu
przeznaczonym dla strony polskiej na
pierwszym miejscu będzie polska, nazwa
polskich instytucji, miejscowości, nazwisk
polskiej delegacji itd., natomiast alternatach
niemieckich analogicznie na pierwszym
miejscu znajdą się Niemcy itd. Każda ze stron
podpisuje najpierw własny alternat następnie
alternat z drugiej strony.
Do samochodów gościom towarzyszy
osoba z protokołu lub wyznaczona przez
gospodarza, która wcześniej wprowadzała
gości i opiekowała się nimi przy stole.
Gospodarz, chcąc okazać gościowi
szczególny szacunek, może osobiście
odprowadzić go do samochodu. Wówczas
powinien zaczekać do jego odjazdu.
Przyjęcia na cześć gościa:
Stałym elementem programu oficjalnej
wizyty jest przyjęcie wydawane na cześć
gościa, w przypadku wizyt państwowych
jest to obiad oficjalny, z reguły obowiązuje
przybycie w strojach wieczorowych. Przed
wejściem na salę bankietową, gospodarze i
goście ustawiają się w tzw. linii powitania w
kolejności: gospodarz, gość, małżonka
gościa, małżonka gospodarza.
Na początku obiadu lub po daniu głównym
wygłaszane są oficjalne toasty.
Upominki:
Wręczanie upominków przy okazji wizyt
ma dawną tradycję. Niegdyś ściśle
przestrzegano zasady, że prezenty
przywozi gość a gospodarze się
rewanżują. W Polsce przyjęła się
praktyka, że strona goszcząca wręcza
upominek, gość się rewanżuje. Upominki
powinny mieć charakter symboliczny.
Zakończenie:
Delegację z hotelu odwozi się na lotnisko
w tym samym składzie osób, które
uczestniczyły w powitaniu. Jeśli wizyta
była szczególnie udana przewodniczący
może towarzyszyć delegacji aż do odlotu.
Przed wyjazdem z hotelu należy
sprawdzić godzinę odlotu, aby w
przypadku zakłóceń komunikacyjnych nie
przebywać zbyt długo na lotnisku.
Powinno się także zaczekać aż samolot
wystartuje.
ORGANIZACJA PRZYJĘCIA
DELEGACJI
KRAJOWEJ
Przyjmowanie delegacji
krajowej wymaga m.in.:
przygotowania programu
przygotowania i rozesłania zaproszeń lub zawiadomień
przygotowania sali obrad
rezerwacja miejsc w hotelu
uzgodnienia terminów i miejsc wizyt
przygotowanie niezbędnych informacji
przygotowania materiałów pomocniczych
przygotowania projektu umowy lub porozumienia
organizacja spędzania czasu wolnego
Podstawą rozpoczęcia prac nad
organizacją przyjęcia gości jest w
pierwszej kolejności opracowanie
programu pobytu delegacji . Opracowując
program bierzemy pod uwagę to aby jak
najwięcej czasu zarezerwować na
ewentualne załatwienie spraw wizyty .
Również powinniśmy zapewnić czas na
poznanie np.. życia kulturalnego i
społecznego naszego regionu czy kraju .
Zaproszenia
Gości na organizowane uroczyste spotkanie zapraszamy
poprzez wysłanie na około jeden, dwa tygodnie przed
planowanym spotkaniem zaproszeń lub zawiadomień.
Treść zaproszenia powinna zawierać:
· tytuł
· informację, kto zaprasza
· imię i nazwisko oraz tytuł naukowy lub honorowy zajmowane
stanowisko osoby zapraszanej
· informacje o celu i rodzaju imprezy na którą zapraszamy
· ewentualnie nazwiska i telefony osób z którymi można się
kontaktować w razie pytań czy wątpliwości:
·miejsce(adres) oraz godzinę rozpoczęcia imprez
·ewentualnie porządek obrad -drukujemy po lewej stronie
zaproszenia.