ZARZĄDZANIE
PROJEKTAMI
Zarządzanie zasobami finansowymi
w projekcie
ZARZĄDZANIE
PROJEKTAMI
Zarządzanie zasobami finansowymi
w projekcie
1
dr inż. Ryszard Bielski
e-mail: r.bielski@wsaib.pl
dr inż. Ryszard Bielski
e-mail: r.bielski@wsaib.pl
21-12-21
2
ZAKRES
PRZEDMIOTU:
ZAKRES
PRZEDMIOTU:
1.Elementy zarządzania finansami w
projekcie
2.Szacowanie kosztów projektów
3.Budżetowanie kosztów projektów
4.Określenie
przepływu
środków
finansowych w projekcie
5.Realizacja
projektu
od
strony
finansowej
6.Ocena
efektywności
finansowej
realizacji projektu
dr inż. Ryszard Bielski
dr inż. Ryszard Bielski
3
1. Elem
enty
zarząd
zania
finansa
mi w
projekc
ie
4
Podstawowe rodzaje zasobów projektu:
czynnik ludzki: ludzie z określoną wiedza i
umiejętnościami,
zasoby techniczne: narzędzia, maszyny,
urządzenia, a także budynki i pomieszczenia,
zasoby materiałowe: materiały niezbędne
miedzy
innymi
do
wytworzenia
wyniku
końcowego.
Środki – zasoby finansowe: niezbędne na
pokrycie kosztów użycia ww. zasobów.
Inne zasoby, np.: zbiory informacji i wiedzy
dr inż. Ryszard Bielski
Planowanie organizacyjne -
udziałowcy
Planowanie organizacyjne -
udziałowcy
dr inż. Ryszard Bielski
5
Elementy finansowania w
projekcie
Elementy finansowania w
projekcie
Roboczo
godziny
Czas
Inicjacja
Definiowanie i
planowanie
Faza REALIZACJI
(wykonawcza)
Faza
ZAMYKAJĄCA
jakoś
ć!
koszty i
czas
Typowa intensywność prowadzenia prac w
projekcie
koszt
y
niskie
dr inż. Ryszard Bielski
6
Elementy finansowania w
projekcie
Elementy finansowania w
projekcie
Koszty
Czas
Inicjacja
Definiowanie i
planowanie
Faza REALIZACJI
Faza
ZAMYKAJĄCA
Typowy przebieg ponoszenia kosztów w projekcie
Faza
przygotowawcza
Sumaryczne
koszty
Sumaryczne
koszty
7
Elementy zarządzania
finansami w projekcie – dane
wejściowe
Elementy zarządzania
finansami w projekcie – dane
wejściowe
a) struktura podziału pracy (WBS),
b) harmonogram realizacji projektu ( wykres Gantta),
c) zaplanowanie zapotrzebowanie na zasoby ( jakie
zasoby? w jakich ilościach? w jakim czasie będą
wykorzystywane?),
d) zasady naliczania kosztów pośrednich ( kosztów nie
wynikających z kosztów użycia zasobów), np. koszty
ogrzewania, obsługi administracyjnej, amortyzacja:
jako narzut do kosztów bezpośrednich np. robocizny.
dr inż. Ryszard Bielski
8
dr inż. Ryszard Bielski
2. Szac
owanie
kosztów
projekt
u
9
dr inż. Ryszard Bielski
Szacowanie kosztów projektu
- wprowadzenie
Szacowanie kosztów projektu
- wprowadzenie
Koszty
ogólnozakłado
we
K.
Ogólnozakłado
we łączne
Koszty
bezpośrednie
K.
bezpośrednie
łącznie
Koszty
zmienne
Koszty
stałe
K.
zmienne
łącznie
K.
zmienne
łącznie
K.
stałe
łącznie
K.
stałe
łącznie
ŁĄCZNE
KOSZTY
ŁĄCZNE
KOSZTY
Koszty
bezpośrednie
K. pośrednie
łącznie
10
dr inż. Ryszard Bielski
Szacowanie kosztów -
przybliżanie kosztów
Szacowanie kosztów -
przybliżanie kosztów
… jednoetapowe ( na etapie planowania i
definiowania projektu):
•
w projektach niewielkich,
•
w projektach, w których z góry określona jest
maksymalna kwota pieniężna na realizację
projektu.
…wieloetapowe
w
projektach
złożonych,
nowatorskich:
•
pewien podgląd na temat kosztów projektu,
powstaje na etapie planowania i definiowania
projektu,
•
dalsze sprecyzowanie następuje w fazie
wykonawczej (np.: na etapie projektowania),
gdy precyzyjne są rozwiązania techniczne
wyniku projektu.
Pewne korekty kosztów projektu mogą nastąpić również
po wyborze (np.: w oparciu o przetarg)
wykonawców poszczególnych robót.
11
Szacowanie kosztów –
przybliżenie kosztów w
układzie rodzajowym
Szacowanie kosztów –
przybliżenie kosztów w
układzie rodzajowym
Koszty bezpośrednie:
koszt
robocizny
(bezpośredniej,
administracji,
kierownictwa),
koszty materiałów i surowców zużytych do
wytworzenia produktu końcowego,
koszty wytworzenia narzędzi, maszyn,
koszty pozyskania, wiedzy, licencji itp.
Koszty pośrednie:
Koszty
ogólne
jednostki,
koszty
telefonów,
materiałów biurowych, koszty pomieszczeń, obsługa
administracyjna,
amortyzacja,
wykorzystanie
sprzętu komputerowego…
dr inż. Ryszard Bielski
12
dr inż. Ryszard Bielski
a) modelowanie parametryczne,
b) od góry do dołu (ang. top-down estimating) lub też
inaczej szacunek przez analogie (ang. analogous
estimating),
c) od dołu do góry (ang. bottom-up estimating).
Podstawą ww. metod są konsultacje z ekspertami o
odpowiednim doświadczeniu.
Szacownie kosztów - metody
Szacownie kosztów - metody
13
…polega na tym, że:
wpierw
określane
są
koszty
realizacji
poszczególnych elementów wyróżnionych na
najniższym poziomie struktury zakresu prac
(WBS),
następnie dokonuje się sumowania tych
kosztów w ramach elementów wyróżnionych
na wyższych poziomach w WBS,
na końcu otrzymuje się całościowy koszt
realizacji przedsięwzięcia,
o uważana jest za metodę, która umożliwia
określenie
kosztów
projektu
w
sposób
precyzyjny i realistyczny,
o otrzymany wynik to szacunek ostateczny.
dr inż. Ryszard Bielski
Szacowanie kosztów – metody:
„od dołu do góry”
Szacowanie kosztów – metody:
„od dołu do góry”
Zamówion
e
prezentacj
e 000 zł na
osobę
14
dr inż. Ryszard Bielski
WBS -
KONFERENCJA „ZARZĄDZANIE
PROJEKTAMI”
99999 zł
WBS -
KONFERENCJA „ZARZĄDZANIE
PROJEKTAMI”
99999 zł
Cateri
ng
00000
zł
Cateri
ng
00000
zł
Progra
m
00000
zł
Progra
m
00000
zł
Miejsce
konferencji
00000 zł
Miejsce
konferencji
00000 zł
Progra
m
00000
zł
Progra
m
00000
zł
Uczestn
icy
00000
zł
Progra
m
dodatko
wy
Progra
m
dodatko
wy
Prezent
acje
00000 zł
Prezent
acje
00000 zł
Przygotow
anie
publikacji
00000 zł
Przygotow
anie
publikacji
00000 zł
Kompletow
anie
materiałów
Kompletow
anie
materiałów
W
trakcie
obrad
W
trakcie
obrad
Imprez
a
Imprez
a
Biuro
Biuro
Sale
Sale
Promoc
ja
00000
zł
Promoc
ja
00000
zł
Rada
nauko
wa 000
zł
Rada
nauko
wa 000
zł
Rejestra
cja
Rejestra
cja
Projekt
i druk
broszu
ry
0000zł
Projekt
i druk
broszu
ry
0000zł
Rozsyła
nie
Rozsyła
nie
Druk
materiałów
000 zł na
osobę
Druk
materiałów
000 zł na
arkusz
1000 szt x
3zł/szt
dr inż. Ryszard Bielski
15
Budżetowanie kosztów – wg
pozycji z harmonogramu i
struktury rodzajowej
Budżetowanie kosztów – wg
pozycji z harmonogramu i
struktury rodzajowej
Pozycja z
harmonogramu (
projekt, etap,
czynności, działanie)
Pozycja rodzajowa kosztu
Łączn
e
koszt
y
Koszty bezpośrednie
Koszty
pośred
nie
materi
ały
robo
cizn
a
transp
ort
usłu
gi
obce
1.
Program
1.1
Kompletowanie
materiałów
1.2
Przygotowanie
publikacji
2.
Catering
2.1
… w trakcie obrad
… w trakcie imprezy
3.
Łączne koszty
16
dr inż. Ryszard Bielski
3.
Budżet
owanie
kosztów
projekt
u
17
Budżetowanie kosztów
Budżetowanie kosztów
… to opracowywanie planu finansowego
realizacji projektu lub inaczej liczbowe
wyrażanie planu działań w projekcie (
podział kosztów na użytek projektu)
podział kosztów i zapotrzebowania na środki
finansowe
do
realizacji
projektu
w
poszczególnych okresach czasu,
zestawienie wg kalendarzowych okresów
(budżet w danym miesiącu, kwartale,
roku),
podział kosztów i zapotrzebowania na środki
finansowe
na
poszczególne:
projekty,
działania oraz czynności),
dr inż. Ryszard Bielski
18
podział kosztów i zapotrzebowania na środki
finansowe w ramach określonych pozycji
rodzajowych,
zestawienie wg rodzaju kosztów (budżet na
robociznę, materiały)
podział kosztów i zapotrzebowania na środki
finansowe w układach mieszanych,
zestawienie wg kilku układów (budżet wg
różnych układów).
dr inż. Ryszard Bielski
Budżetowanie kosztów
Budżetowanie kosztów
dr inż. Ryszard Bielski
19
Budżetowanie kosztów – wg struktury
rodzajowej i okresów czasu
Budżetowanie kosztów – wg struktury
rodzajowej i okresów czasu
LP
Pozycja rodzajowa kosztu
Okres czasu
1
m-c
2 m-c
3
m-c
1.0 Koszty bezpośrednie w tym:
1.
1
surowce i materiały + koszty ich nabycia
1.
2
robocizna bezpośrednia + narzuty na robociznę
uposażenia, świadczenia na rzecz pracowników
1.
3
koszty transportu
1.
4
usługi obce, np. projektowanie i usługi
transportowe
1.
5
koszty pozostałe, np. konserwacja i remonty,
części zamienne, itp
2.0 Koszty pośrednie:
2.
1
koszty administracyjne, czynsze,
ubezpieczenia,
2.
2
wynagrodzenie kadry kierowniczej
3.
0
Łączne koszty
20
dr inż. Ryszard Bielski
Budżet
projektu,
a
cykle
budżetowe
przedsiębiorstw ( zwykle trwają po 12
miesięcy):
Trudności:
1. Wydzielenie środków finansowych na projekt w
budżecie firmy może być niejasne:
możliwe przeznaczenie tych środków na inne
cele,
brak dostatecznych środków na realizację
projektów.
2. Duże projekty ( programy), obejmujące kilka
cykli budżetowych firm:
mogą być niedofinansowane w ciągu jednego
roku budżetowego,
może nastąpić ich wstrzymanie, aż do
rozpoczęcia nowego roku budżetowego.
Budżetowanie kosztów
Budżetowanie kosztów
dr inż. Ryszard Bielski
21
Budżet projektu
Koszty zarządzania
Jedn
.
Ilość
Koszt
jedn.
Koszt
całkowit
y
2008
2009
I kw.
I kw. II kw.
III
kw.
IV
kw.
1 Koszty zarządzania
1.1.1 Wynagrodzenie koordynatora
projektu
1.1.2 Wynagrodzenie księgowego
1.1.3 Inne wynagrodzenia ( np.
dozorca, sprzątaczka, kierowca itd.)
1.2 Inne wydatki
1.2.1 Koszty związane ze zleceniem
zadań podwykonawcom, koszty
upowszechniania informacji, koszty
druku np. plakatów itp
1.2.2 Materiały eksploatacyjne sprzętu
biurowego (tonery, tusze itp.)
1.2.3 Materiały biurowe (papier xero,
długopisy, brystol, CD-R, pieczątki,
itp.)
1.2.4 Koszty połączeń telefonicznych
1.2.5 Usługi pocztowe
dr inż. Ryszard Bielski
22
2. Koszty związane z realizacją zajęć w
szkole
2.1 Wynagrodzenie nauczycieli
prowadzących zajęcia dodatkowe (tutaj
tak jak w wyjaśnieniach pod tabelą)
2.2 Koszty wyjazdów służbowych j.w.
2.3 Dojazdy uczniów na zajęcia
dodatkowe
2.3.1 Bilety na autobus/pociąg
2.3.2 Wynajem bus/autobus
2..4 Koszty trwałego wyposażenia
dydaktycznego (np. ława optyczna,
zestaw brył itp.)
2.5 Materiały ćwiczeniowe dla uczniów
i drobny osprzęt nie będący trwałym
wyposażeniem pracowni (np.kabelki,
żarówki, plexi itp)
2.6 Szkoła letnia/ferie na PG
2.6.1 Noclegi
dr inż. Ryszard Bielski
23
2.6.1 Noclegi
2.6.2 Wyżywienie
2.6.3 Bilety wstępu (kino, muzeum itp.)
2.5.4 Przewóz uczniów ( tu umieścić
dowóz do Gdańska)
2.8 Pozostałe koszty
2.8.1 Wycieczka ( koszt wycieczki
organizowanej przez biuro
podróży)
2.8.2 Koszt wycieczki organizowanej
przez szkołę
2.8.2.1 Noclegi
2.8.2.2 Wyżywienie
2.8.2.3 Bilety wstępu
2.8.2.4 Transport
2.8.2.5 Pozostałe koszty wycieczki (np.
przewodnik itp.)
2.8.3 Inne koszty (np. Piknik gminny,
Majówka, nagrody w konkursie,
banery, flagi, znaczki unijne, catering –
z wyjaśnieniem działania, itp. )
dr inż. Ryszard Bielski
24
3. Koszty dostosowania pomieszczeń
dla osób niepełnosprawnych
4. Koszty zakupu trwałego sprzętu
(uwagi pkt.8 np. rzutnik itp)
Razem:
Osoba reprezentująca szkołę
Imię i Nazwisko – Podpis
Osoba reprezentująca organ
prowadzący
Imię i Nazwisko – Podpis
Pieczątka szkoły
Pieczątka organu prowadzącego
szkołę
25
Przypadek 1: przedsiębiorstwo – organizacja
zorientowana na projekty ( projektowo). Cele
biznesowe organizacji osiągane są poprzez
realizację projektów ( produkcja jednostkowa).
Projekty są realizowane:
jako działania podstawowe w oparciu o kontakty
zawarte z zewnętrznymi klientami ( projekty
zewnętrzne),
w oparciu o zasoby własne ( ograniczone) oraz
często przy udziale wykonawców z zewnątrz.
dr inż. Ryszard Bielski
Organizacja projektu – struktura
organizacyjna
Organizacja projektu – struktura
organizacyjna
26
Przypadek 2:
przedsiębiorstwo – organizacja
zorientowana na projekty ( projektowo). Cele
biznesowe organizacji osiągane są poprzez
realizację projektów ( produkcja jednostkowa).
Problem: jak organizować zespoły wykonawcze
oraz współprace między nimi aby zabezpieczyć
sprawną
i
realizację
wielu
projektów
jednocześnie ( koordynacja działań, optymalne
wykorzystanie zasobów!)
Podstawowa
struktura
organizacyjna:
struktura macierzowa
dr inż. Ryszard Bielski
Organizacja projektu – struktura
organizacyjna
Organizacja projektu – struktura
organizacyjna
dr inż. Ryszard Bielski
27
4. Okre
ślenie
przepły
wu
środkó
w
finanso
wych w
projekc
ie
28
… celem jest zestawienie kosztów realizacji projektu
oraz źródeł finansowania projektu w skali czasu,
tj.:
1. prezentacja jak zmienia się stan gotówki, tj.
prezentacja skąd się wzięły pieniądze?, na co
zostały wydatkowane? Ile ich zostało na
koniec okresu?
2. synchronizacja przepływów finansowych w
czasie tj. wypływów środków finansowych z
ich wydatkowaniem w przyjętym horyzoncie
planowania.
Przy braku zsynchronizowania mogą występować:
okresowe nadwyżki pieniężne powodujące straty z tytułu
zamrożenia
brak środków finansowych i problemy z płatnościami
powodujące przestoje i opóźnienia
dr inż. Ryszard Bielski
Określanie przepływu środków
finansowych w projekcie – cele
Określanie przepływu środków
finansowych w projekcie – cele
29
lub inaczej:
… celem zestawienia jest analiza płynności
finansowej
(ang. liquidity analysis)
BARDZO WAŻNE
Płynność finansowa to zdolność do bieżącego
regulowania zobowiązań.
dr inż. Ryszard Bielski
Określanie przepływu środków
finansowych w projekcie – cele
Określanie przepływu środków
finansowych w projekcie – cele
30
W tablicy przepływu umieszczane są:
1. tylko wielkości rzeczywistych przepływów pieniężnych,
tj.: rzeczywistych wpływów i rzeczywiście poniesionych
wydatków (niezależnie od daty wystawienia faktury na
zakupy, wynagrodzenie),
2. wydatki na zakup środka trwałego, nie są ujmowane
odpisy amortyzacyjne,
3. odsetki od kredytu oraz raty jego spłaty,
4. tzw. wartości likwidacyjne, czyli ceny za jakie możliwa
będzie sprzedaż obiektu inwestycji na końcu horyzontu
planowania.
dr inż. Ryszard Bielski
Określenie przepływu środków
finansowych w projekcie – tablica
przepływu
Określenie przepływu środków
finansowych w projekcie – tablica
przepływu
31
dr inż. Ryszard Bielski
5.
Realiza
cja
projekt
u od
strony
finanso
wej
32
Realizacja projektu od strony
finansowej - procesy
Realizacja projektu od strony
finansowej - procesy
a) zabezpieczenie środków finansowych oraz
fizyczne pozyskiwanie tych środków,
b) przekazywanie
środków
zgodnie
z
wielkościami planowanymi ( tak aby
zabezpieczyć płynność finansową)
c) ewidencja ponoszonych kosztów,
d) kontrola i reagowanie na odchylenia w
realizacji planu kosztów
dr inż. Ryszard Bielski
dr inż. Ryszard Bielski
33
Realizacja projektu od strony
finansowej – ewidencja kosztów
Realizacja projektu od strony
finansowej – ewidencja kosztów
Dokumentacja
potwierdzająca
dokonanie
płatności to:
rachunki za wykonane prace
faktury VAT
kwity pobrane materiałów RW
karty pracy
karty drogowe
inne (np. delegacje)
dr inż. Ryszard Bielski
34
Realizacja projektu od strony
finansowej – ewidencja kosztów
Realizacja projektu od strony
finansowej – ewidencja kosztów
Rodzaj
zestawienia
kosztów
Interpretacja
Przykłady kosztów
Wg kalendarzowych
okresów
W jakim czasie
kalendarzowym
w miesiącu
w kwartale
Wg pozycji z
harmonogramu
W jakim podprojekcie,
etapie, czynności,
działaniu?
• W ramach działania
np.: „Opracowanie
projektów
technicznych”
Wg rodzaju
Jakie koszy?
wynagrodzenia
zużycie materiałów
zużycie energii
dr inż. Ryszard Bielski
35
Realizacja projektu od strony
finansowej – ewidencja kosztów
Realizacja projektu od strony
finansowej – ewidencja kosztów
Rodzaj zestawienia
kosztów
Interpretacja
Przykłady kosztów
Wg miesiąca
powstawania
Gdzie?
w zespole wykonawczym
w komórce
organizacyjnej XXX
Wg kontraktów
zleceń
Jaki podmiot?
• wg kontraktu z
wykonawcą KK
• wg zlecenia dla
wykonawcy NN
Wg produktów
(nośników)
Na co?
o wyrób A
o proces technologiczny B
dr inż. Ryszard Bielski
36
przedmiotem
ewidencji
są
wszystkie
koszty
ponoszone w projekcie w tym pozabudżetowe,
ujmowanie kosztów w pełnej wysokości w okresie ich
skutkowania
(jeśli koszty powstałe w bieżącym okresie dotyczą
kilku miesięcy, wówczas powinny one być rozdzielane
na właściwe okresy, a nie zliczone w całości do
kosztów miesiąca bieżącego; i odwrotnie, jeśli pewne
koszty płatne będą dopiero w okresach przyszłych,
jednocześnie wiadomo, że częściowo dotyczą one
okresu bieżącego, wówczas do kosztów bieżącego
okresu zalicza się odpowiednio obliczoną ich część)
Realizacja projektu od strony
finansowej – ewidencja kosztów:
zasady
Realizacja projektu od strony
finansowej – ewidencja kosztów:
zasady
dr inż. Ryszard Bielski
37
… jest podstawą kontroli postępu projektu w
wymiarze finansowym
Ocenę rzeczywistości kosztów przeprowadza
się:
Za określony okres czasu np.: za miesiąc,
Narastająca od początku ( skumulowane)
np.: projektu, fazy etapu.
Realizacja projektu od strony
finansowej – kontrola kosztów
Realizacja projektu od strony
finansowej – kontrola kosztów
dr inż. Ryszard Bielski
38
Monitorowanie i porównywanie ponoszonych
kosztów rzeczywistych z budżetowymi:
1. na bazie zerowej wg budżetu bazowego –
początkowego
2. Przyrostowe wg budżetu skorygowanego o
rzeczywiste
wyniki
poprzedniego
etapu,
działania, okresu
Kontrola kosztów – monitorowanie
kosztów
Kontrola kosztów – monitorowanie
kosztów
dr inż. Ryszard Bielski
39
DZIĘKUJĘ
ZA
UWAGĘ
DZIĘKUJĘ
ZA
UWAGĘ