Projekty unijne –
Projekty unijne –
organizacja, zarządzanie,
organizacja, zarządzanie,
rozliczanie
rozliczanie
Wyższa Szkoła Zarządzania
Wyższa Szkoła Zarządzania
mgr Joanna Woźniczka
mgr Joanna Woźniczka
wozniczka@razem.pl
wozniczka@razem.pl
Projekty unijne –
Projekty unijne –
organizacja, zarządzanie,
organizacja, zarządzanie,
rozliczanie
rozliczanie
Wyższa Szkoła Zarządzania
Wyższa Szkoła Zarządzania
mgr Joanna Woźniczka
mgr Joanna Woźniczka
wozniczka@razem.pl
wozniczka@razem.pl
Zajęcia 2
Zajęcia 2
Zarządzanie cyklem życia
Zarządzanie cyklem życia
projektów
projektów
(PCM- Project Cycle
(PCM- Project Cycle
Management)
Management)
Projekt - definicja
Projekt - definicja
•
Projekt
Projekt
zgodnie z definicją UE jest
zgodnie z definicją UE jest
'serią czynności
'serią czynności
zmierzających do osiągnięcia jasno określonych celów w
zmierzających do osiągnięcia jasno określonych celów w
zdefiniowanym okresie czasu i określonym budżecie'.
zdefiniowanym okresie czasu i określonym budżecie'.
• Ta definicja nie różni się wiele od znanych z innych
standardów zarządzania projektami.
• “Projekt jest określonym w czasie przedsięwzięciem,
podjętym w celu osiągnięcia unikalnego produktu lub
usługi”
(A Guide to the Project Managment Body of Knowledge - PMBOK
Guide, 2000
)
Projekt - definicja
Projekt - definicja
•
Nie ma jednej definicji projektu.
Nie ma jednej definicji projektu.
Projekt to przedsięwzięcie, które:
Służy realizacji określonego celu
Posiada skoordynowane i wzajemnie powiązane ze sobą
działania
Jest ograniczone w czasie ( ma określony początek i
koniec) oraz posiada ograniczony budżet i zasoby
Ma wyjątkowy i unikalny charakter
Posiada element niepewności i ryzyka
Jest wdrażane przez ludzi!!!
Odpowiada na jakiś konkretny problem (NIE MA
PROBLEMU - NIE MA PROJEKTU)
Rodzaje projektów
projekty
projekty
o wysokim
o wysokim
stopniu
stopniu
innowacyjności
innowacyjności
projekty
projekty
o niskim
o niskim
stopniu
stopniu
innowacyjności
innowacyjności
Rodzaje projektów
Rodzaje projektów
wg stopnia
wg stopnia
innowacyjności
innowacyjności
wg charakteru
wg charakteru
rezultatu
rezultatu
wg pochodzenia
wg pochodzenia
potrzeby
potrzeby
projekty
projekty
zewnętrzne
zewnętrzne
projekty
projekty
wewnętrzne
wewnętrzne
projekt
projekt
y
y
obiekto
obiekto
we
we
projekt
projekt
y
y
proceso
proceso
we
we
projekty
projekty
duże
duże
projekty
projekty
wielkie
wielkie
wg rozmiaru
wg rozmiaru
projekty
projekty
małe
małe
Rodzaje projektów
Rodzaje projektów według pochodzenia
zaspokajanej przez nie potrzeby
Projekty zewnętrzne - podejmowane dla zaspokojenia
potrzeby zewnętrznej tzn. klientów organizacji, zlecane
zazwyczaj przez klientów organizacji i opłacane przez nich
Projekty wewnętrzne - podejmowane dla zaspokojenia
potrzeby wewnętrznej tzn. potrzeby organizacji, zlecane przez
kierownictwo organizacji i finansowane ze środków
organizacji.
Rodzaje projektów
Rodzaje projektów według
charakteru ich rezultatu
Projekty obiektowe - ich rezultatem są
obiekty materialne dające się dokładnie
określić co do jakości wyniku, kosztów i
terminu zakończenia.
Projekty procesowe - ich rezultatem są
procesy lub systemy działania nie dające się
dokładnie określić co do jakości wyrobu,
kosztów i terminu zakończenia.
Rodzaje projektów
Rodzaje projektów według stopnia
ich innowacyjności / unikalności
Projekty o wysokim stopniu
innowacyjności
• podejmowane dla zaspokojenia
nowych potrzeb
• zmierzające do stworzenia nie
znanych dotąd obiektów
• wymagające zastosowania
nowej wiedzy
• oparte na nowych sposobach
działania (technologiach)
Projekty o niskim stopniu
innowacyjności
• podejmowane dla zaspokojenia
znanych potrzeb
• zmierzające do realizacji
znanych i sprawdzonych
obiektów
• korzystające z istniejącej
wiedzy i doświadczeń
• oparte na znanych sposobach
działania (technologiach
)
Specyfika projektów
Specyfika projektów
unijnych
unijnych
•
Od projektów współfinansowanych ze środków Unii
Od projektów współfinansowanych ze środków Unii
Europejskiej oczekuje się utrzymania rezultatów
Europejskiej oczekuje się utrzymania rezultatów
przez z góry zakładany okres.
przez z góry zakładany okres.
•
Rezultaty projektów są monitorowane i stanowią
Rezultaty projektów są monitorowane i stanowią
podstawę do oceny skuteczności udzielanego
podstawę do oceny skuteczności udzielanego
wsparcia finansowego.
wsparcia finansowego.
•
Do porównywania osiągniętych i planowanych
Do porównywania osiągniętych i planowanych
rezultatów stworzono specyficzną dla projektów
rezultatów stworzono specyficzną dla projektów
unijnych metodę -
unijnych metodę -
Zarządzanie cyklem życia projektu
Zarządzanie cyklem życia projektu
(PCM)
(PCM)
(1992 ‘ KE)
(1992 ‘ KE)
Specyfika projektów
Specyfika projektów
unijnych
unijnych
•
Od projektów współfinansowanych ze środków Unii
Od projektów współfinansowanych ze środków Unii
Europejskiej oczekuje się utrzymania rezultatów
Europejskiej oczekuje się utrzymania rezultatów
przez z góry zakładany okres.
przez z góry zakładany okres.
•
Rezultaty projektów są monitorowane i stanowią
Rezultaty projektów są monitorowane i stanowią
podstawę do oceny skuteczności udzielanego
podstawę do oceny skuteczności udzielanego
wsparcia finansowego.
wsparcia finansowego.
•
Do porównywania osiągniętych i planowanych
Do porównywania osiągniętych i planowanych
rezultatów stworzono specyficzną dla projektów
rezultatów stworzono specyficzną dla projektów
unijnych metodę -
unijnych metodę -
Zarządzanie cyklem życia projektu
Zarządzanie cyklem życia projektu
(PCM)
(PCM)
(1992 ‘ KE)
(1992 ‘ KE)
Zarządzanie cyklem życia
Zarządzanie cyklem życia
projektu
projektu
(PCM - Project Cycle
(PCM - Project Cycle
Management)
Management)
• PCM jest zestawem (koncepcji, zadań lub technik):
• koncepcji cyklu życia projektu,
• analizy interesariuszy,
• narzędzia planowania – 'Matrycy Logicznej',
• kluczowych czynników jakościowych,
• harmonogramów czynności i zasobów,
• zestandaryzowanych, spójnych struktur kluczowych
dokumentów projektowych
Fazy cyklu życia projektu
Fazy cyklu życia projektu
Fazy cyklu życia projektu
Fazy cyklu życia projektu
•
Programowania
Programowania
– uzgodnienia pomiędzy Unią Europejską, a
– uzgodnienia pomiędzy Unią Europejską, a
krajami Dokumentu Strategii Krajowej,
krajami Dokumentu Strategii Krajowej,
•
Identyfikacji
Identyfikacji
– identyfikowania projektów zgodnych ze strategią,
– identyfikowania projektów zgodnych ze strategią,
•
Formułowania
Formułowania
– potwierdzenia wykonalności projektów i
– potwierdzenia wykonalności projektów i
przygotowania planów projektów,
przygotowania planów projektów,
•
Wdrożenia
Wdrożenia
– dostarczania rezultatów i osiągania celów poprzez
– dostarczania rezultatów i osiągania celów poprzez
zarządzanie dostępnymi zasobami, oraz monitorowanie i
zarządzanie dostępnymi zasobami, oraz monitorowanie i
raportowanie postępów,
raportowanie postępów,
•
Oceny i audytu
Oceny i audytu
– oceniania czynności, będących
– oceniania czynności, będących
odpowiedzialnością innej strony, oraz wyrażania wniosków, dla
odpowiedzialnością innej strony, oraz wyrażania wniosków, dla
użytkowników o ocenianej czynności.
użytkowników o ocenianej czynności.
W
W
metodzie CPM stosuje
metodzie CPM stosuje
się następujące
się następujące
narzędzia:
narzędzia:
•
Metodę Matrycy Logicznej - LFA (Logical Framework
Metodę Matrycy Logicznej - LFA (Logical Framework
Approach),
Approach),
•
Ocenę zdolności instytucjonalnych/ organizacyjnych
Ocenę zdolności instytucjonalnych/ organizacyjnych
(pozwala na ocenę czy organizacja jest w stanie
(pozwala na ocenę czy organizacja jest w stanie
zrealizować stawiane przed projektem cele,
zrealizować stawiane przed projektem cele,
zaprojektować odpowiednie działania projektu i
zaprojektować odpowiednie działania projektu i
wspierać zmiany w organizacji) ,
wspierać zmiany w organizacji) ,
•
Monitorowanie, raportowanie i ewaluację,
Monitorowanie, raportowanie i ewaluację,
Matryca Logiczna
Matryca Logiczna
•
proces analityczny i zestaw narzędzi wspierających
proces analityczny i zestaw narzędzi wspierających
planowanie i zarządzanie
planowanie i zarządzanie
•
pozwala pokazać cele projektu/programu w
pozwala pokazać cele projektu/programu w
systematyczny i logiczny sposób
systematyczny i logiczny sposób
•
daje możliwość zobaczenia relacji przyczynowo-
daje możliwość zobaczenia relacji przyczynowo-
skutkowej pomiędzy różnymi poziomami celów
skutkowej pomiędzy różnymi poziomami celów
•
pokazuje jak sprawdzać czy te cele zostały osiągnięte
pokazuje jak sprawdzać czy te cele zostały osiągnięte
Matryca Logiczna
Matryca Logiczna
Celem sporządzenia matrycy logicznej projektu jest:
• streszczenie projektu
• zbadanie uwarunkowań zewnętrznych mających
pozytywny lub negatywny wpływ na projekt
• sformułowanie mierników dzięki którym będzie można
stwierdzić, czy poszczególne cele zostały osiągnięte
• oraz opisanie źródeł służących sprawdzeniu informacji o
osiągnięciu celów
Matryca Logiczna- etapy
Matryca Logiczna- etapy
tworzenia
tworzenia
1.
Analiza interesariuszy
Analiza interesariuszy
identyfikowanie i charakteryzowanie
identyfikowanie i charakteryzowanie
ważnych interesariuszy, ocena ich
ważnych interesariuszy, ocena ich
zdolności,
zdolności,
2.
2.
Analiza problemu
Analiza problemu
identyfikowanie kluczowych problemów,
identyfikowanie kluczowych problemów,
ograniczeń i szans; określanie relacji
ograniczeń i szans; określanie relacji
przyczynowo skutkowych,
przyczynowo skutkowych,
3.
3.
Analiza celu
Analiza celu
tworzenie rozwiązań na podstawie
tworzenie rozwiązań na podstawie
zidentyfikowanych problemów;
zidentyfikowanych problemów;
identyfikowanie
identyfikowanie
środków rozwiązywania problemów,
środków rozwiązywania problemów,
4.
4.
Analiza strategii
Analiza strategii
identyfikowanie różnych strategii osiągnięcia
identyfikowanie różnych strategii osiągnięcia
rozwiązań; wybieranie najodpowiedniejszej
rozwiązań; wybieranie najodpowiedniejszej
strategii
strategii
1.
Tworzenie Matrycy Logicznej
Tworzenie Matrycy Logicznej
definiowanie struktury projektu,
definiowanie struktury projektu,
testowanie jego logiki wewnętrznej
testowanie jego logiki wewnętrznej
i ryzyk, formułowanie mierzalnych
i ryzyk, formułowanie mierzalnych
wskaźników sukcesu,
wskaźników sukcesu,
2.
2.
Harmonogramowanie
Harmonogramowanie
czynności
czynności
określanie kolejności i zależności
określanie kolejności i zależności
czynności; szacowanie ich czasu
czynności; szacowanie ich czasu
trwania i przydzielania
trwania i przydzielania
odpowiedzialności,
odpowiedzialności,
3.
3.
Harmonogramowanie
Harmonogramowanie
zasobów
zasobów
z harmonogramu czynności tworzy
z harmonogramu czynności tworzy
się
się
harmonogram zasobów i budżet
harmonogram zasobów i budżet
ETAP PLANOWANIA
ETAP PLANOWANIA
ETAP ANALIZY
ETAP ANALIZY
Matryca Logiczna - Etap
Matryca Logiczna - Etap
Analizy
Analizy
1.
1.
analiza interesariuszy
analiza interesariuszy
2.
2.
analiza problemów
analiza problemów
3.
3.
analiza celów
analiza celów
4.
4.
analiza strategii
analiza strategii
Matryca Logiczna
Matryca Logiczna
Logika
Interwencji
Obiektywnie
Weryfikowal
ne
Wskaźniki
Źródło
Weryfikacji
Założenia i
czynniki
ryzyka
Cele Ogólne
Cel
(projektu)
bezpośredni
e
Rezultaty
Działania
Środki/Koszt
y
Warunki
Wstępne
Matryca Logiczna - Etap
Matryca Logiczna - Etap
Analizy
Analizy
1. analiza interesariuszy
•
Osiągnięcie celów projektu nie jest możliwe bez
Osiągnięcie celów projektu nie jest możliwe bez
pełnej i trafnej analizy istniejącej sytuacji. Jednym z
pełnej i trafnej analizy istniejącej sytuacji. Jednym z
elementów tej analizy jest analiza interesariuszy.
elementów tej analizy jest analiza interesariuszy.
•
Analiza interesariuszy mówi nam, kogo projekt
Analiza interesariuszy mówi nam, kogo projekt
będzie bezpośrednio dotyczyć, oraz określa sposób
będzie bezpośrednio dotyczyć, oraz określa sposób
wpływania na konkretne osoby. Wnioski z analizy są
wpływania na konkretne osoby. Wnioski z analizy są
następnie uwzględniane podczas opracowywania
następnie uwzględniane podczas opracowywania
projektu. Ważne jest, aby analiza interesariuszy miała
projektu. Ważne jest, aby analiza interesariuszy miała
miejsce w początkowym etapie projektu / programu w
miejsce w początkowym etapie projektu / programu w
fazie identyfikacji i oceny wstępnej projektu /
fazie identyfikacji i oceny wstępnej projektu /
programu.
programu.
Matryca Logiczna - Etap
Matryca Logiczna - Etap
Analizy
Analizy
1. analiza interesariuszy
1. Interesariusze - osoby lub instytucje, które mogą
1. Interesariusze - osoby lub instytucje, które mogą
bezpośrednio lub niebezpośrednio, pozytywnie lub negatywnie
bezpośrednio lub niebezpośrednio, pozytywnie lub negatywnie
– wpływać lub być pod wpływem projektu lub programu,
– wpływać lub być pod wpływem projektu lub programu,
2. Beneficjenci - Ci, którzy skorzystają w jakikolwiek sposób z
2. Beneficjenci - Ci, którzy skorzystają w jakikolwiek sposób z
wdrożenia projektu, których można podzielić na:
wdrożenia projektu, których można podzielić na:
–
Grupę docelową (Beneficjenci Ostateczni)
Grupę docelową (Beneficjenci Ostateczni)
:
:
grupę/jednostki, które będą pod bezpośrednim wpływem
grupę/jednostki, które będą pod bezpośrednim wpływem
projektu na poziomie Celu Projektu.
projektu na poziomie Celu Projektu.
–
Beneficjentów końcowych:
Beneficjentów końcowych:
tych, którzy skorzystają z projektu w długim okresie na
tych, którzy skorzystają z projektu w długim okresie na
poziomie społeczeństwa lub sektora
poziomie społeczeństwa lub sektora
3. Partnerzy projektu - Ci, którzy wdrażają projekty
3. Partnerzy projektu - Ci, którzy wdrażają projekty
(są także interesariuszami i mogą być grupą docelową)
(są także interesariuszami i mogą być grupą docelową)
Matryca Logiczna - Etap
Matryca Logiczna - Etap
Analizy
Analizy
1. analiza interesariuszy
Aby określić interesariuszy danego projektu należy:
Aby określić interesariuszy danego projektu należy:
1.
1.
Zidentyfikować interesariuszy różniących się od
Zidentyfikować interesariuszy różniących się od
siebie oraz tworzących w miarę homogeniczne grupy:
siebie oraz tworzących w miarę homogeniczne grupy:
•
Na których projekt może mieć wpływ
Na których projekt może mieć wpływ
•
Którzy mogą wpłynąć na projekt
Którzy mogą wpłynąć na projekt
•
Którzy mogą być pomocni, mogą stać się partnerami w projekcie,
Którzy mogą być pomocni, mogą stać się partnerami w projekcie,
nawet jeśli projekt może być realizowany bez ich udziału
nawet jeśli projekt może być realizowany bez ich udziału
•
Którzy mogą stać się stroną konfliktową w projekcie bądź mogą
Którzy mogą stać się stroną konfliktową w projekcie bądź mogą
odebrać projekt jako zagrożenie dla swoich interesów lub status quo
odebrać projekt jako zagrożenie dla swoich interesów lub status quo
•
Którzy i tak zostaną zaangażowani w projekt
Którzy i tak zostaną zaangażowani w projekt
2.
2.
Pogrupować interesariuszy zgodnie z rolami i
Pogrupować interesariuszy zgodnie z rolami i
rodzajem wpływów odpowiadając na pytania:
rodzajem wpływów odpowiadając na pytania:
•
Czy grupa interesariuszy (organizacja wspólnota itd.) będzie pracowała
Czy grupa interesariuszy (organizacja wspólnota itd.) będzie pracowała
dla projektu, współfinansowała go albo czerpała korzyści z jego realizacji
dla projektu, współfinansowała go albo czerpała korzyści z jego realizacji
•
Czy jest organizacją wspierającą czy hamującą?
Czy jest organizacją wspierającą czy hamującą?
•
Czy ma uprawnienia kontrolne, władzę?
Czy ma uprawnienia kontrolne, władzę?
Matryca Logiczna - Etap
Matryca Logiczna - Etap
Analizy
Analizy
1. mapa interesariuszy