Import z pliku tekstowego
•
Wybierzmy z menu dane opcję Pobierz dane
zewnętrzne, a po rozwinięciu dodatkowego
podmenu opcję Importuj plik tekstowy.
Wybieramy plik do zaimportowania, np.
przygotowany wstępnie plik
C:\GazetaPrawna\KursExcela\Dane\RK_2001.txt.
•
Jest to spreparowany w celu pokazowym plik
tekstowy (tzw. przykład prosty.
•
Dalej dzielimy plik na kolumny, ustawiając myszą
miejsca podziału, według instrukcji w oknie.
Kreator importu pliku
tekstowego
Kolejny (ostatni) krok kreatora pozwala nam
wskazać miejsce, gdzie dane należy
umieścić. Okazuje się, że w kolumnach
numerycznych dane absolutnie numeryczne
nie są (widać to po dosunięciu przez Excela
wartości do lewej krawędzi komórki, np.
wartość 2.829,29), a w kolumnach z
oznaczeniami dowodów oraz numerami
kont niektóre wartości są z kolei zamieniane
na numeryczne (do prawej, np. konto 490).
Zaimportowane dane w arkuszu
(ustawienia domyślne kreatora)
Nie pozostaje nam nic innego, jak edytować naszą
procedurę importową. Gdy na obszarze
zaimportowanego tekstu klikniemy prawy przycisk
myszy, pojawia się opcja Edytuj import tekstu
wybieramy ją i postępujemy analogiczne do sytuacji
określonej poniżej.
Kreator importu pliku
tekstowego (ustawienia)
Pierwszy raz nie mogliśmy się domyślić, co w naszym imporcie
może się zepsuć dopasowujemy więc ustawienia: klikamy
kolejno wszystkie (pierwsze 4 i ostatnia) kolumny i wybieramy
opcję Tekst w prawym, górnym rogu okna. Kolumny
numeryczne pozostawiamy w formacie Ogólny. Kolumnę dat
również polecam importować jako tekst, chociaż jest opcja
importu daty. Gdy dane są w Excelu, łatwiej obrabia się daty,
gdy są tekstem. Domyślnie data w Excelu jest liczbą i żeby się
dowiedzieć o rok tej daty, trzeba zastosować funkcję =ROK(),
co komplikuje nam arkusz.
Poprawiliśmy pola tekstowe, musimy jeszcze uwzględnić błąd
w imporcie pól numerycznych. Służy do tego przycisk
Zaawansowane&, gdzie Separator dziesiętny ustawiamy (jest
domyślnie) na przecinek, a Separator tysięczny na kropkę.
Dopiero teraz efekt jest poprawny. Podobny do
zaprezentowanego na Rys. 4., ale dane są sformatowane jak
należy.
Eksport z pliku
Zapis arkuszu danych w formacie DBF (lub XML):
Wybieramy: Plik / Zapisz Jako / Zapisz jako typ: DBF
(wersja dowolna) i potwierdzamy.
Excel pyta o zmianę formatu, potwierdzamy i gotowe.
Plik w innym formacie danych został zapisany! Uwaga
jednak na szczegóły.
1. Przed zapisem jako DBF należy skoroszyt jeżeli
chcemy go zachować zachować w formacie Excela,
format DBF zapisuje tylko bieżący arkusz.
2. Plik DBF z naszego arkusza z zimportowanym
wcześniej plikiem tekstowym nie ma ustawionego
formatu numerycznego w kolumnach danych, aby nie
zgubić groszy, sformatujmy przed zapisem kolumny
danych numerycznych na format liczbowy z dwoma
miejscami dziesiętnymi (przypominamy: [Ctrl+Shift+1]).
Zapis skoroszytu, arkuszu lub jego
wybranej części jako stronę
internetową.
Jest to idealny sposób na prezentację naszych wysiłków dla klienta
(np. dyrektora), który Excela nie posiada, ale trzeba posiadać
zainstalowany pewien dodatek do Excela (Officea), który nie
instaluje się automatycznie tzw. Office Web Components (OWC)
(plik msowc.cab, pomoże firmowy informatyk).
Zapis arkusza nie stanowi problemu, bo po wybraniu opcji Zapisz
jako stronę HTML z menu Plik dzieje się to niejako automatycznie.
Jednak OWC posiada o wiele więcej możliwości!
Potrafi zapisać interaktywny Autofiltr Excela (lista możliwością
dowolnego filtrowania) w internecie lub tamże interaktywną tabelę
przestawną! Przy czym funkcjonalność tych stron nie odbiega
zbytnio od funkcjonalności tabeli przestawnej w samym Excelu, a w
przypadku Autofiltru jest nawet większa (grupuje rekordy)!
Aby tego dokonać na tabeli przestawnej, musimy wykonać kilka
kroków dodatkowych. Na tabeli klikamy prawym przyciskiem
myszy, wybieramy opcję Zaznacz/Cała Tabela, po czym z menu Plik
wybieramy Zapisz jako stronę HTML.
Zapis tabeli przestawnej
jako strony HTML
Tabela przestawna w
przeglądarce internetowej.
Wymieniamy dane z
innymi użytkownikami.
Arkusz kalkulacyjny stał się już
dawno standardem wymiany
danych pomiędzy pracownikami
biurowymi. Łatwo go wysłać
pocztą elektroniczną. Wystarczy
z menu Plik / Wyślij do / Adresat
poczty (jako załącznik).
