Slide 1

Teoria organizacji i

kierowania w administracji

publicznej

Dr Arwid Mednis

Zakład Nauki Administracji

Instytut Nauk Prawno-

administracyjnych WPiA UW

Dlaczego organizacje ulegają

przeobrażeniom?

- kolejna faza cyklu życia organizacji (zmiana

wynikająca z kryzysu przywództwa),

- zmiana sytuacji w otoczeniu organizacji

(konkurencja, klienci, a w szczególności zmiany ich
potrzeb, regulacje prawne, parametry
makroekonomiczne itp.),

- rozwój techniki i technologii (zmiana używanych

technik może wpływać na zmianę profilu
poszukiwanych pracowników),

- konflikty (społeczne, ze związkami zawodowymi, z

pracownikami),

- twórcze zachowania kierownictwa i członków

organizacji.

Dlaczego organizacje ulegają

przeobrażeniom?

Rozwój organizacji biznesowych jest w
większym stopniu uzależniony od przyczyn
wewnętrznych, a w mniejszej od zewnętrznych.
Zmiany przebiegają w fazach ewolucyjnych i
rewolucyjnych:
-W okresach ewolucyjnych dominuje ta sama
koncepcja zarządzania (trwa to zwykle 4-8 lat)
-Rewolucja jest związana z przejściem do
następnego etapu rozwoju organizacji, jest
wynikiem kryzysu („rozwój przez kryzysy”)

Dlaczego organizacje ulegają

przeobrażeniom?

Fazy rozwojowe przedsiębiorstw:
-Pionierska (rozwój dzięki twórczości
właściciela)
-Otwarcie na rynek (rozszerzanie kręgu
klientów, delegowanie uprawnień,
specjalizacja staje się barierą)
-Różnicowanie (dążenie do zaspokajania
nowych, zróżnicowanych potrzeb klientów,
nowe techniki, konieczność coraz bardziej
skomplikowanej koordynacji)

Dlaczego organizacje ulegają

przeobrażeniom?

- Wejście na rynek międzynarodowy

(nowe grupy klientów, nowe potrzeby,
obce struktury, nowe kultury)

- Globalizacja (decentralizacja, struktura

sieciowa, znika koordynacja, pojawia
się czynnik samoregulacji, wielkość jest
zagrożeniem, trudności z integracją)

Dlaczego administracja ulega

przeobrażeniom?

- Zmiany ustrojowe (np. samorząd terytorialny)
- Zmiana funkcji państwa w danej dziedzinie (gracz

na rynku > regulator)

- Reakcja na konkretne potrzeby (elastyczny

sposób tworzenia rządu)

- Zmiany przepisów (np. prawo UE), polecenie z

góry

Hasła zmian w administracji są często nadużywane

(„tanie państwo”). Zmiany mają często charakter
pozorny, nie służący niczemu lub tylko
rozgrywkom w obrębie władzy.

Politycy naciskają na efekty krótkoterminowe.

Dlaczego administracja ulega

przeobrażeniom?

Administracja nie podlega takim samym
regułom rozwojowym jakim podlegają
organizacje nastawione na zysk. Nie da się
więc wprost odnieść do niej koncepcji faz
rozwoju przedsiębiorstwa.
Powody:
-Historyczne,
-Geograficzne
-Struktura i zadania administracji publicznej
mają odpowiadać aktualnym potrzebom
społeczeństwa

Dlaczego administracja ulega

przeobrażeniom?

- Stabilizacja administracyjna też jest

wartością

- Istotnym elementem jest standaryzacja

działań administracji (procedury,
traktowanie obywateli, etyka)

- Zasada skuteczności nie powinna

przesłaniać takich wartości jak: godność
człowieka, dobro wspólne,
sprawiedliwość, tradycja i dziedzictwo
narodowe)

Charakter zmian

Zmiany mogą mieć charakter spontaniczny
lub przemyślany i planowy.
Innym rodzajem klasyfikacji jest podział na
zmiany:
-

reaktywne (przystosowujące

organizację do zmian w otoczeniu i
przeciwdziałające pojawiającym się
zagrożeniom) i
-

proaktywne (wyprzedzające nacisk

zewnętrzny)

Zakres zmian

Istotną kwestią jest określenie rozmiarów i
głębokości zmian.
Z tego punktu widzenia zmiany mogą
przybrać charakter:
-Zmian niewielkich (bieżące ulepszanie
struktur, procesów, systemów),
nienaruszających podstawowej strategii
organizacji
-Zmiany transformacyjne (dotykające
głęboko struktur i procesów)

Formy transformacji

• Rekonstrukcja
• Reorientacja
• Rewitalizacja
• Przemodelowanie

Rekonstrukcja

Rekonstrukcja dotyczy zmian
procesów, systemów i struktur.
Może polegać na zniesieniu
zbędnych szczebli w hierarchii
organizacji, wprowadzeniu nowego
systemu informacyjnego,
zastąpieniu jednego modelu
struktury innym.

Reorientacja

Reorientacja odnosi się do
strategii.
Jest to np. rozwijanie nowych
obszarów działalności, wchodzenie
w nowe koalicje, zmiany w celach
działalności.

Rewitalizacja

Rewitalizacja to zmiany w
zdolnościach personelu i zmiany w
stosunkach między przełożonymi a
podwładnymi. Jest to np. zmiana
stylu zarządzania, wprowadzenie
partycypacji, rozwijanie
odpowiedzialności i inicjatywy,
stymulowanie kreatywności.

Przemodelowanie

Przemodelowanie ma na celu
zmianę wartości i przekonań,
kultury organizacji.

Potrzeba zmian

Elementem o krytycznym znaczeniu dla
skuteczności zmian jest umiejętność
dostrzeżenia w porę konieczności ich
dokonania.
Jeśli organizacja nie dostrzeże w porę
konieczności wprowadzenia zmian, może
to spowodować obniżenie jej
efektywności, a nawet jej upadek.

Zarządzanie zmianą

Zmiany w organizacji mogą być
przeprowadzone przez:
-Kierownictwo organizacji
-Tzw. agenta zmian
Agent zmian - osoba lub osoby
wewnątrz lub z zewnątrz organizacji,
odpowiedzialne za wprowadzenie zmian.
Agent zmian pomaga w przyswojeniu
sobie nowych wzorców przez członków
organizacji.

Zarządzanie zmianą w administracji

publicznej

W administracji publicznej używa się
instytucji agenta zmian. Zależy to jednak
od skali zmian.
Przykłady:
-Pełnomocnik Rządu ds. reformy centrum
administracji
-Pełnomocnicy przy tworzeniu obecnych
województw

Zarządzanie zmianą

Proces zarządzania zmianą obejmuje
następujące etapy:
- analizę czynników wywołujących potrzebę
zmiany,
- określenie celu zmiany,
- określenie przedmiotu zmiany,
- określenie zakresu zmiany,
- przygotowanie planu wprowadzenia
zmiany,
- kierowanie wdrażaniem zmiany.

Opór wobec zmian

W każdej zmiany występują czynniki
służące zmianie i czynniki jej przeciwne.
Do tych pierwszych należą m. in. naciski
przełożonych, działania konkurencji i
nowe technologie.
Czynniki przeciwne zmianom to lęk
pracowników przed zmianą,
przyzwyczajenie do aktualnej sytuacji.

Sposoby przełamywania oporu (1/4)

J.P. Kotter i L. Schlesinger podają następującą
klasyfikację metod radzenia sobie z oporem wobec
zmian organizacyjnych w zależności od przyczyn
takiego oporu.

Kwalifikacja przebiega od metod łagodnych do
bardziej stanowczych wobec członków organizacji.

Użycie każdej z nich zależne jest jednak od
okoliczności, z którymi mamy do czynienia, a
przede wszystkim od przyczyn oporu wobec zmian.

Sposoby przełamywania oporu (2/4)

• Gdy brakuje informacji, albo informacje nt.
zmian są niedokładne, najlepszym sposobem na
radzenie sobie z oporem wobec zmian są szkolenia
i efektywne komunikowanie się i wyjaśnianie
zainteresowanym osobom konieczności i logiki
zmiany.
• W przypadku, gdy inicjatorzy zmiany nie mają
dostatecznych informacji do zaprojektowania
zmiany, a pozostali mają duże możliwości
stawiania oporu, pożądanym sposobem radzenia
sobie z oporem wobec zmiany jest zaproponowanie
członkom organizacji, aby uczestniczyli w
projektowaniu zmiany.

Sposoby przełamywania oporu (3/4)

• Jeśli przyczyną oporu są trudności z
dostosowaniem się, właściwym środkiem
mogą okazać się szkolenia, zapewnienie
wolnego czasu, wsparcia emocjonalnego
dla osób, które poniosą konsekwencje zmiany.
• Gdy zmiany mogą w największym stopniu
dotknąć osoby, które dysponują sporą siłą
przeciwstawiania się, jedyną metodą radzenia
sobie z ich oporem mogą okazać się
negocjacje i próba dojścia do
porozumienia.

Sposoby przełamywania oporu (4/4)

• W przypadku, gdy inne taktyki byłyby
nieskuteczne lub pociągałyby za sobą zbyt
duże koszty, przeprowadzenie zmiany wymaga
przyznania kluczowym osobom pożądanej
przez nich roli w procesie zmian (manipulacja i
kooptacja).
• W przypadku zmian, które mogą być
przeprowadzone szybko, a inicjator zmian
dysponuje dużą władzą, jedyną metodą może
okazać się jawne lub domniemane
wymuszenie (groźba zwolnienia, przeniesienia,
wstrzymania awansu itp.).

Przebieg procesu zmiany

K. Lewin i E. Schein opracowali
trójetapowy model przeprowadzania
zmian w organizacji. Model ten jest ściśle
związany z kulturą organizacji.
Poszczególne etapy odnoszą się do
zmian wzorców zachowań.
-Rozmrożenie („odbicie od brzegu”)
-Wprowadzenie zmian (konwersja)
-Zamrożenie („przybicie do brzegu”)