Wprowadzenie
Termin kontrola pochodzi od francuskiego słowa contrôle.
W potocznym słowa znaczeniu może oznaczać:
sprawdzanie, przegląd czegoś, porównywanie stanu faktycznego ze stanem
wymaganym,
nadzór nad kimś lub nad czymś, wgląd w coś,
instytucja lub osoba, sprawujące nad czymś nadzór, sprawdzające coś.
Kontrola jako pojęcie określa nam najczęściej funkcję organu, który
kontroluje działania innych instytucji i organów, co jest związane z oceną
działania tychże podmiotów. Kontrola jest koniecznym atrybutem władzy
państwowej. Rzeczywiste wykonywanie pełni władzy jest nie do pomyślenia
bez kontroli.
Kontrola polega na obserwowaniu, ustalaniu czy wykrywaniu stanu
faktycznego, porównywaniu rzeczywistości z zamierzeniami, występowaniu
przeciw zjawiskom niekorzystnym i sygnalizowaniu jednostkom
kompetentnym o dokonanych spostrzeżeniach – bez decydowania jednak o
zmianie kierunku działania jednostki skontrolowanej.
Kontrola rozumiana jest zazwyczaj jako badanie zgodności stanu
istniejącego
z postulowanym, ustalanie zasięgu i przyczyn rozbieżności oraz
przekazywanie wyników tego ustalenia. Administracja publiczna jest
podmiotem kontrolowanym, ale bywa także podmiotem kontrolującym w
zależności od zasięgu sytuacji.
Jak wynika z powyższej definicji ustalenie stanu faktycznego jest ważną
cechą postępowania kontrolnego, lecz nie mniej ważną niż jego rzetelne
udokumentowanie oraz dokonanie oceny kontrolowanej działalności.
Kontrola finansowa
Kontrola finansowa to szczególny rodzaj kontroli, której przedmiotem są
zjawiska
i procesy finansowe, dotyczące głównie finansów publicznych. W literaturze
występuje także pojęcie kontroli zbieżne z pojęciem ogólnej kontroli
gospodarczej. Kontrola finansowa jest elementem procesu zarządzania
publiczną gospodarką finansową.
Z reguły jest podejmowana przez państwo i zmierza do osiągnięcia
zgodności między stanem rzeczywistym (wykonaniem) a stanem
obowiązującym (wyznaczeniem). Celem kontroli jest zapewnienie zgodności
między przebiegiem a wynikiem określonego działania.
Kontrola finansowa jest więc swoistą działalnością, na którą składają się
następujące zasadnicze rodzaje czynności:
ustalenie stanu faktycznego, tj. poszczególnych faz działania oraz jego
wyników,
porównanie stanu rzeczywistego z obowiązującymi w danym działaniu
wzorcami,
w celu wyjaśnienia mogących pojawić się niezgodności,
wykrywanie przyczyn niezgodności zachodzących między rzeczywistym
działaniem
a wyznaczeniami i sygnalizowanie jednostkom kompetentnym o dokonanych
spostrzeżeniach.
Działalność pokontrolna należy zazwyczaj do innych organów systemu
zarządzania. Pojęcie kontroli finansowej ma wiele cech wspólnych z innymi
pojęciami zbliżonymi, np. z nadzorem, rewizją, inspekcją, weryfikacją,
zwłaszcza – analizą.
Rewizja, inspekcja i weryfikacja
Rewizja łączy się z reguły z kontrolą w dziedzinie finansów,
polegającą na bezpośredniej konfrontacji stanu faktycznego
środków finansowych i innych składników majątkowych jednostki
kontrolowanej z odpowiednią dokumentacją i na ocenie
prawidłowości dysponowania tymi składnikami. Konfrontacja ta
polega na ocenie prawidłowości dysponowania tymi składnikami, a
stan faktyczny musi być w każdym przypadku poparty
dokumentacją.
Inspekcja jest to kontrola wykonywana na miejscu, w jednostce
kontrolowanej. Jest ona rodzajem kontroli faktycznej, polegającej
na bezpośrednim, osobistym obserwowaniu czynności i zasobów,
zjawisk
i stanów rzeczywistych. Inspekcja to kontrola dokonywana przez
bezpośrednią obserwację zachowania się badanej jednostki oraz na
porównaniu tego zachowania z zachowaniem poprawnym
kontrolowanej jednostki.
Weryfikacja oznacza najczęściej kontrolę następną, będąc w
istocie jej synonimem. Na przykład weryfikacja zysków
przedsiębiorstwa – dokonywana w celu ustalenia i oddzielenia
zysków prawidłowych
i nieprawidłowych, w wyniku czego nastąpi odpowiedni ich podział
– jest jednym z rodzajów kontroli finansowej o wyraźnie określonym
przedmiocie.
Nadzór a kontrola
Nadzór obejmuje czynną ingerencję w działalność
nadzorowaną, np. wydawanie zarządzeń na
podstawie wyników kontroli.
Nadzór jest pojęciem wyraźnie szerszym od pojęcia
kontroli, obejmującym m.in. również czynności
kontroli, która jednak stanowi tylko część składową,
jeden z etapów wykonywania nadzoru, obejmującego
zarówno kontrolę, jak i prawo wydawania zarządzeń i
poleceń w celu usunięcia stwierdzonych braków.
Obejmuje on poza czynnościami właściwymi dla
procesu kontroli również typowe czynności
pokontrolne.
Nadzór łączy się z organizacyjnym lub funkcjonalnym
podporządkowaniem oraz odpowiedzialnością za
czynności poddawane nadzorowi.
Zasadniczne etapy
postępowania kontrolnego
1.
Stwierdzenie stanu faktycznego badanych
czynności, zjawisk, itp.
2.
Porównanie stanu faktycznego ze stanem
określonym
w normach prawnych, technicznych i innych oraz
ustalenie nieprawidłowości od stanu
wymaganego.
3.
Ustalenie przyczyn stwierdzonych
nieprawidłowości (obiektywnych niezależnych od
działania jednostki kontrolowanej; subiektywnych
- zależnych od jej działania).
4.
Ustalenie osoby odpowiedzialnej za stwierdzone
nieprawidłowości, tj. straty, szkody i inne
negatywne skutki.
5.
Sformułowanie wniosków, zmierzających do
likwidacji nieprawidłowości, usprawnienia
działalności, osiągnięcia lepszych efektów.
Rodzaje kontroli
Rodzaje kontroli:
kontrola zewnętrzna
kontrola wewnętrzna
Kontrola zewnętrzna to kontrola,
przeprowadzana przez organy
administracji publicznej lub jednostkę
nadrzędną (organ zewnętrzny).
Kontrola wewnętrzna to kontrola,
przeprowadzana przez kierownictwo
jednostki lub w jego imieniu przez
odpowiednią komórkę kontroli
wewnętrznej.
Kontrola wewnętrzna
Zgodnie z Międzynarodowymi Standardami
Profesjonalnej Praktyki Audytu Wewnętrznego,
wydanymi przez Instytut Audytorów Wewnętrznych,
przez pojęcie kontrola wewnętrzna należy rozumieć
każde działanie podejmowane przez kierownictwo, władze
lub inne podmioty w celu poprawy zarządzania ryzykiem
i zwiększenia prawdopodobieństwa zrealizowania
ustalonych celów i zadań.
System kontroli wewnętrznej ma podstawowe znaczenie w
nowoczesnym systemie zarządzania oraz efektywnym
osiąganiu zadań i celów strategicznych każdej jednostki.
Słabe kontrole wewnętrzne zawsze prowadzą do
wystąpienia niepożądanych zjawisk, nadużyć i tym samym
narażają jednostkę na straty.
Kontrola wewnętrzna a audyt
wewnętrzny
Zmiany wewnątrz jednostki i w jej otoczeniu gospodarczym
powodują, że system kontroli wewnętrznej ewoluuje wraz z
czasem. Jedną
z konieczności jest ciągły monitoring tego systemu, czy na
pewno działa prawidłowo, efektywnie i jest dostosowany do
aktualnych potrzeb jednostki. Takim narzędziem wspierającym
proces monitorowania
i oceny systemu kontroli wewnętrznej jest audyt wewnętrzny.
Zgodnie ze wspomnianymi powyżej standardami, audyt
wewnętrzny jest działalnością niezależną, obiektywnie
zapewniającą i doradczą, której celem jest przysporzenie
wartości i usprawnienie działalności operacyjnej organizacji.
Pomaga on organizacji w osiąganiu jej celów poprzez
systematyczne i zdyscyplinowane podejście do oceny
i doskonalenia skuteczności procesów zarządzania ryzykiem,
kontroli
i ładu korporacyjnego. Rolą audytu wewnętrznego jest
niezależne monitorowanie, weryfikacja i ocena
skuteczności procesów zarządzania ryzykiem, kontroli i ładu
korporacyjnego.
Audyt wewnętrzny wspomaga system kontroli wewnętrznej
poprzez niezależne spojrzenie na funkcjonowanie,
adekwatność i efektywność kontroli, czyli ocenę istnienia i
działania systemu kontroli wewnętrznej.
Kontrola instytucjonalna a
audyt
Współczesne podejście do działań inspekcyjnych kładzie
nacisk na identyfikację i eliminację przyczyn
nieprawidłowości, zatem funkcja kontroli
instytucjonalnej coraz bardziej zbliża się do roli audytu
i pełni również rolę prewencyjną, zwłaszcza jeżeli
zalecenia kontrolne są prawidłowo konstruowane
i realizowane.
Istnieje jednak zasadnicza różnica pomiędzy tymi
instytucjami, kontrola instytucjonalna pełni również
funkcję śledczo-represyjną, ustalając osoby winne
zaniedbaniom czy też nieprawidłowościom, ustalając
zakres odpowiedzialności i przedstawiając materiał
pozwalający na wyciągnięcie odpowiedzialności
służbowej lub prawnej.
Instytucjonalna kontrola jest znacznie bardziej
dotkliwym elementem systemu zarządzania niż audyt
wewnętrzny, który skupia się na błędach systemowych.
Kryteria kontroli I
Kryteria są to mierniki oceny, na
podstawie których kontrolujący ocenia
działalność badanej jednostki.
Kryteria kontroli to:
legalność,
gospodarność,
rzetelność,
celowość,
przejrzystość (transparentność),
jawność.
Kryteria kontroli II
Legalność - oznacza zgodność działania z przepisami prawa. Kontrola
pod względem legalności oznacza, czy jednostka działa zgodnie z
przepisami prawa ogólnie obowiązującymi (ustawami,
rozporządzeniami odpowiednich organów),
a także przepisami prawa lokalnego- zarządzeniami wewnętrznymi,
statutem, regulaminami wewnętrznymi. Ponadto badanie według
kryterium legalności oznacza także sprawdzenie czy decyzje,
zarządzenie wydawane przez kierownictwo jednostki jest zgodne z
obowiązującymi przepisami, a także, czy te zarządzenia i decyzje nie
skłaniają jednostki do działań niecelowych, nieefektywnych.
Gospodarność - badanie to oznacza, czy jednostka działa zgodnie z
zasadą racjonalnego gospodarowania. Zasada ta polega na tym, aby:
- osiągnąć optymalne wyniki, efekty przy jak najniższych kosztach,
nakładach, środkach majątkowych,
- uzyskać z posiadanych zasobów majątkowych lub dysponowanych
środków maksymalnych efektów, wyników, zysków.
Zasada ta oznacza, także efektywność gospodarowania, wydajność,
skuteczność.
Ponadto kontrolujący bada, czy nie było strat, zbędnych kosztów,
marnotrawstwa. Jednocześnie musi ocenić, czy podjęte decyzje
gospodarcze nie przekroczyły granic określonego ryzyka.
Kryteria kontroli III
Rzetelność - oznacza, uczciwość, terminowość, dyscyplinę
wykonania, sumienność, prawdomówność, słowność oraz zgodność
dokumentów, ewidencji i sprawozdań ze stanem faktycznym.
Celowość - oznacza, czy jednostka działa zgodnie z wyznaczonym
celem, zadaniami określonymi w statucie, regulaminie, bądź aktach
normatywnych. Oznacza zbadanie, czy jednostka realizuje
wyznaczone jej działania oraz czy osiąga zaplanowane efekty, wyniki.
Przejrzystość - oznacza odpowiednio dostępne procedury,
regulaminy, przepisy, które są jawne i dostępne do wiadomości
publicznej. Z przejrzystością łączy się konstytucyjny obowiązek
informowania obywateli o działalności organów władzy publicznej oraz
osób pełniących funkcje publiczne.
Jawność - łączy się ona z przejrzystością i oznacza podawanie do
wiadomości publicznej różnego rodzaju sprawozdań finansowych,
bilansów z działalności jednostek.
Związki kontroli z
rachunkowością I
Rachunkowość odgrywa podstawową rolę w każdej
jednostce gospodarczej jako główne ogniwo systemu
kontroli wewnętrznej, niezbędne źródło informacji dla
jednostki oraz instytucji wewnętrznych i zewnętrznych,
ponadto stanowi wiarygodny instrument kontroli
wewnętrznej.
Zadania kontroli wewnętrznej mogą być dobrze
realizowane tylko wtedy, jeżeli prawidłowo jest realizowana
polityka rachunkowości
i sprawozdawczości finansowej w jednostce. Celem
kontroli jest zapewnienie bieżącej, rzetelnej i
prawidłowej rachunkowości. Rachunkowość tworzy
niezbędne warunki i dostarcza informacji do kontroli
majątku, kapitałów, ewidencji dochodów i kosztów
uzyskania przychodów, strat i zysków oraz wyniku
finansowego. Dobrze zorganizowana kontrola wewnętrzna
zapewnia prawidłową ewidencję księgową i
sprawozdawczość finansową.
Związki kontroli z
rachunkowością II
Kontrola finansowo-księgowa i sprawozdawczość finansowa działa
rozpoznawczo i zapobiegawczo. Rozpoznawczo - ponieważ
umożliwia wczesne i szybkie ujawnienie błędów i zagrożeń, natomiast
zapobiegawczo
z powodu przeciwdziałania nieprawidłowościom oraz szkodom i stratom
w jednostce. Kontrola ta polega na badaniu poszczególnych operacji
gospodarczych pod kątem legalności, rzetelności, celowości,
gospodarności
i efektywności.
Funkcje tę w rachunkowości realizujemy poprzez kontrolę wstępną,
bieżącą
i następczą dokumentów księgowych, które księgowane są jako
źródłowy materiał podlegający ewidencji księgowej.
W celu pełnienia przez rachunkowość funkcji kontrolnych,
sprawozdawczych
i informacyjnych, rachunkowość powinna być rzetelna,
chronologicznie
i szczegółowo ujmować zdarzenia gospodarcze i
systematycznie odzwierciedlać wszystkie operacje za pomocą
zapisów na kontach księgowych. Przedstawiają one stany faktyczne i
wyniki finansowe przedsiębiorstwa. Prawidłowo prowadzona i
kontrolowana rachunkowość musi stanowić podstawowe źródło
informacji i kontroli działalności gospodarczej jednostki, a głównie
sytuacji majątkowej i finansowej tejże jednostki.
Związki kontroli z
rachunkowością III
Kontrolne funkcje rachunkowości i sprawozdawczości finansowej w każdej jednostce
prowadzącej księgi rachunkowe są realizowane za pomocą określonych zasad, w tym
wynikających z ustawy o rachunkowości, jak też opracowanych i wdrożonych procedur,
reguł postępowania i środków organizacyjno-technicznych.
Do tych reguł zaliczamy:
obowiązek dokonywania zapisów księgowych każdej operacji gospodarczej wyłącznie
w oparciu
o prawidłowo sporządzone i zaakceptowane dokumenty księgowe,
stosowanie zasady podwójnego zapisu na kontach księgowych (Wn i Ma),
wykorzystywanie dla celów kontroli zasady bilansowania obrotów i sald na kontach
syntetycznych
i analitycznych,
stałe lub okresowe uzgadnianie danych księgowości syntetycznej i analitycznej,
monitoring przyjętych procedur do stosowania zapisów na kontach bilansowych i
wynikowych,
kontrola dokumentów księgowych każdej operacji gospodarczej (wstępna, bieżąca i
następna) pod względem formalnym, rachunkowym i merytorycznym,
obowiązek rzetelnego dokumentowania każdej operacji gospodarczej i przechowywanie
przez określony czas dowodów księgowych i sprawozdań finansowych,
weryfikacja stanów księgowych (sald kont) ze stanami rzeczywistymi, ustalonymi w
drodze spisów
z natury w trakcie inwentaryzacji oraz uzgodnienia i potwierdzenia zgodności sald
z kontrahentami,
zasada ostrożnej wyceny aktywów i pasywów w sprawozdawczości finansowej rocznej,
badanie i weryfikacja prawidłowości sporządzania sprawozdań finansowych, naliczanie
podatków przez uprawnionych audytorów,
kontrole prawidłowości przebiegu i ciągły monitoring tzw. automatycznych księgowań
przez stosowanie samokontroli.
Komórka kontroli wewnętrznej I
Komórka kontroli wewnętrznej to wyspecjalizowana jednostka,
posiadająca szczególne uprawnienia inspekcyjne czy też nawet
dochodzeniowe. Kontrola inspekcyjna jako kontrola ex-post,
czyli kontrola wykonywana po zakończeniu procesu, umożliwia
kierownikowi jednostki monitoring i nadzór nad systemem
kontroli wewnętrznej.
Obecnie komórka kontroli wewnętrznej powinna być
traktowana jako narzędzie zarządzania wykorzystywane
do uzyskania racjonalnego zapewnienia, że zaprojektowany
przez kierownika jednostki system funkcjonuje zgodnie
z obowiązującym prawem, standardami, wewnętrznymi
przepisami i procedurami i służy wytyczonym celom.
Racjonalne zapewnienie oznacza, że kierownik jednostki
na podstawie wyników inspekcyjnej kontroli nie może być
w 100% pewien, że wykryto wszystkie nieprawidłowości,
ponieważ prace kontrolerów odnoszą się zazwyczaj
do określonego wycinka działalności.
Komórka kontroli wewnętrznej II
W roku 2003 Rada Ministrów wydała na podstawie art.
30 ustawy o Radzie Ministrów (Dz.U. z 2003 r., Nr 24, poz. 199
i Nr 80, poz. 717) rozporządzenie w sprawie szczegółowych
zasad i trybu przeprowadzania kontroli przez Kancelarię
Prezesa Rady Ministrów (Dz.U. Nr 146, poz. 1414), w którym
zawarto wiele uregulowań mogących stanowić wzorzec
do opracowania regulaminu działania komórki kontroli
wewnętrznej. W tekście rozporządzenia zawarto uregulowania
dotyczące uprawnień i obowiązków kontrolującego,
obowiązków i uprawnień kontrolowanego oraz
dokumentowania przebiegu kontroli i jej wyników.
Podobne rozwiązania można odnaleźć w szeregu aktów
prawnych odnoszących się do określonych działów
administracji państwowej, czy też rodzajów inspekcji. Należy
jednak pamiętać, że rozwiązania te dotyczą raczej kontroli
zewnętrznej, której pracownicy nie są pracownikami jednostki
kontrolowanej, mogą zatem zachować większą niezależność
w relacjach międzyludzkich i swobodzie działania.
Komórka kontroli wewnętrznej
III
Powołanie komórki kontroli wewnętrznej może nastąpić
w wyniku zmiany statutu czy też zmiany regulaminu
organizacyjnego jednostki. Często można spotkać się
z utworzeniem jednoosobowego lub wieloosobowego
stanowiska ds. kontroli wewnętrznej. W odniesieniu do komórki
kontroli wewnętrznej czy też wieloosobowego stanowiska ds.
kontroli wewnętrznej istotne jest wyznaczenie przez kierownika
jednostki zarządzającego kontrolą inspekcyjną.
Ponieważ nie istnieją wymogi prawne dotyczące kwalifikacji
osoby zarządzającej komórką kontroli wewnętrznej czy
kontrolera, prawo decyzyjne w tym zakresie posiada
kierownik jednostki.
Kierownik jednostki może określić zestaw wymogów
odnoszących się do osób, które mogą zajmować się kontrolą
inspekcyjną w jednostce. Im mniejsza komórka kontroli
wewnętrznej, tym oczekiwania wobec pojedynczego kandydata
będą większe, większa etatowo komórka pozwoli
na specjalizację poszczególnych jej członków. Wymogi te,
oprócz podstawowych cech, tj. uczciwość, rzetelność,
zdolności interpersonalne, będą zapewne w dużej mierze
zdeterminowane charakterem działalności, za jaką odpowiada
dana organizacja.
Komórka kontroli wewnętrznej
IV
Struktura administracyjna komórki kontroli wewnętrznej
określana jest w regulaminie organizacyjnym, jednakże
niezbędnym warunkiem prawidłowej realizacji zadań jest
regulamin działania lub instrukcja kontroli
wewnętrznej. Dokumenty te określą zakres praw
i obowiązków kontrolerów, a także kontrolowanych, zasady
i tryb przeprowadzania kontroli oraz dokumentowania wyników.
Projekt Regulaminu powinien być opracowany przez
zarządzającego komórką kontroli wewnętrznej i przedstawiony
do akceptacji kierownikowi jednostki. Regulamin musi być
udostępniony wszystkim pracownikom organizacji.
Zadanie zarządzającego komórką kontroli wewnętrznej
powinno polegać przede wszystkim na racjonalnym
planowaniu działań kontrolerów, zapewnieniu warunków
do przeprowadzenia zadań kontrolnych, koordynacji kontroli
wewnętrznych, nadzorze nad jakością pracy kontrolerów
i reprezentowaniu komórki w kontaktach z zewnętrznymi
instytucjami kontrolnymi oraz audytem wewnętrznym.
Komórka kontroli wewnętrznej V
Zarządzający komórką powinien przedstawić kierownikowi jednostki taką propozycję
struktury organizacyjnej komórki, która będzie umożliwiała najbardziej efektywne
wykonywanie zadań kontroli inspekcyjnej. Na dzień dzisiejszy w Polsce brakuje
wytycznych odnoszących się do funkcjonowania komórki kontroli wewnętrznej pod
kątem jej wielkości czy też struktury organizacyjnej, jedynym kryterium, jakie można
zastosować, jest skuteczność działań inspekcyjnej kontroli wewnętrznej.
Planując strukturę, skład i liczebność etatową komórki kontroli wewnętrznej należy
niewątpliwie wziąć pod uwagę wielkość organizacji, jaka będzie podlegała kontroli,
ilość jednostek podległych i nadzorowanych (jeżeli mają być objęte kontrolą
inspekcyjną wykonywaną przez organizowaną komórkę kontroli), złożoność działań
jednostki i potrzeby informacyjne kadry zarządzającej.
Jednym z najważniejszych elementów organizowania komórki kontroli wewnętrznej,
jest dobranie odpowiedniego składu osobowego komórki kontroli wewnętrznej. Każda
organizacja, niezależnie od profilu funkcjonuje w kilku podstawowych obszarach, które
niewątpliwie będą wymagały monitoringu i nadzoru, a co za tym idzie działań
inspekcyjnych. Tymi obszarami są m.in.: gospodarka finansowa, w tym planowanie
i sprawozdawczość budżetowa, rachunkowość, zamówienia publiczne, a także
informatyka - w tym bezpieczeństwo informatyczne oraz polityka kadrowa, prawo
pracy i zarządzanie mieniem.
Kontrolerzy powinni posiadać odpowiedni zasób wiedzy w wymienionych
dziedzinach. Jednakże nie można zakładać, że każdy z kontrolerów będzie specjalistą
we wszystkich obszarach. Zespół kontrolerów powinien stanowić logiczną całość
z punktu widzenia posiadanej wiedzy, uzupełniać się oraz wspomagać nawzajem.
Tylko takie podejście gwarantuje skuteczność i profesjonalizm zespołów kontrolnych.
Kontrola wewnętrzna w
księgowości I
Najważniejszym dla księgowego rodzajem kontroli
wewnętrznej (finansowej) jest kontrola procesów
księgowych. Kontrola wewnętrzna w księgowości
jednostki obejmuje działania zmierzające
do sprawdzenia i zweryfikowania
dotychczasowej pracy danego działu. Czynności
kontrolne w księgowości polegają głównie
na przeglądzie dokumentów i ksiąg rachunkowych
oraz sprawozdania finansowego, a także ich kontroli
przeprowadzanej stosownie do obowiązujących
przepisów odnoszących się do prowadzenia
rachunkowości, w tym również norm dotyczących
gospodarowania środkami publicznymi.
Kontrola wewnętrzna w
księgowości II
Kontrolę wewnętrzną w księgowości można ukierunkować zgodnie
z aktualnymi potrzebami jednostki. Może ona wówczas obejmować:
badanie zgodności ksiąg rachunkowych z prawem bilansowym
i przepisami w zakresie finansów publicznych,
sprawdzenie prawidłowości rozwiązań stosowanych w księgach
rachunkowych, w tym poprawności wyceny,
sprawdzenie kompletności zapisów, a także czy transakcje zostały ujęte
w odpowiednim okresie sprawozdawczym, zgodnie z zasadami
rachunkowości,
sprawdzenie formalnych, merytorycznych i rachunkowych aspektów
zapisów księgowych,
sprawozdawczość jednostki,
badanie zrealizowanych przez jednostkę dochodów (przychodów) na tle
kwot ujętych w budżecie lub planie finansowym,
analizę wydatków budżetowych jednostki lub poniesionych przez nią
kosztów (wydatków),
badanie gospodarności jednostki w zakresie gospodarki kasowej,
ocenę struktury przepływów pieniężnych z uwzględnieniem stopnia
płynności finansowej jednostki.
Ponadto bardzo ważnym elementem kontroli wewnętrznej jednostki jest
dokumentacja zasad (polityki) rachunkowości.
Obowiązki głównego
księgowego w zakresie kontroli
wewnętrznej I
Osobą odpowiedzialną za całość prowadzonej w danej
jednostce gospodarki finansowej, w tym również w zakresie
wewnętrznej kontroli finansowej, jest jej kierownik. To on
odpowiada za całokształt działalności jednostki i sprawuje
kontrolę nad wszystkimi jej pracownikami. Jednak
głównemu księgowemu, skarbnikowi powierza
on określone obowiązki w tym zakresie, co powinno być
potwierdzone dokumentem w formie odrębnego imiennego
upoważnienia albo wskazania tego faktu w regulaminie
organizacyjnym jednostki. Przez przyjęcie przez tychże
kompetencji główny księgowy odgrywa główną rolę nie
tylko w zakresie prowadzenia rachunkowości, ale także
w wykonywaniu:
dyspozycji środkami pieniężnymi, i
wstępnej kontroli finansowej, tj.:
wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczych
i finansowych z planem finansowym, oraz
wstępnej kontroli kompletności i rzetelności dokumentów
dotyczących operacji gospodarczych i finansowych.
Obowiązki głównego
księgowego w zakresie kontroli
wewnętrznej II
Ponadto główny księgowy jednostki wypełnia
następujące obowiązki w zakresie kontroli
wewnętrznej:
Kontroluje dokumenty jednostki i ich obieg.
Dokonuje kontroli wewnętrznej (funkcjonalnej):
wstępnej, bieżącej i następnej w zakresie
powierzonych obowiązków,
wstępnej kontroli legalności dokumentów
dotyczących wykonywania planu finansowego
jednostki oraz jego zmian,
następnej kontroli księgowanych operacji
gospodarczych jednostki.
Dokonuje wstępnej kontroli legalności dokumentów
dotyczących wykonywania przez jednostkę budżetu
oraz jego zmian.