ELEKTRONICZNY OBIEG INFORMACJI

SYSTEMY WFM

WFM – Workflow Management

•

Elektroniczny obieg informacji

•

Elektroniczny obieg dokumentów

•

Przepływ pracy przez organizację

•

Przebieg informacji i sterowania w

procesie biznesowym

•

Sekwencja wydarzeń, procedura

postępowania

SYSTEMY WFM

•

Skoncentrowanie uwagi na

procesach występujących w
organizacji

•

Procesy kluczowe – satysfakcja

klienta

•

Klient na we- i wy- procesu

kluczowego

•

w procesach kluczowych istotna

relacja między dostawcą
produktu lub usługi a jego
odbiorcą czyli klientem

SYSTEMY WFM

WorkFlow Management System
(Workflow Management Coalition)

System który pozwala na definiowanie,

tworzenie i zarządzanie realizacją obiegu

informacji poprzez użytkowanie

oprogramowania na jednej lub wielu

platformach zdolnych do interpretowania

definicji procesu, interakcji z uczestnikami

procesu obiegu informacji.

http://www.wfmc.org/

SYSTEMY WFM

WorkFlow Management System
(Workflow Management Coalition)

System który pozwala na definiowanie,

tworzenie i zarządzanie realizacją obiegu

informacji poprzez użytkowanie

oprogramowania na jednej lub wielu

platformach zdolnych do interpretowania

definicji procesu, interakcji z uczestnikami

procesu obiegu informacji.

http://www.comarch.pl/administracja_pu

bliczna/produkty/administracja_publicz

na/comarch_workflow?gclid=CNm8-Zay758C

FQIUzAod5h8fXw

SYSTEMY WFM

Ader [1996]

•

Automatyzacja procesów, w których

dokumenty, informacje lub zadania

przechodzą od jednego uczestnika do

następnego w sposób wynikajacy z

pewnych zasad lub procedur

•

Wszystkie operacyjne aspekty

procesów biznesowych – kolejność

zadań i osoby, które je wykonują,

przepływ informacji niezbędnych do

wykonania zadań oraz mechanizm

śledzenia (monitorowania) i

sprawozdawczości, który je mierzy i

kontroluje

SYSTEMY WFM

WFM to:

•

Sterowanie wykonaniem zadań +

•

Przydział zadań +

•

Monitorowanie i kontrola procesów pracy

i przepływu dokumentów

SYSTEMY WFM

WFM to:

•

Sterowanie wykonaniem zadań +

•

Przydział zadań +

•

Monitorowanie i kontrola procesów pracy

i przepływu dokumentów

SYSTEMY WFM

•

15 – 20 % - dane ustrukturyzowane –

baza danych

•

80-85% - dane nieustrukturyzowane:



Dokumenty



Pisma, raporty



Notatki, faksy



E-mail



Dokumenty skanowane



Grafika

•

przyrost danych – ok. 50% rocznie

SYSTEMY WFM

•

WFMS – System zarządzania workflow

definiuje, tworzy i zarządza wykonaniem

jednego lub wielu workflow za pomocą

oprogramowania, dysponującego jednym

lub wielu progamami i zdolnego do

interpretowania procesu, kierowania

koordynacją uczestników i przywoływania

aplikacji zewnętrznych [Levan, 1999]

SYSTEMY WFM

Platforma WFM
Workflow engine
Oprogramowanie działające na serwerze,

zapewniające środowisko wykonawcze dla

instancji procesów pracy, oddzielnie lub

współpracując z innymi motorami;

składnik rozproszonych usług

wykonawczych systemu

SYSTEMY WFM

Koalicja WFMC sformułowała tzw.

metamodel, tj. ogólny model procesu lub

ogólny model procesów lub model

referencyjny, określający główne

elementy i zależności istniejące w

systemie workflow. Są to: typ procesu,

czynności, role, warunki przejścia, dane

istotne w procesie i aplikacje wywoływane

SYSTEMY WFM

Definicja procesu – nazwa, typ i inne

ogólne atrybuty procesie.
Proces określa jakie zadania powinny być

wykonane w jakiej kolejności. Można go

rozpatrywać w płaszczyznach:

•

Funkcjonalnej – co musi być zrobione?

•

Behawioralnej – kiedy?

•

Organizacyjnej – kto?

•

Informacyjnej – jakie dane są potrzebne?

SYSTEMY WFM

Czynność - nazwa, warunki wstępne i

końcowe czynności, ograniczenia czasowe

Rola – powiązanie z określoną pozycją w

organizacji, która ją wykona; atrybuty roli:

nazwa i jednostka organizacyjna,

potwierdzenie tożsamości i uprawnień

użytkownika w tym przypisanie

konkretnym osobom

SYSTEMY WFM

Warunki przejścia – kiedy i jak

następuje przejście od jednej do

następnej czynności wykonywanej

automatycznie;
Są 3 kategorie warunków przejścia:

•

Przepływu

•

Wykonywania

•

Powiadamiania

SYSTEMY WFM

Istotne dane – dane wprowadzane przez

użytkownika, które wywołują przesłanie

obiektu pracy lub powodują konkretne

przetwarzanie, np. wybrane pole w

elektronicznym zamówieniu, mające

wpływ na decyzję specjalisty o przyjęciu

zamówienia; przy określaniu danych

istotnych – określa się ich nazwę, typy i

ścieżki dostępu

SYSTEMY WFM

Wywołane aplikacje: uruchamiane

przez użytkownika lub automatycznie

przez system w celu dostępu do danych,

ich modyfikacji lub przetworzenia

Ukończenie tworzenia procesu na

podstawie WFMC pozwala na rozpoczęcie

prac przez programistów

SYSTEMY WFM

Podstawowe pojęcia przepływu pracy (obiegu

informacji):



Przepływy pracy



Procesy biznesowe



Aktywności, działania w procesie



Metody



Zobowiązania



Aktorzy, role, wykonawcy

Podstawowe składniki zarządzania

przebiegiem pracy

Proces

biznesowy

Reguły

biznesowe

Działanie

(lub

zadania)

Kolejka

przebiegu

pracy

Jednostka

pracy

Zasób

(komputery

lub kadry)

Podzielony
na

Definiuje
kolejne

Podzielone
na

zawiera

Wykonana
przez rolę

SYSTEMY WFM

Podstawowe składniki procesu biznesowego, to



Ścieżki procesu biznesowego



Pracownicy uczestniczący w procesie



Podejmowanie decyzje



Informacje związane z decyzjami

Narzędzia

definiowani

a procesów

Inne usługi

Platforma

WFM

Narzędzia

administrowani

a i

monitorowania

Aplikacje

WFM

SYSTEMY WFM

Główne funkcje platformy

(motoru)WFM:

•

Inicjacja, wykonywanie, szeregowanie i

kontrola aktualnych procesów pracy,

zgodnie z ich definicją,

•

Logowanie i wylogow6wanie użytkownika

do/z systemu

•

Wywoływanie aplikacji zewnętrznych,

•

Pobieranie plików do aplikacji,

•

Przechowywanie informacji o stanie prac,

•

Sterowanie procesami pracy

•

Archiwizowanie definicji i danych

użytkowych

SYSTEMY WFM

Elementami wchodzącymi w skład

systemów informatycznych workflow są:

•

Przetwarzanie plików graficznych,

•

Zarządzanie dokumentami,

•

Zarządzanie bazami danych

•

Zarządzanie formatkami

•

Zarządzanie obiektami,

•

Zarządzanie danymi produkcyjnymi,

•

Narzędzia CASE,

•

Elektroniczna wymiana komunikatów

•

Usługi katalogowe

•

Usługi internetowe i intranetowe

SYSTEMY WFM

Elektroniczny obieg informacji pozwala:

•

Uprościć procesy biznesowe

•

Zmniejszyć koszty procesów

•

Przyspieszyć procesy biznesowe

•

Monitorować i sterować procesami

biznesowymi

SYSTEMY WFM

Efekty stosowania WFM:

•

Biuro bez papieru

•

Praca z wykorzystaniem ekranu

•

Efekt taśmy produkcyjnej

•

Normy, limity czasowe

RODZAJE SYSTEMÓW WF



PRODUKCYJNE



ADMINISTRACYJNE



ZESPOŁOWE



AD HOC

PROCESY

POWTARZANE

POCESY

POJEDYNCZE
( UNIKALNE)

PROCESY

GOSPODARCZE
(BIZNESOWE)
WYSOK. POZIOMU

PRODUKCYJNE

ZESPOŁOWE

PROCESY

GOSPODARCZE
(BIZNESOWE)
NISK. POZIOMU

ADMINISTRACY

-JNE

AD HOC

PROCESY PRODUKCYJNE



Procesy powtarzane, transakcyjne i krytyczne



Porządek i koordynacja zadań są złożone ale mogą

być zautomatyzowane



Lista zadań jest wykonalna



Monitorowanie stanów, procesów, dokumentów



Występują zadania zautomatyzowane



Dostęp do kilku systemów informatycznych i

aplikacji biurowych



Użytkowanie systemów heterogenicznych

Przykłady:

Sterowanie produkcją

Szacowanie szkód

Autoryzacja pożyczek

PROCESY ADMINISTRACYJNE



Procesy są powtarzane, bardzo ustrukturyzowane,

oparte o dokumenty



Porządek zadań/ koordynacja jest prosta i

zautomatyzowana



Kolejne kroki są określane przez WF



WF uaktywnia użytkowników do wykonywania ich zadań



Typowe zadanie: akceptacja/ wypełnienie dokumentów



Nie korzysta z systemów informatycznych poza

systemami obsługi biura

Przykłady:

Zamówienie podróży

Procesy finansowo księgowe

Rejestrowanie samochodu

Dokonywanie przelewu

PROCESY ADMINISTRACYJNE



Odnoszą się do sformalizowanych procesów

informacyjnych, w których etapy postępowania są

ściśle określone a zasady im towarzyszące są

znane każdemu uczestnikowi procesu



Służa do automatyzacji rutynowych procedur

administracyjno biurowych



Koncepcja „biura bez papierów



Systemy o dużej skali powtarzalności w ciągu dnia

PROCESY ZESPOŁOWE



Nie powtarzające się, nietransakcyjne lecz
krytyczne



Większa liczba uczestników procesu i interakcji
między nimi



Możliwa jest powtórna realizacja danego etapu, aż
do momentu uzgodnienia jego wyniku przez
uczestników procesu

Przykłady:

Tworzenie oprogramowania

Przygotowanie dokumentacji technicznej

PROCESY AD HOC



Procesy niepowtarzalne ( unikalne )



Porządek i koordynacja zadań uzależnione są

od decyzji indywidualnych i nie są automatyzowane przez

WFM



Typowe obiekty i dokumenty



Komunikaty z wbudowanym harmonogramowaniem



Użytkowanie WFMS następuje poprzez proces zapytań



Wspomaganie współpracy, współredakcji i koordynacji małych

zespołów

Przykłady:

Plan promocji produkcji

Przygotowanie programu konferencji

Najniższy Poziom bezpośredniej współpracy
Najwyższy

iż

żs

Procesy sądowe

Ubezpieczenia

PRODUKCJA

Kredyty Pożyczki

Ustrukturyzowa
ne
oprogramowani
e WFM

Kontrola wydatków

ADMINISTRACJA

Przetwarzanie zamówień

Oprogramowanie
obsługi formularzy

Projekt wyrobu

AD HOC

Propozycja promocji

Tradycyjna praca
zespołowa

E-mail

SYSTEMY WFM

SYSTEMY INFORMATYCZNE WFM



Oracle WorkFlow



Lotus Notes IBM



GroupWise Novella



MS Exchange



Adonis BOC

SYSTEMY WFM

SYSTEMY INFORMATYCZNE WFM

Są najbardziej stosowane w branżach:



Finanse, bankowość,



Ubezpieczenia



Produkcja



Administracja rządowa



Ochrona zdrowia

SYSTEMY WFM

SYSTEMY INFORMATYCZNE WFM

Bibliografia

Ćwiklicki M., Podstawy systemów Workflow,
WAE Kraków, 2006

Chaffey D., Groupware, workflow and
Intranets, Boston, 1998

3. Materiały ADONIS

Document Outline