STUDIA II STOPNIA
FINANSE I RACHUNKOWOŚĆ
l
RACHUNKOWOŚĆ
Opracował/-a:
Bożena
Oleszko-Kurzyna
STUDIA II STOPNIA
FINANSE I RACHUNKOWOŚĆ
l
RACHUNKOWOŚĆ
Opracował/-a:
Bożena
Oleszko-Kurzyna
Wykład nr 4
Dokumentacja operacji
gospodarczych
Dokumentacja operacji gospodarczych
Podstawą zapisów w księgach rachunkowych są
dowody księgowe
stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej
(art.20 ust. 2 uor)
Dowód księgowy powinien zawierać co najmniej
(art. 21, ust.1):
1)
określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego
,
2)
określenie stron (nazwy, adresy
) dokonujących operacji gospodarczej,
3)
opis operacji oraz jej wartość
, a jeżeli jest to możliwe, to również jej określenie w
jednostkach naturalnych,
4)
datę dokonania operacji
, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - także
datę sporządzenia dowodu,
5)
podpis wystawcy dowodu oraz osoby
, której wydano lub od której
przyjęto składniki aktywów,
6)
stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do
ujęcia w księgach rachunkowych
przez wskazanie miesiąca oraz sposobu
ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (
dekretacja
), podpis osoby
odpowiedzialnej za te wskazania
.
Ustawa o rachunkowości dopuszcza
możliwość zaniechania
zamieszczania na dowodach danych, o których mowa w punkcie 5 i 6
(dotyczy to technik komputerowych i zapisów elektronicznych,
które nie wymagają podpisów i stempla)
Zapisy w księgach mogą być dokonane na podstawie:
1) dowodów źródłowych (faktura, rachunek, KP)
a) zewnętrznych obcych - otrzymanych od kontrahentów,
b) zewnętrznych własnych - przekazywanych w oryginale kontrahentom,
c) wewnętrznych - dotyczących operacji wewnątrz jednostki,
Dowody zewnętrzne obce
-te dokumenty, które otrzymujemy od innych jednostek np. gdy dokonujemy
zakupu, wynajmujemy lokal, bierzemy zlecenie wykonania pewnej pracy. W tym przypadku,
my posiadamy
oryginały tych dowodów
Dowody zewnętrzne własne
są sporządzane przez nas i
w oryginale przekazywane innym
jednostkom np.
zlecenie innej osobie wykonania pewnej pracy, wynajęcie lokalu, którego jesteśmy właścicielem, dokonanie
sprzedaży.
Dowody wewnętrzne
dotyczą operacji wewnątrz jednostki organizacyjnej np. zlecenie wyjazdu służbowego,
wypłata i rozliczenie zaliczki, lista płac.
2)
dowodów zbiorczych
-
służących do dokonania
łącznych zapisów
zbioru
dowodów źródłowych
(dowody źródłowe muszą być w dowodzie zbiorczym pojedynczo wymienione),
- Są to wszelkiego rodzaju zbiorcze zestawienia np.
zbiorcze
rozliczenie przejazdu, zestawienie wpłat, zestawienie wydatków
imprezy itd.
- Służą one do
zaksięgowania pod jedną pozycją
w książce
finansowej zbioru dowodów źródłowych.
- Dowody te są pojedynczo wymienione w dowodzie zbiorczym.
- Innym przykładem może być
raport kasowy
, sporządzany na
podstawie dowodów wpłaty i wypłaty gotówki a także
wyciąg
bankowy
, sporządzany przez bank.
3.
dowodów korygujących
poprzednie zapisy- najlepszym
przykładem jest dowód „Polecenie księgowania – PK”, który
służy m.in. do korekty mylnych zapisów.
4)
zastępczych
, wystawionych do czasu otrzymania
zewnętrznego obcego dowodu źródłowego
(nie może to dotyczyć zakupów
opodatkowanych VAT).
Stosujemy je gdy
wypłata musi być dokonana, a
brak jest dowodu źródłowego,
czyli np. faktury.
5)
rozliczeniowych
- ujmujących już dokonane zapisy według
nowych kryteriów klasyfikacyjnych – są
podstawą do
rozliczenia poniesionego wydatku np. dotacji, pobranej
zaliczki, itp
Dowody księgowe powinny być: (art.22, ust. 1)
rzetelne,
czyli zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą
dokumentują,
kompletne,
a wiec zawierające co najmniej wymagane dla dowodów dane, wolne od
błędów rachunkowych.
Przed zapisaniem operacji każdy dowód powinien być poddany kontroli:
merytorycznej
- czy wszystkie dane w nim zamieszczone są zgodne z rzeczywistością,
formalnej
- czy jest on kompletny, a więc czy zawiera wszystkie niezbędne dane,
rachunkowej
- czy nie zawiera błędów w obliczeniach.
Po przeprowadzeniu kontroli dokonuje się
dekretacji
każdego dowodu
księgowego, która polega na nadaniu mu numeru, określeniu
sposobu jego ujęcia w księgach oraz określeniu daty, pod którą
ma być księgowany.
Dekretacja
oznacza wskazanie przez osobę odpowiedzialną, np.
księgowego, sposobu ujęcia dowodu księgowego w księgach
rachunkowych. Bez dekretacji
nie można
dokonać zapisu
księgowego.
Podział dowodów księgowych
Dowody księgowe
Zewnętrzne
Wewnętrzne
Obce
Własne
Otrzymane od kontrahentów
Przekazywane
do kontrahentów
Dotyczące operacji wewnątrz
jednostki gospodarczej
- FVZ faktura zakupu
- WB (wyciąg bankowy)
- FKV faktura korygująca
- weksel obcy
-
czek obcy
-
itp.
-
FVS faktura sprzedaży
- WZ (wydanie zewnętrzne)
-
czek gotówkowy
-
czek rozrachunkowy
-
polecenie przelewu
-
itp.
-
KP (kasa przyjmie),
-KW (kasa wypłaci)
- RW – rozchód wewnętrzny)
-
LT (likwidacja środków trwałych)
-
OT przyjęcie środka trwałego
- PK (polecenie ksiegowania)
- MM (przesunięcie międzymagazynowe)
- RK (raport kasowy)
doraźne, sporządzone przez jednostkę gospodarczą
dowody księgowe
zastępcze
zbiorcze
korygujące
rozliczeniowe
,
WB
Wyciąg bankowy
PK
Polecenie księgowania
Fa VAT
Faktura VAT
R-k
Rachunek
RK
Raport kasowy
KP
Kasa przyjmie
KW
Kasa wypłaci
OT
Przyjęcie środka trwałego
LT
Likwidacja środka trwałego
PT
Przekazanie środka trwałego
Pz
Przyjęcie zewnętrzne
Wz
Wydanie zewnętrzne
Pw
Przyjęcie wyrobów
Rw
Rozchód wewnętrzny
Mm
Przesunięcie międzymagazynowe
WNT
Wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów
WDT
Dostawa wewnątrzwspólnotowa
Dowody księgowe wewnętrzne w
obrocie gotówkowym – przykłady
Wszystkie
wpłaty do kasy
są dokonywane na podstawie znormalizowanych druków
„Dowód
wpłaty – KP”
(kasa przyjmie) wystawianych w
dwóch
egzemplarzach.
Na dowodzie KP zawarte są informacje dotyczące daty, od kogo i za co nastąpiła wpłata gotówki z oznaczeniem strony
Wn kasa
oraz strony Ma innego konta.
Np.: „opłata za korzystanie z usług transportowych” - 150 zł. Wn Kasa, Ma konto 702.
702.
Przychody netto ze sprzedaży usług
Na dowodzie KW mamy informacje kiedy, komu, za co wypłacono gotówkę z kasy z oznaczeniem strony Ma Kasa
oraz strony Wn innego konta.
Np.: „wypłata wynagrodzenia za styczeń z listy płac nr 1/DW” 1500 zł Ma Kasa, Wn konto 231.
231 Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń
Wypłaty
gotówkowe
-
„Dowód wypłaty – KW”
Każdy dowód kasowy KP powinien być odpowiednio
oznaczony numerem
i
podpisany przez kasjera.
Każdy dowód kasowy KW powinien być
podpisany przez
kasjera i odbiorcę gotówki.
Na ogół obrót gotówkowy ogranicza się do drobnych wpłat i wypłat.
Chroni to przed kradzieżami i nadużyciami, oszczędność pracy związanej z
liczeniem, konwojowaniem osób przenoszących gotówkę itp.
Do obrotu gotówkowego
zalicza się także płatności dokonywane za
pomocą
czeków gotówkowych
.
Czek jest dokumentem,
przy pomocy, którego wystawca czeku
rozporządza swoimi środkami pieniężnymi znajdującymi
się w banku
Czek gotówkowy upoważnia do podjęcia gotówki.
Wszystkie operacje kasowe dnia winny być ujęte w dokumencie
wtórnym RK
- „Raport kasowy”.
Dopuszcza się możliwość sporządzania raportów kasowych za okresy
dłuższe (tydzień, dekada),
nie przekraczające jednak jednego miesiąca.
Niedozwolone jest także objęcie jednym raportem kasowym okresu stanowiącego
przełom dwóch kolejnych miesięcy.
Ewidencje syntetyczną obrotu gotówkowego prowadzi się na
koncie „
Kasa".
Jeżeli w danym podmiocie występuje kilka kas, wówczas do konta
syntetycznego
prowadzi się analitykę
, umożliwiającą odrębne
rozliczenie każdego kasjera
Obrót bezgotówkowy
Obrót bezgotówkowy polega na regulowaniu zobowiązań i
inkasowaniu należności
za pośrednictwem banku.
Do podstawowych form
rozliczeń bezgotówkowych
należą:
1.
polecenie przelewu - płatnik (dłużnik) dla uregulowania
zobowiązania wydaje swemu bankowi
zlecenie przekazania środków
pieniężnych z jego rachunku na rachunek wierzyciela
;
2.
polecenia zapłaty -
dyspozycja wierzyciela
dotycząca
obciążenia
określoną kwotą rachunku dłużnika
i uznania tą kwotą rachunku
wierzyciela.
Różnice między ww. usługami bankowymi
Polecenie przelewu
polega na tym, że możemy upoważnić bank do
przelewania określonej kwoty na wskazany rachunek (np. gdy co
miesiąc płaci się rachunki o takiej samej wysokości (np. abonament)
Polecenie zapłaty stosowane, gdy comiesięczne zobowiązania,
choć stałe, różnią się kwotami
(na specjalnym formularzu
upoważnia się wierzyciela (czyli instytucję wystawiającą fakturę, np.
operatora telefonii komórkowej, bądź dostarczyciela energii
elektrycznej) do obciążenia naszego rachunku bankowego
wymaganą kwotą
3.
czek rozrachunkowy
-
dyspozycja wystawcy czeku
(trasanta)
udzielona trasatowi
(osoba wskazana przez wystawcę czeku)
do
obciążenia jego rachunku kwotą
, na którą czek został wystawiony oraz
uznania tą kwotą rachunku posiadacza czeku;
Służy rozliczeniom bezgotówkowym, a w jego treści trasant zleca bankowi obciążenie swojego
rachunku kwotą czeku i przelanie jej na rachunek reminenta czeku (osoba fizyczna lub prawna, na
którą czek wystawiono).
Na podstawie czeków rozrachunkowych nie można podejmować gotówki z rachunków bankowych.
4
. weksel -
forma kredytu krótkoterminowego
;
jednostronne i
bezwarunkowe zobowiązanie zapłaty
określonej osobie, w ściśle
określonym terminie i miejscu, sumy pieniężnej, na którą weksel
został wystawiony;
Czek – dokument zawierający polecenie wystawcy, skierowane do
banku, wypłacenia oznaczonej kwoty pieniężnej okazicielowi czeku lub
wymienionej osobie, ze środków, jakimi w tym banku dysponuje
wystawca
Weksel - Stanowi pisemne zobowiązanie wystawcy weksla
do zapłacenia określonej sumy wyrażonej w pieniądzu wskazanej osobie
lub okazicielowi w oznaczonym miejscu i czasie.
W zależności od sposobu określenia terminu płatności wyróżnia się:
-
weksle płatne
w oznaczonym terminie,
-
weksle płatne
za okazaniem.
Nominał weksla wystawionego z oznaczonym terminem płatności zawiera w sobie odsetki od
kredytu za okres od daty wystawienia weksla do terminu zapłaty. Suma wekslowa, czyli kwota,
za którą zostanie on wykupiony, jest równa nominałowi weksla i składa się z dwóch elementów:
-
sumy netto - kwoty pierwotnej należności (zobowiązania
),
-
odsetek
naliczonych od daty wystawienia weksla do oznaczonego na wekslu terminu
płatności.
Jeżeli weksel po pewnym czasie (ale przed terminem płatności) zostanie sprzedany za
określoną kwotę, to
różnica miedzy sumą wekslową a ceną sprzedaży będzie stanowiła
dyskonto,
które u sprzedającego zaliczane jest do kosztów finansowych, a u kupującego do
przychodów finansowych.
Inne środki (aktywa) pieniężne
Czek
- to dokument zawierający skierowane do banku
polecenie wypłacenia
oznaczonej kwoty pieniężnej ze środków wystawcy czeku
. Jest to
dokument, przy pomocy, którego wystawca rozporządza swoimi środkami
pieniężnymi znajdującymi się w banku. Uprawnienie do wystawiania czeków
wymaga uprzedniego porozumienia klienta z bankiem.
W ewidencji czeków obcych wyróżnia się trzy momenty:
1
) otrzymanie czeku od kontrahenta - przyjęcie czeku obcego powoduje uznanie
kontrahenta (kontrahent zapłacił czekiem) i do czasu realizacji otrzymanego czeku
zaliczany jest on do
innych środków (aktywów) pieniężnych danej jednostki,
2) złożenie czeku w banku do realizacji - po złożeniu czeku w banku jednostka
gospodarcza nie posiada już tego czeku, oczekuje natomiast na potwierdzenie o jego
realizacji (zmienia się tu postać innych środków pieniężnych - z czeków obcych na
środki pieniężne w drodze
),
3) realizacja czeku potwierdzona wyciągiem bankowym o wpływie środków na
rachunek bieżący jednostki.
5. akredytywa -
wyodrębnienie przez bank
(
na specjalnym rachunku
bankowym na wniosek dłużnika
)
środków
na dokonanie w przyszłości
zapłaty wierzycielowi za określone świadczenie
, ale z
zachowaniem warunków ustalonych przez dłużnika;
6. inkaso - pobranie przez bank od dłużnika na zlecenie banku
wierzyciela
(
podawcy inkasa)
określonej kwoty środków pieniężnych,
w zamian za wydanie właściwych dokumentów powierzonych bankowi
przez dłużnika
• Inkaso -
warunkowa forma płatności, polegająca na pobraniu określonej
należności przez instytucję inkasującą (na ogół bank) działającą na rzecz
zleceniodawcy w zamian za wydanie wskazanemu podmiotowi
przedmiotu inkasa, na warunkach określonych przez zleceniodawcę.
1.
Podmiot A (Podawca inkasa) dokonuje wysyłki zamówionego przez Podmiot B (Płatnika
inkasa) towaru.
2.
Podawca inkasa składa w Banku dokumenty inkasa i instrukcję inkasową, w której
określone są warunki, jakie musi spełnić Płatnik inkasa, aby otrzymać te dokumenty.
3.
Bank podawcy przesyła dokumenty wraz z instrukcją do Banku inkasującego.
4.
Bank inkasujący zwraca się do Płatnika inkasa o zapłatę (inkaso gotówkowe) lub
wystawienie akceptu (inkaso terminowe).
5.
Płatnik inkasa wnosi opłatę lub akcept otrzymując w zamian dokumenty inkasa.
6.
Bank inkasujący przekazuje otrzymane środki do Banku podawcy lub informuje o
dokonanym akcepcie, przesyłając lub zatrzymując u siebie zaakceptowaną tratę.
7.
Bank podawcy informuje Podawcę inkasa o zainkasowanej kwocie lub akceptacji traty.
